O Lean Six Sigma e a Auditoria Interna

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1 O Lean Six Sigma e a Auditoria Interna 29 de julho de 2011 Renato Trisciuzzi, CIA, CCSA, QAR, Contador, MSc. Diretor de Programas de Certificação IIA BRASIL / AUDIBRA

2 Lean Six Sigma e a Auditoria Interna Objetivos: Entender o que Lean Six Sigma é e como apresentar estratégias para melhoria de processos e adição de valor para as Organizações. Usando a estratégia do Lean Six Sigma, selecionamos projetos de auditoria interna ou escopos mais lucrativos/rentáveis para as Organizações, além de apresentar resultados mensuráveis.

3 Definição de Auditoria Interna A auditoria interna é uma atividade independente e objetiva de avaliação (assurance) e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização. Ela auxilia uma organização a realizar seus objetivos a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, controle e governança.

4 O que é Lean Six Sigma É uma estratégia de negócios e uma metodologia que pode ajudar a organização a criar melhorias de performance (velocidade, qualidade e custo), porém duradouras, que conduzem à satisfação dos clientes e ao aumento dos resultados. Início do conceito de Eliminação de Desperdício na FORD MOTOROLA lança o Conceito Six Sigma (ganho de US$ 2,2 Bi entre 1980 e 1990) ALLIED SIGNAL (atual HONNEYWELL) lança Six Sigma (ganho de US$ 1,2 Bi em 1998) EMBRATEL Adota o Lean Six Sigma como estratégia de valor agregado para o cliente TOYOTA aprimora o método Lean para produção ASEA BROWN BOVERI adota Six Sigma (ganho de US$ 898 Mi 1990 e 1991) Jach Welch lança Six Sigma na GE e incorpora as técnicas Lean (ganho de US$ 1,5 Bi em 1999)

5 O que é Lean Six Sigma Lean Manufacturing: Estratégia baseada no sistema Toyota de Produção, tendo como principal objetivo a redução dos desperdícios, baseando-se no fluxo contínuo da produção Six Sigma (6 σ): Definindo em poucas palavras, o 6-Sigma consiste na aplicação de métodos estatísticos a processo empresariais, orientada pela objetivo de eliminar defeitos. A maioria das empresas opera no nível 3 σ, o que equivale a defeitos por milhão de oportunidades de haver defeitos. O nível 6 σ gera apenas 3,4 defeitos por milhão.

6 O que é Lean Six Sigma LEAN Foco em ações rápidas (curto prazo) que otimizam processos eliminar ou reduzir atividades que não agregam valor ao processo. SIX SIGMA Foco em ações de médio/longo prazo que visam reduzir a variabilidade dos processos. Os projetos de melhoria usam o LSS para primeiro eliminar atividades que não agregam valor ( Non Value Added ), e depois melhorar o processo simplificado reduzindo a variação.

7 O que é Lean Six Sigma Relação do nível Sigma, defeitos e custos Sigma σ DPMO Cost of Quality (% Revenue) 6 3 1% % 4 6,210 15% 3 66,807 25% 2 308,537 40% 1 Death... Aviação??? Produtos Médicos???

8 O que é Lean Six Sigma Aplicando o Lean Passo 1 Passo 2 Passo 4 Aplicando o Six Sigma VA VA VA Passo 1 Passo 2 Passo 4 6 σ

9 Metodologia Lean Six Sigma Define Mensura / Mede Analisa DMAIC D Melhora Controla M A I C D M A I C D M A I meses C

10 DMAIC Lean Time Variability Increase Speed Eliminate Waste Quick Fix Solutions Six Sigma Process Variability Improve Quality Increase Yield Root Cause

11 Estratégia de Gestão Lean Six Sigma Ferramentas cada vez mais sofisticadas são necessárias à medida que avançamos no nível da qualidade. Em níveis mais baixos de Sigma (3s ou 4s) podem ser usadas ferramentas, tais como: Métodos de Análise e Solução de Problemas, Mapeamento de Processos, Controle Estatístico do Processo Básico e Análise do Sistema de Medição, e outros Já para passarmos para níveis mais altos de sigma (5s ou 6s) devemos utilizar ferramentas como Projeto de Experimentos/Taguchi, Análise Potencial do Modo e Efeito de Falhas (FMEA), Controle Estatístico do Processo Avançado, Otimização de Processos, Projeto e Manufatura Enxutos (Lean Design), Planejamento da Confiabilidade, Desdobramento da Função Qualidade (QFD)...

