FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI

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1 FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI - CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO - GESTÃO DE ESTOQUE COM ESTUDO DE CASO SOBRE A EMPRESA QUIBAO & BRESSIANI LTDA Ângelo Rosivaldo Stenico Carlos Alberto Quibáo Capivari, SP

2 FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI - CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO - GESTÃO DE ESTOQUE COM ESTUDO DE CASO SOBRE A EMPRESA QUIBAO & BRESSIANI LTDA Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Administração da FACECAP - Capivari, para obtenção do título de Bacharel em Administração. Orientadores: Profs. Marco A Armelin / Geraldo J Melaré Capivari, SP

3 FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI - CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO - Monografia defendida e aprovada em 21 de Setembro de 2010, pela banca examinadora constituída pelos seguintes professores: Orientador: Prof. Marco Antonio Armelin Corretor: Prof. Marcelo Mader de Mello Corretor: Prof. Valdir Antonio Vitorino Coord. Estágio e TCC Prof. Marco Antonio Armelin 10

4 DEDICATÓRIA Dedicamos essa monografia primeiramente a Deus. A nossa família pelo apoio, paciência, incentivo demonstrado nesses anos de luta. A todas as pessoas envolvidas direta ou indiretamente para que nós pudéssemos realizar essa árdua tarefa. A todos os docentes que conosco caminharam nesta trajetória, nosso reconhecimento por dividirem seus conhecimentos. Este trabalho é carinhosamente dedicado a todos vocês. 11

5 Quibao, Carlos Alberto ; Stenico, Ângelo Rosivaldo. Gestão de estoque e estudo de caso sobre a empresa Quibao & Bressiani Ltda. Monografia de Conclusão de Curso. Curso de Graduação em Administração. Faculdade Cenecista de Capivari - CNEC. 46 páginas, setembro de RESUMO A Função da administração de estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produção. Simultaneamente, a administração de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta. O estoque é um dos agentes que mais influenciam a organização, pois interagem com outros departamentos como compras, produção, financeiro e vendas. Este estudo visou identificar as dificuldades encontradas em empresas de pequeno porte quanto ao controle e gestão de seus estoques, através de métodos e processos tais como JIT/KANBAN, MRP/MRP II, Método do último período e mais, utilizando revisões bibliográficas. Palavras Chave: 1. Estoque 2. Gestão 3. Métodos 12

6 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CAPÍTULO I 1.1 Caracterização do Problema Apresentação e Justificativa deste Trabalho Relevância do Trabalho Objetivos deste Estudo Estrutura do Trabalho CAPÍTULO II 2.1 Funções e Objetivos de Estoque Objetivos e Funções do Estoque Tipos de Estoque Decisões de Estoque Custos de Estoque Gerenciamento de Estoques Classificação ABC Políticas de Estoque Avaliação dos Estoques Custo Médio Avaliação pelo Método PEPS (FIFO)

7 2.3.3 Avaliação pelo método UEPS (LIFO) Avaliação pelo Custo de Reposição Avaliação pelo Custo Padrão Princípios Básicos para o Controle de Estoque Sistema de Controle de Estoques Sistema duas Gavetas Sistema dos Máximos Mínimos Sistemas das Revisões Periódicas MRP, MRP II Just in time / Kanban Sistema de Lote de Suprimento Fixado Previsão para os Estoques Introdução Método do Último Período Método da Média Móvel Método da Média Móvel Ponderada Método da Média com Ponderação Exponencial Estoque de Reserva Materiais Excedentes CAPÍTULO III 3.1 Metodologia Considerações Gerais CAPÍTULO IV 14

8 4.1 A Empresa Alvo Apresentação e Discussão dos Dados CAPÍTULO V Conclusão Referências Bibliográficas

9 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura nº Gráfico nº Gráfico nº Gráfico nº Tabela nº Gráfico nº Tabela nº Gráfico nº

10 INTRODUÇÃO Antes da década de 80, a grande preocupação empresarial era vender, produzir faturar. Então vieram dois grandes problemas: o trabalhista e as despesas financeiras elevadas. O objetivo principal de uma empresa é, sem dúvida, maximizar o lucro sobre o capital investido, seja em fábricas, equipamentos, financiamentos de vendas, reserva de caixa ou estoques. Para atingir lucro máximo, ela deve usar o capital para que não permaneça inativo. Espera-se, então, que o dinheiro investido em estoques seja o lubrificante necessário para produção e o bom atendimento das vendas. Para isso, precisamos entender o funcionamento de cada tipo de empresa, e descobrir fórmulas, modelos matemáticos de redução de estoques, sem que haja um colapso de produção, no caso de indústrias, ou a impossibilidade de atender uma venda, no caso de um comércio, por isso a gestão de estoques torna-se um grande desafio. Um sistema de informações moderno e eficaz é essencial para que haja uma aproximação maior entre a demanda e o estoque, ou seja, para que se obtenha uma otimização no emprego de capital em estoque, a informação é a principal ferramenta para que se possa alcançar o melhor resultado. 17

