O uso de um software de simulação de negócios no ensino da Gestão de Empresas

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1 O uso de um software de simulação de negócios no ensino da Gestão de Empresas Fabio Correa Xavier ¹ ¹Instituto Brasileiro de Tecnologia Avançada (IBTA) São Paulo, SP Brasil Resumo. Este trabalho tem por objetivo apresentar e analisar o uso do software ERP Simulation Game como um caso de sucesso para aplicação da estratégia de PBL Problem-Based Learning em aulas de gestão de negócios. PBL é uma estratégia focada no processo de auto-aprendizagem, por meio da resolução de problemas. O ERP Simulation Game é um software de simulação de negócios, desenvolvido pela HEC Montréal. Para atingir os objetivos pedagógicos almejados, foi necessária a definição de uma metodologia para uso do software, que incluísse todas as características essenciais de PBL. Observou-se durante a aplicação da metodologia que o uso desse software aumento o nível de envolvimento e busca de conhecimento por parte dos estudantes, motivados pela competição que o software proporciona. Palavras-Chave: PBL, gestão de empresas, ERP, metodologia de ensino Abstract. This work aims at presenting and analyzing the use of ERP Simulation Game software as a success case of the application of the PBL strategy - Problem-Based Learning - classes in business management. PBL is a strategy focused on the process of self - learning through problem solving. The ERP Simulation Game is a simulation software market, developed by HEC Montréal. To achieve the desired educational goals, it was necessary to define a methodology for me - use software, which include all the essential characteristics of PBL. It was observed during the application of the methodology to use software that increase the level of involvement and pursuit of knowledge by students, motivated by competition that the software provides. Keywords: PBL, business management, ERP, teaching methodology Revista Phronesis Ano I vol. 1 Ago/2015 Faculdade IBTA 10

2 1 Introdução A metodologia de aprendizagem baseada em problemas PBL (Problem-Based Learning) é uma estratégia instrucional que se concentra em orientar o processo de aprendizagem de forma contextualizada através de uma série problemas realísticos e complexos que não têm uma única resposta correta, integrando teoria e prática [8]. PBL é um modelo geral que foi idealizado para o ensino na área de medicina no começo dos anos 1970 [9] e tem sido adotado em várias outras áreas, incluindo administração e negócios [7]. O ERP Simulation Game é um inovador programa learning-by-doing, que aborda o ensino de conceitos de sistemas ERP "baseado em problemas" [5]. Durante os jogos, os estudantes administram uma empresa utilizando um sistema de gestão integrada (ERP) real. A simulação coloca os estudantes para exercer o papel de executivos da empresa, operando o ciclo completo da operação do negócio (planejamento, aquisição, produção e venda), e, ao fazê-lo, experimentam o valor das informações, obtidas pelos diversos relatórios do próprio sistema ERP. Sem perceber, os estudantes descobrem a importância da integração de processos, além das consequências de não tomar uma decisão no tempo correto, ou ainda, como uma má decisão pode impactar negativamente o resultado de uma empresa. Neste artigo, apresentaremos a experiência e principais conclusões da utilização do software ERP Simulation Game, como forma de aplicação da PBL, nas aulas da disciplina de Tomada de Decisão dos cursos de pós-graduação da Faculdade de Tecnologia IBTA. Para alcançar nosso objetivo, este artigo encontra-se organizado em cinco seções, além desta introdução. Na seção 2, são apresentados os conceitos envolvidos com a estratégia PBL. Na seção 3, abordamos o software de simulação de negócios ERP Simulation Game, desenvolvida pela Universidade HEC Montréal, do Canadá. A seção 4 detalha a metodologia e experiência da utilização do ERP Simulation Game nas aulas da disciplina Jogos de Negócios dos cursos de pósgraduação do IBTA. Por fim, na seção 5 fazemos nossas considerações finais. 