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1 Este material descreve as funções do sistema Genius Fiscal PAF. Como os nossos sistemas são vendidos em famílias - Freedom, Discovery, Evolution, Enterprise, este manual foi então desenvolvido buscando uma visão geral de todas as versões, sendo assim, alguns menus ou opções descritas neste manual poderão não estar disponível para a versão do seu sistema. Qualquer dúvida ou divergência informada neste manual poderá ser comunicada ou esclarecida através do [Digite seu endereço] [Digite seu telefone] [Digite seu endereço de ] MANUAL OPERACIONAL Gensys Genius System Manual Genius Fiscal PAF - Versão Telefone: (71)

2 BEM VINDO! É um grande prazer em tê-lo como nosso cliente. Sua avaliação sobre a qualidade dos nossos produto é fundamental para o aprimoramento da nossa empresa, portanto, não hesite em nos mandar suas sugestões, reclamações, solicitações de novos relatórios e funções, e tudo mais que julgar necessário para facilitar a sua convivência com os Sistemas da Gensys. Para interagir conosco e adquirir novas versões, utilize o nosso site - ou entre em contato conosco para mais informações. ( Vamos definir os tópicos deste Manual Operacional e explicá-los gradativamente, tornando-o uma leitura agradável e simples para que você possa entender tudo sem uso de muitos termos técnicos. E quando nos referirmos a eles, faremos uma descrição do mesmo para sua compreensão e também para acrescentar ainda mais seu vocabulário técnico. Um Grande Abraço, da Equipe da Gensys Genius System 2

3 SUMÁRIO Manual Operacional 1.INSTALAÇÃO Como instalar o sistema Configuração do Banco de Dados Instando o Servidor de Dados Instalando a Estação de Trabalho Configuração do Firewall do Windows Xp Instalando o Vista PRIMEIRO ACESSO Definindo primeira senha de acesso TELA INICIAL Barra de Identificação dos Módulos e suas Tabelas Funções Gerais Mensegen Fliper FUNÇÕES BÁSICAS DE UTILIZAÇÃO TABELAS Clientes Fornecedor Vendedor Empresa Forma de Pagamento Dólar Estados Cidades RELATÓRIO Configuração Configurando Empresa Padrão Configuração número do caixa Replicação/ Caixa OFF Direitos Arquivar Ativar Capturar Sincronizar Sped Fiscal FTP Log Rede Backup Restaura Usuário SQL Comandos Importar arquivo TXT Carga de Dados Sintegra

4 1. INSTALAÇÃO Manual Operacional 1.1 COMO INSTALAR O SISTEMA Confira a seguir o procedimento para realizar a instalação e a configuração do seu sistema. Execute o programa de instalação que poderá ser baixado pelo site na aba download onde estão disponíveis as opções: cursos audiovisuais, versões atuais, versões anteriores, versões homologadas, utilitários, versões beta teste e manuais. Selecione a opção versões atuais. Aparecerá uma tela para inserir o CNPJ da sua empresa e o passaporte que será dado, clique no botão entrar. Na tela versões atuais o site disponibiliza todas as versões do sistema Gensys, faça a escolha desejada, clique na opção download. Logo após surgirá a tela para a confirmação, clique em download. Após a conclusão do download com o arquivo executável, poderá executar a instalação. 4

5 Você poderá também executar a instalação do sistema da Gensys através do CD do kit de instalação. Abrirá a tela para executar o sistema, clique em executar em seguida abrirá a tela de boas-vindas. Clique em NEXT >, para iniciar o processo de instalação do sistema. A tela seguinte informa a versão que está sendo instalada, clique em NEXT >. A tela de contrato de licença de uso irá aparecer, deverá ler e confirmar que aceita os termos do contrato. Será necessário habilitar a opção I accept the terms in the license a greement, clicando em NEXT >. Feito isso o botão NEXT> ficará habilitado, e você poderá clicar nele para continuar a instalação. Aparecerá então a tela para que o usuário indique a pasta onde deseja instalar o Genius Fiscal PAF, clicando em CHANGE, por padrão a pasta selecionada é C:\GENIUS, mais poderá criar uma nova pasta clicando na pasta amarela sinalizada renomeando a pasta, ou selecionar uma pasta já criada na unidade C:\, logo após clique em ok. Um detalhe importante é que o banco de dados não fica instalado na pasta Genius e sim no caminho C:\MySQL, que é a pasta padrão de instalação do MySQL. 5

