Você está preparado para a EFD-Reinf?

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1 Você está preparado para a EFD-Reinf? Tax kpmg.com/br

2 2 EDF - Reinf

3 Introdução O que é a EFD-Reinf? A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf) é o mais recente módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e está sendo construída em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (esocial). A EFD-Reinf contempla todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, bem como as informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas. A nova escrituração substituirá as informações contidas em outras obrigações acessórias, tais como o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). Esta escrituração está modularizada por eventos de informações, contemplando a possibilidade de múltiplas transmissões em períodos distintos, de acordo com a obrigatoriedade legal. Entre as informações prestadas por meio da EFD-Reinf, destacam-se aquelas associadas: Aos serviços tomados/prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada. Às retenções na fonte (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP) incidentes sobre os pagamentos diversos efetuados a pessoas físicas e jurídicas. Aos recursos recebidos por/ repassados para associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional. À comercialização da produção e à apuração da contribuição previdenciária substituída pelas agroindústrias e demais produtores rurais pessoa jurídica. Às empresas que se sujeitam à CPRB (conforme Lei nº /2011). Às entidades promotoras de eventos que envolvam associação desportiva que mantenha clube de futebol profissional. EDF - Reinf 3

4 Obrigatoriedade A Receita Federal do Brasil estabelece que a obrigatoriedade da EFD-Reinf abrange todas as empresas sujeitas às seguintes operações: Retenções sobre documentos fiscais (tomador de serviços). Retenções sobre documentos fiscais (prestador de serviços). Comercialização de produção rural (pessoa jurídica). Recursos recebidos e/ou repassados para associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional Contribuição previdenciária sobre a receita bruta. Cronograma A seguir, temos os detalhes da evolução do esocial e como a Receita Federal do Brasil desmembrou as primeiras versões deste na nova obrigação acessória EFD-Reinf. 17 JUL 05 JUN 27 FEV Estabelecimento do esocial Ato Declaratório Executivo RFB n 05/13 Manual v. 1.0 Cronograma do esocial Circular CEF n 657/14 (revogado) Nova versão do esocial Primeira competência de entrega da EFD-Reinf Primeira entrega JAN 11 DEZ 09 SET Alteração do esocial Circular CEF n 642/14 Manual v. 1.1 Instituído o esocial Decreto nº 8.373/14 Divulgação preliminar da EFD-Reinf Arquivos de layout, regras de validação e tabelas disponíveis no site da EFD-Reinf 4 EDF - Reinf

5 Fontes de informação e áreas envolvidas Informações que são solicitadas nos eventos da EFD-Reinf usualmente não se encontram em sistemas únicos ou são tratadas em arquivos fora dos sistemas das empresas. 12 Eventos 9 Tabelas 24 Regras 587 Campos No layout atualmente divulgado versão beta pela Receita Federal do Brasil temos as seguintes informações: Tecnologia Interfaces Extração das informações Segurança da informação Cadastros Tributário Retenções de serviços tomados Retenções de serviços prestados Retenções na fonte Contribuição previdenciária Jurídico Ações judiciais trabalhistas Depósitos judiciais Financeira Suprimentos Pagamento de tributos e contribuições Pagamento e recebimento de serviços Benefícios indiretos Receita de espetáculos desportivos Cadastro dos prestadores de serviço Gestão de recebimento de notas fiscais Comercialização da produção rural EDF - Reinf 5

6 O que nossa experiência nos permite compartilhar 54% Percentual médio de informações requisitadas pela EFD-Reinf que não existem nos sistemas das empresas ou que necessitam de ajustes e deparas para atender às exigências da legislação. 78% Percentual de empresas que possuem informações relativas aos documentos fiscais de prestadores de serviços em sistemas e/ou módulos apartados do sistema principal das empresas. 81% Percentual de empresas que não possuem seus processos e procedimentos relacionados à contratação de terceiros de maneira centralizada e uniforme ou ainda que não possuem políticas formalizadas e estabelecidas para esses processos. 6 EDF - Reinf

7 Desafios Mudança de cultura e processos da empresa Os eventos requisitados na EFD-Reinf necessitam de maior tempestividade e governança referente às informações requeridas, sendo as mesmas informações compartilhadas entre as demais obrigações acessórias. Sua sinergia com as demais obrigações se fará necessária para a consolidação das informações na DCTF-WEB (por exemplo, serviços tomados em uma das unidades deverão ser reportados dentro da mesma competência). Governança e disponibilidade de informações A origem das informações necessárias para o preenchimento dos campos requeridos é proveniente de diversas plataformas sistêmicas (por exemplo: ERP informações financeiras e contábeis, sistema de suprimentos para informações sobre os fornecedores, sistemas de CRM para informações de clientes ou ainda portais para informações de cadastros e monitoramento). Processos e procedimentos descentralizados e com controles manuais Revisão e/ou estabelecimento dos processos e procedimentos tributários, fiscais e financeiros da empresa para manter a aderência e a conformidade em relação aos requerimentos legais, bem como para promover sinergia e integridade entre as fontes de entrada de informação e suas saídas (obrigações, obrigações acessórias e reports). Adequações sistêmicas e de interfaces Desenvolvimento de interfaces entre os sistemas legados, processos trabalhistas controlados por terceiros, informações armazenadas em planilhas de Excel, arquivos de texto, xml, entre outros, bem como, realização de processos e ajustes em sistemas para armazenar e obter informações eletronicamente. Qualidade das informações e procedimentos Revisão dos procedimentos de cálculo aplicados (por exemplo: retenções), aliada às revisões de cadastros aplicáveis (dados de prestadores e tomadores de serviço). SPED Escrituração Fiscal Digital: Reinf EFD-Reinf 7

