VI PRÊMIO SUL-MATO-GROSSENSE DE GESTÃO PÚBLICA

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1 VI PRÊMIO SUL-MATO-GROSSENSE DE GESTÃO PÚBLICA CATEGORIA PRÁTICA INOVADORA SERVIÇO DE MALOTE (DENTRO DO PROTOCOLO GERAL DA SEMED- SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO) ROSIMEIRE LEAL DE OLIVA

2 ANEXO II VI PRÊMIO SUL-MATO-GROSSENSE DE GESTÃO PÚBLICA CATEGORIA PRÁTICA INOVADORA RELATO DA PRÁTICA INOVADORA 7. Nome da prática inovadora: SERVIÇO DE MALOTE (dentro do protocolo geral da Secretaria Municipal de Educação - SEMED); 7.1 Caracterização da situação anterior: Em 2006, passei a integrar o núcleo de protocolo da Secretaria Municipal de Educação (SEMED) de Campo Grande-MS e pude perceber o quão difícil era, para os Diretores das Escolas Públicas Municipais, se deslocarem até a SEMED, a fim de retirar as correspondências por nós enviadas e destinadas às suas respectivas unidades, sobretudo em razão de que muitas delas distam, em média, 30 Km desta Secretaria. O tempo despendido por elas, junto ao balcão de nosso núcleo de protocolo, para a retirada dos documentos, era exorbitante, uma vez que eram formadas filas enormes e faziase a conferência individualizada dos mesmos, colhendo-se assinaturas dos responsáveis, etc. De tal forma, o mesmo também ocorria em relação aos documentos e correspondências destinados à Secretaria, provenientes das Escolas e distribuídos aos diversos setores do órgão. Além da morosidade e da perda de tempo, havia muita burocracia e desgaste intenso do pessoal das escolas e da Secretaria, bem como ocorriam altas despesas com combustível e manutenção dos veículos da Secretaria, utilizados para os percursos diários (muitas das vezes, com os veículos particulares dos Professores e Diretores das Escolas). Tais problemas geravam inúmeras reclamações, sobretudo por parte desses Diretores. 7.2 Descrição da prática inovadora: Objetivos que se propõe e resultados visados: visando: Ordenar a tramitação de documentos oficiais da SEMED e Escolas Municipais, 1

3 Promover condições para que a distribuição dos documentos oficiais entre órgão e escolas ocorra com agilidade e segurança; Otimizar métodos e processos de trabalho; Reduzir custos administrativos com pessoal, veículos e combustível Público-alvo da prática inovadora: Diretores. Unidades Escolares da Rede Municipal de Ensino (região urbana) e seus respectivos Concepção e trabalho em equipe: Inúmeras reuniões foram realizadas entre a Secretária Municipal de Educação SEMED Prof. Maria Cecilia Amendola da Motta, e os diretores das unidades escolares, os quais solicitaram reiteradas vezes, que os documentos oriundos da SEMED destinados às escolas, em vez de serem retirados no balcão do protocolo da Secretaria, fossem enviados por ela, às respectivas escolas. Em razão desta reivindicação, a Secretária solicitou à pessoa responsável pelo núcleo de protocolo da SEMED (autora do projeto), que criasse uma forma de entrega desses documentos nas escolas, que fosse prática, organizada e eficaz. Assim, a responsável por tal núcleo procedeu, dando origem ao projeto e apresentando-o à Secretária Municipal, o que prontamente aprovou a sua imediata execução, iniciada em Ações e etapas da implementação: a) criação de um adesivo de identificação com o nome e o número de cada escola no escaninho; b) criação de uma mochila (malote) e etiqueta de identificação com o nome e endereço de cada unidade escolar, a fim de que lhe fossem encaminhados os documentos; c) criação de um programa de computador, com o auxílio do IMTI Instituto Municipal de Tecnologia da Informação, para a digitação, registro e controle, dos documentos a serem encaminhados via malote, bem como os enviados pelas unidades escolares à Secretaria; d) recebimento de malotes e distribuição dos documentos aos diversos setores da Secretaria; e) organização de datas para entrega e recebimento do malote. 2

