DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA CONTABILIDADE: NOTA FISCAL ELETRÔNICA - NF-e

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1 FACULDADE JOSÉ LACERDA FILHO DE CIÊNCIAS APLICADAS - FAJOLCA CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS MARIA OSANA FLORIANO DE OLIVEIRA DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA CONTABILIDADE: NOTA FISCAL ELETRÔNICA - NF-e IPOJUCA / PE Setembro /

2 MARIA OSANA FLORIANO DE OLIVEIRA DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA CONTABILIDADE: NOTA FISCAL ELETRÔNICA NF-e Monografia apresentada pela aluna Maria Osana Floriano de Oliveira, sob a orientação do Professor Adilson Martins Demosthenes, como requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis IPOJUCA / PE Setembro /

3 MARIA OSANA FLORIANO DE OLIVEIRA DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA CONTABILIDADE: NOTA FISCAL ELETRÔNICA NF-e Esta monografia foi julgada adequada e aprovada em sua forma final pelo Curso Superior de Bacharel em Ciências Contábeis da Faculdade José Lacerda Filho de Ciências Aplicadas FAJOLCA, Ipojuca / Pernambuco. Aprovada em, 18 de setembro de 2007 Banca Examinadora: Adilson Martins Demosthenes Orientador do Trabalho José dos Anjos Teixeira Bastos Filho Professor da Instituição - FAJOLCA Elyrouse Cavalcante de Oliveira Coordenador do Curso 3

4 DEDICATÓRIA Dedico a todos aqueles que acompanharam minha jornada para a conquista de mais um título. À minha mãe Maria Severina da Conceição, que apesar de ausente, sempre norteou minhas atitudes. Ao meu pai José Floriano de Oliveira, pelo incentivo. Ao meu filho Vinicius Floriano de Melo, que soube superar minha ausência diária com meus estudos e outras obrigações, destacando a minha Irmã Maria Cristina Nininha, Rafael meu cunhado pelo apoio sempre presente, a Valdir Melo meu esposo que faz parte desta conquista. Enfim a todos aqueles que direta ou indiretamente contribuíram para a realização desse trabalho. 4

5 AGRADECIMENTOS Primeiramente a força maior, o Deus onipotente e onipresente, que acompanha nossas vidas e traça nossos destinos. A Maria Santíssima Mãe de Deus e nossa Mãe, que tenho como modelo de mulher forte, determinada e obediente a vontade Deus. Aos meus pais, que souberam me educar e contribuíram significativamente para minha formação acadêmica. Aos professores que, acima de educadores, tornaram-se amigos e se fizeram presentes nos momentos de dúvida, especialmente aos meus orientadores: Elyrouse Cavalcanti e ao professor Adilson Martins Demosthenes. Sem esquecer a eterna saudade da Professora Roseclery Gomes Queiroz que semeou frutos de conhecimentos e conquistas nesta minha graduação. A todos os amigos e colegas que me incentivaram, com sua paciência e compreensão durante a realização desta pesquisa científica. A professora Laís Lacerda e ao seu Pai José Correia de Lacerda Filho (Sr. Zezito) que acreditaram na cidade de Ipojuca e nos seus filhos que tem sangue de guerreiros neste solo brasileiro terra de santa cruz, (Estrofe do Hino de Ipojuca, Maestro Marinho Alves) instalando esta faculdade no nosso município. 5

6 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO CONSIDERAÇÕES INICAIS DEFINIÇÃO DO PROBLEMA OBJETIVOS Geral Específicos JUSTIFICATIVA METODOLOGIA REFERENCIAL TEÓRICO CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL, DOCUMENTAÇÃO DIGITAL Documentação Suporte material O novo modelo Documentação Contábil Normas de utilização dos documentos na contabilidade Documentação Digital A autenticidade Escrituração fiscal Certificação digital NOTA FISCAL ELETRÔNICA Histórico do Projeto NF-e Conceitos da NF-e

