FACULDADE DE PARÁ DE MINAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS. Victor Flávio Rodrigues

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1 FACULDADE DE PARÁ DE MINAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS Victor Flávio Rodrigues ESTRATÉGIA DE GESTÃO DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA X DO COMÉRCIO VAREJISTA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO CIVIL PARÁ DE MINAS MG 2013

2 Victor Flávio Rodrigues ESTRATÉGIA DE GESTÃO DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA X DO COMÉRCIO VAREJISTA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO CIVIL. Monografia apresentada à Coordenação do curso de Administração de Empresas da Faculdade de Pará de Minas como requisito parcial para a conclusão do Curso de Administração. Orientadora: Prof.ª Ms Annévia Palhares Vieira Diniz Oliveira PARÁ DE MINAS 2013

3 Victor Flávio Rodrigues ESTRATÉGIA DE GESTÃO DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA X DO COMÉRCIO VAREJISTA DE MATÉRIAIS PARA CONSTRUÇÃO CIVIL. Monografia apresentada à Coordenação do curso de Administração de Empresas da Faculdade de Pará de Minas como requisito parcial para a conclusão do Curso de Administração. Orientadora: Prof.ª Ms Annévia Palhares Vieira Diniz Oliveira Aprovada em: / / Prof.ª Ms Annévia Palhares Vieira Diniz Oliveira Orientadora FAPAM Prof. Ms Ruperto Benjamin Cabanellas Vega Professor Avaliador

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5 Dedico este trabalho aos meus pais José Fernandes e Luzia Lucia, e aos meus padrinhos Geraldo Armando e Maria Perpetua, que são exemplos de superação para mim e sempre sentiram orgulho das minhas conquistas.

6 AGRADECIMENTOS Agradeço a Deus que sempre intercede por mim e tudo que faço. Aos meus familiares, que entenderam minha ausência em algumas ocasiões nos últimos anos. Aos meus amigos que sempre estiveram comigo me apoiando e descontraindo para que eu pudesse recarregar minhas energias. E a todos que acreditaram que seriam capazes de alcançar mais este objetivo.

7 Não sou obrigado a vencer, mas tenho o dever de ser verdadeiro. Não sou obrigado a ter sucesso, mas tenho o dever de corresponder à luz que tenho. Abraham Lincoln

8 RESUMO O presente estudo teve o propósito de avaliar a situação da gestão de estoque de uma empresa do ramo varejista de materiais para construção civil, verificando o grau de aperfeiçoamento do estoque e determinar quais os próximos métodos deveram ser aplicados. Para balizar as pesquisa, foram considerados os estudos dos principais autores do assunto, bem como toda a sua evolução histórica. A metodologia utilizada neste trabalho foi de caráter quantitativo. Baseado no aporte teórico, realizou-se um estudo de caso em uma empresa do ramo varejista de materiais para construção civil. Palavras-chave: Administração de materiais, gestão de estoque, ponto de pedido, estoque mínimo, média de consumo, consumo máximo.

9 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Modelo de evolução horizontal do consumo Figura 2 Modelo de evolução de consumo sujeita à tendência Figura 3 Modelo de evolução sazonal de consumo Figura 4 Consumo Médio Figura 5 - Método da média móvel ponderada Figura 6 Método da média com ponderação exponencial Figura 7 - Método dos mínimos quadrados Figura 8 Curva ABC Figura 9 Diferenciação do comportamento das curvas Figura 10 Curva do custo total Figura 11 Demonstrativo de estoque máximo Figura 12 - Custo total Figura 13 Quantidade do lote custo de armazenagem unitário Figura 14 - Quantidade do lote custo de armazenagem percentual Figura 15 Lote econômico com faltas Figura 16 - Custo total Figura 17 - Estoque máximo pelo lote econômico de compra Figura 18 Quantidade do lote de compra sujeito à faltas Figura 19 - Função para lote econômico sujeito à faltas Figura 20 Lote econômico com desconto Figura 21 Gráfico dente de serra Figura 22 Gráfico dente de serra com ruptura Figura 23 Estoque virtual Figura 24 Ponto de pedido Figura 25 - Estoque médio Figura 26 Gráfico intervalo de ressuprimento Figura 27 - Estoque máximo Figura 28 - Estoque mínimo (fórmula simples) Figura 29 - Estoque mínimo (método da raiz quadrada) Figura 30 - Estoque mínimo ( método da porcentagem de consumo) Figura 31 - Estoque mínimo com alteração de consumo e tempo de reposição Figura 32 - Estoque mínimo com grau de atendimento definido... 46

10 Figura 33 - Desvio padrão Figura 34 - Consumo máximo Figura 35 - Nível de serviço Figura 36 - Exposição a ruptura Figura 37 Estoque mínimo do grau de atendimento pelo desvio padrão Figura 38 - Ponto de pedido Figura 39 Gráfico dente de serra cimento Figura 40 Gráfico dente de serra Argamassa Figura 41 Gráfico dente de serra tubo Figura 42 Gráfico dente de serra tinta Figura 43 Gráfico dente de serra cal Figura 44 Gráfico dente de serra escada Figura 45 Gráfico dente de serra brita Figura 46 Gráfico dente de serra bianco Figura 47 Gráfico dente de serra rejunte Figura 48 Gráfico dente de serra chibanca... 70

11 LISTA DE TABELAS Tabela 1 Exemplo de pesos para a média móvel ponderada Tabela 2 Coleta de dados Tabela 3 Ordenação dos dados Tabela 4 Valores de K em função do risco assumido... 47

12 LISTA DE QUADROS Quadro 1 Modelo para confecção da curva ABC Quadro 2 Classes de produto Quadro 3 Média de consumo de cada mês Quadro 4 Grau de atendimento dos produtos Quadro 5 Estoque mínimo dos produtos Quadro 6 Consumo máximo dos produtos Quadro 7 Tempo de Reposição Quadro 8 Ponto de Pedido... 64

