Código de Conduta Ética e Compliance

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1 Construindo um programa de ética e conformidade Nalu Ribeiro Biasus Setembro 2015

2 Conceito e origens O QUE É COMPLIANCE? É estar em conformidade com leis e regulamentos internos e externos, aplicáveis à determinada empresa. Obrigação de todo funcionário. Conformidade Integridade

3 Conceito e origens PROGRAMA DE COMPLIANCE (DE CONFORMIDADE CORPORATIVA) Programa gerido internamente para o propósito de garantir que as políticas, processos e operação da empresa tenham aderência aos requerimentos e padrões estabelecidos pelo setor ou governo responsável por fiscalizar aquele setor. ** É um programa operacional, composto pelo Código de Conduta e procedimentos internos que fornece um roteiro para as ações dos funcionários. Preocupa-se em gerir não conformidades e monitorar de forma diária, sistemática e preventiva as práticas da empresa. Visa esclarecer conceitos e gerir a conduta, fazendo com que os empregados obedeçam as leis, estejam engajados nos treinamentos e programas de comunicação, usem habilidades decisórias éticas e comuniquem imediatamente reais ou potenciais falhar de conduta na organização.

4 Como dimensionar o Programa de Compliance (segmento, operações, geografia) Manutenção de operações internacionais Negociação de ações ou títulos na bolsa de valores Sócios/investidores estrangeiros Benefícios de empréstimos/incentivos governamentais Negócios com Governo Interação frequentemente com órgãos públicos Atuação direta ou indireta em segmentos altamente regulados (inst. financeiras, seguradoras, farmacêuticos, saúde, telecom)

5 Aspectos regulatórios e éticos Porque a preocupação crescente das empresas brasileiras (e do governo...) com Compliance? Movimento global de combate à corrupção; Nova lei anticorrupção brasileira Atrair e reter negócios e investidores estrangeiros no país Expansão internacional e competitividade Desenvolvimento e sustentabilidade

6 Aspectos regulatórios COMBATE À CORRUPÇÃO Estados Unidos (Foreign Corrupt Practices Act - FCPA) O compromisso de uma empresa com o contínuo aprimoramento de seu programa de combate à corrupção ajudará a reduzir a responsabilidade geral da empresa em caso de corrupção ou de investigação relacionada a suborno. Brasil (Lei /13, Decreto 8.420/2015) Na aplicação e dimensionamento das sanções, as autoridades levarão em consideração a existência de programa efetivo de conformidade. (Fonte de estudo: Site da CGU) Reino Unido - UK Bribery Act 2010

7 Aspectos regulatórios Nova Lei anticorrupção brasileira CGU (Portaria 909 e 910, de 2015) CADE: guia de compliance concorrencial Micro e pequenas empresas também contempladas Desafios: atuação conjunta dos diferentes órgãos e esferas no combate à impunidade

8 Aspectos regulatórios OUTRAS LEIS QUE EMBASAM O PROGRAMA DE COMPLIANCE Exploração de trabalhadores Formação de cartel Proteção de dados e segurança da informação Uso de Informação privilegiada (Insider Trading) Conflito de interesses

9 O alto custo das falhas de conformidade Corrupção WALMART - US$24milhões em pagamentos suspeitos para acelerar a obtenção de licenças de operação para novas lojas no México Corrupção e formação de cartel EMBRAER - suborno autoridades Argentinas e da Rep. Dominicana para garantir a venda de aeronaves para usos comercial e militar SIEMENS e ALSTOM - licitação da construção linha Lilás do metro SP Quebra privacidade Trabalho Escravo e relacionamento c. fornecedores Informação privilegiada AT&T - Empresa concordou em pagar 25 milhões de dólares ao órgão regulador americano após uma investigação descobrir que os trabalhadores de call centers no México, Colombia e Filipinas divulgaram dados pessoais de quase 280 mil clientes Lojas Renner - Trabalhadores bolivianos - contratados por fornecedores da Renner - atuando em condições degradantes de trabalho CITIGROUP -Analista do Citi compartilhou informação sobre pesquisa confidencial relativa a transformação do Facebook em empresa com ações na bolsa

10 O alto custo das falhas de conformidade Ações despencam Multa e penalidades administrativas e judiciais Perda de incentivos governamentais Gastos com advogados e com implementação de processos em regime de emergência Impacto no nível de confiança dos funcionários Reputação e imagem abaladas

