uma solução distribuída por

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1 I N F I N I T Y P R O J E C T DMS DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM uma solução distribuída por

2 ALEM DO SIMPLES ARQUIVAMENTO INFIN Recepção, Aquisição, Protocolação, Classificação, Compartilhamento, Distribuição e Gestão dos processos documentais ALÉM DO SIMPLES ARQUIVAMENTO OS SEUS DOCUMENTOS SE TORNAM INFORMAÇÕES SEMPRE ACESSÍVEIS Cada empresa, e/ou estrutura organizada possui, recebe e envia um volume crescente de dados e documentos. As diferentes fontes, assim como os formatos heterogêneos de folhas de papel e arquivos eletrônicos, formam um continuo e incessante receber, comunicar, intercambiar, distribuir, onde a organização empresarial, alvo e fonte destes dados, sofre inevitável ônus. A montanha de dados que sobra, muito freqüentemente, não è conservada de maneira organizada, racional e acessível, tornando-se difícil de utilizar. Infinity DMS é uma avançada solução Web para com interface Web para uma completa gestão documental, utilizável via Internet/Intranet permitindo Receber, Adquirir, protocolar, catalogar, compartilhar, distribuir e gerir processos documentais. Com Infinity DMS dados e documentos se transformam em preciosas informações para decidir e agir. VIRTUAL WORKSPACE Infinity DMS é parte integrante e substancial do escritório virtual (MyDesk) a disposição do usuário interno ou externo da empresa: um espaço virtual (Virtual Workspace) onde è passível acessar as informações em modo restrito de acordo ao seu perfil, executar transações e colaborar com outros usuários do sistema corporativo. Agenda, , Calendário e Business Process Management completam as funções do MyDesk.

3 ANTES arquivamento DEPOIS escaneamento (também com c ódigos de barras) check-in check-out acesso remoto ITY gestão integração com soluções externas e com os produtos Zucchetti protocolação conservação revisão distribuição compartilhamento dos processos pesquisa através de palavras chaves e/ou frases inteiras conectàvel com solução de conservação substitutiva avisos automàticos PAPERLESS OFFICE Não è apenas uma abordagem filosófica dedicada a eliminar ou reduzir drasticamente os papéis no quotidiano, mas um pleno suporte digital a todas as atividades corporativas que consente superar as barreiras físicas e reduz notavelmente tempos e custos, mas, sobretudo interceptar e disponibilizar informações contextualizadas onde e como desejado. AUTOMAÇÃO E CONTROLE DOS PROCESSOS COORPORATIVOS Infinity DMS incrementa a eficiência corporativa, oferecendo instrumentos e lógicas de workflow e notificações que reduzem os tempos de latência das informações disponibilizando-as imediatamente e compartilhando-as. Combinado com o Business Process Management consente ainda de desenhar, executar e controlar complexos processos corporativos que envolvem funcionários internos ou externos. RASTREAMENTO E RECUPERAÇÃO Infinity DMS permite catalogar e conservar diversas versões do mesmo documento, rastreando as revisões realizadas no tempo. Poderosas funções de busca aplicáveis tanto aos atributos quanto ao conteúdo dos documentos através uma simples pesquisa. FACILMENTE INTEGRÁVEL Infinty DMS è nativamente integrável coma s aplicações Zucchetti e com software de terceiros, garantindo a uniformidade e acessibilidade das informações independentemente das aplicações que as criaram.