8 Como a KPMG pode ajudar? A KPMG, por meio de uma equipe multidisciplinar, desenvolveu uma abordagem integrada, contemplando a revisão dos processos, dos sistemas e cadastros e de impostos, atendendo aos requerimentos da EFD-Reinf em aderência aos requisitos que serão exigidos pela DCTF-WEB. Compliance Regulatório A KPMG pode assessorar as empresas na revisão dos processos referentes à área de suprimentos, à gestão de fornecedores e de contratos, aos controles internos e aos riscos associados. Entre os macroprocessos que podem ser revisados pela KPMG, destacam-se: Contratações de terceiros. Serviços tomados e prestados. Transações com produtores rurais. Gestão de contratos. Outras informações fiscais e financeiras. O objetivo desta revisão é identificar os gaps e as situações nas quais a empresa pode apresentar informações e procedimentos em não conformidade com as exigências legais e propor recomendações de melhorias para mitigar os riscos e os gaps identificados. Tecnologia da Informação A KPMG pode realizar o diagnóstico dos sistemas e das interfaces relacionadas à obrigação EFD-Reinf, o que demandará informações, muitas vezes descentralizadas e com origem em diversos sistemas e plataformas. Como resultado desse diagnóstico, potenciais customizações e adequações de sistemas poderão ser necessárias e, em alguns casos, até mesmo a aquisição de ferramentas para gerir tais informações. Durante esta etapa do diagnóstico, identificaremos as origens das informações requeridas pela EFD- Reinf, bem como sua disponibilidade, acesso e políticas de segurança e governança de dados. Nesta ótica, a KPMG pode ajudar seus clientes em diversos aspectos, os quais destacamos: Aderência dos sistemas aos requerimentos da EFD-Reinf. Análise das interfaces existentes entre os sistemas da empresa. Avaliação dos sistemas de cadastro. Parametrizações existentes. Perfis de acesso. Governança e política de dados. O objetivo desta revisão é identificar vulnerabilidades que permitam intervenções manuais no processo, prejudicando a integridade dos dados que serão gerados e transferidos, alterações indevidas em dados ou informações e propor recomendações de melhorias para mitigar os riscos associados. 8 EDF - Reinf

9 Qualidade de dados A KPMG pode assessorar tanto as empresas que possuem ambiente de tecnologia complexo com muitos sistemas e bases de dados quanto as empresas que se apoiam em um único sistema para geração dos arquivos da EFD-Reinf. Nesta etapa, propomos revisar os dados dos cadastros de terceiros e analisar a aderência do layout definido pelo governo federal para entrega das informações referentes à EFD- Reinf em relação às informações nos sistemas, nos formulários, nas planilhas e em outras fontes de informação da empresa. O objetivo desta revisão é identificar inconsistências nas informações de prestadores e/ou tomadores de serviços e gaps de aderência do modelo de dados das fontes de informação da empresa em relação ao layout da EFD-Reinf e propor recomendações, tratativas e modelos de enriquecimento de dados, se necessário. Revisão da consistência e da qualidade do arquivo da EFD-Reinf Esta etapa deve ser executada após a geração do arquivo da EFD-Reinf pela empresa e tem como objetivo avaliar a consistência e a qualidade da informação gerada antes de sua entrega às autoridades competentes. Metodologia Principais Benefícios da Contratação Diferenciais Funcionalidades O processo de Compliance Tributário da KPMG é apoiado por uma ferramenta tecnológica denominada KTAX Compliance Tributário Eletrônico. Essa ferramenta foi desenvolvida pela KPMG para revisão da qualidade e da consistência das informações, utilizando conceitos modernos e atuais em Tecnologia da Informação. Conformidade dos dados gerados para o Fisco. Confiança nos dados gerados para a Gerência, a Diretoria, o Conselho e os stakeholders, proporcionando ambiente favorável para a boa Governança Corporativa. Organização e centralização dos arquivos digitais. Padronização das regras de conferência e de análise. Identificação de problemas operacionais. Eliminação de projetos emergenciais, visando apenas à entrega dos arquivos digitais. Melhoria dos resultados dos processos de gestão e das soluções/ferramentas tecnológicas (ERPs e sistemas fiscais) Maior quantidade de críticas em relação às não conformidades com a legislação tributária. Cruzamentos com obrigações acessórias e conciliações. Facilidade no futuro atendimento a fiscalizações. Importações de arquivos, com identificação automática. Execução de validações, com quantificação de possíveis autuações sobre as críticas. Listagens de informações existentes nas obrigações digitais, com possibilidade de filtros diversos. Análise de estrutura. Análise de dados. Cruzamentos de 1º nível (entre registros da mesma obrigação) e cruzamentos de 2º nível (entre arquivos e obrigações digitais). Geração de relatórios com os pontos de atenção identificados em análises. EDF - Reinf 9