7 2.2.3.Modelo Operacional Documentação Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANF-e Implantação do Projeto NF Benefícios Esperados Benefícios para o contribuinte comprador Benefícios para sociedade Benefícios para o contribuinte vendedor Benefícios para as administrações tributárias Desvantagens CONSIDERAÇÕES FINAIS...47 REFERÊNCIAS

8 LISTAS DE FIGURAS Figura 1.1- Recepção Antes da ocorrência do Fato Gerador...42 Figura 1.2- Validação da NF-e Recebida...42 Figura 1.3- Validação e Autorização...43 Figura 1.4- Retransmite NF-e...43 Figura 1.5- Autorização da NF-e DANFE...44 Figura 1.6- Trânsito Autorizado...44 Figura 1.7- Validação da NF-e Código de Acesso...45 Figura 1.8- Pós-validação dos Dados...45 Figura 1.9-Modelo do DANFE

9 1. INTRODUÇÃO 1.1.CONSIDERAÇÕES INICIAIS A competitividade do mundo globalizado exige mudanças e constantes inovações tecnológicas, requisitando grande capacidade de processamento das empresas. Há décadas a tecnologia vem ditando a forma como se realizam transações comerciais. Não faz muito tempo que os computadores, fax, copiadoras, celulares e outros artefatos eletrônicos encontram-se integrados nos ambientes das empresas e são usados como diferencial competitivo para manter ou mesmo aumentar o seu percentual de participação no mercado. Atualmente, as organizações públicas e privadas enfrentam a tarefa de migrar seus procedimentos burocráticos para o mundo digital, todos os dias grandes volumes de informações digitais são produzidos: textos, bases de dados, planilhas, imagens, gravações sonoras, material gráfico, páginas da Internet, etc. O século XXI chega trazendo uma forte dependência da informática como uma forma de armazenar os registros das atividades individuais e coletivas. A Tecnologia da Informação é mais uma ferramenta usada pelas empresas, mais do que uma forma de trocar dados, está mudando radicalmente a forma tradicional das operações contábeis, tornando os processos mais eficientes e proporcionando melhores serviços em todos os níveis. Documentos digitais, assinaturas eletrônicas e a infinidade de endereços virtuais dedicados ao comércio, são alguns exemplos desses avanços que estão sendo utilizados para disponibilizar informações e serviços e estão, definitivamente, mudando a forma de fazer negócio. Observa-se que a evolução digital tem impactado, sobretudo, a maneira de praticar contabilidade. A Tecnologia da Informação continuará influenciando as empresas, 9

10 proporcionando inovações nas tramitações contábeis, bem como criando novas alternativas para usuários de informações recolherem e analisarem a informação. Neste quadro destacase o projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que propõe mudanças radicais. Espera-se um ambiente de trabalho enxuto : um servidor, uma impressora de qualquer modelo abastecida com papel A4 comum. Um certificado digital irá assegurar a validade jurídica do que for assinado via internet. Caso a nota seja de produtos e eles precisem cruzar as cidades de caminhão, basta o portador carregar um DANF-E (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) que conterá um código de barras, para que os agentes do Fisco dos postos de fronteira possam verificar a autenticidade das informações via internet. Tudo isso acordado entre a Secretaria da Fazenda e a Receita Federal. Estas são algumas das mudanças prometidas pela Nota Fiscal Eletrônica. O Projeto NF-e veio para implantar um padrão nacional de documento fiscal eletrônico que substituirá, gradativamente, a forma atual de emissão de documento fiscal em papel, simplificando as obrigações dos contribuintes e favorecendo o acompanhamento, em tempo real, das transações pelo Fisco. Mesmo sendo um tema bastante atual, a questão relativa ao tratamento dos documentos eletrônicos no meio contábil ainda que, abordada com freqüência, gera certa polêmica e receio para os interessados em tal assunto. Baseado-se em abordagens técnicas e esclarecimentos sobre os documentos eletrônicos, trâmite e sua importância para a contabilidade, procura-se mostrar neste trabalho a importância e as vantagens propostas por este novo modelo de documento. 10

