PÚBLICA SERVIÇOS LTDA MANUAL DO SISTEMA DE PATRIMÔNIO

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1 PÚBLICA SERVIÇOS LTDA MANUAL DO SISTEMA DE PATRIMÔNIO

2 2 Índice 1 - Apresentando o sistema...pag Tela de login...pag Botões de navegação do sistema...pag Cadastros...pag Cadastro de classificações...pag Cadastro de localizações...pag Cadastro de fornecedores...pag Cadastro de unidades gestoras...pag Cadastro de usuários...pag Cadastro da entidade...pag 9 3 Cadastro de bens...pag 10 4 Baixa de bens...pag Estorno de baixa de bens...pag 12 5 Transferência de bens...pag 13 6 Depreciação de bens...pag Estorno de depreciação de bens...pag 14 7 Reavaliação de bens...pag Estorno de reavaliação de bens...pag 15 8 Emissão do termo de responsabilidade...pag 16 9 Emissão de guia de transferência...pag Relatórios de parâmetros...pag Relatórios de cadastro de bens...pag Relatórios de movimentos...pag Relatórios de transferência...pag Prestação de contas...pag Balancete...pag Anexo TCE - Rondônia...pag Registro de Inventário...pag Geração de lançamento contábil...pag Atualização do sistema via internet...pag 22

3 3 Sistema de Administração de Patrimônio 1 - Apresentando o Sistema Sistema de controle de Patrimônio, possibilitando o controle de Bens Móveis e Bens Imóveis, com cadastros tais como: fornecedores, localizações, classificações com a emissão de relatórios gerenciais e de prestação de contas, sistema ágil e prático facilitando o trabalho do usuário. Neste manual falaremos de todas as telas do sistema e o funcionamento de cada uma Tela de Login Tela de entrada no sistema nela o usuário fornece o código do usuário (se esqueceu o código de seu usuário basta apertar a tecla F2 que abrirá uma janela de pesquisa de usuários) e senha previamente cadastrados pelo administrador do sistema. Figura 1 Após o usuário ter efetuado o login no sistema é apresentada a tela principal do sistema conforme Figura 2. Figura 2

4 4 1.2 Botões de Navegação do Sistema Esses botões abaixo (conforme Figura 3) são apresentados em todas as telas de cadastros com eles o usuário pode incluir, salvar e cancelar entre outras operações descritas abaixo. Figura 3 figura 4 Onde encontrar este botão ele serve para abrir telas de pesquisa de uma determinada tela que está aberta no exemplo abaixo é demonstrado a tela de Cadastro de Classificação como mostra a Figura 5, após ter clicado neste botão ele ira abrir a tela de pesquisa conforme Figura Cadastros 2.1 Cadastro de Classificações No cadastro de classificações é cadastrado o código da classificação, a descrição, o tipo, o nível, sendo que os campos conta contábil SCPI e conta contábil TCE são parametrizações para a inclusão dos movimentos mensais do almoxarifado na contabilidade de forma automatizada.

5 5 Figura 5 Figura 6 Voltando com exemplo a pesquisa de classificações temos a seguir (conforme a Figura 6), alguns parâmetros de pesquisa como campo a condição e o valor ou conteúdo do campo e logo a frente temos um botão que atualiza a pesquisa, tendo como tecla de atalho a tecla F5. No item campo o usuário fornece qual campo irá pesquisar referente ao cadastro de classificação temos as seguintes opções: classificação, descrição, tipo, nível, conta contábil SCPI e conta contábil TCE, por padrão o sistema já traz preenchido o campo como descrição, outro item é a condição o usuário informa se a condição a ser pesquisada é começando, igual, diferente entre outras, o sistema já traz como padrão a condição contendo, por fim o item valor ou conteúdo do campo neste item o usuário informa o conteúdo a ser pesquisado. 2.2 Cadastro de Localizações A seguir temos o cadastro de localizações, nesse cadastro o usuário inclui as localizações, com os seguintes campos, código da localização, descrição da localização, nível, unidade gestora, nome do responsável, cargo do responsável e endereço.

