O PROCESSAMENTO DAS INFORMAÇÕES ARQUIVÍSTICAS EM UMA ORGANIZAÇÃO DE ENSINO DA AERONÁUTICA PARA O USO DO ADMINISTRADOR.

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1 Programa de Pós-graduação em Ciências Aeroespaciais - UNIFA 382 O PROCESSAMENTO DAS INFORMAÇÕES ARQUIVÍSTICAS EM UMA ORGANIZAÇÃO DE ENSINO DA AERONÁUTICA PARA O USO DO ADMINISTRADOR. RESUMO Vilma Jesus de Oliveira 1 Os arquivos constituídos no Comando da Aeronáutica são arquivos públicos e foram formados em razão de suas atividades específicas fundamentadas em sua missão, sendo constituídos, dentre outros, de informações administrativas. Este trabalho tem o objetivo de descrever o fluxo de processamento das informações arquivísticas em uma Organização Militar (OM) educacional da Aeronáutica. O referencial teórico deste estudo está situado em conceitos de Rousseau & Couture (1994) sobre organização da informação, e de outros autores como, Schellenberg (2002) sobre a teoria das três idades de arquivos. As características do processamento das informações arquivísticas foram identificadas a partir de uma pesquisa de abordagem qualitativa dos dados contidos nas fontes primárias e secundárias de natureza documental e bibliográfica, além de pesquisa de campo realizada nos setores ligados aos arquivos da escola estudada. Os resultados se constituíram em um conjunto de informações que permitiram o conhecimento das fases pelas quais os documentos e assuntos pertinentes ao ensino são processados, desde a sua entrada na OM até o seu recebimento pelo administrador da Organização. Palavras-chave: Informações arquivísticas. Arquivos. Escola militar. Processamento de informações. INTRODUÇÃO A demanda de informações precisas a cada dia é ampliada, exigindo das Organizações Militares (OM) do Comando da Aeronáutica (COMAER) um efetivo apoio e assessoramento de pessoal técnico especializado na sua administração. Os arquivos são um dos repositórios de informações, bem como as bibliotecas, museus e centros de documentação ou informação, que necessitam ser gerenciados adequadamente de forma a atingir os objetivos para os quais foram criados. Os arquivos visam também a sua função básica que, segundo Paes (1997, p.20), é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob a sua guarda.. O objetivo deste artigo é descrever o fluxo de processamento das informações arquivísticas em uma Organização Militar educacional da Aeronáutica. 1 Ten Cel da Aeronáutica, arquivista, mestranda em Ciências Aeroespaciais pela Universidade da Força Aérea.

2 Programa de Pós-graduação em Ciências Aeroespaciais - UNIFA 383 Este trabalho traz ao contexto uma pesquisa que tem como tema o estudo das informações arquivísticas no COMAER, envolvendo uma de suas Organizações da área de ensinoe, abrange o período a partir do ano de 1993 aos dias atuais. A Escola está situada no Rio de Janeiro, e foi selecionada para o trabalho de pesquisa considerando-se o seu perfil e a área de atuação no campo do conhecimento relacionado ao COMAER, a saber: o Ensino Militar. O Comando da Aeronáutica, órgão integrante da Estrutura Regimental do Ministério da Defesa (MD), desde a sua criação como Ministério da Aeronáutica em 1941, tem suas informações arquivísticas, produzidas e recebidas ao longo de 69 anos de existência, armazenadas em arquivos constituídos em suas OM. Dentre as suas Organizações constituídas e a pluralidade de seus sistemas normatizadores, situa-se o Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica (CENDOC), criado no ano de 1977, O CENDOC é um dos órgãos normativos do COMAER sendo responsável pelos Sistemas de Documentação, de Histórico e de Cerimonial. (BRASIL, 1974). No campo da normatização, além de regulamentos e regimentos internos, existem no COMAER outros conjuntos, como por exemplo, as normas básicas que também orientam e padronizam as atividades dos arquivos. Desde 1993 foi editada pelo Comando-Geral do Pessoal (COMGEP) e o CENDOC uma Norma de Sistema (NSMA 214-1) específica sobre o assunto para aplicação em todas as OM do Comando da Aeronáutica. Dessa maneira, saber como está ocorrendo na prática o uso dessas normas; como as informações dos arquivos, organizados ou não, estão sendo processadas e fazem a interface como instrumento de apoio a decisão do dirigente da Escola, são dados relevantes para a realização deste trabalho. Dentre os aspectos que justificaram a pesquisa apresentada neste trabalho, cabe destacar: - o fato de que desde 1993, por meio da Organização responsável pelo Sistema de Documentação da Aeronáutica, foi editada a primeira Norma de Sistema que orienta sobre os procedimentos técnicos no tratamento dos documentos/informações em Protocolos e Arquivos do COMAER. Desta forma, tornou-se possível a visualização, através de pesquisa direta na Escola, de como está acontecendo o tratamento das informações dos arquivos em relação aos seus usuários e a aplicação dos procedimentos previstos nas normas de arquivo aprovadas.

