Gestão de Contextos Visão Calandra Soluções sobre Gestão da Informação em Contextos White Paper

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1 Gestão de Contextos Visão Calandra Soluções sobre Gestão da Informação em Contextos White Paper

2 ÍNDICE ÍNDICE...2 RESUMO EXECUTIVO...3 O PROBLEMA...4 ILHAS DE INFORMAÇÃO...4 ESTRUTURA FRAGMENTADA VS. ESTRUTURA CONTEXTUAL...4 IMPLICAÇÕES DE NEGÓCIO...5 A SOLUÇÃO...6 CONTEXTUALIZAÇÃO...6 COLABORAÇÃO...7 USO DA INFORMAÇÃO...7 CALANDRA CONTEXT PORTAL...8 METODOLOGIA CALANDRA SOLUÇÕES...8 SOBRE A CALANDRA SOLUÇÕES

3 RESUMO EXECUTIVO O crescimento dos sistemas corporativos de informação permitiu às organizações desenvolver processos de gestão com foco em uma nova categoria de informação conhecida como não estruturada, ou seja, conteúdos tais quais textos, planilhas, s e multimídia que não estão armazenados em bancos de dados. Além disso, percebe-se a conseqüência direta do crescimento do número de sistemas e da quantidade de informação disponível: dados estão dispersos em diversos repositórios e sistemas que funcionam apoiados em diferentes tecnologias e que são administrados por distintos sistemas de autorização de acesso. Combinado a isso, o surgimento da Web introduziu uma nova perspectiva de tempo na dinâmica de negócios alinhada a uma nova noção de espaço. Logo, informações são geradas e disponibilizadas quase instantaneamente, assim como a demanda por respostas mais rápidas aos fatos, por parte das organizações. Diante deste mundo em constante movimento, os líderes das organizações têm a obrigação de reagir rapidamente. Tomando decisões que levam em consideração um conjunto maior de informações e uma análise mais efetiva dos fatos que os cercam. Para isso, é necessário que a informação relevante seja de fácil recuperação e acesso, com mecanismos de busca e apresentação independentes das fontes de informação. Assim, surge a colaboração em contextos, que busca integrar a informação, de forma natural e com foco nos processos de negócio. Este documento apresenta, portanto, a visão Calandra Soluções de Gestão de Informação em Contexto, através do uso de uma ferramenta para agregar informação de múltiplos e distintos repositórios com foco nos diversos processos de negócio e no apoio à decisão. 3

4 O PROBLEMA ILHAS DE INFORMAÇÃO Atualmente a absoluta maioria dos casos de negócio, isto é, das ocorrências internas ou externas que impactam nos objetivos pré-definidos da organização, são multi-departamentais. Por isso, um colaborador precisa dispor de acesso direto às diversas informações inerentes ao seu trabalho para conseguir desempenha-lo de forma eficiente. O problema fundamental para colaboradores e gestores é o acesso e uso da informação relevante, de acordo com os contextos em que se encontram inserido. Definimos como contexto o conjunto de informações e pessoas que estão relacionados a um processo ou problema específico. O objetivo de definir contextos como entidades é compreender como as informações se relacionam com a comunidade de colaboradores e suas atribuições, possibilitando que estas sejam indexadas de acordo seu uso na prática. Os colaboradores das organizações dispõem hoje de um universo vasto de conteúdo e fontes de informação de diferentes naturezas, isto é: provenientes das bases estruturadas, tais quais bases de dados ERP s, data warehouse e sistemas legados, e das provenientes de bases não estruturadas, originarias de sistemas de gestão de conteúdo, portais, , e pastas de documentos nos sistemas de arquivos. E estas bases de informação em geral encontram-se dispersas pelos diversos departamentos da empresa. Adicionalmente, a fragmentação de fontes de informação não permite relacionar, de forma natural e integrada, informações de distintas bases ou repositórios armazenadas em sistemas de diferentes tecnologias, com métodos de recuperação variados, de acesso (autorização) diferenciado, e de naturezas diferentes. Diante deste paradigma, o grande desafio é conseguir apresentar informações armazenadas nesses diferentes repositórios e sistemas de forma intuitiva, clara e integrada ao usuário. Organizadas em contextos com foco nos processos de negócio. ESTRUTURA FRAGMENTADA VS. ESTRUTURA CONTEXTUAL A Web e o crescimento dos sistemas de informação potencializaram o uso e a gestão de novos tipos de conteúdo, como as informações não estruturadas. Contudo, estes recursos continuam a ser administrados, geridos e produzidos isoladamente. De forma geral, as informações encontram-se dispostas de forma fragmentada, ou seja, indexadas e acessíveis departamentalmente, o que acaba dificultando o acesso a elas. 4

