Relatório de Auditoria Anual de Contas

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1 Relatório de Auditoria Anual de Contas Presidência da República - Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno Unidade Auditada: FUNDAÇÃO BANCO DO BRASIL - FBB Exercício: 2011 Processo: / Município UF: Brasília DF Relatório nº: UCI Executora: COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA DA ÁREA FAZENDÁRIA I Análise Gerencial Senhor Coordenador-Geral, Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço , e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC 01, de 06/04/2001, apresentam-se os resultados dos exames realizados sobre o processo anual de contas apresentado pela Fundação Banco do Brasil - FBB. 1. Introdução Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no período de 27/03/2012 a 13/07/2012, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas a partir da apresentação do processo de contas pela Unidade Auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames. Ressalte-se que o servidor Henrique José de Araújo, Técnico de Finanças e Controle, e a servidora Patrícia Barrocas Vasconcellos, Analista de Finanças e Controle, apesar de terem participado dos trabalhos de auditoria na FBB, não assinam o presente relatório, por estarem ausentes quando da emissão do mesmo. 2. Resultado dos Trabalhos Em acordo com o que estabelece o Anexo III da DN-TCU-117/2011, e em face dos exames realizados, efetuaram-se as seguintes análises: 1

2 2.1 Avaliação da Conformidade das Peças O processo de contas ordinárias elaborado pela Fundação Banco do Brasil, relativo ao exercício de 2011, está constituído de todas as peças básicas necessárias, em conformidade com as disposições da Instrução Normativa TCU 63/2010, da Decisão Normativa TCU 117/2010, da Decisão Normativa TCU 108/2010, da Portaria TCU 123/2011 e da Portaria CGU 2546/2010. No decorrer das análises levadas a efeito por esta equipe de auditoria, foram detectadas impropriedades formais em alguns documentos, sendo de imediato apontadas e encaminhadas à Fundação, a qual efetivou as devidas alterações ainda durante os trabalhos. Considerando as alterações realizadas no Relatório de Gestão da Entidade, a FBB encaminhou nova versão do documento ao Tribunal de Contas da União. Ademais, em razão de não constarem do Relatório de Gestão por não ocorrência no período examinado ou por não se aplicarem à natureza jurídica da Fundação, cabe destacar que não constituem objeto desta auditoria os seguintes itens da Portaria TCU 123/2011: a) item 3 - Reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos; b) item 4 - Inscrições de Restos a Pagar no Exercício e os saldos de Restos a Pagar de Exercícios Anteriores; c) item 7 - Declaração atestando que as informações contidas no SIASG e no SICONV estão atualizadas; d) item 11 - Informações sobre a gestão de recursos Imobiliários; e) item 13 - Cartões de Pagamento do Governo Federal; e f) item 14 - Renúncias Tributárias. 2.2 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos A Fundação Banco do Brasil FBB, instituída em 23/12/1985 pelo Banco do Brasil S.A., consoante autorização da Assembléia Geral Extraordinária dos Acionistas, é uma entidade sem fins lucrativos, com autonomia administrativa e financeira, de natureza jurídica de direito privado, cujo objetivo consiste em promover, apoiar, incentivar e patrocinar ações nos campos da educação, cultura, saúde, assistência social, recreação e desporto, ciência e tecnologia e assistência a comunidades urbano-rurais. A gestão da FBB está organizada por processos, os quais se dividem em: 1. O processo decisório - de responsabilidade dos seguintes órgãos colegiados: conselho curador, conselho fiscal e diretoria executiva; 2. Os processos de assessoramento de responsabilidade da secretaria executiva e da gerência de comunicação e mobilização social; 2

3 3. Os processos críticos de responsabilidade das gerências de parcerias, articulações e tecnologia social, de monitoramento e assessoramento técnico a projetos, de educação e cultura, de educação e tecnologia inclusiva, de trabalho e renda e do núcleo de gestão da avaliação; e 4. Os processos de suporte de responsabilidade das gerências de pessoas e infraestrutura, de tecnologia da informação e de controladoria e finanças. Na realização da estratégia e na consecução do objetivo regimental, a Fundação organiza os recursos geridos em diversos programas, para levá-los ao público alvo. Esses programas estão organizados em duas grandes áreas de atuação, a saber: ÁREA DE ATUAÇÃO Educação e Cultura. AABB Comunidades BB Educar Inclusão Digital Memória Memória Documental PROGRAMAS Geração de Trabalho e Renda. Cadeias produtivas Desenvolvimento Regional/Local Sustentável Temático (agricultura familiar, voluntariado, etc.) Reaplicação de tecnologias sociais Independentes Fonte: Equipe de Auditoria da CGU Para financiar esses programas, a FBB dispõe de recursos próprios rendimentos de aplicações financeiras, doações de pessoas físicas e jurídicas e contribuições do BB - e de terceiros convênios e acordos de cooperação técnica. A Fundação não possui quadro próprio de empregados. A execução das suas atividades dá-se pela utilização de empregados cedidos, sem ônus, pelo Banco do Brasil. No desempenho de suas atribuições no exercício de 2011, a FBB praticou atos de gestão, os quais estão consubstanciados nos demonstrativos e nos documentos de natureza contábil, financeira, patrimonial, orçamentária e operacional, integrantes deste processo de contas; alguns desses atos, selecionados pelos critérios de risco, materialidade e relevância, foram apreciados por esta CGU no presente trabalho de auditoria. A FBB utiliza-se de planejamento estratégico trienal aprovado pelo Conselho Curador como instrumento para melhor gerir os recursos disponíveis, estabelecendo as diretrizes para a destinação de recursos por campo de atuação. Em nível mais concreto, a FBB elabora anualmente o planejamento tático operacional, detalhando os objetivos gerais e específicos, o público-alvo, o orçamento anual por programa e as ações internas com os correspondentes indicadores. 3