3 Programa de Pós-graduação em Ciências Aeroespaciais - UNIFA o fato de o tema envolver a área da administração de arquivos e da gestão de documentos e da informação, é significativo para o COMAER, pois a Escola é uma das Organizações de sua estrutura com competências específicas que contribuem para a sua missão constitucional expressa na sua missão-síntese, conforme o previsto na Diretriz do COMAER, DCA 1-1/2005: [...] manter a soberania no espaço aéreo nacional com vistas à defesa da Pátria. Uma missão dessa envergadura requer preparação em alto nível informacional, educacional, dentre outros, bem como atuação eficiente e eficaz proporcionada, dentre outros, por informações arquivísticas bem gerenciadas, organizadas e preservadas. Os resultados irão contribuir para a análise da sistemática adotada pelo órgão central do Sistema de Documentação, bem como para o conhecimento acadêmico, tendo em vista que no campo da arquivologia e mesmo no das ciências aeroespaciais pelo fato de não existirem estudos relacionados ao processamento das informações nos arquivos militares no COMAER. Este estudo abordou seu objeto de forma qualitativa, por meio dos métodos da pesquisa documental e bibliográfica, além do trabalho de campo. Na pesquisa documental que envolve o processamento das informações arquivísticas foram realizadas consultas a regulamentos, regimentos, livros históricos, relatórios, correspondências, publicações, legislações, registros em documentos dos setores da OM estudada. A pesquisa na literatura sobre o tema desenvolveu-se a partir de consultas em livros sobre arquivologia, documentação, ciência da informação, administração, etc. Na pesquisa de campo foi utilizado um instrumento elaborado para identificar as informações sobre o processamento das informações arquivísticas, realizando a observação direta nos setores selecionados da Escola, onde os documentos/informações arquivísticas tramitam, visando o objetivo da pesquisa. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Este estudo se fundamenta teoricamente nos conceitos de organização (da informação), fundamentada por Jean Yves Rousseau & Carol Couture (1994); e tem o apoio da teoria das três idades, para a qual estão sendo também utilizadas as ideias de Rousseau e Couture (1994), como também de T. R. Schellenbergue (2002) e de norma, apresentado por Norberto Bobbio (1989).

4 Programa de Pós-graduação em Ciências Aeroespaciais - UNIFA 385 O conceito organização, segundo Rousseau e Couture (1994, p.64) está direcionado para a organização da informação no organismo. Isto se observa quando eles afirmam que qualquer Organização, seja qual for a sua missão, tipo de atividade ou a dimensão, para funcionar, se manter e desenvolver seus recursos se faz necessário que a informação seja uma mercadoria essencial, da mesma forma que os recursos humanos, materiais financeiros, sem os quais estaria impossibilitada de sobreviver. A gestão dessa informação, como os demais recursos, deve ser gerenciada com eficácia e, ainda, ser reconhecida oficialmente na Organização e formalizada estruturalmente, conforme ocorre com os demais recursos. Para os autores a produção de informações orgânicas registradas dá origem aos arquivos do organismo. E nesse agrupamento todos os documentos, independente do suporte e idade, produzidos ou recebidos pelo organismo no exercício de suas funções. (ROUSSEAU; COUTURE, 1994, p. 65). Segundo Bobbio (1989) o conceito de norma permite entender a orientação para a sistematização e a organização de Arquivos. Bobbio (1989, p. 105) afirma [...] a presença de uma norma ter geralmente como efeito principal uma certa uniformidade [...] e, ainda, [...] a uniformidade depende da presença de uma norma ou de uma regra.. As normas do COMAER visam a uniformidade, a padronização nos procedimentos das atividades que envolvem as suas Organizações. De acordo com Hayek (1966 apud BOBBIO, 1989, p. 135), as normas de organização, diferentemente das de conduta, são aquelas que impõem determinados fins em vez de outros, ou seja, elas estabelecem regras que impõem o fim da ação, uma ordem de certa maneira forçada, por aqueles que têm o interesse que a ordem seja mantida. Exemplo da NSMA 214-1: Esta Norma, de observância obrigatória, aplica-se a todas as OM.... No tocante a teoria das três idades, Rousseau e Couture (1994, p. 114) explicam que essa teoria reparte a vida dos documentos produzidos por uma pessoa física ou moral em três fases precisas, a saber: período de atividade: arquivos correntes; período de semi-atividade: arquivos intermediários; e período de inatividade: arquivos permanentes. O período de atividade é aquele durante o qual os documentos ativos são indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas de uma administração. Por serem utilizados com freqüência, devem permanecer o mais próximo possível do utilizador, ou se estiverem em memória de computador, ser fácil e rapidamente

