MÓDULO 3 JORNADA DE TRABALHO

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1 MÓDULO 3 JORNADA DE TRABALHO 3.2 CONTROLE DE HORÁRIO E QUADRO DE HORÁRIO ESTE FASCÍCULO SUBSTITUI O DE IGUAL NÚMERO ENVIADO ANTERIORMENTE AOS NOSSOS ASSINANTES. RETIRE O FASCÍCULO SUBSTITUÍDO, ANTES DE ARQUIVAR O NOVO, PARA EVITAR A SUPERLOTAÇÃO DA PASTA. EXPEDIÇÃO: FASCÍCULO Nº 03

2 SUMÁRIO ASSUNTO PÁGINA 3.2. CONTROLE DE HORÁRIO E QUADRO DE HORÁRIO INTRODUÇÃO OBRIGATORIEDADE DO CONTROLE DE HORÁRIO FORMAS DE REGISTRO REGISTROS MANUAIS REGISTROS MECÂNICOS Número de Relógios Tolerância na Assinalação Fraude na Assinalação Troca de Uniforme Autenticação do Cartão REGISTRO ELETRÔNICO SISTEMAS ALTERNATIVOS DE CONTROLE SERVIÇO EXTERNO EXCLUÍDOS DO CONTROLE DE HORÁRIO FALTA DE ASSINALAÇÃO QUADRO DE HORÁRIO MICROEMPRESA DISCRIMINAÇÃO DO HORÁRIO HORÁRIO ÚNICO SUBSTITUIÇÃO PELO CONTROLE DE HORÁRIO QUADRO DE HORÁRIO DE MENORES FASCÍCULO 3.2 COAD 2

3 3.2. CONTROLE DE HORÁRIO E QUADRO DE HORÁRIO INTRODUÇÃO Regra geral, o empregado fica a disposição do empregador para dar cumprimento às tarefas que lhe são atribuídas. Esse tempo deve ser controlado a fim de resguardar os interesses das partes. A falta de controle da jornada de trabalho do empregado pode trazer inúmeros problemas para a empresa, sendo o principal o custo pelo pagamento de horas extras não realizadas OBRIGATORIEDADE DO CONTROLE DE HORÁRIO Mantendo o empregador mais de 10 empregados em um estabelecimento, será obrigatório o controle de horário de trabalho. Mesmo não estando obrigada, a empresa com até 10 empregados também deve controlar o horário de trabalho de seus empregados, pois no caso de uma reclamação trabalhista, ela não terá dificuldade de comprovar qual foi de fato a jornada de trabalho que o empregado cumpriu. O controle de horário de trabalho beneficia o empregador, pois este tem como fiscalizar os atrasos e as saídas antecipadas do empregado, podendo constatar o tempo em que de fato este permaneceu na empresa. Somente os controles de horário refletem a exata dimensão da duração do trabalho diário, quer quanto à determinação do início, quer quanto ao encerramento. Portanto, a apuração da jornada de trabalho, inclusive das horas extras, é feita, obrigatoriamente, através dos registros FORMAS DE REGISTRO A legislação determina que o empregador deve adotar registros manuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de horário de trabalho, contendo a hora de entrada e de saída, bem como a pré-assinalação do período de repouso ou alimentação. A legislação não estabelece o modelo que deve ser utilizado para os registros. Assim, o empregador poderá utilizar seus próprios modelos, os adquiridos no comércio ou sistemas fornecidos por terceiros. A empresa não está obrigada a adotar o mesmo tipo de registro para todos os empregados. Ela poderá conviver com os três sistemas, ou seja, parte dos empregados poderão utilizar registro mecânico, outra parte o manual, e a última o eletrônico. Apesar de a legislação exigir somente a pré-assinalação do intervalo de repouso ou alimentação, não há impedimento legal para que o empregador exija que seus empregados assinalem o horário de saída e de retorno do referido intervalo. É conveniente que a assinalação dos intervalos para descanso seja feita, obrigatoriamente, pelo próprio empregado, pois são comuns as reclamações trabalhistas por horas extras, sob a alegação de que o empregador não concedeu os referidos intervalos. Além do intervalo normal para descanso e alimentação, as reclamações são feitas por empregados que desenvolvem atividades específicas como os digitadores e empregados em frigoríficos, que são contemplados com intervalos para descansos em maior número que os demais. Os intervalos para descanso foram analisados no Fascículo REGISTROS MANUAIS Os registros manuais, também chamados de manuscritos, são normalmente utilizados por empresas com poucos funcionários, ou utilizados por determinadas seções ou mesmos grupos de empregados. O seu uso em larga escala torna-se complicado, pois a assinalação é feita de próprio punho, o que despende muito tempo, tornando demorada a entrada e a saída dos empregados. Os registros manuais mais comuns são o livro de ponto e a folha individual de ponto. O livro de ponto é composto de folhas encadernadas, podendo ser utilizado tanto para um como para vários empregados. Cada folha pode ser utilizada para um único dia, onde vários empregados anotam seus horários, ou pode ser utilizada individualmente por um empregado, sendo que ele a utilizará por todo o mês. A folha individual de ponto por ser avulsa, somente será utilizada por um único empregado, devendo ficar em local apropriado para que não se extravie. Tanto o livro como a folha individual terão que ser assinalados pelos próprios empregados, não podendo ser feito pelo empregador ou seu preposto. O empregador poderá somente rubricar os registros confirmando as marcações efetuadas pelos empregados. As anotações da hora de entrada, saída, e dos intervalos, devem ser assinaladas com precisão, evitando-se que todos os empregados assinalem sempre o mesmo horário, pois isto pode levar a fiscalização e a justiça do trabalho a acreditarem que o controle de ponto era feito periodicamente e não diariamente, o que se constituiria numa fraude, tirando o valor probatório do mesmo. Para que o controle de horário tenha valor, não deve ter rasuras, erros ou emendas. Caso ocorra, o empregado deve de próprio punho retificar o erro, esclarecendo o que se passou, e rubricar esta anotação. É conveniente que o empregador ou seu preposto também rubrique a anotação. A seguir, demonstramos as anotações que devem ser feitas na folha do livro e na do ponto individual: FASCÍCULO 3.2 COAD 3

