REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO Direcção de administra e finanças. Manual de procedimentos Para a gestão do fase.

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1 REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO Direcção de administra e finanças Manual de procedimentos Para a gestão do fase II Edição Abril 2012

2 Glossário ADE...Apoio Directo às Escolas CREI...Centro de Recursos de Educação Inclusiva CUT...Conta Única do Tesouro DPPF..Direcção Provincial do Plano e Finanças DPEC s...direcções Provinciais de Educação e Cultura FASE...Fundo de Apoio ao Sector da Educação IFEA s...institutos de Formação de Educadores e Alfabetizadores; IFP s...institutos de Formação de Professores PA s...processos Administrativos PESD...Programa de Educação à Distância para o Ensino Secundário SDEJT..Serviço Distrital de Educação Juventude e Tecnologia SISTAFE Sistema de Administração Financeira do Estado. UGEA..Unidade Gestora Executora das Aquisições 1

3 Índice Introdução Contexto e enquadramento do manual CAPÍTULO I O Projecto FASE Parceiros Signatários do FASE: Fluxos de Fundos Fluxograma de desembolso Descentralização dos Recursos Financeiros do FASE Medidas de controlo Interno Pagamento das despesas Transacções via e-sistafe Pagamento via cheque Controlo Orçamental Verificação de documentos Organização do arquivo Elaboração das Reconciliações Inventário Contabilização das transacções efectuadas no e-sistafe Invalidação de documentos Controlo de Alfabetizadores Gestão de contratos de empreitada CAPÍTULO II Fundo de Supervisão Provincial e Distrital Pagamento de viagens Aquisição de material de escritório Aquisição de outras maquinarias e equipamento Aquisição de meios circulantes Aquisição de combustível Despesas não suportadas pelo fundo de supervisão: O papel da DPEC e do SDEJT na gestão do fundo de supervisão São responsabilidades da DPEC: São responsabilidades do SDEJT: Incidência da supervisão:

4 CAPÍTULO III Prestação de Contas e Relatórios Financeiros Relatórios Financeiros Documentos que compõem o processo de prestação de contas: Documentos do âmbito geral Documentos relacionados com o e-sistafe Intervenção dos vários níveis na execução e prestação de contas Fundo de supervisão distrital Fundo de ADE Fundo de IFP s, IFEA s e CREI Documentos a serem enviadas trimestralmente por estas instituições ás DPECs: Anexos: ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO

5 Introdução. O sector da educação na sua componente de investimento conta com um grande financiamento dos parceiros de cooperação que depositam as suas contribuições na CUT. Para a gestão desses recursos financeiros, foi criado ao nível do MINED, o projecto FASE. Trata-se de um projecto cuja gestão esteve centralizada no órgão central. Para atender as reformas da gestão financeira e a política vigente, foi descentralizado até aos níveis provincial e distrital com autonomia financeira e administrativa o que lhes permite implementar as actividades constantes nos seus programas. Para a gestão do FASE existe um Memorando de Entendimento e outros dispositivos de gestão onde estão plasmadas as regras de gestão financeira que devem ser escrupulosamente seguidos. O MINED vem realizando um conjunto de acções que inclui a produção de materiais de consulta, realização de capacitações dos gestores ao nível provincial e distrital e acompanhamento sistemático da gestão do FASE com vista a reforçar a capacidade de gestão do projecto. Com a produção do presente manual pretende-se facultar aos gestores, um instrumento de consulta que os oriente na gestão do FASE bem como assegurar a uniformização dos procedimentos de gestão ao nível do sector. 4