12 Estratégia de Gestão Lean Six Sigma Muitas empresas operam hoje no Brasil com níveis da qualidade entre 3 e 4 sigmas, ou seja, dentro da faixa de aproximadamente a produtos defeituosos (manufatura) ou transações falhas (serviços) por milhão. Isso já não é suficiente numa economia globalizada, ganhar e manter clientes requer quase a perfeição.

13 Metodologia LSS No Mercado Metodologia Estruturada que utiliza antigos conceitos de forma organizada Flowchart Brainstorm 5S CEP FMEA Cause-Efects Matrix PICK Kaizen Fishbone Map VSM SIPOC Others Tools LEAN SIX SIGMA

14 LSS Não é Novo no Mundo ESTIMATIVA DE RETORNO FINANCEIRO UTILIZANDO A ESTRATÉGIA DE GESTÃO LSS: "Jack Welch, Presidente da General Electric, prevê que o Programa Seis Sigma economize de 5 a 10 bilhões de dólares ao longo da próxima década, além dos lucros extras" (The Wall Street Journal, 13/01/1997). "No Relatório de Diretoria da General Electric deste ano (1999) Jack Welch anunciou um ganho superior a 1,3 bilhão de dólares em 1998 por conta da Estratégia Gerencial Seis Sigma, em 1999 ele espera ganhar 2 bilhões de dólares".

15 LSS no Mercado Global Brazil World Company Employees Master BB GB Reported Bosh Brastemp/Consul Votorantim Metais Tivit Oi Votorantim Zinco Suzano International Paper Medial* Embratel Dow Chemical ND ND 2001 Ford Motor Company Raytheon ND Textron ND American Standard Merril Lynch ND Eli Lilly ND 400 ND ND IKON Office Solutions ND Alstom ND ND Posco Air Canada Xerox ND

16 LSS no Mercado Global

17 Estrutura Projeto LSS IAM Solução Conhecida Classificação de Projetos LSS Causa Raiz conhecida Desconhecida Ação Imediata X Desconhecida Lean event Six Sigma project IA staff - Ganhos acima de R$ /ano - Exigência Regulatória - Satisfação do Cliente

18 Porque usar o LSS na Auditoria Interna? Qual processo de negócio você prefere? IA Projects Customer requirement Time attendance with Sigma = 1 Client Time attendance with Sigma = 6 D M A I C

19 LSS pela Auditoria Interna Primeiro Passo: Desenvolva Habilidades Treine seu Staff em LSS, Estatística, TI e Ferramentas da Qualidade.

20 LSS e o Plano Anual da AI RISK Risk Strategic Plan MAP X Customers 1 VoC 2 VoB Internal Audit Projects LSS Internal Audit Projects Plano Anual AI

21 LSS e o Plano Anual da AI Melhora a estratégia AI na hora de definir e selecionar projetos de AI. Metodologia LSS requer um link direto do Projeto com um indicador estratégico Usualmente trocamos ou cancelamos de 20-40% de nosso Plano Annual de AI Desperdiçando energia para demonstrar e explicar as alterações para o Comitê de Auditoria e Conselho NOT ANYMORE.

22 LSS e o Plano Anual da AI Talvez nossos Clientes Internos não estejam felizes com os Projetos de AI e seus resultados Alguém já fez esta pergunta? Parceria E nosso Clientes Externos??? Alguém já fez esta pergunta?

