CONTRATO N.º /2014. Contrato celebrado entre a Assembleia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul e a. (Processo n.

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1 CONTRATO N.º /2014 Contrato celebrado entre a Assembleia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul e a (Processo n.º /13-7) A Assembleia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul, neste instrumento designada CONTRATANTE, com sede na Praça Marechal Deodoro número 101, Centro, na cidade de Porto Alegre RS, inscrita no CNPJ sob o número / , representada por seu Superintendente Administrativo e Financeiro,, e a, designada CONTRATADA, com sede na n.º,, Bairro, cidade de, inscrita no CNPJ sob o número, aqui representada por, celebraram o presente Contrato, na forma de execução indireta, em regime de empreitada por preço unitário, nos termos da Lei Federal n.º 8.666/93, Lei Estadual n.º /09, do Edital de Pregão n.º /2014, da CPL, e da proposta vencedora a que se vincula, pelas cláusulas a seguir: DO OBJETO CLÁUSULA PRIMEIRA Contratação de pessoa jurídica para prestação, nas dependências da CONTRATANTE, de serviços de digitalização documentos relativos a assentamentos funcionais de deputados, servidores e estagiários, com autenticação digital, certificada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-BRASIL, abrangendo acervo documental composto por vários formatos de documentos, incluindo tratamento de imagens e indexação automática para pesquisa avançada, conforme detalhado no ANEXO I deste Contrato. 1

2 Parágrafo primeiro A quantidade de documentos é estimada em (seiscentos mil) documentos, podendo ter variação de 25% (vinte e cinco por cento), para mais ou para menos nos termos da legislação vigente. Parágrafo segundo O gestor deste Contrato é o(a) Coordenador(a) da Divisão de Ingresso, doravante designado GESTOR. Parágrafo terceiro É vedada a subcontratação total ou parcial deste Contrato. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA CLÁUSULA SEGUNDA Constituem obrigações da CONTRATADA: a) disponibilizar equipe técnica para prestação dos serviços, com conhecimento e experiência nos serviços descritos neste Contrato; b) disponibilizar equipe técnica com conhecimento técnico e domínio operacional da ferramenta disponível (software Docsprime); c) indexar os documentos digitalizados no software Docsprime, de propriedade da CONTRATANTE, adquirido com licença perpétua para fins de digitalização de documentos históricos pertencentes ao Memorial do Legislativo, conforme Contrato 022/2013, processo /12-3; d) disponibilizar profissional com perfil adequado para gerenciamento de projetos e para a gestão do relacionamento com a CONTRATANTE, o qual, além de possuir os conhecimentos e a capacidade profissional necessários, deve ter autonomia para resolver imediatamente todo e qualquer impasse relacionado com os serviços contratados e responder pela execução do trabalho perante a CONTRATANTE; e) informar ao GESTOR o nome, endereço e telefone do responsável pelos seus serviços; f) garantir o mais rigoroso sigilo sobre quaisquer dos dados, informações, documentos e especificações que lhe são confiados, não podendo, sob qualquer pretexto, entregá-los, revelá-los, divulgá-los, reproduzi-los ou deles dar conhecimento a quaisquer terceiros, estando ainda ciente de que estes documentos gerados são de propriedade intelectual da CONTRATANTE, sob pena de responsabilização civil e criminal; g) fornecimento de todos os equipamentos necessários à execução dos serviços, integrados com o software Docsprime de propriedade da CONTRATANTE; h) transportar internamente nas dependências da CONTRATANTE a documentação a ser digitalizada, valendo-se de meios seguros, de embalagens resistentes a choques, umidade e fogo, com lacres identificados e registrados em protocolo de lotes, bem como empregando meio de transporte adequado; i) fornecer caixas de papelão do tipo organizadora, nas dimensões aproximadas de 440mm x 350mm x 260mm; 2

