NND Acreditação de Organizações de Desminagem. Normas Nacionais de Desminagem Segunda Edição Junho de 2012

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1 NND Normas Nacionais de Desminagem Acreditação de Organizações de Desminagem Instituto Nacional de Desminagem (IND) Maputo, Moçambique Telefone: /8; ; Fax:

2 Índice 1. Introdução Âmbito Referências Normativas Termos e Definições Processo de Gestão de Qualidade em Moçambique Acreditação Monitoria Inspecção Pós-Desminagem Requisitos de Acreditação Condições Principais O processo de Acreditação e Licenciamento Validade da Acreditação Candidatura para Acreditação Avaliação Documental Avaliação no Terreno Suspensão e Cessação da Acreditação Suspensão Cessação Órgão de acreditação - Responsabilidades e Obrigações Gerais Independência, Imparcialidade e Integridade Confidencialidade Organização e Gestão Sistema de Gestão O Pessoal Métodos e Procedimentos de Acreditação Registos Registo de Emendas

3 Acreditação de Organizações de Desminagem em Moçambique 1. Introdução A acreditação é fundamental para todo o processo de Gestão de Qualidade de Desminagem em Moçambique. Ter procedimentos de acreditação minuciosos e abrangentes desde o início assegura que uma organização de desminagem seja estabelecida, provida de pessoal, equipada, e possua os sistemas, procedimentos e estruturas de suporte exigidos de forma apropriada antes do começo de qualquer trabalho. Além disso, o processo de acreditação possibilita verificar se a organização de desminagem está a funcionar em conformidade com os seus sistemas e procedimentos documentados, e seja capaz de alcançar os padrões exigidos. Como um resultado do processo de acreditação é alcançado um acordo com a organização sobre requisitos em que a desminagem deva ser levada a cabo. Este acordo depois forma a base de todas as actividades de monitoria subsequentes. 2. Âmbito Esta norma fornece especificações e directrizes para a implementação de um sistema de acreditação de organizações de desminagem em Moçambique. Embora esta norma focalize-se em actividades do processo de desminagem, o conceito de acreditação em Moçambique deve ser aplicado a outras componentes da acção contra minas incluindo actividades de educação sobre o risco de minas e de assistência às vítimas de minas portadoras de deficiência. 3. Referências Normativas Os conteúdos dos diferentes capítulos das NND complementam-se tanto entre si, como nos respectivos correspondentes das Normas Internacionais de Desminagem (IMAS). A presente norma tem como principais referências os seguintes capítulos: a) NND Monitoria de Organizações de Desminagem b) NND Gestão de Informação c) IMAS Termos e Definições d) IMAS Acreditação de Organizações de Desminagem e) IMAS Monitoria de Organizações de Desminagem f) IMAS Inspecção Pós-Desminagem g) IMAS em MMD em séries h) IMAS Segurança e Saúde no Trabalho 4. Termos e Definições Os termos, definições e abreviaturas usadas nas NND encontram-se de acordo com os termos e definições usados no IMAS. Para uma lista completa de glossário de todos os termos e definições usados nas NND e IMAS veja a versão mais recente de IMAS em Alguns termos relevantes para estas normas são abaixo indicados. 3

