Gestão da Documentação por Imagens: um Tipo Específico de GED

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1 Gestão da Documentação por Imagens: um Tipo Específico de GED Resumo Empresas e pessoas desenvolvem seus próprios meios para guardar documentos importantes, porém, mesmo com todos os cuidados, eles continuam desaparecendo. A frustração diante da incapacidade de se encontrar o arquivo certo quando mais se precisa dele é bem conhecida. Os métodos tradicionais de se armazenar papéis, documentos, e registros eletrônicos requerem grande esforço de gerenciamento. Conforme cresce o número de documentos, em geral, o tempo e o esforço despendidos para gerenciá-los aumenta na mesma proporção. Os Sistemas de Imagens de Documentos (SID), revolucionaram o processo de arquivamento e oferecem hoje ambientes mais apropriados para a gestão dos documentos de uma organização. Neste artigo define-se o que são os Sistemas de Imagens de Documentos, colocando-os sob a perspectiva mais ampla do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). O artigo esclarece também o que se pode esperar e se deve procurar em sistemas do tipo SID e como eles implementam os processos de armazenagem e de recuperação. Dessa forma o artigo pretende constituir uma fonte de informações que auxilie em processos de análise de aquisição de softwares na área da gestão da documentação em organizações de todos os tipos e tamanhos. Palavras-chave: GED, Gestão Eletrônica de Documentos, Sistemas de Imagens de Documentos, document imaging. 1 Introdução Todas as organizações produzem documentos em papel ou em meio eletrônico. Em geral, quanto maior a empresa maior a quantidade de documentos que precisam ser guardados organizadamente e com método, ou seja, gerenciados (classificados, indexados e armazenados) para serem recuperados quando forem necessários. Pessoas físicas ou jurídicas desenvolvem seus próprios meios de armazenar documentos importantes, porém eles continuam desaparecendo. A frustração gerada pela incapacidade de se encontrar o arquivo certo quando mais se precisa dele é bem conhecida por todos. O fato é que os métodos tradicionais de se armazenar papéis e registros eletrônicos requerem grande quantidade de esforço para gerenciá-los. Conforme cresce o número de documentos, em geral, o tempo e o esforço despendidos para gerenciá-los também aumenta. Os sistemas de Document Imaging, referenciados neste texto como Sistemas de Imagem de Documentos (SID), revolucionaram o processo de arquivamento de informações e oferecem hoje um ambiente eficiente para se encontrar, recuperar e compartilhar todos os documentos de uma organização.

2 Neste artigo é explicado o que é um Sistema de Imagem de Documentos; qual a sua relação com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED); o que se pode procurar e esperar de um sistema desse tipo; e como eles facilitam o processo de armazenagem e recuperação de documentos. Espera-se que o artigo se constitua em uma fonte de informações rica para os leitores, os auxiliando em processos de análise de aquisição de software na área da gestão da documentação. 2 Sistema de Imagens de Documentos O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) surgiu da aplicação da Tecnologia da Informação (TI) ao gerenciamento de documentos, ou na terminologia arquivística, à Gestão de Documentos. A diferença é que o GED processa a Gestão de Documentos de forma eletrônica. Deve-se ressaltar, entretanto, que o GED não engloba somente a gestão de documentos eletrônicos (aqueles originalmente produzidos em meio eletrônico), mas também trata documentos em papel que são processados de forma eletrônica. Para KOCH (1998, p.22), citado por FLORES (FLORES 2000), o GED é a somatória de todas as tecnologias que visam gerenciar informações de forma eletrônica, reforçando que não é necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas sim, que o tratamento dispensado a estes sejam concretizados com o uso destas tecnologias, como por exemplo a elaboração de Tabelas de Temporalidade, Planos de Classificação, entre outros. Ainda, segundo KOCH, o GED visa gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Podem ser criadas em papel, revisadas no papel, processadas a partir de papel e arquivadas em papel. KOCH (1998) divide o GED em dois grupos de soluções, de acordo com o ciclo de vida das informações, a saber: os de gerenciamento de documentos Document Management, e os de gerenciamento de imagens de documentos Document Imaging. No primeiro grupo, as informações estão em estado dinâmico, enquanto que no segundo, são estáticas. Um sistema de "document imaging" ou Sistema de Imagens de Documentos (SID) automatiza o processo de conversão de documentos em papel ou microfilme em imagens eletrônicas (ou bitmaps) no computador. Uma vez armazenadas no computador essas imagens digitais dos documentos originais podem ser recuperadas sem esforço e com rapidez, por meio de variados métodos do busca. A conversão do documento de papel ou microfilme é bastante similar à utilização de uma copiadora: os documentos em papel podem ser "escaneados" e aqueles em microfilme podem ser salvos em formato de imagem. Uma vez convertido para imagem, a cada documento são associadas informações para sua indexação (título, palavras-chaves, ou outras informações ou atributos). Mais tarde, os documentos