6 Após determinar em qual pasta deseja instalar o sistema clique em Next >. Logo após clique no ícone NEXT > surgirá a tela de instalação personalizada, clique em NEXT >. A instalação se encarregará de criar os arquivos necessários para a execução do sistema. Para concluir a instalação clique em Finish. Após executar a instalação, o sistema cria na sua área de trabalho o atalho para acesso ao sistema Genius Fiscal PAF. Para executá-lo basta dá um duplo clique sobre o ícone. No primeiro acesso o sistema fará a criação do banco de dados. 1.2 CONFIGURAÇÃO DO BANCO DE DADOS No primeiro acesso ao sistema Genius Fiscal PAF, é necessária a configuração do banco de dados definindo servidor e estações. Para configurar a máquina como servidor de dados é importante saber o que isso significa. 6

7 Servidor Genius: Entende-se como servidor, o computador em que o banco de dados ficará armazenado, ele é, portanto, o principal computador e onde o Genius Fiscal PAF deverá ser instalado primeiro. Os seus cadastros e lançamentos ficarão armazenados neste computador, sendo assim, os demais computadores só funcionarão (só irão acessar o Genius Fiscal PAF) se o computador servidor estiver ligado e com o MySQL (banco de dados) funcionando. 1.3 INSTALANDO O SERVIDOR DE DADOS Para instalar o sistema como servidor do Genius Fiscal PAF em rede, responda as perguntas da seguinte forma: Em seguida clique no botão gravar. O processo de instalação do servidor estará concluído. Se você estiver utilizando algum FIREWALL (como por exemplo, o do Windows XP SP2) será preciso adicionar a porta 3306 para que os demais computadores da rede consigam conectar ao banco de dados. OBS: Mesmo que só exista um computador ele deverá ser considerado como o SERVIDOR. 1.4 INSTALANDO UMA ESTAÇÃO DE TRABALHO Para instalar o programa como estação, responda a pergunta da seguinte forma: Em seguida clique no botão gravar. 7

8 1.5 CONFIGURAÇÃO DO FIREWALL DO WINDOWS XP Vá ao menu Iniciar, Configurações, Painel de Controle e localize Firewall do Windows. Clique em Exceções, Adicionar Porta, Informe Nome = Genius e Número da Porta = 3306 e o tipo de conexão = TCP, pressione OK para confirmar as informações. Pronto! Seu servidor está configurado e os demais computadores a partir de agora poderão acessar o banco de dados do sistema. 1.6 INSTALANDO O SISTEMA NO WINDOWS VISTA O procedimento no Windows Vista é o mesmo utilizado no Windows XP, é necessária a adição da porta 3306 no firewall do Windows. No entanto, algumas versões desse sistema operacional não possibilitam a abertura do gerenciador do banco de dados MySql. Caso apresente a tela a seguir clique em Desbloquear. 8

9 Além de desbloquear o serviço do Mysql, caso tenha dificuldades para abrir o sistema modifique as propriedades do arquivo executável do sistema clicando o botão direito do mouse sobre o arquivo GeniusPAF.exe que fica localizado em C:\Genius 2. PRIMEIRO ACESSO AO SISTEMA 2.1 DEFININDO PRIMEIRA SENHA DE ACESSO Ao acessar o sistema pela primeira vez será apresentada a tela de boas vindas: Na próxima tela será definido o primeiro usuário do sistema. Memorize esse usuário e senha, pois esse será o usuário com acesso completo a todas as funções do sistema e este também definirá os próximos usuários e senhas que terão acesso ao sistema. Nessa tela é possível mudar a senha e configurar do usuário. Essas operações também podem ser feitas através de Utilitários / Direitos. Tela para mudar a senha Tela pra mudar a senha Tela pra mudar o 9

10 3. TELA INICIAL A seguir detalharemos a tela inicial do sistema. 3.1 BARRA DE IDENTIFICAÇÃO DOS MÓDULOS E TABELAS Nessa barra estão disponíveis todos os módulos e tabelas, no primeiro acesso são disponibilizados todos os módulos do sistema Genius Fiscal PAF. Encontra-se também na tela inicial o Menu PAF-ECF, clicando no símbolo, abrirá a tela do menu fiscal. É no menu fiscal que geramos arquivos e emitimos os relatórios relacionados ao PAF-ECF. cada módulo tem o seu menu fiscal na tela principal: LX - para comandar a impressão da Leitura X. 10