2 PBL Problem-Based Learning PBL é uma estratégia instrucional e curricular focada no aluno, que incentiva a pesquisa e a aplicação de conhecimentos e habilidades para desenvolver uma solução viável para um determinado problema, integrando teoria e prática [8]. PBL é um modelo geral que foi desenvolvido para o ensino na área médica, no começo dos anos 1970 [9]. Para Boud e Feletti [2], o modelo de educação na área médica, com o uso intensivo de aulas teóricas sobre ciência básica, seguida por um exaustivo programa de ensino clínico se tornou ineficiente para preparar os estudantes, dada a explosão da quantidade de informação médica disponível, bem como do surgimento de novas tecnologias que acabavam mudando rapidamente as demandas e necessidades para a prática futura da profissão. Para Barrows [1] o processo de diagnóstico feito pelo médico necessita de uma combinação de conhecimento multidisciplinar com raciocínio hipotético-dedutivo. O modelo de ensino tradicional e teórico de disciplinas com conteúdo específico separadamente não ajuda o futuro médico a desenvolver essas habilidades necessárias para a prática de sua profissão [1] [9]. Mediante o sucesso na área médica, a estratégia PBL vem sendo adotada por várias outras áreas de conhecimento, como negócios e administração, educação, arquitetura, direito, engenharia e até mesmo em escolas de ensino médio [9]. Revista Phronesis Ano I vol. 1 Ago/2015 Faculdade IBTA 11

3 3 ERP Simulation Game Para Clarke e Clarke [4] a tecnologia da informação e novos processos de negócios estão mudando as práticas de administração. Habilidades de ordem cognitiva, afetiva e social, que não são encontradas em programas de ensino tradicional, se tornam cada vez mais necessárias para a administração eficiente de empresas [4]. Além disso, cada vez mais as empresas fazem uso de sistemas de gestão integrada, ou sistemas ERP - Enterprise Resource Planning. Contudo, ensinar os conceitos e desenvolver as competências que envolvem os sistemas ERP não é uma tarefa fácil, pois muitos estudantes não conseguem associar os conceitos de gestão integrada da empresa, de forma horizontal, a principal vantagem de um sistema ERP [6]. Lèger, Robert e Babin [6] citam pesquisas que sugerem que a cognição é associada com os mais altos níveis de engajamento e motivação e geralmente acabam tendo melhor transferência de conhecimento. Com base nessas pesquisas e seguindo a estratégia PBL, pesquisadores da HEC Montréal desenvolveram um software de simulação de negócios com o objetivo de transformar a forma de ensinar sistemas ERP: o ERP Simulation Game [6]. O ERP Simulation Game é um jogo baseado em problema e na metodologia de aprender fazendo para ensinar os conceitos envolvidos em sistemas de gestão integrada ERP [6]. Durante o jogo, os estudantes trabalham em um sistema ERP real, da SAP, que segundo pesquisa do Gartner, detinha 24% do mercado mundial em 2013 [3]. Durante o jogo, os estudantes têm a oportunidade de tomar decisões sobre todo o ciclo de produção de uma empresa, desde o planejamento até a venda, passando por definições de investimentos em marketing, definição de preços de venda e de compra de insumos. Desta forma, os estudantes aprendem na prática como uma decisão tardia ou mal feita pode comprometer todo o ciclo do negócio e, consequentemente, impactar negativamente o resultado da empresa [6]. Além disso, toda a entrada de dados é feita diretamente no sistema ERP da SAP, e vários relatórios do sistema estão disponíveis para consulta, sendo muito úteis nos processos de definição de estratégia e tomada de decisão. Desta forma, por meio do sistema ERP os estudantes alcançam o entendimento sobre o funcionamento e importância de um sistema de gestão integrada para uma empresa, enquanto que o ambiente de simulação permite que eles