INTRODUÇÃO. * Entidade é qualquer pessoa física ou jurídica detentora de um patrimônio. Principais funções da contabilidade:

Transcrição

1

2 Sumário INTRODUÇÃO... 1 A FINALIDADE DA CONTABILIDADE... 2 APLICAÇÃO DA CONTABILIDADE... 3 PILARES DA CONTABILIDADE... 4 TIPOS DE EMPRESAS... 6 CONCEITOS DE BENS... 8 CONCEITO DE DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS BALANÇO PATRIMONIAL ORIGEM E APLICAÇÕES EQUAÇÃO BÁSICA DA CONTABILIDADE LANÇAMENTOS LIVRO DIÁRIO LIVROS AUXILIARES RAZÃO: AUXILIAR OU ANALÍTICO DÉBITO E CRÉDITO CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS PLANO DE CONTAS COMPOSIÇÃO DO PLANO DE CONTAS ADEQUAÇÃO DO PLANO DE CONTAS ICMS... 43

3

4 INTRODUÇÃO A maioria das pessoas que não conhece essa área, acha que esta matéria envolve apenas matemática. Mas, a realidade é justamente o contrário. Um dos objetivos dessa matéria, é preparar relatórios a fim de ajudar na análise e decisões da empresa. A Contabilidade é uma ciência que tem como finalidade registrar, coletar, informar e interpretar dados e fenômenos que afetam as situações: patrimonial, financeira e econômica de qualquer entidade. * Entidade é qualquer pessoa física ou jurídica detentora de um patrimônio. Principais funções da contabilidade: Registrar todos os fatos que ocorrem e podem ser representados em valor monetário. Organizar um sistema de controle adequado à empresa. Demonstrar com base nos registros realizados, expor periodicamente por meio de demonstrativos, a situação econômica, patrimonial e financeira da empresa. Analisar os demonstrativos com a finalidade de apuração dos resultados obtidos pela empresa. Acompanhar a execução dos planos econômicos da empresa, prevendo os pagamentos a serem realizados, as quantias a serem recebidas de terceiros, e alertando para eventuais problemas. 1

5 A FINALIDADE DA CONTABILIDADE A Contabilidade tem como finalidade mostrar através de relatórios a situação da empresa (para pessoas ligadas direta ou indiretamente à empresa), afim de ajudar na análise e na tomada de decisões. Podemos citar como pessoas ligadas diretamente à empresa, os sócios, acionistas, proprietários, que buscam saber a rentabilidade e segurança em seus investimentos. Podemos citar como pessoas ligadas indiretamente às empresas, instituições financeiras, governo, que buscam colher informações necessárias para a verificação das condições em que a empresa se encontra. 2

6 Não apenas pessoas jurídicas podem usufruir da Contabilidade - pessoas físicas, através de conhecimentos básicos, podem ter um controle e um bom equilíbrio nos orçamentos domésticos. APLICAÇÃO DA CONTABILIDADE A Contabilidade pode ser aplicada de modo geral em todas as empresas. Existem os mais variados tipos de empresas, diferindo-se umas das outras em função da atividade característica que cada uma desenvolve. Então surge a pergunta: podemos dizer que existe várias contabilidades? A resposta é não. A contabilidade é uma só, com seus princípios fundamentais. O que existe são ramificações da Contabilidade criadas de forma a permitir a cada empresa a aplicação adequada dos princípios contábeis, segundo suas características próprias. Assim, independente da atividade, da entidade, a contabilidade tem a mesma finalidade, técnicas e métodos para registrar e controlar o patrimônio das empresas. Quando a Contabilidade for aplicada aempresas: Comerciais: é denominada Contabilidade Comercial Industriais: Contabilidade Industrial Públicas: Contabilidade Pública Bancos: Contabilidade Bancária Hospitais: Contabilidade Hospitalar Agropecuárias: Contabilidade Agropecuária 3

7 Seguradoras: Contabilidade Securitária PILARES DA CONTABILIDADE Os dois pilares da teoria contábil são: A entidade contábil: indica que é necessário existir uma pessoa (física ou jurídica) par quem é mantida a contabilidade. A continuidade da empresa: Como vimos, a contabilidade precisa registrar a movimentação do patrimônio, mas, registrar de que maneira? O primeiro passo será a escrituração. 4

8 A escrituração começa pelo livro Diário, no qual todos os registros são efetuados mediante documentos que comprovem a ocorrência do fato. Os documentos mais comuns são: notas fiscais, recibos de aluguéis, contas de água, luz, duplicatas, etc. Vamos analisar um exemplo: Ocorreu na empresa o seguinte fato: a venda de um computador. Para comprovar essa venda foi emitida uma nota fiscal. Mediante essa nota fiscal, o contador providenciará o registro do fato (venda do computador) no livro Diário. Inicia-se o processo da contabilização. 5

