Anexo 3 - Lista de fornecedores de bens e prestadores de serviços. Inquérito a enviar aos fornecedores de bens e prestadores de serviços.
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- Sebastiana Gesser Esteves
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1 Plano de Contingência para a Gripe A Outubro 2009
2 Índice 1. Introdução Objectivos Comissão de elaboração do plano de contingência para a gripe A (H1N1) Equipas de intervenção constituídas nas Unidades Hoteleiras do Grupo CMH Áreas de actuação Especificação das acções desenvolvidas e a desenvolver no âmbito do Plano... 6 Anexos: Anexo 1 - Comunicação Interna do Conselho de Administração com a nomeação da comissão para a elaboração do Plano de Contingência da Gripe A, para o Grupo Cardoso Madeira Hotels. Anexo 2 - Equipas de intervenção constituídas nas unidades hoteleiras do Grupo CMH. Lista de necessidades de colaboradores do grupo, por Hotel/Direcção/ Departamento /Divisão/Secção. Lista de contactos dos colaboradores do Grupo Cardoso Madeira Hotels. Anexo 3 - Lista de fornecedores de bens e prestadores de serviços. Inquérito a enviar aos fornecedores de bens e prestadores de serviços. Anexo 4 - Cenários de actuação em caso de gripe A entre colaboradores e/ou clientes dos Hotéis do Grupo CMH. Anexo 5 - Plano de Higienização - Prevenção Vírus Gripe A (H1N1) Memorando MDQ036/2009 Plano de Contingência Gripe A (H1N1) Materiais de divulgação de informação, destinados a colaboradores, fornecedores de bens, prestadores de serviço e clientes. Plano de Contingência Gripe A Pg.2
3 1.INTRODUÇÃO Por ter conhecimento que as pandemias de gripe são cíclicas, desde 2003 que a Organização Mundial de Saúde (OMS) tem vindo a alertar para que todos os países, respectivas instituições e população em geral, se preparem para a ocorrência de uma pandemia de gripe. A título informativo, no Séc. XX verificaram-se 3 pandemias, nomeadamente: 1918 Gripe Espanhola ou pneumónica, causada pelo vírus da gripe A(H1N1) 1957 Gripe Asiática causada pelo subtipo (H2N2) 1968 Gripe de Hong Kong causada pelo subtipo (H3N2) A OMS define várias fases de actividade gripal tais como: Fases 1 a 3 Infecção por vírus da gripe maioritariamente em animais. Fase 4 Transmissão de pessoa para pessoa. Fase 5 Surto comunitário atingindo pelo menos 2 países da OMS. Fase 6 Período pandémico, surto comunitário à escala mundial, em que o vírus é susceptível de mutação. Define ainda, um período pós pandémico com ocorrência de novos casos, e outro período pós pandémico com níveis de actividade gripal habituais de actividade sazonal. Actualmente estamos na fase 6, embora com números ainda considerados reduzidos no Arquipélago da Madeira. Actualmente e com base em toda a informação disponível (veiculada pelas autoridades de saúde e meios de comunicação social), encontra-se o Grupo Cardoso Madeira Hotels atento à necessidade de elaboração de um plano de contingência, para a Gripe A, com vista a prevenir, enfrentar e combater os efeitos inerentes à pandemia, tendo em conta as especificações dos clientes, colaboradores, fornecedores de bens e prestadores de serviços das unidades hoteleiras do Grupo CMH. Sem prejuízo dos objectivos que estão na origem da elaboração do presente plano de contingência, poderá o mesmo futuramente servir de base para um outro tipo de emergência, nomeadamente, acidentes, desastres naturais ou doenças infecto-contagiosas de outra natureza. Plano de Contingência Gripe A Pg.3
4 2. OBJECTIVOS Foram definidos como principais objectivos do plano de contingência para a Gripe A, os seguintes: Minimizar o impacto da pandemia nos clientes/colaboradores/fornecedores de bens e prestadores de serviços. o Implementar medidas de controlo de infecção; o Estimar as necessidades de cuidados a ter em caso de infecção entre colaboradores; o Estimar as necessidades de cuidados a ter em caso de infecção entre clientes; o Assegurar que os fornecedores de bens e prestadores de serviços cumpram os requisitos mínimos, no sentido de garantir os seus compromissos perante o Grupo Cardoso Madeira Hotels; o Planear a continuidade da actividade normal das unidades hoteleiras, em caso de redução significativa de meios Humanos; o Disponibilizar atempadamente o máximo de informação necessária à prevenção e combate da infecção; o Assegurar uma coordenação eficaz entre o Grupo CMH e as autoridades de saúde pública. 