3 podem ser encontrados simplesmente pela utilização de parte do título ou qualquer outra informação que serviu para sua indexação. O sistema pode ainda "ler" cada página do documento em formato de imagem usando um processo chamado OCR - "Optical Character Recognition" - para criação de um arquivo no formato texto que vai servir para a sua indexação completa (full-text indexing). Pode-se utilizar o texto do documento para buscas por palavras que permite encontrar qualquer documento que contenha uma determinada palavra, frase ou padrão de caracteres qualquer. Quais documentos podem ser lidos e quais as ações ou alterações que os usuários do sistema podem realizar dependerão do controle de acesso adotado pelo sistema. Todos os SIDs devem possuir pelo menos os 5 componentes básicos listados abaixo e detalhados na seqüência deste artigo: ferramentas para captura dos documentos, escaneamento e importação para trazer os documentos para dentro do sistema; métodos de arquivamento e armazenamento de documentos; sistemas de organização taxonômica e indexação de documentos; mecanismos de busca para se encontrar documentos com rapidez; mecanismos de controle de acesso para fornecer documentos somente às pessoas autorizadas. Selecionar o sistema de imagens de documentos certo para uma organização é sem dúvida uma tarefa estimulante e desafiadora. Há muitos aspectos a considerar para se ter certeza de que o sistema escolhido atenderá às necessidades da organização. Servir de guia para qualquer um que esteja escolhendo um sistema desse tipo é o principal objetivo deste artigo. Neste sentido, encontram-se a seguir as descrições detalhadas dos cinco componentes básicos identificados acima e que compõem os SIDs. 2.1 Porquê Sistemas de Imagens de Documentos Duas principais razões podem ser citadas: conveniência e redução de custos. Enquanto a primeira, por si só, já motivaria a aquisição de um sistema de gestão de imagens de documentos, a segunda é crucial para se justificar o investimento. Estes sistemas têm potencial para colocar salas repletas de arquivos literalmente nas pontas dos dedos das pessoas que os manipulam. Isso se transforma em redução de custos na medida em que proporciona economia de tempo e aumento de produtividade para as pessoas. Considere, a título de exemplo, os passos necessários para que um funcionário de uma organização qualquer recupere um documento em uma sala de arquivo: 1. Sair do seu posto de trabalho e caminhar até a sala de arquivos; 2. Encontrar o armário apropriado; 3. Encontrar a gaveta apropriada;