4 O termo 'organização de desminagem' refere-se a qualquer organização (governamental, não-governamental ou comercial) responsável por implementar projectos ou tarefas de desminagem. A organização de desminagem pode ser uma entidade contratada principal, entidade subcontratada, consultor ou agente. O termo 'sub-unidade de desminagem' refere-se a um elemento de uma organização de desminagem, que seja operacionalmente acreditado para conduzir uma ou mais actividades de acção contra minas, tais como pesquisas, desminagem manual, mecânica ou com animais, destruição de engenhos não-explodidos. 5. Processo de Gestão de Qualidade em Moçambique O objectivo da gestão de qualidade é fornecer confiança (ao beneficiário, à organização de desminagem e ao governo de Moçambique) de que requisitos de desminagem e a qualidade foram respeitados e que a terra liberada é de facto segura para utilização. A gestão de qualidade em Moçambique compreende três componentes complementares; acreditação, monitoria e inspecção pós-desminagem Acreditação Acreditação é o procedimento através do qual uma organização de desminagem é reconhecida formalmente como competente e capaz de planificar, gerir e conduzir operacionalmente a desminagem de forma segura, eficaz e eficiente. Acreditação é fundamental para todo o processo de gestão de qualidade da desminagem. Ter procedimentos de acreditação minuciosos e abrangentes desde o princípio assegura que uma organização de desminagem seja estabelecida, provida de pessoal, equipada, e possua os sistemas, procedimentos e estruturas de suporte exigidos antes do início de qualquer trabalho. Além disso, o processo de acreditação examina se a organização de desminagem está a funcionar de acordo com os seus sistemas e procedimentos documentados e é capaz de alcançar os padrões exigidos. Como um resultado do processo de acreditação um acordo de acreditação sobre os padrões em que a desminagem deve ser levada a cabo pelas organizações. Este acordo depois forma a base para todas as actividades de monitoria subsequentes Monitoria Monitoria é a observação, inspecção ou avaliação dos locais de trabalho, instalações, equipamento, actividades, processos, procedimentos e documentação por pessoal adequadamente qualificado para confirmar se uma organização de desminagem está a funcionar de acordo com o aprovado na sua acreditação. Para mais detalhes veja a NND sobre Monitoria de Organizações de Desminagem e IMAS Inspecção Pós-Desminagem A inspecção pós-desminagem é o processo de verificação/avaliação física do campo desminado, para conferir se os dados constantes nos relatórios de conclusão estão correctos e em conformidade com o campo desminado. A inspecção pós-desminagem deve também aferir se a comunidade e usuários da terra objecto de desminagem encontram-se satisfeitos e confiantes em relação ao trabalho realizado pelas organizações de desminagem. Em Moçambique a inspecção pós-desminagem é feita da maneira seguinte: 4

5 Normalmente quando se tratam de organizações internacionais de desminagem humanitária, parceiras do Governo, o processo é levado a cabo pelas próprias organizações no terreno, sendo obrigatório o acompanhamento e a confirmação de garantia de qualidade do IND. Para as tarefas das organizações comerciais de desminagem, o IND realiza a inspecção pós-desminagem, ou poderá subcontratar uma organização de fiscalização externa para levar a cabo esta actividade. Tais agentes deverão ser acreditados pelo IND e possuir o exigido em termos de instalações, pessoal qualificadoe sistemas de gestão necessários para a inspecção e amostragens adequadas. Para mais detalhes veja IMAS sobre inspecção pós-desminagem. 6. Requisitos de Acreditação 6.1. Condições Principais As condições principais para a acreditação de uma organização de desminagem são as seguintes: a) A organização candidata deverá ter capacidade e recursos para uma abordagem integrada; b) A organização candidata deverá ser competente para aplicar os requisitos gerais das NND e regulamentos específicos do IND, incluindo requisitos financeiros e de seguro; c) A acreditação apenas será concedida a uma organização de desminagem e as suas sub-unidades desde o momento que esta esteja em conformidade com as NND e regulamentos do IND; d) Todas as organizações candidatas deverão ser formalmente registadas no Ministério relevante de acordo com a legislação do Governo em Moçambique O processo de Acreditação e Licenciamento A acreditação consiste em dois processos fundamentais. Primeiro é conduzida uma avaliação documental, seguida de uma avaliação no terreno. Logo que estas duas estejam concluídas emite-se uma acreditação completa à organização de desminagem. Após completar-se a avaliação documental com sucesso deverá ser emitida pelo IND uma acreditação provisória. Se a organização de desminagem tiver animais detectores de minas e/ou meios para a preparação mecânica do solo, estes elementos devem ser objecto de acreditação antes que se lhes permita iniciar o trabalho. A testagem e o licenciamento normalmente deverão ser conduzidos em conjunção com a avaliação no terreno de acordo com as normas correspondentes do IMAS. Se obtiver êxito na avaliação documental a organização poderá iniciar com a planificação e instalação em Moçambique. Nesta fase a organização pode concorrer a contratos e ou procurar financiamento de doadores para operações de pesquisa e desminagem. Os contratos para organizações comerciais de desminagem estão dependente destas terem sido aprovadas com sucesso na avaliação no terreno. O IND não será responsável por qualquer perda de ganhos financeiros e/ou reivindicações legais futuras emitidas contra uma organização candidata se a avaliação terreno não tiver tido sucesso. Aconselha-se que o candidato passe na avaliação no terreno antes de concorrer para trabalhar em Moçambique. Logo que a avaliação no terreno tiver sido concluída com sucesso, o IND emitirá uma licença completa com uma duração especificada. Um resumo do processo de acreditação e licenciamento é mostrado em esboço no Anexo C. 5