desenvolvam o pensamento estratégico. O software ERP Simulation Game automatiza o processo de venda, de forma que as empresas recebam pedidos de compra em cada um dos trimestres da simulação. Por meio dos relatórios do ERP da SAP, os estudantes analisam os resultados das transações e tomam decisões com o objetivo de maximizar o lucro da empresa [6]. Segundo Léger, Robert e Babin [6], os objetivos pedagógicos do jogo são: Obter o entendimento na prática dos conceitos envolvidos em sistemas de gestão integrada; Experimentar os benefícios da integração horizontal da empresa; Desenvolver conhecimentos técnicos de sistemas de gestão integrada; Aprender a trabalhar em equipe; Aprender como criar, executar e adaptar uma estratégia empresarial em um ambiente realtime. Revista Phronesis Ano I vol. 1 Ago/2015 Faculdade IBTA 12

4 4 Experiência e resultados da utilização do ERP Simulation Game Nesta seção, descreveremos a nossa experiência no uso do software ERP Simulation Game nas aulas da disciplina Jogos de Negócios nos cursos de pós-graduação do IBTA Instituto Brasileiro de Tecnologia Avançada. O ERP Simulation Game possui três versões: Distribution, Manufacturing e Logistics [6]. No IBTA, utilizamos a versão Distribution, mais simples e gratuita para os integrantes do programa SAP University Alliance. Nessa versão, os estudantes administram empresas de distribuição de água engarrafada no mercado alemão, competindo entre si com o objetivo de maximizar o lucro. Antes de iniciar o jogo, as premissas a seguir são passadas para todos os estudantes: O software faz a simulação do mercado consumidor, gerando a demanda para os produtos, e também a automação de tarefas administrativas; As empresas têm em seu portfólio 6 produtos diferentes água natural, água com gás e água sabor de limão, cada um vendido em duas apresentações: caixa com 12 garrafas de 1 litro ou caixa com 24 garrafas de 500ml. O mercado alemão é divido em três áreas distintas, como mostrado na figura 1, para as quais a empresa pode fazer investimentos de marketing. Sabe-se que o tamanho do mercado é em torno de seis mil euros por companhia por trimestre. O custo de cada caixa de bebidas também é conhecido e informado. Os estudantes competirão entre si e com importadores, inseridos pelo software de simulação. Figura 1: Divisão em áreas do mercado alemão Fonte: Léger, Robert e Babin [6] Revista Phronesis Ano I vol. 1 Ago/2015 Faculdade IBTA 13

5 Os estudantes são divididos em equipes de quatro integrantes, identificados por uma letra, cada um deles recebendo um usuário e uma senha para acesso ao sistema ERP da SAP. Cada equipe irá administrar uma empresa, dentro de um ambiente simulado, competindo com diversos outros concorrentes pelo mercado consumidor. As equipes têm a liberdade para definir sua estratégia e mudá-la durante o decorrer do jogo, mediante análise em tempo real do mercado e desempenho da empresa. Figura 2: Documento com instruções sobre as transações possíveis no ERP durante o jogo Distribution Job-Aid Fonte: Léger, Robert e Babin [6] Um documento com instruções sobre as transações possíveis no ERP durante o jogo, mostrado na figura 2, é distribuído para cada equipe. O jogo que é executado em três rodadas ou trimestres passa pelos processos de planejamento, aprovisionamento e vendas. Para cada um desses processos, os estudantes devem estabelecer estratégias para aumentar a lucratividade da empresa. Revista Phronesis Ano I vol. 1 Ago/2015 Faculdade IBTA 14

