Fusão EP/REFER Estratégia de Sistemas de Informação

Transcrição

1 Fusão EP/REFER Estratégia de Sistemas de Informação 12ª Conferência Anual itsmf Portugal Lisboa 17 de Setembro de 2015 Mário Nogueira Diretor de Sistemas de Informação

2 1. As empresas 2. Fusão: Momentos Chave 3. Fusão: a Estratégia de SI 4. Os novos SI 5. Ponto de Situação 6. Questões 01 Fusão EP/REFER Estratégia de Sistemas de Informação

3 As empresas

4 As empresas Grandes Números (2014) EP REFER Tipologia SA (100% Estado) EPE Organizacional Empresas Participadas Nº Colaboradores (operacionais) (584) (2.395) Capital Próprio (M ) Financeiro Receita (M ) Custos (M ) Dívida (M ) Operacional Rede (km) Pontes ITSMF 17/Setemebro/2015

5 Fusão Momentos chave

6 O caminho da Fusão Principais Datas PETI 3+ (Plano Estratégico de Transportes e Infraestruturas) Abril O Governo está a estudar a fusão entre a REFER e a Estradas de Portugal (EP) com o objetivo de criar uma única empresa de gestão de infraestruturas de transportes em Portugal Agosto Nomeação da Comissão de Planeamento É nomeada uma Comissão de Planeamento com o objetivo de assegurar, de forma sustentada, a preparação dos trâmites necessários ao processo de fusão da REFER Rede Ferroviária Nacional, EPE e da EP Estradas de Portugal, SA

7 Conselho de Administração Comum Janeiro Nomeação do novo Conselho de Administração da REFER e, através de decisão unânime da Assembleia Geral, aprovado o Conselho de Administração da Estradas de Portugal Abril Aprovação da Fusão Aprovada a fusão das empresas EP e REFER, em Conselho de Ministros

8 Dia Junho Dia 1 da empresa Infraestruturas de Portugal, SA

9 A Estratégia de fusão de SI

10 Estratégia fusão de SI Os momentos Comissão de Planeamento Conhecer Troca de Informações Definição de Quick Wins Preparar o Assessment SI Administração Conjunta Operacionalizar Planear o Dia 1 Operacionalizar os Quick Wins Assessment de SI Dia 1 Fusão Formar equipa Garantir a operacionalidade da empresa Iniciar o plano de curto/médio prazo Futuro Estratégia Otimizar Definir o Plano Estratégico de SI

11 Conhecer os SI EP vs REFER ORGANIZAÇÃO Direção de suporte (DSI), consolidando toda a função informática. Cerca de 30 colaboradores. Comité de SI. ORGANIZAÇÃO Duas direções (cerca de 50 colaboradores) na REFER Telecom, assegurando a função informática de todo o grupo, bem como serviços para o mercado. ARQUITETURA SI Oracle EBS como ERP. Ligações SOA entre aplicações. Heterogeneidade tecnológica. ARQUITETURA SI Muito centrada no ERP SAP. Diversas tecnologias em uso.

12 As Tecnologias EP REFER ERP Oracle EBS SAP Gestão Documental edoclink SAP DMS RH RH (RCSoft) GesVen (Grupo SOFT) Intranet Sharepoint SAP Portals/Joomla! Portais Externos.NET, Joomla! Joomla! Framework Aplicacional OutSystems,.NET.NET, WinDEV RDBMS Oracle, SQLServer, MySQL, Postgres SQLServer, MaxDB, MySQL Integração Oracle SOA, SSIS SSIS Web Servers Apache, IIS Apache, IIS MS 365 Exchange Virtualização Hyper-V Hyper-V, VMWare

13 Quick Wins O curto prazo Interligação de Redes Permitir a comunicação entre as empresas, de forma transparente (aplicações, voz, Skype) Partilha de Equipamentos/Sistemas Evitar aquisições que pudessem ser colmatadas por existências nas duas empresas Partilha de RH/KnowHow Ainda antes da fusão, começar a partilhar recursos de forma a colmatar lacunas e apoiar em projetos em curso Otimização de Investimentos Eliminar contratos duplicados e ponderar investimentos face à futura realidade 320K de poupança identificada

14 Assessment de SI Metodologia Análise e derivação de potenciais soluções para as componentes da Arquitetura Composição e Avaliação de cenários de evolução (TCO, Cobertura funcional, Time to Market, Alinhamento com melhores práticas) Estabilização da Visão e Objetivos; Caraterização da situação de partida (EP/Grupo REFER) Plano de evolução/implementação do cenário proposto

15 Transversais Assessment SI Áreas de Análise Gestão de Infraestruturas Arquitetura Funcional Metodologia Gestão de Ciclo de Vida de Infraestruturas Exploração da Rede de Infraestruturas Planeamento da Rede Desenvolvimento da Rede Gestão da Circulação e da Capacidade Gestão de Concessões Segurança de Exploração Áreas Prioritárias de Análise Manutenção da Rede Fiscalização e Segurança Gestão do Relacionamento com o Cliente Gestão da Receita, Vendas e Billing Gestão e Desenvolvimento do Portfólio de Negócios Gestão de Clientes e Desenvolvimento de Negócios Serviços Corporativos Gestão Financeira e Contabilidade Compras e Logística Gestão de Ativos/Património Gestão de Recursos Humanos Planeamento e Controle de Gestão Gestão dos Sistemas de Informação Desenvolvimento Organizacional Gestão de Parcerias Comunicação e Imagem Auditoria Interna Apoio Jurídico Governance, Gestão de Risco e Compliance Na análise considerou-se um conjunto de áreas como prioritárias tendo em conta a existência nessas áreas de soluções (EP e Grupo Refer) com potencial de sobreposição funcional no contexto da IP

