1. Problemas da Falta de Planejamento PLANO DIRETOR DE INFORMÁTICA (PDI)

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1 PLANO DIRETOR DE INFORMÁTICA (PDI) Também denominado Plano Diretor de Tecnologia da Informação, ou simplesmente Plano de Informática, é um planejamento composto do levantamento das necessidades da empresa em sistemas de informação, da análise dos custos da implantação, e dos benefícios das soluções em hardware, software e recursos humanos. O PDI tem a finalidade de estabelecer o planejamento da informatização na empresa, estabelecendo diretrizes básicas que nortearão as atividades relacionadas com a informática na organização. Visa sanar suas necessidades operacionais, contemplar suas possibilidades de apoio à gestão e explorar suas potencialidades estratégicas, no sentido de maximizar seus resultados. O Plano Diretor deve responder às seguintes questões: onde estamos? para onde iremos? como iremos? Basicamente suas respostas trazem os benefícios gerenciais que a empresa necessita para visualizar suas metas e o trabalho para alcançá-las. As empresas estão percebendo que para se obter sucesso em seus negócios, a informática é um dos setores mais relevantes. A tecnologia está sendo constantemente modificada para oferecer melhores serviços e maior satisfação. O hardware, software, internet e o , ampliam opções tecnológicas que podem facilitar a comunicação e a interação com seus clientes. Ou seja, as ferramentas de informática estão ao alcance de qualquer empresa, independente do seu tamanho. Por isso, não usá-la significa perder a oportunidade de crescer. Adotá-la de forma adequada dará relevância aos seus investimentos e resultados para o seu negócio. A empresa deve elaborar o PDI com seu Planejamento Estratégico Empresarial e a automação deve ser pensada como um meio para atingir seus objetivos principais. É essencial para o gerenciamento das informações que darão ao empresário uma visão completa do ambiente de TI perante a estratégia da organização. Sempre que houver uma mudança na empresa, mudanças organizacionais, ou aquisição de uma nova companhia, este deverá ser repensado. 1. Problemas da Falta de Planejamento Sem o planejamento de TI, o investimento, que pode ser diluído ao longo de alguns anos, tem de ser feito de imediato, o que eleva os custos e acaba sendo preterido. Há uma grande parcela de empresas que atuam sem planejamento a curto, médio e longo prazo. E se forem observadas as áreas de informática, globalmente, tem-se a seguinte situação: Apoio quase inexistente da alta administração para a TI; Falta de automação; Usuários insatisfeitos; Desenvolvimento de sistemas sem integração; Implantações de sistemas malsucedidas; Analistas desmotivados com as empresas, gerando turn-over crescente; Decisões tomadas com base em informações não confiáveis; Mudanças nas prioridades da empresa sem reavaliar o que já tem organizado; Dimensionamento errado dos recursos humanos; Dificuldade no controle das equipes envolvidas; Documentação (quando existente) falha e desatualizada; Planos Diretores de Informática desenvolvidos sem a visão do Plano de Metas das empresas. 2. Vantagens As vantagens de se elaborar um planejamento, comparado com quem não o cria, são inúmeras. Dentre elas, estão: Aumento na segurança e disponibilidade dos dados e das informações; Facilidade de operação conjunta das áreas de TI dispondo a qualquer usuário informações que auxiliam no conhecimento das atividades, metas e organização; Aumento da integração entre as gerências; Possibilidade da adoção de uma política de economia na aquisição dos recursos de TI; Melhoria da comunicação intersetorial para o desenvolvimento de soluções robustas e confiáveis. ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 1