13 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Considerações iniciais Situação problemática Caracterização da empresa Objetivos Objetivo geral Objetivos específicos Justificativa REFERENCIAL TEORICO Conceito de estoque Controle de estoque Previsão de Estoque Método do último período Método de média móvel Método da média móvel ponderada Método da média com ponderação exponencial Método dos mínimos quadrados Sistema Seletivo ABC Lote econômico Lote econômico de compra (sem faltas) Lote econômico de compra (com faltas) Lote econômico com desconto Avaliações da fórmula do lote econômico Níveis de estoque Curva dente de serra Ponto de Pedido Estoque Mínimo Método da raiz quadrada para estoque mínimo Método da porcentagem de consumo para estoque mínimo Estoque mínimo com alteração de consumo e tempo de reposição... 45

14 2.6.7 Estoque mínimo com grau de atendimento definido Nível de Atendimento Níveis de Serviço ao Cliente Vendas perdidas Exposição à Ruptura Pedido perfeito Varejo METODOLOGIA Plano de coleta de dados ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS Analise da entrevista Níveis de estoque Estoque Mínimo Consumo máximo Ponto de pedido Projeção dos fluxos de estoque Proposição de planos de melhoria CONCLUSÃO Considerações finais Limitações do estudo Sugestões para trabalhos futuros REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS APÊNDICE A Roteiro de entrevista para analise da empresa X APÊNDICE B Fluxo de estoque dos produtos estudados APÊNDICE C Tabela de desvio padrão dos produtos estudados... 90

15 13 1 INTRODUÇÃO 1.1 Considerações iniciais No cotidiano das empresas, o estoque é uma das partes fundamentais para manter esta estrutura. É no estoque que a empresa mantém as matérias-primas para produção ou produtos para vendas, e é ele que dá garantia para um continuo funcionamento das organizações, além de peças para manutenção e utensílios usados no dia-a-dia. Outro fator que torna o estudo da administração de materiais tão importante para a sobrevivência das empresas é o capital no estoque investido. Uma má gestão de estoques pode causar um sufoco financeiro desnecessário, com o congelamento de recursos que poderiam estar sendo usados no capital de giro. O estudo sobre estoque vem desde os primórdios da administração de empresas, e sua gestão sempre esteve sob a atenção dos gerentes. É através do estoque que eles conseguem manter o fluxo produtivo das organizações, e é dentro da administração de materiais que pode-se analisar a demanda e seus desvios, bem como atrasos de fornecimentos e ociosidade de materiais dentro do estoque. Assim, o presente estudo pretende examinar de maneira estatística o fluxo de materiais dentro de uma empresa do ramo varejista de materiais de construção civil, e através destes dados, estabelecer um plano inicial para aperfeiçoamento da gestão de estoques. Através da leitura de diversos assuntos em várias fontes bibliográficas, pretende-se chegar a uma conclusão sobre a situação da empresa e a uma proposta de melhorias que possa ser aplicada na mesma. 1.2 Situação problemática Levantar quais métodos científicos existentes dentro da administração de materiais e a real situação da gestão de estoques da empresa, e como se pode usar estes métodos para na prática reduzir a falta de produtos na hora da venda? 1.3 Caracterização da empresa Trata-se de uma empresa de porte médio do ramo varejista de materiais para construção civil em Pará de Minas, formada pela sociedade de dois irmãos. Bem localizada

16 14 em uma das principais avenidas da cidade, proporcionando fácil acesso, um requisito importante no ramo comercial. A empresa possui uma marca consistente e consolidada no mercado, o que pode ser destacado junto com a localização como um ponto forte da empresa. O foco da empresa não é apenas em um segmento de produto, portanto suas vendas são de materiais de construção em geral como: tubos e conexões hidráulicas, torneiras, ferramentas em geral, cimento, argamassa, cerâmicas, tintas, cal, telhas (cerâmica, fibra, amianto e ecológica), pregos, fios e telas de aço, impermeabilizantes, compostos para soluções rápidas, dentre outros. Outros pontos fortes da empresa em estudo que podem ser destacados são: a equipe de colaboradores, que mantem uma grande interação aos clientes; o arranjo físico da loja, organizado de maneira moderna, onde boa parte dos produtos fica ao alcance dos clientes; e também a associação da empresa a um grande rede de compras do ramo de construção civil. Como ponto fraco é ressaltado o espaço físico muito limitado e o sistema informatizado defasado. 1.4 Objetivos Objetivo geral Estudar a bibliografia de administração de materiais, levantar a o nível de administração de estoque exercido na empresa e quais dados a empresa tem para analise a fim de determinar os primeiros passos para a um aperfeiçoamento da gestão de estoque Objetivos específicos Examinar qual a real situação da gestão de estoques da empresa X. Determinar os registros de entrada saída e saldo do estoque no final de cada dia e estipular o consumo mensal dos produtos. Estabelecer os próximos passos na busca de uma gestão de estoque com grau mais elevado de aperfeiçoamento. Mensurar os níveis de estoques. Elaborar o gráfico dente de serra dos produtos. 1.5 Justificativa A importância do presente trabalho para a sociedade é disseminar conhecimento científico e proporcionar o acesso de todos às técnicas novas de gestão de estoque para

17 15 desenvolvimento da sociedade como um todo. É importante para a empresa estar a par das novas teorias administrativas, para se manter em desenvolvimento e adquirir vantagens competitivas, e a presente pesquisa vem mostrar as novas técnicas de gestão de estoque estruturadas para a realidade das empresas de varejo. A pesquisa se torna notável no meio acadêmico para os gestores de estoque e de outras áreas da administração, apresentando as novas teorias sobre gestão de estoques, como serão melhor utilizadas para o ramo de varejo, os dados que estas ferramentas vão gerar como suporte na tomada de decisão dos outro setores da empresa e o retorno financeiro que a aplicação destas técnicas viabiliza. Para o aluno a pesquisa se fez importante pois os mesmo já possui uma experiência notável em compras, e o conhecimento de técnicas apuradas da gestão de estoques pode ajudar na compreensão de como são tomadas a decisões para novas aquisições de matérias. O conhecimento agregado durante o trabalho pode ser um diferencial em novas oportunidades de emprego onde o mesmo tenha que gerir os sistema de estoque e compras simultaneamente.

