Anexos ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI. Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014. Código: Nome do Projeto:

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1 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 Anexos Portaria 3462 / 2013

2 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 Lista dos anexos I. Cópia da Portaria 3462 / 2013 II. Documentos do Planejamento do Projeto 1. DOD Documento de Oficialização de Demanda 2. PMP Planilha de Mensuração de Projeto 3. DAE Documento de Artefatos a Entregar 4. AVP Análise de Viabilidade do Projeto 5. TAP Termo de Abertura do Projeto 6. PGP Plano de Gerenciamento do Projeto III. Documentos de Gestão do Projeto 1. RAP Relatório de Acompanhamento do Projeto atualizado até 21/05/ Lista de Presença atualizada até 21/05/ Atas de Reuniões da Comissão a. 04/12/2013 b. 26/02/2014 c. 19/03/2014 d. 26/03/2014 e. 02/04/2014 f. 16/04/2014 g. 30/04/2014 h. 14/05/2014 i. 21/05/2014 IV. Anexos da 1ª Subcomissão: Catálogo de Serviços de TI 1. Modelo de Questionário - Situação atual 2. Resultados - Situação atual 3. Estatísticas de Atendimento Campus São José dos Campos 2011 a Relatório Anual Central de Serviços de TI Campus São Paulo HSP Portfólio de Serviços de TI - proposto para a STI 6. Lista de Serviços de TI - proposta para a STI V. Anexos da 2ª Subcomissão: Gestão de Demandas de TI 1. Modelo de Questionário - Situação atual 2. Resultados - Situação atual 3. Artefatos do Processo de Gestão de Demandas - proposto para a STI a. Documento de Solicitação de Projeto b. Documento de Abertura de Chamado c. Documento de Ordem de Serviço d. Documento de Registro de Erro e. Documento de Pré-análise de Viabilidade de Projeto f. Documento de Portfólio de Demandas de TI VI. Anexos da 3ª Subcomissão: Mapeamento de Competências dos colaboradores de TI 1. Modelo de Questionário 2. Planejamento das entrevistas

3 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 I. Cópia da Portaria 3462/2013

4 Portaria de 1 23/05/ :09 PORTARIA REITORIA n 3462 de 31 de outubro de 2013 A Vice-Reitora da Universidade Federal de São Paulo, no uso de suas atribuições legais e estatutárias, RESOLVE: Art. 1º Criar uma comissão para criação do catálogo de serviços de Tecnologia da Informação (TI), elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP; Da Comissão e seus Objetivos Art. 2º A comissão para criação do catálogo de serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP, está vinculada à Reitoria e conta com a participação e o apoio do Gabinete da Reitoria e Pró-Reitorias. Art. 3º São objetivos da comissão: I- Construção do Catálogo de Serviços de TI atual de cada polo de TI; II- Construção do Catálogo de Serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP; III- Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI situação atual; IV- Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP; V- Elaboração do mapa de competências dos servidores de TI e que atuam com TI na UNIFESP atual; VI- Elaboração do mapa de competências de TI da UNIFESP proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP. Da Composição da Comissão Art. 4º Integram a Comissão: I - O Coordenador da Coordenadoria de Gestão da Informação da Pró-Reitoria de Planejamento, como supervisor da comissão; II - O Chefe da divisão de Governança e Planejamento do DTI, como coordenador da comissão; III - Um secretário; IV - Chefes das Divisões de TI do DTI UNIFESP; V - Chefes das Divisões de TI do DTI HSP; VI - Chefes das Divisões de TI do Departamento de Informática em Saúde DIS do Campus São Paulo; VII - O chefe da Divisão de TI de cada campus; VIII - Equipe da Divisão de Governança e Planejamento do DTI; IX - Um representante da área de TI de cada Pró-Reitoria e Secretaria, que serão indicados pelos respectivos Pró-Reitores ou Diretores; X - Três servidores, que serão indicados pelo Comitê Executivo do CETI; XI - Dois servidores, que serão indicados pela Secretaria de Gestão com Pessoas, para apoiar na elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP. Art. 5º Cabe ao Coordenador da Comissão a responsabilidade de exercer as seguintes tarefas: I- Coordenar e monitorar as atividades; II- Convocar reuniões; III- Criar subcomissões para tratar de cada um dos assuntos, se julgar necessário; IV- Convocar outros servidores para prestar informações relacionadas ao tema; V- Encaminhar documentos produzidos; VI- Divulgar resultados. Art. 6º Cabe ao Secretário da comissão exercer as seguintes tarefas: I- Substituir o Coordenador quando solicitado; II- Elaborar documentos; III- Elaborar atas e relatórios de acompanhamento. Art. 7º Cabe aos demais membros da comissão exercer as seguintes tarefas: I- Representar a sua divisão de TI; II- Indicar um suplente; III- Elaborar documentos quando solicitado. Da vigência da Comissão Art. 8º A Comissão terá a vigência de oito meses, a partir da data de publicação da portaria. Art. 9º Os informes e resultados dos trabalhos da Comissão serão encaminhados periodicamente ao CETI. Art. 10º Outros membros poderão ser convidados de acordo com a demanda dos assuntos. Art. 11º Esta portaria entrará em vigor após sua publicação. Prof ª Drª Valeria Petri Vice-Reitora Documento assinado no original Publicado BI/DRH de 07/11/2013

5 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 II. Documentos do Planejamento do Projeto

6 DTI Setor de Processos METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO SISP (MGP-SISP) Documento de Oficialização da Demanda (DOD) 1.TIPO DE SOLICITAÇÃO: Projeto para construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP, através de comissão nomeada a partir da portaria 3.462/2013 de 31/10/2013 da Reitoria da UNIFESP. 2.IDENTIFICAÇÃO DA ÁREA REQUISITANTE DA DEMANDA Nome do requisitante Prof. Dr. Luiz Eduardo Galvão Martins Área/Setor Pró-Reitoria de Planejamento / Divisão de Gestão da Informação legmartins@unifesp.br Telefone(s) (12) IDENTIFICAÇÃO DA DEMANDA São objetivos da comissão: Construção do Catálogo de Serviços de TI atual de cada polo de TI; Construção do Catálogo de Serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP; Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI situação atual; Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP; Elaboração do mapa de competências dos servidores de TI e que atuam com TI na UNIFESP atual; Elaboração do mapa de competências de TI da UNIFESP proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP. 4.JUSTIFICATIVA Após o Debate sobre a mudança da estrutura organizacional de TI da UNIFESP, realizado em 25/09/2013, a Reitoria decidiu implementar duas comissões de trabalho visando apoiar na sua estruturação inicial, independente da criação oficial do novo organograma de TI da UNIFESP. Seja uma Superintendência ou uma Secretaria de TI STI, torna-se necessário um melhor conhecimento das atividades de todas as áreas e polos de TI da UNIFESP, que atualmente trabalham de forma independente. Este projeto visa melhorar a gestão de competências, o planejamento e a gestão de TI, com a criação de novos processos de trabalho, adoção de boas práticas, além da padronização de documentos para uso comum a toda estrutura de TI da UNIFESP. Página 1/3

7 DTI Setor de Processos METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO SISP (MGP-SISP) Documento de Oficialização da Demanda (DOD) 5.RESULTADOS A SEREM ALCANÇADOS O Catálogo de Serviços de TI visa mapear os atuais serviços de TI disponível aos usuários dentro de cada um dos polos de TI da UNIFESP, como também identificar, propor e publicar um Catálogo de Serviços de TI padronizado para melhorar a gestão da futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP. A Gestão de demandas de TI visa mapear e estabelecer um processo único para entrada, análise e priorização das solicitações de serviços (sistemas, suporte, contratações etc.) de TI dos gestores e usuários da TI, tanto atual AS-IS, como também TO-BE. O mapa de competências visa mapear e melhorar a gestão de competências (individual e coletivo) de TI da UNIFESP, apoiando na melhor distribuição do quadro de TI (servidores e celetistas) dentro da futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP, com o objetivo de melhor reter, integrar e valorizar os colaboradores. 6.NORMAS / POLÍTICAS INTERNAS OU EXTERNAS Este projeto visa atender a Portaria 3.462/2013 de 31/10/2013 da Reitoria da UNIFESP. Serão aplicadas as normas dos órgãos de controle do governo federal, onde for levantada esta necessidade. 7.ALINHAMENTO ESTRATÉGICO Este projeto está alinhado aos seguintes objetivos estratégicos do Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação PETI UNIFESP / HSP : CR3 Definir as políticas de TI; CR6 Garantir a continuidade do negócio; CR7 Garantir a qualidade visando a eficácia e eficiência das soluções e serviços de TI; PI2 Aprimorar a comunicação com os clientes da TI; AC1 - Dotar a UNIFESP de lideranças e estrutura necessária de TI; AC2 Identificar e desenvolver processos-chave de TI; AC7 Implantar a gestão por processos na instituição; AC9 Obter, valorizar e reter o capital humano de TI. 8.FONTE DE RECURSO A princípio, este projeto será realizado por servidores da própria UNIFESP, não necessitando de apoio externo ou de contratações. Poderá haver futuro apoio de algum tipo de consultoria de governança de TI, mas que não é específico apenas para este projeto. Portanto não haverá provisão inicial de recursos. 9.ASSINATURA DO REQUISITANTE Assinatura: Página 2/3

8 DTI Setor de Processos METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO SISP (MGP-SISP) Documento de Oficialização da Demanda (DOD) Nome: Prof. Dr. Luiz Eduardo Galvao Martins Cargo/Função: Coordenador Executivo do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação CETI / Supervisor da comissão referente a portaria 3.462/2013 da Reitoria UNIFESP Data: 22 de outubro de 2013 Página 3/3

9 Grupo de processo Processo Informação Gestão de Demandas Gestão de Demanda Definir Tamanho do Projeto 1. Iniciação 1.1. Realizar Análise de Viabilidade do Projeto 1.2. Elaborar Termo de Abertura do Projeto 2.1. Definir o escopo 2.2. Elaborar Cronograma Demanda Tamanho do projeto Análise de Viabilidade do Projeto Terrmo de Abertura do Projeto Representação gráfica da EAP Dicionario da EAP Cronograma de marco Cronograma Custo Estimado do Projeto 2.3. Planejar Custos Fonte de Recurso do Projeto Planilha de Custos 2. Planejamento 2.4. Definir Qualidade Plano de Qualidade Organograma do Projeto 3. Execução 2.5. Definir Equipe 2.6. Planejar a Comunicação Aquisições 2.7. Identificar e Analisar Riscos 2.8. Planejar Aquisições e Contratações (IN 04/2010 SLTI) 2.9. Consolidar Plano de Gerenciamento do Projeto 3.1. Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto 3.2. Gerenciar Aquisições e Contratações Equipe do Projeto Papéis e Responsabilidade Descrição do Processo de Gerenciamento das Comunicações Tabela de Eventos de Comunicação Descrição do Processo de Gerenciamento de Riscos Planilha de Riscos Artefatos do Planejamento de Contratação Planejamento do projeto Contratos Ordem de Serviços Monitoramento e controle 5. Encerramento 3.3. Distribuir Informações Documentos de comunicação do Projeto 3.4. Documentar Lições Aprendidas 4.1. Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto 4.2. Formalizar Aceite das Entregas 4.3. Gerenciar Mudanças 5.1. Encerrar Aquisições e Contratações 5.2. Encerrar Projeto Planilha de Lições Aprendidas Relatório de Acompanhamento de Projeto Termo de Recebimento de Produto/Serviço Planilha de Controle de Recebimento de Produto/Serviço Formulário de Solicitação de Mudanças Planilha de Controle de Solicitação de Mudanças Termo de Encerramento do Contrato Termo de Encerramento do Projeto Base de Conhecimento de Lições Aprendidas

10 Artefato Pequeno Médio Grande MGP-SISP - Documento de Oficialização da Demanda.odt --- Preencher --- MGP-SISP - Planilha de Mensuração de Projetos.ods X Preencher X MGP-SISP - Análise de Viabilidade do Projeto.odt --- Preencher X MGP-SISP - Termo de Abertura do Projeto.odt --- Preencher X --- Preencher X MGP-SISP - Plano de Gerenciamento do Projeto.odt X Preencher X --- Preencher X Cronograma X Preencher X MGP-SISP - Plano de Gerenciamento do Projeto.odt X X MGP-SISP - Planilha de Custos.ods --- Preencher X MGP-SISP - Plano de Gerenciamento do Projeto.odt --- Preencher X --- Preencher X MGP-SISP - Plano de Gerenciamento do Projeto.odt --- Preencher X --- Preencher X MGP-SISP - Plano de Gerenciamento do Projeto.odt X Preencher X --- Preencher X MGP-SISP - Plano de Gerenciamento do Projeto.odt --- Preencher X MGP-SISP - Planilha de Riscos.ods X Ver artefatos do Guia Prático para Contratação de Soluções de TI --- Preencher X MGP-SISP - Plano de Gerenciamento do Projeto.odt --- Preencher X ---- X --- X Ver artefatos do Guia Prático para Contratação de Soluções de TI --- Preencher --- X Preencher X --- X Preencher X MGP-SISP - Planilha de Lições Aprendidas.ods X --- X MGP-SISP - Relatório de Acompanhamento do Projeto.odt --- Preencher X MGP-SISP - Termo de Recebimento de Produto-Serviço.odt X Preencher X MGP-SISP - Planilha de Controle de Recebimento de Produto-Serviço.ods X Preencher X MGP-SISP - Formulário de Solicitação de Mudanças.odt --- Preencher X MGP-SISP - Planilha de Controle de Solicitação de Mudanças.ods X Preencher X Ver artefatos do Guia Prático para Contratação de Soluções de TI --- Preencher X MGP-SISP - Termo de Encerramento de Projeto.odt X Preencher X MGP-SISP - Base de Conhecimento de Lições Aprendidas.ods X Preencher X