2 3. Objetivos Como objetivos da elaboração de um Plano Diretor da Informática, podem ser listados: Fornecer a sua empresa uma visão completa do seu ambiente atual de Tecnologia de Informação e ao mesmo tempo compará-lo a cenários alternativos que possam otimizar o retorno dos investimentos já feitos e dos ainda a serem realizados; Possibilitar que sua empresa possa tomar decisões informadas com a maior acuracidade possível sobre sua estrutura de TI; Ter ao seu alcance todas as informações necessárias referentes a situação atual da sua estrutura, de necessidades futuras, e opiniões embasadas de especialistas de cada uma das áreas estudadas; Facilitar seu planejamento de TI, inclusive com estimativas de orçamentos a serem investidos em projetos prioritários; Disponibilizar mais tempo das pessoas em sua organização para realização de atividades chaves e foco no crescimento do seu negócio, ao invés de alocar tempo na solução de problemas de TI; Incrementar a comunicação e colaboração entre a área de informática, seus usuários e a alta administração da empresa; Desenvolver e aperfeiçoar a previsão de futuras necessidades de informação, alocação de recursos computacionais e decisão de curto prazo realizadas pela informática; Adquirir na área de informática um maior entendimento e melhor visão da organização como um todo e de seus objetivos; Identificar os sistemas de informação e suas ligações com telecomunicações que apresentem os melhores índices de retorno de investimento. 4. Elaboração e Duração O tempo de construção depende do tamanho da empresa, mas a maioria dos autores relata que a elaboração do mesmo dura de 1 a 4 meses, para um período de vigência de 1 a 5 anos, com revisões anuais, seguindo sempre o Plano Estratégico da Organização. 5. Etapas 1ª FASE: ESTUDO DA EMPRESA Para iniciar o PDI, deve-se fazer os levantamentos de dados da empresa. Esta fase é fundamental, porque é por meio dela que aparecem as aplicações. Fazem parte desta fase a obtenção das informações específicas e gerais da empresas, bem como os seus objetivos, produtos, serviços, clientes, fornecedores, processos e atividades internas, além das informações mercadológicas sobre a empresa e os seus concorrentes diretos. Em relação ao estudo da empresa, devem ser definidos os fatores críticos de sucesso, através da verificação das oportunidades e ameaças no ambiente externo (concorrentes, fornecedores, clientes, legislação, tendências tecnológicas), e dos pontos fortes e fracos, verificados na análise interna da empresa. A partir desta análise (interna e externa) é que são descobertos e definidos os FCS (Fatores Críticos de Sucesso). Com a determinação dos fatores críticos de sucesso, deve-se procurar maximizar os pontos fortes e as oportunidades e minimizar os pontos fracos e as ameaças. Após a determinação dos FCS, determina-se a estratégia da empresa, com a determinação de princípios informacionais. Estes princípios devem ser divulgados por toda a empresa, para que orientem os trabalhos de todos os funcionários da organização, de modo que todos caminhem no mesmo sentido, rumo à realização dos objetivos globais da empresa. De acordo com o raciocínio de Mintzberg e de Davenport, esta parte de definição da estratégia da empresa, não deve ser detalhada, nem muito extensa, por isso busca-se um poder de síntese na definição destes princípios. Por envolver várias informações, dentro e fora da empresa, esta fase permite a utilização de métodos de análise de sistema e ferramentas de análise, podendo ser estruturada, como o diagrama de fluxo de dados, ou orientada a objeto, ou análise essencial, voltada para os eventos, ou o estudo do organograma, ou a análise do negócio, entre outras ferramentas, que são ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 2

3 escolhidas pelos analistas de sistemas. Inicialmente o analista forçosamente faz o levantamento de dados baseado nas tarefas desempenhadas pelas pessoas, observando as funções das mesmas, através da leitura do manual organizacional da empresa, por exemplo. Desse modo o analista, obtém uma visão funcional e estruturada da empresa. Em seguida, o analista deve reordenar mentalmente essas funções, em processos de trabalho, verificando quais são as técnicas utilizadas para a realização do mesmo. Através do raciocínio dos processos, o analista consegue fazer a transposição do mundo real da empresa, para o mundo dos objetos (da orientação a objeto), utilizando recursos e conceitos de