11 LMFC - para comandar a Leitura da Memória Fiscal Completa, com seleção por período de data e por intervalo de CRZ. LMFS - para comandar a Leitura da Memória Fiscal Simplificada, com seleção por período de data e por intervalo de CRZ. Espelho MFD - para gerar arquivo eletrônico da Memória de Fita Detalhe, no formato de espelho dos documentos nela contidos, com possibilidade de seleção por período de data e por intervalo de COO. Arq. MFD - para gerar arquivo eletrônico da Memória de Fita Detalhe conforme leiaute estabelecido no Ato COTEPE/ICMS 17/04 com possibilidade de seleção por período de data e por intervalo de COO. Tab. Prod. - para gerar os arquivos eletrônicos dos produtos cadastrados no sistema. Estoque - para gerar arquivo eletrônico com duas subcategorias ESTOQUE TOTAL e ESTOQUE PARCIAL. Movimento por ECF - para gerar o arquivo eletrônico com possibilidade de seleção por período de data e por ECF. Meios de Pagto.- para comandar a impressão do Relatório Gerencial. DAV Emitidos- para comandar a impressão do Relatório Gerencial de DAVs emitidos e a geração do arquivo eletrônico. Encerrantes - para gerar o arquivo eletrônico com possibilidade de seleção por período de data, no caso de PAF-ECF para estabelecimento revendedor varejista de combustível automotivo. Transf. Mesas - para comandar a impressão do Relatório Gerencial de transf. mesas, no caso de PAF-ECF para restaurantes, bares e estabelecimentos similares. Mesas Abertas - para comandar a impressão do Relatório Gerencial de mesas abertas, no caso de PAF- ECF para restaurantes, bares e estabelecimentos similares. Identificação do PAF-ECF - para comandar a impressão do Relatório Gerencial de identificação do PAF- ECF. Abastecimentos Pendentes - para comandar a impressão do Relatório Gerencial de abastecimentos pendentes, no caso de PAF-ECF para estabelecimento revendedor varejista de combustível automotivo. Vendas do Período - para gerar arquivo eletrônico das operações de saída e das prestações praticadas. Tab. Índice Técnico Produção - para gerar arquivo eletrônico da tabela, quando for utilizada para atualização do banco de dados de estoque. No caso de PAF-ECF, destinado ao uso por estabelecimentos de prestação de serviço de transporte ou que comercializem apenas mercadorias adquiridas de terceiros e não possua função de baixa de estoque, utilizando índices técnicos de produção. Parâmetros de Configuração - para emitir Relatório Gerencial pelo ECF contendo a configuração programada no PAF-ECF em execução para os parâmetros de configuração previstos nesta especificação. 3.2 FUNÇÕES GERAIS Barra de ferramenta com algumas funcionalidades que o sistema disponibiliza para os clientes. Telefone - Disponibiliza os telefones de contato da Gensys Genius System. 11

12 Ponto - Ferramenta para controle de horas, definida por funcionário. Nele deve ser registrada a entrada e a saída da empresa, a saída e retorno do almoço. Uma vez registrado o horário não é possível alterá-lo, a não ser através de um ajuste de horário na administração do ponto, em acesso completo. Manual Operacional Oficializar tela para realizar a liberação do sistema. Caso a máquina esteja conectada na internet, na primeira tela informe a família, o módulo, CNPJ ou CPF registrado na Gensys e em seguida o passaporte. Este passaporte é sua chave de acesso para conseguir senha de Oficialização. Se for a primeira vez que usa a oficialização automática o sistema aceitará o que for inserido no passaporte como sendo a chave e doravante esse será seu passaporte. Use um passaporte de fácil memorização com até 10 dígitos de tamanho, apenas números. Para um mesmo CNPJ será sempre o mesmo passaporte, portanto todos os módulos e máquinas da mesma empresa usarão um único passaporte. Caso não possua internet, utilize a oficialização manual, a chave de oficialização poderá ser adquirida através do nosso site no seguinte endereço: ou através do sistema automático GHI (em desenvolvimento) ou pelo número através do nosso tele suporte. Oficialização automática Oficialização manual Fliper Messenger - Sistema de comunicação dos usuários do Gensys. Disponibiliza o envio de mensagens em tempo real ou offline. Permite o envio de mensagens para vários usuários ao mesmo tempo. 12