6 6.3. Validade da Acreditação É responsabilidade da organização de desminagem re-submeter a candidatura da avaliação documental seis semanas antes de a acreditação expirar. As agências acreditadas que têm permissão para trabalhar em Moçambique serão colocadas no website do IND para que as organizações de desenvolvimento e demais parceiros confiram a situação de acreditação de cada organização. O IND poderá também, mediante pedido formal para o efeito, facultar a lista das organizações licenciadas no país Candidatura para Acreditação A organização de desminagem deverá submeter primeiro uma candidatura para acreditação completa. A candidatura compreende uma série de cabeçalhos e tabelas que o candidato deve usar como um guia. Todo o conteúdo de cabeçalhos e tabelas deverão ser incluídos no processo de submissão pela organização de desminagem. A avaliação documental é uma avaliação da política e capacidade necessárias de gestão da organização candidata, tendo em conta a legislação em vigor em vigor em Moçambique. O IND processará a avaliação documental e se aprovada pelo Director do IND, a organização pode então prosseguir com o passo seguinte que é uma avaliação no terreno. A avaliação no terreno centra-se nas políticas e procedimentos declarados na avaliação documental, conferindo o respectivo ajustamento em relação a sua implementação no campo na condução de operações de desminagem, ou outras atividades de acção contra minas Avaliação Documental No acto da candidatura para acreditação e entrega da documentação requerida, o IND deverá confirmar a recepção, e se necessário deverá solicitar ao candidato que forneça mais informação. Para a acreditação, o IND deverá levar a cabo a avaliação documental do seguinte: a) Estrutura organizacional e representação proposta em Moçambique; b) Qualificações formais e experiência prática da sua equipa de gestão adquirida em programas de acção contra minas anteriores. CV's do pessoal internacional e pessoal nacional chave deverão ser fornecidos ao IND; c) Padrões de Procedimentos Operativos (SOP s) para todas as actividades a serem conduzidas em Moçambique; d) Viabilidade financeira; e) Ausência de qualquer obrigação legal por resolução de pendentes; f) Capacidades de planificação e gestão de projecto; g) Procedimentos logísticos de planificação, incluindo de aquisições de equipamento, avaliação, manutenção e reparação de equipamento; h) Procedimentos de planificação e controlo financeiros; i) Sistemas de gestão de informação e mapeamento; j) Esquemas de formação em gestão e programas de desenvolvimento de habilidades dos funcionários; k) Política de segurança e medicina do trabalho (S&OH); 6

7 l) Apólice de seguros deverá cobrir, quer o seguro médico do pessoal quer a responsabilidade contra terceiros. O IND exige que a entidade contratada adquira seguro médico, de vida, e de invalidez aceitáveis para o pessoal internacional bem como seguro de responsabilidade contra terceiros. A entidade contratada deverá adquirir a cobertura de seguro mínima para o pessoal nacional como se segue; seguro médico na quantia de USD , seguro de morte na quantia de USD e seguro de invalidez de acordo com a escala internacional. Provas e/ou apólices de seguro deverão ser exigida para efeitos de acreditação em Moçambique. m) O seguro não deverá ter nenhuma cláusula que exclua cobertura para qualquer indivíduo como resultado de inconformidades com SOP s, NND e IMAS. n) Outros tipos de acreditação obtidos pela organização de desminagem, tais como ISO 9000 que demonstra a eficácia do seu sistema de gestão de qualidade. o) Requisitos adicionais (tais como o uso de entidades subcontratadas e trabalhadores locais), conforme exigidos pelo IND. Requisitos adicionais para a testagem e licenciamento de cães detectores de minas e meios mecânicos são descritos em IMAS e Se o IND não estiver satisfeito com todos os requisitos de acreditação por considerar que não foram respeitados, a organização de desminagem deverá ser informada logo que possível, e razões apresentadas para a reprovação sua candidatura. Sempre que possível, ao candidato será dada a oportunidade de levar a cabo uma acção correctiva. Se a organização de desminagem for incapaz de satisfazer os requisitos de acreditação, sendo também incapaz de levar a cabo a acção correctiva dentro de um período de tempo razoável, então a candidatura deverá ser terminada e informada a organização de desminagem Avaliação no Terreno O propósito da avaliação no terreno é confirmar se as práticas de gestão e procedimentos operacionais propostos pela organização de desminagem na sua candidatura estão a ser aplicados duma maneira segura, eficaz, e eficiente. O IND deverá levar a cabo a avaliação no terreno e deverá incluir: a) Visitas aos escritórios ou instalações de gestão, logísticos e administrativos incluindo áreas de armazenamento de explosivos, instalações médicas e áreas de manutenção do equipamento; b) Visitas às instalações da organização, incluindo espaços de trabalho operativo; c) Análise do processo de formação do pessoal da organização; d) Verificação do campo de testagem e avaliação de activos e equipamentos; e) Acompanhamento de actividades de desminagem. Durante a avaliação no terreno, toda a documentação e registos referidos no tópico 6.5 (acima) deverão ser verificados aleatoriamente. Cópias dos documentos e registos deverão ser submetidos ao IND com os padrões de procedimentos operativos para acreditação. O processo de amostragem das áreas desminadas deve respeitar os requisitos de IMAS Organizações de amostragem acreditadas e subcontratadas pelo IND deverão realizar amostragens em Moçambique. 7