11 CAPÍTULO I 1.1 Caracterização do problema Micros, pequenas ou médias empresas muitas vezes ignoram a necessidade de uma gestão eficaz do seu estoque, seja ele de insumos, matériaprima ou produto acabado. O estoque é um dos agentes mais importantes em qualquer tipo ou (de) tamanho de organização e, principalmente para pequenas e médias empresas, foco desta pesquisa, seja pelo capital investido que pode chegar a um terço da totalidade de seus investimentos, ou pela influência que exerce em outros departamentos da mesma, como o de vendas, compras, entre outros. A boa gestão de estoque utiliza ferramentas como, programas de computador especialmente desenvolvidos para este fim. A eficiência na sua administração poderá criar a diferença com os concorrentes, melhorando a qualidade, reduzindo os tempos, diminuindo os custos entre outros fatores, oferecendo, assim, uma vantagem competitiva para a própria empresa. 1.2 Apresentação e justificativa deste trabalho Com este trabalho pretende-se responder a seguinte questão: Como uma boa gestão de estoque pode colaborar para uma pequena ou média empresa?. Com a finalidade de encontrar respostas para esta pergunta, busca-se através revisões bibliográficas de temas relacionados à questão, principalmente, sobre Administração de Materiais, Administração de produção e Armazenamento e Sistemas Básicos de Controle de Estoques além de uma pesquisa de campo na empresa Quibao & Bressiani Ltda. 1.3 Relevância do trabalho As dificuldades encontradas pelas pequenas e médias organizações, bem como a complexidade do controle e gestão de estoques, em alguns casos levam 18

12 esses tipos de não utilizarem-se de tais procedimentos, portanto, com este trabalho busca-se justificar e apresentar as vantagens obtidas com um bom programa de gestão de estoques, bem como os benefícios que o mesmo trará no resultado final da empresa, ou seja, uma boa gestão de estoques significa a otimização na aplicação de recursos para este fim, possibilitando a empresa melhorar seu fluxo de caixa. 1.4 Objetivos deste estudo Tendo como ponto de partida a pergunta-problema, este estudo visa ressaltar a importância desse tipo de administração e gestão, em empresas de micro, pequeno e médio porte, apresentando benefícios alcançados e estudos embasados em revisões bibliográficas, visando a implantação do mesmo em empresas que ainda não o tenham, e a correção de falhas no procedimento e até a extinção dos problemas existentes em todos os tipos de estoques dos mais variados tipos de empresa. Este estudo tem, ainda, os seguintes objetivos específicos: Identificar a existência do controle e gestão na empresa alvo; Identificar a adequação do método utilizado com a realidade da empresa; Identificar se a empresa alvo utiliza algum método de controle de estoque. Identificar possíveis falhas na execução do mesmo e possíveis reajustes necessários; Apresentar os tipos de controle de estoque; 1.5 Estrutura do trabalho Este trabalho está organizado em 05 capítulos. No segundo capítulo é apresentada a revisão bibliográfica com o propósito de fornecer referencial teórico necessário para as análises decorrentes deste estudo, no terceiro capítulo é detalhada a Metodologia empregada na pesquisa, 19

13 definindo os modelos empregados, procedimentos adotados para a coleta de dados, o quarto capítulo refere-se aos resultados obtidos em nossa pesquisa, junto à empresa alvo e no quinto e último capítulo, as considerações finais. 20

14 CAPÍTULO II 2.1 Funções e Objetivos de Estoque Objetivos e funções do estoque Para Dias (1995, p.19-21), a função da administração de estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produção. Simultaneamente, a administração de estoques deve minimizar o capital investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta. Sem estoque é impossível uma empresa trabalhar, pois ele trabalha como amortecedor entre os vários estágios da produção até a venda final do produto. Quanto maior o investimento nos vários tipos de estoque (supondo que este estoque seja o estritamente necessário), tanto maior é a capacidade e a responsabilidade de cada departamento. Para a gerência financeira, a minimização de estoques é uma das metas prioritárias. (DIAS, 1995, p. 19) Considerando as colocações do autor, pode-se disser que o objetivo, portanto, é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido em estoques. A administração de estoques deve conciliar da melhor maneira os objetivos dos departamentos de compras, financeiro, produção e vendas, sem prejudicar a operacionalidade da empresa, para tanto aponta uma questão a ser formulada na tentativa de introduzir uma administração de estoques é: Quem toma as decisões em relação ao estoque?. E a resposta para esta pergunta é: O departamento de Materiais. Para Garcia et al (2006, p. 9), a gestão de estoques é um conceito que está presente em praticamente todo o tipo de empresas, assim como na vida cotidiana das pessoas. Desde o início da sua história que a humanidade tem usado estoques de variados recursos, de modo a suportar o seu desenvolvimento e 21

15 sobrevivência, tais como ferramentas e alimentos. No meio empresarial, se por um lado o excesso de estoques representa custos operacionais e de oportunidade do capital empatado, por outro lado níveis baixos de estoque podem originar perdas de economias e custos elevados devido à falta de produtos. Regra geral, não é tarefa fácil encontrar o ponto ótimo neste Trade-off. 1 O alastrar do numero de SKU's 2 (Stock Keeping Units), o aumento diferenciação de produtos, assim como da competição global, têm dificultado ainda mais essa tarefa. Para Corrêa (1998, p. 45), o estoque é um elemento gerencial essencial na administração de hoje e do futuro. Estoques são acúmulos de recursos materiais entre fases específicas de processos de transformação. Esses estoques proporcionam independência às fases dos processos de transformação entre as quais se encontram. Quanto maiores os estoques entre duas fases de um processo de transformação, mais independentes entre si essas fases são, no sentido de que interrupções de uma não acarretem na outra. Para Araújo (1973, p ), os estoques custam dinheiro, valem dinheiro e terão de ser zelados como se dinheiro fosse. Este termo zelado poderá possuir diversos significados como, por exemplo: - os limites em que tais estoques deverão ser mantidos, pois tais limites implicam na soma de capitais a serem investidos. Esse autor salienta ainda que os cálculos de máximos e mínimos em estoques são bem complexos, e que geralmente, quando são feitas referências sobre estoques, abordam-se questões de preços, quantidades e qualidades. O autor ainda coloca que os almoxarifes utilizam muitas vezes processos próprios, aprendidos pela observação diária na custódia de materiais e desta forma conseguem prolongar a vida útil em regime de estocagem. Tais sistemas, muitas vezes obtidos pela prática, se transformam em verdadeiros segredos do ofício. De acordo com Araújo, os mais adiantados dos pensadores do mundo dos negócios estão de acordo em que as mercadorias, as matérias-primas etc. em 1 Trade-off ou tradeoff é uma expressão que define uma situação em que há conflito de escolha. 2 O termo Stock Keeping Unit (SKU), em português, Unidade de Manutenção de estoque está ligado á logística de armazém e designa os diferentes itens do estoque, estando normalmente associado a um código identificador (Dias, 2005, p. 194) 22