4 Para o triênio , a Fundação estabeleceu quinze objetivos estratégicos, agrupados em seis perspectivas, a saber: Perspectivas I. Comportamento Organizacional Objetivos Estratégicos a) desenvolver competências para a excelência do desempenho no trabalho; b) aprimorar as políticas e diretrizes que favoreçam um bom clima organizacional e promovam o desenvolvimento de competências, visando a excelência no desempenho da Fundação; a) monitorar a implementação dos programas e projetos; II. Processos Internos b) desenvolver ações visando o aperfeiçoamento dos sistemas de informações; c) adotar as melhores práticas de governança; III. Públicos Participantes IV. Resultado a) avaliar o impacto social dos Programas Estruturados da Fundação nas regiões e comunidades de atuação; b) adequar as estratégias de mobilização e comunicação às características de seus públicos priorizados; a) buscar a sustentação econômico-financeira da Fundação e a perenidade de seus programas e projetos; b) buscar eficácia, eficiência e efetividade em seus programas e projetos; a) desenvolver programas e projetos - em escala, integrados e sustentáveis de inclusão e transformação social, incorporando as dimensões social, cultural, econômica e ambiental; V. Estratégia e Operações b) buscar o incremento do investimento social por meio da captação de recursos de terceiros; c) articular parcerias nacionais e internacionais, que viabilizem a potencialização dos resultados; d) promover ações articuladas em temas específicos para aprimorar o alinhamento estratégico entre Banco do Brasil e a Fundação; VI. Sociedade a) ser reconhecida pela sociedade como instituição que agrega valor para os públicos participantes, em sua área de atuação; b) valorizar ações realizadas internamente na Fundação que estejam inseridas nos princípios da responsabilidade socioambiental. A implementação das estratégias formuladas dá-se mediante a execução de programas finalísticos e a realização de atividades-meio administrativas. Do ponto de vista finalístico, a Fundação concentra seus esforços em duas áreas de atuação: Educação e Cultura ; Trabalho e Renda. As ações são desenvolvidas por meio de programas finalísticos ambientados na perspectiva V Estratégia e Operações, cuja 4

5 execução busca a consecução dos objetivos ali delineados. Os recursos financiadores desses investimentos são de fontes próprias e de terceiros. Conforme consta do Relatório de Gestão 2011, o investimento em Educação e Cultura foi de R$ mil, distribuídos entre seis programas, enquanto que, em Trabalho e Renda, foi de R$ mil, financiando cinco programas. Os programas ambientados na perspectiva Estratégia e Operações são os seguintes: EDUCAÇÃO E CULTURA Quadro I Programas da área de atuação Educação de Cultura Participantes Diretos Monitoramento Técnico Indicador do Programa Execução Orçamentária Eficiência Programa orçado realizado orçado realizado orçado realizado orçado realizado AABB Comunidade , ,05 4 4,2 BB Educar , , Inclusão digital , ,77 4 4,2 Projeto Memória , ,64 4 4,2 Projeto Memória documental Outros projetos educação , ,51 4 4, , ,02 4 4,2 Fonte: elaborado pela equipe da CGU com base no relatório de gestão Quadro II Programas da área de atuação Trabalho e Renda Indicador do Programa TRABALHO E RENDA Participantes Diretos Monitoramento Técnico Execução Orçamentária Eficiência Programa orçado realizado orçado realizado orçado realizado orçado realizado Cadeia Produtiva , , Desenvolvimento Regional/ Local Sustentável , , Temáticos , , Outros projetos em trabalho e renda Replicação de tecnologias sociais , , , , Fonte: elaborado pela equipe da CGU com base no relatório de gestão A FBB, na gestão do exercício de 2011, alcançou os seguintes resultados quantitativos econômico-financeiros: 5

6 Quadro III Resultados econômico-financeiros Valor (R$) Denominação Valores em milhares Variação% Redução do estoque de caixa e equivalente (17.721) -277,46 Superávit do exercício ,41 Ativo Circulante ,44 Ativo não circulante ,87 Passivo circulante ,17 Passivo não circulante ,05 Patrimônio Social ,53 Fonte: elaborado pela equipe da CGU com base nos dados do relatório de gestão. Antes de adentrar a análise, e para subsidiá-la, cabe apresentar o resultado estrutural da fundação, conforme mediação apresentada no quadro a seguir, resultante do Índice de Eficiência Operacional IEO. Despesas Administrativas DA Quadro IV Resultado estrutural da FBB Despesas de Pessoal DP Dispêndio Suporte Total DST (DA + DP) Investimento Social Total Consolidado ISTC Qtde Pessoal RH IEO (DST)/ISTC , , ,3 Fonte: Relatório de Gestão FBB - Exercício de A gestão da FBB, com exceção do indicador Monitoramento Técnico, do Programa Cadeia Produtiva ambientado na área de atuação Trabalho e Renda, que atingiu somente 65% da meta, obteve resultado acima dos 80% das metas traçadas para todos os indicadores de seus programas, como apresentado nos quadros I e II, demonstrando um bom desempenho, do ponto de vista da eficiência e da eficácia. Acrescente-se que, além dos indicadores apresentados, a Fundação afere a correta condução e sustentabilidade dos projetos e dos programas mediante acompanhamento sistemático monitoramento e assessoramento. Essa medida administrativa qualifica as informações da gestão, contribui com a consecução dos objetivos e adequa-se às diretrizes de governança da perspectiva de controles internos. Entre outros avanços qualitativos, sobressaem as ações da Fundação na execução do programa de inclusão digital e na cadeia da mandiocultura. Com relação à primeira, houve a 6

