Elaborado por Marcos Matos Revisado por C. Douglas de Souza e Carina Gonçalves Aprovado por Paulo Bernardi

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1 Elaborado por Marcos Matos Revisado por C. Douglas de Souza e Carina Gonçalves Aprovado por Paulo Bernardi

2 Sumário 1. INTRODUÇÃO SOBRE O GUIA INTRODUÇÃO AO EFD PRÉ-INSTALAÇÃO PREMISSAS DE FUNCIONAMENTO REQUISITOS DE BANCO DE DADOS CONFIGURAÇÕES E GERAÇÃO DO EFD PRÉ-REQUISITOS DE CADASTROS PRÉ-REQUISITOS DE CADASTROS PARA PIS/COFINS GERAÇÃO DO ARQUIVO TELA DE GERAÇÃO DO ARQUIVO VALIDAÇÃO DO ARQUIVO

3 INTRODUÇÃO 1.1. Sobre o Guia O Guia de instalação do EFD define as principais etapas a serem concluídas para geração e exportação do arquivo digital fiscal. Sua principal finalidade é mostrar de forma clara e objetiva o conceito de EFD, os procedimentos a serem efetuados pré e pós configuração para que o sistema gere com sucesso e apresente as informações íntegras e fiéis ao Fisco. Este guia será constantemente revisado e atualizado para que seus leitores tenham em mãos a informação precisa e correta sobre o processo de geração do EFD Introdução ao EFD Fiscal e EFD Pis/Cofins A Escrituração Fiscal Digital EFD é parte integrante do projeto SPED a que se refere o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que busca promover a integração dos fiscos federal, estadual, municipal, Distrito Federal e dos Órgãos de Controle mediante a padronização, racionalização e compartilhamento das informações fiscais digitais, integrando todo o processo relativo à escrituração fiscal, com a substituição do atual documentário em meio físico (papel) por documento eletrônico com validade jurídica para todos os fins. Para tanto, todos os documentos eletrônicos são assinados digitalmente com uso de Certificados Digitais, do tipo A1 ou A3, expedidos, em conformidade com as regras do ICP-Brasil, pelos representantes legais ou seus procuradores, tendo este arquivo validade jurídica para todos os fins, nos termos dispostos na MP , de 24 de agosto de Para ser possível alcançar os objetivos propostos, ocorreu a união de esforços de representantes, não só dos Órgãos de Controle e de Fiscalização Tributária, mas também de representantes da iniciativa privada de diversos segmentos da vida econômica do País que atuaram de forma decisiva, como parceiros na elaboração das especificações do projeto. O arquivo digital deve ser submetido a um programa validador, fornecido pelo SPED Sistema Público de Escrituração Digital - por meio de download, o qual verifica a consistência das informações prestadas no arquivo. Após essas verificações, o arquivo digital é assinado por meio de certificado digital, tipo A1 ou A3, emitido por autoridade certificadora credenciada pela infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras ICP-Brasil e transmitido. As regras de negócio ou de validação, ora implementadas, podem ser alteradas a qualquer tempo, visto que tem por finalidade única e exclusivamente verificar as consistências das informações prestadas pelos contribuintes. Ainda que determinados registros e/ou campos não contenham regras específicas de validação de conteúdo ou de obrigatoriedade, esta ausência não dispensa, em nenhuma hipótese, a não apresentação de dados existentes nos documentos e/ou de informação solicitada pelos fiscos. Regra geral, se existir a informação, o contribuinte está obrigado a prestá-la. A omissão de informações poderá acarretar penalidades e a obrigatoriedade de reapresentação do arquivo. 3

4 2. PRÉ-INSTALAÇÃO Como pré-requisito é fundamental que os profissionais que irão efetuar a implantação do modulo EFD sejam previamente treinados pela equipe IONICS de suporte. Estes profissionais devem estar capacitados para avaliar a infra-estrutura do cliente no que diz respeito a link de internet, servidor de banco de dados, versão do banco de dados PostgreSQL Premissas de Funcionamento O módulo EFD, é uma extensão do sistema SSG PREMIUM já instalado nos clientes IONICS, portanto, a solução EFD exige que todos os requisitos mínimos de software e hardware sejam atendidos e estejam dentro do padrão especificado Requisitos de Banco de Dados Segue as mesmas especificações da solução Premium, reforçando ainda mais a importância e melhora no desempenho, em se manter um servidor de banco de dados dedicado com Sistema Operacional Unix, Linux ou Windows Server