11 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Documento de Artefatos a Entregar (DAE) Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP 1.IDENTIFICAÇÃO DA ÁREA REQUISITANTE DA DEMANDA Nome do requisitante Luiz Eduardo Galvao Martins Área/Setor Pro-Reitoria de Planejamento legmartins@unifesp.br Telefone(s) (12) IDENTIFICAÇÃO DA DEMANDA Projeto para construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP, através de comissão nomeada a partir da portaria 3.462/2013 de 31/10/2013 da Reitoria da UNIFESP. 3.LISTA DE ARTEFATOS Tipo de Serviço: Artefatos: 1. Geral 2. Iniciação a. ( X ) Iniciação, Planejamento e Encerramento; b. ( X ) Realização do Monitoramento e Controle de Projetos, Programas e Portfólios; c. ( X ) Execução; d. ( ) Implantação e Gestão da Metodologia de Gerenciamento de Projetos; e. ( ) Treinamento e Mentoring em Gerenciamento de Projetos; f. ( ) Planejamento de Projetos e Programas; g. ( ) Definição das Ferramentas e Técnicas de Gerenciamento dos Projetos. a. ( X ) Ata de Reunião (em todas as fases); b. ( X ) Documento de Oficialização da Demanda (DOD) aprovado pela equipe de projetos. a. ( X ) Planilha de Mensuração do Projeto; b. ( X ) Análise de Viabilidade do Projeto (AVP); c. ( X ) Termo de Abertura do Projeto (TAP). Página 1/4

12 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Documento de Artefatos a Entregar (DAE) Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP 3. Planejamento a. ( X ) Cronograma; b. ( ) Planilha de Custos; c. ( X ) Plano de Gerenciamento de Projeto (PGP): i. ( X ) Representação gráfica da EAP; ii. ( X ) Dicionário da EAP; iii. ( X ) Cronograma de Marcos; iv. ( ) Custo Estimado do Projeto; v. ( ) Fonte de Recursos do Projeto; vi. ( X ) Plano de Qualidade; vii. ( X ) Organograma do Projeto; viii. ( X ) Equipe do Projeto; ix. ( X ) Papéis e Responsabilidades; x. ( X ) Descrição do Processo de Gerenciamento das Comunicações; xi. ( X ) Tabela de Eventos de Comunicação; xii. ( X ) Descrição do Processo de Gerenciamento de Riscos. d. ( X ) Planilha de Riscos; e. ( ) Aquisições e Contratações (Artefatos): i. ( ) Análise de Viabilidade da Contratação; ii. ( iii. ( iv. ( ) Plano de Sustentação; ) Estratégia da Contratação; ) Análise de Riscos da Contratação; v. ( ) Termo de Referência ou Projeto Básico. 4. Execução a. ( ) Contratos: Página 2/4

13 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Documento de Artefatos a Entregar (DAE) Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP i. ( ) Contratos; ii. ( ) Ordem de Serviços ou de Fornecimento de Bens (IN SLTI/MP nº 04/2010); b. ( ) Ordens de Serviços; c. ( X ) Documentos de Comunicação do Projeto (atas de reuniões, relatórios de acompanhamento de projeto, apresentações, s, etc); d. ( ) Planilha de Lições Aprendidas (PLA); e. ( ) Cronograma atualizado; f. ( ) Planilha de Custos atualizada; g. ( ) Planilha de Lições Aprendidas atualizada; 5. Monitoramento e Controle a. ( X ) Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP); b. ( ) Planilha de Riscos atualizada; c. ( X ) Termo de Recebimento de Produto / Serviço (TRPS); d. ( X ) Planilha de Recebimento de Produto / Serviço (PRPS); e. ( X ) Formulário de Solicitação de Mudanças (FSM): i. ( X ) Parecer técnico da avaliação da mudança; ii. ( ) Avaliação das soluções possíveis; iii. ( X ) Impactos previstos no projeto; iv. ( ) Solução indicada pela equipe do projeto; v. ( X ) Decisão do Requisitante; vi. ( ) Decisão da alta administração; f. ( X ) Planilha de Controle de Solicitação de Mudanças (PCSM); g. ( X ) Cronograma atualizado. 6. Encerramento Página 3/4

14 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Documento de Artefatos a Entregar (DAE) Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP a. ( ) Contratos encerrados administrativamente; b. ( ) Termo de Encerramento do Contrato (IN SLTI/MP nº 04/2010); c. ( X ) Base de Conhecimento de Lições Aprendidas (BCLA); d. ( X ) Termo de Encerramento do Projeto (TEP); e. ( ) Planilha de Lições Aprendidas atualizada; f. ( ) Projeto encerrado. 7. Outros a. ( ) ; b. ( ) ; c. ( ). 4.ASSINATURA DO REQUISITANTE Nome: Luiz Eduardo Galvao Martins Cargo/Função: Coordenador Executivo do CETI Data: 14/10/ ASSINATURA DA EQUIPE DE PROJETOS Nome: Ricardo Pereira Nogueira Cargo/Função: Analista de TI Nome: Ione Santos Lopes Cargo/Função: Analista de TI Data: 14/10/2013 Data: 14/10/2013 Página 4/4

15 C.C Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Análise de Viabilidade do Projeto (AVP) 1. PATROCINADOR Nome Cargo Telefone(s) Prof. Dr. Luiz Eduardo Galvão Martins Coordenador Executivo do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação (CETI) (12) legmartins@unifesp.br 2. PARTES INTERESSADAS Órgão Responsável Nome Telefone(s) Comitê Estratégico Coordenador de Tecnologia da executivo do CETI Informação CETI e respectivos membros (diretores acadêmicos e próreitores, DTI- UNIFESP, Superintendência HSP, e DTI-HSP, DIS e DCI) Comitê Técnico de Tecnologia da Informação CTTI Profissionais de TI da UNIFESP Diretores administrativos dos campi Prof. Dr. Luiz (12) Eduardo Galvão 9596 Martins Marcello Sampaio Di Pietro ceti@unifesp.br 8669 ctti@unifesp.br ti@unifesp.br 3. EQUIPE DA ANÁLISE DE VIABILIDADE Nome Cargo / Função Departamento Telefone(s) Fábio Luís Falchi de Magalhães Ione Santos Lopes Ricardo Pereira Nogueira Analista de Tecnologia DTI da Informação / ramal 8612 Assessor de Planejamento Analista de Tecnologia DTI da Informação / ramal 8779 Equipe de Planejamento Analista de Tecnologia DTI da Informação / ramal 8272 Equipe de f.magalhaes@unifesp.br ione.lopes@unifesp.br ricardo.nogueira@unifesp.br Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 1/5

16 C.C Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Análise de Viabilidade do Projeto (AVP) Wagner Gomes Bastos Walfran Carvalho de Araujo Tatiana Patricia Farias da Cruz 4. NECESSIDADE Planejamento Analista de Tecnologia DTI da Informação / ramal 8710 Equipe de Planejamento wgbastos@unifesp.br Analista de Tecnologia TI-SJC 9522 walfran.carvalho@unifesp.br da Informação Analista de Sistemas DIS 1236 tatiana.patricia@hospitalsaopaulo.org.br Após o Debate sobre a mudança da estrutura organizacional de TI da UNIFESP, realizado em 25/09/2013, a Reitoria decidiu implementar duas comissões de trabalho visando apoiar na sua estruturação inicial, independente da criação oficial do novo organograma de TI da UNIFESP. Seja uma Superintendência ou uma Secretaria de TI STI, torna-se necessário um melhor conhecimento das atividades de todas as áreas e polos de TI da UNIFESP, que atualmente trabalham de forma independente. Este projeto visa melhorar a gestão de competências, o planejamento e a gestão de TI, com a criação de novos processos de trabalho, adoção de boas práticas, além da padronização de documentos para uso comum a toda estrutura de TI da UNIFESP. 5. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO Este projeto está alinhado aos seguintes objetivos estratégicos do Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação PETI UNIFESP / HSP : CR3 Definir as políticas de TI; CR6 Garantir a continuidade do negócio; CR7 Garantir a qualidade visando a eficácia e eficiência das soluções e serviços de TI; PI2 Aprimorar a comunicação com os clientes da TI; AC1 - Dotar a UNIFESP de lideranças e estrutura necessária de TI; AC2 Identificar e desenvolver processos-chave de TI; AC7 Implantar a gestão por processos na instituição; AC9 Obter, valorizar e reter o capital humano de TI. 6. REQUISITOS BÁSICOS Negócio: Unificar processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI para toda TI da UNIFESP; Unificar Catálogo de Serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP; Elaborar mapa de competências de TI da UNIFESP proposto para a futura estrutura Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/5

17 C.C Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Análise de Viabilidade do Projeto (AVP) organizacional de TI da UNIFESP. Tecnológico: Será necessário o suporte tecnológico com a utilização de planilhas excel e de sistema (padrão CAIDI) para entrada de dados. Recursos Humanos: Será necessária a participação de todos os responsáveis e suplentes pelos polos de TI para apoiar no preenchimento de documentos e participar em outras fases do projeto. Será necessária a participação de todos os profissionais de TI para preenchimento de questionários e entrevistas. Legais: O projeto visa minimizar o desvio de função dos servidores de TI. Segurança: Alguns tipos de informações individuais fornecidas pelos colaboradores de TI requerem que sejam de acesso restrito, devendo ser tratado de forma coletiva (tabulada). Sociais: Poderão ser observados alguns aspectos sociais dentro do mapa de competências individual. Ambientais: Não existem aspectos ambientais a serem considerados. Culturais: Este projeto visa apoiar na mudança da cultura organizacional de TI da UNIFESP, mais planejada e de visão de médio/longo prazo, e recomenda-se tratar esta temática dentro do CETI, responsável por este projeto. A implantação de um novo processo de gestão de demandas de serviços de TI, entre os outros entregáveis deste projeto, requer grande mudança comportamental de todos os funcionários/servidores. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/5

18 C.C Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Análise de Viabilidade do Projeto (AVP) 7. SOLUÇÕES POSSÍVEIS Não existem outras soluções disponíveis para este projeto, pois consiste num trabalho estritamente intelectual. Para o mapa de competências, poderá ser realizado benchmarking de outras soluções informatizadas, como também, verificar estudos já realizados por outras organizações em relação ao objeto deste projeto. 8. VIABILIDADE TÉCNICA Em relação a estrutura física, será necessário o suporte necessário para que seja implantado um sistema (padrão CAIDI) para entrada de dados. Em relação a equipe de pessoal, será utilizada a equipe da divisão de planejamento e governança do DTI da UNIFESP, com o apoio dos demais colaboradores nomeados na respectiva portaria desta comissão. Faz-se necessário apoio de profissionais indicados pela Secretaria de Gestão com Pessoas para apoiar na elaboração do mapa de competências de TI da UNIFESP. Poderá haver futuro apoio de algum tipo de consultoria de governança de TI que a UNIFESP venha a contratar também para outros projetos. 9. VIABILIDADE FINANCEIRA A princípio, este projeto será realizado por servidores da própria UNIFESP, não necessitando de apoio externo ou de contratações. Poderá haver futuro apoio de algum tipo de consultoria de governança de TI, mas que não é específico apenas para este projeto. Não haverá previsão inicial de recursos financeiros para este projeto. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 4/5

19 C.C Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Análise de Viabilidade do Projeto (AVP) 10. VIABILIDADE INSTITUCIONAL Este projeto tem o apoio da Reitoria e do CETI, como desdobramento do Debate sobre a mudança da estrutura organizacional de TI da UNIFESP, realizado em 25/09/2013, aonde a Reitoria decidiu implementar duas comissões de trabalho visando apoiar na sua estruturação inicial, independente da criação oficial do novo organograma de TI da UNIFESP. A maior resistência natural deste projeto é a mudança da cultura organizacional de TI da UNIFESP, que exige novas práticas comportamentais de todos os colaboradores e gestores da instituição e que normalmente são lentas para sua efetivação. As novas práticas são as esperadas para serem utilizadas dentro da nova estrutura organizacional de TI da UNIFESP. 11. INDICAÇÃO DE SOLUÇÃO A solução para este projeto foi a criação de uma comissão para realização deste projeto. 12. PARECER SOBRE A CONTINUIDADE Este projeto foi aprovado através da portaria 3.462/2013 de 31/10/2013 da Reitoria da UNIFESP, assinado pela Profa. Dra. Valéria Petri, Vice-Reitora e Presidente do CETI da UNIFESP. 13. ASSINATURA PELA EQUIPE DA ANÁLISE DE VIABILIDADE Assinatura: Nome: Fábio Luís Falchi de Magalhães Cargo/Função: Assessor de Planejamento do Departamento de Tecnologia da Informação Data: 16/10/ APROVAÇÃO DO ESTUDO DE VIABILIDADE Assinatura: Nome: Luiz Eduardo Galvao Martins Cargo/Função: Coordenador Executivo do CETI Data: 16/10/2013 Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 5/5

