5 S como gerenciar o seu computador

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2 5 S como gerenciar o seu computador Instituto Biológico 13/06/12

3 Introdução 5 S

4 Origem do programa 5 S? O programa foi desenvolvido no Japão na década de 50, após a Segunda Guerra Mundial, quando o país vivia uma crise de competitividade, e as fábricas japonesas precisavam de uma reestruturação e uma limpeza geral, então surgiu os 5 S, que vieram para liberar áreas, facilitar a localização de recursos disponíveis, evitar desperdícios, colocar tudo em seu respectivo lugar... O objetivo específico dessa ferramenta é melhorar o ambiente e as condições de trabalho, tonando-o altamente estimulador. É um modelo prático que vem sendo utilizado com sucesso no Brasil desde 1990.

5 Definição A denominação 5 S se deve às cinco palavras iniciadas pela letra S, quando pronunciadas em japonês. São elas: 1 - SEIRI - Utilização 2 - SEITON - Arrumação, Ordenação 3 - SEISO - Limpeza 4 - SEIKETSU - Saúde e Higiene 5 - SHITSUKE Autodisciplina

6 3 Sensos que andam juntos: SEIRI, SEITON e SEISO Senso: Seiri Utilização O senso de utilização está em identificar e selecionar os objetos, documentos e dados necessários e desnecessários. Fica no local apenas o que é necessário e adequado à execução das atividades e ao ambiente de trabalho. Talvez, algo que não sirva para você, pode servir para outro colega ou setor. Necessário Desnecessário Uso diário Uso Ocasional Necessário, mas de uso ocasional Úteis ou Valiosos Sem uso, não valioso Manter próximo ao local de uso Guardar em local de fácil acesso Guardar separados em local determinado Disponibilizar para onde for útil ou para a Guarda Seletiva Dispor de imediato

7 3 Sensos que andam juntos: SEIRI, SEITON e SEISO Senso: Seiton Ordenação Definir, arrumar e ordenar aquilo que permaneceu no setor, estabelecer locais próprios e critérios para estocar, guardar ou dispensar documentos, materiais, objetos, etc. de modo a facilitar a localização rápida e segura. Melhorar a comunicação visual dos documentos e objetos, utilizando símbolos, placas, cores, rótulos e padronizando os processos, de modo que qualquer pessoa possa reconhecer e localizar facilmente documentos e instalações.

8 Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar: Quem organiza vive e trabalha melhor. Nada como encontrar com facilidade os objetos que precisamos: limpos, organizados e com identificação necessária. Não perdemos tempo e evitamos erros e dores de cabeça. É isso mesmo: a bagunça faz com que as pessoas desconfiem uma das outras. É só alguma coisa sumir para haver troca de acusações. Isso não acontece quando existe um lugar para cada coisa e quando todos respeitam a organização: usam, limpam e guardam os objetos no lugar onde encontraram.

9 3 Sensos que andam juntos: SEIRI, SEITON e SEISO Senso: Seiso Limpeza Zelar pelos objetos e materiais de trabalho. É o senso de preservação /conservação. Evitar o desperdício e não sobrecarregar equipamentos. O importante é usar e deixar sempre limpo e nas condições adequadas para ser utilizado posteriormente e mais importante que limpar, é não sujar.

10 Regras Básicas para criar um ambiente de trabalho saudável Abriu... Feche. Acendeu... Apague. Ligou... Desligue. Desarrumou... Arrume. Sujou... Limpe. Quebrou... Conserte. Pediu emprestado... Devolva. Prometeu... Cumpra. É de graça... Não desperdice. Está usando algo... Tenha cuidado. Não sabe usar... Chame quem sabe. Para pegar... Peça licença. Não sabe como funciona... Não mexa. Não sabe fazer melhor... Não critique. Ofendeu... Peça desculpas.