18 16 2 REFERENCIAL TEORICO 2.1 Conceitos de estoque O presente trabalho trata da gestão de estoque, e das estratégias que auxiliam esta gestão. Para se desenvolver o conhecimento sobre gestão de estoque, é necessário conceituar o que é estoque e sua função dentro das organizações. Segundo Dias (2011), o estoque é necessário para minimizar as preocupações e desníveis e auxiliar a produção e vendas. Em geral, estes materiais são caracterizados como: matéria-prima, produto em fabricação e produto acabado. Para Arnold (2011), estoque é uma reserva de materiais que as instituições mantém para abastecer de insumo seus processos produtivos ou vendas. Todas as instituições ou empresas mantêm estoque, e o mesmo podem constituir frequentemente boa parte dos ativos totais das instituições. Analisando-se um conceito do passado sobre estoque, percebe-se que o mesmo não sofreu grandes alterações. Como afirma Martins (2000), é tão antigo o estudo e papel do estoque nas empresas quanto a administração e seus efeitos reguladores sobre o fluxo de produção e fluxo de vendas. Os estoques sempre atraíram a atenção dos gerentes. Buscando um conceito um pouco mais antigo, Chiavenato (1991) conceitua estoque como uma composição de materiais em processamento, materiais semiacabados e acabados, que não serão usados neste momento, mas são necessários para suprir futuras necessidades. Assim, estoque envolve todos os materiais que a empresa possui e utiliza para produzir seus produtos e serviços. 2.2 Controle de estoque Dentro das empresas, existem vários materiais em guarda, como produtos que esperam para serem beneficiados, materiais que estão na produção esperando para dar entrada em uma nova fase do processo e produtos acabados que esperam o momento certo da venda, seja ela para uma revenda ou consumidor final. O papel do controle de estoque é exatamente determinar o que deve ir, para onde deve ir, quando deve ir e o quanto de cada material deve existir nesta guarda no decorrer do processo. Para Dias (2011), as principais funções de um departamento de controle de estoque são: determinar o que deve permanecer em estoque; determinar quando o estoque tem

19 17 que ser abastecido; determinar quanto se deve comprar de estoque para atender um período predeterminado; solicitar a compra de estoque ao departamento de compra; receber, armazenar e guardar os materiais conforme sua necessidade; controlar o estoque em termos de valor, quantidade e posição do estoque; manter registros sobre a quantidade e estado dos materiais estocados; identificar itens obsoletos e retirá-los do estoque. Existe uma série de aspectos a serem definidos antes de se montar o controle de estoque, como o nível de estoque a ser mantido para atender as necessidades, a relação entre o nível de estoque e o capital investido e os diferentes tipos de estoques existente na empresa. Alguns dos principais estoques de uma indústria são: matérias-primas, produtos em processo, produto acabado e matérias auxiliares e de manutenção. Segundo Dias (2011), são estoques de matérias-primas os materiais básicos e necessários para a produção de produtos acabados, estando seu consumo diretamente ligado ao volume da produção. Podem ser produtos em estado primário ou componentes vindos de outras unidades. Toda empresa tem algum tipo de estoque de matérias-primas e seu volume depende diretamente do tempo de reposição dos pedidos, frequência de uso, investimento e características físicas dos materiais. Entre estas características físicas, o tamanho e a durabilidade são os mais importantes a serem considerados, pois não se justifica a compra em grande quantidade de um item barato com tempo de ressuprimento grande e facilmente perecível. Deve-se dedicar bastante atenção a todos estes fatores, pois é necessário satisfazer a necessidade da produção e manter nível mínimo de investimento em estoque. Ainda para Dias (2011), estoque de produtos em processo é o armazenamento de produtos que já foram processados, mas ainda vão receber características antes da finalização do processo produtivo. É a extensão e complexidade da linha de produção que dimensionam este estoque, pois estão diretamente ligados. Estoques maiores acarretam em custos elevados, com mais capital investido em períodos maiores. O objetivo maior é minimizar o ciclo de estoque, que vai da compra da matéria-prima até a venda do produto acabado e eliminar as faltas de estoque, mantendo o mínimo de estoque. E fundamental que administração de produção reduza o estoque de produtos em processo, aumentando a rotatividade e diminuindo a necessidade de caixa. Conforme Dias (2011), o estoque de produtos acabados é o estoque de produtos que já foram produzidos, mas ainda não foram vendidos. Estes estoques são determinados pela previsão de vendas, pelo processo produtivo e pelo investimento exigido por este estoque de produtos acabados. Indústrias que produzem sob encomenda mantém estoques muito pequenos de produtos acabados, em muitas vezes estes estoques é igual à zero.

20 18 A programação de produção é feita com o objetivo de produzir o suficiente para a demanda de venda prevista, sem que haja excedentes na produção, minimizando os custos totais de estoque. Porém, em algumas situações, deve-se levar em consideração o custo unitário de produção. Há casos em que o lote econômico de produção é maior do que o estipulado na previsão de demanda. Estas situações ocorrem quando o valor da programação da máquina é muito alto. Outro fator importante para os produtos acabados é sua liquidez. Uma empresa que vende produtos populares tem mais segurança de manter este produto em estoque e vendê-lo rapidamente do que uma indústria de produtos mais especializados. Quanto mais líquido, menor o grau obsolescência dos produtos acabados. Dias (2011) afirma que a importância dada ao estoque de matérias-primas deve ser a mesma dada ao de peças de manutenção e materiais auxiliares, pois os custos da falta destes materiais na linha de produção são os mesmos vistos anteriormente para a matéria-prima. Atualmente, as empresas vêm dando uma importância maior a este grupo de estoque. 2.3 Previsão de Estoque Por várias vezes, no dia a dia, as empresas se deparam com situações em que não há o produto para oferecer ao cliente e/ou o processo produtivo por não haver disponibilidade do produto em estoque. Estas situações deveriam ser previstas e minimizadas sem que o estoque de materiais seja elevado. Para isto, existe um método estatístico de previsão de consumo que busca, através de dados históricos de consumo, determinar aproximadamente o consumo dos próximos períodos. Dias (2011) considera que a previsão de estoque está diretamente ligada à previsão de consumo. A previsão de consumo estabelece estimativas futuras do produto, quanto, quando e quais produtos os clientes comprarão. Esta previsão é o ponto de partida do planejamento empresarial, não podendo ser vista como meta de venda, e é a sua precisão que determina a viabilidade de se fazer a previsão de consumo. As informações para a previsão de consumo são de dois tipos: quantitativas e qualitativas. As informações de conotação quantitativa como evolução de vendas no passado, variação diretamente ligada às vendas, variáveis de fácil previsão (aumento da população) e influência da propaganda. E as com caráter qualitativo, como as opiniões dos gerentes, vendedores, compradores e do mercado.