3. COMISSÃO DE ELABORAÇÃO DO PLANO DE CONTINGÊNCIA PARA A GRIPE A (H1N1) Ana Filipa B.P. Ferreira Luís Cardoso Luísa Cardoso Miguel Fernandes Pedro Castro Subdirectora do Hotel Alto Lido (Coordenadora do Plano de Contingência para a gripe A do Grupo Cardoso Madeira Hotels) Director da Qualidade (Substituto da Coordenadora do Plano de Contingência, nas respectivas ausências e impedimentos) Directora do Departamento Jurídico e de Recursos Humanos Subdirector do Hotel da Ajuda Director do Hotel Baía Azul Plano de Contingência Gripe A Pg.4
5 4. EQUIPAS DE INTERVENÇÃO CONSTITUÍDAS NAS UNIDADES HOTELEIRAS DO GRUPO CMH. Além da Comissão constituída para elaborar o presente plano, encontram-se designadas as equipas de colaboradores nas diversas instalações do Grupo CMH, as quais devem ser de imediato contactados na eventualidade de algum colaborador/cliente/fornecedor de bens ou prestador de serviços apresentar sintomas de gripe. As equipas apresentam-se organizadas por área operacional e área empresa, em cada estabelecimento hoteleiro (Ver anexo 2). 5. ÁREAS DE ACTUAÇÃO 1ª Área. Impacto da gripe A no Grupo Cardoso Madeira Hotels; 2ª Área. Impacto da pandemia de gripe A nos colaboradores e clientes; 3ª Área. Impacto da gripe A nos fornecedores de bens e prestadores de serviços; 4ª Área. Estratégias e procedimentos a implementar durante a pandemia de gripe A; 5ª Área. Atribuição de recursos para proteger colaboradores e clientes durante a pandemia de gripe A; 6ª Área. Comunicação e informação aos colaboradores e clientes; 7ª Área Coordenação com organizações externas e auxílio à comunidade. Plano de Contingência Gripe A Pg.5
6 6.ESPECIFICAÇÃO DAS ACÇÕES DESENVOLVIDAS E A DESENVOLVER NO ÂMBITO DO PLANO 1 1ª ÁREA Impacto da gripe A no Grupo CMH 1.1 Designar um coordenador e uma equipa de Saúde S e Segurança no Trabalho, para elaboração de um plano de preparação e resposta à pandemia de gripe A,, com papéis e responsabilidades bem definidas Por deliberação do Conselho de Administração do Grupo Cardoso Madeira Hotels foi criada uma comissão para a elaboração do Plano de Contingência para a gripe A (H1N1) composta pelos seguintes elementos: Ana Filipa B.P. Ferreira - Subdirectora do Hotel Alto Lido (Coordenadora P. C.) Miguel Fernandes Subdirecor do Hotel da Ajuda Pedro Castro Director do Hotel Baía Azul Luís Cardoso - Director da Qualidade (Coordenador em substituição) Luísa Cardoso Directora do Departamento Jurídico e de Recursos Humanos A comunicação entre os serviços médicos, linha de saúde 24 ou outros, será da responsabilidade dos directores de cada unidade hoteleira, nomeadamente no Hotel Alto Lido por Ana Filipa Ferreira, no Hotel Baía Azul por Pedro Castro e no Hotel da Ajuda por Miguel Fernandes. Além da comunicação com os serviços médicos, deverão os directores assegurar que são seguidas as orientações médicas específicas para cada caso, durante a permanência nas instalações do Grupo, da pessoa afectada. A comunicação com familiares de colaboradores, quando necessária será providenciada pela Directora do Departamento Jurídico e de Recursos Humanos, Luísa Cardoso. A comunicação com a empresa responsável pelo fornecedor de bens ou prestador de serviços (ou familiar indicado por este no caso de prestador de serviços independente) deve ser feita pelo director da Unidade Hoteleira onde se verifica a ocorrência. Os meios/equipamentos necessários à implementação das medidas previstas no plano são da responsabilidade do Director da Qualidade, Luís Cardoso. 1.2 Identificar colaboradores e outros recursos essenciais (produtos( alimentares, bens diversos, fornecedores, prestadores de serviços e logística) necessários para manter o Grupo CMH em funcionamento durante uma pandemia Para garantir o normal funcionamento da actividade do Grupo CMH, importa manter um número mínimo de colaboradores em cada Departamento/Divisão/Secção, se necessário recorrendo à polivalência de funções, mobilidade e outros mecanismos de gestão legalmente previstos. Plano de Contingência Gripe A Pg.6