6 Contexto e enquadramento do manual. Na gestão financeira há sempre uma necessidade de se proceder ao acompanhamento das mudanças resultantes das reformas e disponibilizar aos gestores, ferramentas necessárias para o seu quotodiano laboral. A correcta gestão do FASE, só será possível através de uma orientação adequada aos gestores aos vários níveis para que tenham conhecimentos sólidos sobre os novos procedimentos e outros aspectos relacionados com: A descentralização de fundos de alguns programas (que são geridos directamente pelos SDEJT s e DPEC s); A criação do SISTAFE através da Lei 9/2002, de 12 de Fevereiro, O Regulamento de Contratação de Empreitada de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços ao Estado aprovado pelo Decreto nº 15/2010 de 24 de Maio e Revogado o Decreto nº 54/2005 de 13 de Dezembro; Procedimentos do Banco Mundial Assegurar uma gestão de qualidade deve ser assumida como responsabilidade de todos os gestores. Por isso o MINED produziu-se o presente instrumento de consulta para acompanhar todas as mudanças operadas no sistema de gestão financeira do Estado em geral, e para melhorar a gestão do FASE, em particular Espera-se que os gestores ponham em prática todas as instruções contidas no presente manual e melhorem o seu desempenho individual o que terá uma repercussão directa no desempenho institucional. CAPÍTULO I 1. O Projecto FASE. O Fundo de Apoio ao Sector de Educação (FASE) é um programa do Governo da República de Moçambique que é implementado pelo Ministério da Educação. 1.1 Parceiros Signatários do FASE: Canadian International Development Agency Canada (CIDA); Embaixada da Irlanda; Ministério dos Negócios Estrangeiros da Finlândia; Governo da República Federal da Alemanha; DFID Reino Unido; Banco Mundial; UNICEF; Ministério dos Negócios Estrangeiros de Portugal; Cooperação Espanhola; Cooperação Flamenga. 5

7 1.2 Fluxos de Fundos Os parceiros de cooperação acordaram em utilizar um mecanismo para a integração de fundos numa conta única designada Forex. Procedeu-se à abertura de uma conta bancária no banco de Moçambique (BM), à ordem de tesouro cujos assinantes para a sua movimentação foram indicados pelo MPF. Os depósitos são feitos na moeda originária do financiador e convertido em dólares americanos (USD) ao câmbio da data de recepção dos fundos. Por cada movimento (depósito ou transferência), o BM emite um Bordeaux e envia-o à Direcção Nacional do Tesouro (DNT)/MF, que por sua vez, deverá enviar cópias para a Direcção de Administração e Finanças (DAF-MINED). O Registo de entradas e saídas na conta em USD e o valor correspondente em meticais é da responsabilidade da DNT-MF, assim como as reconciliações bancárias e a remessa do mapa à DAF/MINED com o respectivo extracto bancário da conta Forex. A DAF/MINED efectua um registo no livro de controlo bancária (Conta Forex), em USD e MZM, com base nas cópias dos Borderaux recebidos da DNT/MF. Mensalmente a DNT/MF efectua o resumo mensal dos fundos canalizados para conta Forex, individualizados por parceiro de Cooperação, dos pagamentos ou transferências efectuadas, e remete-se ao DAF/MINED para efeitos de reconciliação. A transferência de fundos é mediante a requisição através do e-sistafe que são disponibilizados da conta Forex do MINED no Tesouro (MF) para conta virtual nas finanças enquanto os valores não forem transferidos para as contas do MINED e DPEC s abertas para o efeito Fluxograma de desembolso 6

8 Registo de Necessidade (PF) Carta para o MINED com informação da (PF) DAF Central Cc Contab. Pública A DAF faz uma carta para o Tesouro O Tesouro debita a conta forex do MINED Credita na conta CUT do MF Debita-se o Órgão Central Credita-se a CUT do FASE órgão central Credita-se na CUT da Província- FASE Cabimentação, Liquidação e Pagamento (Via Directa) 7

9 Transferências dos doadores Relatórios Conta FOREX Execução CUT Central, DPEC e SDEJT 2. Descentralização dos Recursos Financeiros do FASE. Como foi referido atrás, o FASE encontra-se descentralizado para dinamizar o processo de implementação dos programas do sector ao nível das províncias e distritos. Dentre vários programas cujo fundo se encontra descentralizado, citamos os seguintes: Fundo de Supervisão Provincial e Distrital; Fundo de Apoio às Escolas de Professores do Futuro; Construção de salas de aulas para o Ensino Primário e Secundário; Fundo para a reprodução dos módulos para o programa PESD; Subsídios de Alfabetizadores; Fundo para alimentação dos lares e centros internatos; Fundos para os programas de prevenção e mitigação do HIV/SIDA Fundo de apoio aos IFPs, CREI e IFEAs Distribuição do Livro Escolar 8

