GED NOS TRABALHOS DE CONCLUSÃO DE CURSO. EM UMA ABORDAGEM CONSTRUTIVISTA

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1 GED NOS TRABALHOS DE CONCLUSÃO DE CURSO. EM UMA ABORDAGEM CONSTRUTIVISTA EDUARDO REUS SOUZA MARCO ANTONIO VARGAS DINIZ GRAVATAÍ MARÇO / 2012

2 GED NOS TRABALHOS DE CONCLUSÃO DE CURSO. EM UMA ABORDAGEM CONSTRUTIVISTA RESUMO Este artigo tem por objetivo apresentar as oportunidades que os sistemas GED têm a oferecer às instituições de ensino superior no que diz respeito à gestão dos trabalhos de conclusão de curso de seus alunos sob um ponto de vista construtivista, apresentando uma série de tecnologias que hoje podem ser aplicadas, sendo muitas sem custo, para que o processo de produção acadêmica esteja cada vez mais sofisticado, permitindo uma maior capacidade de produção por parte destas instituições. ABSTRACT This article aims to present the opportunities that EDM systems have to offer higher education institutions as regards the management of work completion for students in a constructivist point of view, presenting a series of technologies that can now be implemented with no cost to the manufacturing process is academic increasingly sophisticated, allowing increased production capacity by those institutions. Palavras-chave: GED. Gestão. Documentos. Economia. Construtivismo; 1 INTRODUÇÃO Segundo dados do CENADEM (Portal do GED no Brasil), a humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos cinco mil anos anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas.

3 A geração de documentos é responsável pela formação de grande massa de conhecimentos de uma empresa e ou das instituições de ensino. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação. Qualquer tipo de empresa ou instituição, independente de seu tamanho pequena, média ou grande, pode e deve usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Assim como nas instituições de ensino no controle de seus trabalhos de conclusão. Existem diversas outras, e das mais variadas finalidades. E o mais importante é que GED é, antes de tudo, um conceito que pode ser aplicado em todos os segmentos de negócios. O GED pode ser aplicado a: > Ações de Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias; > Ações de apoio aos processos de fiscalização; > Apoio documental a sistemas de GIS; > Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente, aplicações etc. > Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros; > Automação de cartórios; > Bibliotecas digitais; > Cartões de assinatura; > Catálogos de produtos;

4 > Clipping - Arquivos de recortes de jornais e revistas; > Contratos de câmbio; > Contratos de financiamento e leasing; > Controle de bilhetes de companhias aéreas; > Controle de depósitos e pagamentos em retaguarda de agências bancárias; > Controle de documentos arrecadatórios de tributos, impostos, taxas e multas em organismos governamentais; > Controle do processo de compras; > Conversão de acervo histórico; > Conversão de bibliotecas físicas para digitais; > Conversão de sistema micrográfico; > Desenho de engenharia e relatório técnico; > Disponibilização de documentos oficiais, tais como diário oficial; > Documentação cadastral e societária de empresas; > Documentação de administração hospitalar; > Documentação de auditoria (fiscal, contábil, operacional etc.); > Documentação de contratação de consórcios; > Documentação de logística de transportes; > Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9001, Excelência em Serviços, Inmetro etc; > Documentação e acompanhamento de ciclo de vida de produtos;

5 > Documentação e processos jurídicos; > Documentação e relatórios diversos, incluindo contábeis e financeiros; > Documentação em instituições de ensino; > Documentos das polícias civis, militares, detrans e outros; > Forms Processing - Processamento de Formulários; > Gerenciamento de documentação em benefícios, incluindo áreas de Recursos Humanos e fundos de Pensão; > Gerenciamento de processos de concessão; > Gestão de contratos em geral; > Gestão de correspondências em geral (fax, e outros veículos); > Gestão e processamento de pagamentos por cheques e cartão de crédito, da consulta ao recebimento; > Processamento de importação e exportação; > Processamento de prontuário das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção; > Processamento de Prontuário de pacientes em hospitais; > Processos de crédito imobiliário; > Serviços de Seguradoras: apólice, sinistro, indenização etc. Como se pode observar atualmente, os sistemas de informação estão cada vez mais difundidos em nossa sociedade, de modo que o grande volume de dados gerados neste processo não pode ser desconsiderado, sendo que o ambiente escolar não deve ser tratado como uma exceção a esta regra. Com o aumento da produção bibliográfica mundial, muito em virtude das facilidades que os sistemas de informação propiciam em relação à pesquisa e