21 19 Tadeu (2010) identifica que o gerenciamento de estoques visa, por meios de métodos quantitativos aplicados atender as expectativas dos clientes e da produção, com máxima eficiência e baixos custos e redução no tempo de movimentação. Busca alcançar taxas de retornos satisfatórias, maximizando o capital investido. Para a verificação dos parâmetros futuros de consumo, é imprescindível a utilização dos modelos de regressão estatística. Portanto, para adoção dos modelos de previsão de demanda, existem razões de se ter o pleno controle do estoque, tais como: níveis de estoques adequados a ambientes de incerteza; necessidade de continuidade em ambientes de produção e operações; adequar às previsões futuras as variações do planejamento dos materiais; minimizar as perdas por falta e excesso de estoque; adequar os prazos de entrega, a fim de não haver queda do nível de serviços e multas por atraso; economia de custos; menos perdas por depreciação e extravio de estocagem; menor volume de armazenagem e estoque. Gonçalves (2004) considera que previsão de estoque é o mesmo que previsão de demanda, e que a previsão de demanda se destina a fornecer dados para planejamento de produtos para produção ou para venda. O escopo da previsão pode ter três variáveis: horizonte de previsões de longo prazo, que são para projetos que levem um ou mais anos para serem realizados; horizonte de previsões de médio prazo, que são previsões para intervalos de meses, e horizonte de previsões de curto prazo, que são normalmente semanas. Algumas características das previsões devem ser levadas em consideração: nenhuma previsão é perfeita, e devem-se fixar certos limites de tolerância às previsões. Estas previsões tendem a se dispersar em prazos maiores: a previsão da próxima semana é mais confiável que a do próximo ano, e, para obter um maior acerto nas previsões, o melhor é analisar famílias de produtos ao invés de produtos separados. Segundo Dias (2011), existem três técnicas de previsão de consumo. Projeção: são as que admitem o futuro como passado, e as vendas vão evoluir como uma reta crescente, e essencialmente quantitativa. Explicação: são técnicas de regressão e correlação, usadas para tentar explicar as vendas do passado, relacionando-as às variáveis de evolução previsível. Predileção: a evolução das vendas é estabelecida através da experiência de funcionários experientes e conhecedores dos fatores influentes. As formas de evolução do consumo serão tratadas a seguir. O modelo de evolução horizontal de consumo não apresenta tendência que influencia o consumo, e ao mesmo tempo apresenta um consumo horizontal, como mostra a Figura 1. Já no modelo de evolução de consumo sujeita à tendência, consumo se altera de acordo com sua tendência no decorrer do tempo, podendo ser ascendente como o da Figura 2, ou descendente.

22 20 O terceiro é o modelo de evolução sazonal de consumo, quando o consumo possui oscilações negativas ou positivas com regularidade. Isto caracteriza sazonalidade, mas este desvio precisa ser de no mínimo 25% em relação à média, de acordo com a Figura 3. Figura 1 - Modelo de evolução horizontal do consumo Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 18) Figura 2 Modelo de evolução de consumo sujeita à tendência Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 19)

23 21 Figura 3 Modelo de evolução sazonal de consumo. Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 19) Dias (2011) reforça que, na prática, podem ocorrer combinações diversas entre os modelos para explicar o consumo de um produto. Pode-se acompanhar a linha de vida do produto que mostra as vendas do produto em 41 períodos. Nos 12 primeiros períodos, este produto passa da fase introdutória e atinge sua fase normal de consumo onde, por 20 períodos, apresenta uma constante evolução, ele ainda apresenta um leve aumento, mas a partir do 30 período começa ser retirado da linha de produção. Nota-se que o produto passou por três fases de evolução do consumo: ascendente, horizontal e descendente. A evolução do consumo no passado pode prever a evolução futura, mas apenas se os padrões de consumo permanecer os mesmo. Os principais fatores que podem afetar o comportamento de consumo são: a) Influências políticas, conjunturais e sazonais; b) Alteração no comportamento dos clientes; c) Inovação técnica; d) Modelos retirados da linha de produção; e) Alteração da produção; e f) Preços competitivos dos concorrentes.

24 22 Dias (2011) reforça que o consumo pode ser apurado de duas maneiras: após a entrada do pedido e através de métodos estatísticos. Apresenta-se a seguir técnicas quantitativas de calcular a previsão de consumo Método do último período Dias (2011) identifica que este é o modelo mais simples e sem base matemática. A ideia é usar o consumo do período anterior como previsão de consumo. Ao colocar-se em um gráfico os dados, apuram-se duas curvas idênticas deslocadas no tempo. Gonçalves (2004) relata que este método é o mais elementar de todos, pois como o método de Dias (2011), considera o consumo do período anterior para determinar o possível consumo futuro, partindo da premissa que o consumo e o mesmo do período passado Método de média móvel Dias (2011) aponta que este é uma extensão do modelo anterior, onde se calcula a média do consumo, usando n períodos anteriores. A previsão gerada geralmente é menor que os valores padrões se o consumo é crescente, e o contrário ocorrerá para o consumo decrescente. Gonçalves (2004) identifica como método de média ponderada um modelo de média simplificado, visto que os valores para o cálculo da média iriam variar de acordo com o tempo. Esta técnica minimiza os efeitos de ligeiros aumentos e declives no consumo, fazendo com que os mesmos tenham pouca influência sobre a média. Figura 4 Consumo Médio Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 22) Dias (2011) cita que este modelo apresenta algumas vantagens, como a possibilidade de o processamento ser manual, e a facilidade de implantação. E também algumas desvantagens: pode gerar movimentos cíclicos, não existentes nos dados originais; pode ser afetada pelos dados extremos, mas pode ser corrigida através da média móvel ponderada; observações antigas terão os mesmos pesos das atuais, e exige manutenção de um grande número de dados.

