Estado do Piauí Tribunal de Contas Unidade de Controle Interno

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1 RELATÓRIO SOBRE A VERIFICAÇÃO DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELA DIVISÃO DE RECURSOS HUMANOS DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO PIAUI TCE/PI Objeto: Verificação das atividades desenvolvidas pela Divisão de Recursos Humanos do TCE/PI sob o aspecto operacional e administrativo diante das dimensões de economicidade, de eficiência e de eficácia. Controlador: Conselheiro Abelardo Pio Vilanova e Silva PERÍODO ABRANGIDO PELA ANÁLISE: 1º trimestre de 2012 PERÍODO DE EXECUÇÃO DOS TRABALHOS: 13/02 a 21/03/2012 (52 horas) EQUIPE DE TRABALHO: TÉCNICO CARGO MATRÍCULA Egídio Portela Soares Assessor Especial Lorenna Carvalho de Consultor de Controle Brito Elvas Externo 1

2 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO METODOLOGIA VERIFICAÇÃO DOS CONTROLES E CIRCUNSTÂNCIAS ENCONTRADOS (ACHADOS) Gestão de Pessoas Segurança na execução do Sistema Sinapce Procedimento de alimentação do Sistema Sinapce Controle das informações RH x SINAPCE Composição da folha de pagamento Controle das despesas com pessoal CONSIDERAÇÕES FINAIS

3 1. INTRODUÇÃO A verificação é iniciada com o planejamento prévio das ações a serem desenvolvidas diretamente na Divisão de Recursos Humanos, devidamente estruturada pela Matriz de Planejamento onde se encontram os questionamentos tidos com base para o desenvolvimento desse trabalho. As atividades desenvolvidas no âmbito da Divisão de Recursos Humanos têm como marco inicial o Memorando n 001/12, de 03/02/2012 às fls. 02 do Processo nº TCA /12 do Controle Interno dessa Corte de Contas, apresentando à Diretoria Administrativa a metodologia e o cronograma de execução de atividades. As ações desenvolvidas no período especificado têm como objetivo analisar as atividades desenvolvidas pela Divisão de Recursos Humanos, os controles utilizados, em vista dos lançamentos que impactam a folha de pagamento, sempre voltadas às respostas dos questionamentos apresentados na Matriz de Planejamento. O resultado advindo desse estudo encontra-se na Matriz de Achados, estruturada para apresentar os critérios, as análises e evidências, as causas e efeitos, as boas práticas e recomendações, bem como os benefícios esperados com a implementação das recomendações apresentadas nesse trabalho. 3

4 2. METODOLOGIA A Matriz de Planejamento é o instrumento usado para estruturar todas as ações a serem executadas durante o período de verificação das atividades desenvolvidas no âmbito da Divisão de Recursos Humanos deste. Na verificação das atividades da Divisão de Recursos Humanos é observado o princípio da amostragem, aplicado na extensão julgada necessária e obedecidos os critérios próprios de auditoria, cujo aprofundamento do exame leva em conta a fragilidade dos controles e as falhas detectadas no gerenciamento do Sinapce. A operacionalização das atividades da Divisão de Recursos Humanos, evidenciada quando da realização dos trabalhos in loco e comprovada pelos documentos desenvolvidos na própria área, é analisada a partir dos controles estabelecidos. O resultado dessa verificação está detalhado na Matriz de Achados e encontra-se apensada no Processo nº TCA /12. 4

5 3. VERIFICAÇÃO DOS CONTROLES E CIRCUNSTÂNCIAS ENCONTRADOS (ACHADOS) 3.1 Gestão de pessoas O quadro de pessoal do do Estado do Piauí TCE/PI regese pela Lei Complementar n.º 13, de 03/01/94, que dispõe sobre o Estatuto dos Servidores Públicos Civil do Estado do Piauí, das autarquias e das Fundações públicas estaduais e dá outras providências, pela Lei Ordinária n. o 5.888/09 que dispõe sobre a Lei Orgânica desta Corte e pelo seu Regimento Interno, Resolução n. o 13/11. Analisada a folha de pagamento (ficha financeira) referente a fevereiro de 2012, constatou-se que esta Corte possuía 487 servidores. O quadro de pessoal é composto por servidores efetivos, comissionados do próprio TCE, servidores cedidos de outros órgãos/entidades da Administração Estadual, e ainda mirins e estagiários. A despesa com pessoal e encargos referente ao mês de fevereiro de 2012 atingiu o montante de R$ ,67, conforme relatório Resumo Geral / Sinapce. 3.2 Segurança na execução do Sistema SINAPCE Constatou-se através de entrevista, com o Chefe da Divisão de Recursos Humanos, a fragilidade da segurança no que concerne às informações enviadas ao Sinapce, onde inexiste um grau à segregação das mesmas, podendo existir a manipulação de dados que, por sua vez, poderiam originar eventos impactantes à folha de pagamento, por exemplo: mudança de nível de servidores - progressão, alterações de valores comissionados, retiradas de faltas, acréscimos em vantagens, etc. Esta ausência de hierarquização do acesso ao sistema, que por sua vez aberto, ou seja, quando o Chefe da DRH permite o acesso ao sistema, ele se dá de forma ilimitada, indistintamente, quer seja um estagiário ou outro qualquer servidor. Isto demonstra a carência do sistema (Sinapce) quanto a segurança das informações geradas pela DRH serem, realmente, aquelas geradas no financeiro. Ressente-se, também, da inviabilidade de emissão de relatórios gerenciais, dificultando ações, por parte da DRH, que objetivam o desempenho a contento do próprio setor. 5