modelagem empresarial. Os conceitos de modelagem empresarial buscam fazer a representação do mundo real, através de técnicas de modelagem (desenhos), orientadas para a criação de produtos (modelos) que sirvam de entrada (input) para as técnicas de análise e programação (estruturada, essencial, objetos,...). É nesta fase que se definem quais serão os processos a serem informatizados, em função da estratégia, das prioridades estabelecidas e das tecnologias almejadas pela empresa. No levantamento da situação atual da empresa devem ser considerados: Arquitetura tecnológica atual; Principais sistemas e processos atuais; Macro modelo corporativo de dados atual; Entrevistas com pessoal-chave; Questionários de levantamento interno de opinião (conjuntamente com levantamentos para outras etapas); Estrutura atual da área de TI; Sistemas de gestão, planejamento e controle na área; Sistemas de auditoria e segurança atuais em sistemas e dados; Processo gerencial e administrativo na área; Documentação, suporte, apoio a usuários. 2ª FASE: DEFINIÇÃO DAS APLICAÇÕES Esta fase tem como objetivo definir as aplicações de informática possíveis de serem realizadas na empresa, ou seja, constatar quais seriam as vantagens do uso do computador. Três níveis compõem esta definição: 1. Nível Operacional: processo de produção, atividade de escritório (emissão de cheque por exemplo), entre outras coisas; 2. Nível Tático: controle de processo e/ou sistema; 3. Nível Estratégico: sistema de apoio a decisão, sistemas de informação executivas. Alguns aspectos das observações feitas na fase anterior deverão constar nessa definição, uma vez que se pode propor mudanças tanto as aplicações básicas, como automação da contabilidade e folha de pagamento, bem como aplicações de vanguarda. Um outro aspecto que deve ser levado sempre em conta, é verificação das aplicações existentes, os chamados "sistemas legados", antes de mandar fazer uma reformulação completa de determinado setor da empresa. 3ª FASE: DEFINIÇÃO DOS SOFTWARES Esta fase deve iniciar depois que a definição das aplicações e a estratégia de implementação estiverem adequadas. Como se pode perceber é nesta fase que se começa a execução real do plano diretor de informática. De acordo com as aplicações propostas, deverão ser escolhidos os programas que executarão as atividades relacionadas com os processos da empresa. Os software a serem escolhidos estão dentre três categorias: 1. Software Básico: sistema operacional, utilitário e aplicativo básico, como planilha eletrônica, editor de texto e outro; 2. Pacotes: sistemas prontos, comercializados por vendedores de softwares, como sistema de contabilidade, folha de pagamento e controle de produção; 3. Sistema Projetados: são criados especialmente para a empresa, feitos por uma equipe própria de desenvolvimento, ou por terceiros. ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 3

4 Não esquecer a importância da avaliação das características positivas e negativas que levaram ao uso de um software específico. Utilizar os conceitos do TCO - Custos Totais de Propriedade, na avaliação dos softwares e hardwares, a serem escolhidos. 4ª FASE: DEFINIÇÃO DO BANCO DE DADOS Ênfase especial deve ser dada à definição do banco de dados, já que ele constitui o repositório de dados da empresa. Vários aspectos devem ser pensados, desde a existência de Data Warehouses (armazém de dados), como a utilização de Datamart's (bancos de dados departamentais), como aspectos relacionados à segurança dos dados, e o conjunto de ferramentas disponíveis, que acompanham o banco de dados, assim como o custo benefício de cada um. 5ª FASE: DEFINIÇÃO DA REDE (INTERNET/INTRANET/EXTRANET) Outro importante item é a utilização dos recursos de telecomunicações, com o uso de redes internas e externas. Neste item devem ser definidas as tecnologias a serem utilizadas na implementação das redes de computadores, tanto na intranet quanto na extranet. 