7 implantação de 11 Estações Digitais, 02 Estações de Metarreciclagem; e à segunda, a inauguração do Complexo Industrial da Fecularia e Unidade de Empacotamento de Farinha de Mandioca ocorrida em 26 de setembro de 2011, na Bahia. O complexo industrial, com capacidade para processar 100 toneladas de mandioca e empacotar 30 toneladas de farinha diariamente, irá beneficiar diretamente 2,4 mil famílias de pequenos produtores de mandioca, moradoras de 18 municípios da região. Apesar dessas constatações positivas nos resultados da FBB, cabe informar que, qualitativamente, a análise restou um pouco prejudicada, em razão da não identificação de indicadores de efetividade no relatório de gestão. A existência desse tipo de indicadores contribuiria com a qualidade da análise integral do resultado das ações da Instituição, dada a importância desses indicadores na medição do impacto dos projetos sociais. Dando continuidade à análise qualitativa, observamos algumas falhas nos controles de licitação, planejamento estratégico, contabilidade e gestão de indicadores, tratadas nos achados de auditoria deste relatório, as quais demandam alguns esforços de aprimoramento. Com relação ao resultado quantitativo financeiro, preliminarmente, cumpre destacar que a Entidade não possui empréstimo, somente passivo de funcionamento - liberações, repasses e pagamentos a efetuar, entre outras rubricas -, portanto não existe despesa financeira representante de custo de capital de terceiros, aumentando a independência da Fundação a capital oneroso de terceiros. O Caixa e equivalente, conforme se observa no Quadro III, apresenta uma redução no estoque no valor de R$ (17.721) mil, ocasionada, principalmente, pelo resultado negativo do fluxo de caixa proveniente das operações, R$ (16.574) mil. O resultado econômico-financeiro, apesar de ser superavitário, decresceu em 49,41% com relação ao período anterior. O aumento de 14% nas despesas com investimentos sociais e pessoal, combinado com a redução de 12% nas receitas de doações e contribuições, são as principais responsáveis por essa queda no crescimento relativo do resultado. Em que pese tal comportamento, a estática patrimonial demonstra que 75% das origens são representadas por capital próprio, o que revela uma regular gestão dos recursos financeiros, com baixo endividamento. A aplicação desses recursos concentra-se no circulante que corresponde a, aproximadamente, 84% do ativo, representando alta liquidez. Essa configuração de capital de alta liquidez e baixa imobilização está condizente com as atividades das instituições sem fins lucrativos do terceiro setor, dado o objetivo desse segmento de investir no atendimento de demandas sociais e não na priorização de políticas de imobilização de capital e maximização de lucro. Acrescente-se que a ação dos gestores em manter a estrutura de capital demonstra alinhamento à perspectiva de resultado do planejamento estratégico, adequando-se ao objetivo de buscar a sustentação econômico-financeira da Fundação e a perenidade de seus programas e projetos. 7

8 Diante do exposto, concluímos que, apesar dos ganhos qualitativos observados, demonstrando avanço rumo às suas diretrizes estratégicas, a Fundação, do ponto de vista quantitativo, apresentou desempenho negativo em alguns índices, como a redução no estoque de caixa e equivalente e no superávit do exercício de 2011, comparado com o de Isso demandará da Fundação esforços no campo de gerenciamento das fontes de receitas, com vistas a melhorar o seu desempenho na busca da perspectiva da sustentação econômicofinanceira e da perenidade de seus programas e projetos. Ademais, entende-se que a FBB, nesse nível de esforço, necessita desenvolver ações para resolver/mitigar as situações de fragilidades apontadas nas áreas de planejamento estratégico, licitação, contabilidade e gestão de indicadores, visando alcançar a excelência na gestão e caminhar ao encontro da missão de articular e desenvolver ações sustentáveis de inclusão e transformação social, mobilizando parceiros e contribuindo para a promoção da cidadania. 2.3 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ A FBB apresentou sete indicadores, sendo quatro para medir comportamento de programas e três estruturais, estes últimos definidos no relatório de gestão como indicadores institucionais. Para os programas finalísticos, os indicadores são: Participantes Diretos número de pessoas diretamente beneficiadas/envolvidas pela intervenção proposta. Indicador de eficácia que representa o nível de atingimento diante da previsão inicial. Monitoramento Técnico - número de acompanhamentos técnicos previstos. Indicador de eficácia, mensurado pela relação entre a quantidade de monitoramentos previstos e realizados. Execução Orçamentária Total - valor orçado/realizado para a execução do programa/projeto, sem os valores referentes às ações táticas. Indicador de eficácia, mensurado pela relação entre os valores previstos e os realizados. Eficiência Programada indicador obtido pela relação entre os investimentos sociais diretos e a quantidade de participantes diretos, e os valores de monitoramento e a quantidade de monitoramentos. A FBB adota metodologia que prevê os mesmos indicadores aplicáveis a todos os programas sociais, os quais subsidiam a elaboração dos planos táticos-operacionais anuais, de forma integrada à peça orçamentária aprovada para cada exercício. A FBB apresentou os seguintes indicadores estruturais: 8