20 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Termo de Abertura do Projeto (TAP) 1. JUSTIFICATIVA Após o Debate sobre a mudança da estrutura organizacional de TI da UNIFESP, realizado em 25/09/2013, a Reitoria decidiu implementar duas comissões de trabalho visando apoiar na sua estruturação inicial, independente da criação oficial do novo organograma de TI da UNIFESP. Seja uma Superintendência ou uma Secretaria de TI STI, torna-se necessário um melhor conhecimento das atividades de todas as áreas e polos de TI da UNIFESP, que atualmente trabalham de forma independente. Este projeto visa melhorar a gestão de competências, o planejamento e a gestão de TI, com a criação de novos processos de trabalho, adoção de boas práticas, além da padronização de documentos para uso comum a toda estrutura de TI da UNIFESP. 2. OBJETIVO São objetivos deste projeto, a fim de apoiar a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP: Criação do catálogo de serviços de TI da UNIFESP; Elaboração de processo de gestão de demandas de TI da UNIFESP; e, Elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP. O Catálogo de Serviços de TI visa mapear os atuais serviços de TI disponível aos usuários dentro de cada um dos polos de TI da UNIFESP, como também identificar, propor e publicar um Catálogo de Serviços de TI padronizado para melhorar a gestão da futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP. A Gestão de demandas de TI visa mapear e estabelecer um processo único para entrada, análise e priorização das solicitações de serviços (sistemas, suporte, contratações etc.) de TI dos gestores e usuários da TI, tanto atual AS-IS, como também TO-BE. O mapa de competências visa mapear e melhorar a gestão de competências (individual e coletivo) de TI da UNIFESP, apoiando na melhor distribuição do quadro de TI (servidores e celetistas) dentro da futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP, com o objetivo de melhor reter, integrar e valorizar os colaboradores. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 1/5

21 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Termo de Abertura do Projeto (TAP) 3. DECLARAÇÃO DO ESCOPO O escopo deste projeto é composto pelas seguintes entregas: Construção do Catálogo de Serviços de TI atual de cada polo de TI; Construção do Catálogo de Serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP; Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI situação atual; Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP; Elaboração do mapa de competências dos servidores de TI e que atuam com TI na UNIFESP atual; Elaboração do mapa de competências de TI da UNIFESP proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP. Os detalhes serão definidos no PGP. 4. NÃO ESCOPO Os detalhes serão definidos no PGP. 5. TEMPO ESTIMADO O tempo estimado para este projeto é de seis meses. O prazo máximo estabelecido através de portaria é de oito meses. O nível de refinamento dos trabalhos será iniciado a nível macro e/ou coletivo e, sendo possível maior refinamento, será sempre considerado o prazo máximo estabelecido. 6. CUSTOS ESTIMADOS E FONTE DE RECURSO A princípio, este projeto será realizado por servidores da própria UNIFESP, não necessitando de apoio externo ou de contratações. Poderá haver futuro apoio de algum tipo de consultoria de governança de TI, mas que não é específico apenas para este projeto. Portanto não haverá provisão inicial de recursos. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/5

22 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Termo de Abertura do Projeto (TAP) 7. PREMISSAS Para que o projeto seja executado com sucesso, torna-se necessário verificar as seguintes premissas: Utilização da Metodologia de Gestão de Projetos MGP-SISP; Utilização da Metodologia de Gestão de Processos (BPM); O planejamento do projeto será realizado pela equipe da Divisão de Planejamento e Governança do DTI e pela equipe de Análise e Viabilidade deste projeto, para facilitar a participação da equipe do projeto mais nas atividades operacionais do que de planejamento do projeto; Participação efetiva da equipe do projeto. 8. RESTRIÇÕES O início oficial do projeto será considerado a partir da reunião de kick-off a ser agendada pelo líder do projeto, com convocação a todos os membros da comissão. O prazo máximo para encerramento do projeto será contabilizado a partir da data de publicação da Portaria no site do DRH. Deve-se ser considerado o período de recesso de final de ano, como também os feriados de carnaval. Deve-se ser considerado que durante o período de janeiro/2014, não serão agendadas reuniões de plenária com todos os membros do projeto. As datas de reuniões mais importantes que envolvam a participação do supervisor do projeto / coordenador executivo do CETI deverão ser realizadas as quartas-feiras. 9. RISCOS PREVIAMENTE IDENTIFICADOS Sobreposição com outros projetos, falta de participação e cumprimento dos prazos pela equipe do projeto, equipe da divisão Divisão de Planejamento e Governança do DTI e demais envolvidos (todos os colaboradores de TI da UNIFESP); Existe um projeto de SEGESP relacionado ao Censo que será realizado de forma institucional, que poderá sobrepor ao estudo de mapeamento de competências dos colaboradores de TI. Perda ou falta de apoio dos diretores da Secretaria de Gestão com Pessoas, DTI-UNIFESP, DTI-HSP, pró-reitores, diretores e chefias das TIs dos campi e pró-reitorias; Mudança de prioridade em relação ao projeto. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/5

23 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Termo de Abertura do Projeto (TAP) 10. PATROCINADOR DO PROJETO Nome Cargo Telefone(s) Site Prof. Dr. Luiz Eduardo Coordenador Galvão Martins Executivo do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação (CETI) (12) legmartins@unifesp.br LÍDER DO PROJETO Nome Cargo / Função Departamento Telefone(s) Fábio Luís Falchi de Magalhães Assessor de Planejamento DTI 8612 f.magalhaes@unifesp.br 12. EQUIPE DO PROJETO<Definir os membros que irão compor a equipe do projeto. Conforme estabelecido na Portaria 3462/2013, fazem parte da equipe do Projeto: I II III IV V VI VII VIII IX X XI O Coordenador da Coordenadoria de Gestão da Informação da Pró- Reitoria de Planejamento, como supervisor da comissão; O Chefe da divisão de Governança e Planejamento do DTI, como coordenador da comissão; Um secretário; Chefes das Divisões de TI do DTI UNIFESP; Chefes das Divisões de TI do DTI HSP; Chefes das Divisões de TI do Departamento de Informática em Saúde DIS do Campus São Paulo; O chefe da Divisão de TI de cada campus; Equipe da Divisão de Governança e Planejamento do DTI; Um representante da área de TI de cada Pró- Reitoria e Secretaria, que serão indicados pelos respectivos Pró- Reitores ou Diretores; Três servidores, que serão indicados pelo Comitê Executivo do CETI; Dois servidores, que serão indicados pela Secretaria de Gestão com Pessoas, para apoiar na elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 4/5

24 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Termo de Abertura do Projeto (TAP) 13. PARTES INTERESSADAS Órgão Responsável Nome Telefone(s) Comitê Estratégico Coordenador de Tecnologia da executivo do CETI Informação CETI e respectivos membros (diretores acadêmicos e próreitores, DTI- UNIFESP, Superintendência HSP, e DTI-HSP, DIS e DCI) Comitê Técnico de Tecnologia da Informação CTTI Profissionais de TI da UNIFESP Diretores administrativos dos campi Prof. Dr. Luiz (12) Eduardo Galvão 9596 Martins Marcello Sampaio Di Pietro ceti@unifesp.br 8669 ctti@unifesp.br ti@unifesp.br 14. INFRAESTRUTURA Será necessária a utilização de sala de reunião pequena para as reuniões mais específicas e do auditório para as reuniões de plenária com todos os membros do projeto, sempre com notebook e projetor multimídia. 15. APROVAÇÃO Assinatura: Nome: Luiz Eduardo Galvao Martins Cargo/Função: Coordenador Executivo do CETI Data: 28 de novembro de 2013 Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 5/5

25 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Índice 1. JUSTIFICATIVA OBJETIVO DECLARAÇÃO DO ESCOPO ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETOS (EAP) DICIONÁRIO DA EAP NÃO ESCOPO PREMISSAS RESTRIÇÕES CRONOGRAMA DE REUNIÕES E MARCOS ORÇAMENTO E FONTE DE RECURSO PLANO DE QUALIDADE PLANO DE RECURSOS HUMANOS PLANO DE COMUNICAÇÃO PLANO DE RISCO PLANO DE AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES APROVAÇÃO...17 Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 1/17

26 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) 1. JUSTIFICATIVA Após o Debate sobre a mudança da estrutura organizacional de TI da UNIFESP, realizado em 25/09/2013, a Reitoria decidiu implementar duas comissões de trabalho visando apoiar na sua estruturação inicial, independente da criação oficial do novo organograma de TI da UNIFESP. Seja uma Superintendência ou uma Secretaria de TI STI, torna-se necessário um melhor conhecimento das atividades de todas as áreas e polos de TI da UNIFESP, que atualmente trabalham de forma independente. Este projeto visa melhorar a gestão de competências, o planejamento e a gestão de TI, com a criação de novos processos de trabalho, adoção de boas práticas, além da padronização de documentos para uso comum a toda estrutura de TI da UNIFESP. 2. OBJETIVO São objetivos deste projeto, a fim de apoiar a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP: Criação da Relação de serviços de TI da UNIFESP; Elaboração de processo de gestão de demandas de TI da UNIFESP; e, Elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP. O Catálogo de Serviços de TI visa apresentar a relação dos atuais serviços de TI disponível aos usuários dentro de cada um dos polos de TI da UNIFESP, como também identificar, propor e publicar um Catálogo de Serviços de TI padronizado para melhorar a gestão da futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP. A Gestão de demandas de TI visa mapear e estabelecer um processo único para entrada, análise e priorização das solicitações de serviços (sistemas, suporte, contratações etc.) de TI dos gestores e usuários da TI, tanto atual AS-IS, como também TO-BE. O mapa de competências visa mapear e melhorar a gestão de competências (individual e coletivo) de TI da UNIFESP, apoiando na melhor distribuição do quadro de TI (servidores e celetistas) dentro da futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP, com o objetivo de melhor reter, integrar e valorizar os colaboradores. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/17

27 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) 3. DECLARAÇÃO DO ESCOPO % para relatório de Entregáveis acompanhamento 1 - Construção da relação (Catálogo) de Serviços de TI atual de cada polo de TI: 10% Levantamento macro dos serviços - nome, descrição, solicitante (cliente/ público 2,5% alvo), responsável e a existência ou não de indicadores, e total de atendimentos / mês dos serviços atuais prestados); Análise e quantificação dos tipos de serviço de TI, não TI, serviços comuns e específicos; 2,5% Relatório final com o diagnóstico da situação atual. 5% 2 - Construção da relação (Catálogo) de Serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP: 15% Identificação dos possíveis serviços de TI a serem atendidos pela nova estrutura organizacional (migração); 2,5% Identificação de novos serviços demandados pelo PETI / SIG 2,5% Proposição da nova relação (catálogo) de serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP: sintético (apenas as categorias) e detalhado 2,5% (relação dos serviços); Priorização dos serviços comuns de TI a serem padronizados; 2,5% Relatório final com a proposição futura. 5% 3 - Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI situação atual: 10% Levantar processo (As-is) de Gestão de Demandas de cada serviço de TI com cada polo 5% de TI: Relatório final com o diagnóstico da situação atual. 5% 4 - Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP: 15% Construção de processo (TO-BE) de Gestão de Demandas unificado que atenda a todos os serviços de TI da UNIFESP (validado a partir do Catálogo de Serviços de TI pro- 5% posto - sintético); Criação de normas, regras e boas práticas para a gestão de demandas de TI; 5% Relatório final com a proposição futura. 5% 5 - Elaboração do mapa de competências dos servidores de TI e que atuam com TI 10% na UNIFESP atual: Identificação e análise dos cargos e funções da TI necessários para a futura estrutura 1% Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/17