10 3. Medidas de controlo Interno. Qualquer organização precisa de instrumentos e planos para acompanhamento da execução e avaliação do cumprimento de normas e procedimentos financeiros e administrativos que salvaguardem o património da mesma. A eficiência e eficácia na gestão financeira são determinadas pelo cumprimento integral de todas as medidas de controlo interno recomendáveis numa organização, pelo que todas as medidas de controlo interno devem ser estritamente observadas em todos os níveis de gestão. 3.1 Pagamento das despesas. No contexto da Reforma da Gestão Financeira do Estado foi introduzido o SISTAFE que tem como aplicação financeira o e-sistafe. Era desejável que todas as transacções fossem efectuadas via e-sistafe. No entanto, esta aplicação financeira ainda não foi instalada em todos os distritos do país, o que faz com que alguns ainda recorram à transferências bancárias ou emissão de cheques. O gestor financeiro deve observar todas as regras de gestão financeira e cumprir com todos os actos administrativos Transacções via e-sistafe. Para todas as despesas pagas por esta modalidade deve-se observar os seguintes aspectos: Verificar se os documentos que compõem o processo estão devidamente autorizados pela entidade competente; Verificar a conformidade orçamental da despesa antes do pagamento assim como a sua legibilidade; Após o pagamento devem ser anexados no processo, todos os documentos gerados designadamente, NC (Nota de Cabimentação, LD (Nota de Liquidação de Despesa) e OP (Ordem de Pagamento). 9

11 Passos a observar no processo de pagamento: VIA DIRECTA PROCESSO ADMINISTRATIVO - PA CABIMENTAÇÃO - NC LIQUIDAÇÃO - LD CONFORMIDADE PROCESSUAL PAGAMENTO - OP ANEXAR DOCUMENTOS DE SUPORTE REGISTO NO SISTEMA CONTABILISTICO CONFORMIDADE DOCUMENTAL ENCERRAMENTO DO PROCESSO ARQUIVO 10

12 VIA INDIRECTA PROCESSO ADMINISTRATIVO - PA CABIMENTAÇÃO - NC CONFORMIDADE PROCESSUAL DA CABIMENTAÇÃO ADIANTAMENTO DE FUNDOS A UGB -OP LIQUIDAÇÃO DA DESPESA POR PRESTAÇÃO DE CONTAS CONFORMIDADE PROCESSUAL DA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA CONFORMIDADE DOCUMENTAL ENCERRAMENTO DO PROCESSO ARQUIVO 11

13 3.1.2 Pagamento via cheque. Esta modalidade só se aplica onde o e-sistafe ainda não está operacional. Aspectos que devem ser observados no uso de cheques: Não assinar cheques em branco; Inutilizar todos os cheques cancelados e conservá-los para serem verificados em caso de necessidade (devendo deixar o número intacto); Emitir cheques em nome do legítimo beneficiário (funcionário, fornecedor de bens e serviços etc.) Cruzar os cheques emitidos; Entretanto, é importante que os gestores assegurem, em alguns pagamentos, a existência de: Contratos assinados pelas partes, com condições e valor evidentes; Garantias bancárias confirmadas e válidas; Guias de remessa contendo quantidades e especificações dos bens recebidos e outros documentos relevantes; 3.2 Controlo Orçamental Antes da efectivação da despesa os gestores devem verificar se a actividade está inscrita no orçamento do ano, o projecto e a respectiva CED, de modo a evitar desvios de aplicação ou pagamento de actividades de outros projectos. 3.3 Verificação de documentos O gestor deve ser rigoroso na verificação de todos os documentos de suporte nomeadamente facturas, recibos, notas de débitos ou créditos, mapa de subsídios, guias de marcha e relatórios. As facturas e os recibos devem: Ser emitidos em nome da instituição com especificação do projecto; Ser originais; Conter o NUIT, localização e nome de fornecedor; Estar isentos de qualquer suspeita, ou seja, não devem se apresentar rasurados. 3.4 Organização do arquivo. Um dos indicadores de gestão exemplar na organização é a existência de um sistema de arquivo organizado. Por isso, todos os processos após o pagamento devem ser devidamente arquivados. Com vista a harmonizar o arquivo, recomenda-se que todos os processos do FASE sejam arquivados de acordo com o projecto e por ordem de lançamentos na aplicação contabilística em uso. 12