11 Seiketsu Senso: Seiketsu Saúde e Higiene Tem como objetivo cuidar da saúde física e da segurança pessoal e coletiva. Busca também a questão da higiene mental, atuando por meio das relações humanas. Desta forma, eleva o nível de satisfação dos funcionários e divulga positivamente a imagem do setor.

12 Shitsuke Senso: Shitsuke - Senso de Autodisciplina Visa cumprir objetivos técnicos, morais e éticos estabelecidos pela empresa, colocar em prática o que se aprende. Esse é o S mais complexo, porque é o momento em que todos já devem executar as tarefas como hábito, sem achar que já está tudo funcionando perfeitamente ou que não há nada mais para evoluir. Ao contrario, a autodisciplina requer constante aperfeiçoamento, se está bom pode ficar ainda melhor. A criação de um ambiente de trabalho disciplinado é a medida mais importante para garantir a continuidade do programa. É o querer de fato; O ter vontade de... O se predispor a...

13 Programa 5 S Cada fase é intimamente ligada à outra, sendo também um pré-requisito para a consolidação da fase seguinte. Uma vez iniciado o processo, fica mais fácil dar continuidade à implantação do método. RODAPÉ

14 5 S como gerenciar o seu computador

15 5 S como gerenciar o seu computador Não existe uma sistemática formada para utilização dos 5 S nos computadores. Algumas empresas até tentam inserir essa prática, mas na criação dos 5 S na década de 50 não existiam computadores pessoais, por isso não houve a preocupação de desenvolver uma cultura para adoção dos 5 S no uso de computadores. A questão é que atualmente estamos cada vez mais dependentes dos computadores, mas muitas pessoas e empresas ainda não perceberam essa necessidade. Isso leva a um acúmulo de memória dos computadores e perda de tempo dos funcionários na localização de arquivos.

16 Objetivos da prática dos 5 S no computador -Impedir o acúmulo de memória dos computadores e servidores. De modo geral os computadores encontram-se limitados nas quantidades de memória que podem conter. Existem limitações quanto ao hardware e ao software. - Impedir a perda de tempo na localização de arquivos. RODAPÉ

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18 Etapas de implantação do Programa 5 S no computador 1ª Backup Não confie na sorte, proteja seus arquivos 2ª Seiri Senso de Utilização Separar o que é necessário do desnecessário 3ª Seiton Senso de Ordenação Arrumar e organizar 4ª Seiso Senso de Limpeza Manter a limpeza 5ª Seiketsu Senso de Saúde Utilize o computador com prudência, cuide de sua saúde 6ª Shitsuke Senso de Autodisciplina Disciplina, bom senso, hábitos e controle de si mesmo

19 1ª ETAPA - Realizar um backup dos arquivos mais importantes Necessidade constante, realidade ignorada... Como diria Murphy... Se há a possibilidade de algo dar errado, dará errado! Opções: CD, Pen Drive, HD externo e HD virtual

20 2ª ETAPA SEIRI Senso de Utilização Manter apenas o necessário Necessário Desnecessário Uso diário Uso Ocasional Necessário, mas de uso ocasional Úteis ou Valiosos Sem uso, não valioso Manter pasta ou arquivo na área de trabalho Guardar em local de fácil acesso. Exemplo: Meus documentos Guardar separados em local determinado, CDs, Pen Drives, etc. Disponibilizar para onde for útil Dispor de imediato - Lixeira -Excluir fotos e apresentações pesadas (cópias em CD)

21 3ª ETAPA SEITON Senso de Ordenação Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar. - Ordenar os arquivos por suas características, criando pastas temáticas, - Renomear arquivos e diretórios que estão com denominações confusas, de modo que qualquer pessoa possa identificá-los,

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23 4ª ETAPA SEISO Senso de Limpeza Mais importante que limpar, é não sujar. Evite sobrecarregar a memória dos computadores, evitando lentidão.