5 A dispersão da informação, combinada às dificuldades de acesso decorrentes de sua disposição fragmentada, faz com que, freqüentemente, não se consiga ter acesso a todos os dados necessários para a solução de um problema em mãos. Desta forma, é necessário que o colaborador saiba se a informação que procura está no data warehouse, em pastas do sistema de arquivos, portal ou no CMS para então selecionar o sistema de busca, consulta ou acesso. Dentro desse cenário, a colaboração é igualmente prejudicada. As informações referentes a processos de análise e decisão, como documentos, comentários e anotações, não ficam armazenadas de forma natural e intuitiva para referência posterior. Em geral os documentos utilizados permanecem dispersos através dos vários sistemas e repositórios, sem qualquer vínculo com o caso analisado. Assim, comentários e anotações realizados sobre seus conteúdos, muitas vezes acabam não sendo registrados e se perdem impedindo utilizações futuras para auxiliar na solução de novos casos em que seriam relevantes. IMPLICAÇÕES DE NEGÓCIO A fragmentação das informações dificulta os processos de análise e decisão, além de criar empecilhos na sua utilização para colaboração,. Essa situação impacta na qualidade dos projetos, na abrangência e profundidade dos estudos e análises, na competitividade das propostas e, de forma mais ampla, na capacidade de inovação em processos e produtos. Além das conseqüências mais perceptíveis da falta de informação adequada aos casos de negócio anteriormente apresentadas, as organizações ficam, também, limitadas em sua capacidade de tomar decisões com base em uma visão ampla e clara de seu negócio. Como resultado mais notável das dificuldades em recuperar e utilizar informações relevantes em tempo hábil, são decisões equivocadas, perda de oportunidades de novos negócios e o gasto de preciosas horas de trabalho realizando buscas. 5

6 A SOLUÇÃO CONTEXTUALIZAÇÃO Decisões precisam ser tomadas rapidamente e gerar resultados. Para atender a esse objetivo, é necessário dispor do maior número de dados necessários o mais rápido possível e de forma integrada para que líderes consigam ter uma visão macro do ambiente. Ainda mais importante, é ter a disposição para consultas posteriores, documentos referenciados durante esse processo, com as respectivas observações realizadas durante o mesmo. Nos contextos pode-se agregar junto a documentos, diversas informações sobre os mesmos, como comentários e anotações por exemplo, independente de onde estejam localizados e do repositório em que estejam armazenados. A disponibilização de visões integradas contextualmente proporciona uma visão global das informações necessárias para a solução de um caso de negócio ou tomada de decisão, contando ainda com detalhes como, anotações e comentários de outros colaboradores, seus usos anteriores entre outros dados. Para este tipo de solução são necessários mecanismos de navegação, busca e disponibilização independentes das fontes de informação. É necessário, assim, que estes sejam capazes de se conectar a todas as fontes de informação disponíveis de forma imperceptível ao colaborador. Desta forma não há a necessidade de gerar novos documentos agregando todos os dados, duplicá-los em seu sistema de arquivos, ou lidar com visões dispersas para que possa realizar análises e tomar decisões. Isso se dá a partir da elaboração de um ambiente estruturante, capaz de realizar, não apenas, a integração da informação ao longo dos casos existentes nas empresas, mas que permita também, sua utilização para geração de conhecimento, e facilitar os processos como análise e decisão coletivas. Essas diferentes visões demandam a administração de perfis de acesso ao contexto com um mecanismo comum, independente dos mecanismos de autorização de cada fonte de informação, com o colaborador isolado dos aspectos técnicos e administrativos de infraestrutura de TI. A partir deste ponto, colaboradores não precisam solicitar às diversas áreas informações necessárias para compor propostas, documentos, forecasts ou outros tipos de relatório, ou apenas conseguir ter uma visão macro dos processos em que estão inseridos. Neste processo, o compartilhamento de informações através de canais desempenha um papel importante. 6