6 comunicação, é natural também que haja um acúmulo de documentos que necessitem de um gerenciamento organizado e produtivo. Em virtude deste significativo aumento da produção acadêmica, é natural que haja um aumento no custo para as insituições manterem suas produções em um ambiente considerado ideal para a durabilidade da produção acadêmica juntamente com todas as suas cópias. No que diz respeito aos Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC), este acúmulo de documentos é ainda mais acentuado, devido à grande facilidade de acesso a computadores provenientes do processo de inclusão digital sob o qual a sociedade está passando e avanços tecnologicos que também contribuem para esta inclusão. Como consequência, o plágio também vem sofrendo um aumento consideravel de ocorrências, muito em virtude da facilidade que um aluno possui hoje de buscar informações quando efetuada uma busca na web. Em contraponto ao modelo tradicional de ensino, quando apenas o resultado final é considerado, é importante que, no processo de desenvolvimento do trabalho de conclusão, o professor, a instituição de ensino e o aluno estejam sintonizados e engajados na evolução do aluno como um todo, formando um cidadão ético, profissional e capaz de assimilar as grandes mudanças tecnológicas que estão surgindo a todo o momento e que, se não forem administradas com cuidado, acabam por deturpar todo o processo educacional. Sob este panorama, o presente artigo tem por objetivo apresentar a utilidade da utilização de softwares do tipo GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos), visto que podem oferecer ao ambiente acadêmico, especialmente no que diz respeito à sua produção científica, produzindo uma grande economia no que diz respeito à produção de papel e a um maior controle em relação à proteção de direitos autorais. Outro objetivo apresentado é a demonstração de que este tipo de sistema pode ser muito proveitoso em uma abordagem construtivista em que o educando, enquanto desenvolve a monografia, pode a qualquer momento resgatar tudo o que foi desenvolvido sem a preocupação com perdas, podendo se manter focado no seu

7 objeto de pesquisa e propiciando um ambiente em que, mesmo a distância, seja possível a criação de um ambiente aluno-professor e não necessariamente alunocomputador-professor. 2 O QUE É GED Gerenciadores Eletrônicos de Documentos ou Eletronic Content Management (ECM) são tecnologias que permitem um fácil controle sobre a criação, gerenciamento, compartilhamento e armazenamento de documentos em meio digital. O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou somente GED? é um conjunto de tecnologias e procedimentos para o gerenciamento de documentos e informações em meio digital. O GED é implementado por meio de sistemas especialistas que proporcionam acesso rápido às informações e às imagens dos documentos originais, evitando perda de produtividade e alto tempo de resposta para localização, além de fornecer contingência para imprevistos e deterioração do papel. Koch (1998) define GED como a somatória de todas as tecnologias e produtos que visam gerenciar as informações de forma eletrônica, sendo que estas informações podem ser voz, imagens e textos. Para Avedon (1999), um documento digitalizado, dependendo do tipo de mídia de armazenamento e condições ambientais de armazenamento, pode ter sua preservação garantida por até 200 anos. Segundo Duarte et al (2006, p. 136), compreende o método e o conjunto de softwares para automatizar e organizar o fluxo de documentos numa organização, pondo em fila, com flexibilidade, s, memorandos, relatórios e autorizações. Os sistemas de Workflow são projetados para automatizar processos, podem e devem ser aplicados como ativo diferencial na conversão do conhecimento tácito em explícito, proporcionando automação de processos e facilitando o fluxo de trabalho (DUARTE et al, 2006, p.137).