24 3 Sensos que andam juntos: SEIRI, SEITON e SEISO Esses recursos devem estender-se a caixa de Correio Eletrônico, que normalmente é indevidamente entendida como sendo um espaço de Uso Pessoal. Isto porque os usuários, pelo fato de acessarem com uma senha, acreditam que a empresa não deve monitorar as mensagens ali presentes, mas esquecem que grande parte deste conteúdo refere-se a sua rotina de trabalho. Logo, devem estar devidamente ordenadas para que sejam localizadas facilmente por possíveis substitutos. Da mesma forma que as pessoas costumam ter gavetas e até armários para a guarda de objetos pessoais, elas podem criar uma subpasta na sua caixa de correio eletrônico para o arquivamento de documentos puramente pessoais.

25 5ª ETAPA SEIKETSU Senso de Saúde e Higiene Cada vez mais o computador passa a fazer parte do cotidiano das pessoas, seja para fins profissionais, para estudos ou mesmo para diversão. Como conseqüência, muita gente acaba passando várias horas por dia na frente do PC, e isso pode, mais cedo ou mais tarde, resultar em problemas de saúde. Vejamos a seguir 10 dicas simples de uso correto do computador. 1 - Cuide de sua postura Ao se sentar, mantenha suas costas retas, de forma que estas se apóiem no encosto da cadeira (não use cadeiras sem encosto ou com encosto pequeno). Não deixe seus ombros caídos e não adiante suas pernas de forma que seus pés fiquem muito à frente da linha dos joelhos, como se você fosse se deitar. Deixe suas coxas posicionadas no assento da cadeira;

26 5ª ETAPA SEIKETSU Senso de Saúde e Higiene 2 - Deixe os pés retos Os pés devem ficar completamente no chão, ou seja, não podem ficar inclinados, com somente os dedos tocando a superfície. Caso a cadeira seja muito alta para você, use um apoiao para os pés. 3 - Mantenha o monitor em frente ao seu rosto Mantenha o monitor numa posição frontal ao seu rosto, de forma que você não tenha que levantar a cabeça ou girá-la para ver a tela do computador. 4 - Fique a pelo menos 50 cm de distância do monitor Se você ficar com a cara "grudada" no monitor, seus olhos ficarão cansados rapidamente e você acabará forçando-os para enxergar. Por isso, mantenha uma distância de pelo menos 50 cm da tela do computador. Ajuste os níveis de contraste e de brilho do monitor e use modelos que ofereçam boa qualidade visual. Ajuste também a resolução do equipamento para um padrão confortável aos seus olhos - se as letras ou se os objetos exibidos na tela lhe parecerem muito pequenos, use uma resolução maior para que você não tenha que se esforçar para enxergá-los.

27 5ª ETAPA SEIKETSU Senso de Saúde e Higiene 5 - Levante-se a pelo menos cada 50 minutos Não é bom para o corpo permanecer muito tempo numa mesma posição. Por isso, levanta-se a cada 50 minutos. Se, por exemplo, você estiver em um escritório, vá ao banheiro ou vá beber água. Se o telefone tocar em outra mesa, vá até lá andando, evite chegar ao local se empurrando em uma cadeira com rodinhas. 6 - Pisque mais Piscar mais? É! Quando você fica prestando muita atenção no monitor (ou na televisão), normalmente você pisca menos e, logo, seus olhos podem começar a arder. O mesmo efeito pode ocorrer se você ficar muito tempo em um ambiente com ar condicionado. Por isso, ao sentir sinais de ardência ou irritação nos olhos, comece a piscar mais. Você também pode fazer compressas (com água fria!) e aplicar sobre os olhos por 3 minutos (com eles fechados, obviamente).