13 Agenda - Na agenda você irá localizar rapidamente os dados básicos das tabelas de cliente, fornecedor, funcionário, cliente potencial, indicador e parceiros comercias; Constando o endereço, telefones e . Na Agenda é permitido fazer alteração dos dados desde que seja definida em direitos a possibilidade deste procedimento. No entanto exclusões e inclusões só devem ser realizadas nas respectivas tabelas. Só é possível inclui/excluir diretamente na Agenda Telefônica os Parceiros Comerciais. Visita Calendário para registro de visitas dos funcionários. Mestre - Curso multimídia. Neste curso áudio visual é possível tirar dúvidas acompanhando os procedimentos que são realizados com áudio e imagem. Komunik Tela de Comunicação interna da empresa onde são feitos o registro de atividades, separadas por setor. Pode ser acompanhado cada atividade, responsabilizar ou capturar os atendimentos dos demais usuários. 13

14 Direitos autorais Em direitos autorais mostrará o nome do desenvolvedor do software, no caso Sr. Roberto Couto. Onde a cópia ilegal acarretará em penas judiciais. Informações das famílias os nossos sistemas são vendidos em famílias: Freedom, Discovery, Evolution e Enterprise. Nessa opção são discriminadas quais as funções que estão disponíveis em cada família. Na primeira aba observe a divisão das famílias como uma tabela, na segunda aba todas as famílias e depois cada família individualmente. Help - Função básica do sistema, ajuda na utilização dos sistemas. Internet Se a máquina disponibilizar internet, esse web browser poderá ser utilizado para acesso à internet, com páginas fixas configuráveis pelo usuário. 14

15 Info Data e hora estará sempre sincronizada com o horário do seu computador. Versão do sistema os sistemas da Gensys são atualizados constantemente com melhorias e correções, por isso o número da versão é indicado na tela inicial Número do IP identificação do IP local ou do Servidor Nome do usuário nome do usuário que estiver logado no sistema. Número serial número de identificação da sua máquina, utilizado para oficialização do sistema. Anote esse número, pois precisará dele caso a máquina apresente algum defeito e precise reinstalar o sistema. Oficial, Demonstrativo, Bloqueado legenda identificando os cadeados apresentados na barra de identificação dos módulos e suas tabelas. Se o cadeado estiver verde significa que o sistema está liberado para uso, cadeado azul indica que o sistema ainda está em fase de testes, cadeado vermelho o sistema está bloqueado para uso, caso tenha adquirido o módulo, deverá fazer a oficialização do sistema, disponível nas funções gerais. Acesso - O ícone de acesso é onde o usuário deve identificar-se antes de executar qualquer ação no sistema. Observe que em UTILITARIOS-DIREITOS o perfil do usuário pode ser definido com as limitações e permissividades por usuário e senha. Assim, automaticamente quando o usuário acessar o sistema com a senha, os direitos já lhes serão definidos. Sempre que se ausentar da frente da máquina, clique neste ícone para que sejam desabilitadas todas as funções do sistema. 3.3 FLIPER MESSENGER Nesta tela será possível se comunicar com vários usuários logados no sistema da sua empresa. Basta clicar no usuário ao qual deseja enviar uma mensagem, na tela do fliper escreva a mensagem e clique no ícone enviar. Poderá distribuir a mensagem para vários usuários clicando em distribuir habilitando os nomes desejados. 15

16 4. FUNÇÕES BÁSICAS DE UTILIZAÇÃO Tem a função de localizar registros em tela. Para localizar, clique no ícone CONSULTA, selecione a informação que deseja pesquisar, clique em siga. A informação digitada precisa coincidir com a registrada no banco de dados. - Tem a função de cancelar a última ação feita no sistema, só registra o cancelamento antes que seja acionado o ícone Salvar. - Tem a função de atualizar os dados da tela ativa. Caso trabalhe com o sistema em rede em outro usuário faça alguma modificação nos dados, esse ícone deverá ser utilizado para atualização dos dados na tela. - Tem a função de salvar novos registros ou alterações dos registros já existentes. - Ícone utilizado para sair de determinada tela ou sair completamente - O botão Excluir (DEL / DELETE), serve para eliminar completamente do banco de dados do sistema, o registro que estiver selecionado na listagem pesquisada. Excluir significa remover fisicamente um registro do Banco de dados e uma vez executado este comando a reversão não é mais possível, apenas com a restauração do backup. Normalmente o sistema pergunta se realmente o usuário tem certeza se quer excluir antes de executar a função (informação definida em configuração). Você pode definir em direitos do usuário se o usuário pode ou não executar a função de excluir. Não é recomendada a exclusão de itens que possuam movimentação vinculada. - Esse ícone permite filtrar registro por opções mais específicas, com mais detalhes, maiores informações. Clique no ícone filtro, selecione a informação que deseja pesquisar. Todos os campos podem ser utilizados para localização de registros. Na abertura das telas, o sistema realiza um filtro automático, para visualizar todos os dados, clique o filtro e em seguida no ícone cancelar. Esse ícone é apresentado com cores diferentes, vermelho quando não utilizado e verde quando ativado. - O botão Incluir (INS / INSERT), irá criar um novo registro de cadastro (EM DESTAQUE AMARELO), onde deve inserir novos dados e informações no sistema. - Disponibiliza listagens para impressões. Apresenta os dados que estão na tela onde está localizado. Se antes de imprimir uma listagem o usuário realizar um filtro, apenas os dados filtrados irão aparecer na impressão. Para determinar a ordem dos dados impressos, clique sob a coluna que deseja ordenar. 16