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6 REGISTROS MECÂNICOS O registro mecânico é realizado através do chamado relógio de ponto. Como o nome diz, ele se constitui de um relógio acoplado a um sistema mecânico que registra a hora exata, em um cartão introduzido no mesmo. O relógio de ponto pode seu utilizado por todas as empresas, independentemente do número de funcionários. Normalmente este sistema é adotado pelas empresas com um grande número de funcionários, pois ele além de agilizar o registro, pois sua operacionalização é simples, possibilita maior controle sobre os empregados, evitando que estes assinalem horários que de fato não cumpriram. A sua fiscalização pela empresa é mais fácil que a do ponto manuscrito Número de Relógios Da mesma forma que a legislação não estabelece modelo de controle de horário, ela não estabelece número mínimo nem máximo de relógios de ponto que a empresa deva possuir. Portanto, cabe a empresa definir, de acordo com as suas necessidades, o número ideal de relógios de ponto. A empresa poderá utilizar um único relógio de ponto para todos os empregados, como poderá utilizá-lo por seção ou departamento. A inconveniência da utilização de um único relógio de ponto, para empresas com um grande número de empregados, está nas filas que se formam, e, conseqüentemente, nos atrasos que ocasionam na entrada e na saída do trabalho. Estes atrasos tanto podem ser prejudiciais para a empresa como para o empregado. O ideal é que a empresa instale tantos relógios de ponto quanto sejam necessários, a fim de evitar filas e outros transtornos Tolerância na Assinalação A legislação não estabelece limite de tempo para assinalação do controle de horário. A jurisprudência dominante do TST tem sido no sentido de não considerar como hora extra os poucos minutos que antecedem ou sucedem a marcação do cartão de ponto, em relação ao horário de trabalho que consta do contrato de trabalho, devido a impossibilidade do registro simultâneo de cartões. Esta mesma jurisprudência tem consolidado em 5 minutos, antes e/ou depois da duração normal do trabalho, o limite de tolerância para marcação do ponto. Ultrapassando os 5 minutos todo o tempo será considerado como serviço extraordinário Fraude na Assinalação Como normalmente o relógio de ponto é utilizado por muitos empregados, a empresa deve criar mecanismos a fim de evitar fraudes na assinalação. As fraudes são de vários tipos, sendo as principais aquelas cometidas por empregados que faltam ou se atrasam e que pedem ao colega que assinale seu cartão, ou mesmo aqueles empregados que ficam no local de trabalho após o término da jornada sem fazer nada ou realizando tarefas de interesse próprio. Em ambos os casos, as faltas cometidas são graves, podendo ocasionar a demissão por justa causa de todos os empregados envolvidos na fraude. Para evitar as fraudes na assinalação, a empresa deve expedir circular onde informe aos empregados que não é permitido que um assinale pelo o outro, e que as prorrogações da jornada de trabalho somente poderão ser realizadas com autorização da chefia imediata e a rubrica deste no cartão atestando a prorrogação. Outro procedimento que deve ser adotado é o de manter os cartões em quadro próprio, em que os empregados somente tenham acesso no momento da assinalação, devendo o referido quadro estar sob a responsabilidade de um empregado, que periodicamente deverá checá-los. Também constitui fraude, o empregador que manda pessoa de sua confiança assinalar o cartão de ponto pelo empregado, a fim de que não sejam registradas as horas extraordinárias realizadas. Neste caso, o empregado poderá propor a rescisão do contrato por justo motivo, cabendo ao empregador indenizá-lo conforme prevê a legislação Troca de Uniforme As empresas que exijam, por interesse próprio ou para cumprir a legislação, que seus empregados andem uniformizados, deverão determinar que a assinalação do ponto seja feita antes da troca do uniforme, quando do início da jornada, e após a troca do uniforme quando do término da jornada, pois o tempo despendido na troca é tempo a disposição do empregador. FASCÍCULO 3.2 COAD 6