4 7.3 Recursos utilizados: Descrição dos recursos humanos, financeiros, materiais, tecnológicos, etc. a confecção de um móvel, com prateleiras e compartimentos, contendo o nome de cada setor da SEMED, a fim de separar os documentos recebidos via malote, por setor, para posterior encaminhamento e distribuição; aquisição de 2 (duas) mesas, 2 (duas) cadeiras e 2 (dois) computadores e respectivas impressoras; criação de um programa de computador, com o auxílio do Instituto Municipal de Tecnologia da Informação(IMTI), para a digitação, registro e controle, dos documentos a serem encaminhados via malote, bem como os enviados pelas unidades escolares à Secretaria; confecção de malotes; permanência constante, durante o expediente, de 02 (dois) adolescentes encaminhados pelo Instituto Mirim de Campo Grande; origem dos recursos, próprios da Prefeitura Municipal de Campo Grande-MS; entrega dos malotes nas unidades escolares, semanalmente, às quintas feiras, no horário compreendido entre 7h e 17h (na prática, é concluída, na maioria das vezes, até às 13h). Escaninhos Escolas. Controle de Documentos. Malote. 3

5 Conferência e protocolização Armário para distribuição Recolhimento de malote. de documentos. de documentos setores/semed. E.M. Elpidio Reis. Entrega de Malote. Conferência de documentos. BENS, SERVIÇOS E DESPESAS PARA IMPLANTAÇÃO E EXECUÇÃO DO PROJETO DESCRIÇÃO QUANTIDADE VALOR UNITARIO VALOR TOTAL ADESIVOS 94 2,90 272,00 ARMARIOS TIPO ESCANINHO 1 127, ,05 COMUTADOR 2 999, ,00 IMPRESSORA 1 345,00 345,00 MALOTES , ,00 MESAS PARA COMPUTADOR ,00 396,00 MESAS, CADEIRAS, ,00 MÓVEL DISTRIBUIÇÃO DOCUMENTOS ,00 500,00 SERVIÇO DE ENTREGA ,00 TOTAL GERAL DE DESPESAS , Por que considera que houve utilização eficiente dos recursos na prática? Através dos resultados alcançados, como de alta relevância e economicidade, tais como: otimização de métodos e processos de trabalho para envio e recebimento de documento da SEMED para as unidades escolares, via malote; extinção de filas de atendimento, junto ao balcão do núcleo de protocolo da SEMED; menos burocracia para a tramitação dos documentos; mais agilidade e maior segurança para deslocamento dos documentos; maior controle de entrega e recebimento dos documentos e seu arquivamento junto à SEMED; redução de custos administrativos com pessoal, veículos, combustível, transporte, etc; 4

6 maior organização do trabalho de correspondência da SEMED e Unidades Escolares. 7.4 Caracterização da situação atual: Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação de resultados e indicadores utilizados: por meio do controle de documentos, onde consta nome e assinatura da pessoa que recebeu o malote, com data e horário; supervisão e controle exercidos pela responsável do núcleo de protocolo, verificando a documentação e acompanhando os serviços prestados pela empresa terceirizada, encarregada pela recebimento e entrega dos malotes, junto às unidades escolares; arquivamento desse controle de documentos para posterior consulta se necessário Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados: Conforme depoimentos e relatos dos senhores diretores das unidades escolares, quanto ao serviço de malote, comprovamos a sua eficácia e o alto grau de satisfação por parte deles, aonde se verificou: a diminuição do tempo despendido para recebimento e entrega de documentos; a extinção de filas de atendimento, junto ao balcão do núcleo de protocolo da SEMED; menos burocracia para a tramitação dos documentos; mais agilidade e maior segurança para deslocamento dos documentos; maior controle de entrega e recebimento dos documentos e seu arquivamento junto à SEMED; redução de custos administrativos com pessoal, veículos, combustível, transporte, etc; O volume de correspondências que são encaminhadas via malote de 2006 a 2011; conforme anexo; A permanência por mais tempo dos diretores em suas unidades de ensino TOTAL DE CORRESPONDÊCIA-MALOTE DA SEMED PARA ÀS ESCOLA até o mês Total de co rrespondência 5