28 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) organizacional de TI da UNIFESP (para tabulação inicial); Identificação das atuais competências (conhecimento, habilidades e atitudes) de cada 1% colaborador: Entrega de currículo atualizado; 2% Identificação das atividades desempenhadas na TI; 1% Identificação das atividades que gostaria de desempenhar na TI; 1% Tabulação, identificação e análise dos cargos, funções e competências da TI atuais; 1% Relatório final com o diagnóstico da situação atual. 3% 6 - Elaboração do mapa de competências de TI da UNIFESP proposto para a futura 15% estrutura organizacional de TI da UNIFESP: Identificação e análise dos cargos, funções e competências da TI necessários para a 2,5% futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP (validado a partir do Catálogo de Serviços de TI proposto - sintético); Entrevista com os colaboradores 2,5% Identificação de novas competências necessárias para atendimento às necessidades 2,5% mapeadas e não atendidas (prioridades de cursos de capacitação, perfil e quantitativo necessário para concursos, estagiários, novas contratações de serviços etc.); Proposição de alocação dos profissionais, com base em perfis estabelecidos a partir 2,5% do mapeamento das competências, do novo Catálogo de Serviços de TI proposto e das novas divisões ligadas aos departamentos da STI; Relatório final com a proposição futura. 5% 7 - Consolidação do trabalho final. 25% Integração dos relatórios finais de diagnóstico da situação atual; 5% Integração dos relatórios finais com a proposição futura; 5% Identificação de outros projetos futuros; 5% Encaminhamento dos relatórios finais ao CETI. 10% Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 4/17

29 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) 4. ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETOS (EAP) Em revisão 5. DICIONÁRIO DA EAP Entrega Descrição da entrega Em revisão 6. NÃO ESCOPO Serão considerados não escopo, os seguintes itens: Homologação dos documentos e relatórios produzidos não é competência da equipe desta comissão (competência do CETI); Implantação do processo, política, gestão de demandas de TI; Definição de prioridades de como atender as demandas de TI; Definição de processo de desenvolvimento de sistemas ou qualquer outro processo de TI; Definição de linguagem de programação e/ou ferramentas; Criação do catálogo seguindo ITIL / Levantamento detalhado por área específica: sistemas, redes, etc; Exemplo de modelo de catálogo: Padronização (mapeamento dos processos) da execução dos serviços de TI / Desenho detalhado dos serviços será de competência de cada equipe responsável pelo serviço; Levantamento dos macro-processos de TI; Identificação dos possíveis serviços de TI a serem terceirizados; Indicar padrão para documentação e desenho de serviços; Apontar indicadores para mensurar serviços; Estipular matriz SLA para priorização de atendimento; Construção de proposta de estrutura organizacional detalhada de TI da UNIFESP (novas divisões ligadas aos departamentos da STI); Criação de qualquer tipo de sistema (modelagem, desenvolvimento, aquisição). Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 5/17

30 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) 7. PREMISSAS Para que o projeto seja executado com sucesso, torna-se necessário verificar as seguintes premissas: Utilização da Metodologia de Gestão de Projetos MGP-SISP; Utilização da Metodologia de Gestão de Processos (BPM); O planejamento do projeto será realizado pela equipe da Divisão de Planejamento e Governança do DTI e pela equipe de Análise e Viabilidade deste projeto, para facilitar a participação da equipe do projeto mais nas atividades operacionais do que de planejamento do projeto; Participação efetiva da equipe do projeto. 8. RESTRIÇÕES O início oficial do projeto será considerado a partir da reunião de kick-off a ser agendada pelo líder do projeto, com convocação a todos os membros da comissão. O prazo máximo para encerramento do projeto será contabilizado a partir da data de publicação da Portaria no site do DRH. Deve-se ser considerado o período de recesso de final-de-ano, como também os feriados de carnaval. Deve-se ser considerado que durante o período de férias do líder deste projeto (janeiro/2014), não serão agendadas reuniões de plenária com todos os membros do projeto. As datas de reuniões mais importantes que envolvam a participação do supervisor do projeto / coordenador executivo do CETI deverão ser realizadas as quartas-feiras. 9. CRONOGRAMA DE REUNIÕES E MARCOS Status Data / Horário Reuniões ordinárias com todos os membros do projeto 04/12/2013 das 14h00 às 16h30 Reunião 1 - Abertura do projeto ok 05/02/2014 das 14h00 às 16h30 Reunião 2 02/04/2014 das 14h00 às 16h30 Reunião 3 04/06/2014 das 14h00 às 16h30 Reunião 4 - Encerramento do projeto (previsto) Data / Horário Data / Horário Reuniões extraordinárias com todos os membros do projeto Serão convocadas sempre que necessário, preferencialmente às quartas-feiras a tarde. Reuniões por sub-comissões do projeto De acordo com a necessidade e a ser convocada direto pelas subcomissões Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 6/17

31 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Início Conclusão Entregável out/13 dez/13 Publicação da Portaria e convocação de membros para criação da comissão out/13 dez/13 Planejamento e aprovação dos documentos de planejamento do projeto nov/13 Início do projeto nov/13 jan/ Construção da relação (Catálogo) de Serviços de TI atual de cada polo de TI fev/14 abr/ Construção da relação (Catálogo) de Serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP dez/13 jan/ Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI situação atual fev/14 abr/ Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP fev/14 mar/ Elaboração do mapa de competências dos servidores de TI e que atuam com TI na UNIFESP atual mar/14 mai/ Elaboração do mapa de competências de TI da UNIFESP proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP mai/14 jul/ Consolidação do trabalho final jul/14 Apresentação dos resultados finais do projeto no CETI 10. ORÇAMENTO E FONTE DE RECURSO A princípio, este projeto será realizado por servidores da própria UNIFESP, não necessitando de apoio externo ou de contratações. Portanto não haverá provisão inicial de recursos. 11. PLANO DE QUALIDADE A metodologia de avaliação e qualidade será estabelecida conforme tabela abaixo: Entrega Relação (Catálogo) de Serviços de TI atual e proposto Processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI atual e proposto Mapa de competências dos servidores de TI e que atuam com TI na UNIFESP atual e proposto Relatório final da comissão Critérios de Qualidade Participação de 80% dos polos de TI através de respostas dos questionários Conclusão e aprovação dos relatórios parciais pela comissão e o supervisor Participação de 80% dos polos de TI através de respostas dos questionários Participação de 100% dos responsáveis pelas áreas de sistemas, redes, suporte e contratações do DTI na construção do processo proposto Conclusão e aprovação dos relatórios parciais pela comissão e o supervisor Participação de 80% dos colaboradores de TI através de respostas dos questionários e entrevistas Conclusão e aprovação dos relatórios parciais pela comissão e o supervisor Conclusão e aprovação do relatório final pela comissão e o supervisor Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 7/17

32 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) 12. PLANO DE RECURSOS HUMANOS ORGANOGRAMA DO PROJETO \\dtiserver\diretoria\setor de Projetos\_PROJETOS\Estrutura Organizacional (CETI)\Catalogo\ Organograma.pptx Supervisor da comissão: Prof. Dr. Luiz Eduardo Martins Coordenador da comissão: Fábio Magalhães Secretário da comissão: Walfran Araújo Coordenadores da sub-comissão de planejamento e gerenciamento do projeto: Ione Lopes / Ricardo Nogueira Coordenador da sub-comissão de Catálogo de TI: Walfran Araújo Coordenador da sub-comissão de Gestão de demandas de TI: Wagner Bastos Coordenador da sub-comissão do Mapa de competências de TI: Fábio Magalhães Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 8/17

33 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) EQUIPE DO PROJETO Nº Nome Função no projeto Divisão Departament o Telefone(s) 1 Prof. Dr. Luiz Supervisor CETI (12) Eduardo Galvão Martins Assinatura Confirmação de participação na Reunião 04/12 legmartins@unifesp.br ok Indicação do suplente (nome / ) Usuário do drive do google Participação mais ativa na subcomissão 2 Fábio Luís Coordenador Falchi de Magalhães Mais equipe 3 WALFRAN CARVALHO DE ARAUJO 4 IONE SANTOS LOPES Divisão de Governança e Planejamento Suplente CAMPUS SÃO JOSÉ DOS CAMPOS Membro e Suplente das Divisões de TI do DTI UNIFESP Divisão de Governança e Planejamento DTI 8612 f.magalhaes@unifesp.br ok 9522 walfran.carvalho@unifesp.br ok DTI-UNIFESP planejamento.ti@unifesp.br ok 5 Neide Membro e Chefes das Banco de Dados DTI-UNIFESP neide.torigoe@unifesp.br Justificado. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 9/17

34 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Nº Nome Tomoko Nishidomi Torigoe Função no projeto Divisões de TI do DTI UNIFESP 6 Mauricio da Membro e Chefes das Silva Amato Divisões de TI do DTI UNIFESP Divisão Sistemas da UNIFESP Departament o Telefone(s) Assinatura Confirmação de participação na Reunião 04/12 DTI-UNIFESP 8600 mauricio.amato@unifesp.br ok 7 VICENTE Membro e Chefes das Contratações DTI-UNIFESP 8778 vicente.medeiros@unifesp.br ok MEDEIROS Divisões de TI do DTI DA SILVA UNIFESP COSTA Indicação do suplente (nome / ) Usuário do drive do google Participação mais ativa na subcomissão 8 Leonor Ribeiro Uchoa Membro e Suplente da Sistemas HSP DTI-HSP 1438 orlando.cardoso@hospitalsa opaulo.org.br Divisão de TI do DTI HSP leonor.uchoa@gmail.com ok Eduardo leonor.uch oa@gmail. Cej.brito@hos com pitalsaopaulo. org.br 9 SAMIR SILVANO JACOB Membro e Chefes das CSTI DTI-HSP 1405 samir.jacob@hospitalsaopaul o.org.br Divisões de TI do DTI HSP sdiorio@unifesp.br Férias Avisado silvia Silvia Diorio sdiorio@unife sp.br samirsjac m Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 10/17

35 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Nº Nome Função no projeto Divisão Departament o Telefone(s) 10 RAFAEL Membro e Chefes das SARS DTI-HSP rgiusti@hospitalsaopaulo.org.br VINICIUS Divisões de TI do DTI HSP DARE GIUSTI 11 ANDREA PEREIRA SIMOES PELOGI Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 11/17 Assinatura Confirmação de participação na Reunião 04/12 ok Indicação do suplente (nome / ) Usuário do drive do google Participação mais ativa na subcomissão Rogerio.loure rvdgiusti@ catálogo nco@hospital gmail.com saopaulo.org. br Membro e Chefes das WEB DIS 8759 apspelogi@unifesp.br ok apelogi@g mail.com Divisões de TI do Departamento de Informática em Saúde DIS do Campus São Paulo 12 TATIANA Membro e Chefes das Telemedicina DIS 1236 tatiana.patricia@unifesp.br ok PATRICIA Divisões de TI do FARIAS DA Departamento de Informática em Saúde DIS CRUZ do Campus São Paulo 13 Fabricio Landi Moraes 14 Gisele Grinevicius Membro e Chefes das de Divisões de TI do Departamento de Informática em Saúde DIS do Campus São Paulo Membro e Chefes das Divisões de TI do Infraestrutura DIS 1213 fabricio.landi@unifesp.br , aguardando confirmação EAD DIS 1208 garbe@unifesp.br Ok Após consulta do DIS giselegarb e@gmail.c om

36 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Nº Garbe Nome Função no projeto Departamento de Informática em Saúde DIS do Campus São Paulo 15 RAFAEL Membro e Chefe da Divisão AURELIO DA de TI de cada campus SILVA NOVAES 16 EVERALDO DIAS AMORIM 17 RODRIGO PEDRO BISCOKI NUNES Membro e Chefe da Divisão de TI de cada campus Membro e Chefe da Divisão de TI de cada campus Representante do campus Divisão Divisão de TI Guarulhos Departament o Campus Baixada Santista Campus Diadema Campus Guarulhos Telefone(s) Assinatura Confirmação de participação na Reunião 04/12 Indicação do suplente (nome / ) 3815 rafael.novaes@unifesp.br ok Lucas Souza lpsouza@unif es.br 3359 / 3350 amorim@unifesp.br ok 6120 rodrigo.pedro@unifesp.br Licença médica Usuário do drive do google brunodomi nguesbr@ gmail.com Participação mais ativa na subcomissão catálogo Bruno Domingues Barbosa bruno.domingues@unifesp.b r Ok 18 REGINALDO Membro e Chefe da Divisão CAMPUS 5503 r.barbosa@unifesp.br ok Ronaldo Ribeiro Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 12/17 vandalsk8e r@gmail.c

37 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Nº Nome Função no projeto Divisão Departament o Telefone(s) Assinatura Confirmação de participação na Reunião 04/12 Indicação do suplente (nome / ) DE LIMA de TI de cada campus OSASCO Martins rr.martins BARBOSA 19 ANA LUCIA Membro e Chefe da Divisão DA SILVA de TI de cada campus BERALDO 20 JAIR MAROLLA Membro e Chefe da Divisão de TI de cada campus CAMPUS SÃO JOSÉ DOS CAMPOS Campus São Paulo 9509 ana.beraldo@unifesp.br Licença médica Walfran vem 1463 jmarolla@unifesp.br Justificado. Usuário do drive do google om ronaldo497 6@gmail.c om Participação mais ativa na subcomissão JOSE CARLOS APARECIDO OHTA 21 RICARDO PEREIRA NOGUEIRA 22 WAGNER GOMES Representante do campus Membro e Equipe da Divisão de Governança e Planejamento do DTI Membro e Equipe da Divisão de Governança e Divisão de Governança e Planejamento Divisão de Governança e 1452 ohta@unifesp.br DTI planejamento.ti@unifesp.br férias DTI planejamento.ti@unifesp.br ok Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 13/17 ok