7 Através de um canal, é possível compartilhar informações que fazem parte de um determinado contexto para outro contexto, de forma que todo o conteúdo disponibilizado em uma região possa ser visualizado em regiões específicas de outros contextos. Os canais facilitam o compartilhamento das bases de conhecimento, auxiliando nos processos de colaboração. Conseguindo fazer isso de forma rápida, e com informações atualizadas e confiáveis. COLABORAÇÃO O compartilhamento dos objetos de informação é em si, um aspecto da colaboração (acesso comum aos documentos em progresso de um projeto, por exemplo), que pode ser ampliado pelas ferramentas de detecção de presença virtual, de comunicação instantânea síncrona (instant messaging, chat), e assíncrona ( , fórum), assim como pelo compartilhamento da base de competências. A colaboração em contexto busca integrar essas ferramentas em visões integradas, de forma natural, para possibilitar que colaboradores tenham acesso ágil e direto, a informações importantes aos casos de negócio nos quais estejam envolvidos, além de permitir a gestores ter, da mesma forma, visibilidade do que está sendo desenvolvido por suas equipes. Os objetos de informação, e respectivas anotações, contêm referências implícitas e explícitas a fatos dos ambientes interno e externo à organização. Estes, se conhecidos, podem influenciar a ação na direção de um desempenho superior. A colaboração permite a criação de casos, ou destaque dos fatos utilizados na solução de determinados problemas, análises e decisões, juntamente com as anotações a eles vinculadas. USO DA INFORMAÇÃO A abordagem a partir de contextos, com base na perspectiva de cada caso de negócio, é exatamente inversa à estrutura de informações fragmentadas, onde as informações encontram-se dispersas através de diversos repositórios e sistemas, organizada e difundida da mesma forma para todos (ainda que com diferenças nos direitos de acesso). A partir da contextualização da informação, cria-se um ambiente estruturante onde são concentradas visões de informação integradas, com base nos casos de negócio. Isto permite aos colaboradores buscar inicialmente os fatos que levaram à determinada decisão ou parecer (sabendo inclusive quem os acessou, gerou e quando entre outras informações), para em seguida ter acesso aos documentos a eles associados, (podendo ter inclusive acesso a estes em apenas uma visão), em oposição a ser obrigado a localizar em diferentes locais documentos e anotações isoladamente. 7

8 Através do armazenamento e recuperação de decisão contextualizada, têm-se os insumos necessários para realizar avaliações mais profundas dos resultados, tomar decisões e reagir a novos casos de negócios que venham a surgir, além de ser possível criar um banco de casos para auxiliar no treinamento e desenvolvimento de gestores. CALANDRA CONTEXT PORTAL A base para o desenvolvimento de soluções para gestão da informação em contexto, é o Calandra Context Portal. O Calandra Context Portal é uma ferramenta para a integração de informações para apoio aos processos de negócio. Desenvolvida para trabalhar uma camada acima dos diversos tipos de repositórios de objetos de informação (web content, document, data warehouse / mart, BI, ERP). Além disso, permite que os próprios usuários finais mantenham e evoluam suas soluções, criando visões integradas, com foco nos processos de negócios. Isso permite otimizar a colaboração entre funcionários de uma organização, distribuindo conhecimento, aperfeiçoando e aumentando a produtividade. Os colaboradores passam a ter as informações necessárias para seu trabalho de forma personalizada e através de um único ponto de acesso na Web. Não há necessidade de migração das informações existentes para uma nova base, preservando os investimentos já realizados. Devido a sua arquitetura flexível o tempo de implantação de projetos com base no Calandra Context Portal é muito mais curto quando comparado aos portais convencionais. METODOLOGIA CALANDRA SOLUÇÕES Para apoiar o processo de planejamento, a Calandra Soluções oferece o Serviço de Planejamento Estratégico Web, com o objetivo de alinhar as iniciativas de projetos baseados na web à sua estratégia de negócio. O objetivo principal é auxiliar as organizações na escolha de tecnologias e projetos web que possam oferecer melhorias em seus processos, mais produtividade e resultados para seus negócios. 8