6 6 Figura 7 Na tela abaixo é a pesquisa de localizações. Figura Cadastro de Fornecedores Temos aqui o cadastro de fornecedores, o usuários informa os dados dos fornecedores nesse cadastro apresentamos três abas geral, endereço e outros.

7 7 Figura 9 Conforme Figura 9 temos a aba endereço do cadastro de fornecedores. Figura 10 Conforme a Figura 10 tem a aba outros do cadastro de fornecedores.

8 8 Figura Cadastro de Unidades Gestoras Temos a seguir o cadastro de unidades gestoras nele o usuário informa código (se o código não for informado o sistema gera um automático), e o nome da unidade gestora. Figura Cadastro de Usuários Nessa tela temos o cadastro de usuários, só que tem permissão para acessar essa opção é o usuário administrador, nela é apresentado os seguintes campos para o preenchimento: código (se o código não for informado o sistema gera um automático), o nome, a função as permissões e a senha de login, conforme imagem 15 a abaixo.

9 9 Figura Cadastro da Entidade Logo abaixo temos o cadastro da entidade nesse cadastro temos algumas informação relacionadas a entidade, conforme Figura 17 abaixo. Figura 14

10 10 3 Cadastro de bens Logo abaixo temos o cadastro de bens nesse cadastro prestamos todas as informações relacionadas ao bem, temos a seguir conforme Figura 17 abaixo a primeira aba de preenchimento que é a aba principal nela informamos o numero do tombamento, a classificação, a localização e a descrição o bem. Figura 15 Nessa tela seguinte apresentamos a aba dados da aquisição nessa aba é informado o tipo de aquisição, data da aquisição, valor da aquisição, fornecedor, conta/ficha da despesa, numero do empenho, ano do empenho, numero do processo, ano do processo, tipo do documento, numero do documento, data do documento, estado de conservação e data da próxima manutenção. Figura 16

11 11 bem. Nessa aba seguinte apresentamos a aba imagem do bem nessa aba o usuário importa a imagem do Figura 17 Por fim apresentamos a aba movimentação do bem nessa aba é apresentado ao usuário as movimentações que o determinado bem sofreu. Figura 18

12 12 4 Baixa do Bem Para se fazer uma baixa de bem informamos o tipo de baixa, a data da baixa, o tipo do documento, o numero do documento, a data do documento, uma observação se por ventura existir e o estado de conservação, preenchido esses campos podemos efetuar dois tipos de baixa uma individual ou por lote. Figura Estorno de Baixa de Bem Após o usuário ter feito a baixa do bem, podemos desfaze la realizando o estorno da baixa, procedimento simplificado o usuário localiza o bem que foi baixado informa o tipo de baixa que foi realizada, a data do estorno, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento e a observação se por ventura existir uma, e clicar no botão estornar baixa do bem. Figura 20

13 13 5 Transferência de Bens Na transferência de bem o usuário informa a data da transferência, a localização de destino, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento, o estado de conservação,e a observação se existir uma, após ter preenchido os campos o usuários informa o bem a ser transferido informando apenas um ou vários em lote, após ter confirmado a transferência o usuário pode e emitir a guia de transferência, para isso basta clicar no botão emissão da guia de transferência. Figura 21 6 Depreciação de Bens Para realizar uma depreciação de bens o usuário informa a data da depreciação, o tipo de depreciação, o percentual/valor que será depreciado, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento, o estado de conservação, e a observação se existir uma, após ter preenchido os campos o usuários informa o bem a ser depreciado informando apenas um ou vários em lote.