4 4. Encontrar a pasta apropriada na gaveta; 5. Encontrar o documento na pasta; 6. Retornar ao posto de trabalho com o documento; 7. Usar o documento; 8. Sair do seu posto de trabalho e caminhar até a sala de arquivos; 9. Retornar o documento ao seu lugar; 10. Retornar ao posto de trabalho. São dez passos para se encontrar e usar um documento. Entretanto, as coisas não funcionam sempre da forma descrita. Por exemplo, considere o seguinte: 1. O documento pode estar em uso por outra pessoa, assim o funcionário não terá acesso no momento imediato. Isso incorrerá em perda de produtividade duplicada, não apenas o funcionário não realizará a tarefa que exigia a obtenção do documento, como esta tarefa terá de ser realocada em momento menos conveniente. Além disso, caso a outra pessoa tenha se esquecido de devolver o documento, levará algum tempo para que este esteja disponível novamente. 2. O documento pode ter sido armazenado erroneamente; será então necessário uma procura manual nos locais onde este poderia ser logicamente encontrado. Além disso, o documento pode ter sido retornado a um local mais conveniente na visão do funcionário -- não onde ele deveria estar realmente. 3. Caso a empresa não permita levar documentos para seus postos de trabalho, então será necessário fazer uma cópia do documento. Na maioria das empresas tal procedimento exige autorização específica que será contabilizada em algum centro de custo -- assim a simples recuperação do documento custará dinheiro. Além disso, com esse procedimento a empresa acabará com várias cópias do mesmo documento; um funcionário não informado da atualização recente do documento poderá então estar usando uma versão desatualizada deste último. 4. Caso os arquivos, gavetas e pastas não tenham sido etiquetados de forma clara, a pesquisa pode demorar um tempo significativo. Este é um problema real, caso não haja uma pessoa responsável pela manutenção do sistema de arquivos. Os vários óbices listados acima podem não parecer muito problemáticos se tomados individualmente, porém, o total de tempo consumido mensalmente, de cada funcionário numa empresa que enfrente estes problemas será certamente considerável. Imagine quando a empresa interage extensivamente por telefone com seus clientes. Nesse caso, o cliente espera na linha enquanto o documento é recuperado, fato recorrente em empresas de contabilidade, por exemplo. Caso o cliente esteja usando um número do tipo 0800, esse procedimento irá incorrer em custos relevantes para a empresa. Multiplique este custo por várias pessoas e ele se tornará proibitivo. Por outro lado, um sistema de imagens de documentos permite localizar-se um documento quase que instantaneamente, sem que para isso o funcionário tenha que deixar seu posto de trabalho. Além disso, os documentos nunca são perdidos, armazenados incorretamente, ou indisponíveis e muito pouco tempo é necessário para

5 A imagem vinculada não pode ser exibida. Talvez o arquivo tenha sido movido, renomeado ou excluído. Verifique se o vínculo aponta para o arquivo e o local corretos. a recuperação e apresentação do documento na tela do computador ou na impressora. Vejamos a seguir os principais módulos que compõem um Sistema de Imagem de Documentos. 3 Capturando documentos Existem três métodos para se capturar arquivos para dentro do sistema de imagens de documentos. 1- Escaneamento, para arquivos em papel. 2- Conversão, para a criação de imagens eletrônicas inalteráveis de documentos. 3- Importação, para a criação de versões alteráveis de documentos eletrônicos. Vejamos cada um destes métodos separadamente. 3.1 Escaneamento O escaneamento de um documento produz uma imagem que será então armazenada no sistema. Para a escolha do scanner adequado é muito importante considerar o tamanho e volume de papel a ser escaneado e o investimento a ser feito. A capacidade para utilizar uma grande variedade de scanners é uma das características que definem um bom sistema de captura de imagens. Um scanner deve ter um sistema automático de alimentação (Automatic Document Feeder ADF) para funcionar a contento ligado a um SID. Esse dispositivo ADF permite que uma quantidade de papel seja colocada em uma bandeja e tracionada automaticamente, uma página de cada vez, acelerando o processo de escaneamento. Em geral, os scanners que não possuem ADF foram originalmente desenhados para a captura de imagens gráficas e requerem que cada documento seja inserido manualmente, Figura Erro! Indicador não definido. - Scanner com ADF. um de cada vez. Os scanners podem tratar uma grande variedade de tamanhos de papéis, desde cartões de visita até projetos de engenharia. A maioria das organizações necessita escanear documentos de tamanho padrão A4 (21,0 x 29,7 cm). Para os departamentos que utilizam plantas e projetos de arquitetura, por exemplo, existem scanners de grande porte que suportam documentos de tamanhos variados. Em geral, quanto maior o tamanho do papel que pode ser manipulado pelo scanner, maior será o seu custo. Outras opções, tais como cor ou gradação de cinza (usado para fotografia) também aumentam o preço dos scanners.