5 3. CONFIGURAÇÕES E GERAÇÃO DO EFD 3.1. Pré-Requisitos de cadastros 1. Configurador / Automação / Bomba Número de série da bomba, informar o número de série da bomba. Número de lacres, o número a ser informado é o número do lacre das cpu s das bombas. Data do lacre, informar a data e a hora de cada troca de lacre. 2. Configurador / Automação / Modelo de Bombas Nome do fabricante, informar o nome do fabricante da bomba. 3. Configurador / Configuração / Configuração do Sistema, Aba <Empresa/Fiscal> Perfil de apresentação da EFD, marcar A, B ou C. Inventário EFD, marcar Anual ou mensal. Totaliza Notas de cupom Arquivos Fiscais (Sintegra e EFD). Quando marcado a opção mesmo para notas referentes a cupom fiscal será enviado valores nos registro C100, C170 e C190. CFOP para venda fora do estado (cupons), esta configuração combinado com a configuração no grupo do produto, ao exportar os arquivos de vendas da ECF ira levar o CFOP de venda fora do estado. 4. Cadastro de grupo de produtos. Item utiliza CFOP de cupons para fora do estado (EFD), se marcado combinado com a configuração do sistema CFOP para venda fora do estado (cupons) ira levar o CFOP de fora do estado para as vendas de cupons dos produtos pertencentes ao grupo selecionado. 5. Associação de cidades com a tabela disponibilizada pelo IBGE. Associação efetuada no momento da atualização de versões posteriores a Associação de paises com a tabela disponibilizada pelo IBGE. Associação efetuada no momento da atualização de versões posteriores a Emissão do LMC. Fiscal / LMC/ LMC. Todos os dias que compõem o período que será exportado, e do ultimo dia anterior ao mês que esta sendo exportado quando marcado a opção de inventario mensal ou o ultimo dia de dezembro quando marcado a opção anual, na geração do arquivo do mês de fevereiro devem estar gerados. 5

6 8. Redução Z. Em / Fiscal /Mapa Resumo ECF. Inclusão de dados do mapa resumo ECF. Todas as reduções dos dias que compõem o período que será exportado devem estar gravadas. 9. Cadastro de combustiveis. Dados Mestres/ Combustíveis. Todos os combustiveis devem estar associados aos respectivos códigos da ANP. 10. Cadastro de serviços. Dados Mestres/ Serviços. Todos os serviços devem estar associados aos respectivos códigos da (LCP), Lista de serviços anexa à Lei Complementar nº 116, de 31 de julho de Cadastro do Contador da Empresa. Configurador/ Estrutura Organizacional / Manutenção de Pessoas. Possuir um cadastro de pessoa física marcado com tipo de pessoa contador da empresa. 12. Cadastro do Código conta analítica contábil. Dados Mestres/Produtos/Grupo de Produtos. Informar o código da conta analítica fornecido pela contabilidade. 13. Cadastro de mensagens fiscais. Cadastrar as mensagens que serão impressas nas notas fiscais. Podem ser cadastradas quantas mensagens o usuário achar necessário. O sistema não permite que sejam combinados os mesmos tipos de emissão de nota, tipo de contribuinte e tipo de situação tributária para uma mesma mensagem ativa. Exceto se existirem produtos específicos e se os mesmos forem diferentes. O sistema não permite que seja cadastrada mais de uma mensagem para um mesmo produto específico. Aba <tipo de emissão da nota> Marcar as opções de notas fiscais onde a mensagem será impressa. (Item obrigatório) Ao ser selecionado o tipo <impressão para notas fiscais uso e consumo para empresas do mesmo grupo> ou <impressão de notas fiscais de uso e consumo da própria empresa>, serão selecionados automaticamente os itens Impressão para emissão de NF de vendas incluídas pela retaguarda. Impressão para emissão de NF no PDV após o cupom. Impressão para emissão de NF no PDV sem cupom. 6