16 estoque numa empresa, valem tanto ou mais do que dinheiro depositado em estabelecimentos de crédito. Seguindo seu pensamento, podemos comparar os estoques com o trabalho do coração, cujo perfeito funcionamento é o responsável pela perfeita saúde e a própria vida de um ser, da mesma forma a saúde e a vida de uma empresa. A necessidade dos estoques é alimentar os setores consumidores em quantidades estritamente necessárias. Para Francischini (2002, p ) Gestão de estoques ou Administração de estoques é uma área crucial a boa administração das empresas, pois o desempenho nesta área tem reflexos imediatos nos resultados comerciais e financeiros da empresa. O objetivo da gestão de estoques envolve a determinação de três decisões principais: * quanto encomendar, * quando encomendar; e * quantidade de estoque de segurança que se deve manter para que cada artigo assegure um nível de serviço satisfatório para o cliente Tipos de estoque Slack et al (1997, p. 383), descrevem que há várias razões para a taxa de fornecimento e de demanda em diferentes pontos de qualquer operação, leva a classificação de estoque, em quatro tipos: Estoque Isolador Também conhecido como estoque de segurança, tem o propósito de compensar as incertezas inerentes a fornecimento e demanda. Citamos como exemplo a empresa alvo, que por se tratar de uma empresa varejista, nunca consegue prever a demanda perfeitamente, assim sendo, existe a necessidade de uma quantidade sobressalente dos itens. 23

17 Estoque de Ciclo O estoque de ciclo ocorre porque um ou mais estágios na operação não podem fornecer todos os itens que produzem simultaneamente. Exemplo padaria. Estoque de Antecipação O estoque de antecipação consiste na antecipação da estocagem em razão de um período de demanda irregular, ou seja, as empresas que se utilizam desta modalidade, se antecipam a uma alta sazonal na demanda, efetuam o aumento de estocagem gradual para que consigam suprir tal aumento nas encomendas. Podemos citar como exemplo as empresas que produzem ovos de páscoa. Estoques no Canal Estoques de canal existem porque o material não pode ser transportado instantaneamente entre o ponto de fornecimento e o ponto de demanda. O estoque de canal (de distribuição) consiste na consignação de mercadorias do fornecedor ao distribuidor, ou seja, o produto ficará armazenado no canal de distribuição, daí o nome estoque de canal. No ponto de vista de Severo Filho, (2006, p. 63), o processo produtivo, numa empresa industrial, podemos ter: Estoque de produtos em processo Este tipo de estoque baseia-se essencialmente em todos os artigos solicitados necessários à fabricação ou montagem do produto final, que se encontram nas várias fases de produção. Estoque de matéria-prima e materiais auxiliares 24

18 Nestes estoques encontramos materiais secundários, como componentes que irão integrar o produto final. São usualmente compostos por materiais brutos destinados à transformação. Estoque operacional É um tipo de estoque destinado a evitar possíveis interrupções na produção por defeito ou quebra de algum equipamento. É constituído por lubrificantes ou quaisquer materiais destinados à manutenção, substituição ou reparos tais como componentes ou peças sobressalentes. Estoque de produtos acabados É o estoque composto pelo produto que teve seu processo de fabricação finalizado. Em empresas comerciais é chamado de estoque de mercadorias. Usualmente são materiais que se encontram em depósitos próprios para expedição. São formados por materiais ou produtos em condições de serem vendidos. Estoque de materiais administrativos É formado de materiais destinados ao desenvolvimento das atividades da empresa e utilizados nas áreas administrativas das mesmas, tais como; impressos, papéis, formulários etc Decisões de estoque Em cada ponto no sistema de estoque (de qualquer tipo: estágio singular, dois estágios, ou multiestágios), serão necessárias colocações de pedidos, e para isto é necessário as seguintes decisões; 25

19 Quanto pedir. Cada vez que um pedido de reabastecimento é colocado, de que tamanho ele deve ser? Algumas vezes, isso é chamado de decisão de volume de ressuprimento. Quando pedir. Em que momento, ou em que nível de estoque o pedido de reabastecimento deveria ser colocado? Também conhecido como decisão de momento de reposição. Como controlar o sistema. Que procedimentos e rotinas devem ser implantados para ajudar a tomar decisões? Diferentes prioridades deveriam ser atribuídas a diferentes itens do estoque? Como a informação sobre o estoque deveria ser armazenada? Custos de estoque De acordo com Slack et al (1997, p. 387), alguns custos são relevantes na tomada de decisão de compras. Custo de alocação de pedido Cada vez que um pedido é colocado, são necessárias algumas transações internas, transações estas que incorrem em custos para a empresa. Custos que vão desde a preparação de pedidos e de toda a documentação associada com isso, o arranjo para que o fornecedor faça a entrega, e os custos gerais de manter todas as informações para fazer isso. Custo de desconto de preços Em muitas indústrias, os fornecedores oferecem descontos sobre o preço normal de compra para grandes quantidades; alternativamente, eles podem impor custos extras para pequenos pedidos. Custos de falta de estoque 26