6 A velocidade do scanner é outra característica que deve ser considerada. Scanners para a captura de imagens manuseiam entre páginas por minuto. Eles podem ser simples ou duplos. Os scanners duplos permitem que ambos os lados de um documento de duas faces sejam escaneados de uma só vez. Assim como as outras opções, a velocidade e a capacidade de capturar documentos frente e verso aumentam o preço dos aparelhos. Em alguns casos, é mais econômico comprar dois scanners de capacidade para capturar 20 páginas por minuto do que um de 40 páginas por minuto. Porém, essa opção só poderá ser utilizada em sistemas de imagens de documentos que suportarem configurações com múltiplas estações de captura. Se existe um grande volume de documentos para ser escaneado, por exemplo milhares ou milhões de páginas, talvez seja mais prático e econômico contratar uma empresa para fazer o trabalho. Neste caso, o sistema de imagem precisará ser capaz de trabalhar com bancos de dados sincronizados entre a informações capturadas pela empresa contratada e aquelas escaneadas na própria organização. Em casos de terceirização, é também desejável que as imagens juntamente com os índices gerados, sejam transportáveis. É preciso se certificar de que os documentos escaneados fora da empresa poderão ser incorporados ao sistema sem interrupções ou reindexações já realizadas. Se a empresa possui vários escritórios e necessita compartilhar os documentos com cada um deles, a capacidade de transportar as informações constitui um meio simples de se distribuir arquivos. 3.2 Conversão A conversão de documentos é o processo de transformação dos documentos eletrônicos em imagens permanentes para serem armazenadas no SID. As aplicações do Windows, tais como Microsoft word, Excel ou Autodesk AutoCAD, podem imprimir arquivos gerando imagens inalteráveis. Essas imagens são geralmente armazenadas em arquivos no formato TIFF (Tagged Image File Format). O processo de conversão também gera um arquivo de texto completo, retendo o formato visual e o layout original do documento. Esse arquivo de texto pode ser usado para a indexação completa do documento o que, mais tarde, permite a recuperação das informações. Convertendo documentos em imagens A conversão eletrônica de documentos salta o processo de escaneamento, economiza papel e recursos de impressão e produz imagens de melhor qualidade que quando escaneadas a partir do papel. Esse método é o bastante adequado para arquivos eletrônicos permanentes. 3.3 Importação de documentos

7 A importação de arquivos é outro método eficaz para trazer para dentro do SID arquivos eletrônicos tais como documentos do office (da Microsoft), gráficos, áudio ou vídeos. Os arquivos podem ser movidos, arrastados e soltos, para dentro do sistema de imagens, mas são versões modificáveis e permanecem em seu formato original, por isso esse tipo de importação é o mais usado em sistemas GED. Esses arquivos podem ser visualizados em seu formato original ou ser usados através de um visualizador embutido no SID. 4 Armazenando Documentos Uma vez transpostos para dentro do sistema, os documentos devem ser armazenados por longos períodos de tempo. Os sistemas de armazenamento devem considerar as constantes e freqüentes alterações na tecnologia, o aumento do número e volume dos documentos e serem à prova do tempo. As necessidades de investimento e o orçamento designado para a guarda das imagens são certamente melhor determinadas pela própria organização interessada no processo. Um bom sistema SID deve ser capaz de usar os vários dispositivos de armazenagem disponíveis no mercado atual e futuro, isso garante uma armazenagem por longo tempo. Isso permite selecionar o melhor equipamento para as necessidades de cada organização, no momento e no futuro. Para garantir a capacidade de leitura no futuro, como o SID é usado para arquivamento digital de longo prazo, os arquivos devem de preferência ser armazenados em formato não-proprietário. A indústria de computadores avança tão rapidamente que a guarda de imagens de documentos ou arquivos texto em formato proprietário pode deixar a empresa refém da sorte e dos caprichos de uma única companhia. Atualmente existem 5 opções para armazenagem: Discos Rígidos (Hard drives); Discos tipo Magneto-óptico ; Vários tipos de Compact discs (CDs); DVDs (Digital Video Disk); CDs tipo WORM (Write Once, Read Many). As vantagens e desvantagens de cada uma destas mídias de armazenamento e estocagem são descritas abaixo. 4.1 Mídia magnética (discos rígidos) A velocidade cada vez maior no tempo de resposta e a dramática redução do preço faz dos discos rígidos ou RAID (Redundant Array of Independent Disks) a escolha mais comum para os sistemas de armazenamento.