3 j) embalar a documentação digitalizada, acondicionando-a nas caixas organizadoras acima especificadas, que devem ter lacre numerado e lacradas somente após aprovação e na presença de servidor da CONTRATANTE devidamente autorizado para tal, bem como trarão a seguinte identificação: - Assembleia Legislativa; - Departamento de Gestão de Pessoas; - Conteúdo da Caixa; - Quantidade de Documentos; - Código de Barras; k) apresentar plano de trabalho detalhado, que descreva cada uma das etapas do cronograma de implantação, bem como suas interdependências e duração; l) apresentar, durante a execução do Contrato, se solicitados, documentos que comprovem estar cumprindo a legislação em vigor quanto às obrigações assumidas na licitação, em especial, encargos sociais, trabalhistas, previdenciários, tributários, fiscais e comerciais; m) responsabilizar-se, por si e seus empregados, por quaisquer danos causados ao patrimônio e aos servidores da CONTRATANTE, assim como a terceiros, durante a prestação dos serviços ora contratados; n) não negociar com empresa de fomento mercantil títulos ou créditos que tenha com a CONTRATANTE; o) não utilizar este Contrato para prestar caução ou realizar quaisquer operações financeiras, sem prévia e expressa anuência da CONTRATANTE; p) responsabilizar-se pelo pagamento de tudo que legalmente compete ao empregador, como: salário, décimo terceiro salário, férias, licenças, seguros de acidentes de trabalho, assistência e previdência social, encargos rescisórios e todos os demais ônus inerentes ou próprios da relação empregatícia, compreendidas, também, as obrigações sindicais, fiscais e administrativas de seus técnicos; q) refazer, às suas expensas, os serviços eventualmente recusados pela CONTRATANTE por não estarem em conformidade com as condições estipuladas neste Contrato; r) manter, durante toda a execução do Contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação. DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE CLÁUSULA TERCEIRA Constituem obrigações da CONTRATANTE: a) efetuar o pagamento ajustado; b) selecionar e encaminhar a documentação a ser digitalizada, fornecendo-a em lotes e propiciando acesso irrestrito aos mesmos; c) disponibilizar local adequado, em comum acordo com a CONTRATADA, para a instalação dos equipamentos de digitalização; d) propiciar acesso às suas dependências aos funcionários da CONTRATADA para a realização dos serviços; 3

4 e) recusar os serviços em caso de execução incorreta dos mesmos, indicando os motivos da recusa; f) prestar os serviços nos dias e horários de expediente da CONTRATANTE, por funcionários devidamente identificados com crachá da CONTRATADA; g) designar um servidor para orientar sobre a metodologia e cuidados com a preservação dos documentos, entregar os volumes a serem digitalizados, acompanhar a execução das atividades, verificar o cumprimento das especificações e metas previstas neste Contrato e definir os índices apropriados para a documentação visando a sua padronização e facilidade nas buscas a documentos; h) disponibilizar equipe técnica para fazer a interlocução com a CONTRATADA; i) disponibilizar, quando absolutamente necessário, informações sobre seus sistemas computacionais que possam ser utilizados para facilitar a operacionalização dos serviços contratados; j) disponibilizar software para indexação dos conteúdos digitalizados, bem como storage para armazenamento das imagens produzidas a partir da digitalização dos documentos. DO PREÇO CLÁUSULA QUARTA O valor unitário por documento é de R$... (...), incluídos todos os tributos, frete, seguro, mão de obra e outras despesas que venham a incidir sobre os serviços prestados durante o período de garantia, entendido como valor justo e suficiente para a total execução do presente objeto. DO PAGAMENTO E DA MORA CLÁUSULA QUINTA O pagamento será efetuado de acordo com o cronograma de execução inserto no quadro a seguir: CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO E PAGAMENTOS Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 15 dias para instalação dos equipamentos e iniciar a triagem e separação dos documentos. Digitalização mínima de documentos 20 mil imagens. 4

5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês 10 Mês 11 Mês 12 Digitalização da documentação restante e finalização do trabalho de indexação. Parágrafo único O pagamento será efetuado conforme o andamento dos trabalhos, sendo para tal confrontadas as quantidades mínimas previstas no cronograma e as efetivamente realizadas no período considerado. CLÁUSULA SEXTA Os valores a serem pagos mediante o cronograma de pagamentos serão efetuados até o 15º (décimo quinto) dia, a contar da apresentação do documento fiscal de cobrança relativo aos serviços prestados no período, acompanhado do TAS Termo de Aceite do Serviço emitido pelo GESTOR. Parágrafo primeiro O GESTOR do Contrato instruirá o processo de pagamento mediante a impressão dos seguintes documentos da CONTRATADA, nos respectivos sítios da Internet: a) prova de regularidade para com a Seguridade Social (Certidão Negativa de Débito/Certidão Positiva de Débito com Efeitos de Negativa INSS b) prova de regularidade para com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (Certificado de Regularidade do FGTS c) prova de regularidade para com a Justiça do Trabalho (Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas CNDT d) prova de regularidade para com a Fazenda Nacional (Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União 5