11 1.2. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA Diversos projetos em tecnologia, ainda que recheados de ótimas intenções, nem sempre conseguem atingir os objetivos esperados. Portanto, a integração e compartilhamento de informações tem o objetivo de racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira, reduzindo custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias. Se no setor corporativo, o documento digital está se tornando uma questão de sobrevivência, no setor público ele será um instrumento de grande valia para reduzir fraudes e aumentar a transparência dos processos. Como toda medida facilitadora, a documentação digital é uma tendência mundial irreversível. Para se ter uma idéia, países da América Latina, como México e Equador, já têm processos de digitalização em andamento. A emissão de documentos fiscais eletrônicos é apenas o início de um modelo que deve se estender a todos os documentos de quaisquer natureza. Diante desse contexto, faz-se o seguinte questionamento: como a documentação e a Nota Fiscal eletrônica utilizada pelas empresas e na contabilidade pode reduzir a burocracia e os custos? 1.3. OBJETIVOS Geral A implantação de documentos eletrônicos na contabilidade tem como meta a adoção de um modelo nacional que venha substituir a sistemática atual de emissão de 11

12 documento fiscal em papel com a validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco. Para responder ao questionamento proposto a presente pesquisa tem como objetivo geral analisar como a documentação e a nota fiscal eletrônica utilizada pelas empresas e na contabilidade pode auxiliar na redução da burocracia e de custos Específicos Visando atingir o objetivo geral deste trabalho delineou-se os seguintes objetivos específicos: a) Identificar um referencial teórico acerca de documentações, documentação contábil e documentação digital. b) Descrever a documentação digital utilizada pela contabilidade. c) Analisar os benefícios oriundos da documentação digital utilizada na contabilidade. d) Destacar o novo modelo da Nota Fiscal Eletrônica JUSTIFICATIVA Esse trabalho justifica-se a medida que surge a necessidade de debater sobre a integração e cooperação entre administrações tributárias, especialmente naqueles países que, como o Brasil, possuem forte grau de descentralização fiscal. Nesses países, a autonomia tributária tem gerado, tradicionalmente, multiplicidade de rotinas de trabalho, burocracia, baixo grau de troca de informações e falta de compatibilidade entre os dados econômico- 12

13 fiscais dos contribuintes. Para os cidadãos, o Estado mostra-se multifacetado, ineficiente e moroso. Para o governo, o controle apresenta-se difícil porque falta a visão integrada das ações realizadas pelos integrantes do sistema. Para o País, o custo público e privado do cumprimento das obrigações tributárias torna-se alto, criando um claro empecilho ao investimento e geração de empregos. Visando o novo modelo da NF-e Nota fiscal Eletrônica e seus benefícios ao Contribuinte e ao órgão arrecadador METODOLOGIA No trabalho em tela, utilizou-se técnicas de documentação indireta, através de pesquisa bibliográfica e documentada, em livros, artigos, revistas, páginas da Internet, que tratam do assunto em questão. A metodologia utilizada foi o método dedutivo; quanto ao objetivo foi exploratória; quanto ao procedimento foi uma pesquisa bibliográfica e quanto à abordagem foi qualitativa. 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL E DOCUMENTAÇÃO DIGITAL Documentação Toda a informação contida em um suporte material, por meio de signos gráficos e que tenha a propriedade de ser comunicada é um documento. É qualquer base de 13