6 Ao iniciar o jogo, que é realizado em laboratório de informática, o professor define o tempo de simulação para cada um dos trimestres. Esse tempo, que irá simular o passar dos dias do trimestre, é exibido por meio de projetor multimídia no laboratório, de forma que todos os alunos possam visualizar. Na Faculdade de Tecnologia IBTA, o uso do software ERP Simulation Game tem como objetivos: Proporcionar aos estudantes a oportunidade de aprender a prática da formulação, implementação e adaptação de estratégias operacionais num setor de negócio; Permitir que os estudantes possam entender como um sistema ERP suporta a execução das estratégias operacionais do negócio; Desenvolver nos estudantes as habilidades técnicas para a tomada de decisão utilizando um software ERP; e Permitir que os estudantes obtenham um aprendizado prático dos conceitos de uma operação empresarial. Para atingir tais objetivos, o IBTA definiu uma metodologia para utilização do software nas aulas. Inicialmente, com a finalidade de tornar a experiência mais real, foram definidas quatro posições executivas que os integrantes das equipes deverão exercer: (i) Presidente (líder da equipe), (ii) Diretor de Marketing, (iii) Diretor de Vendas e (iv) Diretor de Produção e Logística. Cada uma dessas posições tem tarefas específicas dentro do jogo e, consequentemente, dentro do sistema ERP da SAP. Adicionalmente, definiu-se um cronograma para aplicação do software em seis aulas, objetivando sempre a utilização da estratégia PBL. A dinâmica de cada uma das seis aulas é descrita a seguir: (i) Aula 1: embasamento teórico de marketing e formação de preços, por meio de debates mediados pelo professor, além da divisão dos alunos em equipes com quatro integrantes. (ii) Aula 2: apresentação do funcionamento e regras do jogo, bem como da interface do sistema ERP da SAP. Nessa mesma aula, o professor conduz de forma controlada um jogo mais curto, com apenas duas rodadas, de 10 minutos cada, para permitir a ambientação dos estudantes com a dinâmica do jogo. (iii) Aula 3: Embasamento teórico de planejamento de produção (forecast), MRP Manufacturing Resource Planning e pedido de compra, também em formato de seminário. Em seguida, os equipes de estudantes reúnem-se para definição do planejamento para a primeira rodada. Feito o planejamento, executa-se a primeira rodada do jogo e, ao final, o professor apresenta o relatório com resultado financeiro das empresas. (iv) Aula 4: Os estudantes apresentam a análise dos relatórios do sistema ERP da SAP, principalmente Price Market, Summary Sales, Sales e Financial. Essa apresentação deve incluir uma análise comparativa entre o que foi planejado pela equipe e o resultado alcançado, listando pontos fortes e itens que devem ser melhorados. Em seguida, as equipes reúnem-se para a definição da estratégia para a segunda rodada. Feito o planejamento, executa-se a segunda rodada do jogo e, ao final, o professor apresenta o relatório com o resultado financeiro das empresas. (v) Aula 5: Como na aula 4, os estudantes devem novamente apresentar a análise dos relatórios do sistema ERP, fazendo a análise comparativa entre o planejado e o resultado alcançado, incluindo os eventuais ajustes feitos na estratégia traçada antes da primeira rodada. Ainda de Revista Phronesis Ano I vol. 1 Ago/2015 Faculdade IBTA 15

7 forma análoga à aula 4, os equipes reúnem-se para a definição da estratégia para a rodada final. Feito o planejamento, executa-se a derradeira rodada do jogo e, ao final, o professor apresenta o resultado final do jogo. (vi) Aula 6: Nesta última aula, os alunos apresentam novamente a análise dos relatórios finais, com foco nos êxitos e itens a melhorar de suas estratégias, acrescentando um tópico de lições aprendidas. O professor então lista os pontos fortes e fracos das estratégias de cada equipe, reforçando fundamentos teóricos para justificar seus comentários. Na primeira rodada, ou primeiro trimestre, cada empresa recebe um estoque inicial de mil unidades de cada um dos produtos. Nessa fase, os estudantes somente podem alterar o preço inicial de venda e definir os investimentos em marketing, por produto e em cada uma das regiões mostradas na figura 1. Adicionalmente, o sistema ERP permite a visualização de vários relatórios, como estoque, monitoração de pedidos de compra, preço médio do mercado por produto, resultado financeiro, dentre outros. Os investimentos em marketing só tem