9 Então podemos dizer que a aplicação prática da contabilidade na solução de questões concretas se dá com o uso de métodos, procedimentos, sistemas ou técnicas. Tais ferramentas possibilitam que a contabilidade alcance o seu objetivo que é prestar informações aos diversos interessados pela situação patrimonial da entidade. TIPOS DE EMPRESAS S/A (Sociedade Anônima): tem uma legislação própria, a sua constituição social é composta por um grupo de acionistas e suas diretrizes são determinadas por estatuto elaborado numa assembléia, onde elege um Conselho de Administração para dirigir a empresa por um período determinado. A suas escrituração, por exigência legal, é verificada por auditores independentes. Existem também 3 tipos de constituição de empresas: Privada: quando a sociedade é constituída por capital da iniciativa privada - uma, duas ou mais pessoas físicas, ou jurídicas. Ex.: Comércios em Geral. 6

10 Pública: quando a sociedade é constituída por capital da inciativa pública: Federal, Estadual ou Municipal. Ex.: Hospital Municipal, Detran. 7

11 Mista: quando a sociedade é constituída por capital privado e público. Ex.: Petrobrás. CONCEITOS DE BENS A Função de Controle nas empresas se parece com o controle que fazemos no nosso patrimônio pessoal, porém, na contabilidade, o termo patrimônio compreende mais que somente os bens. Ele é composto de valores a receber, denominados direitos e também dos valores a pagar, denominados obrigações. Vamos supor que você tenha um apartamento, e que ainda restam algumas prestações a pagar se você não mencioná-las, essa informação estará incompleta, e pouco esclarecedora. Portanto, Patrimônio tem um sentindo amplo, representa tanto os bens e direitos, como também as obrigações. 8

12 A palavra "Bens", na contabilidade é entendida por coisas úteis capazes de satisfazer às necessidades das pessoas e empresas. Se tem forma física, são palpáveis, são chamados de bens tangíveis. Por exemplo, casa, carro, imóveis, estoques, etc. Os bens incorpóreos, isto é, não palpáveis, não constituídos de matéria, denominam-se bens intangíveis. Representam uma aplicação de capital indispensável aos objetivos da empresa, e cujo valor reside em direitos de propriedade que são legalmente conferidos aos seus possuidores, como exemplo, temos as marcas registradas, patentes, etc. 9

13 O Código Civil Brasileiro classifica os bens em: Bens imóveis: são aqueles vinculados ao solo, que não podem ser retirados sem destruição ou danos: edifícios, construções, árvores, etc. Bens móveis: são aqueles que podem ser removidos por si próprios ou por outras pessoas: animais, equipamentos, máquinas, mercadorias, etc. Vamos dar um "aspecto quantitativo" a estes bens, direitos e obrigações, ou seja, vamos visualizar seus respectivos valores. Veja o exemplo abaixo: 10

14 Estes bens poderiam ser classificados da seguinte maneira: Direitos Na Contabilidade, entende-se por Direitos, valores que são seus por natureza, mas estão em posse de outras pessoas. Por exemplo: Uma venda a prazo - como o dinheiro ainda não está com você, ele é um direito (direito de recebê-lo). Vejamos o aspecto quantitativo da relação de direito: 11

15 A maioria dos direitos, normalmente estão registrados nos livros contábeis com a expressão: a receber, ou a recuperar. Assim, podemos entender que o que diferencia os Bens dos Direitos, é a posse. Pois tudo que está nos dois exemplos anteriores, pode ser avaliado em dinheiro, mas, o que os diferencia é se estão ou não com você. Obrigações É o inverso de Direito, é algo avaliável em dinheiro que não lhe pertence, mas está com você. As obrigações são as fontes dos recursos que fazem parte do patrimônio. Cada obrigação assumida gera um recurso que é aplicado de alguma maneira. A primeira fonte de recursos para qualquer empresa são seus sócios. Eles trazem recursos para a empresa, que os aplica, assumindo uma obrigação para com o sócio. Essas obrigações são denominadas Obrigações Exigíveis, compromissos que serão reclamados, exigidos, como o pagamento na data do vencimento. Veja alguns exemplos: Compra a prazo: seu fornecedor lhe vendeu mercadorias a prazo: é um direito dele receber, e uma OBRIGAÇÃO sua pagar. 12

16 Empréstimo: é um direito do banco ou financeira receber, e uma OBRIGAÇÃO sua pagar. Impostos: é um direito do governo receber, e uma obrigação sua pagar. Aluguéis a pagar: é um direito do locatário receber, e uma obrigação do locador pagar. 13