7 7.5 Lições aprendidas: Soluções adotadas para a superação dos principais obstáculos encontrados Não houve nenhum problema com a implementação do serviço de malote, apenas aguardamos que os senhores diretores das unidades escolares, se acostumassem com o novo processo de deslocamento da documentação, o que ocorreu rapidamente, em razão de seu mecanismo simples e objetivo e sua extrema praticidade. Porém, evidenciou-se, mais uma vez, na prática, que nem sempre as mudanças ou novidades, trazem uma resistência natural das pessoas Fatores críticos de sucesso: Alguns fatores importantes foram observados para o sucesso do serviço de malote implantado no núcleo de protocolo da SEMED, dentre os quais destacamos: o trabalho em equipe dentro do setor de protocolo; a integração entre o núcleo de protocolo e os demais setores da SEMED; a assiduidade e a pontualidade da Fest Entrega (empresa terceirizada que faz a distribuição dos malotes); os diretores possuem maior tempo disponível para desempenhar suas atribuições em suas respectivas unidades de ensino; o apoio que este núcleo tem de sua chefia imediata e da Professora Maria Cecília, Secretária Municipal de Educação de Campo Grande; maior organização de correspondência na SEMED Por que a prática pode ser considerada uma inovação? Inicialmente, podemos destacar que a Secretaria Municipal de Educação - SEMED, não possuía, até a implementação deste serviço, qualquer mecanismo de gerenciamento, controle e deslocamento de documentação, para as unidades escolares do município de Campo Grande, a não ser um vai e vem de pessoas e documentos, sem o devido controle de acesso, horário, formatação, etc. A otimização deste processo de deslocamento de documentos, via malote, trouxe ao Município de Campo Grande, aumento de qualidade no serviço de atendimento ao público e às unidade escolares, bem como aos seus diretores e responsáveis técnicos, acarretando as seguintes ocorrências, até então, inexistentes ou insuficientes: a diminuição do tempo despendido para recebimento e entrega de documentos; 6

8 a extinção de filas de atendimento, junto ao balcão do núcleo de protocolo da SEMED; menos burocracia para a tramitação dos documentos; mais agilidade e maior segurança para deslocamento dos documentos; maior controle de entrega e recebimento dos documentos e seu arquivamento junto à SEMED; redução de custos administrativos com pessoal, veículos, combustível, transporte, etc. Depoimentos: Diretores Escolares O serviço de malote que a SEMED adotou veio, acredito, atender o anseio de vários diretores da REME. Trouxe maior facilidade para os gestores quanto ao envio de correspondências, além de contribuir para uma melhor organização de documentos das escolas, enviados pela Secretaria e vice-versa. Profª. Maria Cupertino Diretora da E.M. Prof. Lenita de Sena Nachif O sistema de correspondências - Malote é um excelente meio de comunicação entre a Secretaria Municipal de Educação e as escolas, haja visto que dispensa o deslocamento dos funcionários até a SEMED, além de possibilitar um contínuo vínculo de comunicação, não apenas entre a Secretaria e as escolas, mas também entre as próprias escolas, otimizando os trabalhos e o trâmite de documentos entre os referidos. Prof. Alcides João de Souza Filho Diretor da E.M. Prof. Wilson Taveira Rosalino A respeito do malote, gostaríamos de dizer que o mesmo otimizou, agilizou e organizou a entrega das correspondências; diminuiu a saída das pessoas para entrega de correspondência na SEMED; integrou escola/semed; etc. Está sendo muito bom. Sugerimos que, se possível, fosse 2 vezes na semana, pois muitas vezes ficamos esperando documentos com urgência. Profª. Ângela Mª Faustino de Oliveira dos Santos Diretora da E.M. Prof. Vanderlei Rosa de Oliveira 7

9 Chefias da SEMED A idéia surgiu da necessidade de agilizar a comunicação entre o órgão central e as unidades escolares, de forma eficiente e sem custos para o gestor escolar. Otimizou também o tempo da direção permitindo sua maior atuação nas questões de ensino aprendizagem. Maria Cecília Amendola da Motta Secretária Municipal de Educação A implantação do serviço de malote na sede da Secretaria Municipal de Educação de Campo Grande veio otimizar os serviços da Divisão de Recursos Humanos, considerando que agilizou o encaminhamento de documentos das Unidades Escolares à esta divisão, evitando, assim, maiores atrasos no cadastramento de dados do servidor. Profª. Marluci de Almeida Leite Chefe da Divisão de Recursos Humanos Com a organização do serviço de malote, verifica-se maior conscientização da importância do registro das ocorrências no serviço público, pois assim possibilita maior conhecimento e participação nas ações, por meio de correspondência e ainda na memória da política educacional de um período histórico. Profª. Maria Ângela Facchini Coordenadora da Superintendência de Gestão, Normas e Relações Comunitárias. A implantação do serviço de malote da SEMED veio otimizar o planejamento das ações, bem como diminuir os custos e agilizar a entrega e o recebimento das correspondências. Profª Soraya Regina de Hungria Cruz - Superintendência de Gestão Estratégica 8

10 ANEXO III RELATÓRIO ESTATÍSTICO DETALHADO POR PERÍODO 9