11 Pilares do programa de compliance Para muitos líderes, cultura e ética não estão na zona de conforto Cultural Organizacional Quando uma política, regra ou código entrar em conflito com a cultura da organização a cultura triunfará e prevalecerá a maior parte do tempo. Valores corporativos Liderança Desafios Para ter um programa efetivo, a organização necessita prestar tanta atenção na cultura quanto nas políticas, treinamento e auditorias Compliance Ética Regulatório

12 Construindo o programa de Compliance e ética da sua empresa Entender a situação atual Estabelecer Papéis e responsabilidade Escrever Código de Conduta Desenvolver Políticas e procedimentos corporativos Treinamentos e comunicação Monitoramento e auditoria Leis e regulamentos Identificar processos de Compliance existentes Avaliar riscos Business case Conscientização dos empregados e/ou na implementação Plano de ação, Aprovação Linguagem Plano para comunicar Ser claro sobre as expectativas Desenvolver politicas com base nas avaliações de riscos e lacunas do programa Disponíveis na intranet e outros fóruns Canais de comunicação para dúvidas hotline para funcionário comunicar potenciais violações Protocolos de investigação de não conformidade. Planejar o calendário anual de treinamentos e de comunicação. Atingir funcionários de todos os níveis, funções, e localização geográfica Reavaliar periodicamente o programa. Coordenar atividades periódicas de monitoramento com as áreas funcionais Planos de remediação para os problemas identificados Incorporar lacunas no planejamento estratégico de Compliance

13 Desenvolvendo o Código de Conduta Linguagem clara, precisa e amigável aos funcionários; Código de Conduta convincente com impacto no comportamento do funcionário Ilustrar com exemplos; Indicar pessoas de contato; Questionário de perguntas frequentes; Acesso/hiperlinks às políticas específicas; Conteúdo: segundo o perfil do negócio e a análise de riscos Princípios e valores da organização Referência às políticas específicas Vedações expressas Canais de orientação aos funcionários

14 Passo a passo CRIAR E REVISAR O CÓDIGO PLANEJAR A DIVULGAÇÃO DO CÓDIGO ENTREGAR O CÓDIGO E CERTIFICAR FUNCIONÁRIOS MANTER CONTÍNUA COMUNICAÇÃO Determinar escopo, prazos e principais envolvidos no projeto Escrever o Código Obter aprovação da liderança Publicar o Código Plano de treinamento Identificar parceiros das áreas funcionais e transferir responsabilidades (treinadores, comunicação interna) Treinar treinadores Apresentar o Código aos gestores sênior Treinar e entregar o Código a todos empregados Certificar participação Tópicos do Código nos meios de comunicação corporativos Gestores devem reforçar o Código e os treinamentos com seus funcionários diretos

15 Conteúdo do programa AMBIENTE DE TRABALHO Não retaliação de funcionários que utilizem os canais de comunicação de não conformidades Conflitos de interesses Canal de comunicação de não conformidades Mídias Sociais

16 Conteúdo do programa PRÁTICAS COMERCIAIS Políticas de presentes e entretenimento Relacionamento com terceiros Legislação anticoncorrencial Medidas anticorrupção Insider trading uso informação privilegiada Relacionamento com Governo

17 Conteúdo do programa GESTÃO DE INFORMAÇÃO Gestão de documentos e registros Confidencialidade Propriedade Intelectual Privacidade

18 Colaboração Estratégica entre áreas da empresa na elaboração do Código Área funcional ou departamento Jurídico Comunicação Corporativa Papel no processo Advogados especialistas ajudam na definição dos tópicos do Código mais aplicáveis Garantir precisão na linguagem e no conteúdo do Código Garantir fácil acesso ao Código a todos funcionários e divulgar o programa Recursos Humanos Líderes de negócios das unidades CEO - Diretores Compartilhar informações sobre riscos chave, preocupações dos funcionários e dados do sistema de helpline/hotline/0800 Apoiar o gestor de Compliance a identificar riscos chaves através de discussões com funcionários da unidade Reforçar a importância do Código numa mensagem a todos funcionários que acompanhará a entrega do Código. Conselho de Administração, se for o caso Revisar e aprovar um Código que trate de forma completa os riscos chave da empresa e seja escrito de forma clara e amigável aos funcionários

19 Governança Corporativa e Compliance: Benefícios de um forte programa de compliance Melhora o desempenho do empregado e o compromisso com a organização a que pertence Direciona a performance do negócio Protege o valor da marca Reduz custos e despesas da organização Protege os Diretores e demais dirigentes da empresa Serve como um fator atenuante em situações de não conformidade

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