23 LSS em um Projeto AI PROBLEMAS USUAIS: Projetos sem foco ou sem objetivo claro/definido. Projetos Longos... Até encontrar problemas. Dificuldade de mensurar o ganho. Projeto sem retorno e suporte do cliente interno. Projeto sem Planos de Ação (Acordos). Etc Etc Etc Para isso, você precisa usar DMAIC e suas Tools.

24 LSS em um Projeto AI Link claro/direto entre o Projeto AI e as Metas Anuais relacionadas com a estratégia da Organização. Identificação de Projetos: Avaliar o impacto da iniciativa no resultado financeiro. Analisar o mapa da cadeia de valor. Desenvolver metricas e objetivos da área.

25 LSS em um Projeto AI Auditoria por meio de fatos! Metricas, Estatísticas, Painéis and Controles. Nós podemos focar e mostrar resultados mensurados Para isso, você precisa usar DMAIC e suas Tools.

26 DMAIC - Ferramentas - Fase de Definição (VoC; VoB; Matrix Inside and Out; SIPOC; Indicators and Targets; KPI; and Contract Project); - Fase Mensurar/Medir (Qualitative tools: Process map; Fishbone map; Cause and Effect matrix; Effort x Impact matrix; Quick Wins opportunities; estatística concepts of central tendency - mean and median - and variation - standard deviation, percentiles, range); - Fase Analisar (Funnel effect, FTA; FMEA; Benchmarking; covering the map of estatística Analysis - concepts of continuous and discrete data - ANOVA; Box Plot; Chi square test; hypothesis test; regression analysis; and...) - Fase Melhoria (5W2H, JIT; Kanban; PICK chart; TPM; PDCA; Action plan, New process map); - Fase Controlar (Procedures, CEP; Poka-yoke, BPM; Standardization, 4-Blocks)

27

28 Produto Vendas (Unid.) Reclamações A B C D E

29 D B E A C % 25% 50% 75% 100% Cumulative Porc. Acumalada Percentage

30 E D C B A % 25% 50% 75% 100% Cumulative Porc. Acumalada Percentage

31 A B C D E

32 LSS e as Normas do IIA D Planejamento M Trabalho de Campo A I C Trabalho de Campo Reporte Acompanhamento Etc...

33 Mínimas Ferramentas AI-LSS Project D Project Charter, KPI, VoC/VoB, SIPOC, Timeline, RACI Matrix and Current DPMO. M+A I C Process Map, Cause and Effect Matrix, FMEA and Pareto chart Action Plan validated by Sponsor and 5W2H. CEP, New Process Map, Actual DPMO and Validation of Financial Gain. Tempo desativação (dias) Antes Depois

34 LSS em um Projeto de AI DMAIC Definir Mensurar/Medir Analisar Melhorar Controlar Definir o objetivo Mensurar o real problema Análise de Dados e Encontrar a solução Implementar um PA e alterar o processo Controlar o processo e Mensurar os resultados

35 Exemplos de Projetos AI-LSS Redução Custo Redução no custo fixo de manutenção. Custo Evitado Isenções fiscais indevidas. Incremento Receita - Redução de perdas com erro no faturamento de circuitos instalados e não faturados. Incremento Margem - Produtos no portfolio com margens negativas. Incremento Produtividade Melhor utilização e gestão do espaço satelital.

36 Recomendação Obtenha o apoio do Conselho / Diretoria Executiva Treine todo o seu staff como Green Belt Contrate um Consultor para ajudar nas métricas Envolva a Área de Qualidade ou similar Mostre os resultados mensurados para o CEO

37 Conclusão LSS é uma Metodologia Aprovada en todos os Negócios DMAIC está em Compliance com as Normas do IIA LSS Motivará sua Equipe DMAIC Garante a Mensuração dos Resultados

38 OBRIGADO!!! CONTATOS: RENATO TRISCIUZZI, CIA, CCSA, QAR, Contador, MSc.

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