4 Infinity DMS A Gestão Documental Evoluída É parte integrante da área de trabalho virtual (Virtual Workspace) a disposição de todos os usuários que, através da própria Área de Trabalho, podem acessar as informações de sua competência ou colaborar com os outros usuários internos ou externos do sistema. FUNCIONALIDADES Recepção e Aquisição Infinity DMS permite adquirir e arquivar via Web file e documentos em qualquer formato de dados. A aquisição pode ser feita um documento por vez, a traves de função de upload ou escaneamento dos documentos, ou de modo massivo a traves de etiquetas auto-adesivas ou códigos de barras. As informações contidas nas etiquetas o no código de barras são automaticamente reconhecidas na fase de escaneamento com técnicas OCR, consentindo a catalogação e o arquivamento dos relativos documentos. É possível adquirir de modo massivo os documentos e classificá-los a traves de funções especificas. O arquivamento dos documentos pode acontecer diretamente por outros aplicativos oportunamente predispostos ou a traves de web services específicos ou data integrator. Completa desmaterialização dos fluxos documentais Protocolaçao A aquisição pode ser feita também a traves de uma função especifica para a protocolação dos documentos em entrada/saída que, alem de terem uma numeração progressiva, o documento enviado/recebido pode ser transferido diretamente para a Área de Trabalho de um ou mais usuários. A função de Protocolação alem de inserir o registro do protocolo, permite uma simples e veloz distribuição dos documentos de entrada/saída reduzindo drasticamente os tempos de compartilhamento e distribuição. Organização otimizada dos processos de compartilhamento e distribuição dos documentos

5 ARQUIVO DE DOCUMENTOS ORGANIZADO EM PASTAS PUBLICAS E PRIVADAS AQUISIÇÃO E PROTOCOLAÇÃO DE DOCUMENTOS PESQUISA DE DOCUMENTOS FUNCIONALIDADES Classificação Cada documento arquivado vem classificado em base as especificas classes documentais criadas livremente e administradas pelo usuário, que permitem organizar e relacionar as informações em recipientes lógicos de vários níveis. Esta técnica, independentemente do recipiente lógico ao qual pertence, permite relacionar o documento com uma ou mais entidades (Empresa, Pessoas, Clientes, Fornecedores, Agentes, Contratos, Pedidos, Faturas etc.) para uma leitura transversal das informações. A definição de diversos níveis de segurança para recipientes lógicos (pastas) permite obter o nível de privacidade desejado e determinado o conjunto de pessoas/grupos habilitados ao acesso, notificando, se requisito, quando acontece determinada ação. Versões e Revisões Uma potente gestão das versões dos documentos arquivados permite conservar a evolução do documento no tempo, tornando-o recuperável em qualquer momento da sua evolução. Check In/Out A função Check In/Check Out permite gerir a simultaneidade de acesso ao mesmo documento por vários usuários. A função evita que surjam perigosos conflitos no documento executado, inibindo outros usuários a variação contemporânea do documento já em uso. O usuário pode igualmente acessar o documento como somente leitura, se autorizado pelo usuário que já tenha efetuado o Check In.

6 INSTRUMENTO PARA O DESENHO DE PROCESSOS DOCUMENTAIS (BPM) USUÁRIO MYDESK, O ESPAÇO DE TRABALHO VIRTUAL CADASTRO DE CLIENTE E RELATIVOS DOCUMENTOS ASSOCIADOS Pesquisa Avançadas funções permitem a pesquisa dos documentos arquivados: por recipientes lógicos de propriedade (pastas); por atributos e metadados, descrição, classes documentais, palavras chaves, autor etc.; por relações com outras entidades (clientes, fornecedores, produtos etc.); por pesquisa livre no conteúdo dos documentos. Compartilhamento O compartilhamento dos documentos arquivados acontece em diferentes modalidades, entre elas o acesso a pastas compartilhadas oportunamente divididas e controladas ou evidenciadas na área de trabalho do usuário de determinadas categorias de documentos que precisam de atenção especial. Através do Business Process Management o usuário participa a processos que facilitam a colaboração e o compartilhamento dos documentos. Distribuição Infinity DMS administra os documentos executados vinculandoos a grupos específicos de usuários e controlando o estado de completamento. Os modos e canais para disponibilizar ou distribuir os documentos a usuários internos ou externos da empresa são inúmeros: diretamente sobre a área de trabalho virtual do usuário (MyDesk); sistemas de notificação automática via o SMS; listas automáticas de distribuição; protocolação e distribuição contemporânea do documento recebido.