6 As informações acima, prestadas pelo Chefe da DRH, levou-nos a ter contado com o Sr. Henrique, gestor do Sinapce e, através deste, obtivemos a confirmação da existência de pontos críticos em relação ao envio de informações (eventos) por parte da DRH e a operacionalidade do sistema (financeiro), onde fica evidenciada a fragilidade do sistema, eis que só existem 02 (dois) tipos de acessos: 1º) de forma ilimitada, acessos estes sob a responsabilidade do Chefe da DRH, da Diretora Administrativa, de um Auditor e do Chefe de Gabinete da Presidência; o 2º) acesso para os usuários comuns (demais servidores), que é restrito. Para uma melhor ilustração, tomemos, por exemplo: quando o Chefe da DRH habilita um estagiário (acesso ao Sinapce), com o intuito de que este proceda um simples lançamento de uma licença médica, de um servidor qualquer, isto é o bastante para que, este referido estagiário, tenha acesso ilimitado à folha de pagamento, podendo, até mesmo, inadvertidamente, gerar eventos impactantes junto a supracitada folha de pagamento, (vide fls. 08 a 12). Fica, assim, comprovada a ausência da hierarquização dos citados acessos e, nesse sentido, sugerimos ao Sr. Henrique (gestor do Sinapce) que, em parceria com a DRH, buscasse priorizar chaves de segurança, a fim de que os eventos relevantes, geradores de despesas, ficassem restritos, tão somente, ao Chefe da DRH e à Diretora Administrativa e, para os demais (auditor, conselheiro e chefe gabinete da Presidência) somente a nível de consulta ou pesquisa. Chamou-nos a atenção, também, a ausência de um LOG (registro das alterações) que informasse aos gestores (DRH e Sinapce) quem procedeu as determinadas alterações na folha, pois não há registro da matrícula do servidor, assim como, a data e o horário que referido servidor realizou essas alterações. Foram, também, detectadas dificuldades nos lançamentos de determinados descontos, tais como; dedução no Vale Alimentação em decorrência de diárias, principalmente na dicotomia entre a data da portaria e a viagem propriamente dita, partindo-se da premissa que há uma data para fechamento da folha, gerando conflito entre o fato gerador (diárias) e o mês de competência (mês do desconto). O gestor do Sinapce, Sr. Henrique, afirma que disponibiliza à DRH, aproximadamente 10 (dez) Relatórios, dentre os quais destaca o de Resumo Geral da Folha de Pagamento, o de Resumo dos Eventos e o Resumo Financeiro. 6

7 3.3 Procedimentos de alimentação do Sistema Sinapce De acordo com as informações prestadas, constatamos que após os lançamentos dos dados no Sinapce, sejam eles manuais ou automáticos, não existe uma validação destas informações feita pela Diretoria Administrativa, ou seja, uma vez fechada a folha de pagamento, o comando para gerá-la é dado tão somente pelo Chefe da DRH. Após o lançamento de todos os registros e a folha de pagamento gerada, os citados lançamentos, só poderão ser alterados manualmente. Atualmente o Chefe da DRH, a fim de identificar de uma maneira geral, algum tipo de falha na folha de pagamento, utiliza-se de uma planilha de comparação manual (vide anexo fls. 13 a 15), a qual está alimentada com o valor da despesa do mês anterior, compatibilizando-a com o valor da folha atual e, buscando com isso, visualizar alguma divergência significativa de valores. A fim de que se possa ter uma maior segurança no lançamento dos dados geradores da folha de pagamento, sugerimos que, doravante, seja adotado, a assinatura de validação, desta referida folha, por parte da Diretoria Administrativa, juntamente com o chefe da DRH, no momento do seu fechamento. 3.4 Controle das informações RH x SINAPCE Constatamos que os lançamentos manuais no Sinapce possuem uma base documental legítima, embora o acompanhamento desses lançamentos não seja um ato rotineiro do Chefe da DRH, existindo, sim, por parte dessa chefia, a conferência dos supracitados lançamentos quando do fechamento da folha de pagamento. Recomendamos que esses lançamentos manuais sejam, o quanto antes, informatizados, evitando-se possíveis falhas quando do manuseio de inúmeras fichas funcionais por parte do servidor competente. Entende, também, como sendo da maior importância as reciclagens periódicas, com todos os servidores que compõem a Divisão de Recursos Humanos, no intuito de uma maior agilização e segurança, no desempenho das tarefas a eles confiadas. 7