6ª FASE: DEFINIÇÃO DO HARDWARE Baseado no que foi definido nas fases anteriores, deverão ser escolhidos os equipamentos que darão suporte à infraestrutura. Dividem-se em dois tipos: 1. Básico: computadores, cabos e conexões, periféricos básicos; 2. Específico: equipamento especializados para uma determinada atividade, como por exemplo unidade de backup em fita e storages. Também devem ser considerados os aspectos positivos e negativos que justificam a escolha de equipamento. Utilizar os conceitos do TCO - Custo Total de Propriedade, na avaliação dos hardwares a serem escolhidos. O TCO consiste basicamente em considerar todos os custos orçados e colocálos em bases anuais, para comparações e análises. O TCO procura tratar também dos custos não orçados no início do projeto, procurando demonstrar a vantagem na aquisição de soluções de hardware e software que incorporem tarefas de gerenciamento, treinamento e manutenção dos sistemas. Neste item também devem ser consideradas as hipóteses de leasing e terceirização, na alocação dos equipamentos. 7ª FASE: DEFINIÇÃO DA ESTRATÉGIA DE IMPLEMENTAÇÃO Nesta fase deve-se começar a pensar sobre como colocar o plano em prática. É importante perceber que a estratégia de implementação do PDI é algo diferente da estratégia global da empresa. É preciso definir qual a estratégia a ser adotada para execução do plano diretor antes de escolher quais as aplicações a serem instaladas. Alguns dados devem ser levados em consideração: os objetivos atuais da empresa bem como seus fatores críticos de sucessos; aspectos positivos e negativos de cada aplicação sugerida; experiência da empresa com a informática (cultura e comportamento); aspectos mercadológicos e de competitividade. O desenrolar, bem como a eficaz implementação do plano diretor, depende da abordagem correta dada à estratégia. De nada adianta sistemas perfeitos, uso de alta tecnologia, sem o apoio dos usuários do sistema. A grande questão que se coloca é como fazer para que os usuários, os recursos humanos da empresa, utilizem adequadamente os sistemas informacionais. Considera-se que os ativos mais importantes da empresa são as pessoas, os recursos humanos, e é neste sentido que devemos orientar os nossos esforços de utilização das tecnologias disponíveis. 8ª FASE: DEFINIÇÃO DOS RECURSOS HUMANOS O enfoque desta fase é o estudo do perfil dos funcionários que irão ter a responsabilidade de tornar realidade as aplicações definidas no planejamento, de acordo com os três níveis: 1. Nível Operacional: pessoal que deve ser habilitado a manipular os equipamentos e os programas; ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 4

5 2. Nível de Controle: administração e supervisão dos funcionários de nível operacional; 3. Nível Administrativo: diretores e responsáveis pela área de informática na empresa. Ênfase especial é dada aos aspectos de descentralização dos recursos informacionais, com a alocação de funcionários diretamente nas áreas fins, bem como com os processos de terceirização (outsourcing) e as chamadas "quarteirizações", com a contratação de empresas especializadas na alocação de pessoal DEFINIÇÃO DE NECESSIDADES DE TREINAMENTO Os conhecimentos de âmbito técnico devem ser fornecidos aos funcionários de nível operacional, enquanto que os de outros níveis deverão obter conhecimentos administrativos e técnicos. Nesta parte devem ser orçados os custos com recursos humanos, os custos com treinamento, etc. Novamente o raciocínio deve envolver o TCO. 9ª FASE: DEFINIÇÃO DE ESTRUTURA DE SEGURANÇA E AUDITORIA Fase dedicada aos planos de segurança, tanto de software quanto às instalações físicas. Divide-se em: a) Elaboração de Plano de Segurança Instalação confiável sob o ponto de vista físico (contra fogo, inundação, etc.) e lógico (acesso, confiabilidade, etc.); Controle de acesso físico (crachá, digitais, etc.) e lógico (senhas). b) Elaboração de Plano de Contingência Realização de backups em horário apropriado; Armazenamento seguro dos backups; Testar os backups; Parada de máquinas e servidores. c) Elaboração de Plano de Auditoria de Sistemas Checar os sistemas ativos; Revisar a integridade dos dados; Suprimentos; Contratos. 