10 Tributário e Previdenciário A KPMG pode assessorar nesta frente com a verificação do atendimento ao cumprimento das legislações correntes e aplicáveis relacionadas às retenções de impostos (IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP), bem como referente às análises da comercialização da produção, da aderência à Lei nº /2011 e à apuração da contribuição previdenciária substituída pelas agroindústrias e demais produtores rurais pessoa jurídica, quando aplicável. Nesta etapa, ainda propomos revisar a informação que atualmente é gerada e entregue pela empresa às autoridades fiscais, trabalhistas e previdenciárias, que consiste na avaliação das obrigações acessórias que se utilizam das mesmas informações para diferentes reports, procurando mitigar os riscos da empresa informar valores divergentes entre obrigações acessórias diferentes. O objetivo desta revisão é identificar eventuais inconsistências relativas à informação produzida pela empresa, visando a corrigir os processos internos e evitar que o arquivo da EFD-Reinf seja gerado com as mesmas inconsistências. Gestão de Projetos A experiência da KPMG demonstra que projetos desta natureza são de alta complexidade e requerem um PMO que contemple as fases de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento e considere os seguintes aspectos: Plano do projeto. Cronogramas e marcos. Critérios de qualidade. Plano de comunicação. Matriz de risco. Relatórios de status. Lições aprendidas e encerramento do projeto. O objetivo desta etapa é assessorar a empresa a realizar uma gestão independente e profissional do projeto, minimizando o risco de desvios indesejados, agindo tempestivamente diante dos pontos de atenção identificados, realizando o acompanhamento das atividades e a comunicação do status de forma precisa. 10 EDF - Reinf

11 Por que a KPMG? Conhecemos o negócio A KPMG possui experiência em todos os setores e uma rica base de informações setoriais que auxilia nossos profissionais em sua preparação para os projetos em seus clientes Conhecemos o produto A KPMG possui mais de horas em trabalhos de esocial (sistema que deu origem à EFD-Reinf). Temos mais de 70 projetos em andamento ou finalizados. Apoiamos e representamos empresas em seu projeto-piloto. Nossos profissionais Equipe multidisciplinar com cerca de profissionais e presente em 22 cidades. Alto envolvimento dos executivos da KPMG ao longo do projeto. Nossas credenciais Diversos projetos realizados com foco em compliance previdenciário, trabalhista e tributário, revisão de processos de negócios e tecnologia. Possuímos ferramentas e aceleradores que nos permitem agregar maior valor às nossas análises e entregáveis. EDF - Reinf 11

12 Fale com o nosso time Marcus Vinicius Gonçalves Sócio Tel: (11) vslemenian@kpmg.com.br Valter Shimidu Sócio Tel: (11) vshimidu@kpmg.com.br André Coutinho Sócio Tel: (11) acoutinho@kpmg.com.br Eduardo Cipullo Sócio Tel: (11) ecipullo@kpmg.com.br Marcelo de Angelo Sócio-diretor Tel: (11) mangelo@kpmg.com.br Piter Demétrio Gerente Sênior Tel: (11) pdemetrio@kpmg.com.br Regina Moraes Gerente Sênior Tel: (11) rmoraes@kpmg.com.br Renata Santana Gerente Tel: (11) rosantana@kpmg.com.br Emerson Melo Sócio-diretor Tel: (11) emersonmelo@kpmg.com.br kpmg.com/br / kpmgbrasil App KPMG Brasil disponível em ios e Android App KPMG Publicações disponível em ios e Android App KPMG Thought Leadership para ipad 2015 KPMG Tax Advisors Ltda., uma sociedade simples brasileira, de responsabilidade limitada, e firma-membro da rede KPMG de firmas- membro independentes e afiliadas à KPMG International Cooperative ( KPMG International ), uma entidade suíça. Todos os direitos reservados. Impresso no Brasil. O nome KPMG e o logotipo são marcas registradas ou comerciais da KPMG International. Todas as informações apresentadas neste documento são de natureza genérica e não têm por finalidade abordar as circunstâncias de uma pessoa ou entidade específica. Embora tenhamos nos empenhado em prestar informações precisas e atualizadas, não há garantia de sua exatidão na data em que forem recebidas nem de que tal exatidão permanecerá no futuro. Essas informações não devem servir de base para se empreenderem ações sem orientação profissional qualificada, precedida de um exame minucioso da situação em pauta.