20 Sempre que ficamos sem estoque de material, poderemos prejudicar nossos clientes externos que ficarão sem o produto e fatalmente trocarão de fornecedor, e também os clientes internos que pode levar a tempo ocioso no processo seguinte, ineficiências e, fatalmente, consumidores externos insatisfeitos mais uma vez. Custos de capital de giro Os custos de capital de giro são os recursos utilizados no tempo compreendido entre pagarmos nossos fornecedores e recebermos de nossos clientes. Custos de armazenagem São os custos decorrentes da armazenagem física dos bens. Locação, climatização e iluminação do depósito podem ser caros, especialmente, como baixa temperatura ou armazenagem de alta segurança. Custos de obsolescência Se optarmos em comprarmos determinados itens em grandes quantidades, os mesmos serão estocados por um longo período de tempo, correndo-se o risco de tornarem-se obsoletos, (no caso de uma peça de um determinado caminhão que já saiu da linha de montagem ha muito tempo), ou ainda o risco da deterioração deste estoque com o passar do tempo. Custos de Ineficiência de produção De acordo com as filosofias do Just in time 3, altos níveis de estoque nos impedem de ver a completa extensão de problemas dentro da produção. 3 É um sistema de administração da produção que determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora exata. 27

21 2.1.6 Gerenciamento de estoques Para Martins (1998, p. 33), para dimensionar os estoques devemos: a) Utilizar e elaborar classificação ABC (Pareto); b) Selecionar modelo de gestão de estoque; c) Calcular parâmetros do sistema, estoques de segurança e os lotes de reposição; d) Determinar os valores finais, introduzindo considerações adicionais não incluídas anteriormente Classificação ABC Para Corrêa (1998, p ), uma ordenação dos itens consumidos em função de um valor financeiro. Uma vez ordenados os itens, dividimos as listagens em três categorias A, B e C, e para essa divisão costuma-se adotar critérios similares ao exposto a seguir: Classe A. É constituída por poucos itens (até 10% ou 20% dos itens) e apresenta alto valor de consumo acumulado (acima de 50% até 80% em geral); Classe B. É constituída por número médio de itens (20% a 30%), e apresenta um valor de consumo acumulado ao redor de 20% a 30% Classe C. É constituída por um grande número de itens (acima de 50%) e apresenta baixo valor de consumo acumulado (5% a 10%). 2.2 Políticas de Estoque Para Dias (1995, p ), define que a administração central da empresa é quem deverá determinar ao Departamento de Controle Estoques o programa de objetivos a serem alcançados. Estas políticas são diretrizes que, de maneira geral, são as seguintes; 28

22 a) Metas de empresas quanto a tempo de entrega dos produtos ao cliente; b) Definição do número de depósitos e da lista de materiais a serem neles estocados; c) Até que nível os estoques deverão flutuar; d) Até que ponto será permitido à especulação com os estoques; e) Definição da rotatividade de estoque. Os itens c e e citados merecem maior atenção, pois são exatamente neles que também vai ser medido o capital investido em estoques. Para ele, as definições das políticas são muito importantes ao bom funcionamento da administração de estoque. Afirma ainda, que o problema de um dimensionamento de estoques reside na relação entre: Capital investido; Disponibilidade de estoques; Custos incorridos; e Consumo e demanda. Analisando o problema sobre o enfoque financeiro, o retorno de capital (RC) pode ser escrito da seguinte forma: RC = Lucro x Vendas Vendas Capital RC = rentabilidade das vendas x giro de capital Araújo (1973, p ), destaca que a finalidade de um controle de estoque é ter os itens a mão, quando necessário, e proporcionar a proteção adicional das reservas de estoques, (estoques mínimos). 29

23 Ele complementa, explicando que, os estoques mínimos têm a finalidade de permitir ao departamento de compras, que efetua o processo de ressuprimento em tempo hábil, e efetue as operações padrões, como envio e recebimento de cotação de preços e demais condições de fornecimento, bem como a emissão de pedidos e prazos de entrega estipulados pelo fornecedor. De acordo com o autor, a determinação matemática das quantidades de encomendas economicamente interessantes, sempre representa o custo da manutenção dos estoques, e as taxas variáveis para este fator. Há, evidentemente, a consideração básica da administração e operação eficiente dos almoxarifados, o que depende das diretrizes adotadas para o estoque. O autor ainda escreve que a limitação dos almoxarifados, para estocagem dos materiais é fator limitante n política das compras. Toda área destinada à manipulação e estocagem de materiais é um problema da administração de estoques. O agente comprador se preocupa com os dados gerais relativos ao emprego dos materiais anual ou mensalmente, o encarregado pelo controle de estoque analisa o registro por mês, por dia ou até varias vezes ao dia. Deste modo são evitadas as faltas de estoque. 2.3 Avaliação dos Estoques Para esse mesmo autor, o estoque anual precisa ser avaliado em termo de preços, para que as informações financeiras sejam atualizadas. Esse registro é mantido quase sempre com os departamentos de compras e de gestão de materiais. Segundo o autor, na prática contábil regular existem vários métodos alternativos de se calcular o preço do estoque. Um método particular a ser escolhido dependerá de: a) Diretrizes contábeis gerais; b) Vantagens tributárias. 30

24 Para Dias (1995, p. 163), a avaliação dos estoques inclui os valores das mercadorias e dos produtos em fabricação ou produtos acabados. A avaliação pode ser feita através de quatro métodos; Custo médio; Avaliação pelo método PEPS (FIFO) Avaliação pelo método UEPS (LIFO) Avaliação pelo custo de reposição Avaliação pelo custo de reposição Custo médio A avaliação pelo método do custo médio consiste na avaliação das entradas e suas quantidades, em relação ao custo de aquisição, em cima destes custos, é retirado um valor médio, ao qual se refere o valor do estoque. Este critério é usado em empresas, em que os seus estoques tenham um controle permanente, e que a cada aquisição, o seu preço médio seja atualizado, pelo método do custo médio ponderado. É o método utilizado nas empresas brasileiras para atendimento à legislação fiscal. Empresas multinacionais com operações no Brasil, frequentemente tem de avaliar o estoque segundo o método do custo padrão, para atender aos padrões da matriz, e também fazê-lo segundo o custo médio para atendimento à legislação brasileira Avaliação pelo método PEPS (FIFO) Neste método, como o próprio nome diz, (First in, First out). O primeiro material colocado em estoque será o primeiro a sair pela ordem cronológica, e deve ser aplicado quando o giro de estoques ocorre de maneira rápida ou quando as oscilações normais nos custos podem ser absorvidos no preço do produto. 31