6 Parágrafo segundo A impossibilidade de emissão dos documentos referidos no parágrafo primeiro, quando de responsabilidade da CONTRATADA, implicará suspensão do prazo para pagamento até a regularização dos problemas que a tenham causado. Parágrafo terceiro O documento fiscal de cobrança deverá ser emitido, obrigatoriamente, com o CNPJ constante neste Contrato, apresentado por ocasião da fase de habilitação no processo licitatório, vedada a substituição por outro, mesmo que de filial da CONTRATADA. Parágrafo quarto A suspensão dos pagamentos, na forma do parágrafo segundo, não autoriza a CONTRATADA a interromper a prestação dos serviços. Parágrafo quinto O atraso no pagamento sujeita a CONTRATANTE à multa de mora, à razão de 0,5% (meio por cento) ao mês, pro rata die, incidente sobre o valor da cobrança dos fornecimentos efetuados durante o mês de referência, limitado ao valor total desta. DA VIGÊNCIA CLÁUSULA SÉTIMA O prazo de vigência para a execução dos serviços do presente Contrato é de 12 (doze) meses, contados da data da publicação de sua súmula no Diário Oficial da Assembleia Legislativa. DA RESCISÃO CLÁUSULA OITAVA O Contrato poderá ser rescindido: a) por ato unilateral da CONTRATANTE, nas hipóteses citadas nos incisos I a XII e XVII, do art. 78, da Lei Federal n.º 8.666/93; b) por acordo entre as partes, reduzido a termo no processo de licitação, e desde que haja conveniência para a Administração; ou c) judicialmente, em consonância com a legislação pertinente. Parágrafo primeiro A rescisão deste Contrato implicará a retenção de créditos decorrentes da contratação, até o limite dos prejuízos causados à CONTRATANTE. Parágrafo segundo A CONTRATADA reconhece os direitos da CONTRATANTE nos casos de rescisão previstos nos artigos 77 a 80 da Lei Federal n.º 8.666/93. 6

7 DAS PENALIDADES E SUA APLICAÇÃO CLÁUSULA NONA Ressalvados os casos fortuitos ou de força maior, devidamente comprovados e reconhecidos como tais pela CONTRATANTE, a inobservância do disposto neste Contrato sujeitará a CONTRATADA à aplicação das seguintes sanções: a) advertência, por escrito, sempre que ocorrerem faltas consideradas pela CONTRATANTE como sendo de pequena monta; b) multa, consoante especificado a seguir: 1) multa de 1% (um por cento), sobre o valor total atualizado do Contrato, no caso de descumprimento de cláusula contratual, ou norma de legislação pertinente; 2) a multa acima especificada dobrará em cada caso de reincidência, no máximo, 5 (cinco) vezes, não podendo ultrapassar 30% (trinta por cento) do valor global do Contrato, sem prejuízo da cobrança de perdas e danos que venham a ser causados ao interesse público e da possibilidade da rescisão contratual; 3) multa equivamente a 100 (cem) vezes o valor da respectiva digitalização por documento rasurado no processo de preparação e/ou digitalização; 4) multa equivamente a 500 (quinhentas) vezes o valor da respectiva digitalização por documento rasgado no processo de preparação e/ou digitalização; 5) multa equivamente a 1000 (mil) vezes o valor da respectiva digitalização por documento inutilizado definitivamente no processo de preparação e/ou digitalização; 6) multa equivamente a 100% (cem por cento) do valor global estimado do contrato em caso de quebra de sigilo do conteúdo de qualquer documento objeto do mesmo. c) suspensão do direito de licitar e de contratar com a Administração Pública do Estado do Rio Grande do Sul, pelo período de até 5 (cinco) anos; e d) declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública, enquanto perdurarem os motivos determinantes dessa punição ou até que lhe seja concedida a reabilitação pela CONTRATANTE, desde que ressarcidos os prejuízos resultantes de sua conduta e depois de transcorridos 2 (dois) anos da punição. Parágrafo primeiro A penalidade de multa poderá ser aplicada cumulativamente às demais sanções, e sua cobrança não isentará a CONTRATADA da obrigação de indenizar os prejuízos eventualmente causados à CONTRATANTE. Parágrafo segundo Configura falta no cumprimento deste Contrato o desatendimento às obrigações assumidas. 7