7 No que respeita à dotação de recursos humanos, foram estimadas rácios mínimos, calculados para um cenário de emergência e na presunção de que os colaboradores estarão receptivos a uma inerente sobrecarga de trabalho (Ver Anexo nº2). No que concerne ao abastecimento de bens e prestação de serviços, encontra-se em listagem anexa e por ordem de prioridades, os contactos de fornecedores e prestadores de serviço, considerando os bens e serviços imprescindíveis à actividade e que têm que ser garantidos, designadamente ao nível do alojamento e restauração (Ver Anexo nº3). 1.3 Equacionar a preparação de uma lista adicional de colaboradores de apoio, (colaboradores ( com outras competências, empresas de fornecimento de mão de obra externas) formá-los para tarefas essenciais. No que respeita ao desempenho de funções procurar-se-á manter a qualidade de serviço, com o número mínimo de colaboradores (conforme o enunciado no ponto 1.2). Perante a inexistência de colaboradores disponíveis nos respectivos Departamentos/Divisões/Secções, recorrer-se-á preferencialmente aos profissionais cujas funções sejam afins à actividade dos colaboradores ausentes (ex: Restaurante/Bar; Andares/Limpeza). Esgotadas as hipóteses supra mencionadas, recorrer-se-á aos activos humanos de outras unidades hoteleiras do Grupo e, apenas em última instância, a empresas externas de trabalho temporário, existentes no mercado, nomeadamente: SELECT Rua da Alfandega nº 19 r/c Tlf Fax delegacao.funchal@select.pt LUSOTEMP Edif. Vista Mar Rua Vale da Ajuda Cave C Tlf Fax imleonor@lusotemp.pt TEMPO IRIA Rua Coronel Sarmento Núcleo Residencial dos Ilhéus loja 9 Tlf Plano de Contingência Gripe A Pg.7
8 SERLIMA Estrada Comandante Camacho de Freitas FUNCHAL Tlf Fax Identificar actividades prioritárias desenvolvidas no grupo que tenham que continuar durante a pandemia Foram identificadas como fundamentais para a manutenção da actividade do Grupo, o Alojamento e a Restauração, constituindo as Recepções, o Aprovisionamento e as Manutenções Curativas dos Hotéis, estruturas de suporte inerentes a estas actividades. 1.5 Desenvolver cenários plausíveis passiveis de resultar num aumento ou redução de procura de bens/serviços durante a eventual pandemia. Planear tendo em conta os cenários. Tendo em conta que a actividade hoteleira é muito sensível, a qualquer acidente, catástrofe natural ou epidemia, no caso de se comprovar um número elevado de infectados na ilha da Madeira, tal facto será certamente uma condicionante muito forte para qualquer turista na escolha do seu destino de férias, e consequentemente terá repercussões muito negativas para a actividade do Grupo Cardoso Madeira Hotels. Sem prejuízo destas considerações foram previstos os seguintes cenários: Cenário I Ausência de casos de Gripe A no seio do Grupo Cardoso Madeira Hotels Neste cenário, não existe afectação directa previsível, devendo apenas ser adoptadas as medidas preventivas, que evitem a propagação de vírus, designadamente as divulgadas pelas autoridades de saúde (Ver anexo 5). Como medidas de sensibilização foram organizadas sessões de esclarecimento sobre a Gripe A através dos serviços de higiene e segurança no trabalho (Ver ponto 5.3). No que respeita à sensibilização para a higiene pessoal foi divulgada a informação prevista no anexo 5. Foram adoptadas várias medidas de carácter infra-estrutural, tais como: - Colocação de pontos de desinfecção junto das Portas de Serviço e Recepções (ver ponto 5.1); - Colocação de dispensadores de toalhas de papel nos sanitários públicos e dos colaboradores (ver ponto 5.1); - Criação de locais de resguardo, devidamente identificados, (Ver anexo 4); - Criação de um Plano de Higienização específico para o período de pandemia da Gripe A, (Ver anexo 5). Plano de Contingência Gripe A Pg.8