25 Vantagens do método. As vantagens de utilização deste método, são: a) O movimento estabelecido para os materiais, de forma ordenada e contínua, simboliza uma condição necessária para um perfeito controle dos materiais, principalmente quando os mesmos estão sujeitos a mudança de qualidade, decomposição, deterioração etc.; b) O resultado conseguido reflete o custo real dos artigos específicos utilizados nas saídas; c) Os artigos utilizados são retirados do estoque e a baixa dos mesmos é dada de uma maneira sistemática e lógica Avaliação pelo método UEPS (LIFO) Último a entrar, Primeiro a sair (Last In, First out). Consiste que devem sair as últimas peças que deram entrada no estoque, o que faz com que o estoque seja avaliado ao preço das últimas entradas. O uso deste método por um determinado período tende a estabilizar os estoques, alem de ser o método mais adequado em períodos inflacionários. Vantagens do método. As vantagens de utilização deste método são: a) Procura determinar se a empresa apurou ou não de forma correta os seus custos correntes, face à sua receita corrente. De acordo com o este método, o estoque é avaliado em termos do nível de preço da época em que o UEPS foi introduzido. b) É uma forma de se custear os artigos consumidos de uma maneira realista e sistemática; c) Numa temporada de alta de preços, os preços maiores das compras mais recentes, são ajustados mais rapidamente às produções, reduzindo o lucro; d) O método tende a minimizar os lucros das operações, nas indústrias sujeitas a oscilações de preços. 32

26 2.3.4 Avaliação pelo custo de reposição Leva-se em conta a elevação de custos no curto prazo em relação a inflação, ou seja faz-se uma estimativa da alta dos preços dos materiais para reposição e este acréscimo é incorporado ao custo de reposição Avaliação pelo custo padrão É o método de custeio preconizado pelo USGAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles) 4. Nele tanto as entradas de estoque quanto as saídas são apropriadas ao custo padrão estabelecido pela empresa, usualmente é aquele que foi utilizado na elaboração do planejamento orçamentário anual. Toda diferença entre o preço real de compra (decorrente de variações de preço) ou custo real de produção (decorrente de variações na produtividade) são apropriados nas contas de variação do preço de compra ou variação de manufatura, respectivamente. Essas contas são contas de resultado, de modo que qualquer variação afeta diretamente o resultado do mês em que ocorre, ainda que o material não tenha sido vendido. 2.4 Princípios básicos para o controle de estoque Para Dias (1995, p. 25), cada tipo de empresa deve desenvolver métodos adequados ao seu tipo de negócio e estoque. Existem diversos aspectos que devem ser especificados, antes de se montar um sistema de controle de estoques. Um deles refere-se aos diferentes tipos de estoque existentes em uma fábrica. Outro diz respeito aos diferentes pontos de vista quanto ao nível adequado de estoque que deve ser mantido para atender as necessidades da empresa. Um terceiro ponto seria a relação entre o nível do estoque e o capital necessário envolvido. (DIAS, 1995 p. 26) 4 Padrão norte americano aceito como o ideal para avaliação do custo do estoque. 33

27 As principais funções para a organização e controle de estoques são: a) determinar o quê deve permanecer em estoque. Número de itens; b) determinar quando se devem reabastecer os estoques. Periodicidade; c) determinar quanto de estoque será necessário para um período predeterminado; quantidade de compra; d) acionar o Departamento de Compras para executar aquisição de estoque (comprar); e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações sobre a posição,do estoque; g) manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; e h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. 2.5 Sistema de Controle de Estoques Para Martins (1998, p. 35), para a determinação de um sistema de gestão de materiais devem ser respondidas duas perguntas: quando e quanto repor? Dias (1995, p. 126), expõem cinco tipos de sistemas de controle de estoque: Sistemas duas gavetas; Sistemas dos máximos mínimos; Sistema das revisões periódicas; MRP, MRP II Sistema duas gavetas 5 MRP (Material Requeriment Planning) ou planejamento das necessidades de materiais e MRP II (Manufacturing Resource Planning) planejamento dos recursos de manufatura. 34

28 É o método mais simples para controlar os estoques. Tem seu uso bastante difundido em revendedores de autopeças e no comércio varejista de pequeno porte. Imaginemos duas caixas ou gavetas, A e B, onde a caixa A tem quantidade de material suficiente para atender ao consumo durante o tempo da reposição, mais o estoque de segurança e a caixa B possui um estoque equivalente ao consumo previsto no período. Quando o estoque da caixa B chega a 0, deverá providenciar uma reposição de material, pedido de compra. Então, passa-se a atender às requisições pelo estoque da caixa A. Neste intervalo, deverá ser recebido o material comprado e então completar o nível de estoque da caixa A e o saldo completar a caixa B, voltando-se a consumir da caixa B Sistema dos máximos mínimos Para o funcionamento deste sistema consideramos os seguintes itens; a) Determinação dos consumos previstos para os itens desejados; b) Fixação do período de consumo previsto em a; c) Cálculo do ponto de pedido em função do tempo de reposição do item pelo fornecedor; d) Cálculo dos estoques mínimos e máximos; e e) Cálculo dos lotes de compra. A principal vantagem desse método é uma razoável automatização do processo de reposição, que estimula o uso do lote econômico e abrange os itens das classes A, B e C Sistemas das revisões periódicas Por esse sistema o material é reposto periodicamente em ciclos, e a quantidade solicitada deve ser suficiente para atender a demanda dentro do período planejado, neste sistema considera-se também um estoque de segurança que deverá supri a demanda em casos de aumento inesperado do consumo. 35