14 conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova, etc, como está definido em dicionário. Todavia, é mais valioso do que um suporte material que recebeu símbolos gráficos com teor informativo, visto que representa o pensamento de determinada manifestação do pensamento humano. Baseando-se nesse conceito, temos obrigatoriamente a presença de um receptor do fenômeno comunicativo, sem o qual não teríamos propriamente o documento. Neste sentido, podemos considerar o documento como fonte segura e constante de informações, e não podemos ignorar o fato de que o conceito de documento deriva da necessidade de transmitir informações e não propriamente da forma como o processo ocorre Suporte material Dada a importância da documentação das ações, principalmente como meio para posterior auditagem, observa-se que praticamente todas as formas como os documentos estão previstos em lei fazem uso do papel. De fato, as exigências de forma escrita, exigidas para atos comerciais, partem do pressuposto de que os atos jurídicos são registrados tendo o papel como suporte material Portando a maneira tradicional de se conf-eccionar e arquivar o documento emprega o papel e utiliza detalhes impressos ou anexos para garantir sua procedência. Podemos afirmar que esta forma tradicional, parte da premissa que qualquer modificação do documento em papel pode ser identificada e que os itens usados para identificar o emissor são únicos e são impossíveis de ser reproduzidos por outrem, a não ser pelo próprio emissor do documento. Um documento em papel tem varias funções: garantir uma tangível evidência da existência da vontade contratual das partes; permitir que possa ser lidos por todos os 14

15 envolvidos ou interessados na ação; possibilitar que permaneça inalterado ao longo do tempo e fornecer um permanente registro da transação, permitindo sua reprodução por meio de cópias; possibilitar a autenticação; favorecer o arquivamento dos dados de forma a facilitar o controle e permitir o acesso em auditagem para fins de contabilidade, tributação e outros fins regulatórios. Assim, a exigência de apresentação de documento em papel na forma escrita, que pode ser combinada a outros requisitos para autenticação, visam emprestar maior confiabilidade e segurança jurídica ao documento. Em virtude da necessidade de manter os documentos em perfeito estado por vários anos e até décadas, as empresas dedicam espaços físicos exclusivamente a arquivos que não param de crescer fisicamente, exigindo cuidados nas instalações e o emprego de pessoal dedicado e especializado em seu manuseio. Impressoras matriciais carregadas com notas fiscais em formulários contínuos de várias vias, ocupam boa parte do espaço esperando o comando para imprimir uma nova série de comprovantes. Arquivos de metal também ocupam uma boa fatia do espaço enquanto aguardam a sua vez de receber o material tão importante para o governo quanto para a empresa. Equipes de funcionários carimbam e separam as notas, dando o destino de direito a cada uma delas. A tecnologia da informação veio para modificar este cenário. O papel não é o único suporte possível para o documento, em conseqüência a forma e os símbolos usados para representar o pensamento humano também mudam. A informação pode ser armazenada, por exemplo, em fitas magnéticas ou discos ópticos, ou seja, de forma digital. Em conseqüência os símbolos passam a ser compostos por elementos básicos de informação eletrônica. O documento digital é então o documento que tem como suporte material o meio eletrônico. Esta alteração do suporte material de papel para o meio digital, traz a vantagem da rapidez e agilidade no tramite dos processos, pois a informação na forma de bits (menor 15

16 unidade de informação digital) pode viajar, praticamente, na velocidade da luz, reduzindo os custos e principalmente os espaços para sua conservação. No entanto este novo suporte deve oferecer, pelo menos, o mesmo grau de segurança oferecido pelos tradicionais arquivos de papel, o que deve ser alcançado com o emprego de alguns recursos técnicos O novo modelo Com o advento da sociedade da informação os agentes econômicos aumentaram a sua mobilidade, exercendo ações em todo o território nacional e deixando de estar restritos ao conceito de jurisdição territorial. Em decorrência, é comum que empresas sejam contribuintes, simultaneamente, de diversos governos, em nível federal, estadual ou municipal. A conseqüência direta deste modelo é que os bons contribuintes acabam penalizados pela burocracia, pois tem que lidar com procedimentos e normas diversas em cada unidade da federação ou município. As administrações tributárias enfrentam o grande desafio de adaptarem-se aos processos de globalização e de digitalização do comércio e das transações entre contribuintes. Os volumes de transações efetuadas e os montantes de recursos movimentados crescem num ritmo intenso e, na mesma proporção, aumentam os custos inerentes à necessidade do Estado de detectar e prevenir a evasão tributária. No que se refere às administrações tributárias, há a necessidade de despender grandes somas de recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre as operações realizadas pelos contribuintes, administrando um volume de obrigações acessórias que acompanha o surgimento de novas hipóteses de evasão. Portando, a integração e compartilhamento de informações têm o objetivo de racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira, reduzindo custos e entraves 16