8 3.5 Composição da folha de pagamento No exercício de 2011, o do Estado do Piauí, despendeu o montante de R$ ,17 com folha de pessoal, conforme relatório Resumo Geral do Sinapce. Demonstra-se no quadro a seguir as despesas mensais com pessoal no exercício de 2011: MÊS REFERÊNCIA SAL. BRUTO DESCONTOS SAL. LÍQUIDO Janeiro , , ,33 Fevereiro , , ,71 Março , , ,96 Abril , , ,27 Maio , , ,68 Junho , , ,41 Julho , , ,92 Agosto , , ,86 Setembro , , ,24 Outubro , , ,65 Novembro , , ,88 Dezembro , , ,09 TOTAL , , ,00 8

9 Observou-se, também, pelo relatório do Sinapce, que o TCE pagou Gratificação Especial PM (código 164), no montante de R$ ,19 (cento e vinte e três mil, setecentos e setenta três reais e dezenove centavos), no exercício de 2011, aos militares, conforme quadro a seguir: MÊS REFERÊNCIA EVENTO TOTAL Janeiro GRAT. ESPECIAL - PM 9.408,41 Fevereiro GRAT. ESPECIAL - PM 9.408,41 Março GRAT. ESPECIAL - PM 8.487,94 Abril GRAT. ESPECIAL - PM 8.487,94 Maio GRAT. ESPECIAL - PM 8.487,94 Junho GRAT. ESPECIAL - PM 8.487,94 Julho GRAT. ESPECIAL - PM 8.487,94 Agosto GRAT. ESPECIAL - PM ,00 Setembro GRAT. ESPECIAL - PM ,67 Outubro GRAT. ESPECIAL - PM ,00 Novembro GRAT. ESPECIAL - PM ,00 Dezembro GRAT. ESPECIAL - PM ,00 TOTAL ,19 As despesas com tal gratificação foram empenhadas na natureza Outros Serviços de Terceiros P. Física, conforme verificado no relatório do SIAFEM/2011 (> balancete; > lisne). O lançamento contábil, na rubrica , visa a remuneração por serviços de natureza eventual, prestado por pessoa física, mas, o que se detectou foram pagamentos, de modo continuado, de gratificações especiais aos militares, que se encontram à disposição desta Corte de Contas. Assim sendo, estes valores deixam de participar dos cálculos que definem os percentuais da despesa com pessoal. 9

10 3.6 Controle das despesas com pessoal As despesas com pessoal no Estado não podem ultrapassar 60% da Receita Corrente Líquida (RCL), devendo-se atentar ainda para a contenção destes gastos quando atingirem 95% do percentual máximo. Apresentamos a seguir o comportamento das despesas com pessoal do do Estado do Piauí no exercício de 2011, em atendimento aos limites estabelecidos pela Lei de Responsabilidade Fiscal, conforme Relatório da Gestão Fiscal/ Demonstrativo da Despesa com Pessoal, publicado no Diário da Justiça do Estado do Piauí de 30/jan/2012. DESCRIÇÃO ÚLTIMOS 12 MESES Despesa Total com Pessoal ,40 Receita Corrente Líquida RCL ,46 % da Despesa com Pessoal em relação à RCL 0,84% Limite Máximo 1% ,33 Limite Prudencial 0,95% ,02 Cabe salientar que, de acordo com o artigo 20, inciso II, alínea a da Lei de Responsabilidade Fiscal, o limite máximo admitido para o Poder Legislativo, incluído o do Estado, é de 3%. Para este, o limite foi estabelecido em 1% (art.29, I, b, da Lei n.º 6.018, de 11/08/2010 Lei de Diretrizes Orçamentárias para 2011). 10

11 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS Diante do exposto, acredita-se que para o alcance do aprimoramento dos trabalhos desenvolvidos no âmbito da Divisão de Recursos Humanos seja de vital importância para que se torne uma cultura operacional nesta Corte de Contas, com planejamento e divulgação das ações de cada área (finalística e de suporte), o compartilhamento dos recursos disponíveis quando da execução de atividades concomitantes (havendo possibilidade), o estabelecimento e o cumprimento das normas sobre rotinas e procedimentos operacionais já especificados durante execução do Projeto de Redesenho. Os trabalhos de verificação das atividades inerentes à área de Recursos Humanos, do TCE-PI, tomam como base a Matriz de Planejamento que está centrada em quatro questões de Auditoria e tem como objetivo o alcance satisfatório desse questionamento, a partir de uma análise que permita atender as premissas contidas nessa mesma Matriz, vide fl. 05.O conteúdo da Matriz de Achados, às fls. 16 a 17 do Processo nº TCA /12 complementa o referido trabalho ao dispor os achados principais com os respectivos critérios, as análise e as suas evidências, a relação de causas e efeitos, as boas práticas encontradas e as recomendações quando se fizerem necessárias, bem como os benefícios esperados. Este é o relatório colocado à apreciação do Exmo. Conselheiro Abelardo Pio Vilanova e Silva, Controlador deste do Estado do Piauí, Teresina, 27 de março de Egídio Portela Soares Assessor Especial Mat Lorenna Carvalho de B. Elvas Consultor de Controle Externo Mat