GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA EDUCAÇÃO. Orientações para atuação dos Supervisores de Matrícula

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1 GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA EDUCAÇÃO Orientações para atuação dos Supervisores de Matrícula 2014

2 Estas orientações técnicas buscam facilitar a tarefa de toda a equipe de trabalho no momento da efetivação da matrícula, contendo uma descrição sucinta da estrutura administrativa da Matricula 2014.

3 MATRÍCULA NA REDE PÚBLICA ESTADUAL O Processo de Matrícula na Rede Pública Estadual se realiza por dois meios: Em Unidade Escolar da Rede Estadual- O estudante comparece a uma UEE e realiza a sua matricula para a própria escola ou para outra que deseja estudar. Pela Rede de Computadores Mundiais ( Internet)- O estudante pode realizar sua transferência ou realizar sua matricula pela WEB, de acordo com os critérios definidos em Portaria de Matrícula. Em qualquer um dos meios, utiliza-se o Sistema de Gestão Escolar SGE A sistemática de matrícula permite: Confirmar a matrícula dos alunos contemplados no Sorteio Eletrônico da Educação Profissional na modalidade subsequente. Matricular alunos da rede estadual cujas escolas não oferecem a série subsequente e aqueles que não renovaram a matrícula em sua escola. Matricular alunos concluintes, regularmente matriculados no ano letivo de 2013, na rede municipal e cujas escolas não oferecem a série subsequente. Matricular qualquer candidato em qualquer série e modalidade, obedecendo aos critérios legais.

4 EM 2014 Para operacionalizar toda a Matrícula 2014, será utilizada a seguinte estrutura: COODENAÇÃO CENTRAL DA MATRÍCULA (SEDE DA SEC) CENTRAL DE ATENDIMENTO E CONTINGÊNCIA CENTRAL DE HELP DESK SUPERVISOR DE MATRÍCULA DIREC UNIDADES ESCOLARES (1.384) 01 Coordenação Central na sede da SEC; Unidades Escolares; 01 Central de Atendimento com 15 (quinze) posições de atendimento para suporte operacional ao Processo de Matrícula; 01 Central de Help Desk com 20 (vinte) posições de atendimento para suporte técnico às unidades escolares, durante o período da matrícula; 57 Supervisores de matrícula, sendo 26 na capital e 31 no interior para suporte in loco nas unidades escolares de sua supervisão.

5 Quem participa/ Principais atribuições: Supervisor Supervisionar as unidades escolares, que constituem a sua área de supervisão; (Escolher uma das escolas sob sua supervisão, para fixar sua base de trabalho, preferencialmente a que apresentar maior demanda de candidatos) Acompanhar a abertura das atividades na escola base, (chegar 1 (uma) hora antes ) e só sair após o fechamento de todas as escolas de sua área de supervisão; Circular pelas escolas de sua área de supervisão, priorizando as de maior demanda; Atender, prontamente, às solicitações emergenciais das escolas da sua área; Articular com os Coordenadores das escolas o início e o encerramento das atividades; Dar apoio ao Coordenador na organização do fluxo de atendimento, na sinalização e o atendimento ao público das escolas da sua área de atendimento; Supervisionar a execução da rotina de abertura e fechamento das escolas no sistema informatizado, em todas as escolas da sua área; Acionar de imediato a Central de Atendimento, em situação de emergência; COORDENADOR ( Diretor) Coordenar a escola estadual onde exerce a função de Diretor; Assegurar o cumprimento do horário de funcionamento da escola (das 8 às 20 horas ininterruptamente). Chegar à escola 1 (uma) hora antes da sua abertura e só sair após a conclusão de todos os trabalhos. Garantir atendimento de qualidade, viabilizando infraestrutura capaz de assegurar agilidade, confiabilidade e comodidade durante o processo. Organizar com racionalidade e eficiência o atendimento da escola, corrigindo as possíveis falhas durante o processo; Atender ao público externo prestando informações diárias sobre o cronograma da matrícula e segmentos de ensino atendido; Manter articulação constante com o órgão Central e com o Supervisor de matrícula. Acionar de imediato a Central de Atendimento em situação emergencial. Manter articulação com o Sub-Coordenador e o Supervisor no sentido de facilitar ao público o acesso à escola durante o período noturno; Efetivar, quando for procedente, o cancelamento de matrículas realizadas com erros ou alterações de dados cadastrais, em caso de erro de digitação, devendo ser retido o comprovante de matrícula na escola e realizar a rematricula fornecendo o comprovante devidamente corrigido. Viabilizar de forma rápida o atendimento às solicitações, referentes ao processo de matrícula, da equipe de trabalho da escola.

