Definir e padronizar os procedimentos para o planejamento e a execução de atividades de cerimonial no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Acre.

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1 Códig: MAP-SERPU-001 Versã: 00 Data de Emissã: 01/01/2013 Elabrad pr: Secretaria de Relações Públicas e Cerimnial Aprvad pr: Presidência 1 OBJETIVO Definir e padrnizar s prcediments para planejament e a execuçã de atividades de cerimnial n âmbit d Pder Judiciári d Estad d Acre. 2 DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA Decret Federal nº , de 09/03/1972; Resluçã d Tribunal Plen nº 68, de 31/05/1995; Lei nº de 1º/09/1971; Lei nº de 11/05/1992; Decret nº 468 de 06/03/1992; e NBR ISO 9001: ORIENTAÇÕES GERAIS Observar as nrmas d prtcl que regula as atividades d cerimnial, bem cm crdenar hierarquias e precedências entre as autridades; Organizar e manter atualizad banc de dads de autridades cnstituídas pels três Pderes da Uniã, ns âmbits federal e estadual, bem cm utras listagens pertinentes; Realizar planejament ds events anuais tradicinais d TJAC, até nvembr d an anterir; Para a realizaçã de events n TJAC, deve se bservar a presença mínima de: 1. Tribuna; Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 1/9

2 2. Snrizaçã ambiente cm 2 micrfnes, 2 pedestais, aparelh cd player; 3. Bandeiras Nacinal e Estadual cm mastrs; 4. Rádis transmissres; e 5. Tapete. 4 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 4.1 Assessrar a chefia de gabinete da Presidência nas seguintes situações: Organizar agenda de viagens e visitas ficiais da Presidência; e Recepcinar autridades nacinais e estrangeiras em visitas de caráter ficial a Tribunal. 4.2 Planejar event Recebe d gabinete da Presidência, infrmações preliminares sbre event a ser realizad, tais cm: hrári, data, lcal e tip de event; Elabra prjet e prgramaçã d event; Elabra e prepara s seguintes prcediments: Atualiza cadastr de autridades; Define, juntamente cm a Presidência, a lista de cnvidads e quantidade de cnvites a distribuir para event; Define, juntamente cm a Presidência, text e frmataçã d cnvite; Prvidencia prtcl e distribuiçã de cnvites; Cnfirma a presença das autridades n event; Organiza dispsiçã ds cnvidads n plenári; Cntata órgãs e unidades crrelacinadas à execuçã d event; Observa us ds símbls nacinais; Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 2/9

3 Prvidencia cnfecçã de insígnias, becas, tgas, bandejas, pastas, almfadas para entrega de hnrarias, diplmas, hmenagens etc.; Prvidencia itens decrativs, em bservaçã à simblgia das cres; Prvidencia serviçs de buffet e esclha de cardápi; Prvidencia execuçã d hin nacinal e acrean; Elabra rteir d mestre de cerimônias; Realiza ensai ds rits slenes, quand necessári; Recepcina cnvidads; e Crdena e acmpanha a execuçã d event. 4.3 Executar event Preferencialmente, cm 30 (trinta) dias de antecedência, adta as seguintes prvidências: Define, juntamente cm a Presidência, a quantidade ttal de cnvidads e de cnvidads pr hmenagead, bem cm a quantidade de cnvites a serem distribuíds para event; Cmunica as órgãs e unidades crrelacinads a realizaçã d event; N cas de tratar-se de inauguraçã de prédi, slicita à Diretria de Lgística a cnfecçã da placa inaugural; N cas de tratar-se de psse de magistrad, slicita à Diretria de Lgística cnfecçã de tga; N cas de psse de desembargadr, slicita à Diretria de Lgística cnfecçã de tga, capel, medalha e placa de mesa; Slicita à Diretria de Lgística cntrataçã de serviç de buffet, snrizaçã, decraçã, prjeçã áudi/visual, e demais serviçs pertinentes à realizaçã d event; e N cas de cnvidads de utras Unidades da Federaçã, definids pela Presidência, expede Cmunicad Intern à Diretria de Lgística slicitand aquisiçã de passagens aéreas e custs cm hspedagem Preferencialmente, cm 21 (vinte e um) dias de antecedência, adta as seguintes prvidências: Prvidencia, junt a Parque Gráfic, cnfecçã de arte para cnvite, encaminha a amstra para apreciaçã da Presidência; Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 3/9

4 Define, junt à Presidência, as autridades a serem cnvidadas e a esclha da arte d cnvite; Definida a frma de execuçã ds hins, se necessári, expede fíci para a respectiva crpraçã da banda esclhida; Slicita à Assessria Militar da Presidência: api de cadetes que atuarã na cnduçã ds pavilhões Estadual e Nacinal, esclta plicial, mnitres de trânsit, quand necessári; N cas de events a serem realizads fra da Cmarca de Ri Branc, expede fíci a Prefeit u a diretr da respectiva Diretria Reginal, slicitand, cnfrme tip de event, prvidências para cntrataçã da lgística básica para realizaçã d event, bem cm designaçã de equipe de api a cerimnial para execuçã da slenidade; e Quand slicitad pela Presidência, cntatar representante religis para prferir bençã Preferencialmente, cm 15 (quinze) dias de antecedência, adta as seguintes prvidências: Slicita a Gabinete da Presidência a expediçã de prtaria designand equipe que atuará n event; Se necessári, expede Cmunicad Intern à Diretria de Lgística slicitand cntrataçã de: Técnic de sm; Equipament de sm; Acmpanhament de serviç médic; Serviç de cpa e limpeza; Serviç de climatizaçã e iluminaçã; Lcaçã de cadeiras e mesas; Serviç de ft, filmagem e prjeçã de imagens; Adequações lgísticas d Tribunal Plen; Garçns, quand nã incluíds n buffet; e Bem cm utrs serviçs/materiais necessáris na execuçã d event. Recebe e cnfere s cnvites da gráfica; N cas de nã-cnfrmidades, prvidencia as crreções necessárias. Emite etiquetas cm endereçament, em cnfrmidade cm a frma de tratament. Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 4/9