25 23 Gonçalves (2004) indica uma outra situação a ser considerada a respeito da média móvel: ela apresenta um certo delay para incorporar tendências de aumento e diminuição dos valores que compõem os dados históricos Método da média móvel ponderada Dias (2011) comenta que este método é uma variação do modelo anterior, onde os dados dos períodos mais recentes recebem pesos maiores que dos períodos antigos. Os pesos dos valores de são decrescentes, dos mais recentes aos mais distantes, o que ajuda a eliminar alguns problemas gerados no método anterior. A soma dos pesos não pode ser maior que 100%, conforme a tabela 1. Figura 5 - Método da média móvel ponderada Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 23) = consumo efetivo no período = peso atribuído ao consumo no período Tabela 1 Exemplo de pesos para a média móvel ponderada. Período Peso ou fator de importância em % Quantidade 1 5% de 350 = 17,5 2 10% de 70 = % de 800 = % de 200 = % de 150 = % de 200 = % 244,5 245 Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 20) Gonçalves (2004) sustenta que é preciso haver uma ponderação dos dados, e que podese ponderar os dados de acordo com o a ponderação de Simpson, onde os dados do centro do

26 24 intervalo de coleta podem ter um peso maior que os dados mais recentes e mais antigos ou a ponderação triangular, como foi usada por Dias (2011), onde os dados mais recentes têm maior valor que os passados. No processo de ponderação explicado por Gonçalves (2004), o peso dos dados é distribuído em números decrescentes do dado mais recente até o mais antigo, que deve terminar em 1, o que diverge do apresentado por Dias (2011) que traz a ponderação em forma de porcentagem Método da média com ponderação exponencial Dias (2011) sustenta que este método elimina as desvantagens dos métodos anteriores, dando mais valor aos dados mais recentes. Por utilizar apenas três valores, diminui o manuseio de informações passadas. Para gerar a provisão do próximo período são necessários apenas: A previsão; O consumo no último período; e A constante que determinar a ponderação dos valores mais recentes. Gonçalves (2004) denomina este método como alisamento exponencial, mas usa as mesma técnicas para desenvolvê-lo, usando a média móvel com o mínimo de dados históricos, ajustando os dados com o coeficiente de α entre 0,1 e 0,3 e a diferença entre o consumo e a previsão. É sustentado ainda por Gonçalves (2004) que, para o alisamento exponencial ser utilizado como método de previsão, é preciso incluir um valor de partida estimado, que pode ser a média dos valores históricos disponíveis e a escolha da constate de alisamento α. Dias (2011) reforça que este modelo procura eliminar a reação exagerada, prevendo o consumo usando apenas a tendência geral, atribuindo a diferença entre o previsto e o consumido à mudança de tendência e causas aleatórias. A questão básica é quanto da diferença entre o previsto e o consumido pode ser atribuído à mudança do padrão e quanto pode ser atribuído à causa aleatória. Se for calculada a próxima previsão, e a mesma for igual à anterior, pode-se associar toda a diferença a causas aleatórias, mas se o resultado for igual ao consumo, a diferença é causada por alteração no padrão de consumo. A diferença pode ser causada pelos dois fatores simultaneamente, neste caso trata-se a diferença da seguinte forma: através de vários cálculos matemáticos e estatísticos avançados determina-se o α (alfa), que determina a porcentagem de erro que pode ser atribuída a alterações do padrão de consumo. Para simplificar o processo,

27 25 muitas vezes este valor é determinado empiricamente e fica entre 0,1 a 0,3. O valor de α deve ser considerado da seguinte forma: 0 α 1. Para o cálculo podemos usar a seguinte fórmula: Figura 6 Método da média com ponderação exponencial ( ) Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 25). Dias (2011) ressalta a situação onde o padrão de consumo apresenta apenas flutuações sobre uma média constante, tendência crescente ou decrescente ou fatores cíclicos, não devendo-se utilizar a média com ponderação exponencial. Este método deve ser usado apenas nos padrões de consumo variáveis, com a média variando aleatoriamente em intervalos regulares Método dos mínimos quadrados Dias (2011) aponta que este método é usado para minimizar as diferenças entre os dados observados e um modelo de consumo linear. A formula Y=a+b.X define uma linha reta, onde Y é o valor previsto em um tempo X, medido em anos a partir do ano base, o objetivo dessa equação é determinar qual é o valor de Y quando o tempo é igual a zero, e b, que representa a inclinação da reta. Para se calcular a e b, pode-se usar a seguintes fórmulas, respectivamente. Figura 7 - Método dos mínimos quadrados ( ) Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 27) De maneira tabular, obtêm-se as somatórias de Y, X, XY e X², onde X é o número de períodos a partir do ano base. Estas somatórias são importantes para o cálculo de a e b, sendo seus valores substituídos na fórmula da linha reta, e seu resultado será a previsão de consumo. Foi apresentado como a previsão de estoque é uma excelente ferramenta para se enxergar o comportamento do consumo no futuro. Pode-se perceber, também, que são vários os fatores que podem influenciar o consumo, e que com técnicas matemáticas estatísticas é possível minimizar estes desvios de padrão e estabelecer previsão confiáveis.