8 Se o IND não estiver satisfeito por os requisitos de acreditação não estarem conforme normatizado, a organização de desminagem deve ser informada logo que possível. Os problemas deverão ser identificados e a acção requerida discutida e acordada entre o IND e a organização de desminagem. A organização de desminagem deverá então ter de apresentar os seus procedimentos de gestão e operacionais corrigidos ao IND, e demonstrar que total conformidade com os requisitos declarados foi alcançada. Se a organização de desminagem é incapaz de levar a cabo a acção correctiva dentro de um período de tempo razoável, então o licenciamento provisório será anulado. Normalmente deve haver um prazo entre a avaliação (provisória) documental e a avaliação (confirmatória) no terreno. Nesta situação o IND deverá emitir uma licença provisória até que tenha sido concluído o processo de acreditação. Sujeita às condições da acreditação provisória, pode ser necessário que a organização de desminagem comece o trabalho antes da avaliação (confirmatória) no terreno. O IND em Moçambique pode nomear um órgão para levar a cabo a monitoria de organizações de desminagem em seu nome. O órgão de monitoria nomeado pelo IND deverá ser acreditado, provido de pessoal, equipado e treinado de forma adequada para monitorar a organização de desminagem e as suas sub-unidades de uma forma eficaz e apropriada. As organizações de desminagem deverão ser informadas dos resultados de toda a monitoria Suspensão e Cessação da Acreditação Suspensão O IND deverá suspender a acreditação de uma organização de desminagem ou outra de acção contra minas por um período limitado, nos seguintes casos: a) Se a monitoria demonstrar inconformidades com os requisitos da acreditação que seja justifiquem a suspensão da acreditação; b) No caso de uso impróprio da licença para actividades de acção contra minas; c) No caso de incapacidade de gestão ou operacionais significativas Cessação/Cancelamento O IND deve proceder ao cancelamento de uma acreditação nos seguintes casos: a) Se a organização acreditada falir; b) Se a organização acreditada não deseja prolongar a licença para operar em Moçambique; c) Se os requisitos, normas ou leis sofrerem alteração e a organização acreditada não puder assegurar a observância dos novos requisitos ou procedimentos; d) Se a monitoria revela inconformidades de natureza grave, tal como violações repetidas dos requisitos de segurança e apoio médico; e) Se medidas inadequadas forem tomadas após a suspensão de uma acreditação. A inconformidade grave pode incluir o fracasso repetido em aplicar sistemas de gestão acreditados ou procedimentos operacionais, a recusa em permitir que acções de monitoria ou inspecção tenham lugar, a interferência nos trabalhos de monitoria ou inspecções, a libertação prematura de terras desminadas ou a aplicação de processos que se sabe que colocam o pessoal ou a população local num risco inaceitável. 8