9 Cenário II Aparecimento do 1º Caso de Gripe A Agir conforme previsto no presente Plano de Contingência, fazendo de imediato, uma avaliação dos procedimentos efectuados e correcção das anomalias detectadas, por forma, a manter o Plano eficaz e actualizado; Levantamento de todos os colaboradores que estiveram em contacto com o infectado e acompanhamento dos sintomas por estes manifestados, por forma, a ter uma intervenção preventiva contra a disseminação do vírus; Reavaliação dos Planos de Higienização. Cenário III Infecção de mais de 20 colaboradores do Grupo Cardoso Madeira Hotels Utilização de equipamento de protecção individual por parte dos colaboradores com funções imprescindíveis à manutenção da actividade do Grupo CMH; Activar procedimentos de substituição de colaboradores; Manter informação permanente e actualizada da evolução da contaminação, disponível para todo o Grupo CMH; 1.6 Analisar com os fornecedores de bens e prestadores de serviços os seus planos de contingência. O nosso plano será tanto melhor quanto melhor for o dos nossos fornecedores de bens e prestadores de serviço. O Grupo CMH elaborou inquéritos destinados aos principais fornecedores de bens e os prestadores de serviços, com o propósito de avaliar a respectiva capacidade de resposta às solicitações, num cenário de pandemia (que também os condiciona), auscultando, entre outros aspectos, os respectivos planos de contingência. As respostas aos inquéritos permitirão ao Grupo antever as necessidades de reajustamento e eventual recurso a alternativas, com vista à satisfação das necessidades de abastecimento e manutenção dos serviços contratados (Ver Anexo nº3). 1.7 Determinar o potencial impacto de uma pandemia sobre as deslocações comerciais, domésticas e/ou internacionais (quarentenas, encerramentos de fronteiras). Por razões logísticas, a entrada de clientes no Arquipélago da Madeira (onde se situam os hotéis do grupo), é feita quase exclusivamente por avião, pelo que num cenário de pandemia em que sejam fortemente condicionadas ou encerradas as entradas/saídas aeroportuárias, tal medida acarretará, num caso extremo, uma drástica diminuição ou mesmo ausência de procura de alojamento/restauração e consequente redução/ausência de clientes. Plano de Contingência Gripe A Pg.9
10 1.8 Procurar manter informação actualizada e fiável sobre a eventual pandemia, em articulação com a Direcção Geral de Saúde (DGS) e ou Instituto de Adminis dministração da Saúde e Assuntos Sociais IP-RAM RAM. A pesquisa e divulgação de documentação/legislação considerada pertinente para actividade do Grupo CMH, constitui uma rotina diária prosseguida pelo Departamento da Qualidade. Para efeitos do presente plano de contingência, a referida pesquisa e divulgação abrangerá a informação contida nos sites da Direcção Geral de Saúde e do Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais IP-RAM sobre a actual pandemia da gripe. Toda e qualquer informação nova, deve ser de imediato encaminhada à comissão coordenadora do presente plano, para efeitos de actualização do mesmo. 1.9 Estabelecer um plano de Comunicação de emergência e revê-lo periodicamente. Este plano deverá incluir a identificação dos contactos chave da cadeia de comunicação (incluindo fornecedores de bens e prestadores de serviços e clientes) e dos processos para acompanhar e comunicar a situação do grupo e dos colaboradores. A resposta a este ponto encontra-se nos Anexos nºs. 2 e 3 Plano de Contingência Gripe A Pg.10
11 2 2ª ÁREA Impact Impacto da pandemia de gripe A nos colaboradores e clientes 2.1 Prever o absentismo dos colaboradores durante uma pandemia. As ausências podem ser devidas a doença pessoal ou familiar, medidas de contenção e quarentenas impostas pelas autoridades (encerramento de escolas e/ou empresas, suspensão de transportes públicos, etc) Nesta fase, o Grupo CMH não tem capacidade para prever o nível de absentismo, no entanto, se o mesmo se concretizar, aplicar-se-ão as medidas previstas nos pontos 1.2 e 1.3. Nas situações de absentismo os colaboradores estão vinculados à apresentação perante a entidade empregadora, da respectiva justificação médica, de acordo com os dispositivos legais aplicáveis. 