28 Sistema Seletivo ABC Há uma situação comum dentro do estoque, em que itens apresentem valores agregados maiores do que outros, e com isto trazem uma maior rentabilidade. É sensato imaginar que este item tenha que receber um grau maior de atenção, e é neste ponto que se utiliza a classificação ABC, que distingue os itens em estoque em três classes, para que os mesmos recebam níveis de complexidade de gestão de estoque diferentes. Dias (2011) considera que a curva ABC é uma importante ferramenta para o administrador. Através dela, é possível definir o grau de atenção que cada item merece, e separá-los por grupos. Com estes grupos formados e os itens devidamente separados pela sua relativa importância, deve-se definir as ações a serem tomadas para cada grupo da seguinte forma: Classe A: são grupo de itens com maior importância e que merecem maiores cuidados dos administradores; Classe B: é o grupo de itens com importância média e estão situados entre as classes A e C; Classe C: são os itens de pouca importância que não requerem um grau de atenção elevado. Gaisner (2011) relata a classificação ABC como um dos processos de categorização de Pareto, que se baseava em critérios relevantes para a padronização do gerenciamento dos itens em estoque. Para esta classificação, monta-se um ranking, onde é colocado o resultado da multiplicação do consumo médio pelo custo de reposição do item. Após a montagem do ranking, aplica-se sobre as porcentagens acumuladas as três margens pré-definidas de corte, e monta-se as classes de materiais. Gasnier (2011) utiliza os mesmos critérios de Dias (2011) com relação à nomenclatura das classes de materiais. Gonçalves (2004) aponta que a análise ABC tem como objetivo identificar os itens em estoque com maior valor e exercer sobre ele uma gestão mais refinada, buscando com este controle a redução nos custos dos estoques, já que estes itens tem alto valor de investimento. Na construção da curva ABC, Gonçalves (2004) indica como dados necessários o consumo dos itens e a média de preços corrigidos para a mesma data. Essa correção se faz importante, uma vez que os dados defasados podem causar distorções na construção da curva.

29 27 Para a correção, podem ser usados índices como IGPM ou variação do dólar, entre outros Planejamento Dias (2011) destaca as diferentes formas de se obter a curva ABC, que são mostradas no Quadro 1. O autor mostra como todos os aspectos devem ser considerados de forma facilitada. Quadro 1 Modelo para confecção da curva ABC. Necessidade da curva ABC 1 Discussão preliminar Definição dos objetivos Verificação das técnicas para análise 2 Tratamento de dados Cálculo manual ou eletrônico Obtenção da classificação: classe A 3 Classe B e classe C sobre ordenação efetuada Tabelas explicativas e traçado do gráfico ABC 4 Análise e conclusões 5 Providências e decisões Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 75) Ao se pensar em um passo a passo para a construção da curva ABC, Gonçalves (2004) apresenta a seguinte lista: Listar todos os itens em estoque, com a média de consumo dos últimos 12 meses e os preços devidamente atualizados; Multiplicar o consumo pelo preço atualizado, para obter-se o valor do consumo; Reordenar a lista de acordo com o valor de consumo; Inserir a coluna do consumo acumulado, que será preenchida com a soma do valor da linha superior na mesma coluna mais o valor de consumo da mesma linha; Fazer o cálculo do percentual do valor acumulado; Usar o critério de divisão das classes A, B e C em geral, usa-se de 75% a 80% para a classe A, 5% para classe C e o restante na classe B; É importante salientar que o perfil da curva ABC que vai determinar os percentuais descritos a cima.

30 28 Dias (2011) reforça que um maior cuidado deve ser tomado com problemas que surgem na fase de verificação e levantamento de dados a serem usados na confecção da curva ABC, mas podem ser resolvidos com as seguintes providências: Pessoal treinado e preparado para fazer o levantamento; Formulário para coleta de dados; e Normas e rotinas para levantamento. É primordial que os dados sejam coletados de maneira uniforme, principalmente quando são numerosos, pois isto auxilia na consistência da curva ABC. É interessante fazer uma análise na primeira amostra de dados coletados para detectar a necessidade de arredondamento e conferência de dados, para que os registros fiquem padronizados. Os cálculos devem ser programados e realizados manual ou eletronicamente. A definição de classes A, B e C é de puro bom senso. Usualmente, são colocados 20% dos itens em estoque na classe A, 30% na B e 50% na C, mas estas porcentagens podem variar de caso para caso. Dias (2011) nota que, para exemplificar a aplicação e montagem da curva, é interessante usar um caso simples de dez itens. Tabela 2 Coleta de dados Material Preço Unitário Consumo Anual (unidades) Valor Consumo (Ano) Grau A º B º C º D º E º F º G 0, º H º I º J º Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 76) Com base na ordenação decrescente do valor do consumo dos materiais apresentados na Tabela 2, pode-se confeccionar a Tabela 3.

31 29 Tabela 3 Ordenação dos dados. Grau Material Valor Consumo Valor de Consumo acumulado (%) Porcentagem sobre o Valor do Consumo Total 1º C º B º E º D º G º F º H º A º J º I Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 77) Com os dados organizados, pode-se construir a curva ABC. No eixo cartesiano, utiliza-se a abscissa para o número de itens, e nas ordenadas, o valor de consumo acumulado dos itens. Inicia-se a esquerda registrando o item de maior valor, e em seguida todos os itens, conforme estão classificados na Tabela 3. Ao interligarem-se todos os pontos, obtém-se uma curva que será dividida nas três classes: A, B e C. Depois de se marcar devidamente e interligar todos os itens no eixo cartesiano usando o critério geral que foi citado anteriormente, obtém-se a definição das classes na curva ABC, conforme a Figura 8.

32 30 Figura 8 Curva ABC. Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 79) Dias (2011) considera que os materiais C e B são a classe A do estoque merecem controles administrativos mais complexos e com menor estoque de segurança possível, enquanto os materiais da classe C podem apresentar estoques de segurança maiores, pois não trazem ônus ao custo total, e ainda os materiais de classe B demandam uma atenção intermediária entre as duas situações anteriores. Observa-se que a curva ABC é uma ferramenta que pode ser usada em diversas ocasiões, e não é acessível apenas para grandes empresas, mas também para o pequeno empresário que faz o próprio planejamento. Dias (2011) salienta que a curva ABC é bastante dinâmica, e possui a tendência de reta quando os valores dos produtos vão se aproximando, e quando estes valores vão se dispersando tende a ter uma curvatura bem acentuada, como é mostrado na figura 9.