17 A palavra "Bens", na contabilidade é entendida por coisas úteis capazes de satisfazer às necessidades das pessoas e empresas. Se tem forma física, são palpáveis, são chamados de bens tangíveis. Por exemplo, casa, carro, imóveis, estoques, etc. CONCEITO DE DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS Os dados colhidos pela contabilidade são apresentados periodicamente aos interessados de maneira resumida e ordenada, formando assim os relatórios: O objetivo deles é relatar os fatos registrados por um determinado período, elaborados de acordo com a necessidade. 14

18 É evidente que um relatório com resultado anual de um pequeno comércio tem muitos pormenores, diferente do relatório de uma grande indústria, que normalmente tem um grande volume de negócios, muitos proprietários, etc. Nesse caso, as demonstrações financeiras são a principal fonte de informação para a tomada de decisões. Esses relatórios são conhecidos como Demonstração financeira ou Demonstração contábil. Dos inúmeros relatórios que são usados na contabilidade, vamos destacar os obrigatórios de acordo com a legislação brasileira: Balanço Patrimonial: é um instantâneo fotográfico do valor contábil de uma empresa em uma determinada data. Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): é uma demonstração financeira que retrata de forma resumida e organizada o montante das receitas e despesas ocorridas durante o exercício. Através dele, a empresa tem o diagnóstico preciso e expresso em números do resultado de suas operações no período. Demonstrações das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL): evidencia as alterações ocorridas no saldo da conta de lucros ou prejuízos acumulados no patrimônio líquido. Demonstração de \lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA): demonstra a composição do lucro ou prejuízo da entidade contábil. Demonstrações das Origens e Aplicações do Recursos (DOAR): identifica as modificações ocorridas na estrutura financeira da empresa, a origem e os destinos dos recursos que integram o patrimônio da entidade no encerramento do exercício social. 15

19 Exercício Social: é o período de um ano em que se faz a apuração do resultado. Não necessariamente, o exercício contábil tem que coincidir com o ano civil, mas o exercício contábil deve ter 12 meses, o início é determinado pela empresa. BALANÇO PATRIMONIAL O Balanço Patrimonial é uma demonstração que evidencia todo o patrimônio de uma entidade em um determinado momento, ou seja, ele mostra todos os BENS, DIREITOS E OBRIGAÇÕES, num certo período. Através dele, podemos visualizar a saúde financeira da empresa no fim do ano ou em qualquer data. Ao invés de misturar todos os itens, a contabilidade preocupou-se em deixar tudo mais apresentável, mais fácil de entender. O primeiro passo foi chamar de Ativo, o conjuntdo de Bens e Direitos, e de passivo, o conjunto de Obrigações e Deveres. Mas, para ficar mais organizado, dicidiu-se que Ativo ficaria do lado esquerdo e o Passivo ficaria do lado direito da demonstração. Vamos exemplificar, a maioria das pessoas trabalham, então, o salário é um direito delas: Quando elas recebem o salário, pagam as suas obrigações, tais como: plano de saúde, escola, impostos, cartão de crédito, etc. 16

20 ... e ainda existem despesas com energia, água, telefone, internet, combustível, etc. Elas também tem desepsas com suas propriedades, terrenos, carros, etc. Ainda podem ter investimentos: aplicações financeiras, poupanças, etc. 17

21 E ainda há financiamentos, saldo devedor do cheque especial, etc. Esse controle nada mais é do que a contabilidade, e todos fazemos isso instintivamente. No exercício anterior, demonstramos isso, fazendo nosso balanço pessoal. 18

22 Viu como ficou mais fácil entender agora? Mas isso porque você sabe que Ativo são direitos e deveres e Passivo são as obrigações e deveres. Mas porque o Ativo ficou do lado esquerdo e o Passivo ficou do lado esquerdo? Simplesmente porque ficou convencionada que seriam assim, ou seja, é uma regra. Essa regra se aplica não só ao Brasil, em balanços internacionais também são feitos assim. São pouquíssimas exceções como o caso da França e Inglaterra. ORIGEM E APLICAÇÕES Pode-se dizer que em primeiro instante, a nossa contabilidade foi baseada no método italiano (de 1915 à 1964) e posteriormente migrou para o método americano, no qual persiste até os dias atuais. Escola Italiana: parte dos lançamentos contábeis para no final chegar às demonstrações financeiras. Escola Americana: parte de uma visão conjunta das demonstrações financeiras, principalmente o Balanço Patrimonial, para, em seguida, estudar os lançamentos contábeis que deram origem a essas demonstrações. O que veremos nessa atividade é uma sequência de operações monetárias dentro de uma empresa que servirá de base para você entender a escrituração contábil. Como vimos anteriormente, todos os recursos (financeiros ou materiais) que entram numa empresa passam pelo passivo, eles são originados dos proprietários, bancos, financeiras, etc. 19