8 Sistemas RAID permitem a formatação de múltiplos discos rígidos e, de forma transparente ao usuário, os coloca como um único dispositivo capaz de armazenar grandes volumes de dados. Esses sistemas protegem os dados contra perdas e danos fornecendo redundância de dados e tolerância à falha contra problemas de hardware. Esses dispositivos são relativamente baratos, podem ser acoplados e usados em conjunto para armazenar grande número de documentos e fornecem os melhores tempos de resposta. A desvantagem da mídia magnética é que, apesar de barata, ela ainda contém partes móveis sujeitas a falhas mecânicas. Os arquivos de dados podem ser completamente apagados. É preciso fazer backups regulares para que possam ser recuperados em caso de perdas ou de danos em arquivos. 4.2 Sistema Magneto-Óptico (MO) Já há alguns anos os discos MO representam uma alternativa bastante popular para se fazer backups de arquivos em computadores pessoais. Como o próprio termo diz, a mídia MO emprega as duas tecnologias: ótica e magnética para obter uma alta capacidade de armazenagem de dados. Um MO típico é um pouco maior que um disquete convencional de 3.5-polegadas, e tem aparência similar. Mas, enquanto o velho disquete pode armazenar 1.44 MB, um MO pode conter muito maior quantidade, variando de 100 MB a até vários GB. Um leitor de MO lê altas densidades de dados porque usa uma combinação de laser e de cabeça magnética de leitura e gravação. O laser aquece a superfície do disquete para que esta seja mais facilmente magnetizada, e permite também que a região magnetizada seja precisamente localizada e mais precisamente limitada. Um laser menos intenso é usado para ler os dados do disquete. Os dados podem ser apagados ou regravados um número ilimitado de vezes, como num disquete convencional de 3.5 polegadas. Os principais benefícios da mídia MO incluem a conveniência de transporte fácil, o baixo custo, a confiabilidade, e, para alguns modelos, uma grande disponibilidade de acesso pela padronização da indústria. Uma limitação do MO é que eles são relativamente lentos se comparados a outras mídias e ainda sujeitos a falhas mecânicas, apesar de serem mais rápidos que os disquetes convencionais. Os dados também podem ser completamente apagados. Com a diminuição agressiva nos preços dos discos rígidos a popularidade do MO tem sido mais e mais abalada.

9 A imagem vinculada não pode ser exibida. Talvez o arquivo tenha sido movido, renomeado ou excluído. Verifique se o vínculo aponta para o arquivo e o local corretos. A imagem vinculada não pode ser exibida. Talvez o arquivo tenha sido movido, renomeado ou excluído. Verifique se o vínculo aponta para o arquivo e o local corretos. Figura Erro! Indicador não definido. - Driver de leitura e discos Magneto-Ópticos. Os MOs podem ser usados em jukeboxes com capacidade para armazenar centenas de discos. 4.3 Compact Discs CD são discos de plástico usados para guardar informação digital inventados pelas empresas Sony e Philips no início dos anos 80. Originalmente desenvolvidos para sistemas de áudio como uma alternativa aos discos de vinil e fitas (audiotapes), os CDs são hoje também extensivamente usados para armazenar dados. A informação digital é gravada em um CD, codificada em uma série de covas microscópicas na superfície reflexiva de alumínio do disco. O disco é protegido por uma cobertura de plástico transparente e é lido por um dispositivo que usa luz infra-vermelha para ler os padrões formados pelas superfícies cavadas ou lisas gravadas no disco. Como nada fica em contato direto com a porção codificada do CD, ele não se desgasta no processo de leitura. Os formatos padrão de CDs incluem o CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory) que são mídias pré-impressas e não graváveis; os CD-R (CD Recordable) que podem ser gravados uma única vez; e os CD-RW (CD Rewritable), que podem ser regravados inúmeras vezes. Os CDs são mídias seguras que fornecem armazenagem por longos períodos, em alguns casos até 100 anos. Além disso, não requerem máquinas ou programas especializados para recuperar a informação gravada. Os CDs seguem especificações ISO-9600, o que lhes garante acesso em diversas plataformas, diferentemente dos discos Magneto-Óptico. Uma desvantagem é a limitação da capacidade em 650MB. Os CD-ROMs são acessados através de drivers, com torres e jukeboxes para mais de 500 discos, sendo um método conveniente para armazenar um grande número de imagens de documentos. 4.4 DVDs Os DVDs (Digital Video Disc) representam a última geração da tecnologia de armazenamento ótico. Um DVD é essencialmente um CD maior e mais rápido que pode conter mais informações, vídeo, áudio e dados binários. O DVD atinge grande