5 Programa de Pós-graduação em Ciências Aeroespaciais - UNIFA 386 acessível. Quando se encerra o período de atividade, eles se tornam semi-ativos ou são transferidos direto para o período de inatividade. Quanto aos documentos do período de semi-atividade, os autores explicam: [...] seja qual for o suporte utilizado, devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para assegurar as actividades quotidianas de uma administração. (ROUSSEAU; COUTURE, 1994, p. 115). Os documentos são utilizados na busca de informações eventuais da administração e, necessariamente, não são armazenados próximos do administrador. Segundo Rousseau e Couture (1994, p. 116), no período de inatividade, os documentos inativos deixam de ter valor previsível para as organizações que os produziu.. Segundo os autores, esses documentos serão eliminados ou conservados em arquivos definitivos, caso possuam valor de testemunho. Ainda, em relação à abordagem da teoria das três idades, Paes (2008) concorda com Rousseau e Couture (1998), quando trata da organização e administração dos arquivos, e conceber na fase do planejamento a contemplação da idade dos arquivos corrente, intermediária e permanente. No tratamento dispensado aos documentos de uso corrente, "os órgãos governamentais preocupam-se, sobretudo com a guarda dos mesmos de modo que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados é o que diz Schellenberg (2002, p. 83). Ainda, segundo Schellenberg (2002, p. 83) O problema básico, portanto, na administração de documentos correntes, é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível.. Nesse intuito, o autor enfatiza a necessidade dos documentos serem bem classificados e bem arquivados. Os documentos de uso corrente, mencionados por Schellenberg (2002), são os arquivos do período ativo do ciclo de vida citados por Rousseau e Couture (1998). Nota-se a importância de serem bem conservados, devendo ser devidamente classificados e arquivados no processo de organização dos arquivos da instituição ou do órgão. Ao falar da Gestão de Documentos, Silva (2008, p. 114) diz que com ela se preserva valores potenciais prescritos na Constituição e nas leis valor histórico, probatório, informativo, cultural e de memória. Para haver uma política pública de arquivos é necessário saber em que se baseiam ou basearam as decisões administrativas e políticas na escolha pela preservação dos documentos, ou mesmo quando tal não ocorreu.

