Controle do Fluxo de Caixa

Transcrição

1 Controle do Fluxo de Caixa

2 Isso é para mim? Se ocê tem uma empresa e tem uma conta bancária precisa se preocupar com isso. Até mesmo a conta corrente de pessoas físicas tem olumes consideráeis de moimento. São entradas e saídas das mais diersas origens, e controlar tudo não é uma tarefa fácil. Existem débitos automáticos, tarifas de todos os tipos, pagamentos e recebimentos que precisam ser conferidos, classificados e analisados. Qual o níel de controle preciso ter? Controlar o caixa de uma empresa significa ter conhecimento do significado de cada entrada ou saída de caixa. Tudo que se recebe ou se paga precisa ser conciliado (conciliação bancária). Nenhum controle faz sentido se a informação que se quer controlar não foi conciliada com o banco (extrato bancário). A conciliação bancária é o fundamento do controle de gestão de toda empresa. Obiamente sair dinheiro da conta sem que se saiba do que se trata não faz sentido em nenhum controle financeiro. Uma ez que todo o moimento de entrada e saída da empresa foi conciliado, ou seja, tem-se certeza de que cada pagamento ou cada recebimento tem sua origem e alidade comproada, é preciso classificar todo esse moimento em centros de custos, tipos de despesas e/ou grupos de despesas. Se isso não for feito adequadamente não é possíel aaliar os níeis de gastos e estabelecer metas para corrigir os rumos do negócio.

3 Veja a diferença das isões abaixo. Qual das duas ocê acha que é a mais adequada para a gestão dos negócios? Colunas1 Valor R$ Entradas de Caixa 3.672,19 Saídas de Caixa ,44 Resultado 1.517,75 Exemplo 1 Conta Tipo Descrição Valor em R$ % 01 S Recebimentos 3.672,19 100% A Notas Fiscais 3.672,19 100% 02 S Impostos Diretos -189,00-5,1% A ISS -47,03-1,3% 04 S TOTAL DAS DESPESAS ,44-44,1% S Despesas Administratias -730,44-19,9% A Seriços Terceirizados -730,44-19,9% 05 S Despesas Comerciais -890,00-24,2% A Salários Comerciais -890,00-24,2% 06 S Resultado Financeiro -345,00-9,4% A Despesa Financeira -345,00-9,4% 99 S RESULTADO FINAL 1.517,75 41% Exemplo 2 Você não está sozinho É possíel comparar o seu negócio com outros negócios semelhantes, discutir com outras empresas e outros financistas e definir metas percentuais para custos e despesas. Por exemplo, gastar 24% da entrada de caixa com despesas comerciais faz sentido? Empresas semelhantes no Mercado gastam isso? Qual é minha despesa financeira ideal? Estou melhorando ou piorando? Outro exemplo, minhas despesas com imóeis do primeiro semestre desse ano foram maiores se comparadas com o mesmo período do ano anterior? É preciso ter controle sobre isso!

4 Diferença entre custos e despesas Mas como criar esse níel de controle? O detalhamento de todas as saídas de caixa como imos anteriormente é fundamental. A melhor forma de fazer isso é indicando uma conta contábil ou centro de custo, para que possamos analisar os gastos agrupados por tipo, por exemplo: despesas comerciais, ou despesas de marketing. Entretanto, somente isso não é suficiente para uma correta gestão da empresa. É preciso separar ainda os gastos em grupos denominados CUSTOS e DESPESAS. Os custos são os gastos inerentes a operação do negócio, aquilo que se precisa para entregar produtos e seriços e aqueles gastos que conseguimos alocar diretamente a cada produto ou seriço endido. Por exemplo, a embalagem de um produto é custo. Um prestador de seriços que atende o cliente diretamente é custo. Custos são salários, insumos, e quaisquer gastos necessários para a entrega de produtos e seriços. Já as despesas não podemos associá-las diretamente aos produtos ou seriços prestados, ou isso é um tanto difícil. Por exemplo, contabilidade, recepção, brindes, eentos, departamento financeiro, são despesas. Tarifas bancárias, juros, multas, são despesas financeiras. Veja no exemplo abaixo como é importante a separação de custos e despesas. COM SEPARAÇÃO DE CUSTOS Conta Descrição Valor em R$ 01 Recebimentos 5.900, Notas Fiscais 5.900,00 02 Impostos Diretos -47, ISS -47,03 03 TOTAL DOS CUSTOS 3.950,00-67% Custos com Salários , Salários Seriços ,00 04 TOTAL DAS DESPESAS ,00-26% Despesas Administratias -640, Salários -640,00 05 Despesas Comerciais -890, Salários Comercial -890,00 06 RESULTADO FINANCEIRO -450,00-8% Despesa Financeira -450,00 99 RESULTADO FINAL -77,03 Exemplo 1 SEM SEPARAÇÃO DE CUSTOS Conta Descrição Valor em R$ 01 Recebimentos 5.900, Notas Fiscais 5.900,00 02 Impostos Diretos -47, ISS -47,03 03 TOTAL DOS CUSTOS 0, Custos com Salários 0, Salários Seriços 0,00 04 TOTAL DAS DESPESAS ,00-93% Despesas Administratias , Salários ,00 05 Despesas Comerciais -890, Salários Comercial -890,00 06 RESULTADO FINANCEIRO -450,00-8% Despesa Financeira -450,00 99 RESULTADO FINAL -77,03 Exemplo 2

5 O que mais preciso? Esse foi um bom começo. Você pode usar algum software para isso ou usar uma planilha Excel. Aalie as antagens e desantagens de cada um. Por fim, os passos abaixo são básicos e imprescindíeis na gestão de qualquer empresa: Manter a conta corrente bancária conciliada diariamente; Lançar entradas e saídas de caixa classificadas corretamente nas contas contábeis e/ou centros de custo; Alocar custos e despesas corretamente; Emitir semanalmente um DRE (demonstração do resultado) e analisar cada linha dentro das metas e possibilidade da empresa; Manter em mente um orçamento para cada linha. Por exemplo: Despesas Comerciais: 10% Despesas Financeiras: 4% Custos com salários: 45% Despesas com imóeis: 7%