29 Nesse sistema são programadas as datas de entrega em que deverão ser realizadas as reposições de material, e os intervalos são iguais. A maior dificuldade deste método é a determinação do período entre as revisões; diversos aspectos devem ser analisados: Uma periodicidade pequena entre as revisões acarreta um estoque médio alto e como conseqüência um aumento do custo de estocagem; e Uma periodicidade alta entre as revisões acarreta baixo estoque médio e como conseqüência um aumento nos custos de pedido e risco de ruptura. Para minimizar esses riscos devem ser calculadas revisões para cada material estocado ou para cada classe de materiais, de acordo com os objetivos operacionais e financeiros da empresa. Definir o volume dos materiais a comprar; Listar os itens de uso comum para serem processados simultaneamente; Executar uma compra única; e Efetuar compras e entregas programadas, optando pela determinação das periodicidades mais convenientes das necessidades MRP, MRP II Material Requirement Planning,ou planejamento das necessidades de materiais, tem vindo a ser usado para dar significado a MRP e a MRP II Manufacturing Resource Planning, ou planejamento dos recursos da manufatura Introduzido inicialmente, o MRP foi sendo desenvolvido até se tornar MRP II que já tem em conta aspectos relacionados com finanças, compras e marketing. O MRP lida especialmente com suprimento de peças e componentes cujas demandas dependem de determinado produto final. É um sistema que estabelece uma série de procedimentos e regras de decisão, de modo a atender as necessidades de produção numa seqüência de tempo logicamente determinada para cada item componente do produto final. Ele se propõe a definir as quantidades necessárias e o tempo exato para utilização dos materiais na fabricação dos produtos finais. 36

30 Vantagens do MRP Diminuição dos estoques; Controle melhor da produção e das encomendas; Processo hierárquico; Integração das várias áreas funcionais (ERP); Estrutura formal de dados e procedimentos; Simulações; Integração JIT/MRP. Figura nº 1 6 Desvantagens do MRP O MRP tem alguns contratempos e desvantagens que devem ser examinados minuciosamente por qualquer empresa que considere adotar o 6 Fonte: Wikipédia 37

31 sistema em questão. O MRP não tem tendência a otimizar os custos de aquisição dos materiais. Como os níveis de estoque são estabelecidos ao mínimo possível, os materiais têm que ser comprados em quantidades pequenas e de uma forma mais frequente, o que resulta num incremento dos custos de aquisição (ou também conhecidos como custos de aprovisionamento). Maiores custos de transporte são causa efeito visto que, a empresa está menos apta a descontos de encomendas de grandes quantidades. A empresa tem que comparar antecipadamente a redução nos seus custos de posse de material em stock face aos aumentos nos custos associados a encomendas frequentes e de pequenas quantidades. Outra desvantagem do MRP é o potencial perigo duma redução ou mesmo paragem da produção que pode advir de fatores como problemas de entrega não previstos e escassez de material. A existência de um stock de segurança fornece à produção alguma proteção contra imprevistos. Como os stocks de segurança são reduzidos, este nível de proteção é perdido. A desvantagem final do MRP é devido à utilização de pacotes de software standardizados que, podem ser difíceis de adaptar a situações específicas de produção de uma determinada empresa. O software tem então que ser adaptado e modificado pela empresa de forma a que consiga satisfazer as necessidades únicas de determinada situação. Estas desvantagens podem ser facilmente eliminadas através de uma parametrização do software utilizado. Nele podem ser definidos estoques de segurança e lotes mínimos de compra, que reduziriam dramaticamente os efeitos citados acima. O MRP II (manufacturing resource planning), ou planejamento dos recursos de produção, incluí um conjunto completo de atividades envolvendo o planejamento e controle de operações de produção. O MRP II consiste numa variedade de módulos e funções que incluem: Planejamento de produção; Planejamento das necessidades; Calendário geral de produção; Planejamento das necessidades dos materiais (MRP I); 38

32 Shop floor control (SFC); 7 Compras. Vantagens do MRP II Redução de stocks; Maior rotação de stocks; Maior consistência nos tempos de entrega ao cliente; Redução nos custos de aquisição de material; Redução nos tempos de mão-de-obra Just in time/kanban Just in time é um sistema de administração da produção que determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora exata. Pode ser aplicado em qualquer organização, para reduzir estoques e os custos decorrentes. O Just in Time surgiu no Japão, no princípio dos anos 50, sendo o seu desenvolvimento creditado à Toyota Motor Company, a qual procurava um sistema de gestão que pudesse coordenar a produção com a procura específica de diferentes modelos de veículos com o mínimo atraso. Como a variedade de modelos de veículos era pouca, era necessária bastante flexibilidade para fabricar pequenos lotes com níveis de qualidade comparáveis aos conseguidos pelos fabricantes norte-americanos. Esta filosofia de produzir apenas o que o mercado solicitava passou a ser adotada pelos restantes fabricantes japoneses e que, a partir dos anos 70, tornaram-se bastante competitivos. Desta forma, o JIT tornouse muito mais que uma técnica de gestão da produção, sendo considerado como uma completa filosofia a qual inclui aspectos de gestão de materiais, gestão da qualidade, organização física dos meios produtivos, engenharia de produto, 7 Sistema de programação da produção com capacidade finita 39