efeito no trimestre para o qual foi feito [6]. O impacto desse investimento depende da participação dele em todo o investimento de marketing feito na região. O software de simulação automatiza a preferência de compra dos clientes, que é induzido pelo marketing, e podem mudar para cada uma das regiões [6]. O desafio para os estudantes é identificar que tipo de produto é preferido em cada região, de forma a otimizar os investimentos em marketing. Além disso, o orçamento de marketing pode ser alterado a qualquer tempo, permitindo mudança ou adaptação da estratégia inicialmente traçada pelos estudantes. O estoque final de cada rodada é o estoque inicial da rodada seguinte. Na segunda e terceira rodadas, os estudantes precisam repor os estoques, de acordo com a estratégia traçada por cada equipe. Para isso, novas transações (criação da previsão de vendas, MRP, requisições e ordem de compras) e variáveis (nível do estoque, tempo de produção, dentre outras) são acrescentadas ao jogo. Desta forma, o planejamento, acompanhamento da operação, trabalho em equipe e necessidade de tomada de decisões tornam-se ainda mais essenciais para o sucesso dos equipes e suas empresas. Após a aplicação dessa metodologia em algumas turmas de pós-graduação, podemos perceber que os estudantes se mostraram mais motivados e empenhados para que a empresa pudesse ter sucesso e vencer o jogo, ou seja, obter o mais lucro. Para isso, os estudantes buscaram conceitos necessários para uma boa gestão, como planejamento estratégico, controle de custo, controle de estoque, marketing, análise e acompanhamento de mercado e análise de relatórios operacionais e estratégicos. Tais resultados mostram que o uso do ERP Simulation Game atendeu a todas as características essenciais da estratégia PBL, destacadas por Savery [8], e conforme exposto a seguir: Estudantes devem ser responsáveis pelo seu aprendizado, evidenciado, na nossa experiência, pela busca de conceitos necessários para a gestão empresarial, especialmente em relação aos processos de produção, marketing e vendas; O problema simulado deve ser não estruturado e permitir a livre investigação, o que no caso apresentado acontece pois o software simula o mercado com vários competidores, e as decisões e estratégias tomadas por uma equipe podem levar à várias situações e consequências para as demais, dando um grau de imprevisibilidade e demandando reanálise e, muitas vezes, novas estratégias; O aprendizado deve ser integrado com um ampla quantidade de disciplinas ou assuntos, que no caso do uso do ERP Simulation Game envolveu conhecimentos de gestão de empresas, gestão financeira, gestão de operações, marketing, relações interpessoais, Revista Phronesis Ano I vol. 1 Ago/2015 Faculdade IBTA 16

8 metodologia de trabalho em equipe, análise financeira e conhecimentos de informática, dentre outros; Colaboração é essencial, e no caso desta experiência, pode ser determinante para o sucesso de uma equipe; O que os estudantes aprendem deve ser aplicado de volta no problema com reanálise e resolução, que fica claro na metodologia adotada, dividida em seis aulas, onde os alunos fazem a análise do resultado das rodadas anteriores, realinham estratégias em função dessa análise e da agregação de novos conceitos e conhecimentos. Uma análise de fechamento do que foi aprendido com o trabalho e uma discussão dos conceitos e princípios que foram aprendidas são essenciais, o que acontece quando os alunos apresentavam a análise do resultado de cada rodada, apontando o que deu certo e o que deu errado em suas estratégias, alimentando o processo de aprendizagem e a busca por conhecimento; Auto-avaliação e avaliação dos pares deve ser realizada no final de cada problema e no final de cada unidade curricular, que também acontece em cada aula, por meio da mesma análise citada no item anterior; As atividades realizadas na metodologia PBL devem ser aqueles valorizados no mundo real, que no caso apresentado é a própria gestão de uma empresa, totalmente aderente ao mundo real; A avalição dos estudantes deve medir o progresso dos alunos em direção às metas de aprendizagem baseada em problemas, que deve ser feita baseada em conhecimento e em processo, em intervalos regulares e, nesta experiência, feita a cada aula pelo professor, em função do resultado, análises apresentadas e desempenho das equipes durantes as três rodadas; A metodologia PBL deve ser a base pedagógica no currículo e não parte de um currículo didático, que, no caso da disciplina Tomada de Decisão, a PBL é adotada integralmente. 