5 1.1.4 Preferencialmente, cm 13 (treze) dias de antecedência, adta as seguintes prvidências: Envia s cnvites: as hmenageads e respectivs cnvidads, u as empssads e respectivs cnvidads, às autridades e as demais cnvidads Preferencialmente, cm 10 (dez) dias de antecedência, adta as seguintes prvidências: Recebe a respsta as fícis encaminhads, n cas de ausência de respsta, entra em cntat cm destinatári, para cnfirmaçã d recebiment d fíci e d praz estimad para envi da respsta; Expede fíci à Infraer, slicitand us da sala vip, se necessári; Cnfirma as prvidências referentes a recebiment de autridades de utrs Estads; Cnfeccina s crachás ds participantes d event; Quand necessári, expede Cmunicads Interns à: Diretria de Gestã de Pessas requisitand diárias; Diretria de Lgística slicitand dispnibilidade de carr e de mtrista; e Diretria de Lgística slicitand cnfecçã da papelaria necessária para us n event Preferencialmente, cm 7 (sete) dias de antecedência, adta as seguintes prvidências: Define a quantidade de etiquetas Reservad e as cnfeccina; Agenda reuniã cm s servidres designads para atuar n event, através de Prtaria expedida pela Presidência; Define divisã de tarefas a serem executadas pela equipe e unidades administrativas vinculadas à execuçã d event; N cas de event que crrerá em utra Cmarca, recebe a cnfirmaçã de prcediments slicitads a Prefeit u a diretr da Diretria Reginal; e Verifica as cndições ds rádis transmissres, n cas de nã estarem em cndições, slicita repar u lcaçã/aquisiçã de nvs rádis Preferencialmente, cm 3 (três) dias de antecedência, adta as seguintes prvidências: Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 5/9

6 Elabra rteir a ser utilizad pel mestre de cerimônias, bservand as nrmas d prtcl que regulam as atividades d cerimnial, bem cm a precedência entre as autridades presentes n event; Apresenta rteir para apreciaçã e aprvaçã da Presidência; e Mnta kit de material necessári para slenidades fra da Cmarca de Ri Branc Preferencialmente, cm 2 (dis) dias de antecedência, adta as seguintes prvidências: Cnfirma a cntrataçã de tds s materiais e serviçs slicitads; Ensaia cm equipe designada para atuaçã n event; e Define adequações a serem feitas n plenári e nas dependências utilizadas cm sala vip, api etc Preferencialmente, cm 1 (um) dia de antecedência u n própri dia d event, adta as seguintes prvidências: Cnfirma as presenças das autridades que irã cmpr a mesa/dispsitiv de hnra, bem cm ds cntats telefônics de seu assistente/mtrista previst para acmpanhá-l n dia da realizaçã d event; e Orienta mtrista quant a acess e estacinament reservad à autridade N dia d event, adta as seguintes prvidências: Acmpanha tda execuçã lgística envlvida na prduçã d event; Acmpanha a execuçã de tds s serviçs cntratads para a casiã; Recepcina, cnduz e acmda as autridades; Apia a Presidência durante tda execuçã d event; e A final d event, realiza pesquisa de satisfaçã d event (FOR-SERPU ). 1 GESTÃO DO PROCESSO Secretaria de Relações Públicas e Cerimnial (SERPU) cnslida durante mês s indicadres d prcess nas planilhas existentes na unidade (FOR-SERPU ); Encaminha para a Gerência de Prcesss (GEPRO), até quint dia útil de cada mês, resultad cnslidad ds indicadres; Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 6/9

7 Acmpanha regularmente s indicadres para verificar tendências nas demandas e pssibilitar gerenciament da equipe; Realiza, a cada dis meses, Reuniã de Equipe (RE) para discutir questões relacinadas à melhria e à gestã d prcess; A RE é dcumentada para evidenciar a análise ds prcesss; e Arquiva s frmuláris nas respectivas pastas e realiza cntrle de sua tempralidade. 5 INDICADORES Nme Fórmula Períd de apuraçã Fnte Grau de satisfaçã d usuári Smatóri de Muit Bm e Bm / Ttal de avaliações X 100 Pós event Slicitante e usuáris 6 REGISTROS Identificaçã Armazenament Temp de Guarda Destinaçã Ofícis Pastas A/Z 1 an Arquiv Administrativ Orçaments Pastas A/Z 1 an Arquiv Administrativ Prtcl de entrega de cnvites Pastas A/Z 1 an Arquiv Administrativ Rteirs Pastas A/Z 1 an Arquiv Administrativ 2 ANEXOS Anex 1: Fluxgrama d prcess planejar events; e Anex 2: Fluxgrama d prcess executar events. Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 7/9

8 Anex 1: Fluxgrama d prcess de planejar events. Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 8/9

9 Anex 2: Fluxgrama d prcess de executar events. Sistema Nrmativ d Pder Judiciári d Estad d Acre Resluçã d Tribunal Plen Administrativ n 166/2012 Pág: 9/9

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