33 organização do trabalho e gestão de recursos humanos. O sucesso do sistema de gestão JIT tem-se estendido à Europa e ao continente americano. Filosofia do JIT O JIT é um método de redução de desperdícios nos processos de manufatura. É considerado um sistema ativo. A utilização dos estoques como elemento para encobrir determinadas deficiências é combatida ferozmente pelo JIT. Dentro da filosofia JIT, falhas são utilizadas como uma proveitosa fonte de informações para evitar sua repetição. Se o conceito JIT for aplicado em todas as etapas do processo produtivo, não deverão existir estoques nem espaços de armazenagem, eliminando-se os custos de armazenamento e inventário. Serão de esperar, também, ganhos de produtividade, aumento da qualidade e maior capacidade de adaptação a novas condições. Conclui-se que o sistema JIT tem como principal objetivo a melhoria contínua do processo produtivo, através de um mecanismo de redução de estoques. Todas as atividades que não criam valor são eliminadas. As metas colocadas pelo JIT em relação aos vários problemas da produção são: Zero estoque Zero rupturas de estoque Zero defeitos Zero tempo de preparação (setup) e movimentação Zero papéis Minimização dos prazos de fabricação dos produtos finais; Redução continua dos níveis de inventario através do enfrentamento dos problemas da manufatura; O kanban é uma das técnicas usadas para atingir a meta JIT. Sua orientação é no sentido de reduzir os tempos de partida de máquina e os tamanhos dos lotes e produzir apenas as quantidades necessárias à alimentação da demanda. O potencial do sistema Kanban apenas complementa o sistema de fabricação no ambiente Just in time. 40

34 2.5.6 Sistema de lote de suprimento fixado Esse sistema consiste na fixação do tamanho do lote e nível numérico de reabastecimento fixado pela administração. A decisão de quando colocar uma ordem de compra envolve um conjunto de fatores complexos e problemas. 2.6 Previsão para os Estoques Introdução Para Dias (1995, p ), toda teoria dos estoques está pautada na previsão de consumo do material. A previsão de consumo estabelece estimativas futuras dos produtos acabados comercializados pela empresa. A previsão possui algumas características básicas que são: é o ponto de partida de todo o planejamento empresarial; não é uma meta de vendas; e sua previsão deve ser compatível com o custo para obte-la. As informações básicas que permitem quais serão as dimensões e a distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser classificados em duas categorias: quantitativas e qualitativas. a) Quantitativas evolução de vendas no passado; variáveis cuja evolução e explicação estão ligadas diretamente às vendas. Por exemplo: criação e vendas de produtos infantis, área licenciada de construções e vendas futuras de materiais de construção; variáveis de fácil previsão, relativamente ligadas às vendas (populações, renda, PNB 8 ); e 8 Produto Nacional Bruto 41

35 influência da propaganda b) Qualitativas opinião dos gerentes; opinião dos vendedores; opinião dos compradores; e pesquisas de mercado. Além disso, o autor apresenta a previsão de consumo classificados em três grupos: Projeção: São aquelas que admitem que o futuro será uma repetição do passado; Explicação: São basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação; e Predileção: Funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras. As formas de evolução de consumo podem ser representadas das seguintes formas: a) Método de evolução horizontal de consumo: de tendência invariável ou constante. Consumo Consumo efetivo Consumo médio Tempo Gráfico nº 1 - existe uma oscilação de consumo efetivo, porém dentro de uma reta estável de evolução do consumo médio 42

36 b) Modelo de evolução de consumo sujeito a tendência: o consumo médio aumenta ou diminui com o correr do tempo. Consumo Consumo efetivo Consumo médio Tempo Gráfico nº 2 observa-se uma variação considerável do consumo efetivo, em cima de uma reta ascendente do consumo médio c) Modelo de evolução sazonal de consumo: o consumo possui oscilações regulares, que tanto podem ser positivas quanto negativas, ele é sazonal quando o desvio é no mínimo de 25% do consumo médio e quando aparecer condicionado a determinadas causas. Consumo (quantidade) 25% Consumo efetivo 50% Consumo médio Tempo Gráfico nº 3 nota-se um grande aumento do consumo efetivo em um determinado período, comparando-se com o consumo médio. 43

37 Na prática, podem ocorrer combinações dos diversos modelos de evolução de consumo. Isto pode ser verificado de maneira mais evidente quando analisa-se a linha de vida de um produto. Esta linha deve apresentar uma tendência positiva e acelerada (positivamente) de consumo nos primeiros períodos. Consolidado o produto no mercado, o incremento na tendência diminuirá gradativamente até a fase em que a obsolescência do produto provocará sua retirada do mercado, fazendo com que a linha caia abruptamente. O conhecimento sobre a evolução do consumo no passado possibilita uma previsão da sua evolução futura. Esta previsão somente estará correta se o comportamento do consumo permanecer inalterável. Os seguintes fatores podem alterar o comportamento do consumo: Influências políticas; Influências conjunturais; Influências sazonais; Alterações no comportamento dos clientes; Inovações técnicas; Produtos retirados da linha de produção; Alteração da produção; Preços competitivos dos concorrentes Método do último período Este modelo mais simples e sem base matemática consiste em utilizar como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior. Se colocarmos em um gráfico os valores ocorridos e as previsões, obtemos duas curvas exatamente iguais, porém deslocadas de um período de tempo 44

38 2.6.3 Método da média móvel Este método é uma extensão do anterior, em que a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de consumo nos n períodos anteriores. Para melhor compreensão segue exemplos de formulas: CM = Consumo médio C = Consumo nos períodos anteriores n = Números de períodos CM = C1 + C2 + C3+...Cn n A cada novo mês adiciona-se o mesmo à soma e despreza-se o 1º mês utilizado. Desvantagens do método: as médias podem gerar movimentos cíclicos, ou outra natureza não existente nos dados originais; as médias móveis são afetadas pelo valores extremos; as observações mais antigas têm o mesmo peso do que os atuais; e exige a manutenção de um número muito grande de dados. Vantagens: simplicidade e facilidade de implantação; e admite processamento manual. 45