7 PRÉ-REQUISITOS - REQUISITOS TÉCNICOS PRÉ-REQUISITOS Infinity Application Framework pré-requisito de todas as aplicações da família Infinity Project, implementa o paradigma do Virtual Workspace disponibilizando aplicações que hospeda uma serie di serviços de base, que vão desde a criação de perfis dos usuários a segurança dos dados, do sistema de menu a centralização das informações das entidades que interagem com a empresa. Funções personalizadas de Área de Trabalho, News, , Calendário e Agenda oferecem ao usuário um ambiente avançado de compartilhamento que completa e integra a área de trabalho virtual a disposição do usuário. REQUISITOS TÉCNICOS Infinity DMS é uma solução integralmente Web, acessível a traves dos mais conhecidos Internet Browsers de ultima geração. É compatível com os mais comuns sistemas operativos (Windows, Linux, Unix), database (Microsoft SQL Server, SQLExpress, Oracle, Postgres, MySQL etc.) e com os mais utilizados Application e Web Servers (Tomcat, Apache, IIS, Websphere etc.). Melhora a eficiência graças a um inovador sistema de gestão e distribuição dos documentos Reduz os tempos de pesquisa e simplificar a recuperação das informações MÓDULOS ADICIONAIS - INTEGRAÇÕES MÓDULOS ADICIONAIS Business Process Management Permite desenhar, executar, e controlar complexos processos corporativos que administram o fluxo das operações a executar em base as regras definidas através um instrumento gráfico avançado. Através da Área de Trabalho vem distribuída a única atividade a executar entre os usuários envolvidos, com a possibilidade de controlar o estado de avançamento de cada processo em curso e os relativos tempos de trabalho. O Business Process Management garante o correto e controlado termino de complexos processos corporativos e o conseqüente aumento da eficiência e qualidade operativa. Extended Document Server Versátil motor de database especializado para o arquivamento dos dados e documentos desestruturados garante uma forte compressão e uma flexível memorização física dos mesmos em base a estratégia imposta ou em base as regras de arquivamento. O Extended Document Server (EDS) permite arquivar grandes quantidades de dados e documentos, que podem ser compartilhados localmente ou em maneira remota. O sistema adquire os documentos, os inquieta, comprime, e os insere no índice, criando um ou mais arquivo de acordo com a estratégia configurada. Infinity DMS utiliza como padrão apenas um EDS, mas consente de gerir contemporaneamente também um numero ilimitado, que podem ser geograficamente distribuídos para arquivar grandes volumes de dados.

8 w w w. z u c c h e t t i. c o m O Web 2.0, mudou profundamente o modo de usar a Internet, de um lugar de gestão de dados e transações, a um espaço onde compartilhar, comunicar, socializar e participar. Via Solferino, Lodi, Italy Phone +39/ Fax +39/ info@zucchetti.com Uma profunda mudança que um produtor de software protagonista desse mercado deve necessariamente enfrentar. Um desafio complexo que requer um esforço de inovação técnica e de produto sem precedentes alem de uma clara e providente estratégia que vai da tecnologia de base aos instrumentos de desenvolvimento, do aplicativo Framework até uma diferente interpretação das soluções I N F I N I T Y P R O J E C T estratégia tecnologia aplicações soluções INFOLES Software Development Rodovia Luiz Gonzaga de Amoedo Campos, Jardim Brasília Mogi Mirim SP CEP: Call Free: Fone/Fax: (19) DDMS PORTOGHESE 1.0 PC - 07/2010 O produtor reserva-se o direito de incluir, excluir ou modificar conteúdos ou funções de cada produto, em qualquer momento. o. Todos os nomes de empresas e produco citados sao marcas registradas das respectivas empresas.