6 Programa de Pós-graduação em Ciências Aeroespaciais - UNIFA 387 As Fases básicas da Gestão de Documentos, de acordo com Paes (2008), podem ser assim resumidas: - criação ou extinção/elaboração/controle; 1 PRODUÇÃO - consolidação de atos normativos; DE DOCUMENTOS - difusão de normas e informações; - distribuição; - adequação/aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos; - utilização de processadores de texto; - escolha de materiais e equipamentos; e - participação na seleção dos recursos humanos. - recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição 2 - UTILIZAÇÃO (atividades de protocolo); DE DOCUMENTOS - organização e arquivamento (sistemas de arquivamento e recuperação da informação); e - elaboração de normas de acesso (métodos de controle, disponibilização e acesso). - avaliação; 3 - DESTINAÇÃO - análise, seleção e fixação de prazos de guarda; DE DOCUMENTOS - microfilmagem/digitalização; - preservação permanente; e - eliminação. Quadro 1: Síntese das fases básicas da Gestão de Documentos. [...] nas instituições arquivísticas [...], a ausência de padrões de gestão da informação, somada às limitações de recursos humanos, materiais e tecnológicos, resulta em deficiências no seu processamento técnico e acesso, é o que afirma Jardim (1999, p. 23). Para o autor essa situação pode ocorrer também nos organismos que possuem serviço de arquivo por não buscarem a interação inerente ao controle do ciclo da informação arquivística, que integra as fases corrente, intermediária e permanente. METODOLOGIA Este trabalho de pesquisa abrange uma Escola situada na área militar da Aeronáutica no Campo dos Afonsos, e selecionada considerando aspectos e características no contexto de capacitação de oficiais, visando à atuação junto ao Poder Aeroespacial. Neste estudo foi utilizado o método dedutivo apoiado nas orientações metodológicas de Ciribelli (2003) e de Gil (1990). Este trabalho se constituiu numa análise qualitativa dos dados contidos nas fontes primárias e secundárias, de natureza documental e bibliográfica e de pesquisa de campo. A pesquisa qualitativa se caracteriza por um tratamento lógico secundário que o próprio pesquisador realiza. (CIRIBELLI, 2003, p. 30, p.42).

7 Programa de Pós-graduação em Ciências Aeroespaciais - UNIFA 388 No método dedutivo, parte-se de uma observação que vai do geral para o particular (CIRIBELLI, 2003, p ). O método dedutivo orienta e sustenta este trabalho e, por meio dele se reflete analiticamente sobre fluxo de processamento das informações arquivísticas na Escola. E, também, sobre a aplicação das normatizações previstas para essas atividades, desde a entrada do documento, considerando o trâmite por um de seus setores de atividades-fim escolhidos: a Coordenação de Ensino da Escola. A pesquisa documental permitiu o conhecimento da Escola quanto à estruturação dos arquivos e protocolo, os documentos que lhes são pertinentes, os assuntos e as informações dos quais tratam, o gestor e agentes da informação da OM. Ou seja, os recursos humanos envolvidos, as formas de processamento das informações arquivísticas, dentre outros. Também possibilitou a construção do instrumento de levantamento de dados utilizado na pesquisa: dois formulários, sendo o primeiro, um roteiro com relação aos dados que foram buscados e/ou observados pela pesquisadora na OM e, o segundo, com lista de informações, relativas ao primeiro formulário, que foram solicitadas mediante realização de observação direta nos setores selecionados da Escola (Protocolo e Arquivo Geral; Coordenação de Ensino, Secretaria da Coordenação de Ensino; Secretaria do Gestor da OM), onde os documentos/informações arquivísticas transitam, visando atender o objetivo desta pesquisa. Para o levantamento dos dados, relativos ao processamento das informações arquivísticas na Escola, foram considerados os seguintes aspecto constantes do instrumento: a) a estrutura em funcionamento dos arquivos da OM, na forma de arquivos correntes, intermediários e permanentes; e b) o trâmite dos documentos e informações, desde a entrada até a administração geral da OM, e posterior expedição ou arquivamento (fluxo da informação). A observação de campo, para diagnosticar o fluxo do processamento das informações arquivísticas, contou com a verificação direta dos dados junto aos chefes, encarregados e auxiliares, bem como aos documentos, materiais e espaços físicos dos setores pesquisados da Escola. Já foram concluídas as observações e as coletas de dados referentes a esse ao instrumento aplicado na Escola.