14 3.5 Elaboração das Reconciliações. O gestor deve elaborar obrigatoriamente as reconciliação das contas existentes na instituição numa base mensal, o que irá permitir por um lado, a detecção de falhas que eventualmente possam ser cometidos de forma involuntária ou voluntaria pelo banco, finanças, secretaria distrital, DPEC ou SDEJT. A reconciliação deve ser composto por: Folha de reconciliação; Extracto bancário do mês ou extracto do e-sistafe ( ); Mapa do controlo bancário ou mapa de lançamentos no sistema contabilístico em uso. Todas as situações de débito ou crédito do banco ou e-sistafe que não tenham sido registados na conta devem ser esclarecidas e resolvidas em tempo útil. 3.6 Inventário Na inventariação do imobilizado devem constar todos os Bens pertencentes ao FASE que devem ser reconciliados com os registos contabilísticos da aplicação informática em uso numa base trimestral. O registo do património será feito via e-sistafe. Entretanto, para os distritos que não dispõem do e-sistafe devem fazer o registo em excel, worl ou outra forma recomendável. É responsabilidade da área de Procurement e Património fazer o registo, mas todos os acréscimos, transferências e abates no mesmo, deverão ser rubricados pelo Chefe do DAF. O registo deverá conter, entre outros, os seguintes detalhes: Descrição do activo; Código (CED) Código Orgânico; Número de inventário; Localização; Data de aquisição; Custo do activo; Número da factura; Fornecedor; Valor líquido contabilístico; Valor das amortizações acumuladas e do período, bem como as respectivas taxas utilizadas; Data de validade do seguro (se aplicável); 13

15 Número de anos de vida esperada. 3.7 Contabilização das transacções efectuadas no e-sistafe. Todas as transacções realizadas na CUT do projecto devem ser controladas pelo gestor financeiro. Neste contexto, para melhor controlo da conta de pagamento via directa é necessário a abertura duma conta específica no programa de contabilidade na rubrica 48. Por exemplo: 4850 MF CUT. Neste caso devemos debitar a conta 4850 (MF CUT) e creditar a conta 4901 quando as finanças libertam os fundos, pois a conta 4850 (MF CUT) funciona como nosso banco virtual. No acto da realização da despesa a conta 4850 (MF CUT) vai ser creditada em contrapartida da rubrica específica da despesa ou adiantamento para supervisão distrital (4860.). Depois da realização das despesas nos SDEJT, estes preparam o processo e enviam as cópias dos justificativos para a DPEC. Esta por sua vez, confere os documentos e certifica-se do lançamento do adiantamento no sistema contabilístico. Em seguida, procede-se a contabilização a Débito na conta de despesas, de acordo com a CED, em contrapartida da conta (4860 ) do respectivo SDEJT, eliminando deste modo o saldo do adiantamento. Todos os lançamentos que mexem com as contas de despesas, devem mexer igualmente com as contas analíticas abertas anualmente, de acordo com as actividades planificadas para cada ano. A troca de contas analíticas cria distorções na execução das actividades, pois algumas actividades podem apresentar no fim do exercício, uma execução acima de 100%. Os remanescentes de adiantamentos devem ser depositados na conta de receitas de terceiros do Ministério das Finanças. Posteriormente estes valores são transferidos para a nossa conta 4850 no e-sistafe. Para que o valor seja revertido a nosso favor, a DPEC deve solicitar através de carta dirigida à DNT- Direcção Nacional de Tesouro, com conhecimento da DPPF e do MINED- FASE. Após o envio da carta deve se assegurar uma articulação constante até a transferência do valor. A operação será contabilizada da seguinte forma: 1. Pelo adiantamento: debita-se a conta do distrito beneficiário do adiantamento em contrapartida do nosso banco virtual (4850) 2. Pelo depósito do remanescente na conta das Finanças: debita-se a conta de receitas de terceiros (4851) em contrapartida da conta do distrito que depositou. 3. Pela Guia de recolhimento das Finanças: Debitamos o banco virtual (4850) e creditamos receitas de terceiros (4851). E assim o valor estará 14