33 31 Figura 9 Diferenciação do comportamento das curvas Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 80) 2.5 Lote econômico Na gestão de estoque, uma das maiores dúvidas que cerca todo o estudo, é quanto comprar de um determinado material ou produto. São diversas as variantes que podem afetar a quantidade a ser comprada, e não apenas os custos de pedido e armazenagem. É buscando este enfoque que será estudado o lote de compra, que busca acertar a quantidade a ser comprada levando em consideração as demais variantes. É apresentado por Dias (2011) que a grande questão envolvida sobre o lote econômico é o quanto deve-se comprar ou produzir de cada vez. Esta questão tem dois critérios básicos: os custos de armazenagem e os custos de pedidos. Estes custos tem comportamentos diferentes, já que o custo de armazenagem aumenta proporcionalmente ao lote comprado ou produzido, devido à necessidade de espaços maiores para estocagem, seguro, e a taxa de retorno do capital investido neste estoque. O custo de pedido tende a diminuir à medida que o lote vai aumentando, pois este custo passa a ser distribuído entre um número maior de itens.

34 32 Gonçalves (2004) ressalta que dentro deste enfoque o modelo que tem apresentado maior interesse dos autores é o lote econômico de compra, que de maneira simplificada busca determinar a quantidade a ser comprada e tendo o objetivo de minimizar os custos totais que abrangem o estoque. A mesma ideia é compartilhada por Gasnier (2011), acreditando que lotes demasiadamente pequenos não são a forma mais econômica de se comprar, criando assim um dilema que tem como solução: a ótima relação matemática entre os custos marginais fixos e variáveis. Figura 10 Curva do custo total Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 86) Lote econômico de compra (sem faltas) Neste modelo, deve-se partir de duas premissas: o consumo mensal é determinado e de taxa constante; e a reposição é imediata quando estoque chega a zero.

35 33 Figura 11 Demonstrativo de estoque máximo Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 87) A figura 11 mostra uma inverdade, pois na realidade o estoque máximo (E.Mx) não é igual à quantidade a ser comprada. O tempo de consumo ou tempo entre os pedidos é t. O período de planejamento T é anual. Podemos obter o custo anual da seguinte forma: CT = Custo total do período (t) número de pedidos (ano) O custo unitário por período é o custo de aquisição das Q unidades, ou seja: P Q, em que P é o preço unitário do item. Em cada período se faz apenas uma compra. O custo de pedido é o custo de se fazer uma compra isto é, B. O estoque médio por período é Q/2. Então, o custo de armazenagem por período é: Onde: P = Preço unitário de compra C = Consumo do item B = Custo de pedido Q = Quantidade do lote I = Custo de armazenagem (DIAS, 2011, p. 87) O provável problema ao minimizar CT e tentar torná-lo o menor possível, é minimizar o CT-P.C, P.C, que é uma constante (Q não se altera e continua sendo o preço pela quantidade). Este problema é demostrado a seguir, onde a definição do lote afeta os custos total do pedido e de armazenagem.

36 34 Figura 12 - Custo total Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 88) O custo de armazenagem I pode ser indicado de duas maneiras: em percentual, ou em valor unitário. As fórmulas a seguir apresentam quando os valor I pode ser apresentado em valor unitário e percentual respectivamente: Figura 13 Quantidade do lote custo de armazenagem unitário Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 89) Figura 14 - Quantidade do lote custo de armazenagem percentual Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 89) Lote econômico de compra (com faltas) Esse modelo segue as mesmas premissas do anterior, com apenas uma diferença: admite faltas, e isto incorre em um novo custo: o custo de falta,como demostrado na figura 15. Figura 15 Lote econômico com faltas Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 93)

37 35 Ao incluir-se o custo de falta e o período de T, obtém-se a seguinte fórmula: Figura 16 - Custo total Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 94) Onde: CF = Custo de falta do período F = Quantidade faltante = Tempo de consumo normal = Tempo do consumo normal A diferença entre o lote de compra (C) e a falta (F), determina-se o estoque máximo (E.Mx). A ideia é retirar a quantidade em falta quando chega o lote de compra, e estes itens nem passam pelo estoque. Figura 17 - Estoque máximo pelo lote econômico de compra Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 94) Dias (2011) afirma, que olhando para o primeiro dente do gráfico, pode-se observar dois triângulos retângulos semelhantes: o primeiro cujos catetos são e, e o segundo cujos catetos são e, aplicando-se a propriedade de semelhança de triângulos. Outro triângulo semelhante aos anteriores é o que tem como catetos e. Usando na equação o tempo de um período, e multiplicando pelo número de períodos anuais, percebe-se a existência de duas variáveis na equação do ( ), podendo-se encontrar os valores dessas variáveis que minimizam o derivando a equação do com relação a cada variável (derivadas parciais) e igualando cada derivada à zero, resolvendo para, que é o lote econômico de compra sujeito à faltas.