10 capacidade de armazenamento colocando mais dados no mesmo espaço físico que o CD, o que é pôde ser feito através de várias alterações: As trilhas são mais próximas umas das outras. A distância inter-trilhas foi reduzida para 0.74 micron, menos da metade da distância em um CD, que é de 1.6 micron; Os pequenos furos em cada trilha são ainda menores; Novas tecnologias de compressão de dados mais eficientes, que minimizam o armazenamento de dados repetitivos e desnecessários; Duas camadas separadas de trilhas podem ser combinadas em um único disco. Assim como os CDs, os DVDs permitem também acesso randômico a qualquer ponto do disco. Não há necessidade de se avançar e retornar seqüencialmente como nas fitas e, claro, não há necessidade de se rebobinar. Como em toda tecnologia ótica, não existe contato entre a superfície do disco e uma cabeça física de leitura. O disco é tocado por um feixe de luz laser, o que não traz desgaste ou estrago ocasionado pela leitura repetitiva de uma determinada área do disco. Além disso, a camada plástica superior protege o disco contra impressões digitais e poeira. Os cuidados são os mesmos que para os CDs. Isso significa que os DVDs podem ser tocados milhares de vezes e representam hoje a melhor opção de longo prazo para armazenagem nos SIDs. A desvantagem dessa mídia é seu custo elevado e a batalha por padronização travada pelos fabricantes que ainda não se estabilizou. Entre o VHS e o Beta, diferentes fabricantes estão usando formatos diferentes para os DVDs regraváveis. 5 Indexando documentos Cada vez que um escritório recebe ou gera documentos em papel, estes precisam ser organizados para serem utilizados posteriormente. Geralmente os documentos são etiquetados, ordenados, indexados e colocados em pastas e armazenados em um arquivo físico. Sem o cumprimento destes passos, nada poderia ser encontrado em uma organização com certo grau de dinâmica e complexidade. O cenário não se modifica em se tratando de documentos eletrônicos. Um sistema de imagens de

11 documentos deve poder propor diferentes métodos para se organizar informações para uso futuro. Qualquer que seja a metodologia utilizada, esta deve ser facilmente compreendida e utilizada pelas pessoas encarregadas de recuperar documentos assim como pelas pessoas encarregadas de organiza-los. Não há consenso sobre o quanto as políticas de uma instituição deveriam ou poderiam ser alteradas para implantação de um sistema de imagens de documentos. Em geral, quanto mais um SID puder se adaptar aos procedimentos existentes melhor e mais chances o sistema terá de ser efetivamente utilizado no dia-a-dia pelos funcionários. Existem três formas básicas para se organizar documentos em um SID: Indexação por campos (Index Fields); Indexação de texto completo (Full-text Indexing); Diretório/Arquivo. 5.1 Indexação por campos Um método tradicional usado para arquivos em papel que pode ser facilmente transposto para um sistema eletrônico com vantagens é a indexação de documentos usando campos de categorias e palavras-chave. Um SID deve permitir aos usuários adaptar templates (moldes de telas) com os campos a serem indexados de forma flexível, possibilitando a criação de telas de recuperação de documentos com diferentes tipos de campos, como data, número etc. Campos de índices podem ser utilizados para categorizar documentos, rastrear a criação ou datas de retenção, gravar o assunto, entre outros usos. Um SID deveria igualmente permitir o uso de menus para agilizar a escolha dos campos de índice e possuir ferramentas para auxiliar a entrada de informações de forma automática nesses campos. 5.2 Indexação de texto completo Provendo indexação de texto completo, um SID elimina o tempo necessário para que pessoas qualificadas leiam e indexem manualmente os documentos utilizando palavras-chave. Para oferecer essa funcionalidade o software deve possuir capacidade de OCR (Optical Character Recognition). Este processo lê uma página escaneada e então indexa cada palavra da página. Isso reduz dramaticamente o custo de indexação e provê ao mesmo tempo melhoria da capacidade de recuperação de documentos. Com a indexação de texto completo, documentos podem ser encontrados utilizando-se qualquer palavra ou frase que possa estar presente no documento, mesmo que as palavras não sejam parte das palavras-chave utilizadas na indexação por campos. Concluindo, deve-se ressaltar que existe ainda a questão da língua. Tipicamente, quando o OCR original é aplicado o sistema usa um alfabeto inglês. Caso seja necessário o uso de multilinguagem, então o sistema deve suportar OCR e a busca