6 SUB-COORDENADOR ( Vice- Diretor) Substituir quando necessário o Coordenador da escola estadual onde exerce a função de Vice-Diretor, responsabilizando-se pelo cumprimento das atribuições do mesmo; Garantir, juntamente com o coordenador e supervisor o bom funcionamento da escola; Organizar o horário dos lanches, com revezamento da equipe de trabalho, evitando sempre o deslocamento do posto de trabalho em horários críticos. Assumir a responsabilidade da organização das filas. Acompanhar os trabalhos executados, corrigindo as possíveis falhas. Orientar a vigilância da escola para impedir formação de filas na área externa da escola. Assegurar, quando Sub-Coordenador do turno noturno, o acesso ao público no período noturno. Administrativo Operacionalizar o Sistema de Gestão Escolar SGE, para efetivar a matrícula na rede pública estadual Chegar à Escola 30 (trinta) minutos antes do início da matrícula e testar os equipamentos; Identificar com atenção, rapidez e segurança qualquer problema e comunicar de imediato ao coordenador em exercício; Ser atencioso e ágil no atendimento e na operacionalização do sistema, minimizando assim, as dúvidas do candidato e racionalizando o tempo; Efetivar a matrícula do candidato, conforme preferência do mesmo, observando as orientações que constam no fluxo descritivo da Matrícula; Evitar conversas que possam ocasionar demora na efetivação da matrícula. Ser fidedigno nas informações lançadas no sistema informatizado. Receber, conferir e controlar a documentação do candidato. Observar a validade dos documentos.

7 Apoio Realizar a higiene e limpeza das dependências da Escola no período da Matrícula. Cumprir o horário de trabalho. Chegar 01 (uma) hora antes do início da matrícula e permanecer no local de trabalho até a chegada do seu substituto ou a conclusão dos trabalhos Atender com cordialidade e presteza às solicitações da coordenação; Distribuir água e café aos alunos, candidatos e equipe de trabalho envolvido no processo; Auxiliar no controle das filas e encaminhamento dos alunos candidatos para o atendimento.

8 ROTINAS DE PROCEDIMENTOS DIÁRIOS DA ESCOLA QUE IRÁ REALIZAR MATRÍCULA PARA A REDE 1. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS 1.1. Horário de funcionamento A unidade escolar funcionará no período formal de matrícula das 8:00h às 20:00h de segunda a sexta feira ininterruptamente Ligar os equipamentos No início de cada dia o Coordenador juntamente com seus funcionários atendentes devem ligar os microcomputadores e impressoras e verificar se apresentam algum problema Realizar a rotina de Abertura O Coordenador da matrícula é a primeira pessoa da equipe a acessar o sistema, entre as 07:00h e 08:00h de cada dia e realizar a rotina de abertura da escola. Somente após a realização da rotina de abertura é que os atendentes poderão acessar o SGE. Na ausência do Coordenador a responsabilidade da rotina de abertura é do Sub- Coordenador Realizar a rotina de Fechamento O Coordenador da matrícula na escola deverá acessar o sistema, após o encerramento das atividades de cada dia e realizar a rotina de fechamento da escola. Somente após a realização da rotina de fechamento é que poderá realizar a abertura no próximo dia de matrícula formal. Na ausência do Coordenador a responsabilidade da rotina de fechamento é do Sub-Coordenador Acionar o Help-Desk Caso os equipamentos apresentem algum problema, deve-se ligar para o Help-Desk através do telefone e relatar detalhadamente o problema apresentado.

9 Os equipamentos Hub, Roteador e Modem nunca devem ser desligados Realizar as rotinas disponibilizadas pelo Sistema de Gestão Escolar SGE O SGE disponibiliza as rotinas de Abertura, Fechamento, Matrícula, Cancelamento, Alteração de Dados Cadastrais, Troca de Senha, Documentação e Emissão de relatórios. As escolas que não concluíram a digitação de notas e conclusão do cálculo final deverão continuar a digitação de notas conforme item 2. Após o período de matrícula, cancelar a matricula do aluno que foi progredido automaticamente e matriculá-lo na série correta.

10 ACESSANDO O SISTEMA SGE Para acessar o sistema basta clicar duas vezes no ícone SGE disponível na área de trabalho do computador. Caso o seu equipamento não esteja configurado desta maneira, acesse a Internet Explorer e digite no campo endereço: sge.educacao.ba.gov.br/escolas Será apresentada a tela de Validação de Senha na qual deve ser digitado o nome de usuário fornecido pela Coordenação da Matrícula. Na página SGE estarão disponíveis instruções e procedimentos para a matrícula.

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