8 Estes recursos geralmente acabam sendo centralizados em uma única aplicação, de forma que o usuário do sistema não tenha que se habituar a um grande número de recursos tecnológicos, o que em muitos casos, pode levar o usuário a desistência da utilização. Sendo assim, uma aplicação GED tem por principal finalidade uma drástica redução no consumo de papel por parte das organizações, bem como uma maior facilidade quanto à localização de documentos. Os sistemas GED atualmente são muito utilizados para a digitalização de documentos antigos que possuem apenas versões em papel e que, portanto, podem vir a se deteriorar com o passar do tempo, quando não armazenados de maneira adequada. Por se tratar de armazenamento digital, a facilidade para se manter um documento em perfeito estado de conservação é total. Tendo apenas a necessidade de se garantir que os arquivos estejam armazenados em ambiente seguro quanto a sua exclusão. Mesmo nos casos de deleção indesejada, este tipo de sistema permite a recuperação em muitos casos total do documento devido a diversos mecanismos de segurança que costumam ser implementados neste tipo de software, como o controle de versão e a geração de cópias espelho sem a necessidade de intervenção por parte do usuário. Muitos sistemas GED hoje funcionam na nuvem, ou seja, os dados produzidos não se encontram armazenados no computador pessoal do usuário, mas sim em servidores contratados que garantem uma maior segurança quanto à integridade das informações. Um bom exemplo de sistema GED que atualmente pode ser utilizado refere-se ao Google Docs, que permite que um documento fique armazenado associado a sua conta de , e permite um total controle sobre o que foi produzido, o que sofreu alteração, quem foi o responsável por essa alteração bem como a possibilidade de se restaurar o documento a estados anteriores a esta modificação. Mesmo quando a escolha se dá por uma versão de GED que não esteja na internet, mas sim na própria máquina do usuário, ou ainda na rede de computadores interna da instituição, muitos benefícios podem ser explorados, como, por exemplo,

9 a possibilidade de se comparar documentos armazenados ou verificar as atualizações que foram efetuadas. 3 GED NO CONTROLE DOS TRABALHOS DE CONCLUSÃO Um trabalho de conclusão, assim como qualquer outro tipo de documento, obedece a um cliclo de vida de informação bem definido conforme a figura abaixo: Figura 1- Ciclo de vida da informação Onde: Levantamento de Dados: Contemplado por pesquisas aos mais diversos meios para a formação do universo de conhecimento a ser utilizado na elaboração do trabalho; Revisão: fase em que tudo o que foi produzido/levantado passa por uma validação quanto ao seu conteúdo ou utilidade; Edição: fase em que o documento (ou parte dele) é desenvolvido para ser utilizado do trabalho; Versão: fase em que uma parte da edição é considerada pronta para uma nova fase de revisão; Versão final: o documento é considerado finalizado; Publicação: o documento é disponibilizado para consulta a um público definido; Descarte: fase em que o documento é excluído do sistema. Como pode ser visto, um sistema GED pode ser utilizado em todas as fases do processo de desenvolvimento de um trabalho de conclusão de curso, pois permite o armazenamento de toda a base de conhecimento definido da fase de levantamento de dados, controlar as versões e edições de um documento, impedir uma nova edição, permitir sua localização e a exclusão do documento do sistema.

10 Uma das grandes vantagens de se utilizar sistemas GED em um ambiente em que a produção literária pode sofrer diversas modificações é sem dúvida a possibilidade de se recuperar versões anteriores de um documento, bem como garantir um melhor controle sobre o que foi desenvolvido entre uma versão e outra da produção. No que diz respeito à construção do Trabalho de Conclusão de Curso, uma aplicação GED pode ser muito benéfica a todos os envolvidos no processo. Pois tanto orientandos quanto orientadores conseguem ter um maior controle sobre tudo o que foi produzido, podendo haver sucessivas modificações em um documento sem que o esforço despendido pelo orientando seja desperdiçado, pois a qualquer momento este pode recuperar alguma informação que acabou se perdendo durante a produção, sem ter de refazer o trabalho. Como consequência, o desperdício de tempo em se localizar sugestões e/ou correções do professor orientador seria minimizado, devido ao fato de o orientando conseguir descobrir exatamente o que foi modificado em seu documento, bem como o momento em que essa modificação foi feita. Para Sprague e Ralph (1995) A facilidade ao efetuar alguma consulta e redução do tempo de localização em grandes acervos, pois as consultas são feitas a partir de algumas palavras-chave, retornando vários documentos referentes ao assunto desejado, evitando conteúdo sem ligação com o contexto da busca. Em se tratando de trabalhos feitos em conjunto com mais de um autor, a eficiência organizacional que o GED oferece pode ser considerada como diferencial na qualidade da produção, pois a possibilidade de se produzir um mesmo documento estando fisicamente em lugares diferentes garante uma maior liberdade para que os autores consigam se focar no principal objetivo da perceria, que é a confecção do documento final. Por um documento estar armazenado em um formato digital que pode ser lido e interpretado por um sistema de informação e devido ao fato de um sistema GED possibilitar a sua integração com outros sistemas, este tipo de ferramenta se tornou um forte aliado das instituições no combate ao plágio. Muito pela facilidade que este tipo de sistema tem de verificar similaridades entre documentos de uma mesma