9 Indicador Índice de Suporte de Pessoal aos Investimentos Sociais IPIS Leitura Quanto menor melhor Índice de Suporte Administrativo aos Investimentos sociais IAIS Quanto menor melhor Índice de Eficiência Operacional - IEO Quanto menor melhor Entre os indicadores estruturais, o IEO é o que se reveste de maior importância para a Fundação. Segundo o gestor, a partir de um IEO desejado, combinado com o volume de despesas administrativas e de pessoal definido, estabelece-se o montante de investimento social total a ser financiado com recursos próprios e de terceiros, para que haja uma eficiente utilização da capacidade operacional instalada. Em virtude de análise baseada nos critérios da utilidade completude e validade e da mensurabilidade acessibilidade e compreensão, comparabilidade, auditabilidade e economicidade, observou-se a necessidade de melhorias na gestão dos indicadores da FBB, para a qual se efetuaram recomendações, conforme exposições detalhadas no item dos achados de auditoria deste relatório. 2.4 Avaliação da Gestão de Recursos Humanos Segundo o Estatuto da Fundação Banco do Brasil, a Entidade não possui quadro próprio de funcionários, sendo a totalidade de seus empregados disponibilizados pelo Banco do Brasil, seu instituidor, por força do Termo de Convênio de Cessão firmado entre as instituições. Por esse motivo, a Unidade não registra atos de admissão, desligamento e concessões de aposentadoria e pensão de empregados no Sisac, sendo tais atos de responsabilidade do BB. De acordo com o Relatório de Gestão 2011 da FBB, a Entidade possuía 169 empregados em seu quadro de pessoal ao fim do exercício analisado, quantidade superior à contabilizada no ano anterior. A variação no quantitativo de empregados foi decorrente da criação da Gerência de Educação e Tecnologia Inclusiva EDTEC, autorizada pelo Conselho Curador no mês de junho de Quadro comparativo Recursos Humanos (lotação efetiva) Variação 2011/2010 Quantitativo Quantitativo Quantitativo % ,96* Fonte: Relatório de Gestão FBB - Exercício de * Essa variação refere-se à quantidade de empregados entre os exercícios de 2010 e

10 O acionamento de uma instância na estrutura organizacional da Fundação surgiu da necessidade de dotar a Entidade de arquitetura suficiente para atender a estratégia de integração dos Programas de Inclusão Digital do Banco do Brasil PIDBB e da Fundação, considerando a recomendação do Conselho de Administração do Banco no sentido de centralizar na FBB as ações voltadas ao PIDBB. No sentido de implementar a nova estratégia, as condições para migração da gestão do PIDBB para a Fundação estavam em processo de negociação desde 2008, visando convergir esforços na busca por melhorias no desenvolvimento e implantação de projetos sociais voltados à inclusão digital. Concluindo esse processo, houve a aprovação, em abril de 2011, de um plano de transição para viabilização da integração dos programas. A criação da EDTEC e consequente redimensionamento do quadro de pessoal da Fundação representaram uma etapa da transição, tendo em vista a complexidade de operacionalização do processo em curso. De uma forma mais ampla, a Fundação realizou nos últimos anos estudos de reestruturação organizacional, por meio de consultoria especializada e contratada especificamente para esse fim, resultando na migração de um modelo orientado por função para uma gestão orientada por processos. A aprovação da nova estrutura foi realizada pelo Conselho Curador, instância competente, em março de 2007, que desde então tem aprovado ajustes pontuais na organização, com alterações de dotações no quadro de empregados cedidos pelo Banco, possibilitando à Entidade o cumprimento de suas finalidades estatutárias. A última alteração, aprovada em setembro de 2011, redimensionou seu quadro de pessoal para 173 funcionários (dotação autorizada ao fim de 2011). Os ajustes realizados pela Fundação possuem aderência às premissas adotadas pelo Conglomerado BB e contam com parecer favorável da Diretoria de Estratégia e Organização Direo do Banco, órgão responsável pela formulação, implementação e performance dos modelos de arquitetura organizacional da FBB. Ressalte-se que está em curso a contratação de assessoria para prestação de serviços especializados na revisão do planejamento estratégico e consequente redefinição da arquitetura organizacional, com vistas a compatibilizá-la à nova estratégia a ser adotada. Quanto ao Termo de Convênio de Cessão firmado entre a FBB e o Banco do Brasil, tal instrumento define condições, efeitos e procedimentos administrativos que disciplinam a cessão de empregados, de forma a estabelecer garantias, regras de relacionamento e conduta, bem como os demais parâmetros para vigência da cessão. Nesse contexto, o BB permanece responsável pelo processamento da folha de pagamento dos empregados, cabendo à Fundação promover o ressarcimento mensal ao Banco de todas as despesas decorrentes da cessão. Conforme disposto no art. 20 do estatuto da FBB, os empregados cedidos pelo Banco fazem jus à remuneração dos cargos para os quais foram designados, sem direito a outra remuneração por parte da Fundação. 10

11 Vale, ainda, destacar que o valor pago ao Presidente e Diretores Executivos não será objeto de ressarcimento, conforme previsto no art. 20 do estatuto: 1º. Serão ressarcidos ao Banco do Brasil S.A. todos os custos de funcionamento da Fundação, inclusive as despesas e encargos pela cessão de empregados de que trata este artigo. 2º. O Presidente e os Diretores Executivos da Fundação serão remunerados exclusivamente pelo Banco do Brasil S.A. A força de trabalho da Fundação, ao fim do exercício sob exame, estava distribuída da seguinte forma: Composição do Quadro de Recursos Humanos TIPOLOGIAS DOS CARGOS LOTAÇÃO EFETIVA Funcionários Cedidos pelo BB Com ônus para a FBB Sem ônus para a FBB 3 Fonte: Relatório de Gestão FBB 2011 Ao final do exercício de 2011 os empregados cedidos com ônus representaram uma despesa anual total de R$ ,84. A seguir, apresentam-se quadros com a evolução do quantitativo de pessoal e respectivas despesas nos exercícios de 2009 a 2011: EXERCÍCIOS Despesas com Recursos Humanos nos Exercícios de 2009, 2010 e 2011 QTDE. SALÁRIOS E ENCARGOS SOCIAIS OUTRAS DESPESAS COM PESSOAL Valores em R$ 1,00 TOTAL , , , , , , , , ,84 Fonte: Relatório de Gestão FBB Comparando o exercício de 2011 ao anterior verifica-se uma variação positiva no quantitativo de pessoal de 6,96%. Em relação às despesas de recursos humanos nos últimos exercícios, observa-se que o custo anual por empregado evoluiu 6,36%, se compararmos 2010 ao exercício de A variação no quantitativo de empregados foi decorrente da criação da Gerência de Educação e Tecnologia Inclusiva EDTEC, autorizada pelo Conselho Curador no mês de junho de 2011, ocasionando acréscimo nos custos de recursos humanos no mesmo período. 11