17 5. TABELAS Na aba TABELAS estão localizados os ícones de clientes, fornecedor, vendedor, empresa, forma de pagamento, dólar, estados e cidades. Nestes ícones é possível cadastrar, consultar informações diversas, excluir uma informação já cadastrada, além de alterar um registro. Para ter êxito na utilização do programa Genius é necessário que haja um prévio cadastro das informações localizadas nesta aba. 5.1 CLIENTES Na tabela de clientes podemos cadastrar, consultar dados e montar diversas listagens e mala direta. Poderá ser utilizado na agenda do sistema para prévia consulta de dados. Para o cadastro de clientes, clique no ícone incluir. Surgirá um campo em branco abaixo, preencha os campos: nome da empresa teclando o F3, nome fantasia, razão social, nome contato e atividade. Como se pode ver na aba DADOS COMPLEMENTARES, será preenche todos os dados pessoais do cliente, no campo extra1configure e extra2configure, poderá alterar a sua nomenclatura na tela de configuração para descrição de dados ao qual ficará a critério da sua empresa para melhor aproveitamento de sua utilização. 17

18 Na aba ENDEREÇO informa o local onde o cliente reside e a localização onde será cobrado o valor dos serviços prestados. No campo CEP, estando cadastrado automaticamente aparecerá o endereço do cliente. Na aba CONDIÇÕES COMERCIAIS estão disponíveis os campos multa por atraso, juros, limite de crédito, vencimento, estado civil, indicação, forma de pagamento, vendedor indicação e o dia de vencimento dentre outras. Na aba CONTATOS, no campo setor, clicando o F3 abrirá uma janela mostrando uma lista com os setores, clicando na opção desejada. Caso não tenha na lista o setor, na tela de setor no campo descrição com o fundo amarelo insere o nome desejado e clique na opção aceite que aparecerá na aba contatos. No ícone lista de gerá arquivo txt com os links de dos clientes que estão cadastrados. Na aba ANÁLISE DE CRÉDITO, são dados ligados a situação do cliente na empresa ao qual está vinculado para análise de aprovação para liberação do crédito. Nesta tela estão todos os dados cadastrados dos clientes, no campo abaixo sinalizado com círculo vermelho teclando o F3 abrirá a tela que está ao lado com as listas de opções de atividades possíveis do cliente para o 18

19 preenchimento do campo. Podendo dá um clique nas opções da lista, ou descrever a atividade caso não seja fácil a sua visualização. EX.: No espaço atividades de cor amarelo poderá digitar a palavra toda ou a sua inicial que o sistema faz uma busca automaticamente, logo após dê um clique no ícone enter para o preenchimento com a informação escolhida. Caso não seja encontrada a atividade ao qual fez a busca, basta digitá-la no campo amarelo em atividades e clicar no ícone ACEITO. Para cadastrar uma nova atividade na lista, basta dá um clique no ícone ATIVIDADE, abrirá a tela atividade de clientes, dando um clique no ícone INS (inserir/incluir), digite a atividade necessária para o banco de dados da empresa, logo após clique no ícone salvar. Caso queira fazer uma busca na tela de cadastro de clientes, onde, por exemplo, tenha 100 (cem) no banco de dados e só aparece 1 (um) na tela, clique em FILTRAR e depois no ícone CANCELAR, aparecerão todos que estão armazenados no banco de dados do sistema. Caso queira visualizar as informações somente de um cliente, basta clicar no ícone filtrar para visualização desejada. Podendo FILTRAR de acordo com as informações desejadas, somente pelo nome fantasia, razão social, atividade ou demais campos, para utilizar mais de um campo é necessário que as informações sejam verdadeiras, pois caso sendo uma falsa não encontrará o dado buscado para sua visualização. 5.2 FORNECEDOR Tabela de fornecedores podemos cadastrar, consultar dados, listagens, mala direta e lista de s. Poderá ser utilizado na agenda do sistema para prévia consulta de dados. Para o cadastro de fornecedores, clique no ícone incluir. Surgirá um campo em branco abaixo preencha os campos: nome da empresa teclando o F3, nome fantasia, razão social, nome do contato, desconto e atividade. 19