39 2.6.4 Método da média móvel ponderada Para Dias, neste modelo, os períodos mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos mais anteriores. Exemplo de aplicação: % % % % - 66 (60x1,25)+(63x1,2)+(66x1,05) = 73,3 3 A previsão para o ano de 1995 seria de 73 unidades Método da média com ponderação exponencial Este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da média móvel ponderada. Além de valorizar os dados mais recentes, apresenta menor manuseio de informações passadas. Apenas três fatores são necessários para gerar a previsão para o próximo período: A previsão do último período; O consumo ocorrido no último período; Uma constante que determina o valor ou ponderação dada aos valores mais recentes. 46

40 Este modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendência geral, eliminando a reação exagerada a valores aleatórios. Ele atribui parte da diferença entre o consumo atual e o previsto a uma mudança de tendência e o restante a causas aleatórias. Suponhamos que para determinado produto havíamos previsto um consumo de 100 unidades. Verificou-se, posteriormente, que o valor real ocorrido foi de 95 unidades. Precisamos prever agora o consumo para o próximo mês. A questão básica é a seguinte: quanto da diferença entre 100 e 95 unidades pode ser atribuída a uma mudança no padrão de consumo e quanto pode ser atribuído a causas puramente aleatórias? Se a nossa previsão seguinte for de 100 unidades, estaremos assumindo que toda a diferença foi devida a causas aleatórias e que o padrão de consumo não mudou absolutamente nada. Se for de 95 unidades, estaremos assumindo que toda a diferença deve ser atribuída a uma alteração no padrão de consumo (método de último período). Neste método, apenas parte da variação é considerada como mudança no padrão de consumo Estoque de reserva Araújo (1973, p. 191) entende que a falha de um pequeno item pode parar a produção. É conveniente tomar providências para um estoque de reserva dos pequenos itens, atribuindo-lhe a mesma importância dos itens principais. Para ele o estoque mínimo é um problema básico do controle de estoques. Estoques de reserva demasiadamente grandes representam um desperdício e demasiadamente pequenos não cumprem a sua finalidade Materiais excedentes Segundo Araújo (1973, p. 191), materiais excedentes são itens do estoque que estejam inativos. Tal situação pode surgir em função de requisições excessivas, compras excessivas ou entregas excessivas. Um sistema amplo de 47

41 controle de estoques dá início a uma ação direta que pode ser exercida de três formas para evitar tais situações: Revisão periódica dos registros dos estoques; Análise do estoque físico: feita por ocasião do estoque anual; e Campanhas periódicas de limpeza : medida que proporciona revisão dos materiais que foram retirados e não foram usados. Para o autor, se não houver qualquer razão para se manter tais itens, toma-se uma decisão relativa à maneira de como dispor daqueles itens, como: 1) Utilização no estado, como substituto de materiais padronizados em uso corrente; 2) Utilização por transferência, para outro departamento; 3) Devolução ao fabricante; 4) Venda como material excedente; e 5) Venda como sucata. Para ele, isto servirá para converter um passivo continuado em ativo, para reduzir o investimento em almoxarifados. 48

42 CAPÍTULO III 3.1 Metodologia Considerações Gerais De acordo com o professor Gilberto Teixeira, a metodologia significa, etimologicamente, o estudo dos caminhos, dos instrumentos usados para se fazer pesquisa cientifica, os quais respondem e como fazê-la de forma eficiente. A metodologia é uma disciplina normativa definida como o estudo sistemático e lógico dos princípios que dirigem a pesquisa científica, desde suposições básicas até técnicas da indagação. A metodologia é o processo da pesquisa usada para a organização de um determinado assunto, que deve ser seguida para que possamos obter as respostas para os problemas do tema em questão, conseguindo alcançar os objetivos do trabalho. Pesquisa Bibliográfica: A pesquisa bibliográfica procura explicar e discutir um tema ou problema com base em referências teóricas publicadas em livros, revistas, periódicos, etc. Busca conhecer e analisar contribuição científica sobre determinado tema. A pesquisa bibliográfica é um excelente meio de formação científica quando realizada independente análise teórica ou como parte de investigações empíricas. (MARTINS e LINTZ, 2000, p. 29, citado por PRADO e STHEPHANN, 2007, p.12) Estudo de caso: Trata-se de uma técnica de pesquisa cujo objetivo é o estudo de uma unidade que analisa profunda e intensamente. Considera a unidade social estudada em sua totalidade, seja um indivíduo, uma família, uma instituição, uma empresa, ou uma comunidade, com o objetivo de compreendê-los em seus próprios termos. (MARTINS e LINTZ, 2000, p. 36, citado por PRADO e STHEPHANN, 2007, p.12) 49

43 CAPÍTULO IV 4.1 A Empresa alvo Fundada no ano de 1975 por seu idealizador o Sr. Antonio Quibao, na cidade de Rafard-SP, a organização surgiu localizada em prédio alugado localizado na Praça da Bandeira, com o nome de fantasia de Auto Peças Rafard, (APR). Em 1989 fundou sua primeira filial na cidade de Capivari, construindo um prédio de aproximadamente 600 metros quadrados, destinado exclusivamente ao comércio de peças para caminhões, e a esta loja deu o nome de Auto Peças Capivari (APC), e esta será nossa empresa alvo. Hoje a empresa possui uma grande variedade de itens em estoque, aproximadamente itens nas duas unidades e conta com uma equipe de 27 colaboradores. 4.2 Apresentação e Discussão dos Dados O objetivo deste questionário é avaliar a opinião de todos os colaboradores envolvidos direta ou indiretamente com a gestão de estoques, e demonstrar graficamente as melhorias percebidas com a sua implantação. 50