17 burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias. Para atender a estas necessidades, a Emenda Constitucional No. 42 introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, que determina às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios a atuar de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais. De modo geral, o projeto justifica-se pela necessidade de investimento público voltado para a redução de burocracia do comércio e dos entraves administrativos enfrentados pelos empresários do País, exigindo a modernização das administrações tributárias nas três esferas de governo. O projeto prevê ainda o investimento em tecnologia de forma a modernizar o parque tecnológico e os sistemas de informação, ampliando a capacidade de atendimento das unidades administrativas. Com a assinatura digital, o emitente realiza, basicamente, quatro ações: intenção, afirmação, evidência e cerimônia. O primeiro gesto está ligado ao compromisso do individuo com o conteúdo do documento. O segundo é a confirmação que a transação foi consumada. O terceiro deixa claro o vinculo entre o individuo e o documento. Com o quarto gesto o individuo assume todas as conseqüências legais da ação Documentação Contábil Em contabilidade não devemos buscar um conceito minucioso de documento, e sim o emprego de elementos básicos para construir um possível conceito de documento no sentido contábil, com itens que possam garantir à informação contábil a característica 17

18 qualitativa de confiabilidade, dando relevância ao aspecto probatório (autenticidade) do documento. A forma tradicional de verificação da autenticidade de um documento está baseada na consistência original de seu conteúdo e na identificação de sua procedência. Para garantir a originalidade de seu teor, devemos levar em consideração a materialidade de seu suporte e verificar detalhes obrigatórios por força de lei como assinaturas manuscritas, selos, numerações, carimbos, marcas d água, etc. Independentemente da base material (suporte) em que o documento esteja impresso, para analisar o valor probatório do mesmo, é necessário que o suporte seja indelével, não permitindo que ocorra qualquer tipo de adulteração ou modificação, e caso ocorra tais eventos, permitir que seja identificados tais fatos. Há ainda a necessidade da identificação da procedência da informação de forma segura. Tradicionalmente é feita a análise de assinatura manuscrita que se presume única para cada individuo e difícil de ser reproduzida ou verificase códigos que representam entidades como CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) ou CPF (Cadastro de Pessoa Física). Em outras palavras, estes itens bem como outros detalhes que permitam aferir a procedência devem, necessariamente, fazer parte do documento. Na contabilidade, é evidente a relevância de tais meios de identificação para que se possa assegurar a procedência do documento Normas de utilização de documentos na contabilidade Como explicado anteriormente, o documento é qualquer fonte de informação, fixada em um suporte e material e disponível de forma a permitir consulta, estudo, prova, etc. Documento contábil é toda informação oriunda do conhecimento contábil além dos documentos usados para realizar a escrituração. 18

19 Os documentos contábeis assumiram várias formas físicas no decorrer da história, desde símbolos gravados em peças de argila, pedaços de madeira com marcas de cortes que possuíam sentido numérico e cordas com nós. Estes artefatos representam registros primitivos do controle exercido pelo homem sobre coisas ou objetos. Não se tem aqui a intenção de esgotar todas as formas de documento contábil existentes na historia da humanidade, mas acredita-se que é possível perceber o uso de diversos suportes materiais na representação do pensamento humano, principalmente no conhecimento contábil. A fim de identificar com mais clareza os documentos contábeis, destacam-se as seguintes definições das Normas Brasileiras de Contabilidade: NBC T 2.2 Da Documentação Contábil A Documentação Contábil compreende todos os documentos, livros, papeis, registros e outras peças, que apóiam a escrituração contábil O Documento contábil, estrito-senso, é aquele que comprova os atos e fatos que originam lançamento(s) na escrituração contábil da Entidade A Documentação Contábil é hábil, quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica contábil ou aceita pelos usos e costumes A Documentação Contábil pode ter origem interna quando gerada na própria Entidade, ou externa quando proveniente de terceiros A Entidade é obrigada a manter em boa ordem a documentação contábil. Conclui-se, então, que a documentação contábil é composta pelos documentos gerados pela própria empresa (lançamentos contábeis, balanços, demonstrativos financeiros, etc.) bem como os oriundos de terceiros (documentos que comprovam lançamentos contábeis, também conhecidos como documentos probatórios). Analisando a Lei n. 486, de 03/03/1969 em seu artigo 2º., percebe-se o interesse do legislador no aspecto de integridade do documento contábil gerado pela empresa: Art. 2º. A escrituração será completa, (...), com clareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transporte para as margens O valor probatório do documento contábil é tratado no Decreto-Lei n , de 4/01/1948, no artigo 1º., encontra-se a definição de requisitos: 19