20 Na aba COMPLEMENTO preencha os campos como CNPJ (pessoa jurídica) ou CPF (pessoa física), informando o nome da fundação, telefones, inscrição estadual, , endereço e um campo para observação. Em CONDIÇÕES COMERCIAIS poderá estabelecer dias para o pagamento a prazo, informando os dados bancários. 5.3 VENDEDOR Para o cadastro de funcionários, clique no ícone incluir. Surgirá um campo em branco abaixo preencha os campos: nome da empresa teclando o F3, nome do funcionário, CTPS, apelido, porcentagem de comissão assim a comissão do vendedor será automática, quando o mesmo efetivar a venda o % de comissão será lançado, comissão fixa e fone residencial. Poderá também incluir a imagem do funcionário, clicando no espaço branco jpg e informar o caminho na tela onde está armazenada. Na aba COMPLEMENTO preencha os campos: admissão, identidade, CPF, nascimento, profissão, endereço, bairro, telefones, CEP, cidade, estado, zona, , demissão, quando o funcionário for demitido deverá ser informado a data de demissão, a partir desse registro o sistema não apresentará o nome desse funcionário para as próximas movimentações, situação física, último periódico, setor/departamento, férias início e fim, agenda visita e dados bancários. 20

21 Na aba PONTO ELETRÔNICO, poderá registrar o ponto do funcionário informando os dias a serem trabalhados com os seus respectivos horários.(como vemos ao lado. 5.4 EMPRESA Tabela de cadastro de empresas, essa tabela só deve ser utilizada para ativar o modo multiempresa, para que possa ser controlada mais de uma empresa do grupo no sistema Matriz / Filiais. Essa tabela foi criada para permitir que o sistema possa gerenciar todas as empresas do seu grupo. Informe nessa tabela o nome de todas as empresas. Logo após a inclusão aparecerá automaticamente em todas as telas necessárias o campo empresa, que passa a ser de preenchimento obrigatório. Poderá ser determinada também nos direitos de cada usuário do sistema, qual a empresa visualizada por ele. Os dados dessa tabela também serão utilizados na geração do arquivo Sintegra, portanto, se sua empresa é obrigada a enviar esse arquivo preencha corretamente todos os dados solicitados. Clique no botão incluir, abrirá um espaço em branco, preencha todos os dados necessários e depois clique em salvar. Aqui nessa tabela, você pode preencher os dados específicos de cada empresa, preenchendo as abas: Logomarca, Fiscal, Nota Eletrônica, Dados para o Sintegra DMS, Complemento venda, Sped Fiscal. 21

22 5.5 FORMA DE PAGAMENTO A tabela de formas de pagamento é destinada ao registro de todas as formas de pagamento utilizadas pela empresa, tanto pagamento aos fornecedores, como recebendo dos seus clientes. Quando necessário, preencha taxas, tarifas e percentuais das administradoras dos cartões. Para cada forma de pagamento também poderá ser atribuída a conta corrente que está vinculada, o código relacionado à impressora fiscal, a rede do cartão, caso utilize o TEF. Quando o sistema estiver configurado para funcionamento em rede, esta tabela fica local em cada micro, ou seja, não compartilha esta informação com outras máquinas. 5.6 DÓLAR Tabela utilizada para conversão para o dólar. Todo o cadastro de estoque ficará registrado com o preço de venda em dólar e no momento da venda da mercadoria o sistema converte o valor para a moeda brasileira R$. Para utilização dessa tabela, deverá ser habilitada a opção na Configuração do sistema. 5.7 ESTADOS Tabela onde deverá ser definido o ICMS de entrada e saída de cada estado, bem como ICMS Substituição, Margem de Lucro Presumido e MVA, podendo estes dados ser definidos no próprio cadastro da mercadoria. 22