5 Considerações finais Este artigo teve como objetivo principal apresentar e discutir o uso de um software de simulação de negócios, chamado ERP Simulation Game, como caso de sucesso da aplicação da estratégia PBL no ensino de gestão de empresas. O trabalho partiu da apresentação dos conceitos inerentes à estratégia PBL para o ensino, que se mostra uma estratégia eficiente, pois integra teoria e prática [8] para a resolução de um problema real, e permite a combinação de conhecimento multidisciplinar com o raciocínio hipotético-dedutivo [1]. Essas características são necessárias no exercício de várias profissões, e motivaram o uso da PBL em diversas áreas de conhecimento [9]. Apresentamos também o software ERP Simulation Game, desenvolvido pela Universidade HEC Montréal, do Canadá [6]. Procuramos destacar como o ERP Simulation Game foi utilizado pelo IBTA para implementação da estratégia PBL nas aulas de uma disciplina de cursos de pós-graduação. A metodologia desenvolvida para a adoção do software de simulação foi fundamental para que todos as características essências da PBL [8] fossem atendidas. Contudo, o resultado mais expressivo da aplicação do uso desse software deu-se pelo alto grau de Revista Phronesis Ano I vol. 1 Ago/2015 Faculdade IBTA 17

9 motivação, participação e até de competição dos estudantes. O ERP Simulation Game acabou funcionando como um catalisador, uma vez que com o andamento do jogo, os estudantes buscavam mais informação, conceitos e conhecimento para que sua equipe se saísse cada vez melhor nas rodadas seguintes. Referências [1] H. Barrows. Practice-based learning: Problem-based learning applied to medical education. Springfield: Southern Illinois University School Of Medicine, [2] D. Boud, David; G. Feletti. The Challenge of Problem Based Learning. 2. ed. Londres: Routledge, [3] L. Columbus. Gartner's ERP Market Share Update Shows The Future Of Cloud ERP Is Now Disponível em: < Acesso em: 20 out [4] T. Clarke, E. Clarke. Born digital? Pedagogy and computer assisted learning. In: EDUCATION + TRAINING 2009, v. 51 n. 5/6, Bingley: Emerald Group Publishing Limited, pp , [5] P.-M. Lèger. Using a Simulation Game Approach to Teach Enterprise Resource Planning Concepts. Journal Of Information Systems Education, Nova York, v. 17, n. 4, pp , [6] P.-M Léger, J. Robert, G. Babin. ERP Simulation Game: Changing The Way We Teach and Learn ERP Systems. Montreal: Erpsim Lab, Hec Montréal, [7] R.G. Milter, J. E. Stinson. Educating Leaders for the New Competitive Environment. In G. Gijselaers, S. Tempelaar, S. Keizer (Eds.), Educational innovation in economics and business administration: The case of problem-based learning. London: Kluwer Academic Publishers, [8] J. R. Savery. Overview of Problem-based Learning: Definitions and Distinctions. Interdisciplinary Journal Of Problem-based Learning, v. 1, n. 1, pp. 9-20, maio Disponível em: < Acesso em: 17 out [9] J. R. Savery, T. M. Duffy. Problem-based Learning: An instructional model and its constructivist framework. Educational Technology, p.31-38, [10] H. So, B. Kim. Conflicts in Pedagogical and Technical Knowledge: Pre-service Teachers Understanding and Misconception of Integrating Technology into PBL Lessons. In Proceedings of the International Conference of The Learning Sciences ICLS. pp , Revista Phronesis Ano I vol. 1 Ago/2015 Faculdade IBTA 18