2.2 Implementar medidas com o objectivo de diminuir a disseminação de infecção. Alterar a frequência e/ou forma de contacto frente a frente (aperto de mão, reuniões presenciais, postos de trabalho partilhados entre colaboradores e entre colaboradores e clientes). Sempre que viável, recorrer às vídeo-con confer ferências e teleconferências. ncias. A actividade do Grupo CMH, atenta à sua natureza, não se compadece com a ausência de contacto entre colaboradores e clientes e colaboradores entre si. Não obstante, são diversas as medidas adoptadas pelo Grupo CMH, junto dos seus colaboradores e clientes, no intuito de prevenir a contaminação e travar a dissiminação do vírus da gripe A (H1N1), nomeadamente: o Sensibilização aos colaboradores para, na medida do possível, evitarem os contactos muito próximos (de preferência guardar a distância mínima de 1 metro, evitar os beijos e apertos de mão, etc.); o Promoção do arejamento dos espaços fechados salas de estar e de refeições, quartos, gabinetes, espaços de lazer, etc.; o Desinfecção eficaz, dos equipamentos, materiais e instalações usados colectivamente Health Club, balneários, veículo de transporte, espaço de informática, etc., usando produtos apropriados; o Redução de objectos existentes em balcões de recepção, passíveis de se tornarem agentes de transmissão (ex: folhetos publicitários, etc.); o Reforço de medidas no âmbito dos planos de higienização, quer das zonas comuns, quer no quarto onde se suspeite a existência de uma pessoa infectada; o Disponibilização e reforço de pontos de lavagem/desinfecção de mãos (com água ou solução antiséptica), bem como de toalhetes, conforme plano de higienização PL080 e memorando ref. MDQ Plano de Contingência Gripe A Pg.11
12 2.3 Avaliar a acessibilidade, na modalidade adequada, dos colaboradores aos serviços de saúde próprios. Se disponíveis durante uma pandemia, prever r um aumento da procura a estes serviços. Implementar melhorias, se necessário. Sempre que um cliente ou colaborador apresente febre durante a sua permanência no hotel, deverá ser promovido o respectivo afastamento das restantes pessoas (no caso do cliente, o seu encaminhamento para o quarto, e no caso do colaborador, para o quarto de resguardo, devidamente criado para este efeito em cada unidade hoteleira do Grupo), Detectando-se a suspeita de doença (de acordo com os sintomas enumerados para a Gripe A), as equipas de intervenção constituídas nas unidades hoteleiras do Grupo (Ver anexo 2), onde se encontra o cliente/colaborador, após isolamento do respectivo colaborador/cliente, devem de imediato contactar a linha Saúde 24 ou o IA SAÚDE, IP-RAM (rede Fixa; ou , ou móvel: ou ), bem como, poderão contactar os serviços médicos quando o cliente o solicite. Deverão os responsáveis do hotel conforme definido no ponto 1.1 seguir as orientações que, caso a caso, sejam facultadas pelo Técnico de Saúde (Consoante a gravidade da situação, poderá implicar uma deslocação para um estabelecimento de saúde). 2.4 Identificar colaboradores e clientes prioritários com necessidade de saúde especiais e integrar as necessidades no Plano de Contingência. Estão identificados como de maior risco, os doentes renais, diabéticos, cardíacos, hepáticos, oncológicos, asmáticos, bem como os jovens, idosos e grávidas. Através das acções de sensibilização promovidas pelo Grupo CMH junto dos seus colaboradores, foram os mesmos sensibilizados, entre outros aspectos no que respeitas aos grupos mais susceptíveis e, consequentemente, para os cuidados especiais a tomar, no respeita à vigilância da saúde. No que concerne aos clientes do grupo, a situação será avaliada caso a caso, mediante solicitação do interessado, não descurando que a participação da situação de doença, encontra-se no domínio da esfera privada de cada um. 2.5 Identificar as necessidades dos clientes durante uma infecção, para continuar a assisti-lo los bem e sem aumentar a contaminação. Foram criados dois cenários para divulgação entre os colaboradores, para que estejam aptos a actuar em caso de suspeita e/ou confirmação de gripe A entre colaboradores e/ou entre clientes dos Hotéis do Grupo (Ver anexo nº4). Plano de Contingência Gripe A Pg.12