12 Entretanto, verifica-se que o acionamento de uma instância na estrutura organizacional da Entidade foi devidamente projetada, considerando a implementação das novas estratégias definidas para a organização, e o acréscimo das despesas de pessoal considerado compatível. Em relação ao processo de pagamento das despesas de pessoal na FBB, destaque-se que a folha de pagamento é elaborada e processada pelo Banco do Brasil e através de lançamento contábil a débito em conta corrente é enviada à Fundação com o referido valor, que após contatos entre as gerências envolvidas, Gerência de Finanças e Contabilidade (GEFIC) e Gerência de Pessoas e Infraestrutura (GEFIC), realiza conferências para em seguida aprovar os documentos e contabilizar as despesas. Os empregados da FBB cedidos pelo BB têm assegurado, ainda, o crédito de valores referentes a programas de participação nos lucros e resultados (PLR) do Banco, além de outras recompensas pecuniárias pagas aos demais empregados da Instituição Financeira. A participação dos funcionários da Fundação na PRL do BB está regulamentada no Convênio de Cessão de Empregados firmado entre as partes, nos termos da sua cláusula décima primeira e, ainda, no Acordo Coletivo de Trabalho de âmbito nacional entre o Banco do Brasil S.A., Confederação Nacional dos Trabalhadores do Ramo Financeiro CONTRAF, Federações e Sindicatos dos Empregados em Estabelecimentos Bancários, sobre participação nos lucros e resultados do exercício de O pagamento da PRL aos funcionários da FBB é realizado, exclusivamente, as expensas do Banco do Brasil, sendo constituída de uma parcela linear e outra variável, vinculada ao cumprimento do Acordo de Trabalho da Fundação, conforme previsto no 3º da cláusula décima terceira do Acordo Coletivo de Trabalho. O valor pago a título de PLR, no exercício de 2011, aos funcionários lotados na FBB foi de R$ ,47. Considerando a finalidade não lucrativa da FBB, esta equipe de auditoria solicitou informações quanto às razões do pagamento de PLR aos seus funcionários cedidos pelo BB. Em resposta, a Entidade manifestou-se como segue: Entre as razões que levaram o BB a decidir pelo pagamento de PLR aos funcionários cedidos à Fundação, destacamos que a atuação destes colaboradores pode incrementar seus lucros ou resultados, seja porque decorrente de relações jurídicas mantidas com a sua instituída e destinadas a lograr os fins e os interesses do BB, seja porque atende ao compromisso que aquela instituição financeira tem quanto às exigências do bem público e à função social da empresa. O Acordo Coletivo de Trabalho firmado pelo Banco do Brasil dispõe, em sua cláusula quarta, sobre os objetivos do programa PLR, destacando o fortalecimento da parceria entre os funcionários e a Instituição, o reconhecimento do esforço individual e da equipe na construção do resultado, estímulo do interesse dos funcionários na gestão e nos destinos da Entidade, além do incentivo aos negócios e lucro do Banco. Considerando a razão apresentada pela Entidade para o pagamento da PLR aos seus funcionários, verificou-se que encontra embasamento nos objetivos vislumbrados no Acordo Coletivo de Trabalho firmado pelo BB, que privilegia a parceria, estímulo e interesse dos 12

13 funcionários na gestão da Instituição, refletindo assim em seu desempenho. Destaca-se, inclusive, que o Banco assegura a PLR e outras recompensas pecuniárias, não só aos empregados cedidos à Fundação, estendendo o benefício aos cedidos a outras instituições, conforme disposto na cláusula sétima do Acordo Coletivo de Trabalho. Diante de todo o exposto, e considerando as disposições estatutárias da Instituição relativas ao corpo funcional, conclui-se que a Fundação adota instrumentos que possibilitam a adequabilidade de seu quadro de funcionários às suas necessidades estruturais, realizando constantes estudos de dimensionamento da força de trabalho, bem como definindo estratégias e ações que se fazem necessárias à viabilização do alcance de seus objetivos. Quanto aos custos de recursos humanos, observa-se que o acréscimo no exercício analisado foi compatível às alterações estruturais implementadas na Entidade no mesmo período. 2.5 Avaliação do Funcionamento do Sistema de Controle Interno da UJ Estrutura de Controles Internos A Fundação Banco do Brasil concluiu, em março de 2007, um de seus principais projetos de reestruturação organizacional, a revisão dos processos da Entidade. A partir da revisão de processos foi definida nova estrutura na organização que resultou, dentre outras mudanças, na implantação do Núcleo de Controles Internos e Conformidade (NCI), com vinculação hierárquica direta ao Presidente da Fundação. O NCI possui subfunções bem definidas na estrutura da Entidade, destacando-se o gerenciamento dos controles internos e conformidade, o relacionamento com os órgãos de controle e fiscalização e a coordenação do processo de prestação de contas da Fundação. No desenvolvimento das ações de controles internos e conformidade a FBB utiliza o modelo baseado nos elementos da metodologia COSO (The Comitee of Sponsoring Organizations ou Comitê das Organizações Patrocinadoras): ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação, e monitoramento. Verificou-se que as principais ações de conformidade do NCI são orientadas pelo Plano Anual de Conformidade (PAC), sistematizado com base no COSO, e que tem por objetivo desenvolver atividades necessárias ao aprimoramento do sistema de controles internos da Fundação. Algumas das ações inseridas no PAC constam do Acordo de Trabalho da Entidade, na perspectiva Processos Internos. Destaca-se que em suas ações de controle o NCI utiliza-se de testes de verificação de conformidade nos processos priorizados para análise. No exercício analisado foram priorizados os processos licitatórios e a formalização de convênios, no entanto outras ações são planejadas de forma incremental, com novas fontes de coletas de dados, como pesquisas primárias nos documentos, e secundárias, por intermédio de informações obtidas em sistemas corporativos. 13