16 disponível para ser utilizado no pagamento das diversas despesas da respectiva actividade. Para evitar a ocorrência de eventuais erros na gestão deste fundo, os procedimentos de controlo atrás descritos devem ser observados cuidadosa e integralmente. 3.8 Invalidação de documentos Todos os documentos de suporte (facturas, recibos, V.D, guias de marcha, declarações) devem ser invalidados com o carimbo PAGO- FASE do programa quer ao nível da DPEC quer ao nível dos SDEJT s como forma de evitar riscos de duplicação de pagamentos. 3.9 Controlo de Alfabetizadores. É importante garantir o controlo de todo o processo ligado à alfabetização e criar-se condições para que esteja disponível sempre que for solicitado para verificação. As despesas por distrito devem ser registadas na folha de excel numa base mensal como forma de garantir o controlo de todas as despesas efectivadas. Por outro lado, é preciso que haja consistência entre o número de alfabetizando e o número de contratos existentes, tendo como base o rácio de alfabetizando por alfabetizador. Os contratos devem ser assinados pelo Alfabetizador e pelo Director do SDEJT As folhas de pagamento devem ser autorizadas pela DPEC, com o visto do chefe do DAF, assinadas pelo técnico que processa e o que efectua o pagamento assim como o beneficiário. Os contratos originais devem ser arquivados nos SDEJT s, devendo as cópias dos mesmos serem arquivados nas DPEC. As folhas de pagamento originais devem ser arquivadas na DPEC e as cópias nos SDEJT Gestão de contratos de empreitada. Face à existência de vários contratos de empreitada no âmbito de construção de salas de aula e outras infra-estruturas, o gestor financeiro deve assegurar o controlo financeiro da execução de todos os contratos assinados. Esse controlo pode ser feito numa folha de Excel de acordo com o mapa que se segue. 15

17 MAPA DE CONTROLO FINANCEIRO DE CONTRATOS Detalhes do contrato Número do contrato: Nome do contratado Valor do contrato Objecto Ordem Data Valor em Meticais Nº da factura Saldo Observação Total - Valor por pagar Para a gestão de contratos de empreitada e bens e serviços deve-se ter em conta ainda os seguintes aspectos: Actualizar os contratos quando estes por motivos diversos expirar; Data do início e término do Contrato; Assegurar a existência de garantias bancárias nos contratos, se estiver previsto. Todas as garantias devem ser confirmadas nas respectivas instituições que as emitiram. Garantir a existência de adendas aos contratos em caso de alteração das condições contratuais inicias; Sempre que receber facturas para pagamento verificar a existência do relatório do fiscal, mapa de quantidades e autorização do superior hierárquico (obras) Verificar no contrato as quantidades, especificações e o preço unitário. 16

18 CAPÍTULO II 1. Fundo de Supervisão Provincial e Distrital. 1.1 Despesas elegíveis Este fundo deve atender de forma integral as seguintes áreas: Pedagógica; Administrativa e financeira; e Inspecção O fundo de supervisão poderá ser usado para: Pagamento de viagens Pagamento de ajudas de custos ou subsídio de alimentação, combustível e subsídio de transporte, Os documentos comprovativos de viagens devem obedecer o seguinte: Guias de marcha. Devem ser individuais e averbadas em todos os locais visitados e reflectir a efectividade do tempo de permanência nos mesmos. A apresentação das guias de marcha deve ser efectuada dentro de 48 horas após o regresso Modelo de entrega de valores. O preenchimento do anexo 1 Modelo de entrega de valores é obrigatório assim como as assinaturas do responsável, do técnico que entrega e do beneficiário Relatórios de viagem. Todos os relatórios de supervisão devem ser elaborados em conformidade com o Anexo 2 Modelo do Relatório de Supervisão. O modelo apresenta a relação dos visitados que serão determinados pelo número de instituições a serem visitadas. Para as deslocações cuja missão é de carácter sigilosa, recomenda-se a elaboração de sumário executivo. Os relatórios devem ser elaborados de forma criteriosa e devem apresentar conteúdos que permitem a introdução de algumas acções concretas de apoio imediato. Devem igualmente assegurar que as equipas subsequentes que visitarem as escolas, tenham bases que lhes orientem melhor para continuarem com o trabalho. Todas as brigadas (ou o funcionário) após a realização de visita de trabalho devem assegurar a existência do relatório no local visitado. Para o caso de 17