38 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Nº Nome Função no projeto Divisão BASTOS Planejamento do DTI Planejamento 23 Aguardando Membro e Representante da indicação da área de TI de cada Pró- PROEX Reitoria e Secretaria Departament o Telefone(s) PROEX / UAB secretaria.proex@unifesp.br furtado@unifesp.br msakumoto@unifesp.br Assinatura Confirmação de participação na Reunião 04/12??? Indicação do suplente (nome / ) Usuário do drive do google Participação mais ativa na subcomissão 24 CLAUDIO DANILO VALENCIA SALDIVIA Membro e Representante da área de TI de cada Pró- Reitoria e Secretaria 25 RIVALDO Membro e Representante da SAMPAIO DE área de TI de cada Pró- OLIVEIRA Reitoria e Secretaria JUNIOR Prof. SERGIO BAXTER ANDREOLI (Coordenado r de TI) PRAE 8767 claudio.valencia@unifesp.br ok Claudio.val encia@gm ail.com PROPGPQ 8527 rsojunior@unifesp.br sergio.b.andreoli@gmail.com Ok Richard rsojunior@ catálogo Valdivia unifesp.br Richard.valdiv ia@unifesp.br Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 14/17

39 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Nº Nome Função no projeto 26 LIDIANE Membro e Representante da CRISTINA DA área de TI de cada Pró- SILVA Reitoria e Secretaria 27 RICARDO DA Membro e Representante da SILVA VIEIRA área de TI de cada Pró- Reitoria e Secretaria 28 FABIO ALVAREZ PREDOLIM Membro e Representante da área de TI de cada Pró- Reitoria e Secretaria Dois servidores indicados pela Secretaria de Gestão com Pessoas Mais Três servidores indicados pelo CETI Divisão Departament o Telefone(s) Assinatura Confirmação de participação na Reunião 04/12 Indicação do suplente (nome / ) PROGRAD 8672 lidiane.cristina@unifesp.br Ok Enviarei por e- mail PROPLAN / CAIDI Usuário do drive do google Lidiane.cris tina3@gm ail.com 8744 rs.vieira@unifesp.br Ok planejame m SEGESP 1777 fabio.predolim@unifesp.br Ok Participação mais ativa na subcomissão Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 15/17

40 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: CATALOGO Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) PAPEIS E RESPONSABILIDADES Em revisão Nome Papel Responsabilidades Cabe ao Coordenador da Comissão a responsabilidade de exercer as seguintes tarefas: I- Coordenar e monitorar as atividades; II- Convocar reuniões; III- Criar subcomissões para tratar de cada um dos assuntos, se julgar necessário; IV- Convocar outros servidores para prestar informações relacionadas ao tema; V- Encaminhar documentos produzidos; VI- Divulgar resultados. Cabe ao Secretário da comissão exercer as seguintes tarefas: I- Substituir o Coordenador quando solicitado; II- Elaborar documentos; III- Elaborar atas e relatórios de acompanhamento. Cabe aos demais membros da comissão exercer as seguintes tarefas: I- Representar a sua divisão de TI; II- Indicar um suplente; III- Elaborar documentos quando solicitado. 13. PLANO DE COMUNICAÇÃO DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO Serão comunicados no projeto e suas subcomissões, os seguintes itens: Escopo; Documentos gerados; Cronogramas; Datas, Pautas e Atas de reuniões; Status do Projeto. A comunicação se dará através dos seguintes meios: Correio Eletrônico ( s); Telefone; Chat; Reunião; Portal; Relatórios; GoogleDocs. Os s serão utilizados para convocação de reuniões, informar sobre o projeto e envio de documentos, dentre outros. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 16/17

41 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: CATALOGO Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Utilizar um espaço no Portal do CETI para disponibilizar os documentos aprovados. O GoogleDocs é um pacote de aplicativos do Google que funciona totalmente on-line, diretamente no browser. Inclui ferramentas para processamento de texto, apresentações e análise de planilhas. Todos os documentos são armazenados e editados on-line, e permite que várias pessoas colaborem em um documento em tempo real EVENTOS DE COMUNICAÇÃO Em revisão 14. PLANO DE RISCO DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS Em revisão RISCOS Sobreposição de outros projetos ou falta de participação e cumprimento dos prazos pela equipe do projeto, equipe da divisão Divisão de Planejamento e Governança do DTI e demais envolvidos (todos os colaboradores de TI da UNIFESP); Existe um projeto de SEGESP relacionado ao Censo que será realizado de forma institucional, que poderá sobrepor ao estudo de mapeamento de competências dos colaboradores de TI. Perda ou falta de apoio do CETI; Perda ou falta de apoio dos diretores da Secretaria de Gestão com Pessoas, DTI-UNIFESP, DTI-HSP, pró-reitores, diretores e chefias das TIs dos campi e pró-reitorias; Mudança de prioridade em relação ao projeto. 15. PLANO DE AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES Poderá haver futuro apoio de algum tipo de consultoria de governança de TI, mas esta contratação não é objeto deste projeto. Não haverá contratação para este projeto. 16. APROVAÇÃO Assinatura: Nome: Prof. Dr. Luiz Eduardo Galvão Martins Cargo/Função: Supervisor da Comissão Data: 04/12/2013 Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 17/17

42 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 III. Documentos de Gestão do Projeto

43 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 III.1. Relatório de Acompanhamento do Projeto atualizado até 21/05/2014

44 C.C Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP) 1. CENÁRIO (Tarefas) Data de Status Percentual previsto Percentual real Farol 19/12/ ,5 24/01/2014 2,3 2,3 31/01/2014 7,7 7,5 07/02/ ,4 12,6 14/02/ ,2 13,1 21/02/ ,5 22,3 28/02/ ,6 27,0 07/03/ ,9 27,0 14/03/ ,8 30,8 21/03/ ,9 32,5 28/03/ ,5 33,8 04/04/ ,9 36,3 11/04/ ,4 36,4 18/04/ ,1 39,4 25/04/ ,1 39,5 02/05/ ,1 43,9 09/05/ ,8 51,6 16/05/ ,2 62,3 23/05/ ,2 63,3 30/05/ ,5 06/06/ ,7 13/06/ Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 1/6

45 C.C Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP) 2. EVOLUÇÃO DOS MARCOS A Planilha detalhada está em: \\dtiserver\diretoria\setor de Projetos\_PROJETOS\Estrutura Organizacional (CETI)\Catalogo\Acompanhamento semanal.xls Marco Data de entrega prevista Data de entrega real % execução Reunião inicial 04/12/ /12/ Construção da relação (Catálogo) de Serviços de TI atual de cada polo de TI: Levantamento macro dos serviços - nome, descrição, solicitante (cliente / público alvo), responsável e a existência ou não de indicadores, e total de a- tendimentos / mês dos serviços atuais prestados); Análise e quantificação dos tipos de serviço de TI, não TI, serviços comuns e específicos; 17/12/ /02/ /02/ /02/ Relatório final com o diagnóstico da situação atual. 26/02/ /02/ Farol 2 - Construção da relação (Catálogo) de Serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP: Identificação dos possíveis serviços de TI a serem atendidos pela nova estrutura organizacional (migração); Identificação de novos serviços demandados pelo PETI / SIG Proposição da nova relação (catálogo) de serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP: sintético (apenas as categorias) e detalhado (relação dos serviços); Priorização dos serviços comuns de TI a serem padronizados; 25/03/ /05/ /03/ /03/ /04/ /05/ /05/ /05/ Relatório final com a proposição futura. 10/06/ /05/ Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI situação atual: Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/6

46 C.C Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP) Levantar processo (As-is) de Gestão de Demandas de cada serviço de TI com cada polo de TI: 17/12/ /01/ Relatório final com o diagnóstico da situação atual. 26/02/ /02/ Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP: Construção de processo (TO-BE) de Gestão de Demandas unificado que atenda a todos os serviços de TI da UNIFESP (validado a partir do Catálogo de Serviços de TI proposto - sintético); Criação de normas, regras e boas práticas para a gestão de demandas de TI; 30/05/ /05/ /05/ /05/ Relatório final com a proposição futura. 06/06/ /05/ Elaboração do mapa de competências dos servidores de TI e que atuam com TI na UNIFESP atual: Identificação e análise dos cargos e funções da TI necessários para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP; Identificação das atuais competências (conhecimento, habilidades e atitudes) de cada colaborador. Tabulação, identificação e análise dos cargos, funções e competências da TI atuais; 14/02/ /04/ /04/ Relatório final com o diagnóstico da situação atual. 29/04/ Elaboração do mapa de competências de TI da UNIFESP proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP: Identificação e análise dos cargos, funções e competências da TI necessários para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP (validado a partir do Catálogo de Serviços de TI proposto - sintético); Entrevista com os colaboradores 22/05/2014 Identificação de novas competências necessárias para atendimento às necessidades mapeadas e não atendidas (prioridades de cursos de capacitação, 22/05/ ,5 09/05/ Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/6

47 C.C Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP) perfil e quantitativo necessário para concursos, estagiários, novas contratações de serviços etc.); Proposição de alocação dos profissionais, com base em perfis estabelecidos a partir do mapeamento das competências, do novo Catálogo de Serviços de TI proposto e das novas divisões ligadas aos departamentos da STI; 09/05/ Relatório final com a proposição futura. 16/05/ Integração dos relatórios finais de diagnóstico da situação atual; Integração dos relatórios finais com a proposição futura; 7 - Consolidação do trabalho final. 27/05/ /02/ /05/ Identificação de outros projetos futuros; 04/06/ Encaminhamento dos relatórios finais ao CETI. 09/06/2014 Reunião para fechamento do relatório final da segunda fase (bloco de 1 a 4) 21/05/2014 Farol Descrição Situação conforme prazo do planejado Situação com atraso inferior ou igual a <20%> do prazo planejado Situação com atraso superior a <20%> do prazo planejado 3. OCORRÊNCIAS RELEVANTES NO PERÍODO Item Data Descrição 1 19/12/2013 Os questionários praticamente não foram entregues. 2 24/01/2014 Poucos questionários foram preenchidos. 3 31/01/2014 Consideramos suficientes as respostas dos questionários. 4 10/02/2014 O projeto está adiantado devido início do mapa de competências Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 4/6

48 C.C Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP) antes do prazo. 5 19/03/2014 Consideramos que a participação de 50% dos representantes na reunião do dia 19/03/2014 é baixa para os critérios de qualidade exigidos neste projeto.* 6 26/03/2014 Consideramos que a participação de 50% dos representantes na reunião do dia 26/03/2014 é baixa para os critérios de qualidade exigidos neste projeto.* 7 02/04/2014 Consideramos que a participação de 50% dos representantes na reunião do dia 02/04/2014 é baixa para os critérios de qualidade exigidos neste projeto.* 8 16/04/2014 Consideramos que a participação de 38% dos representantes na reunião do dia 16/04/2014 é baixa para os critérios de qualidade exigidos neste projeto.* 9 30/04/2014 Consideramos que a participação de 42% dos representantes na reunião do dia 30/04/2014 é baixa para os critérios de qualidade exigidos neste projeto.* 10 14/05/2014 Consideramos que a participação de 33% dos representantes na reunião do dia 14/05/2014 é baixa para os critérios de qualidade exigidos neste projeto.* 11 21/05/2014 Consideramos que a participação de 21% dos representantes na reunião do dia 21/05/2014 é baixa para os critérios de qualidade exigidos neste projeto.* 4. OBSERVAÇÕES 22/01/ Sugere-se que o Coordenador e Supervisor da Comissão se reunam e estabeleçam nova estratégia para obtenção das informações solicitadas via . 31/01/2014 Para que fosse atingida a meta das entregas dos questionários, o Coordenador preferiu telefonar para cada polo de TI. 19/03/ Foi definido pelo Supervisor desta comissão que os trabalhos devem ser realizados com quem estiver presente. 23/05/2014 Será solicitada prorrogação da subcomissão de Mapa de Competências de TI, pois havará participação da SEGESP e HSP. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 5/6

49 C.C Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP) *Acompanhamento da presença das reuniões e entrega de artefatos estão detalhados no arquivo 8 - Catalogo_Relatório de Acompanhamento do Projeto_ANEXO.xls 5. ASSINATURA Nome: Ione Santos Lopes Nome: Ricardo Pereira Nogueira Cargo/Função: Gerente de Projetos Cargo/Função: Gerente de Projetos Data: 23/05/2014 Data: 23/05/2014 Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 6/6

50 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 III.2. Lista de Presença atualizada até 21/05/2014