7 Autenticação do Cartão Apesar de os cartões serem assinalados mecanicamente, é prudente que os empregados ao término do mês, reconheçam a veracidade dos mesmos, apondo sua assinatura. Isto não é uma determinação legal, mas é recomendável, pois uma vez assinados, os empregados estariam dando autenticidade aos mesmos, isentando assim a empresa de ter que provar no futuro que não houve realização de horas extras, que possivelmente eles possam reclamar. A seguir, demonstramos um modelo da cartão utilizado em relógio de ponto : Dezembro ASSINATURA DO EMPREGADO FASCÍCULO 3.2 COAD 7

8 REGISTRO ELETRÔNICO O registro eletrônico de ponto, também chamado de ponto computadorizado, é a mais recente modalidade de controle de horário, vindo para acompanhar os avanços tecnológicos. O registro eletrônico é realizado através de sistema de informatização de dados, onde é fornecido ao empregado um cartão magnético com a gravação de sua matrícula, que será introduzido no leitor de códigos, estando este conectado a um computador, que recebe as informações e registra os horários e dias que o empregado o acessou. O equipamento de leitura normalmente está conectado a um controlador eletrônico de acesso, mais conhecido como catraca eletrônica, que libera o acesso do empregado a empresa quando do início da jornada e na saída da empresa no término da jornada, bem como nos intervalos para descanso ou refeição. Além do cartão magnético, existe o sistema de identificação biométrica. Neste sistema o empregado coloca a mão no leitor de dados, e este faz a identificação pessoal através da leitura tridimensional da palma da mão. No fim do mês, ou período estabelecido pela empresa, o computador emite relatório para os departamentos interessados, informando a movimentação dos empregados, de forma que se possa, dentre outros, elaborar a folha de pagamento e advertir os empregados por faltas ou atrasos, sendo que este procedimento já pode ter sido adotado pela chefia imediata. Além do relatório para os departamentos, o computador deve emitir um extrato individualizado de cada empregado, onde este deverá assinar autenticando as informações, de modo que mais tarde não acuse o empregador de ter manipulado os dados contidos no sistema. Por ser uma modalidade de controle com custo elevado de implementação, ela atualmente está restrita as grandes empresas. Com o avanço constante das tecnologias empregadas, e a conseqüente diminuição de custos, esta modalidade deverá ser acessível a maior parte das empresas SISTEMAS ALTERNATIVOS DE CONTROLE O Ministério do Trabalho e Emprego autoriza as empresas a adotarem sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizadas por convenção ou acordo coletivos de trabalho. O uso do sistema alternativo, implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho, contratual ou convencionada, vigente no estabelecimento. O empregado deverá ser comunicado, antes de efetuado o pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a freqüência, de qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração, em virtude da adoção de sistema alternativo. O Ministério do Trabalho e Emprego não estabeleceu as características dos sistemas alternativos. Assim, cabe às empresas negociarem com os sindicatos as características e formas de implementação dos controles alternativos SERVIÇO EXTERNO Quando o trabalho for executado fora do estabelecimento do empregador, o horário de trabalho constará também de ficha, papeleta ou registro de ponto, que ficará em poder do empregado. Para este caso, também não há modelo oficial para registro, podendo a empresa adotar modelos próprios ou adquiri-los no comércio. Apesar de a legislação não regulamentar de que maneira se deve dar o serviço externo, para justificar o uso da papeleta ou ficha de serviço externo, entendemos que ela deva ser utilizada quando o empregado passa o maior tempo fora do estabelecimento do empregador, havendo inclusive os casos de não retornar ao estabelecimento ao término da jornada. No caso de empregados que executam serviços no perímetro de localização do estabelecimento, em que haja o deslocamento constante de entrada e saída dos mesmos, entendemos que é desnecessária a utilização da ficha ou papeleta. O fato de se utilizar a papeleta ou ficha de serviço externo, não retira a necessidade de se adotar também os controles internos do horário de trabalho. Assim, os empregados deverão utilizar os dois sistemas de controle de horário, salvo aqueles que não compareçam ao estabelecimento no começo e no final da jornada de trabalho. Estes deverão se limitar a utilizar somente a ficha ou papeleta de serviço externo. Como a ficha ou papeleta se constitui em sistema manuscrito, ele deverá ser anotado pelo próprio empregado. A seguir, demonstramos um modelo de ficha de serviço externo que pode ser adquirida no comércio: FASCÍCULO 3.2 COAD 8