13 2.6 Identificar as necessidades dos clientes durante uma pandemia. Se necessário rever e adaptar os modos de funcionamento da empresa para continuar a satisfazer os clientes (desenvolver actividades evitando contacto pessoal) soal) usando a Internet por exemplo. Na eventualidade de suspeita e/ou confirmação de casos de Gripe A entre clientes, o Grupo CMH disponibilizará aos mesmos, jogos tradicionais, como por exemplo: Damas, Xadrez, Mikado, jogos de cartas, leitor de DVD s com filmes, eventualmente empréstimo de livros, para atenuar a dificuldade de terem que se manter no quarto. Este material após ser usado deve ser colocado em quarentena pelo tempo mínimo de 12 horas. Plano de Contingência Gripe A Pg.13
14 3 3ªÁREA REA Impacto da gripe A nos fornecedores de bens e prestadores de serviços Nota: Nesta área aplicam-se os itens previstos na 2ª área com as seguintes adaptações: 3.1 Prever o absentismo dos fornecedores de bens e prestadores de serviços durante uma pandemia. As ausências podem ser devidas a doença pessoal ou familiar, medidas de contenção e quarentenas impostas pelas autoridades (encerramento de escolas e/ou empresas, suspensão de transportes públicos, etc.) Nesta fase, não temos capacidade para prever este absentismo, no entanto, se o mesmo se concretizar, o Grupo CMH actuará de acordo com o definido no ponto Implementar medidas com o objectivo de diminuir a disseminação de infecção. Alterar a frequência e/ou forma de contacto frente a frente (aperto de mão, reuniões presenciais, postos de trabalho partilhados entre colaboradores e entre colaboradores,, fornecedores de bens e prestadores de serviços). Sempre que viável, recorrer às vídeo-conferências e teleconferências. São diversas as medidas adoptadas pelo Grupo CMH, junto dos seus fornecedores de bens e prestadores de serviço, no intuito de prevenir a contaminação e travar a disseminação do vírus da gripe A (H1N1), nomeadamente: o Sensibilização para, na medida do possível, evitarem os contactos muito próximos (de preferência guardar a distância mínima de 1 metro, evitar os beijos e apertos de mão, etc.); o Promoção do arejamento dos espaços fechados salas de estar e de refeições, gabinetes, espaços de lazer, etc.; o Desinfecção eficaz, dos equipamentos, materiais e instalações usadas, nomeadamente balneários e refeitório, usando produtos apropriados; o Reforço de medidas no âmbito dos planos de higienização, quer das zonas comuns, quer no quarto onde se suspeite a existência de uma pessoa infectada; o Disponibilização e reforço de pontos de lavagem/desinfecção de mãos (com água ou solução anti-séptica), bem como de toalhetes, conforme plano de higienização PL080 e memorando ref. MDQ Avaliar a acessibilidade, na modalidade adequada, dos fornecedores/prestadores es/prestadores de serviços, aos serviços de saúde próprios. Sempre que um fornecedor de bens ou prestador de serviços apresente febre durante a sua permanência no hotel, deverá ser promovido o respectivo afastamento das restantes pessoas accionando o procedimento previsto para os colaboradores do Grupo CMH. Plano de Contingência Gripe A Pg.14
15 Detectando-se a suspeita de doença (de acordo com os sintomas enumerados para a Gripe A), as equipas de intervenção constituídas nas unidades hoteleiras do grupo (Ver anexo 2), onde se encontra potencial infectado, após o seu isolamento, devem de imediato contactar a linha Saúde 24 ou o IA SAÚDE, IP-RAM (rede Fixa; ou , ou móvel: ou ). As empresas fornecedoras de bens ou prestadora de serviços serão informadas conforme definido no ponto 1.1. Plano de Contingência Gripe A Pg.15