20 Art. 1º. Os balanços, demonstrações de contas de lucros e perdas, extratos, descriminações de contas ou de lançamentos e quaisquer outros documentos de contabilidade, exigidos pelas repartições fiscais, para fins do imposto de renda ou para quaisquer outros fins, só poderão fazer prova na conformidade da legislação, quando assinados por contador ou guardalivros registrado em Conselho Regional de Contabilidade, com a indicação do número do registro. O requisito da assinatura do contador no documento contábil emitido pela empresa para que o mesmo tenha valor probatório, foi ratificado pela resolução CFC n. 825/98, de 30/06/1998, artigo 20, parágrafo 2º; Art (...) 2º. Os documentos contábeis somente terão valor jurídico quando assinados por contabilista com a indicação do número de registro e da categoria. (...) Pode-se afirmar que o documento contábil é aquele que comprova os atos e fatos que geraram os lançamentos contábeis, bem como os documentos gerados pelo contador no exercício de suas atividades profissionais Documentação Digital A informática tem causado a quebra de inúmeros paradigmas, em todas as áreas do conhecimento humano, inclusive no setor tributário. Um exemplo marcante dos novos tempos é o documento eletrônico, gerado, transmitido, armazenado e acessado na forma de bits, dispensando a necessidade da impressão em papel. O homem vem buscando alternativas ao papel como forma de perpetuar suas informações. Inicialmente pela baixa resistência do papel às ações do tempo. Toda a sociedade pelo menos nos seus elementos mais delicados e essenciais está ligada à matéria mais frágil que existe: o papel... nada de resistente e duradouro: um pouco de pasta de madeira e de cola, substâncias deterioráveis e combustíveis, é a que confiam os bens e direitos dos homens, os tesouros da ciência e da arte. A umidade, o fogo, a traça, os ratos, podem desfazer e destruir essa massa imensa de papel sobre que 20

21 repousa o que há de mais caro no mundo. Símbolo de uma civilização que sabe será efêmera, ou de incurável imbecilidade.. AMARAL,2006,p..22) Além da vulnerabilidade, há dificuldade em recuperar documentos, principalmente quando acondicionados em grandes volumes. Outro ponto relevante é o alto custo para guardar os documentos em papel, obrigando o Estado e o setor privado a manterem grandes espaços para sua guarda. Finalmente, a consciência ecológica despertada nos últimos anos é outro grande motivo para a busca de novas alternativas. O documento digital é um conjunto de símbolos representados em modo binário, assim como um texto. Para garantir que o conteúdo deste conjunto não será adulterado e identificar a sua procedência, o mesmo deverá ser assinado digitalmente, porém essa afirmativa somente será verdadeira se a assinatura digital possuir as seguintes propriedades: ser única e exclusiva para o documento assinado; ser passível de verificação; ser gerado sob controle exclusivo do signatário; estar de tal modo vinculada ao documento digital, que se este for alterado, a assinatura seja invalidada e não tenha sido gerada posteriormente à expiração, revogação ou suspensão das chaves. A assinatura digital é definida como um conjunto de caracteres alfanuméricos resultante de complexas operações matemáticas de criptografia efetuadas por um computador sobre um documento eletrônico (um texto, uma imagem, um som ou qualquer outro arquivo digital). Criptografia (kriptos = escondido; grápho = grafia) é a técnica de escrever através de símbolos ou códigos de forma que apenas um destinatário possa decifrar ou compreender. Quase sempre o destinatário necessita de uma chave ou senha para proceder a leitura dos dados criptografados. Podemos afirmar que a criptografia transforma os dados de tal forma que se tornem ilegíveis para qualquer individuo sem o uso da chave ou senha. O objetivo desta técnica é a privacidade, negando acesso a informação para qualquer pessoa, exceto para o destinatário. 21