51 Participação dos polos - Comissão da Portaria 3462/2013 Atualizado até 14/05/2014, inclusive justicativas e preenchimento atrasado dos questionários NOVA DATA Nome do polo de TI % de participação Questionári o Processos AS-IS Questionári o Catálogo AS-IS Reunião 04/12/2013 Reunião 26/02/2014 Reunião 19/03/2014 Reunião 26/03/2014 Reunião 02/04/2014 Reunião 16/04/2014 Reunião 30/04/2014 Reunião 14/05/2014 Reunião 21/05/2014 DTI / Planejamento 100% DTI / Banco de Dados 73% DTI / Sistemas da UNIFESP 73% DTI / Contratações 64% DTI / Sistemas HSP 9% DTI / CSTI 36% DTI / SARS 27% TI / SEGESP 9% TI / SEAD 18% TI / PROEX 36% TI / PROPLAN 36% TI / PRAE 55% TI / PROPGPQ 45% TI / PROGRAD 36% TI / Baixada Santista 73% TI / Diadema 27% TI / Guarulhos 36% TI / Osasco 64% TI / São José dos Campos 73% TI / São Paulo 55% DIS / WEB 73% DIS / Telemedicina 91% DIS / Infraestrutura 64% DIS / EAD 100% TI / CAIDI Não convocado % por atividade 75% 79% 75% 71% 50% 50% 50% 38% 42% 33% 21% Legenda: 1 = compareceu 0 = não compareceu 1,001 = justificado espaço = não realizado

52 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 III.3. Atas das Reuniões

53 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Assunto: Portaria 3462 Reunião inicial Realização: 04/12/2013 Local: Reitoria 4º andar Ata de Reunião Duração: 2h Início: 14h Fim: 16h 30m Participantes: Nome Setor Telefone / VOIP Vide lista de presença no GoogleDocs. Assuntos Discutidos Esta reunião marca o início dos trabalhos da Portaria 3462, publicada pela Reitora desta universidade, que visa os seguintes objetivos: Construção do Catálogo de Serviços de TI atual de cada polo de TI; Construção do Catálogo de Serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP; Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI situação atual; Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP; Elaboração do mapa de competências dos servidores de TI e que atuam com TI na UNIFESP atual; Elaboração do mapa de competências de TI da UNIFESP proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP. A reunião seguiu a seguinte ordem: 1) Apresentação do Prof. Luiz E. Galvão: Citou sobre o Seminário realizado pelo CETI com representantes da UFRGS e UFF e sobre a importância da ampla discussão da alteração de estrutura organizacional de TI da UNIFESP. A solicitação de 2 comissões de TI foram publicadas pela Reitoria. Esta comissão será composta de 3 frentes de trabalho: 1. Criação do catálogo de serviços de Tecnologia da Informação (TI); 2. Elaboração de processo de gestão de demandas de TI e; 3. Elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP. Prof. Luiz será Supervidor. Falou sobre sua experiência profissional e sua nomeação no CETI. Apresentou o Sr. Fábio Magalhães como Coordenador desta comissão. Ressaltou a necessidade da definição de padrões para TI na Instituição. 2) Apresentação dos trabalhos Sr. Fábio Magalhães: Requisitou a indicação de um suplente para cada representante com o objetivo de cobrir as ausências e auxiliar com contribuições adicionais. Explicou a necessidade da criação de 3 subcomissões para divisão do trabalho sem sobrecarga de atividades. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/3

54 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Cada representante deve participar em pelo menos uma subcomissão. Reforçou que todo trabalho feito por esta comissão é para atendimento do plano estratégico para a criação de uma nova estrutura organizacional. A comissão visa apoiar a elaboração de um modelo para a nova estrutura. Como objetivo temos: Mudança cultural; Evitar retrabalhos; Evitar problemas com trabalhos duplicados ou esforços paralelos; Harmonizar o trabalho dos grupos; Centralizar e fortalecer os grupos; Fortalecer o trabalho colaborativo e integrado. Todos os presentes na reunião se apresentaram. Foi apresentada a portaria 3462 de 31/10/2013: Objetivos; Composição; Atribuições dos membros da Comissão; Vigência da Comissão - 8 meses. Surgiram alguns questionamentos: Ausência da SEAD - Secretaria de EAD, Comunicação, Engenharia e SPDM. O Sr. Fábio citou que a SEAD e PROEX foram convidados e não enviaram representantes. A Comunicação, Bibliotecas, Engenharia e SPDM serão colocadas como partes interessadas no projeto. Poderemos solicitar informações a eles. Houve a Leitura dos seguintes itens do PGP - Plano de Gerenciamento do Projeto: Escopo - cada subcomissão entrega os resultados e define suas reuniões; Cronograma 4 reuniões gerais no mesmo dia do CTTI, à tarde, para apresentação de resultados; Organograma do Projeto. Os documentos feitos por esta comissão estarão disponíveis no Google Drive. Também estará disponibilizado o documento sobre a STI - Superintendência de TI. 3) Apresentação da Subcomissão Criação do catálogo de serviços de Tecnologia da Informação (TI) : O Sr. Walfran é o Coordenador. Ele apresentou os questionários. Solicitou que a metodologia de trabalho seja ágil. A proposta foi aceita para solicitação do catálogo/lista de serviços disponível em cada polo. 4) Apresentação da Subcomissão Processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI : O Sr. Wagner é o Coordenador. Ele apresentou os objetivos do trabalho, a metodologia de gestão de processos, a importância de Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/3

55 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI gestão de projetos e os questionários. Solicitou os seguintes representantes: Sistemas UNIFESP / HSP Central de Serviços Adm de Redes Contratações de TI 5) Apresentação da Subcomissão Elaboração do mapa de competências de TI da UNIFESP : Estamos aguardando a indicação de membros pela SEGESP, iniciando esta subcomissão em fevereiro de Soluções: Pendências Equipe Nome Pendência Data Previsão Representantes Preencher questionários Ler documentos do planejamento do projeto 17/12/2013 Informações Adicionais: Nome Assinatura Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 4/3

56 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Assunto: Portaria 3462 Reunião inicial Realização: 26/02/2014 Local: Reitoria 4º andar Ata de Reunião Duração: 2h Início: 14h Fim: 17h Participantes: Nome Setor Telefone / VOIP Vide lista de presença no GoogleDocs. Pauta: A Pauta definida para esta reunião foi: Apresentação dos resultados parciais da fase AS-IS de Gestão de Demandas e Catálogo de Serviços de TI; Apresentação do cronograma de trabalho das próximas fases; Levantamento das contribuições recebidas por sobre o Questionário de mapa de competências dos colaboradores de TI. Apresentação dos resultados parciais: Gestão de Demandas: o Sr. Wagner apresentou os resultados dos questionários, a metodologia a ser utilizada para elaboração do TO-BE e sugestão de datas das próximas reuniões; Catálogo de Serviços de TI: o Sr. Walfran apresentou a compilação dos questionários preenchidos pelos polos da fase AS-IS. Sugeriu que o TO-BE fosse gerado em conjunto, nas mesmas datas de reuniões definidas para Gestão de Demandas; Mapa de competências de TI: o Sr. Fábio apresentou o questionário que havia enviado por para aprovação. Alguns itens foram questionados, principalmente porque citavam a Superintendência de TI que ainda não foi aprovada. Ficou definido que a validação final do questionário levará em consideração as seguintes pendências: - Visão do DRH UNIFESP; - Aprovação da criação da Superintendência no CETI; - Ferramenta de desenvolvimento do questionário. Calendário aprovado para próximas reuniões: Datas: 19/03, 26/03, 16/04, 23/04 e 30/04 das 14 às 17 horas. Pendências Equipe Nome Pendência Data Previsão Representantes Criar TO-BE para Gestão de Demandas e Catálogo de Serviços de TI 19/03, 26/03, 16/04, 23/04 e 30/04 das 14 às 17 horas Informações Adicionais: Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/2

57 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Nome Assinatura Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/2

58 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Assunto: Portaria 3462 Reunião inicial Realização: 19/03/2014 Local: Reitoria 4º andar Ata de Reunião Duração: 2h Início: 14h Fim: 17h Participantes: Nome Setor Telefone / VOIP Vide lista de presença no GoogleDocs, na pasta Lista de Presença Resumo da reunião: Foi apresentado o objetivo deste grupo conforme PORTARIA REITORIA n 3462 de 31 de outubro de 2013, Art. 3º, item IV: Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP (vide Anexo I); Para atender à nova estrutura foi proposta a criação dos processos: o Gestão de Demandas de Sistemas; o Gestão de Demandas de Infraestrutura; o Gestão de Demandas de Planejamento e Governança. Foi apresentada sugestão de quais polos atenderão as demandas através de um dos 3 processos de gestão de demandas, conforme figura abaixo: Foi sugerido que os 3 processos a serem construídos terão o mesmo fluxo básico (Subprocessos): captação, pré-análise e priorização, mas poderão ter especializações nestes Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/5

59 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI subprocessos conforme a área de atuação (Sistemas, Infraestrutura e Governança); Foi sugerida a criação de um fluxo único de gestão de demandas internas (setas na cor azul na figura acima) para todas as áreas; Foi definido que o processo de Gestão de Demandas de Sistemas será trabalhado a partir do mesmo processo já criado no GT de Sistemas (Grupo de Trabalho de Sistemas) a pedido do CTTI (vide Anexo II); Foi definido que o processo Gestão de Demandas de Infraestrutura ficará para outro momento por falta de representatividade; Foi solicitado aos presentes políticas que apoiarão a Gestão de Demandas de Sistemas; Foi definido que os alunos não serão usuários dos processos de gestão de demandas, pois a Central de Serviços já possui o primeiro nível para atendimento de demandas destes usuários; Concluiu-se que nem todas as demandas serão solicitadas via a atual central de serviços em TI - CSTI (ou futura estrutura análoga), mas todas as demandas terão um único ponto de entrada (sistema); Concluiu-se que a grande maioria das demandas externas (setas na cor vermelha da figura acima) é de sistemas, sendo que as duas outras áreas são demandadas majoritariamente pela própria TI. Próxima pauta: Refinamento do fluxo do processo de Gestão de Demandas de Sistemas, inclusão de políticas e apresentação dos artefatos. Pendências Equipe Nome Pendência Data Previsão Wagner Enviar aos participantes o diagrama do Antes de 26/03 processo de Gestão de Demandas de Sistemas. Representante de cada área de TI Trazer na próxima reunião políticas referentes ao pedido de demandas de suas áreas. 26/03/2014 Informações Adicionais: Nome Assinatura Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/5

60 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Anexo I Proposta para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 4/5

61 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Anexo II Processo de Gestão de Demandas de Sistemas GT de Sistemas Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 5/5

62 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Instruções para leitura do diagrama: A leitura do diagrama deve ser feita de cima para baixo e da esquerda para direita, iniciando pelo símbolo de início (bola verde vazia) e terminando em um ou mais símbolos de fim (bola vermelha) conforme o caminho tomado. As caixas de cantos arredondados e cor azul são as atividades do processo que são executadas pelos responsáveis (Usuário, CSTI, DSI e Comitê Negócio) descritos à esquerda das raias e piscinas, que são os retângulos que envolvem os fluxos. As piscinas representam entidades independentes (Usuário, Gestão de Demandas e Comitê Negócio), ou seja, o seu fluxo pode ser lido independentemente das outras entidades. O ponto de início é sempre um evento de início (bola verde com borda simples, vazia ou não). As setas contínuas representam que o fluxo é de dentro da mesma piscina (Usuário, Gestão de Demandas, Comitê Negócio) e as setas tracejadas representam que o fluxo sai de uma piscina para outra. As setas contínuas representam o fluxo de execução e não o fluxo de dados e as setas tracejadas representam mensagens entre entidades iniciando eventos que executam parte ou todo o seu fluxo. Os símbolos de gateway num formato de losango amarelo, quando vazio representam uma bifurcação de dois caminhos onde um só caminho é tomado conforme condição. O losango com um círculo dentro é uma bifurcação com dois ou mais caminhos de múltipla escolha conforme uma condição. O losango com um sinal de + dentro representa que um ou mais caminhos serão executados em paralelo sem condição, sendo que se houver o mesmo losango ligando os caminhos significa que o término da execução de todos os caminhos estão sincronizados. O símbolo de círculo com uma seta pintada dentro significa que o fluxo dá um salto para um outro ponto com o mesmo símbolo e texto, mas com a seta vazia. O símbolo com um desenho de relógio dentro significa que o fluxo deve aguardar conforme o tempo determinado. O símbolo de círculo com um envelope dentro significa o recebimento de uma mensagem de qualquer tipo (verbal, carta, , sms, etc.). Os retângulos em forma de folha de papel representam os artefatos (documento, informações, registros, etc.) que as atividades recebem ou produzem conforme a sua seta pontilhada. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 6/5