9 Antes da cessação da acreditação, o IND deverá determinar medidas a serem tomadas para re-clarificar a terra objecto de desminagem. Se há causa suficiente para suspeitar que a área não foi perfeitamente clarificada, o IND deverá ordenar que a área seja re-clarificada à custa da(s) entidade(s) contratada (s) e/ou organização de desminagem. As responsabilidades deverão ser especificadas no seu plano de trabalho anual ou contrato. 7. Órgão de acreditação - Responsabilidades e Obrigações 7.1. Gerais O IND deverá actuar como um órgão de acreditação em Moçambique. O IND deverá desenvolver a documentação necessária que descreva as suas responsabilidades, os métodos a serem usados no processo de acreditação, e o âmbito técnico das suas actividades Independência, Imparcialidade e Integridade O pessoal do IND que trabalha em processos de acreditação deverá estar livre de quaisquer pressões políticas, comerciais, financeiras, e outras, que possam afectar o seu julgamento. Políticas e procedimentos deverão ser implementados para assegurar que ninguém possa influenciar os resultados de inspecções, avaliações ou monitoria levados a cabo pelo órgão de acreditação do IND. O pessoal do órgão de acreditação do IND não deverá envolver-se em quaisquer actividades que possam conflituar com a sua independência de julgamento e integridade em relação às suas actividades de inspecção, avaliação ou monitoria. Em particular, não deverão estar directamente envolvidos em organizações que desenhem, fabriquem, forneçam, instalem, usem ou mantenham serviços ou equipamentos para organizações de desminagem que operem no sector de acção contra minas, ou ramos similares. Todas as partes interessadas deverão ter acesso aos serviços da acreditação em Moçambique. Os procedimentos sob os quais o órgão opera deverão ser administrados de uma forma não-discriminatória Confidencialidade O órgão de acreditação do IND deverá assegurar a confidencialidade da informação obtida no decurso das suas actividades. Os direitos de propriedade deverão ser protegidos. Na prática, os procedimentos da equipa de acreditação não deverão ser divulgados a ninguém excepto ao IND, embora razões de inconformidade com os requisitos de acreditação devam ser dados a conhecer aos candidatos Organização e Gestão O órgão de acreditação do IND deverá ter uma organização que o habilita a manter a capacidade de desempenhar as suas funções técnicas rápida e satisfatoriamente. O órgão deverá ter um gestor técnico, embora nomeado, que seja qualificado e experiente na operação do processo de acreditação e que tem responsabilidade global por assegurar que as actividades de acreditação sejam levadas a cabo de acordo com as NND, IMAS e outras normas relevantes. O gestor técnico deve se possível ser um funcionário permanente, mas pode também ser um consultor apropriadamente qualificado. O órgão de acreditação deverá desenvolver e manter procedimentos documentados. Onde o órgão de acreditação também fornece serviços de inspecção e monitoria, a relação entre as suas funções deverão estar claramente definidas Sistema de Gestão 9

10 O órgão de acreditação deverá definir e documentar o seu sistema e procedimentos de gestão e deverá assegurar que a sua politica de gestão seja compreendida e os seus procedimentos sejam implementados e mantidos a todos os níveis na organização. Quando os seus sistemas e procedimentos afectam a conduta do programa de acção contra minas, a relação de trabalho entre o órgão e a organização de desminagem reverificada, e fazer parte dos arranjos contratuais. A gestão do órgão de acreditação deverá designar uma pessoa que, independentemente de outras ocupações, deverá ter definido a autoridade e responsabilidade pela garantia de qualidade dentro do órgão de acreditação. Esta pessoa deverá ter acesso directo ao maior número de executivos séniores do IND O Pessoal O órgão de acreditação deverá ter um número suficiente de pessoal permanente com o nível de competência exigido para desempenhar as suas funções normais Métodos e Procedimentos de Acreditação O órgão de acreditação deverá estabelecer e manter procedimentos de avaliações documentais e inspecções definidas nos requisitos das NND e outras normas relevantes com base nos quais a conformidade deverá ser determinada Registos O órgão de acreditação deverá preparar e manter registos de todas as avaliações e inspecções, e qualquer informação necessária efeitos de compreensão e interpretação. Todos os registos deverão ser arquivados com segurança por um período de pelo menos cinco anos, mantidos a salvo e em confidencialidade para com o candidato. 10

11 Registo de Emendas NND Gestão de Emendas das NND As NND estão sujeitas à revisão formal numa base de três anos, contudo, isto não exclui emendas que possam ser feitas dentro desses períodos de três anos por razões de segurança operacional e eficiência ou por propósitos editoriais. À medida que as emendas forem feitas a estas NND, será atribuído um número, a data e os detalhes gerais da emenda apresentada na tabela abaixo. A emenda será também apresentada na página de rosto das NND pela inclusão sob a data de edição da expressão incorporação do(s) número(s) da emenda 1 etc. À medida que as revisões formais de cada NND estejam completas novas edições podem ser emitidas. Emendas até à data da nova edição serão incorporadas na nova edição e a tabela de registo de emendas limpa. Registos de emendas irão então iniciar novamente até que uma revisão adicional seja levada a cabo. As NND emendadas mais recentemente serão as versões colocadas no website do IND em Número Data Detalhes da Emenda 11

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