23 5.8 CIDADES Tabela onde deverão ser cadastradas as cidades com os seus referidos códigos municipais, essa informação é muito importante no lançamento da Nota Fiscal Eletrônica, onde o sistema busca o código da cidade no registro do cliente ao qual a nota será lançada. 6. RELATÓRIO É na aba Relatório que encontramos os recursos necessários para configuração do sistema, direitos do usuário, arquivar e ativar, capturar, sincronizar, gerar o Sped Fiscal, FTP, Log, Rede, Backup, Restaura, Usuários, SQL, Importar TXT, Carga de dados e geração do Sintegra. Abaixo detalharemos cada um. 6.1 CONFIGURAÇÃO A configuração do sistema centraliza a personalização de todos os módulos da Gensys. Para acessar a tela de configuração global, clique na aba Relatório > Config. A configuração é separada entre local e rede. Essa identificação poderá ser notada pelas opções laterais (Geral Rede / Micro Local) ou pela cor do campo a ser alterado, azul escuro, a alteração interfere em todos os sistemas da rede e verde a alteração é feita apenas para máquina local. GERAL REDE É o caso, por exemplo, das configurações do módulo Frente de Caixa. Nessa opção o usuário poderá informar qual será a metodologia utilizada para trabalhar no caixa e no balcão. 23

24 MICRO LOCAL A configuração realizada na opção micro local, a alteração é feita apenas para máquina local Configurando Empresa padrão: Nas configurações locais, que deverão ser feitas em cada máquina, para quem utiliza o sistema como multiempresa, é necessário preencher o campo empresa padrão, selecionando a empresa que será utilizada no cadastro de Estoque Configurando número de caixa: É obrigatório definir o número do caixa para realizar transações nas abas: Frente de caixa > caixa /balcão/expedição; Estoque>movimento; Financeiro> Contas a pagar/pagas/receber/recebida/perdido/com pagar/com pagas Gourmet> Atendimento/Fast food/balcão/delivery Ouro Negro> Caixa/ Entrada /Vendas Akura>Caixa Ótica> Caixa Serviço> Atendimento Para configurar o caixa vá em Relatório>config> micro local>empresa padrão>preencher número da máquina, é importante não repetir essa informação em outro caixa, pois esse conteúdo é local e a repetição certamente causará problemas na unificação dos dados no servidor. 24

25 6.1.3 Replicação: Configuração caixa OFF A estação que fará a replicação deverá ter os seus dados igualados com o servidor. Configurar em relatório>config>replicação: A) clicar no botão incluir, B) preencher o número do ip: do servidor login: o usuário do mysql root senha: deixar em branco data base - o nome da pasta que você está utilizando. Salvar! Na máquina que será o servidor, não será necessário fazer nenhuma configuração, as configurações serão realizadas apenas na máquina que será estação. Cada máquina que será estação deverá ter o número de caixa diferente. Para configurar o caixa vá em relatório>config> micro local>empresa padrão>preencher número da máquina, é importante não repetir essa informação em outro caixa, pois esse conteúdo é local e a repetição certamente causará problemas na unificação dos dados no servidor. 25

26 Após a configuração, na tela do caixa e balcão mostrará quando a estação estará ON ou OFF. Na tela do balcão ficará exibido o botão ON ou OFF ao lado do nome do usuário. Na tela do caixa, será preciso clicar no botão info, para que abra a tela de informação, lá exibirá que o caixa está ON ou OFF. Quando o sistema estiver trabalhando com caixa OFF, o botão ficará vermelho, mostrando que está trabalhando OFF Line. 26

27 Quando o sistema voltar a ficar ON, o sinal ficará verde e todos os seus dados automaticamente serão replicados para o servidor. 6.2 DIREITOS A tela de direitos é utilizada para cadastramento dos usuários que irão utilizar o sistema. Para realizar este procedimento, clique no botão incluir para o cadastramento do novo usuário, é nessa tela que cadastramos também a senha que o usuário irá utilizar para logar no sistema, caso o funcionário já estiver cadastrado na tabela de vendedor, ele irá aparecer na tabela de direitos, não sendo necessário cadastrar novamente, apenas cadastre a senha que ele irá utilizar. Clique na aba usuários e direito, selecione o tipo de usuário (supervisor ou normal), usuário (nome do funcionário), senha (digitar a senha que será utilizada para logar no sistema) clique em salvar. Nessa aba pode-se definir o perfil do funcionário, se terá direito a todas as permissões do sistema, algumas ou a nenhuma. Esta tela mostra as caixinhas com marcações sinalizando as permissões no sistema. Para direito a tudo ou nenhum é só clicar nos botões específicos. 27