14 14 Figura Estorno de Depreciação de Bem Após o usuário ter feito a depreciação do bem, podemos desfaze la realizando o estorno de depreciação do bem, procedimento simplificado o usuário localiza o bem que foi depreciado informa a data do estorno, o valor a estornar, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento e a observação se por ventura existir uma, e clicar no botão estornar depreciação do bem. Figura 23

15 15 7 Reavaliação de Bens Para realizar uma reavaliação de bens o usuário informa a data da reavaliação, o tipo de reavaliação, o percentual/valor que será reavaliado, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento, o estado de conservação, e a observação se existir uma, após ter preenchido os campos o usuários informa o bem a ser depreciado informando apenas um ou vários em lote. Apor ter feito esse preenchimentos basta clicar em reavaliar bem. Figura Estorno de Reavaliação de Bem Após o usuário ter feito a reavaliação do bem, podemos desfaze lo realizando o estorno de reavaliação do bem, o usuário localiza o bem que foi reavaliado informa a data do estorno, o tipo de reavaliação, o valor a estornar, o tipo de documento, o numero do documento, a data do documento e a observação se por ventura existir uma, e clicar no botão estornar reavaliação do bem.

16 16 Figura 25 8 Emissão de Termo de Responsabilidade Nessa emissão o usuário informa alguns filtros que são o código inicial, o código final, a descrição contendo, o tombamento inicial, o tombamento final, data da aquisição inicial, a data da aquisição final, a localização, a classificação, o numero do empenho, o ano do empenho, o numero do processo, e o ano do processo, podendo der ordenado por tombamento ou descrição. Figura 26

17 17 9 Emissão de Guia de Transferência Essa guia o usuário pode emir após ter feito a transferência na mesma tela de transferência no botão emissão da guia de transferência, se o usuário não emitiu por essa primeira opção a guia de transferência poderá ser emitida no botão guia de transferência que fica na tela principal, nela o usuário informa para a emissão a data da transferência, a localização de destino, o tipo de documento, o numero do documento e a data do documento, após informar esse filtros basta clicar em visualizar o relatório ou imprimi-lo diretamente sem visualiza lo em tela. Figura Relatórios de Parâmetros Nesse relatório o usuário pode emitir uma relação dos fornecedores, classificações, localizações, estado de conservação e índices financeiros, bastando informar alguns filtros, podendo ter varias ordenações conforme (figura 28). Figura 28

18 18 11 Relatórios de Cadastro de Bens Neste relatório emitimos varias listas dos bens que estão cadastrados, entre elas situação dos bens, bens por conta/ficha da despesa, razão/conta corrente, ficha do bem, dados do veiculo, dados dos imóveis, sintético e analítico, podemos informar vários filtros conforme (figura 29) Figura Relatórios de Movimento Neste relatório emitimos listas dos movimentos dos bens, como inclusões, baixas, depreciações e reavaliações, podemos informar vários filtros conforme (figura 30)

19 19 Figura Relatórios de Transferência Neste relatório emitimos listas das transferências dos bens, podemos informar vários filtros conforme (figura 31) Figura 31

20 Prestação de contas Balancete Nesse relatório de prestação de contas emitimos o balancete por período a ser enviado à contabilidade, informamos o tipo de balancete, conforme é demonstrado na (figura 32). Figura Anexo TCE Rondônia Nesse relatório de prestação de contas são emitidos os anexos do tribunal de contas de Rondônia que são: TC 14 dem. incorporações, baixas e cessões de bens permanentes, TC 15 inventário físicofinanceiro dos bens móveis TC 16 inventário físico-financeiro dos bens imóveis. Todos eles com exportação para arquivo como demonstra figura (33) abaixo. Figura 33

21 Registro de Inventário O registro de inventários funciona como uma trava que bloqueia as movimentações anteriores a data em que foi feito o registro de inventario. Figura Geração de lançamentos contábil Nessa tela (figura 35) é feito os lançamentos contábeis automaticamente após o fechamento de cada mês, para realizar os lançamentos basta informar a unidade gestora e a data inicial e final do lançamento e clicar no botão iniciar processamento, para acessar essa tela basta ir no menu (8) - Utilitários a opção (2) - Rotinas e opção (9) - Integração e por fim a opção (1) Gerar lançamentos contábil. Figura 35

22 Atualização do sistema via internet Para realizar a atualização do sistema via internet basta acessar o menu (8) utilitários a opção (9) atualizar sistema, clique no botão abaixo que automaticamente será realizada a atualização do sistema, conforme (figura 35) Figura 36