7 Aba <tipo de destinatário> Marcar o tipo de destinatário. Para clientes não cadastrados o sistema considera como não contribuintes. Item obrigatório. Aba <tipos de situação tributária> Marcar o tipo de situação tributária, se necessário. Aba <produtos> Escolher produtos específicos para destaque de imposto. Ao escolher um produto será exibida a tela detalhes, marcar o item valores de ICMS substituição. Quando selecionado o item, o sistema imprimir os impostos selecionados, bem como suas bases de calculo, BCR (base de cálculo substituição tributária) e ICMS RET, (Valores do imposto ICMS sub.) no corpo das informações complementares da nota e não mais nos campos específicos no corpo da nota. Na impressão da nota o sistema considera parte da mensagem o calculo do imposto e o produto específico (se houver), na seguinte ordem: descrição reduzida, cálculo do imposto, mensagem cadastrada. Se houver mais de um produto a ser destacado a mensagem cadastrada será impressa apenas uma vez seguida das informações de todos os produtos específicos. Se houver mensagem com produto específico e sem associação de produtos para um mesmo tipo de emissão de nota, o sistema imprimirá as duas mensagens, sendo a prioridade para a mensagem sem produto associado. As mensagens serão impressas conforme as combinações escolhidas. Inativar uma mensagem Caso possua um produto associado o sistema exibe uma mensagem de advertência e não permite a inativação da mensagem sem que antes seja desassociado o(s) produto(s) da mensagem. Não será mais impressa nas notas. As mensagens utilizadas serão exportadas para EFD. Mensagens já impressas não podem ser excluídas, somente inativadas. Para que os produtos / combustíveis, com substituição tributária sejam impressos nas mensagens fiscais é necessário no cadastro: o o Aba <situação tributaria> Código situação tributaria = 060. Tipo de situação tributária = substituição tributária. Marcar o item destacar ICMS por subst. por tribut na nota fiscal. Aba <informações do estoque>: Preço base subst tributária diferente de zeros (0,00). Cálculo da BCR ou BASE CAL ICMS SUBS Quantidade vendida * valor do preço base subst. tributária do cadastro do produto / combustível Cálculo do VAL ICMS SUBS ou ICMS RET. BCR ou BASE CAL ICMS SUBS * percentual alíquota para cada UF. 7

8 3.2. Pré-Requisitos de cadastros para PIS/Cofins. 1. Cadastro de produtos, combustíveis e serviços. Em / Dados mestres/produtos/produtos, Em / Dados mestres/serviços e Em / Dados mestres/combustível. Na aba Situação tributaria marcar a opção incide PIS/COFINS para os produtos que tenha incidência e informar o código CST de ambos. Para os produtos que já estão cadastrados no sistema pode ser utilizando o aplicativo AtualizadorPISCOFINSIPI onde poderá ser feito o cadastro do PIS/Cofins e IPI através de parâmetros por grupos. Em Fiscal alíquotas de PIS/COFINS cadastrar a alíquota padrão e após incluir os produtos que são exceção a padrão ou que possuem alíquota em reais. 2. Gerar movimentação retroativa de PIS e COFINS. Para efetuar a geração de dados retroativos deve ser utilizado o aplicativo Ajuste de movimentações para EFD onde na aba inclusão de PIS/Cofins pode ser informado o período para geração que com base nas informações de cadastros o mesmo ira gerar as informações de apuração do PIS e COFINS para que sejam exportadas para o arquivo do EFD. Informações referente aos registros que serão gerados: o Para o arquivo EFD-PIS/COFINS, em relação às receitas, a legislação prevê que sejam levadas em escrituração todos os documentos fiscais referentes à receitas, sendo assim as notas fiscais cujos CFOP s não representem receitas (devolução, remessa para conserto, transferências e outros) não deverão ser escrituradas. Para as receitas tributadas de PIS e COFINS (filtros e lubrificantes) deverá ser escrituradas com o código CST 01 - Operação tributável com Alíquota básica e para as receitas monofásica (combustíveis) deverá ser escrituradas com o código CST 04. o Para o arquivo EFD-PIS/COFINS, em relação às aquisições, somente deverão ser escriturados os documentos fiscais cuja aquisição representa a tomada de créditos das respectivas contribuições ( compra de filtros e lubrificantes), ou seja, aqueles documentos com CFOP s que não geram direito a créditos (compra de material de uso e consumo, compra de imobilizado, remessas, combustíveis e outros), não deverão ser levados ao EFD-PIS/COFINS. o Portanto para os registros C100 e C170 somente serão contabilizados as notas com CFOP exibidos na lista a seguir, que são os que possuem crédito ou débito. Saída: 5.101,5.102,5.103,5.104,5.105,5.106,5.109,5.111,5.112,5.113,5.114,5.115, 5.116,5.117,5.118,5.119,5.120,5.122,5.123,5.124,5.125,5.401,5.402,5.403, 5.405,5.651,5.652,5.653,5.654,5.655,5.656,5.667,6.101,6.102,6.103,6.104, 6.105,6.106,6.107,6.108,6.109,6.111,6.112,6.113,6.114,6.115,6.116,6.117, 6.118,6.119,6.120,6.122,6.123,6.124,6.125,6.401,6.402,6.403,6.404,6.651, 6.652,6.653,6.654,6.655,6.656,6.667,7.101,7.102,7.105,7.106,7.127,7.251, 7.358,