8 Programa de Pós-graduação em Ciências Aeroespaciais - UNIFA 389 CONSIDERAÇÕES FINAIS Este artigo apresenta alguns resultados, no que tange ao fluxo de processamento das informações arquivísticas, bem como à organização e tratamento de arquivos, considerando os conceitos de organização da informação e de norma, a abordagem da teoria das três idades e, ainda a metodologia utilizada. Para isso, se faz mister apontar a descrição de como ele se operacionaliza na Escola estudada. O fluxo de processamento das informações arquivísticas foi realizado considerando, em especial, o circuito dos documentos, cujas informações específicas de trato do ensino, são encaminhadas ao gestor da OM e dele partem. O Protocolo Geral e Arquivo da OM (setor A), a Secretaria do Gestor da OM (setor B), a Coordenação do Ensino da Escola (setor C) são os setores pesquisados em que se verificaram esse fluxo, que no seu percurso mostraram outros aspectos do processamento das informações, qual seja, os recursos materiais, os recursos humanos e o espaço físico. No setor A - Protocolo e Arquivo Geral são realizados as atividades de protocolo relacionadas ao tratamento de documentos expedidos ou recebidos pela Escola. Em geral, as etapas de serviços de protocolo realizadas diariamente podem ser assim sintetizadas: a) controle de entrada e saída de documentos da OM; b) leitura, conferência e numeração de documentos; c) registro, encaminhamento e trâmite de documentos; preparação de documentos para expedição; d) elaboração de guias de remessa; e e) atendimento à consulta e orientações solicitadas. As espécies e/ou tipologias documentais recebidas e expedidas são, em sua maioria, correspondências. Os assuntos tratados nos documentos são de cunho administrativo, referentes às atividades-meio, relacionadas ao seu próprio efetivo, como também, aos alunos dos cursos coordenados pela Escola, e à sua atividadefim - o ensino militar. Nas atividades de arquivo desenvolvidas no tratamento dos documentos/informações, se resumem da seguinte forma: a) controle; b) ordenação e organização; c) atendimento à consulta e empréstimo; d) avaliação, arquivamento e conservação; e) preparação de relação de documentos, bem como outras atividades pertinentes. O Arquivo Geral mantém sob guarda no acervo os Boletins Internos da Escola e os Boletins do Comando da Aeronáutica, além de outros documentos de

9 Programa de Pós-graduação em Ciências Aeroespaciais - UNIFA 390 interesse administrativo e histórico da Organização guardados em caixas-arquivo identificadas de acordo com o conteúdo e setor correspondente, sendo dispostas em arquivos deslizantes recém adquiridos pela Escola. O atendimento à consulta de documentos ocorre, em no máximo, três vezes ao mês. Em geral, a consulta é realizada por necessidade de assuntos pertinentes à própria área Administrativa da Escola. Quanto ao espaço físico do Protocolo, o mesmo não está adequado ao quantitativo do efetivo (chefia, encarregado e auxiliares) e aos materiais existentes, pois é reduzido para a execução das tarefas resultantes do volume de documentos diariamente processados no setor. O setor B - Secretaria do Gestor da OM as atividades de arquivo desenvolvidas no tratamento das informações arquivísticas, se resumem nas seguintes tarefas: a) controle de entrada e saída de documentos de ambas; b) leitura, análise, encaminhamento e trâmite; c) elaboração de documentos e correspondências; d) atendimentos à consulta, ordenação e organização; e e) arquivamento e conservação de documentos. As espécies de documentos que transitam na Secretaria, na maior parte, são correspondências e os assuntos tratados, de uma forma geral, se referem aos cursos da Escola. O tratamento da documentação é realizado utilizando-se livros de protocolo para registrar a entrada e a saída de documentos do setor. Após o registro e seleção, orientada pelo Gestor, os documentos são despachados pelo Chefe da Secretaria para o Gestor ou para os setores competentes. Os documentos são arquivados com uma ordenação cronológica em pastas classificadoras, por espécies documentais recebidas e expedidas, correspondentes ao ano vigente e ao ano anterior. A consulta aos documentos arquivados na Secretaria é eventual sendo efetuadas, principalmente, no atendimento ao Gestor da Escola sobre alguma informação de interesse do próprio ou pertinente à Escola e às demais Organizações similares ou não, internas ou externas ao COMAER, no que concerne às suas competências. Ocorrem cerca de uma a seis consultas ao mês, não se verificando a existência de controle registrado dessas consultas. A informação foi baseada na experiência do dia-a-dia. No trabalho executado no tratamento e arquivamento dos documentos, segue as orientações previstas em normas da Força, não havendo documento orientador específico, dessa forma, a Secretaria observa as orientações transmitidas pelo setor Administrativo e pelo setor A -