19 visitas às escolas, recomenda-se que o relatório seja canalizado à sede da ZIP e esta, por sua vez, ira canalizar às escolas Realização de seminários Na realização do seminário devem ser assegurados os seguintes documentos: Termos de referências; Listas de presenças diárias devidamente assinadas pelos participantes; Aquisição de material de escritório. Trata-se do material que será utilizado para a realização de capacitação e/ou encontros de superação Aquisição de outras maquinarias e equipamento. Pode ser adquirido material ou equipamento que tem relação directa com o trabalho, como sejam, computadores de mesa incluindo impressoras, armários para arquivo, secretárias, entre outros Aquisição de meios circulantes A deslocação dos técnicos da DPEC aos SDEJT e às escolas e dos SDEJT s às escolas, pressupõe a existência de meios circulantes. Considerando a ausência ou défice desses meios, poderão ser adquiridas motorizadas e bicicletas. Chama-se a atenção para que haja racionalidade na aquisição desses meios por forma a não comprometer a actividade de supervisão. Nestes termos, o número máximo de motorizadas e bicicletas a serem adquiridas em cada exercício económico deve ser de 5 e 6 respectivamente. Todos os meios circulantes adquiridos devem ser registados a favor do respectivo SDEJT ou DPEC Regras para distribuição dos meios circulantes A entrega dos meios deve ser evidenciada pela existência de um termo de entrega devidamente assinado pelas partes; Os SDEJT s devem preparar um mapa de controlo paralelo que mostre a relação das repartições ou das ZIP s que já se beneficiaram desses meios com vista a se evitar repetições desnecessárias Aquisição de combustível. Os gestores devem pautar por uma gestão correcta e transparente e facilitarem a verificação quer da aquisição quer do consumo de combustível. Assim, para o abastecimento dos meios circulantes, deve se assegurar a existência de mapas de controlo que deverão conter, dentre outros, todos os elementos descritos no quadro abaixo: 18

20 Data Tipo de combustível Qtd Tipo de meio circulante Chapa de matrícula Missão Beneficiário Assnatura legível Dado que para além do financiamento do FASE, existem outras fontes, deve se encontrar uma forma de se proceder o controlo em mapas separados Despesas não suportadas pelo fundo de supervisão: Água; Energia; Telefone; Salário; Festividades e comemorações escolares; Aluguer de viaturas e taxas de qualquer natureza; Constução e manutenção de infraestruturas; Cadeiras de sofás; Geradores 1.2 O papel da DPEC e do SDEJT na gestão do fundo de supervisão. A DPEC representa o nível do sector da educação que tem tido contactos regulares com os SDEJT s e estes por sua vez com as escolas. Por isso de forma específica apresenta-se o papel de cada nível: São responsabilidades da DPEC: Acompanhar todas as actividades desenvolvidas ao nível dos distritos; Apoiar os distritos, em termos de materiais pedagógicos na realização das suas actividades (planificação, elaboração/adaptação de documentos do uso interno); Organizar seminários de capacitação de acordo com as necessidades; Realizar visitas às escolas; Sistematizar relatórios das actividades realizadas e enviá-los trimestralmente ao MINED; Disseminar as boas práticas do processo de educação na província São responsabilidades do SDEJT: Assegurar a utilização do Fundo de Supervisão de forma a responder às necessidades da educação ao nível do distrito. 19

21 Acompanhar todas as actividades desenvolvidas ao nível das Zonas de Influência Pedagógica (ZIP), Escolas, e Núcleos Pedagógicos de Base (NPB); Realizar a supervisão tendo em conta as áreas: pedagógica e administrativa e financeira Incidência da supervisão: Situação do livro escolar; Disponibilidade e uso do livro de turma; Processo do aluno e do alfabetizando; Documentos normativos; Assistência às aulas; Planos de actividades e de desenvolvimento da escola; Disponibilidade e assiduidade do professor, do alfabetizador e do funcionário; Acompanhamento do levantamento estatístico de 3 de Março; Avaliação das necessidades psicopedagógicas dos professores e dos alfabetizadores; Desempenho da escola; Situação de pagamento de salários dos professores, alfabetizadores e funcionários; Plantio de árvores; Execução e prestação de contas do fundo de supervisão distrital; Análise e verificação documental das despesas realizadas; Execução e prestação de contas dos fundos do Programa de Apoio Directo às Escolas (ADE); Execução e prestação de contas dos fundos descentralizados aos IFP s, IFEA s e CREI. CAPÍTULO III 1. Prestação de Contas e Relatórios Financeiros Cada nível do sector deve ter no seu arquivo o processo de prestação de conta de todas as despesas realizadas e proceder o respectivo registo. 1.1 Relatórios Financeiros Para garantir que as demonstrações financeiras permitam a tomada de decisões racionais e com eficiência e eficácia, é necessário que a informação financeira seja credível. Numa base trimestral, cada Direcção Provincial deverá preparar relatórios cobrindo as transacções tanto do fluxo de caixa como das contas bancárias, que devem ser enviados ao Gestor Financeiro do Projecto ao nível do órgão central, para que ele faça a respectiva consolidação. 20