14 Com vistas a analisar o adequado funcionamento do sistema de controle interno da Fundação, esta equipe de auditoria verificou a autoavaliação da Entidade apresentada em seu Relatório de Gestão 2011, segundo o modelo sugerido pelo COSO, ou seja, através do desmembramento dos controles internos em cinco componentes inter relacionados, apresentados a seguir: Ambiente de Controle As atividades são desenvolvidas em consonância com as competências estabelecidas no Estatuto e no Regimento Interno (RI) aprovado por voto do Conselho Curador, os quais contemplam preceitos de segregação de funções, delegação de poderes e definição de responsabilidades, bem como estabelecem níveis de competências para diversos tipos de autorizações. Os procedimentos administrativos estão formalizados no Sistema de Instrução Codificada (SIC), os quais contemplam, em nossa avaliação, as instruções necessárias para o atendimento da legislação aplicável. Por fim, quanto à política de treinamento da Fundação para as atividades de licitação e convênios especificamente, há necessidade de aprimoramento constante dos servidores que exercem as funções de fiscal de contratos e de monitor de projetos, dado, nos casos de convênios, o grande volume de recursos transferidos pela FBB a terceiros, e, nos casos de licitação, a necessidade de capacitação em diversas áreas de conhecimento que a prática desse ofício requer, tais como tributária, trabalhista, previdenciária e orçamentária. Avaliação de Riscos A Fundação utiliza uma matriz de riscos na etapa de análise de projetos, por meio de ferramenta simples, materializada por um questionário com alguns indicadores que, quando ponderados, sinalizam o nível de risco envolvido na proposta de investimento social e possibilitam classificá-la por criticidade. Apesar da utilização da matriz de risco especificamente para fases da gestão de projetos, não se identificou a existência de uma política institucional de gestão de risco na Fundação. Não constituem práticas da Instituição, conforme respostas ao Quadro A.9.1 Estrutura de Controles Internos da Fundação, pg. 50 do Relatório de Gestão: a) o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas para mitigá-los; b) a definição de níveis de riscos operacionais, de informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos diversos níveis da gestão; c) a avaliação de riscos de forma contínua, de modo a identificar mudanças no perfil de risco da Fundação, ocasionadas por transformações nos ambientes interno e externo; 14

15 d) a mensuração e classificação dos riscos identificados, de modo a serem tratados em uma escala de prioridades e a gerarem informações úteis à tomada de decisão. Procedimentos de Controle Em que pese a Fundação possuir processos internos próprios relacionados às suas operações, ela não dispõe de quadro próprio de auditoria interna, de forma que os trabalhos de auditoria executados na FBB para avaliação de sua gestão são realizados pela Auditoria Interna do Banco do Brasil Audit BB. Nesse sentido, a Audit BB realizou, no exercício de 2011, trabalho destinado a avaliar a efetividade dos processos internos e a governança corporativa da Fundação Banco do Brasil, com foco na elaboração e acompanhamento dos planejamentos estratégico e orçamentário, no acompanhamento dos indicadores e das metas definidas no acordo de trabalho e nos adiantamentos de recursos financeiros para os projetos sociais. Como resultado do trabalho desenvolvido na FBB, a Audit BB concluiu pela suficiência dos controles relativos aos processos internos, no sentido de assegurar a execução dos planejamentos estratégico e orçamentário, e o acompanhamento dos indicadores e metas definidos. Entretanto, apesar da existência de ações de controle para a gestão dos projetos sociais, a auditoria interna detectou fragilidades relacionadas ao acompanhamento das prestações de contas dos adiantamentos realizados, das ocorrências detectadas pelo monitoramento técnico e dos procedimentos para encerramento dos projetos, o que gerou a formulação de recomendações à Entidade. Em análise às certificações da Audit BB, verificou-se que, ao final do exercício sob exame, duas recomendações emitidas à Fundação foram devidamente certificadas, restando aquelas vincendas em As recomendações vincendas são acompanhadas de forma sistemática pela Audit, considerando os prazos de implementação acordados e compatíveis ao nível de criticidade da constatação, a complexidade das mudanças necessárias, os custos e recursos envolvidos. Embora a Fundação tenha implementado algumas medidas para harmonizar a relação entre objetivos, riscos e controles, elas não foram totalmente efetivas, conforme demonstram as observações constantes dos parágrafos anteriores e outras constantes deste presente relatório, tais como as falhas identificadas nos processos de licitação, contabilidade e gestão de indicadores. Informação e Comunicação As diretrizes e os procedimentos administrativos estão previstos em instrumentos normativos institucionais, a exemplo do SIC, estando disponíveis a todos os empregados envolvidos na atividade através da intranet da Fundação. De forma geral, as Gerências da Fundação conseguem as informações necessárias de maneira ágil para a tomada de decisão. 15