28 5ª ETAPA SEIKETSU Senso de Saúde e Higiene 7 - Use teclados e mouses ergonômicos Dê preferência a teclados e mouses ergonômicos. Estes são projetados para prover maior conforto ao utilizador, assim como são preparados para evitar ao máximo lesões por esforço repetitivo. Além disso, alguns modelos contam com um suporte para os punhos, como o teclado exibido abaixo. No caso de mouses, você pode optar por um mousepad (material de plástico ou de borracha que serve de base para o mouse) com uma espuma que também tem a função de manter seus punhos devidamente posicionados.

29 5ª ETAPA SEIKETSU Senso de Saúde e Higiene 10 - Algum desconforto? Vá ao médico! Se você sentir, por exemplo, dor ou formigamento nas costas e nos braços, visão cansada ou freqüentemente irritada após o uso do computador, não hesite, vá ao médico! Esses são sinais de alerta que o seu corpo está dando e, se você não der a devida atenção ao problema, poderá ter uma lesão que se agrava com o passar do tempo. Se você trabalha em uma empresa, também é conveniente avisar seus superiores, caso note que as condições de trabalho não são adequadas. Por fim, em seu cotidiano, é recomendável fazer exercícios físicos e alongamentos. Para isso, procure orientação profissional, assim você poderá executar essas atividades de maneira correta e segura. Nota: as orientações aqui apresentadas foram baseadas em instruções cedidas por profissionais no assunto. Escrito por Emerson Alecrim - Publicado em março/ Atualizado em junho/2012

30 6ª ETAPA SHITSUKE Senso de Autodisciplina Esse é o S mais complexo, porque é o momento em que todos já devem executar as tarefas como hábito, sem achar que já está tudo funcionando perfeitamente ou que não há nada mais para evoluir. Ao contrario, a autodisciplina requer constante aperfeiçoamento, se está bom pode ficar ainda melhor. Autodisciplina para manter a continuidade do programa.

31 EXERCÍCIO Cenário simples: Só existe uma porta para o mundo digital na casa, ou seja, um computador para toda a família. O pai (José - consultor executivo) com suas planilhas e documentos, a mãe (Helena dona de casa) com suas receitas, músicas e fotos, e o filho (Pedro) com seus jogos, trabalhos de escola e músicas. Logo as pessoas tornam o PC um membro da família, coisa normal nos dias de hoje, mas dessa forma fica difícil encontrar os arquivos rapidamente. Utilize os conhecimentos adquiridos aqui para ajudar a família a organizar-se. Fotos Receita s Músicas Relatórios Jogos Trabalhos escolares Gráficos

32 niver fotos Pedro Fotos Natal na tia Lice Gráficos de faturamento Torta delícia Bolinho de carne Jogo corrida Relatório financeiro - março Jogo guerra dos mundos Bolo de café Jogo detonar II Gráfico Balanço final Fotos feriado Música Roupa Nova CD1 Relatório financeiro - fevereiro Tchu-Tcha Ai se eu te pego Fotos Show Reginaldo Rossi Música Roupa Nova CD1 Fotos das Férias Bolo de café Relatório financeiro - janeiro Trabalho de História Bolo de vó Ciências Detalhes - Roberto Carlos Jogo power soco Bolo de café Músicas balada Trabalho de artes Relatório financeiro abril Iniciar

33 Helena Pedro José Iniciar

34 Helena Fotos Músicas Aniversário Pedro/09 Roupa Nova CD1 Natal na tia Lice/11 Detalhes - Roberto Carlos Show Reginaldo Rossi Feriado 07/09/11 Férias no RJ - fev/12 Receitas Torta delícia Bolinho de carne Bolo de vó Bolo de café Pedro Jogos Trabalhos de escola Músicas Guerra dos mundos História II Guerra Mundial Tchu-Tcha Detonar II Corrida Power soco Ciências - Água Ai se eu te pego Balada Artes Cores primárias José Empresa X Relatórios financeiros Gráficos Jan/12 Fev/12 Mar/12 Abr/12 Faturamento Balanço Final