16 4 4ªÁREA Estratégias Estratégias e procedimentos a implementar durante a pandemia de gripe A 4.1 Definir estratégias e procedimentos a aplicar exclusivamente em caso de pandemia, para ausências por doença, abandono voluntário de local de trabalho não punitivo, bem como regras para voltar ao trabalho em segurança (quando o doente deixa de ser infeccioso). Estas decisões têm de estar de acordo com as medidas legislativas emanadas pelo governo. O Grupo CMH está atento à divulgação de orientações das autoridades de saúde e às determinações governamentais e actuará em conformidade com as mesmas. Será sempre aplicada a legislação vigente, as possíveis medidas legislativas e orientações técnicas que entrarem em vigor para acautelar as situações referidas. 4.2 Definir estratégias e procedimentos de flexibilização de local (tele-trabalho) trabalho) e de horário de trabalho (turnos). Na actividade hoteleira, conjugam-se as diversas modalidades de horário de trabalho contempladas na legislação aplicável, as quais permitem uma flexibilização da actividade garantindo uma assistência aos clientes durante 24 horas. 4.3 Definir estratégias e procedimentos para prevenir a propagação da gripe no local de trabalho (promoção de regras de higiene geral e de etiqueta respiratória e imediata exclusão das pessoas com sintomas de gripe). Definir procedimento para cliente infectado e colaborador infectado. Respondido nos cenários criados no Anexo Definir estratégias s e procedimentos para colaboradores que tenham sido expostos a um caso de gripe pandémica, que se suspeite estarem doentes, ou que adoeçam no local de trabalho (licença por doença imediata) Providencia-se assistência médica e aplica-se a legislação em vigor no que respeita a ausências ao trabalho (Ver Anexo nº 4). 4.5 Estabelecer os procedimentos para activar e terminar o Plano de Contingência da empresa assim como para alterar as actividades da empresa (se necessário reduzir ou fechar as operações nas áreas afectadas).. Activar colaboradores prioritários. O presente Plano de Contingência da Gripe A (H1N1) para o Grupo Cardoso Madeira Hotels é activado na data da sua aprovação. A desactivação do plano será igualmente efectuada mediante deliberação do Conselho de Administração. A alteração da actividade da empresa, com uma eventual redução a nível operacional, será determinada pela Administração mediante avaliação das circunstâncias concretas (sem prejuízo daquilo que for imposto pelas autoridades de saúde). Plano de Contingência Gripe A Pg.16
17 5 5ªAREA Atribuição de recursos para proteger colaboradores e clientes durante a pandemia de gripe A 5.1 Disponibilizar equipamentos, suficientes e acessíveis em todos os locais da empresa para reduzir a disseminação da infecção (equipamento para lavar l as mãos ou produtos para higienização das mãos: toalhetes e receptáculos para a sua eliminação; máscaras cirúrgicas para colocação nos colaboradores e clientes que iniciem sintomatologia respiratória nas instalações do Grupo G CMH). Como medida de prevenção foram colocados nas Recepções e Portas de Serviço das unidades hoteleiras, para além dos já existentes nas cozinhas, doseadores com álcool gel, suportes e toalhas de papel para as mãos, nos WC públicos e de serviço. Foi criado também um Kit para todas as Recepções das Unidades Hoteleiras, composto por: máscaras, luvas, toalhetes desinfectantes e um termómetro. Além disso foi criado um plano de higienização especificando áreas consideradas críticas durante a pandemia (Ver anexo 5). 5.2 Considerar a implementação de medidas adicionais para reduzir o risco de infecção, como a limpeza mais frequente das instalações. Assegurar a disponibilidade de recursos para esta opção. Foi elaborado um plano de higienização (ver anexo 5,) específico para o período de Pandemia de Gripe A. Além do plano de higienização foi elaborado e divulgado pelas Secções o memorando MDQ036/2009 (ver anexo 5), o qual especifica cuidados a ter com a limpeza de quartos ocupados por clientes com suspeita/confirmação de estarem infectados. 5.3 Ponderar a disponibilização de cuidados de saúde (se aplicável) e aconselhamento para colaboradores. Em matéria de cuidados de saúde, foram feitas sessões informativas pelas empresas de prestação de serviços, Ergoram e Medinloco, ambas responsáveis pela segurança, higiene e saúde no trabalho/medicina ocupacional, para além de toda a informação disponibilizada a todos os clientes e colaboradores (Ver anexo nº 5). Plano de Contingência Gripe A Pg.17