8 Parágrafo terceiro A desistência do cumprimento pela CONTRATADA configura justa causa para a rescisão do Contrato. Parágrafo quarto Quando, no entender da CONTRATANTE, a falta cometida justificar a rescisão contratual por justa causa, será imposta à CONTRATADA multa de 10% (dez por cento) do valor global do Contrato. Parágrafo quinto Além de ensejarem a rescisão do Contrato, configuram justa causa para a aplicação da penalidade de suspensão do direito de licitar e de contratar com a Administração Pública do Estado do Rio Grande do Sul, conforme a gravidade da falta: a) o cometimento reiterado de faltas na execução dos serviços; b) o desatendimento às determinações do GESTOR para a solução das faltas verificadas; c) a paralisação injustificada dos serviços; d) a prática de qualquer ato que vise a fraudar ou burlar o cumprimento das obrigações fiscais, sociais ou trabalhistas decorrentes deste Contrato; e) a utilização, pela CONTRATADA, de mão de obra de menor de 18 (dezoito) anos, em infração ao art. 7º, XXXIII, Constituição Federal. Parágrafo sexto Salvo na hipótese de fraude na execução do Contrato, as penalidades de suspensão do direito de licitar e contratar com a Administração Pública do Estado do Rio Grande do Sul e de declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública não serão aplicadas enquanto a CONTRATADA não houver sido punida anteriormente com penalidade menos severa. CLÁUSULA DÉCIMA Caracterizada hipótese ensejadora de aplicação de penalidade, a CONTRATANTE notificará a CONTRATADA, abrindo-lhe o prazo de 5 (cinco) dias úteis para apresentar defesa sobre os fatos descritos na notificação. Parágrafo primeiro Findo o prazo para defesa, os autos seguirão para o Superintendente Administrativo e Financeiro da CONTRATANTE, o qual decidirá sobre a aplicação da penalidade, no prazo de 5 (cinco) dias úteis. Parágrafo segundo A decisão será comunicada por escrito pela CONTRATANTE à CONTRATADA, com lançamento no registro de ocorrências relacionadas com a execução do Contrato. Parágrafo terceiro O valor da multa aplicada será deduzido do pagamento a que a CONTRATADA fizer jus, após a punição, ou pago em cheque, no prazo de 10 (dez) dias úteis da notificação correlata. 8

9 DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA A despesa resultante do presente Contrato correrá por conta da Função 01 Legislativa, Subfunção 0031 Ação Legislativa, Atividade 6351 Apoio Administrativo e Qualificação da Infraestrutura da AL, Subtítulo 003 Manutenção de Serviços Administrativos Gerais, Elemento Outros Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica, do orçamento da CONTRATANTE. DO FORO CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA Fica eleito o foro da Comarca de Porto Alegre, capital do Estado do Rio Grande do Sul, para dirimir as questões decorrentes da interpretação deste Contrato. E, em virtude de estarem de acordo, as partes assinam este instrumento, em 4 (quatro) vias, todas com idêntico conteúdo e forma. Porto Alegre, de de 2014.,, Superintendente Administrativo e Financeiro da Assembleia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul.,, Representante legal da CONTRATADA. 9

10 ANEXO I ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DO OBJETO 1. OBJETO Contratação de pessoa jurídica para prestação, nas dependências da CONTRATANTE, de serviços de digitalização de (seiscentos mil) documentos relativos a assentamentos funcionais de deputados, servidores e estagiários, com autenticação digital, certificada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-BRASIL, abrangendo acervo documental composto por vários formatos de documentos, incluindo tratamento de imagens e indexação automática para pesquisa avançada DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS: a) Organizar a documentação: triagem dos documentos; b) Retirar e transportar internamente nas dependências da CONTRATANTE os documentos a serem digitalizados, fornecendo nota de recibo; c) Preparar o documento: consistindo em higienização, retirada de grampos e/ou clipes e alisamento de papel; d) Digitalizar: digitalização e captura de imagens com total controle de qualidade para garantir a resolução de visualização e leitura perfeita do documento certificação ISO 9001; e) Indexar conteúdos no software Docsprime de propriedade da CONTRATANTE, adquirido com licença perpétua para fins de digitalização de documentos históricos pertencentes ao Memorial do Legislativo, conforme Contrato 022/2013, processo /12-3; f) Armazenar os dados no banco disponibilizado pela CONTRATANTE; 10