23 Quando o recurso vem do proprietário, é denominado capital; quando vem dos bancos ou financeiras, é denominado empréstimo ou financiamento. Veja como fica o grupo patrimônio líquido no gráfico abaixo: E é através do passivo, no grupo Patrimônio Líquido que você poderá identificar as origens dos recursos. Porque do lado do passivo? Porque estes valores um dia terão que ser pagos a quem os emprestou para a empresa, então eles passam a ser uma Obrigação. Não podemos deixar de observar também que a principal origem dos recursos futuramente virá dos lucros obtidos da empresa. Este lucro pertence aos proprietários da empresa, pois são eles que correm o risco da empresa em caso de prejuízo. 20

24 Lucro é a remuneração obtida, devido ao capital investido na empresa pelos proprietários, tal como quando você recebe juros do dinheiro aplicado na poupança. Este lucro é adicionado à conta do proprietário ou seja, na conta do patrimônio líquido. Normalmente uma parte do lucro é paga aos proprietários e uma parte fica retida para reinvestimento e expansão da empresa, a parte que fica é chamada de lucro retido. E através do ativo, você poderá evidenciar todas as aplicações dos recursos: aplicação em caixa, em estoque, em máquinas, imóveis, etc. 21

25 Vamos agora entender porque o ativo sempre é o mesmo valor do passivo. Este método reconhece que todo recurso veio de algum lugar, ou seja, teve uma origem. Todo recurso que se usa na empresa, teve origem, saiu de algum lugar, ou seja, toda aplicação tem uma origem. Podemos observar no balanço patrimonial que do lado ativo encontramos a aplicação dos recursos, e do lado passivo a origem dos recursos. Concluimos que se todo recurso que está sendo utilizado teve uma origem, então podemos dizer: tudo que foi usado no ativo, teve sua fonte correspondente do lado passivo. Essa é a razão do ativo ser sempre igual ao passivo. No passivo temos as origens dos recursos, as fontes, de onde tiramos o dinheiro. E no ativo temos as aplicações feitas das fontes, o que fizemos com o dinheiro. 22

26 Como são os mesmos recurso, o total tem que ser igual. Em linguagem contábil se diz que: " cada débito corresponde a um crédito de igual valor". E isso é exatamente: todo recurso que usamos veio de algum lugar! Como o total das origens é sempre igual ao das aplicações, este sistema se torna um importante critério para evitar erros de registro. EQUAÇÃO BÁSICA DA CONTABILIDADE Você já sabe classificar ativos, passivos exigívies e patrimônio líquido. Agora você vai entender o conceito da expressão Balanço Patrimonial. Você já sabe o que é patrimônio. Então o que significa Balanço? Na contabilidade Balanço, tem o sentido de balança, o que nos dá o sentido de equilíbrio. A palavra balança traz logo a ideia da imagem que vemos logo abaixo, de medida de pesos. Nos passa também a ideia de igualdade. Mas, na contabilidade, em vez de chamar balança (como uma balança comercial) chamamos de balanço. Assim, o termo balanço se equipara à 23

27 igualdade. Então pressupõe-se que o ativo é sempre igual a soma do passivo mais o patrimônio líquido. A= P + PL Juntando-se as palavras, obtemos o termo balanço patrimonial, ou equilíbrio patrimonial, ou igualdade patrimonial. LANÇAMENTOS Quando é feita uma transcrição de uma transação em uma conta, esta é chamada de lançamento. Acontece o mesmo quando você faz um depósito no banco em seu nome: o banco irá registrar a transação em sua conta, ou seja, irá fazer um lançamento do valor depositado em sua conta. Os lançamentos são resumidos em "fichas de lançamentos", que indicam as contas que sofrerão 24

28 alteração, o valor destas, e um breve histórico da transação, assim como você viu no exemplo anterior. Podemos dizer então que lançamento é: a transcrição dos fatos contábeis (aqueles que provocam mudanças na composição do patrimônio da entidade) em livros ou fichas. Livros Contábeis Já que estamos falando de lançamentos de registros contábeis, não podemos deixar de falar dos livros contábeis obrigatórios que são utilizados pelas empresas para registrar estes fatos. É nos livros contábeis que devemos registrar todas as transações de uma empresa, seguindo uma ordem patronizada, prevista em normas legais. São eles: * Diário * Razão * Registro de Duplicatas * Registro de Vendas (saída de mercadorias) São vários os tipos de livros contábeis que podem ser utilizados pelas empresas para registrar suas operações. Os livros a serem utilizados em 25

29 cada empresa variam em função do ramo de atividade, do porte, da forma jurídica, etc. De uma forma geral, a entidade deve escriturar seus respectivos livros obrigatórios. A escrituração dos livros pode ser feita em: Livros em papel; Conjunto de Fichas Avulsas; Folhas contínuas; 26