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10 EXCLUÍDOS DO CONTROLE DE HORÁRIO Independentemente do número de empregados do estabelecimento, a legislação determina que estão fora do regime do controle de horário, não tendo portanto que assinalar o começo e término da jornada de trabalho, bem como seus intervalos, os seguintes empregados: a) aqueles que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados. Esses empregados não devem ser confundidos com aqueles que se encontram na situação analisada no item anterior, que apesar de executarem serviço externo, estão submetidos a controle de horário pelo empregador. Os empregados para estarem isentos de assinalar o horário de trabalho, deverão trabalhar com total independência, não podendo o empregador efetuar qualquer tipo de controle, nem mesmo através de relatórios de serviço em que o tempo despendido nas tarefas seja mencionado. Assim, se a empresa contrata um vendedor externo, este deverá executar seu trabalho sem obrigação de ter hora para comparecer a empresa nem de relatar a esta como ocupou seu tempo, devendo somente relatar sua produtividade. b) os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para este efeito, os diretores e chefes de departamento ou filial. Se o empregado é chamado a exercer uma função que exige qualidades especiais, como a de gerente, chefe de seção ou outra qualquer, envolvendo maior responsabilidade que a dos demais empregados, diz-se que ele ocupa cargo de confiança. O empregado que exerce cargo de confiança é portador de um elemento a mais no seu contrato de trabalho, pois é merecedor de um tratamento especial por parte do empregador que lhe confiou uma função distinta das executadas pelos demais empregados. Em contrapartida, sua responsabilidade é maior. Assim, os gerentes investidos de poderes de mando e gestão, que são aqueles com poderes para administrar, estipulam sua própria jornada de trabalho. Entretanto para que os empregados fiquem fora do regime de controle de horário, é necessário que o salário do cargo de confiança, compreendendo a gratificação de função, se houver, seja igual ou superior ao salário efetivo acrescido de 40%. Exemplificando, um funcionário do departamento de compras com salário de R$ 700,00 que passa a ocupar o cargo de chefe de departamento, para ficar fora do regime de controle de horário, terá que perceber, no mínimo, a remuneração de R$ 980,00, ou seja, salário mais a gratificação de função no valor de R$ 280,00 (R$ 700,00 x 40%) FALTA DE ASSINALAÇÃO É comum ocorrer que o empregado deixe de assinalar no controle de horário a sua hora de entrada e/ou sua hora de saída. Os motivos para isto podem ser muitos. O empregado pode deixar de marcar o ponto, seja manuscrito ou mecânico, por esquecimento, por chegar atraso e não querer que a chefia tome conhecimento, como também sair mais cedo sem que a chefia saiba. Em todas as situações, o empregado que deixa de assinalar seu horário de trabalho, comete falta grave, passível de punição, sendo que esta não deve ser aplicada com o mesmo rigor em todos os casos. No caso de esquecimento, o empregado deve ser advertido e alertado que a reincidência poderá caracterizar falta grave, ensejando a justa causa, já que a assinalação do horário de trabalho faz parte de suas obrigações contratuais. Com relação aos empregados que agem de má-fé, e não assinalam o horário por atrasos ou saídas antecipadas, estes devem ser advertidos que na repetição do fato serão punidos com a demissão por justa causa. A punição dos empregados deve se limitar as disciplinares, não podendo a empresa deixar de pagar a remuneração referente ao período efetivamente trabalhado, mas que não foi assinalado nos controles de horário QUADRO DE HORÁRIO O horário de trabalho deve constar de quadro organizado, que será afixado em lugar bem visível da empresa. Como não é determinado o lugar específico, a empresa poderá afixá-lo na portaria ou na própria seção de trabalho, tendo o cuidado para que o mesmo não fique obstruído por portas ou estantes MICROEMPRESA O Estatuto da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte estabelece normas relativas ao tratamento diferenciado e simplificado no campo trabalhista. A Microempresa e a Empresa de Pequeno Porte estão dispensadas de manter quadro de horário. Apesar de estarem dispensadas de afixação do Quadro de Horário, os empregados dessas empresas não estão desobrigados das demais normas referentes ao controle de horário de trabalho, analisadas neste Comentário. FASCÍCULO 3.2 COAD 10