12 considerando outras línguas. Além disso, é preciso ou desejável que o sistema realize o OCR e a indexação de texto completo sem intervenção humana. 5.3 Folder/File Structure Juntamente com a indexação por campos e por texto completo, um SID deverá prover também um modo visual para se encontrar documentos. Na maioria dos escritórios, documentos são normalmente encontrados procurando-os em determinadas pastas, em uma gaveta em arquivos físicos. Um SID deve recriar esse sistema hierárquico através da visualização de pastas aninhadas em vários níveis. A interface com visualização gráfica de uma estrutura de pastas facilitará a transição de um sistema de armazenagem em papel para o sistema eletrônico e tornará o sistema mais fácil de usar, principalmente por usuários inexperientes. 6 Recuperando documentos A qualidade do processo de recuperação de documentos está diretamente ligada ao sistema de indexação utilizado. O sistema deve interagir com os usuários através de ferramentas simples e intuitivas, sem a necessidade de uso de códigos, símbolos ou operadores complicados e difíceis de memorizar. Isso é importante, pois possibilita a localização de qualquer documento da coleção com base apenas no que o usuário sabe no momento sobre o documento. Em alguns casos isso significa ter que navegar em uma árvore de pastas (diretórios), em outros, significa realizar uma pesquisa por campos. Por outro lado, se tudo o que o usuário souber sobre o documento for uma palavra ou frase que ele contém, a pesquisa em texto (full-text) ajudará a recuperar os arquivos relevantes. Qualquer que seja o método utilizado, o importante é que o processo de recuperação de documentos pelo usuário seja absolutamente intuitivo, simples e amigável. Usuários familiarizados com o conteúdo de um documento devem poder usar esta informação para encontrar exatamente o que precisam. Alguns sistemas permitem apenas busca por palavras-chave indexadas. Este método nem sempre ajuda já que, em geral, a pessoa que selecionou as palavras-chave não é a mesma que irá procurar o documento. Para ser realmente útil o sistema deve permitir a pesquisa baseada na indexação completa do texto (full-text indexing). Da mesma forma, utilizar o nome do documento ou a árvore de diretórios pode ser simples e intuitivo, mas pode também não ser o melhor método ou o mais rápido. Algumas vezes a pessoa sabe exatamente qual documento procura, mas não sabe onde ele pode ser encontrado, em qual diretório foi colocado, ou como o documento foi nomeado. Usar campos indexados para encontrar um documento particular também pode ser útil. Um sistema completo deve oferecer aos usuários a possibilidade de criar moldes