28 6.3 ARQUIVAR Separa as informações do movimento ativo do sistema, isto é, determina-se um período e os dados para ser enviados para um arquivo histórico, uma espécie de arquivo morto que poderá ser consultado a qualquer momento através do ícone. 6.4 ATIVAR Retorna os dados que foram enviados pelo utilitário Arquivar para o movimento Ativo. Não é necessário determinar todo o período arquivado, podendo ser especificado apenas o período e os dados que deseja ativar do banco de dados. 6.5 CAPTURAR Captura de dados de arquivos zipados do backup. Permite a integração de dados do backup sem remover os dados atuais utilizados. Para a captura é necessário que os arquivos estejam gravados em C:\Genius\Internet\Local. Antes de realizar a captura, determine a empresa, período e dados a serem capturados. 6.6 SINCRONIZAR Nesta tela será possível visualizar a sincronização do banco de dados da sua empresa e visualiza também a sincronização da estação com o servidor. 28

29 6.7 SPED FISCAL A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped. Verificar no módulo específico o passo a passo de como gerar o Sped Fiscal. 6.8 FTP Envio / Recebimento de arquivos de movimentação disponibilizados numa área de FTP. Utilizado somente em caso de ativação da multi-empresa. Executa a troca dos dados entre matriz e filiais. 6.9 LOG O Log é a relação das atividades que cada usuário executou no sistema. Nem todas as operações são registradas, apenas as que são consideradas importantes ou por solicitação de clientes foram ativadas. Cada mês é criado um arquivo com log específicos, por exemplo, Lg072009, representando o log de julho de Quando desejar visualizar o que foi registrado no log, primeiro informe o período, ou os demais campos que desejar e filtrar. Na próxima tela poderá ser visualizado o sistema, data, operação, usuários e descrição detalhada da atividade realizada REDE Contém as informações de rede, onde é identificado se o sistema nessa máquina será o servidor dos dados ou uma estação de trabalho. 29

30 6.11 BACKUP Realiza o backup dos dados armazenados no sistema, isto é, copia todas as tabelas utilizadas no sistema até o momento compactando com a extensão.zip. O backup pode ser feito em uma pasta indicada no sistema C:\Genius\Backup\ , esta última pasta é criada diariamente representando o ano, mês e dia da gravação dos arquivos. Ou ainda em uma pasta ou diretório a escolha do usuário. Indicamos que no momento em que estiver realizando o backup, o servidor não esteja sendo utilizado na rede pelas estações de trabalho. O backup do sistema só é válido se for feito no servidor, pois nele estão concentrados todos os dados do sistema. O backup realizado nas estações de trabalho grava apenas configurações e arquivos locais. O sistema também poderá ser configurado para realizar um backup automático cada vez que for encerrado ou ainda poderá ser programado um horário para a sua realização na configuração do sistema. A Gensys recomenda que seja feito um backup fora do micro servidor, em CD ou qualquer outra mídia confiável. DICA IMPORTANTE SOBRE O BACKUP Todo banco de dados é uma estrutura frágil, a perda de índices que organizam seus dados no banco poderá ser corrompida caso ocorra um desligamento acidental ou queda de energia. Por isso é importante manter a segurança das suas informações, faça backup regularmente e se possível adquira um no-break para o computador SERVIDOR, isso evita problemas de funcionamento do sistema e também perda de dados RESTAURA Realiza a restauração da cópia de uma ou várias tabelas do sistema. Somente podem ser restaurados os dados na máquina Servidor e nenhum usuário pode estar logado ao sistema. Esse processo substitui o arquivo atual pelo arquivo do backup, ou seja, se for restaurado um período anterior ao utilizado, será perdido todos os dados posteriores a data solicitada, sendo necessário a inserção dos dados. 30

31 6.13 USUÁRIOS Nessa opção fica disponível o nome de todos os usuários que utilizam ou utilizaram o sistema em algum momento SQL COMANDOS Função que permite uma modificação direta no banco de dados. Recomendamos que essa opção seja executada com orientação do suporte técnico da Gensys! 6.15 IMPORTAR ARQUIVO TXT Importa arquivos em formado TXT para o sistema. É preciso fazer prévia configuração para que a importação funcione,vá em Relatório>conf>importar TXT e selecione o que deseja importar. O arquivo deve está disponível na pasta TXT da pasta Genius. Feita as devidas configurações, clique no botão Importar Arquivo TXT, selecione o arquivo que deseja importar e clique em siga. 31

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