30 Microfichas: livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador. Livros Digitais; LIVRO DIÁRIO O livro Diário Geral, registra todos os eventos que ocorrem no dia a dia das entidades, é o mais importante do ponto de vista legal e fiscal. O Diário Geral poderá ser substituído por fichas (contínuas, em forma de sanfona, soltas ou avulsas), nos casos de escrita mecanizada ou eletrônica. Porém, o uso de fichas não dispensa o uso do livro apropriado para o lançamento do balanço patrimonial e de resultado. A empresa que adotar o sistema de fichas de lançamento poderá substituir o "Livro Diário Geral" pelo livro "Balancetes Diários e Balanços", observando as mesmas formalidade exigidas para a escrituração do Livro Diário Geral. Caso o Livro Diário dos empresários e das sociedades empresariais seja feito em livro de papel, deverá conter termos de abertura e de encerramento. Veja um exemplo de como é feito o termo de abertura do Livro Diário: 27

31 Veja como é feito o termo de encerramento do Livro Diário: Em se tratando de livro digital, as assinaturas digitais das pessoas citadas, nele lançadas, suprem as exigências. Observe agora os elementos essenciais dos lançamentos contábeis no Livro Diário Geral: 28

32 Observe algumas imagens de lançamentos mecanizados ou informatizados em um livro Diário Geral. O primeiro exemplo é um modelo de 1 coluna: Este é um modelo de 2 colunas: Este é um modelo sem colunas: 29

33 LIVROS AUXILIARES Além dos livros obrigatórios existem também os facultativos que complementam os registros contábeis de uma empresa e são chamados de auxiliares. Observe os mais comuns nesta lista. Existem ainda livros trabalhistas, como o livro de Registro de Empregados, livro de Inspeção do Trabalho eos livros variáveis, segundo a atividade a que se dedica a empresa. 30

34 Por exemplo, empresas comerciais utilizam o Registro de Apuração de ICMS Empresas prestadoras de serviços são sujeitas ao pagamento de ISS ( Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) utilizam o livro de Registro de Prestação de Serviços. RAZÃO: AUXILIAR OU ANALÍTICO Qual é a diferença entre um livro Razão Analítico e um livro Razão Sintético? A diferença é que no Analítico, os lançamentos aparecem individualizados. E no sintético só aparecem os somatórios dos débitos e dos créditos de uma conta dentro de um determinado período, como nestes exemplos que vimos até agora. Existem determinados tipos de contas que controlam as transações com terceiros. A conta "Duplicatas a Receber", por exemplo, registra o valor total a receber dos diversos clientes, porém, não indica quanto a empresa 31

35 tem a receber de cada cliente. Veja no razonete uma conta "Duplicatas a Receber". Como saberemos de quais clientes são estes valores a receber? Vamos ver outro exemplo: a conta "Banco Conta Movimento" registra todas as transações que a empresa mantém com os diversos bancos com os quais opera, e o seu saldo representa o total das disponibilidades da empresa em todos os bancos. Porém, não indica qual é o montante disponível em cada banco. Para que a empresa possa controlar as transações de cada um dos seus devedores ou credores, a contabilidade utiliza o Razão auxiliar ou analítico. Neste livro Razão, controlam-se as transações com terceiros através de fichas separadas (uma para cada devedor ou credor). Assim, todas as transações com o Banco X são registradas na conta analítica específica 32

36 "Banco Conta Movimento - Conta X". E todas as transações com o Banco Y são anotadas na conta "Banco Conta Movimento - conta Y". E todas as transações com o Banco Z são anotadas na conta "Banco Conta Movimento - conta Z". DÉBITO E CRÉDITO É importante lembrar que, dado o fato das contas do ativo representarem bens ou direitos, ou seja, dívidas de terceiros com relação à empresa, estes débitos de terceiros em relação à empresa aumentam o valor da conta do ativo. O passivo funciona de forma contrária, pois por ser uma obrigação com terceiros, o seu débito diminui o seu valor, pois a dívida da empresa em relação à terceira parte diminui. Vamos exemplificar: quando se compra um carro a prazo, o carro é um débito na conta do ativo, enquanto a dívida é um crédito na conta passivo. Em outras palavras, o carro comprado é um bem adquirido (um débito), que aumenta a conta de ativos. Por outro lado, o dinheiro para compra do carro teve sua origem em uma financiadora, que é uma obrigação. 33

37 A confusão acontece quando pensamos em crédito e débito em contas bancárias, onde o crédito aumenta o valor da conta e o débito diminui. Isso além do fato de a conta corrente ser um passivo da instituição bancária com seu correntista: dessa forma, a contabilização se dá seguindo as regras das contas do passivo contábil. Assim, quando depositamos dinheiro em uma conta no banco, o banco marca um débito (o dinheiro que entrou) em seu patrimônio líquido, e um crédito em seu passivo (a dívida que o banco adquiriu). Quando o correntista solicita o saldo da conta, está visualizando na verdade, uma das contas de passivo do banco. Vamos ver então como ficam as contas, usando os termos corretos, débito para tudo que entra e crédito para tudo que sai. A empresa adquire móveis e utensilios a prazo por R$ ,00 através de duplicatas. Nesta operação, debita-se R$ ,00 no ativo e credita-se R$ ,00 no passivo, ou seja, debita-se o que entra (móveis e utensilios) e credita-se o que sai (duplicatas). 34