16 Monitoramento Visando qualificar seu investimento social e atingir seus objetivos, a Fundação acompanha e conhece as realidades envolvidas na execução dos projetos apoiados mediante ações de monitoramento, assessoramento e avaliação. O acompanhamento da atividade é realizado pelos gestores mediante um sistema de registro de ocorrências, relativas às entidades parceiras e à condução de projetos sociais apoiados. Verifica-se, também, a existência de indicadores de eficiência e eficácia, porém ainda não foram definidos indicadores de efetividade, conforme demonstrado neste relatório. Conclusão Com base nos exames realizados, conclui-se que o sistema de controles internos da Fundação é regular, ou seja, atende às condições mínimas em relação à natureza, à complexidade e ao risco das operações de cada área de atuação. Não obstante, foram identificadas deficiências, conforme apontado neste relatório e no da Audit/BB, as quais demandarão esforços de aprimoramento da administração da Entidade. 2.6 Avaliação da Sustentabilidade Ambiental em Aquisições de Bens e Serviços A avaliação quanto à aderência da FBB aos critérios de sustentabilidade ambiental foi realizada observando a aplicação destes critérios na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação, na contratação de serviços ou obras e quanto à separação de resíduos recicláveis descartados. Em relação ao preenchimento do Quadro A.10.1 Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis no Relatório de Gestão da FBB, embora possua personalidade jurídica de direito privado e, em função disto, não esteja obrigada a se submeter à IN 01/10, que dispõe sobre os critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e contratação de serviços ou obras pela Administração Pública Federal, a FBB informou que: Em que pese não haver tal obrigação, a Fundação tem incluído, em todos os contratos firmados por meio de processos licitatórios, a seguinte cláusula: A CONTRATADA declara e obriga-se a: (...) f) proteger e preservar o meio ambiente, prevenindo práticas danosas e executando seus serviços em observância à legislação vigente, principalmente no que se refere aos crimes ambientais. Além disso, a Fundação vem adotando a inclusão de critérios de sustentabilidade ambiental em suas ações internas, como, por exemplo, a separação do lixo reciclável, a substituição de copos descartáveis por copos de vidro e canecas, a utilização de 16

17 papel reciclado, a colocação de torneiras automáticas, além das campanhas de redução do uso de papel. A FBB afirmou ainda que tais ações não são, necessariamente, precedidas de processos licitatórios, pois envolvem mais conscientização do que exatamente aquisição de materiais sustentáveis. Além disso, muitos dos materiais utilizados pela Fundação são fornecidos pelo Banco do Brasil, como é o caso do papel reciclado. Diante disso, justifica-se a informação apresentada no Relatório de Gestão acerca da impossibilidade de afirmar qual a proporção de inclusão de critérios de sustentabilidade ambiental nas licitações da Entidade e se existe preferência pela aquisição de bens/produtos passíveis de reutilização, reciclagem ou reabastecimento. Outrossim, não é possível identificar o impacto das ações da Fundação quanto ao consumo de água, pois a medição não é individualizada e o valor da conta de água é rateado igualmente entre os condôminos do edifício onde se localiza a FBB, não sendo possível determinar com precisão o consumo de cada um, porém pode-se notar o empenho da FBB em evitar o desperdício de água ao utilizar em suas dependências torneiras com fechamento automático. Já em relação ao consumo de energia elétrica a FBB informou que já utiliza lâmpadas econômicas há muitos anos e demonstrou que, de 2010 para 2011, houve um decréscimo de 8,39% em seu consumo anual. Quanto às aquisições que contemplem preferencialmente a configuração de bens sustentáveis na área de TI, a FBB informou que: De um modo geral a preocupação da Fundação, quanto à aquisição de equipamentos de TI, está mais direcionada à eficiência energética. Esse direcionador, inclusive, faz parte do processo de seleção da configuração do bem que seja mais adequada à estrutura da instituição. Tendo em vista que a FBB apresentou documentação comprobatória dos procedimentos adotados visando à inclusão de critérios de sustentabilidade ambiental em suas ações internas e que também foi possível verificar em suas dependências a adoção de ações como separação de resíduos recicláveis descartados, utilização de lâmpadas fluorescentes e de torneiras automáticas, coleta seletiva do lixo e utilização de papel reciclado, pode-se afirmar que a Fundação aplicou de maneira adequada os critérios de sustentabilidade ambiental em sua gestão no exercício sob exame. 2.7 Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação O item 12 do Relatório de Gestão da FBB apresenta uma autoavaliação da Entidade acerca da gestão de seus recursos de tecnologia da informação, abrangendo os seguintes aspectos: planejamento; recursos humanos de TI; segurança da informação; desenvolvimento e produção de sistemas, e contratação e gestão de bens e serviços de TI. 17

18 Analisando as informações apresentadas, verifica-se que, para a maior parte dos itens avaliados, o nível apontado pelos gestores, numa escala de 0 a 5, foi 3 ou inferior. Para esses itens, instada a apresentar justificativas, a Instituição manifestou-se no seguinte sentido: Item 1: Há planejamento institucional, embora não diretamente conectado à TI; Item 2: Existe um Plano Tático para a TI, mas não planejamento estratégico de TI institucionalizado; Item 3: O Comitê de TI será implantado no segundo semestre de 2012; Item 5: Não há carreira específica para a TI; Item 6: Não há área responsável pela Segurança da Informação; Item 7: Não existe Política de Segurança da Informação; Item 9: A TI não desenvolve sistemas; Item 10: A área de TI da FBB possui apenas clientes internos, sem Acordos de Níveis de Serviço; Item 13: Não há área específica para gerir os contratos de TI; Item 14: Pode eventualmente existir transferência de conhecimento em contratações de bens e serviços. Quanto àqueles itens avaliados com nível 4 ou 5, os gestores encaminharam as respectivas documentações comprobatórias, juntamente com os seguintes esclarecimentos: Questão 8: No desenvolvimento e melhoria em sistemas, que ocorrem via contratação de empresa especializada conforme necessidade, a avaliação técnica da demanda (análise de requisitos) é feita pela TI e subsidia a Nota Técnica de contratação, conforme observa-se, em caráter exemplar, no Anexo I; Questão 11: No Desenvolvimento e Produção de Sistemas, há exigência de prazo/cronograma no cumprimento das contratações (vide Anexo II); Questão 12: As contratações explicitam os benefícios para a instituição (vide Anexo I). Tendo em vista as informações apresentadas pela Entidade, percebe-se que a FBB vem adotando medidas com vistas a dotar sua área de TI da estrutura necessária ao bom desempenho das atividades de apoio à gestão. As documentações encaminhadas lograram atestar que o nível de avaliação atribuído pelos gestores é adequado e guarda consonância com a realidade da Fundação. Embora não exista planejamento estratégico específico para a área de TI, uma vez que as diretrizes estratégicas estão focadas nas atividades-fim da Entidade, é utilizado um plano tático para balizar as decisões que dizem respeito ao suporte tecnológico dos processos da Fundação. Ademais, conforme mencionado pelos gestores, no segundo semestre do exercício corrente será implantado o Comitê de TI, em aderência às boas práticas de gestão preconizadas pela Administração Pública. 18

