AVALIAÇÃO: MARÇO/2008 DADOS DOS RISCOS. Funcionário em desacordo com a função, gerando problemas de ordem técnica.
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- Tomás Bastos Ramalho
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1 Solicitação de aprovação informal da contratação. 2 Aprovação informal da contratação Gestor do requisitante 3 Seleção do novo funcionário. Risco Financeiro Risco Legal/Fiscal Risco de Orçamento Risco de Penalidades Pecuniárias Funcionário em desacordo com a função, gerando problemas de ordem técnica. Despesas com rescisão de pessoal selecionado indevidamente. Não atendimento da cota estabelecida pela legislação / escassez de mão-de-obra para contratação NORMATIVO MONITORAMENTO 2 2 MONITORAMENTO Definição de política e processo Monitoramento do prazo e das cotas demandadas pela legislação Análise incorreta ou incompleta da ficha cadastral pode implicar na admissão de funcionários que venham a comprometer a imagem e/ou as operações da Companhia. MONITORAMENTO 4 Análise cadastral Risco de Análise do prestador de Documentação informações incompletas e/ou incompleta e/ou incorreta. incorreta. MONITORAMENTO CONCILIAÇÃO - Validação da documentação admissional. Verificação da relação dos documentos pertinentes a contratação do candidato. Risco de Fraude Risco de Fraude Candidato frauda documentos e/ou informações induzindo a Companhia a admití-lo. NORMATIVO Definição de política e processo novos colaboradores, inclusive solicitação de carta de referência 5 Reprovação de candidato 6 Preenchimento e envio da movimentação de pessoal. Erro Humano Erro no preenchimento de informações, principalmente no que tange a salário. Atraso da inclusão do novo funcionário na folha e nos fornecedores de benefícios. CONCILIAÇÃO - Cargo e salário. FOLLOW UP Checar da relação dos documentos com o Movimento de Pessoal (Verificação tabela cargos e salários). Acompanhamento do prazo de - (Cumprimento do cronograma)
2 7 Autorização da contratação Gestor do 8 Solicitação da documentação do colaborador 9 Recebimento da documentação e envio para RH Erro Humano Falha de Conferência da documentação gerando retralho. CONCILIAÇÃO Checar a relação dos documentos do candidato com Movimento de Pessoal. 0 Recebimento da documentação e análise. Solicitação da documentação faltante 2 Envio da documentação faltante SEGREGAÇÃO DE FUNÇÃO: Colaborador que lança as operações no sistema não é o mesmo que faz a conferência dos "Imput's" manuais. Checagem dos lançamentos efetuados nos sistemas. 3 Input do colaborador no sistema da ADP Input incorreto de informações cadastrais gerando descontos e/ou acréscimo no Demonstrativo de Pagamento ou nas Guias de Recolhimento. RELATÓRIO GERENCIAL Relatório Gerencial aponta eventuais "imput's' lançados indevidamente no sistema da Folha de Pagamento. CONCILIAÇÃO Checagem entre os dados lançados no sistema (documentos ref. descontos / rendimentos etc.). Risco Legal / Fiscal Risco de Penalidades Pecuniárias Não atendimento do percentual estabelecido pela SUSEP para Certificação Técnica 2 MONITORAMENTO Acompanhamento do prazo de 4 Input do colaborador nos fornecedores de benefícios 5 Arquivo do protuário Risco de Guardas de documentos Arquivamento inadequado Arquivamento de documentos em pastas erradas. NORMATIVO Descrição dos procedimentos de arquivo. Conferência Interna 6 Comunicação informal da demissão ao RH
3 7 Análise informal Falha na análise preliminar (estabelecimento, férias, etc.). Gerando demissão indevida. 2 CONCILIAÇÃO Checagem entre os dados do Relatório Gerencia (Matrícula Sequencial) com os dados lançados na Folha de Pagamento. 8 Solicitação informação de aprovação ao gestor 9 Aprovação informal Gestor do 20 Preenchimento da movimentação de pessoal 2 Aprovação da demissão Gestor do 22 Envio da movimentação de pessoal ao RH 23 Verificação das movimentações e demais informações referente á folha Risco de indisponibilidade 2 2 desenvolvidos são cuidadosamente Detalhes dos procedimentos e de implementadas, processadas e documentação das rotinas utilizadas monitoradas. Quaisquer modificações têm pelos sistemas de Pagamento e de acesso restrito e são comunicadas e Contabilização. PLANO DE CONTINGÊNCIA Plano de Contigência é colocado em prática para atender necessidades consideradas importantes e de extrema urgência, autorizado por pessoa competente. 2 FOLLOW UP 24 Análise e input das informações no sistemas da ADP 25 Solicitação dos benefícios mensais aos fornecedores Input incorreto gerando benefício indevido ao funcionário. DUPLA CHECAGEM Funcionário diferente do que fez o input valida o input no sistema e fecha a operação
4 aos fornecedores FOLLOW UP 26 Emissão preliminar da folha 27 Análise da versão preliminar da folha (por amostragem) Falha na análise da folha gerando pagamentos indevidos 2 CONCILIAÇÃO Checagem entre os documentos lançados com os dados da Folha de Pagamento. 28 Correções (quando aplicável) 29 Emissão da versão definitiva da folha Risco de mal funcionamento de máquinas e / ou equipamentos 2 MANUTENÇÃO PREVENTIVA Manutenção da rede de telecomunicações da Cia. 30 Envio da prévia do valor da folha ao financeiro. 2 FOLLOW UP 3 Geração do arquivo CNAB para o Banco e sua aprovação. Arquivo gerado deve ser no padrão do Banco desenvolvidos são cuidadosamente Desenvolvimento contínuo dos implementadas, processadas e nossos sistemas na medida da monitoradas. Quaisquer modificações têm necessidade acesso restrito e são comunicadas e 32 Envio eletrônico dos Demonstrativos de Pagamentos. 33 Geração das Guias (encargos sociais, sindicais, etc.). Falha na conferência do arquivo gerado pelo sistemas ADP. 2 CONCILIAÇÃO Checagem entre os documentos lançados com os dados da Folha de Pagamento.
5 34 Envio das guias para Tesouraria via sistema Possibilidade de arquivo se corromper durante o envio 2 desenvolvidos são cuidadosamente Desenvolvimento contínuo dos implementadas, processadas e nossos sistemas na medida da monitoradas. Quaisquer modificações têm necessidade acesso restrito e são comunicadas e 2 AGENDA - Agenda das obrigações legais. Sistema utilizado via Intranet que aponta todas as obrigações legais a serem informadas aos órgãos reguladores e/ou Fisco. 35 Retorno das guias pagas Ger. Tesouraria 36 Envio das cópias das guias para as filiais. Deixar de enviar as Guias para autenticação do Sindicato AGENDA - Agenda das obrigações legais. Sistema utilizado via Intranet que aponta todas as obrigações legais a serem informadas aos órgãos reguladores e/ou Fisco. tomada de FOLLOW-UP Área RH - Folha de Pagamento. verifica se as Guias foram recebidas pelas filiais dentro do prazo estabelecido. 37 Arquivo das alterações no protuário Risco de Guardas de documentos Arquivamento inadequado Arquivamento de documentos em pastas erradas NORMATIVO Procedimentos de arquivo 38 Arquivo morto
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