38 Neste caso, tivemos um aumento (Débito) no Ativo que será lançado no lado esquerdo do razonete, pois tivemos um aumento nos bens. Também tivemos um aumento no (Crédito) no Passivo que será lançado no lado direito do razonte, pois tivemos um aumento nas obrigações com terceiros. Vejamos um outro exemplo: A empresa contraiu um financiamento de R$ ,00 cujo valor total será depositado na conta "Banco Conta Movimento". Nesta operação também debita-se R$ ,00 e credita-se R$ ,00. Observe que já havia um saldo de R$ ,00, ficando agora com um saldo de R$ ,00. No razonete Financiamentos, veja que teremos o crédito de mesmo valor. 35

39 Vejamos mais um exemplo: A empresa adquire materiais de escritório por R$ ,00, sendo que R$ ,00 foram pagos em dinheiro (saiu do banco) e R$ ,00 foi faturado a prazo. Neste caso, aumentamos o ativo em R$ ,00 (débito) e aumentamos o crédito no passivo em R$ ,00. Tivemos também uma diminuição (crédito) no ativo, R$ ,00 no banco. CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS Grupos do Passivo No grupo do Passivo, temos os seguintes subgrupos: *Passivo Circulante: Tudo que será pago rapidamente, ou seja, dentro do prazo de um ano. * Exigível a Longo Prazo: Tudo que se espera mais tempo para pagar, ou seja, após o prazo de um ano. 36

40 * Patrimônio Líquido: Total de recursos investido pelos proprietários, normalmente composto de capital e lucros retidos (parte do lucro não distribuído aos donos, mas, reinvestido na empresa). Veja no balanço patrimonial como ficam distribuídas e organizadas as contas do grupo do Passivo Circulante, Exigível a Longo Prazo e Patrimônio Líquido. PLANO DE CONTAS Veja a tabela de uma empresa com os valores de seus imobilizados, suas taxas de depreciação e o valor líquido da "depreciação acumulada". Isso é previsto na lei, portanto, é uma dedução permitida. Veja agora no balanço patrimonial como ficam distribuídas e organizadas as deduções do Imobilizado do grupo Permanente. 37

41 As contas exercem um papel de grande importância no processo contábil. As transações de uma empresa são registradas nos livros através de contas e é através delas que a contabilidade consegue atingir seu objetivo e sua finalidade. No primeiro caso, permitindo o controle do patrimônio através dos registros contábeis. No segundo caso, fornecendo informações qualitativas e quantitativas acerca do patrimônio através de seus demonstrativos. As contas são movimentadas através de débitos ou de créditos nelas lançadas. Do ponto de vista contábil, já entendemos que um débito não é uma obrigação de pagar, nem que um crédito é um direito de receber. Nesse aspécto, vamos classificar as contas do grupo Ativo e as contas de Despesas como contas do saldo devedor (ou de natureza devedora). As contas do grupo do Passivo bem como as contas de Receitas, são classificadas como contas de saldo credor (ou de natureza credora). Observe que os saldos das contas do ativo, assim como das despesas, são aumentados quando debitados, e são diminuídos quando creditados. 38

42 Os saldos das contas do passivo, assim como das contas de receitas, são aumentdos quando creditados, e são diminuídos quando debitados. Como já sabemos, as contas são indispensáveis para que se possa efetuar os lançamentos contábeis e são classificadas em dois tipos: Contas patrimoniais: como o próprio nome indica, são as contas destinadas a representar o patrimônio da empresa, isto é, o conjunto de bens, direitos, obrigações e patrimônio líquido, e são reunidas em dois grandes grupos: ativo e passivo. Contas de resultados: são as contas destinadas ao registro das depesas e receitas realizadas pela empresa durante um período e são também reunidas em dois grandes grupos: receitas e despesas. Toda obra exige um estudo prévio, elaboração de um programa, e estabelecimento detalhado de um plano de ação. Antes de iniciar a construção de um prédio, o arquiteto, engenheiro, prepara uma planta e um cronograma da obra, que deverá ser seguido pelo mestre de obras. 39