18 6 6ª AREA Comunicação e informação aos colaboradores e clientes 6.1 Desenvolver e divulgar informação acessível, de fácil compreensão e adequada à fase de alerta em que nos encontramos, sobre uma pandemia de gripe (formas de transmissão da gripe, sinais e sintomas da doença, etc.). A informação deve transmitir estratégias de protecção pessoal e familiar (higiene das mãos, regras de etiqueta respiratória, outras recomendações/procedimentos que constem nos planos de contingência. Esta informação está contemplada no anexo nº5 6.2 Elaborar plano de comunicação adequado para evitar os rumores, a informação imprecisa, que provoque o medo e a ansiedade dos colaboradores. Para evitar rumores e pânicos desnecessários foram agendadas as palestras referidas no ponto 5.3. Foi também divulgada muita informação aos colaboradores e clientes do Grupo CMH, através de cartazes oficiais e outros folhetos informativos. 6.3 Assegurar que a comunicação é cultural e linguisticamente adequada aos colaboradores a quem se destina. Este plano foi elaborado de forma a ser perceptível pelos respectivos destinatários. Para isso está incluída muita informação através de símbolos, imagens e desenhos. 6.4 Divulgar o plano de contingência do d Grupo junto de todos os colaboradores Na sequência da aprovação do plano por parte da Administração do Grupo CMH, o mesmo é divulgado pelos colaboradores, salvaguardando-se toda a informação considerada sigilosa. 6.5 Desenvolver infra-estruturas (linhas directas, web sites dedicados) para comunicar aos colaboradores,, fornecedores,, prestadores de serviços e clientes es, dentro e fora da empresa a situação da pandemia e quais as acções em curso e as que são necessárias desencadear (alertas). Os alertas devem ser efectuados de forma consistente e atempada. Se conveniente, o contacto de emergência poderá utilizar um sistema com redundâncias. Já existem infra-estruturas e estão a ser utilizadas para a divulgação atempada da informação, como por exemplo a intranet do Grupo. 6.6 Identificar as fontes para a obtenção de informação actual e precisa sobre a pandemia (nacional l e internacional). Identificar acesso a antivírus e vacinas. Considera-se respondido no ponto 1.8. Plano de Contingência Gripe A Pg.18
19 7 7ª AREA Coordenação com organizações externas e auxílio à comunidade 7.1 Colaborar com unidades de prestação de cuidados de saúde da área e seguradoras para partilhar planos e conhecer a capacidade que cada um dispõe. A informação compilada para a criação deste plano contou com a ajuda preciosa de outras instituições que nos tornaram acessível os conteúdos dos seus trabalhos e informação específica sobre este tema. Neste contexto, consideramos que devemos também divulgar a existência desta nossa planificação e o colocar à disposição de quem solicitar, salvaguardando sempre informações de natureza sigilosa. 7.2 Colaborar com as autoridades de saúde locais, regionais e nacionais para participar no processo de planeamento. Partilhar os planos de Contingência para a pandemia de gripe A de modo a facilitar o conhecimento das capacidades mútuas. A actuação do Grupo CMH, seja a nível de assistência a clientes ou a colaboradores, será sempre em consonância com as orientações facultadas pelas autoridades de saúde. 7.3 Comunicar se pertinente, ente, com as autoridades de saúde pública p blica, locais e/ou nacionais e/ou os serviços de emergência ncia, sobre os contributos que q a nossa empresa pode dar à comunidade. Uma vez que tudo o que for implementado pelo Grupo CMH, será em sintonia com as autoridades de saúde locais, as mesmas tomarão conhecimento de imediato das respectivas capacidades e condições, sendo que através desta articulação, o grupo CMH poderá dar o seu contributo à comunidade. 7.4 Partilhar as boas práticas com outras empresas e/ou associações empresariais para melhorar e potenciar a resposta comunitária. Da mesma forma que o Grupo CMH está receptivo aos conhecimentos das outras entidades públicas/privadas, está também disponível para partilhar as suas experiências, por forma, a minimizar os efeitos negativos que a pandemia possa acarretar, e melhorar constantemente o presente plano. Aprovado a 29 de Outubro de 2009 A Administração, Plano de Contingência Gripe A Pg.19
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