16 Operativa Sistemas Aplicacionais Foco no time-to-market Assessment SI Metodologia de Implementação ILUSTRATIVO Coexistência Convergência Refinamento Operativa IP baseada na EP Operativa IP baseada no G Refer Eventual Reporting Comum Sistemas Aplicacionais de suporte baseados na EP Sistemas Aplicacionais de suporte baseados no G Refer Operativa IP (preliminar) Sistemas Aplicacionais de suporte IP (cenário preliminar) Cenário Preliminar Operativa IP (target) Sistemas Aplicacionais de suporte IP (cenário target) Cenário Target Antevê-se que os cenários de evolução dos Sistemas Aplicacionais tenham na generalidade dos casos 3 períodos temporais distintos em função do nível de evolução das operativas de negócio: 1) Coexistência de operativas 2) Convergência de operativas 3) Refinamento da operativa No 1º período pressupõe-se que ambas as operativas (baseadas na EP e Grupo Refer) coexistirão, bem como as respetivas aplicações de suporte, podendo haver necessidade de disponibilizar uma interface unificada da IP (Reporting Comum) No 2º período antevê-se que tenderá a ocorrer uma convergência numa única operativa que enderece as suas funções core e também uma convergência similar ao nível das aplicações da IP (Cenário Preliminar, com foco no time-tomarket) No 3º período pressupõe-se que existirá um refinamento da operativa, a qual constituirá a operativa target da IP, sendo suportada pelas aplicações target da IP (Cenário Target)

17 Dia 1 Questões a endereçar OBRIGAÇÕES LEGAIS Reporting consolidado (RH, Financeiro), layout de faturas e recibos SERVIÇO SI Service Desk consolidado, políticas SI diversas (acesso a redes sociais, dimensão de s, ), formação aos utilizadores (nomeadamente gestão documental) OPERACIONALIDADE Intranet única (acesso a aplicações e lista telefónica), rede voz e dados consolidada, eliminação de logins duplicados, impressão consolidada, expediente/gestão documental consolidada IMAGEM Novos sites externos, nomenclatura de s, imagem em documentos e aplicações, número único externo e integração com CRM

18 Service Desk Consolidação APLICAÇÃO Consolidação na mesma ferramenta (EasyVista) de todo o suporte. Formação a toda a Direção. CONTATO Criação de e número de telefone único de contato. COMUNICAÇÃO Todos os colaboradores das empresas informados previamente da nova forma de contato, incentivando o EQUIPA Equipa de 1ª linha composta por colaboradores de ambas as empresas, fisicamente juntos e com início de trabalho uma semana antes do dia 1 (ainda em sistemas separados)

19 Os novos SI

20 Os SI na IP Governação CA Comité de SI DSI IP TELECOM

21 Os SI na IP A DSI Direção de Sistemas de Informação Assessoria Técnica e de Gestão Controller Engenharia de Soluções Operações Infraestruturas Gestão de Projetos Suporte

22 Os SI na IP Os Valores Serviço e Stakeholders Orientação ao cliente Comunicação Metodologias SLAs Monitorização, Controlo e Reporte (Comité de SI) Sustentabilidade Consolidação e Otimização ROI Inovação

23 Ponto de Situação.

24 Ponto de Situação Exemplo de projetos de fusão 95% 36% 52% 64% 26% Service Desk AD/ /Skype Impressão RH Logístico- Instalação de novas Infraestrutura Sistema de Processamento Financeiro licenças, mudança preparada, a iniciar impressão paralelo Requisitos de endereço interno instalação Skype, acessível a todos praticamente levantados e em migração de os colaboradores, a concluído, upgrade implementação, e de AD iniciar consolidação de plataforma em início de migração de contratos curso de dados

25 Balanço Desafios e Pontos positivos QUESTÕES OPERACIONAIS Incerteza sobre o dia 1; Distância física entre equipas; Até perto do dia 1 diferentes! + EMPENHO Excelente atitude das equipas SI de ambas as empresas, muito hierarquias; Equipa reduzida até empenhadas e alinhadas nos objetivos consolidação. TECNOLOGIA Autenticação contra dois domínios; Integração de informação; Os! + ENVOLVIMENTO DA ORGANIZAÇÃO Apoio e controlo do PMO; Sponsorship da Administração e envolvimento das áreas de negócio pequenos problemas que crescem FATORES HUMANOS Mudança cultural, organizacional e física! + RESULTADOS Empresa operacional e com redução dos custos de SI. Não foi necessário investimento adicional para o processo de fusão de SI.

26 Questões

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28 OBRIGADO ITSMF 17/Novembro/