10 Programa de Pós-graduação em Ciências Aeroespaciais - UNIFA 391 Protocolo e Arquivo Geral ou o próprio conhecimento adquirido na carreira profissional militar. No setor C - Coordenação de Ensino da OM, as atividades de arquivo desenvolvidas no tratamento das informações arquivísticas são semelhantes as do setor B - Secretaria do Gestor da OM, conforme descrito anteriormente. As espécies ou tipologias documentais, que em geral dão entrada e saem do setor variam entre correspondências e demais tipos de documentos de arquivo. Os assuntos tratados nos documentos da Divisão também são bastante diversificados, referindo-se tanto à matrícula quanto à inscrição de alunos nos cursos da Escola. Na Coordenação de Ensino da OM os documentos recebidos e expedidos são registrados nos respectivos livros de protocolo do setor; encaminhados ao Adjunto e chefe da Secretaria, o qual, após tomar ciência do conteúdo, despacha-os para o chefe da Coordenação de Ensino ou diretamente para as providências das Subcoordenações de Ensino, ou da própria Secretaria que, depois do atendimento às providências, procede ao arquivamento ou à expedição via setor A. No ano de 2008, o setor C recebeu em torno de 720 documentos, sendo expedidos por ele cerca de 180 documentos. Observa-se, de certa forma, um volume expressivo de documentos que tem sua entrada para o processamento pela Coordenação, que possui documentos referentes aos anos de 2000 a 2009 arquivados em caixas-arquivos e em pastas classificadoras. Os documentos do ano corrente são arquivados em pastas classificadoras e separados por tipo de documento. Para o atendimento às solicitações do Gestor da Escola, de outros interessados e da própria Coordenação, a busca de informações no arquivo ocorre em média uma a duas vezes por semana. No tratamento dos documentos segue as orientações internas específicas da Escola. Os recursos humanos que desempenham as atividades voltadas para o tratamento, organização e disponibilização das informações e documentos de arquivo compreendem os três setores pesquisados da Escola. Os dados levantados durante a pesquisa, nesse aspecto, se referem ao período de 2002 a 2009, cujos dados foram obtidos de registros relativos aos recursos humanos da Escola, e variaram segundo as funções, anos e especialidades, a saber: Aviador e Administração (Chefes), Obras, Serviços Administrativos e Serviços Gerais (Encarregados/Auxiliares). Percebe-se que no âmbito desses setores uma variação de especialidades do pessoal que atua no processamento da informação

11 Programa de Pós-graduação em Ciências Aeroespaciais - UNIFA 392 arquivística, não havendo nenhum integrante da especialidade de Arquivista na Escola. O fluxo de processamento das informações arquivísticas relativo aos documentos recebidos na Escola pode ser assim resumido: - o setor A recebe e trata os documentos/informações, em seguida tramita para o setor Administrativo, do qual são encaminhados para o setor B (documentos/informações gerais) ou para o setor C (documentos/informações específicos de ensino). Do setor B ou do setor C seguem para o conhecimento, despacho, análise ou decisão do Gestor da OM. Os documentos expedidos pela Escola têm o fluxo de processamento das informações arquivísticas sintetizado em duas formas: 1ª - o setor B encaminha os documentos/informações para o Gestor da Escola que envia ao Setor B do qual segue para o setor A que os processa para o destinatário; e 2ª - dos setores subordinados de Ensino os documentos/informações vão para o setor C e desse ao Gestor da OM, a partir do qual retorna ao setor C que envia ao setor A para a expedição ao destinatário. Finalmente, para que as informações arquivísticas atendam plenamente à administração alguns aspectos necessitam ser considerados: 1 - orientar-se pelas normas arquivísticas vigentes no COMAER. 2 - a entrada de documentos seja procedida pelo setor de Protocolo Geral da Escola e nela registrados e controlados, ainda que a chegada se dê por outros meios ou setor. 3 - a estrutura dos arquivos, segundo a teoria das três idades, a partir da estruturação estabelecida na Aeronáutica (Arquivos Setoriais correntes, e Arquivo Geral da OM intermediário e permanente), que de certa forma se apresenta na Escola, porém, com algumas inadequações, improvisações, ausências de local, de tratamento técnico especializado, de recursos materiais e humanos. 4 - o planejamento e a implementação da gestão de documentos para a organização dos arquivos e o fluxo das informações, de acordo com o ciclo de vida dos documentos, deixando de ter tratamento empírico. 5 - a utilização de sistema informatizado de gestão arquivística de documentos que permita o controle dos documentos e da informação, do trâmite, da destinação final e de sua recuperação e preservação, dentre outros.

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