22 A autenticação de um documento digital, consiste em vincular uma assinatura digital a este documento. Refere-se a um método pelo qual o receptor de uma mensagem eletrônica pode se certificar quanto a identidade do emissor e/ou quanto ao conteúdo da mensagem. Para exemplificar de forma prática o uso da assinatura digital em um documento eletrônico, pode-se imaginar a concessão de um empréstimo por um banco a uma pessoa que está em sua residência. O banco X envia, pela internet, o contrato criptografado para o cliente Y, este cliente Y, ao receber a mensagem eletrônica criptografada aplica a sua senha de acesso privativo, se a verificação for positiva, o cliente Y passa a ter certeza de que a mensagem provém do banco X e que não sofreu qualquer tipo de adulteração, seja por erro de envio ou alteração no texto, assim temos duas verificações: identificação do remetente e integridade dos dados. Ao analisar o contrato e decidir aceitar o empréstimo, o cliente Y envia, pela internet, o contrato criptografado e assinado digitalmente. O banco X, ao receber o contrato aplica sua senha de acesso e faz as verificações de identificação do remetente (cliente Y) e consistência dos dados. Finalmente o cliente Y não poderá negar que analisou e enviou o contrato e o banco X poderá liberar o empréstimo. Outro aspecto relevante da assinatura digital é que através dela é possível garantir a privacidade do documento, ou seja, no exemplo citado, somente o banco X e o cliente Y terão acesso as informações contidas no contrato de empréstimo A autenticidade Uma das exigências básicas é que a informação contida no documento eletrônica esteja acessível para consulta posterior. O termo acessível ressalta a necessidade de que a informação possa ser lida ou reproduzida, a qualquer momento, a exemplo do que acontece 22

23 em arquivos tradicionais, ou seja, de uma forma universal permitindo a democratização da informação. Outro requisito básico de segurança é a identificação da procedência, ou seja, identificar o autor e indicar que o mesmo aprovou a informação contida no documento. A garantia da consistência do conteúdo é outro ponto fundamental. Vale lembrar a figura do documento original deixa de existir, pois todo documento eletrônico é original, ou seja, é único. Assim o que se busca garantir é consistência da informação quando do envio da mesma para o destinatário. Estes requisitos estão relacionados com a autenticidade do documento. Como visto, o valor probatório do documento está em garantir a consistência de seu conteúdo, identificando procedência e assegurando a originalidade do mesmo. Para assegurar a consistência do documento digital, foi desenvolvida a tecnologia da firma ou assinatura digital. Com a utilização de tal recurso, é possível garantir que o teor original do documento não será burlado através de alterações não autorizadas bem como certificar a origem do mesmo, atingindo assim a plena eficiência probatória. Pode-se afirmar que o documento digital, devidamente assinado, é seguro e totalmente confiável, além de proporcionar melhores condições de arquivamento e recuperação, oferecendo facilidades para uma comunicação rápida, eficiente e segura. Em relação a tributação, a busca pela integração e modernização da Administração Tributária está relacionada à forma federativa adotada pelo estado brasileiro. Neste contexto, a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios são dotados de autonomia política, administrativa e financeira, estando suas atribuições, limitações e competências previstas na Constituição Federal, que concede a cada esfera de governo a competência de instituir e administrar os respectivos tributos. 23

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