11 instituição ou através de mecanismos mais elaborados que vasculham a web em busca de documento potencialmente similares, já que para Moraes (2004): Nos dias atuais, a Internet, nascida cerca de quinhentos anos após a imprensa de Gutenberg, consiste num instrumento facilitador da cópia infinitamente mais poderoso. A rede mundial de computadores inaugura uma nova era no Direito. A chamada Era Digital inicia uma realidade ameaçadora. Quando um orientando sabe que sua produção passa por um processo de validação eletrônico quanto à possibilidade de cópias, a possibilidade de que este desenvolva um documento sem o cuidado de citar suas fontes acaba por se reduzir. E mesmo para os casos em que o aluno resolva se utilizar de cópias, o professor orientador terá a capacidade de descobrir o problema e notificar o orientando a tempo da devida correção. 4 APLICANDO GED EM UM AMBIENTE CONSTRUTIVISTA Primeiramente, para que se possa formar uma análise sobre a utilização de sistemas GED na educação construtivista, é importante resgatar a ideia central do construtivismo que é o de que as pessoas controem seu conhecimento através de interações com outras pessoas e objetos, de acordo com suas possibilidades e interesses. Piaget ressalta que a assimilação implica a noção de integração dos dados a uma estrutura anterior ou mesmo a constituição de nova estrutura sob a forma elementar de um esquema (1978), sendo assim, ferramentas que permitam analisar documentos permitindo seus cruzamentos podem ser de grande valia para a aplicação desta metodologia em um trabalho de conclusão. Se um trabalho de conclusão for considerado o ápice do aluno em seu ambiente acadêmico, é natural que o processo de sua confecção deve ser tratado com grande interesse por todos os envolvidos, instigando o aluno a obter uma sensação prazerosa durante o processo e não apenas uma busca desenfreada pela nota de aprovação. Tendo isto em vista, qualquer ferramenta ou metodologia que passe ao aluno uma sensação de segurança quanto à qualidade de sua produção, por estar em contato constante com seu orientador ou que permita reestruturar alguma parte de seu documento sem ter um grande retrabalho tende a incrementar a qualidade final da produção.

12 A abordagem construtivista prega uma grande interação entre professor e aluno, hoje esta interação, principalmente em ambientes de ensino a distância, se dá por meio de s. Porém sempre pode haver ruídos entre o que foi dito e o que foi entendido. Com a aplicação de um GED, o professor orientador pode fazer apontamentos diretamente no documento compartilhado do aluno, sendo que este pode ver exatamente o que foi inserido, podendo fazer indagações diretamente no documento, aceitando-as ou não. A avaliação da aprendizagem por parte do professor-orientador será consideravelmente facilitada com a utilização deste tipo de ferramenta, já que este pode acompanhar praticamente em tempo real tudo o que o aluno desenvolve, inclusive sabendo os dias e horários em que o documento foi modificado, conteúdo inserido ou removido, bem como verificar possiveis casos de plágio antes da entrega final do documento. Esta funcionalidade dos sistemas GED, vai de encontro com o que Luckesi (2002) considera um modelo mais adequado de ensino, pois foca o projeto nas competências que foram desenvolvidas, permitindo que a avaliação deixe de ser somente um objeto de certificação da consecução de objetivos, mas também se torne um instrumento de diagnóstico e acompanhamento do processo de aprendizagem. É importante salientar que, sem o empenho de todas as partes envolvidas, nenhum processo de ensino pode obter sucesso. Sendo assim, ao se escolher este tipo de ferramenta tão comum no controle de documentos das empresas para gerir a produção acadêmica de uma insituição, os professores-orientadores devem ser incentivados a conhecer as possibildiades da ferramenta antes de o processo de orientação ser iniciado, justamente para que este possa servir de amparo para o aluno, que, em muitos casos, nunca trabalhou com este tipo de metodologia de produção textual. 5 IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA GED Mesmo com todos os benefícios que este sistema tem a oferecer às instituições de ensino, algumas considerações devem ser observadas para que o processo de orientação possa ser considerado satisfatório:

13 I É importante que todas as partes envolvidas no processo tenham conhecimento quanto à utilização do mecanismo de gestão de documentos. Para isso, é necessário que tanto professor quanto aluno recebam capacitação sobre a utilização deste tipo de ferramenta. II A infraestrutura da instituição deve estar preparada para a implantação deste tipo de sistema de informação, pois é importante salientar que este tipo de software tende a aumentar de forma significativa o tráfego de dados pela rede de computadores, muito devido ao constante controle de alterações dos documentos; III Muitos sistemas GED possuem mecanismos próprios de garantir autenticidade de seus usuários, mas caso o sistema não possua tal funcionalidade, é importante que a instituição tenha uma sólida política de segurança da informação (PSI), permitindo assim garantir que tanto orientador quanto orientando tenham segurança de que seus documentos não venham a sofrer qualquer tipo de interferência externa. Como dito anteriormente, alguns destes sistemas encontram-se na nuvem, sendo assim dispensando uma rotina de instalação e configuração, o que para instituições de pequeno porte, ou que pretendem desenvolver projetos-piloto pode se tornar um atrativo, porém, para o caso de instituições que desejam utilizar versões mais robustas deste tipo de sistema, é aconselhado que haja uma equipe de tecnologia da informação responsável pela instalação e configuração da solução. Ainda é importante salientar que estas versões mais complexas de GED possuem um custo elevado para sua aquisição e manutenção, sendo que Araújo (2005) sugere que, para estes casos, a instituição deve considerar a hipótese de terceirizar a utilização das máquinas e dos softwares de gerenciamento dos documentos. 6 CONCLUSÃO Apesar de as instituições de ensino não estarem devidamente preparadas para que sistemas de gerenciamento de documentos possam fazer parte da sua rotina de trabalho, este artigo procurou apresentar as vantagens e a importância que

14 este tipo de ferramenta pode trazer em tempos onde o volume de dados está crescendo em tempo exponencial. Em um ambiente de ensino construtivista em que o aluno deve se desenvolver através de interações com todos os envolvidos, o modelo de ferramenta apresentado no artigo só tem a somar no que se refere à qualidade da produção a ser desenvolvida, abstraindo do aluno a preocupação com a segurança de sua produção, bem como garantir o conforto quanto a possíveis mudanças. Como sugestão para trabalhos futuros, é interessante que seja desenvolvido um estudo que compare alguns softwares já existentes no mercado, possibilitando às intituições de ensino buscar ferramentas que melhor se ajustem a sua realidade, já que um sistema GED pode ser aplicado a diversas áreas escolares e não apenas à orientação de trabalhos de conclusão. Apesar de este artigo não fazer este comparativo, ele contribui para que o ambiente acadêmico conheça esta tecnologia que tem tanto a oferecer à educação e que está em forte ascenção tanto no Brasil quanto no resto do mundo. REFERÊNCIAS ARAÚJO, S. F. Desafios e Contexto do Gerenciamento de Documentos nas Organizações, Rio de Janeiro, AVEDON, D. M. GED de A a Z Tudo sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Editora Cenadem, KOCH, Walter W. Gerenciamento eletrônico de documentos: conceitos, tecnologias e considerações gerais. São Paulo: CENADEM, p. LUCKESI, Cipriano Carlos. AVALIAÇÃO DA APRENDIZAGEM NA ESCOLA: reelaborando conceitos e recriando a prática, Malabares Comunicação e Eventos, Salvador/BA, 2005, 2ª edição (revista), 115 páginas. MORAES, Rodrigo. O plágio na pesquisa acadêmica: a proliferação da desonestidade intelectual. Revista Diálogos Possíveis, Bahia, jan./jun Disponível em: <http: // /dialogospossiveis /artigos / 4 / 06.pdf >. Acesso em 24 de Janeiro de PINTO, Dias Daniel. Sistemas de Operações de GED. Disponível em : HTTP : // smartged.com /spip /IMG /pdf /artigo. pdf. Acesso em 12 de março de SPRAGUE, JR., RALPH, H. Electronic Document Management: Challenges and Opportunities for Information Systems Managers. Hawaii, Disponível em: <http://sprague.shidler.hawaii.edu/misq/misqfina.htm.>.

15 Acesso em 25 de Janeiro de CENADEM portal do GED no BRASIL Disponível em: http: // /ged09.php: Acesso: Março DUARTE, E.N. et al. Vantagens do Uso de Tecnologias para Criação, Armazenamento e Disseminação do Conhecimento em Bibliotecas Universitárias. Disponível em: <http://revistas.puc-campinas.edu.br/transinfo/viewissue.php?id=13#artigos>. Acesso em: 19 de março 2012.

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