11 g) Prover as imagens de autenticação digital através da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-BRASIL; h) Embalar a documentação digitalizada acondicionando em caixas que deverão ter a seguinte identificação: 1. Assembléia Legislativa 2. Departamento de Gestão de Pessoas 3. Conteúdo da caixa 4. Quantidade de documentos 5. Código de Barras DA DIGITALIZAÇÃO: O serviço de digitalização deverá ser executado pela CONTRATADA em local próprio da CONTRATANTE, oferecendo os seguintes recursos: a) Fornecimento de todos os equipamentos necessários à execução dos serviços, integrados com o software Docsprime de propriedade da CONTRATANTE; b) Manipulação de originais de formato até A0; c) Resolução mínima de 240 dpi (pontos por polegadas); d) Possibilidade de digitalização em preto e branco, tons de cinza e colorido; e) Possibilidade de geração de arquivos em diversos formatos, como TIFF, PDF, JPG e BMP Gravação e visualização, no mínimo, dos seguintes formatos de imagem: TIFF (Tagged Image File Format), CCITT Grupo IV, JPEG, GIF e BMP (BitMap); Gravação dos dados em mídia compatível com o volume de dados e com sistema de busca por indexação, conforme base de dados de índice em arquivo compatível com o sistema da CONTRATANTE; Possibilidade de verificação da autenticidade do documento digitalizado. 11

12 1.3. CONTROLE DE QUALIDADE NA DIGITALIZAÇÃO Para o controle de qualidade das imagens deverá ser verificado o resultado obtido em cada etapa de digitalização dos documentos, sendo avaliada a qualidade da imagem capturada, assim como a sequência e a integridade da documentação digitalizada. As imagens deverão estar 100% limpas, permitindo visualizar manchas, dobras, rasgos, pontos, traços, etc., e 100% das informações também deverão estar restituídas, significando que a leitura de todas elas deve ser perfeita, sem qualquer descontinuidade. A CONTRATADA deverá garantir que 100% das imagens digitalizadas seja totalmente legível, utilizando para tal, os seguintes recursos de tratamento: alinhamento de imagem, remoção de sujeiras, remoção de sombras e eliminação de bordas pretas. Para casos de baixa qualidade das imagens gerada por falha de operação dos equipamentos e/ou softwares utilizados, a CONTRATADA deverá obrigatoriamente retornar os documentos à fase de digitalização para obtenção de nova imagem com qualidade aceitável. As imagens digitalizadas que não estiverem dentro das especificações do projeto não serão computadas para efeito de pagamento, ficando estipulado que a CONTRATADA deverá realizar as correções necessárias para sanar eventuais problemas identificados nas imagens por ela produzidas A IMPLANTAÇÃO DOS SERVIÇOS A implantação deverá respeitar a seguinte ordem de prioridade: a. fichas funcionais de ativos/inativos/ ex-servidores b. registros de efetividade c. atos de concessão de vantagem d. prontuários e fichas médicas 12

13 e. registro de estagiários f. outros documentos 1.5. CARACTERÍSTICAS DO ACERVO As características do acervo a ser digitalizado são as seguintes: a) Tipos de papel: sulfite, seda, cartolina e cartaz; b) Tamanhos predominantes: A4, ofício e A3; c) Cerca de 2% dos originais são constituídos por documentos de tamanhos menores do que A4; d) Acondicionamento e apresentação: caixas-arquivos etiquetadas e volumes encadernados com capa dura ou espiral; e) Cerca de 12% dos documentos estão encadernados em volumes de capa dura que poderão ter suas lombadas cortadas para possibilitar a digitalização. As lombadas cortadas devem ser reconstituídas pela CONTRATADA; f) Cerca de 15% dos originais apresentam grampos de fixação ACEITE DO SERVIÇO Após a liberação de cada tipo de serviço para a realização de testes, quando cabível, ou após a análise da documentação pertinente pela CONTRATANTE, esta deverá emitir um Termo de Aceitação do Serviço (TAS). A CONTRATANTE deverá registrar no TAS as supostas falhas e/ou considerações sobre o produto, para que a CONTRATADA possa avaliar os problemas e tomar as providências necessárias. Os pagamentos pelos respectivos serviços somente serão efetivados pela CONTRATANTE após a emissão do TAS correspondente, sem ressalvas. 13