13 (ou templates) de formulários de busca com campos definidos pelo usuário. Pesquisas por campos indexados permitem aos usuários passarem por milhões de registros instantaneamente a procura do que lhes interessa. Claro que nesse caso o usuário deverá estar consciente de como o documento foi categorizado e quais campos indexados foram associados aos documentos. Para maximizar a efetividade das buscas um sistema completo deve ser capaz de combinar pesquisa por campos com pesquisa em texto. 7 Controlando o Acesso Finalmente, um componente importante e mesmo de presença obrigatória em um SID é o módulo de controle de acesso. Ambientes computacionais modernos estão configurados, em geral, em rede permitindo que pessoas diferentes utilizem diversos tipos de equipamentos a partir de diferentes localidades para pesquisar informações. Um sistema para ser completo deve oferecer aos seus diferentes usuários níveis de acesso apropriados, sem comprometimento da confidencialidade ou da segurança. Assim, um sistema deve apresentar duas características fundamentais: disponibilidade ampla; segurança. 7.1 Disponibilidade Ampla Um SID deve oferecer diferentes formas de acesso aos arquivos. O método mais usado é o do modelo cliente/servidor, que disponibiliza uma aplicação cliente específica no desktop do usuário. Essa interface permite o escaneamento, indexação e recuperação de documentos. O controle da documentação por imagem não deve e não pode ser mais um processo restrito a um único escritório. Cada vez mais os usuários em escritórios localizados remotamente necessitam de mobilidade para a troca de documentos com colegas, ou para poderem trabalhar a distancia. Freqüentemente realizado com uso de CDs, notebook, ou . Além disso, o compartilhamento de documentos através da Internet ou intranet permite que a aplicação de controle documental seja disponibilizada por toda a rede da empresa e até para o público externo. Usuários devem ser capazes de pesquisar, recuperar e visualizar documentos com a ajuda de qualquer navegador web por mais simples que seja, de qualquer local e plataforma computacional (Windows, Macintosh, Unix, etc.). 7.2 Segurança Como as organizações usam os SIDs para arquivar uma grande variedade de documentos, públicos e privados, um sistema de controle de acesso deve estar presente e é fundamental. O controle deve permitir ao administrador do sistema

14 determinar quais diretórios e documentos os determinados usuários podem visualizar, e quais ações podem executar nos documentos (editar, copiar, deletar, etc.). Um sistema de segurança robusto deve dar acesso a todas as pessoas autorizadas, seja local ou remotamente através da Web, tudo isso sem comprometer a segurança. 8 Considerações finais Os Sistemas de Imagem de Documentos visam desenvolver princípios que melhorem a produtividade em ambientes organizacionais com atividades que fazem uso de grande quantidade de documentos em papel, tais como, gerenciamento de processos jurídicos, manutenção de registros de pacientes, processamento de cartão de crédito, processamento de patentes e processamento de pedidos, manutenção de registros pessoais, etc. Tais sistemas propiciariam basicamente três benefícios: 1. Economia de espaço físico nas organizações; a digitalização e o armazenamento de imagens eletrônicas dos documentos eliminaria a necessidade de grandes armários-arquivos. Isso, evidentemente, quando a substituição for desejada. Um único CD-ROM pode conter até páginas. 2. A possibilidade de recuperação rápida de várias categorias de documentos e por várias pessoas ao mesmo tempo. Além da economia do tempo gasto com arquivos mal armazenados e/ou mal classificados. 3. A possibilidade de se fazer cópias de segurança, em CDs/DVDs ou discos magneto-ópticos, dos documentos vitais para a organização, e armazenamento delas fora do seu local original, por medida de segurança. Nota-se nas organizações atuais que a maioria dos documentos não é copiada por falta de espaço para armazenar as cópias. Este tipo de sistema de gestão de imagens de documentos suscita vários problemas que fazem parte atualmente de uma vasta área de pesquisa dividida em duas linhas de principais, Sistema de Imagens de documentos (ou "Document Imaging Systems") e ainda, mais genericamente o GED (Gestão Eletrônica de Documentos ou "Management of Electronic Records"). Pode-se verificar, pela literatura da área, que o estágio atual de evolução científica e tecnológica ainda é muito recente, os padrões estão sendo desenvolvidos e propostos ao mercado. Ainda há um largo campo para pesquisa de novos métodos e técnicas para minimizarem os problemas da gestão de documentos. 9 Bibliografia [1] FLORES, Daniel. Análise do programa de legislação educacional integrada Prolei: uma abordagem arquivística na gestão eletrônica de documentos GED Dissertação de Mestrado, UFSM, Santa Maria, RS, Brasil, 2000.

15 [2] KOCH, Walter. Gerenciamento eletrônico de documentos GED. São Paulo: Cenadem, [3] Bax, MP. Projeto SigDoc, sistema de gestão documetal por imagem, Projeto de pesquisa submetido à FAPEMIG e aprovado em >> FIM <<

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