43 Na contabilidade de uma empresa, seja ela de que porte for, o plano prévio de ação chama-se Plano de Contas. Como já vimos, as transações de uma empresa são registradas nos livros através de contas. Estas contas são utilizadas separadamente para representar cada tipo de elemento do ativo, passivo exigível, patrimônio líquido, despesas e receitas. O plano de contas é o agrupamento ordenado de todas essas contas que serão utilizadas pela contabilidade nos registros contábeis. Portanto, ele é considerado indispensável para os registros de todos os fatos contábeis. Cada empresa, de acordo com sua atividade (micro, pequena, média, grande) deverá elaborar seu próprio plano de contas de acordo com suas necessidades. Exemplo: não há necessidade para uma empresa prestadora de serviçoes criar uma conta de Estoque no seu Ativo Circulante, já que a mesma normalmente não realiza operações com mercadorias. Portanto, o contador deverá criar códigos somente para as contas que serão movimentadas pela contabilidade em decorrência das operações da empresa, ou ainda contas que embora não movimentadas no presente, poderão ser utilizadas no futuro. 40

44 COMPOSIÇÃO DO PLANO DE CONTAS O plano de contas têm 3 partes principais: 1 - Elenco de Contas: é a relação de todas as contas previstas que serão utilizadas nos registros dos Fatos Administrativos decorrentes da gestão do patrimônio da entidade pelo contabilista. Este Elenco de contas envolve a intitulação (nome) e o código (múmero) de cada conta. Ele não poderá ser rígido e inflexível, deve permitir que sejam inseridas novas contas ou excluídas contas que não serão mais usadas nos registros contábeis. Recomenda-se alterar o Plano de Contas durante o ano em curso e, no final deste, imprimir o mesmo por ocasião do balanço anual. Seja qual for o elenco de contas adotado pela entidade, a disposição e o agrupamento das contas devem obedecer às regras estabelecidas na Lei 6.407/76. Vejamos nosso exemplo: 2 - O Manual de Contas: é um quadro explicativo para o uso adequado de cada conta do Elenco de Contas. apresenta a função, o funcionamento e a natureza do saldo de cada conta. Veja o exemplo: O Manual de contas tem por função apresentar detalhes a respeito de cada conta, servindo de guia para o contabilista no registro de suas operações. 41

45 3 - Código e Grau das Contas: um aspecto importante na estrutura do Plano de Contas é a codificação das contas. Os códigos das contas são parte essencial do sistema de contabilidade por atividades. Permitem o acúmulo, a análise, a sumarização e a emissão de relatórios contábeis. A adoção de códigos agiliza os registros contábeis, principalmente quando eles são feitos em sistemas informatizados, onde os débitos e os créditos são lançados através de códigos numéricos e não pela intitulação de cada conta. O código de uma conta é composto por um ou mais algarismos utilizados para identificar cada uma das contas que compõem o Plano de Contas de uma entidade. Os critérios para definir a numeração adotada ficam a cardo de cada contabilista, de acordo com as necessidades e conveniências da entidade, bem como com o grau de detalhamento a que se pretende chegar. ADEQUAÇÃO DO PLANO DE CONTAS O plano de contas que vimos está voltdo para uma pequena indústria. Para elaborar um Plano de Contas para uma empresa comercial, você deverá considerar as peculiaridades da atividade comercial para conseguir uma melhor adequação do Plano de Contas. Por exemplo, um supermercado e uma revendedora de automóveis são empresas comerciais, porém têm características diferentes uma da outra. 42

46 As contas de primeiro grau também são chamadas de contas sintéticas, pois podem se subdividir em várias subcontas; essas subcontas - que são as contas de segundo grau - são também chamadas de contas analíticas. Podemos então entender as contas sintéticas como um gênero, e as contas analíticas como espécies. Vejamos um quadro exemplificativo: ICMS 43

47 ICMS - Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação. É um imposto de competência estadual. Incide sobre a circulação de mercadorias e sobre prestação de serviços de transporte, comunicação e fornecimento de energia elétrica. Nem todas as mercadorias ou operações estão sujeitas ao ICMS: há casos de isenção e de não - incidência previstos na legislação específica (Regulamento do ICMS) de cada Estado Brasileiro). É considerado imposto por dentro, o que significa dizer que seu valor está incluso no valor das mecadorias. Assim, ao adquirir uma determinada mercadoria por R$ 1.000,00, com ICMS incidente pela alíquota de 17%, significa que o custo da mercadoria corresponde a R$ 830,00 e o ICMS a R$ 170,00. Nesse caso, o total da Nota Fiscal será igual a R$ 1.000,00. É um imposto não cumulativo, isto é, o valor incidente em uma operação (compra) será compensado do valor incidente em uma operação subsequente. A alíquota (porcentagem) pode variar em função do tipo de mercadoria, do destino, origem, etc. Existe uma alíquota báisca para a maior parte das mercadorias. 44