35 Como implantar o programa em sua empresa 1 - Trabalhe em equipe com o setor de TI (Tecnologia e Informação); 2 - Treine os funcionários como executar os 5 S nos computadores; 3 - Programe um dia D para execução dos 3 primeiros Ss; 4 - Eleja facilitadores, isto é, pessoas que entendam um pouco mais de informática para auxiliar os que têm maior dificuldade;

36 Como implantar o programa em sua empresa 5 Divulgue: Faça cartazes e espalhe-os pela empresa, mande s e deixe todos bem informados e empolgados com o início do programa; 6 - Divulgue os resultados: Da mesma forma que no lançamento do 5S são divulgados os volumes de materiais descartados, a área de Tecnologia e Informação deve informar de maneira ilustrativa o volume de memória liberada por cada departamento, em valores absolutos e em valores relativos. Não é interessante que estes números sejam utilizados para premiar ou destacar determinada área, já que eles não obrigatoriamente representam o nível de esforço e de organização dos departamentos; 7 - O Gestor do 5S, em conjunto com a área de Tecnologia e Informação, deve divulgar de maneira gradual e com ilustrações, regras e dicas para a otimização do uso dos computadores;

37 Como implantar o programa em sua empresa 8 - Auditar os Computadores: Incluir os computadores nas auditorias do 5S. Esta auditoria deve ser realizada por amostragem, uma ou duas pessoas da área para apresentar os Diretórios sob responsabilidade e a sua caixa de Correio Eletrônico. O auditor, assim como já ocorre nas auditorias das áreas, utiliza as possíveis regras da empresa e/ou do departamento, além do bom senso aplicado a cada S, para verificar o nível do 5S, registrando as oportunidades de melhorias e destacando os pontos fortes. 9 - Melhorar continuamente as práticas de 5S Assim como ocorre com a prática do 5S nos ambientes físicos, as áreas recebem no relatório das auditorias as oportunidades de melhorias, elaboram e executam o plano de ação. Entre as auditorias, o facilitador de 5S da área inclui nas auto-avaliações os ambientes eletrônicos. O Gestor do 5S e a área de Tecnologia e Informação devem continuar divulgando resultados e dicas para motivar as pessoas a manterem a limpeza e a organização de seus computadores no dia-a-dia.

38 Dicas para a otimização do uso dos computadores - Estabelecer um período para fazer análise dos arquivos guardados buscando eliminar os desnecessários; -Retirar da caixa de entrada arquivos obsoletos e aqueles que podem ser arquivados em outras pastas, na rede ou na CPU; - Acabar com as chamadas linguiças no word, o maior problemas desse recurso é o tamanho do arquivo. Que pode resultar em atraso na digitação do documento, lentidão na rolagem e permitir que o arquivo seja corrompido;

39 Dicas para a otimização do uso dos computadores - Evitar deixar para o dia seguinte a resposta para as mensagens recebidas; - Dar um destino efetivo no primeiro contato com a mensagem. Lembrar que este é o momento mais adequado para o usuário tratá-la; - Esvaziar as pastas de itens excluídos e limpar periodicamente a pasta de itens enviados; - Não passar correntes ; - Dê preferência por arquivos de imagem em formato JPG, PNG ou até mesmo GIF. Estes arquivos costumam ter bons padrões de qualidade e não consomem muito espaço em disco e memória;

40 Dicas para a otimização do uso dos computadores - Não arquivar, em dois lugares, documentos e anexos recebidos; - Dar uma denominação mais familiar para anexos recebidos e que necessitam ser arquivados fora da caixa de correio; - Criticar o emitente quando receber mensagens desnecessárias e carregadas de figuras em que nada acrescentam; - Não guardar arquivos desnecessariamente; - Procurar salvar fotos e apresentações pesadas em CD s.

41 O sucesso é a soma de pequenos esforços repetidos dia sim, e no outro dia também. (Robert Collier)

42 OBRIGADA

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