Unidade 3: Personalizando o Excel *

Transcrição

1 Unidade 3: Personalizando o Excel * material do 2010* 3.0 Introdução Visto que você está fazendo este curso, você provavelmente passa ou espera passar muito tempo trabalhando com o Excel. Assim, você precisa saber que existem várias maneiras de tornar sua vida muito mais fácil. Esta unidade visa ajudá-lo a efetuar alterações permanentes, pontuais e pessoais à sua experiência com o Excel para economizar seu tempo no futuro. Excel 2007 Você pode demorar um pouco para habituar-se a algumas destas alterações, mas elas são vantajosas a longo prazo. O Office 2007 disponibiliza essas opções por meio do pouquíssimo utilizado botão redondo do Office (porque parece parte da decoração): Que está localizado no canto superior esquerdo da tela. Na parte inferior da janela exibida, escolha Opções do Excel:

2 Para apresentar a seguinte janela: (No Office 2003, a maior parte destas opções pode ser encontrada em: Ferramentas > Opções) Excel 2010 Personalizar o Excel 2010 tem a ver em grande parte com a faixa de opções, que é discutida na "Unidade 1: O Painel de Controle do Excel". A maioria das outras opções ainda pode ser ajustada, mas para chegar a elas, o caminho agora é Arquivo > Opções:

3 Que apresenta a tela de Opções a seguir (quase idêntica à do Excel 2007):

4 Observe que, ao contrário de grande parte do restante do curso, as sugestões que aqui fazemos são ajustes pontuais (para cada computador em que você trabalha) que você não terá que repetir ou pensar a respeito novamente. As seções aqui apresentadas (3.1 até 3.6) são estruturadas de acordo com as categorias de seis opções na barra de navegação esquerda na imagem acima. 3.1 Mais usados Habilitar Visualização Dinâmica Habilitar Visualização Dinâmica é um novo recurso no Office 2007 que permite que os usuários vejam como ficará a aparência da planilha antes de efetuarem uma alteração na formatação, bastando mover o mouse sobre um botão de efeito de formatação diferente. Isso será abordado na Unidade 27: Formatação de célula. Alguns usuários acham distrativo ou desconcertante ver a aparência de seu documento mudar repentinamente, sem clicar em nada. Assim, para desligar a função: Botão Office > Opções do Excel > Mais usados > Desmarque a opção Habilitar Visualização Dinâmica Fonte Entre as versões 2003 e 2007, a Microsoft decidiu que a fonte Arial tamanho 10 devia ser substituída pela fonte Calibri tamanho 11. Se você não gosta desta opção, pode alterar o tipo e tamanho da fonte usando: Botão Office > Opções do Excel > Mais usados > Usar esta fonte e Botão Office > Opções do Excel > Mais usados > Tamanho da fonte respectivamente. Modo de Exibição Padrão Você pode alterar o modo de exibição padrão do Excel no Layout de Página ou em Visualizar Quebra de Página (consulte a Unidade 9: Modos de Exibição). Se a aparência de sua planilha impressa é de importância constante / primordial talvez valha a pena considerar mudar o padrão: Botão Office > Opções do Excel > Mais usados > Modo de exibição padrão de novas planilhas > Visualizar Quebra de Página

5 Número de Planilhas Por padrão, novos arquivos Excel contêm três planilhas. Para mudar isto: Botão Office > Opções do Excel > Mais usados > incluir este número de planilhas Nome de usuário Você pode alterar o Nome de usuário de qualquer um que usar seu computador. Isso geralmente ocorre se a planilha está sendo circulada para algumas pessoas e é importante manter o controle de quem é o originador. Esse recurso também é usado quando existem comentários (consulte a Unidade 31: Revisão) no arquivo e você precisa certificar-se de que os comentários de cada pessoa sejam corretamente rotulados Botão Office > Opções do Excel > Mais usados > Nome de usuário 3.2 Fórmulas O Excel permite destacar possíveis erros em suas planilhas. Embora essa funcionalidade não torne você infalível, é uma valiosa ajuda para evitar alguns erros comuns. O conjunto completo de opções está disponível a partir de Botão Office > Opções do Excel > Fórmulas > Regras de verificação de erro Recomendamos ter apenas uma planilha exibida quando um novo arquivo for aberto, para: Economizar o tempo do usuário em verificar se há alguma coisa na Planilha 2 e na Planilha 3 Incentivar o usuário a nomear as planilhas ao invés de aceitar os padrões

6 Recomendamos deixar todas essas opções ativadas, e que você verifique quaisquer avisos que apareçam. Se você realmente quiser viver perigosamente, pode desativar todos os avisos: Botão do Office > Opções do Excel > Fórmulas > Verificação de erros > Habilitar verificação de erros em segundo plano 3.3 Revisão de Texto A principal configuração para revisão de texto que recomendamos alterar é a AutoCorreção, apesar de valer a pena pesquisar outras opções. Assim como no Word, você especifica uma sequência de caracteres (p.ex., "EcN") que você gostaria que o Excel alterasse automaticamente para outra coisa (p.ex., "Excel com Empresas"). Os dois principais motivos para isso seriam erradicar algum erro ortográfico que você tenha tendência de cometer enquanto digita, ou para poder usar abreviações e fazer o Excel realizar o trabalho (como em nosso exemplo de EcN para Excel com Empresas ). Para fazer isso: Botão Office > Opções do Excel > Revisão de texto > Opções de AutoCorreção

7 3.4 Salvar Esta provavelmente é a configuração padrão mais importante a considerar. Quedas do Excel, cortes de energia e falhas de hardware são ocorrências comuns demais para ignorar. Por isso, recomendamos configurar o Excel para salvar seu trabalho a cada poucos minutos com: Botão Office > Opções do Excel > Salvar > Salvar informações de AutoRecuperação a cada [x] minutos (marque a caixa à esquerda desta opção) Também é aconselhável definir que o arquivo de AutoRecuperação seja salvo em sua Área de Trabalho. Quando existe a possibilidade de você perder muito trabalho, a última coisa que você quer fazer é sair à procura dele. Dito isto, depois que você encontrar seu arquivo perdido, mova-o de volta para onde estava e exclua o arquivo de sua Área de Trabalho. 3.5 Avançado Vale a pena pesquisar também as opções abaixo por sua própria conta, mas nós recomendamos particularmente: Depois de pressionar Enter (primeira opção). Por padrão a célula realçada é movida para baixo após pressionar Enter. Pessoas que trabalham com contas ou bancos de dados podem preferir alterar essa configuração para mover uma célula para a direita. Permitir edição diretamente nas células (quarta opção). Ao desmarcar esta opção, o usuário pode clicar duas vezes em qualquer célula conectada à outra célula (no arquivo ou externamente) e ser levado para aquela célula. Isto é muito útil para auditar uma planilha (consulte a unidade 23: Auditoria de fórmulas). Seção Exibir. Estas são muito específicas. Em nossa opinião, não há qualquer desvantagem em aumentar o número de documentos recentes mostrados para cerca de Personalizar As opções para Personalizar estão lá para alterar o que está incluído na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Isso será abordado na Unidade 1: O Painel de Controle do Excel.