9 A metodologia de Planejamento Estratégico Web (PEW) é composta por 3 fases: Planejamento Estratégico WEB 1. Entendimento de negócio 2. Identificação e Seleção de Iniciativas Web 3. Plano de Iniciativas Web (PIW) As fases têm como base a metodologia desenvolvida pela Calandra Soluções para a concepção de iniciativas e desenvolvimento de soluções Web, que efetivamente gerem resultados. A metodologia parte do modelo de negócios entende a cultura e maturidade tecnológica do cliente, para enfim, elaborar um plano de ações conseqüente. Entendimento do Negócio Nesta fase são levantados tanto os pontos de partida objetivos (rede de valor, problemas de negócios, ativos e objetivos estratégicos), como os subjetivos (missão, valores, cultura e futuro vislumbrado). Esta etapa é realizada a partir da compreensão do modelo de negócio, rede de valor e dos padrões que orientam a estratégia atual da organização. Em seguida, a rede de valor é estudada em profundidade, nos seus desdobramentos em processos internos e relacionamentos com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores. São avaliadas também a cultura organizacional e a maturidade tecnológica da empresa. O objetivo é entender em profundidade o negócio do cliente que servirão de base para a fase de Identificação e Seleção de Oportunidades. Ao final desta fase a equipe de Analistas de Negócios da Calandra Soluções estará apta a sugerir e avaliar de forma consistente e holística de que forma a Web pode auxiliar o cliente frente a seus objetivos de negócio. Identificação e Seleção de Iniciativas Web Nesta fase, com base no entendimento do negócio e no conhecimento da Calandra Soluções sobre o mercado de Gestão da Informação e Conhecimento, são sugeridas iniciativas web para geração de valor. É gerada uma lista com os processos que serão atendidos pela iniciativa proposta e qual seu objetivo. 9

10 Com base nesta lista é realizada uma avaliação crítica, em conjunto com o cliente, da viabilidade e aderência das iniciativas sugeridas. Os principais critérios de seleção são: Cultura Organizacional e Maturidade Tecnológica. Onde, para cada iniciativa proposta, é realizado um estudo mais aprofundado destes itens de forma mais localizada. As iniciativas que atenderem aos critérios mínimos de seleção serão priorizadas com base na estratégia do cliente. As iniciativas selecionadas serão objetos da próxima fase, de acordo com sua respectiva prioridade. Plano de Iniciativas Web As soluções selecionadas e priorizadas serão detalhadas em seus principais requisitos e planejamento básico. O objetivo é possibilitar que o cliente tenha as bases necessárias para melhor aplicar os recursos destinados às iniciativas web, através da disponibização do Plano de Iniciativas Web (PIW). O detalhamento de requisitos inclui as especificações das estruturas de navegação, da identidade visual, das fontes de informação, das visões ou consultas e das funcionalidades. O PIW lista, nos moldes de um plano de ação, quais projetos devem ser realizados, como e quando. São enumerados, para cada iniciativa, seus objetivos e benefícios, restrições, prazo propostos, riscos, escopo macro, tecnologias mais adequadas e previsão de taxa de adoção. Sempre buscando aproveitar a estrutura Web já existente e investimentos já realizados. 10

11 SOBRE A CALANDRA SOLUÇÕES A Calandra Soluções foi criada em 1998, como uma unidade da ISM Automação empresa que atua no mercado nacional há duas décadas. Especialista em Gestão de Informação e Conhecimento, a Calandra Soluções é referência nacional no desenvolvimento de portais corporativos, sendo pioneira no mercado brasileiro de Gestão de Conteúdo. Suas soluções têm objetivo de contextualizar e traduzir a estrutura e a cultura organizacional em processos coletivos de colaboração, para atender às características e demandas dos diversos públicos de interesse de uma organização. São mais de 150 projetos desenvolvidos pela Calandra Soluções em diferentes segmentos da economia. O índice de retenção de clientes supera 90%. A carteira de clientes Calandra Soluções com mais de 70 clientes conta com empresas como ANBID, BNDES, CENPES (Centro de Pesquisa da Petrobras), V&M do Brasil, Amanco, Petróleo Ipiranga, Momento Editorial, BR Distribuidora, Veja On-line, Souza Cruz, Lojas Americanas, CESP, CTEEP entre outros. A equipe da Calandra Soluções utiliza metodologia baseada no RUP e PMI para a prestação de seus serviços e no desenvolvimento de seus produtos. Além de possuir um corpo profissional altamente capacitado, qualificado e experiente. Seus profissionais possuem certificações técnicas em Java, Notes, Microsoft e Rational, além de certificações em gestão como PMI e ITIL, por exemplo., Graças a estas características, a Calandra pode oferecer soluções mais abrangentes, completas e confiáveis a seus clientes, o que garante excelência na qualidade dos projetos e produtos, desde a sua concepção até a entrega. A qualidade de seus profissionais, produtos e serviços, aliada ao compromisso de fornecer soluções de negócios para gerar valor a seus clientes são alguns dos diferenciais marcantes, que combinados à constante inovação fazem da Calandra Soluções referência no mercado nacional de Gestão de Informação e Conhecimento. 11

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