10ª FASE: DEFINIÇÃO DA INFRAESTRUTURA E APOIO INFRAESTRUTURA A infraestrutura consiste na preparação da empresa para instalação e manutenção das aplicações. Esta preparação envolve os seguintes aspectos: Local físico dos equipamentos; Instalação elétrica; Prevenção de acidentes; Temperatura e umidade adequada para o perfeito funcionamento dos equipamentos; Cuidados especiais, etc APOIO A definição de apoio consiste no suporte necessário aos equipamentos e os programas, tanto para manutenção como o desenvolvimento, incluindo aspectos como: Equipe interna de manutenção de programas e equipamentos; Suporte a usuário (Help Desk, Hot Line, etc.) Contato com fornecedores de hardware e software; Estoques de suprimentos, como papeis, DVD, cabos entre outras coisas; Contato com outras empresas de manutenção e desenvolvimento do sistema. 11ª FASE: ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA FÍSICO FINANCEIRO Ao término da fase anterior, pode-se perceber que o plano se encontra praticamente concluído. ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 5

6 A fase final do plano diretor consiste em organizar as fases anteriores na forma de um cronograma, considerando: Fase de implementação: devem acompanhar as ideias definidas na estratégia de implementação; Prazo de execução de cada fase; Custos relacionados com cada fase. Na elaboração do cronograma físico financeiro deve-se, à medida do possível, utilizar os conceitos do TCO, procurando abranger todos os custos possíveis de serem orçados e tendo-se a preocupação com os custos não orçados, como treinamento informal, tempo gasto com dúvidas, etc. 6. Dificuldades na Execução do PDI Durante a execução do PDI, uma série de dificuldades podem aparecer. Algumas delas são citadas abaixo: O mercado, as novas tecnologias, ou mesmo a economia, alteram o plano de metas da Organização, fazendo com que o Plano Diretor de Informática sofra ajustes, dificultando manter a coerência do plano com as estratégias, objetivos e diretrizes dos órgãos usuários; Dificuldade em quebrar a resistência a mudanças por parte de alguns funcionários da organização. Essa dificuldade deve-se a fatores como incerteza quanto ao emprego e valores ou perspectivas diferentes. Quanto aos técnicos em informática, alguns fatores que influenciam nessa resistência são o questionamento da filosofia técnica e a incerteza de se atingir os resultados desejados; A possível falta de participação da alta administração e de usuários é uma dificuldade a se considerar. Isso se deve ao fato de que a alta administração, frequentemente, acredita que o assunto tratado, por ser extremamente técnico, dispensa sua colaboração, limitando-se a delegar autoridade. A ausência da cúpula administrativa representa para o restante da Organização que o projeto não é importante. Então, os usuários também não se comprometem com o projeto; Dificuldade, em alguns casos, com a indisponibilidade e até a falta de conhecimento de recursos tecnológicos, como banco de dados, comunicação e outros; A aplicação de recursos em atividades não prioritárias ou sem qualquer sistematização dificulta a execução do Plano Diretor de Informática; A dificuldade em apropriar custos e mensurar benefícios é um grande obstáculo na execução do PDI, pois nem sempre os benefícios que a informatização trará são fáceis de se medir. Por exemplo, a rapidez na execução de determinada tarefa possibilitará a execução de mais vendas no mesmo período, acarretando um lucro maior para a empresa; Criar uma estrutura de serviços que responda adequadamente às necessidades de curto prazo e que, ao mesmo tempo, evolua, tendo em vista as necessidades futuras, constitui uma dificuldade a se considerar. As empresas necessitam cada vez mais de informações consistentes e atualizadas para gerir os seus negócios. Para tanto, precisa dispor de um conjunto de sistemas de informações capaz de fornecer esses dados de forma precisa, com um tempo de resposta adequado. Portanto, a elaboração do Plano Diretor de Informática é fundamental no processo, pois um planejamento bem feito dará o suporte de TI necessário ao crescimento da empresa. ASAI Administração da Informática Prof. Malomar Alex Seminotti 6

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