48 O ICMS incidente nas compras representa direito da empresa. Na linguagem contábil, esse direito representa débito na conta ICMS a Recuperar, na linguagem fiscal, crédito da empresa junto ao Governo do Estado. O ICMS incidente nas vendas corresponde à obrigação da empresa. Na linguagem contábil, essa obrigação representa crédito na conta ICMS a Recuperar, ou na conta ICMS a Recolher, na linguagem fiscal, débito da empresa para com o Governo do Estado. Portanto, muito cuidado: débito e crédito na linguagem contábil são exatamente o oposto de débito e crédito na linguagem fiscal. A contabilização do ICMS torna-se muito simples a partir do momento em que você passa a conhecer o mecanismo que envolve a sua incidência sobre as operações de compras e de vendas de mercadorias. Veja então: A atividade principal de uma empresa comercial concentra-se em duas operações: compra e venda. Quando a empresa compra mercadorias, paga ao fornecedor, juntamente com o custo dessas mercadorias, uma parcela correspondente ao ICMS. 45

49 Quando a empresa vende mercadorias, recebe do cliente, juntamente com o valor da venda, uma parcela correspondente ao ICMS, que terá de ser repassada ao Governo do Estado. No entanto, antes de repassar ao Governo do Estado a parcela do ICMS recebida do cliente (constante na NF de Venda), a empresa poderá compensar, desse total, o valor do ICMS que pagou ao fornecedor (constante da NF de Compra), por ocasião da compra da mercadoria que está sendo vendida. Vamos supor que a empresa tenha adquirido um determinado lote de mercadorias de um fornecedor, pagando R$ 100,00, com ICMS incluso de 17%, ou seja, R$ 17,00. Seu fornecedor, ao receber os R$ 100,00 deverá repassar R$ 17,00 ao Governo do Estado. Dessa forma, você pagou ao fornecedor R$ 83,00 pelo lote de mercadorias e R$ 17,00 de imposto. Vamos supor agora que você tenha vendido o mesmo lote de mercadorias a um cliente por R$ 200,00 com ICMS incluso no valor de R$ 34,00. 46

50 Dos R$ 200,00 que você recebeu (Receita Bruta de Vendas). R$ 166,00 correspondem à Receita Líquida de Vendas e R$ 34,00 ao ICMS que você deveria recolher ao Governo do Estado. Deveria recolher, pois, sendo o ICMS um imposto não cumulativo, você poderá compensar (abater), desses R$ 34,00 devidos (em função da venda do lote de mercadorias), os R$ 17,00 que pagou pelo mesmo lote quando comprou de seu fornecedor. Assim, você recolherá ao governo apenas R$ 17,00, ou seja, R$ 34,00 menos R$ 17,00 que já foram pagos. As operações com ICMS envolvendo direitos e obrigações junto ao Governo do Estado podem ser apuradas mensalmente da seguinte maneira: No final do mês, somam-se os valores do ICMS incidentes em todas as compras efetuadas durante o referido mês (direitos da empresa). Da mesma forma, somam-se todos os valores do ICMS incidentes em todas as vendas efetuadas no mesmo mês (obrigações da empresa), ainda que essas mercadorias vendidas não correspondam à aquelas compradas no mesmo mês. 47

51 Se o total do ICMS incidente nas compras (direito) for superior ao total do ICMS incidente nas vendas (obrigação), a diferença representará direito da empresa junto ao Governo Estadual em relação às operações realizadas naquele mês. Se, por outro lado, o valor do ICMS incidente nas vendas for superior ao valor do ICMS incidente nas compras, a diferença representará obrigação da empresa, devendo ser recolhida ao Estado no mês seguinte. É uma demonstração que a princípio, se parece com o Balanço. Ele apresenta o saldo de todas as contas patrimoniais e ainda apresenta o saldo das contas de resultado, num único demonstrativo. 48

52 O balancete assim como o balanço, é um importante demonstrativo que auxilia na elaboração de outros demonstrativos contábeis importantes para os administradores da empresa na tomada de decisões. E além dessa função tão importante, através do balancete, ou balancete de verificação, é possível detectar erros no lançamento num dado período de tempo. Como utilizamos o método das partidas dobradas, sabemos que o valor total dos saldos devedores deve ser exatamente igual o valor dos saldos credores. Vale lembrar que no passado, a contabilidade era feita manualmente, não tínhamos sistemas informatizados como os de hoje, assim estávamos sujeitos a muitos erros, eram principalmente aqueles resultantes da soma dos débitos não ser igual à soma dos créditos, faziam com que o balanço patrimonial não fechasse. Hoje, mesmo com o meio mecanizado, ainda acontecem erros, então para encontrá-los, os responsáveis pela contabilidade verificam se os lançamentos contábeis nas contas realizadas estão corretos. 49

53 Esta verificação nada mais é do que confirmar se o método das partidas dobradas foi respeitado, ou seja, se todos os lançamentos no débito são iguais aos lançamentos do credito. E somente se este mecanismo for usado corretamente o balanço vai fechar, ou seja, o ativo vai ser igual ao passivo. Então, é bom verificar periodicamente essas igualdades através do "Balancete de Verificação do Razão". 50