63 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Ata de Reunião Assunto: Portaria ª Reunião da subcomissão de Mapeamento do processo de Gestão de Demandas de TI. Realização: 26/03/2014 Local: Sala de reunião da PROADM 3º andar Duração: 3h Início: 14h Fim: 17h Participantes: Nome Setor Telefone / VOIP Vide lista de presença no GoogleDocs, na pasta Lista de Presença Resumo da reunião: Nesta reunião foram apresentados os artefatos de: Catálogo de Sistemas; Documento de Oficialização de Demanda (DOD), Documento de Registro de Erro (DRE), Pré-análise de Viabilidade (antes chamado de Análise de Viabilidade Técnica, mas alterado, pois não é uma análise final da fase de projeto e será preenchido tanto pela área técnica, quanto pelo Comitê Técnico). As seguintes mudanças foram propostas e aprovadas: Catálogo de Sistemas: fará parte do catálogo de serviços, sem alterações; DOD: Para as demandas de projeto e manutenção o documento atende. Já para as demandas de operação, os polos deverão passar os seus formulários específicos; DRE: Para demandas de manutenção corretiva (erro) de sistemas, este formulário atende. Já para as demais áreas (infra e governança) estas deveram passar seus formulários específicos; Pré-análise de Viabilidade: Para as demandas de projeto e manutenção o documento atende. Foram sugeridas e aprovadas as seguintes mudanças: O campo 1. Patrocinador quando não informado para a área técnica deverá ser definido pelo Comitê de Negócio ; O campo 10. Viabilidade Institucional deve ser preenchidos pelo Comitê de Negócio ; Criar o campo Análise Custo/Benefício a ser preenchido pela área técnica. Quanto às políticas, estas serão discutidas sobre os 3 Subprocessos: Captação da demanda: ficou decidido que a política de quem pode solicitar um determinado serviço é atributo do catálogo de serviços. Portanto, este levantamento é de responsabilidade Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/2

64 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI da subcomissão de catálogo de serviços; Pré-análise de Viabilidade: o levantamento desta política será pauta da próxima reunião; Priorização: o levantamento desta política será pauta da próxima reunião; Concluiu-se que as demandas de operação terão um fluxo mais simples, pois não precisam de aprovação e nem projeto como as demandas de erro, legal ou pequena. Próxima pauta: Compilação dos formulários de solicitação de serviços operacionais dos polos. Pendências Equipe Nome Pendência Data Previsão Wagner Trazer o diagrama do processo de Gestão 02/04/2014 de Demandas de Sistemas atualizado. Representante de cada área de TI Trazer na próxima reunião os seus formulários de serviços operacionais. 02/04/2014 Informações Adicionais: Nome Assinatura Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/2

65 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Ata de Reunião Assunto: Portaria ª Reunião da subcomissão de Mapeamento do processo de Gestão de Demandas de TI. Realização: 02/04/2014 Local: Sala de reunião da PROADM 3º andar Duração: 3h Início: 14h Fim: 17h Participantes: Nome Setor Telefone / VOIP Vide lista de presença no GoogleDocs, na pasta Lista de Presença Resumo da reunião: Foi validada a ata anterior e apresentada a nova versão do diagrama, com as mudanças sugeridas no dia 26/03/2014. Sobre a Gestão de Demandas: Todos os Formulários devem conter as seguintes informações do Solicitante: o Dados do Solicitante: obtido da Intranet através do ID do usuário logado; o Identificador: Número do Crachá (RF, SIAPE); o Nome completo: Cargo, Função; o Localização: Campus, Departamento, Disciplina, Setor; o Contato: , telefone; o Assinatura: Autenticação na Intranet. Todos os Formulários devem conter as seguintes informações do Autorizante: o Dados do Autorizante: preenchido pelo Solicitante através de lista; o Identificador: Número do Crachá (RF, SIAPE); o Nome completo: Cargo, Função; o Localização: Campus, Departamento, Disciplina, Setor; o Contato: , telefone. Obs: O Autorizante receberá um da solicitação para confirmação da mesma. Esta confirmação terá ou não uma validade para ser respondida, definida previamente pelo Autorizante. Demanda que não necessita de aprovação para ser executada: o Ordem de Serviço; o Demanda Legal; o Demanda Corretiva; o Demanda de melhoria, com as seguintes características: - pertencente ao catálogo de serviço e; - com disponibilidade de atendimento e; - sem dependências com outras áreas. Demanda que necessita de pré-análise técnica e de negócio (aprovação): o Demanda de novo serviço; o Demais Demandas de melhoria de serviço. Algumas sugestões que podem virar políticas: O usuário deve ter um ponto único de autenticação; A Gestão de Demandas também deve abranger as demandas geradas através dos convênios e Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/2

66 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI parcerias com a UNIFESP; As solicitações devem ser comunicadas por para o Solicitante e Autorizante e podem ser confirmadas; Os assuntos institucionais não devem ser enviados através de que não seja o institucional; As informações das solicitações não devem ser descritas no . Deve ser enviando um link onde os destinatários possam logar e confirmar o pedido; A confirmação da solicitação pode conter data de validade; Cada serviço deve ter sua política específica de uso descrita no Catálogo de Serviços; Considerar as políticas existentes no Regimento da UNIFESP; Todas as políticas sugeridas deverão ser levadas para aprovação no CETI. Próxima pauta: Levantar políticas da Gestão de Demandas. Pendências Equipe Nome Pendência Data Previsão Equipe da Portaria Testar como Piloto o Sistema para - Biblioteca, demandado pela Reitora. Equipe da Portaria Wagner Informações Adicionais: Levantar politicas que já possui. Trazer exemplos de demandas para testar no fluxo de Gestão de Demandas. Levantar os papeis e quantidade de recursos humanos necessários para a gestão de demandas. Próxima reunião Próxima reunião Nome Assinatura Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/2

67 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Ata de Reunião Assunto: Portaria ª Reunião da subcomissão de Mapeamento do processo de Gestão de Demandas de TI. Realização: 16/04/2014 Local: Sala 2 de reunião do Térreo Duração: 3h Início: 14h Fim: 17h Participantes: Nome Setor Telefone / VOIP Vide lista de presença no GoogleDocs, na pasta Lista de Presença Resumo da reunião: Foi validada a ata anterior e a verificação das pendencias desta mesma ata. Pendência da Equipe da Portaria: Testar como Piloto o Sistema para Biblioteca, demandado pela Reitora: o Devido à urgência desta demanda este piloto não pode ser realizado. Entretanto, fazendo uma análise do processo que esta demanda tomou, este pareceu bastante aderente ao processo que esta portaria irá propor. Levantar politicas que já possui: o Recebemos apenas as seguintes políticas para o TO-BE, enviadas pelo Sr. Fábio - chefe do setor de Planejamento do DTI: Todas as demandas referentes à criação, modernização e manutenção de sistemas, mesmo de pequeno porte ou locais, devem ser enviadas ao STI para conhecimento e pré-análise, através de chamado pela Central de Serviços de TI; Todas as demandas referentes à criação, modernização e manutenção de sistemas, serão coordenadas pela STI / Departamento de Sistemas UNIFESP; Todas as demandas de aquisições de TI, mesmo de pequeno porte, devem ser enviadas ao STI para conhecimento e pré-análise, através de chamado pela Central de Serviços de TI; Todas as demandas de aquisições de TI institucionais serão coordenadas pela STI / Departamento de Planejamento e Governança; Todas as demandas referentes à criação, modernização e manutenção de infraestrutura de redes ou de serviços, mesmo de pequeno porte ou locais, devem ser enviadas ao STI para conhecimento e pré-análise, através de chamado pela Central de Serviços de TI; Todas as demandas referente a criação, modernização e manutenção de infraestrutura de redes ou de serviços, serão coordenadas pela STI / Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/3

68 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Departamento de Administração de Redes e Serviços; Todas as demandas referentes à criação ou modernização de sistemas, de médio porte, aquisições de TI institucionais, criação ou modernização de infraestrutura de redes ou de serviços serão enviadas, após pré-análise da STI ao Comitê Estratégico de TI - CETI para aprovação e priorização; (Enquanto não houver a Central de Serviços de TI institucional): Todas as demandas referentes a suporte básico de qualquer um dos serviços presentes no catálogo de serviços de TI, serão executadas pelas equipes de TI de cada um dos campi, inclusive o complexo da Reitoria; Todas as demandas referentes a suporte básico de serviços especiais presentes no catálogo de serviços de TI, serão solicitadas pela Central de Serviços de TI. o Durante a reunião, algumas Políticas, normas e regras foram levantadas: Deve haver um template para encerramento da demanda; Demandas consideradas pequenas podem ser recusadas; O usuário deve poder acompanhar a demanda e seus status até o final. Trazer exemplos de demandas para testar no fluxo de Gestão de Demandas: Nenhum dos presentes trouxe exemplos de demandas. A comissão desta portaria ainda poderá receber exemplos para simulação do processo TO-BE. Pendências da coordenação desta subcomissão (Sr. Wagner): Levantar os papéis e quantidade de recursos humanos necessários para a gestão de demandas: o Foi apresentada nesta reunião uma sugestão de papéis e responsabilidades que atuariam no processo TO-BE de gestão de demandas da STI: Usuário: Identificar, Oficializar e Consultar suas Demandas; Na STI (Sistemas, Infraestrutura e Governança): Gerente de Projetos: Realizar análise inicial e Solicitar esclarecimentos; Analista*: Realizar Pré-análise técnica; No Comitê de Negócio: Secretário do Comitê: Registrar e enviar Pré-análise de Negócio; * O analista deve ser um de cada área. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/3

69 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI O mapa abaixo foi apresentado na reunião como o mapa de implementação da Gestão de Demandas da STI, apenas para as demandas de Projeto, a fim de exemplificar a participação dos papéis e responsabilidades no processo: Obs.: Os nomes dos atores são fictícios, pois pertencem à ferramenta de automação BonitaSoft Deste mapa de implementação foi criada uma automação do mesmo para validar o processo através dos exemplos de demandas a serem enviados. Foi dado como concluída esta fase de reuniões e aprovado pelos presentes o desenho TO-BE do processo de Gestão de Demandas da STI. Próxima pauta: Pendências Equipe Nome Pendência Data Previsão Informações Adicionais: Nome Assinatura Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 4/3

70 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Assunto: Portaria 3462 Realização: 30/04/2014 Local: Reitoria Térreo sala 2 Ata de Reunião Duração: 2h Início: 14h Fim: 16h Participantes: Nome Setor Telefone / VOIP Vide lista de presença no GoogleDocs. Pauta: Questionário de Mapeamento de Competências de TI; Portfólio / Catálogo de Serviços de TI. Esta reunião também foi disponibilizada por videoconferência: UNIFESP/Outros - sala chamada MCU Escolher sala interna: 591 pin/senha Informes da reunião do CETI: Gestão de Demandas: Terá nova reunião, em particular com algumas equipes, para finalização deste assunto; Mapa de competências: o Foi aprovado pelo CETI; o O RH do HSP aplicará o questionário, através do método de entrevistas; o Este piloto será executado em maio; o Habilidades e atitudes foram retiradas deste questionário e devem ficar ligados a um o segundo momento, feito para cada função; Requisitou-se a retirada dos departamentos que as pessoas desejam trabalhar, pois ainda não foram aprovados; Secretaria de TI: outro grupo de trabalho será criado para desenhar a estrutura de divisões, regimento e plano de implantação; Portifólio (relação dos serviços institucionais): o o o Serviços: foram apresentadas as características; Poucas unidades entregam estatísticas de atendimento; Ainda não é possível saber como um analista vai trabalhar em projetos institucionais e executar a rotina diária de suporte do seu pólo. Reunião do grupo de trabalho: Usamos o termo portfólio durante a reunião, mas o escopo do grupo de trabalho (discutido em reuniões anteriores) era exatamente gerar uma relação ou diretório de serviços distribuídos conforme grandes áreas de TI. Foi apresentada a planilha na reunião, como portifólio. Na mesma planilha também é apresentada a matriz RACI que ajudará na distribuição dos desenhos de serviços futuramente. Os serviços foram classificados no seguinte Ciclo de vida: I - Instalação / liberação de acesso; U - Utilização / execução do serviço; S - Suporte técnico; P - Solicitação de Projeto / implantação de serviço não disponível; Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/2

71 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI N - Solicitação de Manutenção evolutiva / novas funcionalidades; M - Solicitação de Manutenção corretiva; T Treinamento; E - Extração de informação; G - Planejamento, gestão, desenho de serviço, processo, política; A - Solicitação de aquisição. O Sr. Fábio apresentou a tabela atual de relação de serviços, explicando: Significado das colunas; Futuro Departamento; Grande área; Código; Nome da categoria (visão TI e visão usuário final); Descrição geral (visão TI). O grupo discutiu vários pontos: Questionou-se porque alguns serviços são executados em alguns pólos, como no caso do EAD que é administrado em alguns campi apenas; Foram apresentados exemplos de serviços NÃO-TI mas que futuramente ainda podem ser suportados por TI; Levantou-se a necessidade de mudança de cultura em relação a absorção de serviços; Haverá a necessidade de esclarecer a capacidade de atendimento e negociar prazos com os gestores. Após apresentação dos detalhes da planilha, acordou-se que cada representante preencherá as colunas de serviços. O link da planilha é: &usp=sharing#gid=1 Soluções: Pendências Equipe Nome Pendência Data Previsão Representantes Revisão da planilha de serviços de TI Próxima reunião Informações Adicionais: Nome Assinatura Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/2