19 Vale ressaltar finalmente, como destaque positivo, o fato de não haver terceirização de bens de TI e o nível de terceirização de serviços ser de 30%. Além disso, conforme informado pelos gestores, dentre os 10 (dez) funcionários lotados na Gerência de Tecnologia da Instituição, 8 (oito) possuem graduação e/ou pós-graduação específica na área, concluída ou em curso. Em relação aos estagiários, todos os 5 (cinco) estão cursando graduação na área. Pelo exposto, conclui-se que os processos relacionados à gestão de tecnologia da informação no âmbito da Fundação encontram-se satisfatórios, tendo sempre em vista a persecução dos fins da Instituição. Entretanto, existe a necessidade de aprimoramentos, os quais estão sendo conduzidos pelos gestores, de modo a enquadrar a FBB aos critérios de excelência das organizações modernas. 2.8 Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias A FBB realiza sua missão por meio dos projetos sociais que desenvolve em parceria com instituições de diversos setores da sociedade, em sua maioria, entidades sem fins lucrativos. Na execução desses projetos, a Fundação utiliza tanto recursos próprios quanto de terceiros, e a transferência desses recursos aos parceiros se dá mediante convênio ou outro instrumento congênere. Com vistas a avaliar os controles existentes sobre os processos que envolvem a transferência de recursos da Fundação no âmbito de projetos sociais, tomou-se como base trabalho realizado pela Auditoria Interna do Banco do Brasil na FBB no exercício de O trabalho teve como escopo: o adiantamento de recursos financeiros, o monitoramento técnico e o encerramento dos projetos sociais. Em suas conclusões, a Audit/BB declara que, em que pese ter sido observada uma evolução nos processos analisados em relação ao que foi verificado em trabalho realizado no exercício de 2009, ainda foram identificadas situações que denotam uma necessidade de aprimoramento dos processos relacionados a projetos sociais. A seguir trancreve-se trecho do relatório da Audit/BB sobre o tema: Controles sobre o adiantamento de recursos a projetos sociais: Os controles sobre o adiantamento de recursos financeiros a projetos sociais são suficientes no que diz respeito à formalização dos convênios. Em 95% dos projetos da amostra, os adiantamentos foram realizados para pagamento de despesas previstas nos normativos. No entanto, são necessárias ações para aprimorar os controles quanto ao tipo de despesa passível de adiantamento e o gerenciamento dos prazos para prestação de contas. O aplicativo Sapiens, utilizado pela FBB para gerenciamento dos projetos, não dispõe de opção para registro da data em que a documentação comprobatória é apresentada pelo beneficiário. A prestação de contas somente é registrada nesse aplicativo após concluída a análise da documentação, o que pode ocorrer depois de transcorrido o 19

20 prazo regulamentar para apresentação dos documentos. Em 80% dos projetos sociais verificados, o registro das prestações de contas no Sapiens ocorreu em prazos superiores ao previsto em normativo. Controles sobre o monitoramento de projetos sociais: Os procedimentos definidos em normativo para o monitoramento técnico de projetos estão sendo observados. Existe padronização da metodologia e dos instrumentos utilizados. Entretanto, a metodologia específica para os projetos BB Educar Customizados não está mencionada no normativo da Fundação. Os relatórios de monitoramento contemplam análise sobre o desenvolvimento das ações previstas e a sua adequação aos recursos, ao cronograma, ao ambiente e à cultura local. Permitem observar o alcance dos objetivos, metas e resultados esperados e, via de regra, vem acompanhados de registros que evidenciam as conclusões e análises realizadas, tais como fotografias, notícias de jornal e depoimentos. No entanto, aprimoramentos no processo são necessários, uma vez que nem todas as ocorrências observadas pelos analistas nas visitas de monitoramento técnico e assinaladas como relevantes são registradas em sistema informatizado e acompanhadas. Essa situação, que pode prejudicar tanto a tomada de ações corretivas com tempestividade quanto o gerenciamento dos projetos, vem sendo tratada pela Fundação. Foi desenvolvido modelo para registro, de forma padronizada e de acordo com o risco envolvido, das ocorrências relativas às entidades parceiras e à condução de projetos apoiados. Os ajustes no sistema informatizado para implementação desse modelo foram concluídos, mas faz-se necessária a implantação do modelo, considerando, entre outros aspectos, o treinamento das equipes, a realização de teste-piloto e a normatização do processo. Controles sobre o encerramento de projetos sociais: Os trâmites previstos em normativo para o encerramento dos projetos sociais, via de regra, são cumpridos. Além disso, existe check-list de procedimentos definido. No entanto, foram identificadas ocorrências de encerramento de projetos ainda que alguns dos procedimentos previstos não tenham sido observados, tais como o envio do comunicado de encerramento do projeto à dependência de relacionamento do beneficiário e a verificação do encerramento da conta corrente vinculada ao projeto. Faz-se necessário, portanto, aprimorar os procedimentos e mecanismos de controle utilizados pela Fundação. Analisando os resultados do trabalho realizado pela Unidade de Auditoria Interna do BB, verifica-se que os projetos sociais, de modo geral, estão sendo desenvolvidos em acordo com o previsto nos normativos pertinentes. Não obstante, conforme relatado pela Audit/BB, são necessários aprimoramentos em alguns aspectos do processo, tais como: gerenciamento dos prazos para prestação de contas; registro das ocorrências observadas nos monitoramentos 20

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