22 Nos casos em que a DPEC efectua adiantamento de fundos para o distrito, e este tiver realizado as despesas, deve recolher todos os justificativos num período máximo de dois meses para efeitos de contabilização na aplicação contabilística em uso. Nestes termos, ao nível da DPEC (na sua relação com os SDEJT) são contabilizados: Os adiantamentos directos efectuados pelas Finanças para os SDEJT s (para efeitos de controlo da execução); Justificativos originais resultantes dos adiantamentos feitos pela DPEC ao SDEJT; Cópia de justificativos dos valores do fundo de supervisão distrital inscrito no orçamento do distrito que não transita pela DPEC, ou seja, que é transferido directamente pela DPPF para o distrito. Deve haver celeridade na justificação das despesas ao nível dos SDEJT s, na medida em que, enquanto os justificativos não forem canalizados à DPEC, todos os desembolsos efectuados não serão assumidos como despesa. Assim, mantendo-se sob forma de adiantamento até ao final do semestre ou do ano, resultando numa aparente baixa execução financeira o que poderá reflectir-se de forma negativa nos desembolsos subsequentes Documentos que compõem o processo de prestação de contas: Documentos do âmbito geral Documentos de autorização da despesa, Requisições Internas e externas Justificativos (exemplo: facturas, recibos, V.D, mapas de controlo de consumo de combustível, guias de marcha, relatórios, processos de concurso, contrato com fornecedor, Guias de remessa, e.t.c) Relação de cheques emitidos Extractos bancários Relação dos cheques em circulação Balancetes Cartas de confirmação da recepção de bens (ex: mobiliário e equipamento escolar) Documentos relacionados com o e-sistafe. Visto que nem todos os níveis do sector da educação dispõem da terminal do e-sistafe, recomenda-se que nos processos de prestação de contas sejam assegurados, pelo menos, os seguintes documentos: NC Nota de cabimentação; LD Nota de Liquidação da despesa; OP Ordem de pagamento. 21

23 1.3. Intervenção dos vários níveis na execução e prestação de contas. Como foi referido atrás, os recursos financeiros do FASE foram descentralizados para vários programas. Entretanto, para atender alguns aspectos específicos decorrentes da introdução de novos procedimentos acordados entre o MINED e os pareceiros de cooperação (sem por em causa a autonomia financeira e administrativa de cada nível), devem ser observados os procedimentos que se seguem de acordo com cada programa Fundo de supervisão distrital O fundo de supervisão distrital está inscrito no orçamento do distrito e é canalizado aos SDEJT s por intermédio das Secretarias Distritais. Não obstante esta realidade, ao nível das DPEC s os valores comunicados aos SDEJT s são lançados como adiantamento no sistema contabilístico e contabilizados como despesas à medida que os distritos prestam contas. O Decreto 15/2010, assim como o novo acordo com o Banco Mundial apresentam várias modalidades de contratação que são aplicadas por todos os níveis do sector. Deste modo, todos os processos de aquisição ao nível dos SDEJT s relacionados com bens e serviços e outras maquinarias e equipamento (com recurso ao Ajuste Directo), devem apresentar um visto prévio da DPEC, devendo os dois níveis definir a melhor estratégia para a operacionalização desta recomendação. O SDEJT depois de compor o processo da despesa, antes de submeter à Secretária Distrital, deve canalizar à DPEC para efeitos de verificação Prestação de contas deste fundo pelos SDEJs: Enviar os justificativos originais à Secretaria Distrital para efeitos de encerramento dos PA s abertos na DPPF; Enviar uma cópia do mesmo processo à DPEC; Arquivar uma cópia no SDEJT Por imperativo de auditoria externa, num prazo máximo de dois meses após submissão dos justificativos na Secretaria Distrital os SDEJT s devem negociar a recolha dos documentos originais e arquivá-los na instituição para efeitos de consulta. Esta recomendação surge pelo facto de as cópias não constituírem documentos sujeitos `a verificação no âmbito de auditoria externa. Se dentro deste período os SDEJT s serem auditados, poderão levar o auditor até a Secretaria Distrital para verificação dos mesmos Fundo de ADE. O ADE é um programa que é implementado no Ensino Prímário, Secundário e Técnico Profissional e representa um grande investimento para o sector. Assim, para o alcance dos objectivos para os quais foi criado, é necessário que os vários níveis do sector, e principalmente os SDEJT s e DPEC s: 22