72 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Assunto: Portaria 3462 Realização: 14/05/2014 Local: Reitoria Térreo sala 2 Ata de Reunião Duração: 2h Início: 14h Fim: 16h30m Participantes: Nome Setor Telefone / VOIP Vide lista de presença no GoogleDocs. Pauta: Sugestões para melhoria do Portfólio de serviços: VcxX3c&usp=drive_web#gid=1 Conclusão do bloco referente a Construção do Catálogo de Serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP, no documento. Esta reunião também foi disponibilizada por videoconferência: UNIFESP/Outros - sala chamada MCU Escolher sala interna: 591 pin/senha Reunião do grupo de trabalho: Apresentou-se a planilha dos serviços e foram esclarecidos tópicos como a classificação e preenchimento da planilha conforme parâmetros estabelecidos. Discutiu-se o andamento do trabalho de construção da relação dos serviços (portfólio). O Sr. Fábio Magalhães apresentou a planilha de Portfólio de serviços de TI. Mostrou os temas não-ti e requisitou avaliação das áreas sobre o andamento e posicionamento quanto às etapas seguintes. Um dos tópicos comentados foi acerca da participação de analistas dos pólos em atividades Institucionais, como projetos de desenvolvimento por exemplo. Um dos tópicos explorados foi a continuidade dos trabalhos, especificamente sobre a priorização dos serviços comuns de TI a serem padronizados e a identiticação dos possíveis serviços a serem delegados à nova estrutura organizacional. O Prof. Luiz Eduardo, em concordância com a proposta, recomendou que o tema fosse discutido na nova portaria criada pelo CETI para implantação da STI. Também foi apresentado o relatório com a conclusão dos trabalhos das portarias de serviços e gestão de demandas, oportunidade em que requisitou-se aos participantes a revisão do documento. Soluções: Pendências Equipe Nome Pendência Data Previsão Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/2

73 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Sr. Fábio Enviar relatório para a comissão 16/05/2014 Representantes Finalização do relatório para apresentação no CETI 20/05/2014 (até 12hs) Sr. Fábio Revisar serviços com WEB - DIS 15/05/2014 Informações Adicionais: Nome Assinatura Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/2

74 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Assunto: Portaria 3462 Realização: 21/05/2014 Local: Reitoria Térreo sala 2 Ata de Reunião Duração: 2h Início: 14h Fim: 16h Participantes: Nome Setor Telefone / VOIP Vide lista de presença no GoogleDocs. Pauta: Pauta: Aprovação do Relatório final da 2º fase a ser encaminhado ao CETI. Este documento é composto basicamente da finalização do escopo referente a duas das três subcomissões de nossa portaria, respectivamente: - Construção da relação (Catálogo) de Serviços de TI atual e proposto para a STI; - Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI atual e proposto para a STI. A parte principal do documento é até a página 43, o restante são todos os anexos produzidos. Esta reunião também foi disponibilizada por videoconferência: UNIFESP/Outros - sala chamada MCU Escolher sala interna: 591 pin/senha Reunião do grupo de trabalho: Foi apresentado o relatório parcial da 1º e 2º fases da portaria. O objetivo da reunião foi a validação dos blocos 2 e 4 para encaminhar o documento ao CETI. A 3ª subcomissão, Mapeamento de Competências, será adiada. A SEGESP e Superintendência do HSP irão ajudar na validação e aplicação do questionário. Comentou-se sobre o conceito de Catálogo de Serviços e seu uso no docunento. Sr. Fábio esclareceu que o uso no relatório é sinônimo de Diretório/Relação de serviços. Sobre a estrutura do documento, o Prof. Luiz Eduardo ponderou a possibilidade de dividi-lo. Ficou definido que haverá a separação dos anexos do documento principal e serão enviados os relatórios das subcomissões ao CETI. Sr. Fábio apresentou o relatório, com a seguinte estrutura: Objetivo da Portaria; 1º. Subcomissão: Catálogo de Serviços de TI; Bloco 1 - Construção da relação (Catálogo) de Serviços de TI atual de cada polo de TI (já apresentado anteriormente ao CETI); Bloco 2 - Construção da relação (Catálogo) de Serviços de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP (novo); Houve a apresentação dos 19 níveis de agrupamentos, Grande área > Categorias > Serviços, Relatório detalhado com 500 serviços. Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 2/3

75 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Foi apresentado o exemplo da leitura do documento. Houve destaque para relação dos serviços "não TI. Destacou-se MATRIZ Raci e tabela com futuro ciclo de vida dos serviços. No item Priorização dos serviços comuns de TI a serem padronizados, a decisão foi manter o cronograma proposto. Em Migração dos possíveis serviços de TI a serem atendidos pela STI: Dispersão dos analistas em pólos. Apenas a partir da concentração. 2º. Subcomissão: Gestão de Demandas de TI; Bloco 3 - Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI situação atual (já apresentado anteriormente ao CETI) Bloco 4 - Elaboração do processo, política e artefatos de gestão de demandas de TI proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP (novo); Apresentou-se o Diagrama de contexto do processo genérico; Proposta de unificar o recebimento, análise e priorização de demandas de serviços de TI. Apresentou-se o detalhamento do processo de gestão de demanda. Houve exemplo do campus Osasco Reginaldo. Na 3ª fase deciciu-se reportar ao CETI que não houve adesão para conclusão do trabalho. 3º. Subcomissão: Mapeamento de competências; Bloco 5 e 6 Elaboração do mapa de competências dos servidores de TI e que atuam com TI na UNIFESP atual e proposto para a futura estrutura organizacional de TI da UNIFESP; Próximas fases; Conclusão; Referencias Bibliográficas; Anexos. Sr Walfran questionou qual maturidade das equipes para trabalho empregando metodologias ágeis. Sra Ione informado que toda a equipe foi treinada em Análise de Requisitos e UML. Temos projeto piloto com estas técnicas, mas ainda não foi concluído. Alterações no documento: Walfran preparará a síntese do bloco 1; Pg 7: novos previstos serviços para novos serviços previstos ; Pg 8: substituir o termo bedel ; Pg 9: Alterar o parágrado: "O plano de implantação ou para" para "O plano de implantação ou de"; Pg 29: Alterar o parágrafo: Uma vez definido os novos responsáveis pelos serviços de TI para Constata-se que, mesmo definindo e desenhando os serviços de TI com atribuição dos seus responsáveis, ainda é imprescindível a concentração dos esforços através da mudança hierárquica dos pólos de TI ; Pg 33: trocar a palavra independente para independentemente ; Pg 36: Trocar aprovadas para discutidas ; Pg 41: Prof. Luis sugeriu inclusão de diagramas de casos de uso em Gestão de Requisitos. Conclusões: Importante pontuar os resultados de cada subcomissão; Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 3/3

76 Departamento de Tecnologia da Informação - DTI Sr. Wagner e Sr. Walfran: farão conclusão de cada subcomissão. Prof. Luis: sugeriu a importância de criar uma introdução para ressaltar as contribuições das subcomissões para a criação da STI. Anexos: conterão o material produzido por cada uma das subcomissões. O Sr. Ricardo mostrou que não é possível criar um índice, pois são diversos arquivos em pdf adicionados. Sr. Fábio estará de férias em junho e o Sr. Walfran o substituirá na comissão. Foi aprovado o relatório. Soluções: Pendências Equipe Nome Pendência Data Previsão Equipe Alterar documento seguindo anotações 22/05/2014 acima Informações Adicionais: Nome Assinatura Rua Sena Madureira, Vila Mariana CEP: São Paulo SP Brasil Tel/Fax: (11) Home-page: Página 4/3

77 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 IV. Anexos da 1ª Subcomissão: Catálogo de Serviços de TI

78 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 IV.1. Modelo de Questionário Situação Atual

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140 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 IV.3. Estatísticas de Atendimento Campus São José dos Campos 2011 a 2014

141 Universidade Federal de São Paulo Campus São José dos Campos Departamento de Tecnologia da Informação Porcentagem de atendimentos por filas Atendente Externo 1.6% 3.0% 1.3% 2.7% Datacenter e Servidores 1.0% 1.0% 1.6% 3.2% Desenvolvimento 0.3% 0.1% 0.1% 0.5% EAD 1.3% 1.9% 2.9% 3.1% Rede e Comunicação 9.9% 5.5% 5.3% 5.2% Suporte 84.9% 87.9% 87.6% 78.5% Web 1.0% 0.6% 1.2% 6.9%

142 Universidade Federal de São Paulo Campus São José dos Campos Departamento de Tecnologia da Informação

143 ESCRITÓRIO DE PROJETOS - DTI Código: Portaria 3462/2013 Nome do Projeto: Construção do Catálogo de Serviços de TI, elaboração de processo de gestão de demandas de TI e elaboração de mapa de competências de TI da UNIFESP Resumo executivo fase 2 novembro/2013 a maio/2014 IV.4. Relatório Anual Central de Serviços de TI Campus São Paulo HSP

144 Unifesp Universidade Federal de São Paulo HSP Hospital São Paulo Relatório Anual

145 Fluxo de Atendimento Técnico Hoje a estrutura da Central de Serviços em TI está bem definida e a maioria dos usuários usa os canais de comunicação para realizar suas solicitações. Mas muitos ainda têm dúvidas sobre o que acontece depois que sua solicitação está aberta. O fluxo de atendimento da Central de Serviços se refere ao caminho que uma solicitação faz até sua total resolução dentro dos nossos canais de atendimento. A CSTI recebe as solicitações dos usuários e segue um fluxo, especificado ao lado, até sua total resolução. Em alguns casos as solicitações são encaminhadas para os Setores responsáveis dentro do DTI para solução (SARS ou DSI).

146 Organograma Estrutural Para um melhor entendimento dos componentes da estrutura da Central de Serviços em TI, segue uma representação do Organograma Estrutural Hierárquico.

147 Organograma Funcional Cada Setor dentro da Central de Serviços tem tarefas bem definidas previamente passadas pela Coordenação. Isso significa que cada técnico ou analista tem conhecimento de sua função/papel dentro da CSTI o que otimiza seu trabalho e tempo.

148 Solicitações Técnicas No ano de 2013 observamos uma queda de aproximadamente 4% na quantidade de Ordens de Serviços registradas em nosso sistema no período de Janeiro a Novembro em relação ao mesmo período no ano anterior. Isso se deve a dois motivos: renovação/atualização do parque de computadores e manutenções preventivas em áreas críticas.

149 Análise de Atendimentos Analisando o gráfico de atendimentos desse ano podemos constatar uma queda no índice de chamados resolvidos no primeiro nível em relação aos anos anteriores. Isso se deve ao número de chamados abertos diretamente para o segundo nível. Exemplo: Instalação de pontos de rede, microcomputadores e switches e atendimentos executados pelos técnicos residentes na Reitoria, Biblioteca Central, Ambulatório José de Magalhães e Oftalmologia. Esses serviços não passam pelo primeiro nível e por isso o índice de chamados resolvidos nesse Setor da CSTI diminuiu.

150 Solicitações por Centro de Custo Esse gráfico visa demonstrar a demanda de serviços de acordo com o Centro de Custos requisitante. Desta forma, o maior índice de chamados realizados foi registrado em Centros de Custos do Hospital São Paulo. Ranking de Solicitações Relação dos 10 locais que mais geraram solicitações no Ano de 2013 Unifesp/HSP. O Centro de Custo da Central de Serviços é utilizado para solicitações internas dentro do DTI e por isso teve um alto índice de solicitações registradas, exemplo: Solicitação do Setor de Redes (SARS) para troca de um Switch antigo.

151 Solicitações por tipo de patrimônio Esse gráfico visa demonstrar a demanda de serviços de acordo com o número de patrimônio dos equipamentos. O maior índice de chamados realizados são solicitações que não necessitam de número de patrimônio para atendimento. Isso acontece porque todos chamados que se referem à Manutenção e Instalação de Pontos de Rede, Dúvidas Gerais, Proxy Autenticado, Cadastro na Intranet, Desbloqueio de Leito de Paciente, entre outros serviços não tem como requisito número de patrimônio de equipamento para abertura.

152 Manutenção Preventiva Este ano a CSTI continuou o projeto de manutenções preventivas nos equipamentos das Unidades de Internação, UTI s e Ambulatórios com o objetivo de minimizar a quantidade de chamados devido a problemas de hardware, além de manter atualizados os sistemas operacionais e antivírus. A manutenção segue uma lista onde estão relacionados todos os procedimentos a serem adotados pelos técnicos e caso seja diagnosticado algum defeito, a maquina é encaminhada ao Laboratório técnico. No ano de 2013 conseguimos efetuar Manutenções Preventivas em todas as Unidades de Internação, UTIs e Ambulatórios, contemplando 428 microcomputadores vistoriados. Segue ao lado lista dos Ambulatórios favorecidos.