38 36 Figura 18 Quantidade do lote de compra sujeito à faltas Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 95) Pode-se obter, ainda, outra fórmula, substituindo na equação restante do lote de compra, pela função. Figura 19 - Função para lote econômico sujeito à faltas Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 95) Lote econômico com desconto Dias (2011) aponta que, no processo de compra, os fornecedores podem conceder descontos de acordo com a quantidade comprada, e este modelo tem a intenção de analisar se a empresa deve comprar o lote econômico de compra independente do desconto ou adquirir uma quantidade maior de produtos com o preço unitário menor. Se determinar-se como a quantidade comprada, o desconto de comprar uma quantidade maior, considerando o percentual de aumento da quantidade comprada, ( ) o novo preço de e pegar-se a fórmula do custo total e substituir, obtém-se: Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 105) Agora, foram mostrados os dois custos totais: um sem desconto e com a quantidade econômica, e o outro com a quantidade maior e o preço unitário menor. Com estes dados, pode-se perceber que, se os custos forem menores ou iguais ao custo, deve-se comprar a nova, e fazer a seguinte inequação:

39 37 ( ) ( ) Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 105) Pegando-se a fórmula do lote econômico e substituindo na inequação anterior, se simplificar e colocar os termos nos radiais e divido os membros por na inequação, obtém-se: ( ) Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 106). Pode-se substituir por na inequação anteriores, para simplificá-la: Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 106) ( ) ( ) maneira: A expressão anterior é uma equação de 2º grau, e sua resolução se dá seguinte Figura 20 Lote econômico com desconto ( ) ( ) ( ) Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 106) A segunda variação da formula é negativa, mas como procura-se o maior valor de possível, ignora-se o sinal negativo. ( ) ( ) ( ) Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 106) em que. O valor nos fornecerá a quantidade, que é o limite máximo dos custos total, do preço unitário com o desconto, que será igual ou menor que o do lote econômico de compra sem desconto. Então, se a quantidade comprada com desconto ficar no intervalo entre o lote ótimo e a quantidade máxima, a aquisição será vantajosa (DIAS, 2011, p. 106).

40 Avaliações da fórmula do lote econômico Dias (2011) destaca que existem fatores que devem ser observados ao se trabalhar com as fórmulas do lote econômico. Um dos problemas pode aparecer, pois ela procura o custo mínimo sem considerar que os recursos financeiros são limitados, e também a situações em que os itens em estoque sofrem valorização, e com isto o custo de armazenagem pode chegar a zero ou ser negativo, e leva à interpretação de que se deve estocar o máximo. Nesta situação, a quantidade determinada no lote onde o custo de armazenagem é igual ao de pedido não oferece uma situação concreta e a decisão de quanto comprar fica para a política da empresa. O lote econômico não leva em consideração o espaço disponível para estoque. O que pode levar a um lote econômico de compra maior que o espaço de armazenagem é trazer problemas para conservação dos itens. Outra situação problemática é que as fórmulas consideram que os itens tem preço fixo, o que pode causar transtornos para as empresas que vivem o contexto de uma economia inflacionária. Outro problema das fórmulas é que elas consideram o consumo como constante, no período de definição dos lotes, que é um ano. Na prática, observa-se que isto é muito difícil de acontecer, o que obriga a empresa a ter um estoque mínimo de segurança muito bem dimensionado. O problema mais comum dos lotes econômicos é que o reabastecimento é considerado como instantâneo. O que pode ser corrigido com a implantação do ponto de pedido. Observa-se, então, que o lote econômico de compra é uma excelente ferramenta para determinar a quantidade que se deve comprar, porém os modelos usados hoje ainda apresentam certos problemas, pois deixam de levar em consideração muitos dados importantes. Por isso, devem ser muito bem analisados os resultados das fórmulas, devendo passar por um processo de avaliação antes de serem postos em prática. A fim de minimizar estes erros, podem-se usar outros dados, como o ponto de pedido, que será apresentado a seguir através dos níveis de estoque. 2.6 Níveis de estoque Dentro da rotina de um estoque, depara-se constantemente com a necessidade de se comprar um item ou de tornar o espaço de armazenagem mais dinâmico e eficiente. No entanto, saber quando comprar, o que comprar, quando solicitar a reposição de um determinado item não é tão simples. Existe uma série de fatores que afetam este parâmetro,

41 39 como o tempo que o fornecedor leva para entregar este produto, a demanda que se tem deste produto, entre outros. Porém, todos estes fatores podem ter seus efeitos sobre as decisões minimizados, como será apresentado no estudo dos níveis de estoque Curva dente de serra Para Dias (2011), a representação das entradas e saídas dos itens dentro do estoque pode ser demonstrada através de um gráfico chamado dente de serra, onde o eixo das ordenadas representa a quantidade de peças em estoque, e o eixo das abscissas demonstra o tempo percorrido ( ), como na Figura 21. Tadeu (2010) reforça que o gráfico dente de serra consiste na apresentação gráfica das alterações no estoque, facilitando visualmente a gestão de estoque. Figura 21 Gráfico dente de serra Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 43) Dias (2011) salienta, ao se analisar o gráfico, é possível perceber que o estoque começou com uma quantidade de itens no mês de janeiro; estes itens foram consumidos ao passar dos meses, até que em junho o saldo em estoque chegou a zero e foi reposto instantaneamente; esta situação só será constante se for mantidas as condições abaixo: Que o consumo não sofra alteração durante o tempo ; Não haja problema algum ao solicitar a compra; O fornecedor nunca atrasa a entrega das peças e; Todas as peças entregues pelo fornecedor passem pelo controle de qualidade.

42 40 Na pratica, estas situações são muito difíceis de ocorrer, pois o consumo de material é variável, e o prazo de entrega e a qualidade mínima exigida nem sempre são compridas pelo fornecedor. Partindo da premissa que estas situações são frequentes, devemos implantar sistemas que diminuam o risco do estoque ir a zero, e ficarmos sem matérias por algum tempo como mostra a Figura 22. Figura 22 Gráfico dente de serra com ruptura Fonte: Adaptado de DIAS (2011, p. 44) Umas das formas de se evitar que o estoque chegue a zero é estabelecer um ponto de pedido, um número de itens que suprem o consumo do material no tempo em que o estoque leva para ser reposto. Deve-se ter bastante cuidado ao determinar este ponto de pedido, já que o mesmo deve ser estipulado de acordo com as intempéries que possam ocorrer durante o processo de reposição do estoque, e em muitas vezes estes números de itens do ponto de pedido não serão consumidos por um todo, o que gera um capital morto inoperante Ponto de Pedido É apresentado por Dias (2011) como informação importante para o cálculo do estoque mínimo o tempo de reposição, que nada mais é do que o tempo gasto desde o surgimento da