9 Entrada: 1.102,1.113,1.117,1.118,1.121,1.251,1.403,1.652,2.102,2.113,2.117,2.118, 2.121,2.251,2.403,2.652,3.102,3.251,3.652,1.101,1.111,1.116,1.120,1.122, 1.126,1.128,1.401,1.407,1.556,1.651,1.653,2.101,2.111,2.116,2.120,2.122, 2.126,2.128,2.401,2.407,2.556,2.651,2.653,3.101,3.126,3.128,3.556,3.651, 3.653,1.124,1.125,1.933,2.124,2.125,2.933,1.201,1.202,1.203,1.204,1.410, 1.411,1.660,1.661,1.662,2.201,2.202,2.410,2.411,2.660,2.661,2.662,1.922, Ajustes das movimentações retroativas para geração do Arquivo. 1. Aplicativo Ajuste de movimentações para EFD Movimentações retroativas das mensagens. Para as movimentações anteriores deve ser cadastrando uma mensagem selecionando as opções de tipo de emissão Nf com cupom, Nf no PDV após cupom, nota com cupom e nf consolidada e após utilizando o aplicativo Ajuste EFD na opção correção das mensagens fiscais selecionando a mensagem a ser utilizada nas notas fiscais emitidas referente a cupom fiscal e selecionar o período. Corretor de CST. Utilizado para efetuar correção dos cadastros de produtos ajustando conforme a situação tributaria do mesmo o código de CST conforme descrito abaixo. Isento ICMS = 040 Não tributado = 041 Substituição ICMS = 060 Tributado ICMS = 000 serviços 090. Com esta opção poderá ser efetuado a correção da movimentação selecionando o período desejado. 2. Cupons fiscais emitidos para fora do estado. Para vendas fora do estado não pode ser emitido cupom fiscal e o PVA não aceita CFOP de fora do estado em seus registros de cupons, desta forma caso o cliente tenha efetuada a mesma deve ser utilizado o script corretor_cfop disponibilizado no FTP e após o sql SELECT "fc_corrigecfopvenda" ('Data_inicia','Data_final',Codigo_empresa, Codigo_empresa_ponto) exemplo SELECT "fc_corrigecfopvenda" (' ',' ',52,52) 3.4. Geração do Arquivo. A opção de geração do EFD esta disponível em fiscal / outros arquivos fiscais / escrituração fiscal digital EFD 9

10 Período, selecionar o período para exportação. Contador da empresa, selecionar o contador da empresa. Perfil de apresentação da EFD, o perfil é definido pela SEFAZ e deve ser configurado em: Configurador / configuração / configuração do sistema, aba <empresa/fiscal>,item, Perfil de apresentação da EFD, marcar A, B ou C. Tipo de arquivo para exportação, por default do sistema é marcado <arquivo original>. Somente deverá ser gerado o <arquivo substituto> se depois do envio para SEFAZ: SEFAZ retornou ao cliente por algum motivo. Inclusão e alterações em entrada de mercadorias. Alterações na emissão de LMC. Pasta, informar onde será gravado o arquivo, por default o sistema cria uma pasta chamada EFD no diretório escolhido. O arquivo será gravado com o nome Exportacão_EFD_DIMIAAAI_DFMFAAAF.txt, onde: DI dia inicial, com dois dígitos. MI mês inicial, com dois dígitos. AAAI ano inicial, com quatro dígitos. DF dia final, com dois dígitos. MF mês final, com dois dígitos. AAAF ano final, com quatro dígitos. Registros com opção de exportação de blocos / registros individualmente Por default todos os registros dos blocos estarão marcados. Disponíveis os registros comuns a qualquer tipo de empresa. Para iniciar a exportação, os pré-requisitos de cadastros devem ter sido atendidos. Botão Exclui F4, utilizar para excluir arquivos gerados. Botão Exportar F6, utilizado para exportar arquivo já gerado. Botão Informações F7, visualização do arquivo.txt gerado Tela de geração do arquivo. 10

11 Bloco 0 Abertura, Identificação e Referências. Registro Abertura do arquivo digital e identificação da entidade Registro Abertura do bloco 0. Registro Dados complementares da entidade Registro Dados do contabilista Registro Tabela de cadastro do participante Registro Identificação das unidades de medida Registro Tabela de identificação do item (produto e serviços) Registro Tabela de natureza da operação/prestação Registro Tabela de informação complementar do documento fiscal Registro Tabela de observações do lançamento fiscal Registro Encerramento do bloco 0. Bloco C Documentos Fiscais I Mercadorias (ICMS/IPI) Registro Abertura do bloco C 11