11 DISCRIMINAÇÃO DO HORÁRIO O quadro de horário será discriminativo, devendo conter no mínimo o nome de cada empregado, sua função, horário de entrada, de saída e o intervalo para descanso. Para as empresas com um número razoável de empregados, é conveniente que o quadro seja organizado por departamento, seção, ou turma. Este tipo de quadro deve ser alterado sempre que houver demissão, admissão ou transferência de empregado. A seguir, demonstramos o modelo de quadro de horário aprovado pela Portaria 576/41: Dezembro 99 FASCÍCULO 3.2 COAD 11

12 HORÁRIO ÚNICO Se na mesma seção ou turma todos os empregados trabalharem no mesmo horário, a empresa poderá adotar o quadro de horário único. Neste caso não será necessário a discriminação nominal dos empregados, bastando o nome da seção ou turma e o horário de trabalho que os empregados devem cumprir. Como o quadro é de horário único, a empresa não poderá na turma ou seção contratar empregado com horário diferente dos demais. Caso isso ocorra, a empresa terá que utilizar o quadro discriminativo. Abaixo estamos inserindo um modelo de quadro de horário único: Dezembro 99 FASCÍCULO 3.2 COAD 12

13 SUBSTITUIÇÃO PELO CONTROLE DE HORÁRIO As empresas poderão substituir o quadro de horário pelo registro individualizado de controle de horário. Para que haja a substituição, o controle de horário, seja ele manuscrito, mecânico ou eletrônico, deverá conter o horário de entrada e de saída, bem como a pré-assinalação do período de repouso ou alimentação. Assim, para que a empresa deixe de utilizar o quadro de horário, substituindo-o pelo controle de horário individual, ela terá que anotar em cada registro individualizado o horário de trabalho do empregado, independentemente daquele que ele assinala. Exemplificando, se a empresa utiliza o relógio de ponto, no cabeçalho do cartão utilizado por cada empregado, deverá constar de maneira manuscrita ou já impressa, os horários de trabalho do mesmo. No caso do livro de ponto terá que ser utilizada uma página para cada empregado, sendo inserida na referida página o respectivo horário de trabalho. A seguir, demonstramos um modelo de cartão utilizado em relógio de ponto que pode ser utilizado para substituir o quadro de horário: Dezembro 1999 FASCÍCULO 3.2 COAD 13

14 QUADRO DE HORÁRIO DE MENORES O artigo 433 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), determina que a empresa deve afixar, em local visível e com caracteres facilmente legíveis, quadro de horário de trabalho dos menores. A doutrina entende ser redundante esta norma, uma vez que a empresa já é obrigada a elaborar quadro de horário para todos os empregados, não havendo, portanto, sentido em organizar um somente para os empregados menores. Como a lei existe, ela deve ser cumprida. Desta forma, os empregadores que empreguem menores têm de organizar e afixar o quadro de horário de menores. O Ministério do Trabalho e Emprego não estabelece modelo específico de quadro de horário de menores. Como não há modelo específico a empresa poderá adotar o modelo utilizado para os demais empregados. Apesar de a legislação não fazer menção, entendemos que no caso de menores a empresa também poderá substituir o quadro de horário pelo controle individual da jornada de trabalho, da mesma forma como analisamos no item FUNDAMENTAÇÃO LEGAL: Decreto-lei 5.452, de Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), artigos 74 e 433 (DO-U de ); Lei 9.841, de (Informativo 40/99); Portaria 576 SCm, de (DO-U de ); Portaria MTb, de (Informativo 45/95); Portaria MTPS, de (Informativo 46/91). Este fascículo é parte integrante do Manual de Procedimentos do Departamento de Pessoal, produto da COAD que abrange todos os procedimentos do DP. Os fascículos são substituídos a cada alteração na legislação. Por isso, o Manual está sempre atualizado, para tranqüilidade de seus usuários. É fácil obter mais informações sobre o produto completo: Tel.: (0XX21) Fax: coad@coad.com.br Site: FASCÍCULO 3.2 COAD 14