12 Registro Nota fiscal (código 01), nota fiscal avulsa(código 1b), nota fiscal de produtor (código 04) e nfe (código55). Registro 170 Notas com cupom, permite desmarcar o registro C170 quando for configurado para não levar valores de notas de cupom nos registros C100, C170 e C190, neste caso somente para as notas com cupom não será exportado o C170. Registro Equipamento ecf (código 02 e 2d). Registro Resumo mensal de itens do ecf por estabelecimento(código 02 e 2d). Registro Nota fiscal/conta de energia elétrica (código 06) e nota fiscal consumo fornecimento de gás (código28). Registro Consolidação diária de notas fiscais/contas de energia elétrica (código 06), nota fiscal/conta de fornecimento d'água canalizada (código 29) e nota fiscal/conta de fornecimento de gás (código 28) (empresas não obrigadas ao convênio icms 115/03). Registro Encerramento do bloco c Bloco D Documentos Fiscais II Serviços (ICMS) Registro Abertura do bloco D. Registro Encerramento do bloco D. Bloco E Apuração do ICMS e do IPI Registro Abertura do bloco E. Registro Período da apuração do ICMS. Registro Encerramento do bloco E. Bloco G Controle do crédito de ICMS do ativo permanente (CIAP) Registro Abertura do bloco G. Registro Encerramento do bloco G. Bloco H Inventário Físico Registro Abertura do bloco H. Registro Totais do inventário. Registro Encerramento do bloco H. Bloco 1 Outras Informações Registro Abertura do bloco 1. Registro Movimentação diária de combustíveis Registro Bombas Registro Total das operações com cartão de crédito e/ou débito Registro Encerramento do bloco 1. Bloco 9 Controle e Encerramento do Arquivo Digital 12

13 Registro Abertura do bloco 9. Registro Registros do arquivo. Registro Encerramento do bloco 9. Registro Encerramento do arquivo digital Validação do Arquivo Programa validador. A validação é efetuada através do aplicativo PVA fornecido pela receita. Para efetuar o download do programa validador é necessário acessar o endereço clicar no link download do programa validador da escrituração fiscal digital EFD escolher a versão para Windows ou Linux conforme o SO utilizado no computador que será feita a validação do arquivo Instalação do Programa validador. Após a conclusão do download localize onde o arquivo foi armazenado e execute-o. O primeiro passo do instalador é verificar a instalação da máquina virtual do Java. Se ela não estiver instalada ou se por qualquer motivo o processo de instalação não localizá-la a instalação será cancelada automaticamente e só passará deste passo quando o problema for solucionado. Neste caso acesse para instalar a máquina virtual Java. Se o problema persistir, entre em contato com o técnico responsável pelos computadores da empresa. Caso a instalação da máquina virtual do Java esteja corretamente instalada será exibida uma mensagem de boas-vindas do assistente de instalação do Validador do SPED Fiscal. Clique em Avançar. 13

14 Informe se deseja criar um atalho do validador do SPED Fiscal na área de trabalho. Para facilitar a execução do programa é recomendável selecionar Sim. Clique em Avançar. Um resumo das opções selecionadas será exibido. Para prosseguir com a instalação clique em Avançar e aguarde a conclusão. 14

15 Após a confirmação de êxito na instalação do validador clique em Concluir. Apesar de simples, o sucesso da instalação dependerá diretamente do estado do sistema operacional. Em caso de problemas, recomendamos a consulta a um técnico especializado em informática. 15

16 Importação do arquivo para validação. Após o programa instalado, entrar no mesmo e selecionar conforme imagem abaixo o item de importação de arquivo para validação. Localizar o local onde foi exportado o arquivo gerado pelo SSG PREMIUM, selecionar o mesmo e clicar em abrir. 16

17 O validador cria um banco de dados interno para armazenar o arquivo importado, aguardar a conclusão do mesmo. 17

18 Após a importação é feita uma validação inicial de estrutura de arquivo texto e em seguida a validação das informações, emitindo uma mensagem caso algo alguma inconsistência. Clicar em SIM para visualizar os erros. 18

19 O validador irá disponibilizar um relatório com as pendências, conforme imagem abaixo, nesta esta faltando somente a apuração de ICMS, a mesma poderá ser gerada automático pelo próprio PVA através da opção Gerar apuração de ICMS que encontra-se no menu escrituração fiscal ou incluída pela contabilidade. Para o envio do arquivo à SEFAZ, é necessário que a contabilidade verifique os valores que estão no arquivo e comparar com os arquivos enviados pela mesma com as informações do contribuinte. 19