PLANEJAMENTO DE DEMANDA: OTIMIZANDO OPERAÇÕES AO LONGO DA CADEIA DE ABASTECIMENTO

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1 PLANEJAMENTO DE DEMANDA: OTIMIZANDO OPERAÇÕES AO LONGO DA CADEIA DE ABASTECIMENTO TECNOLOGIAS DE PLANEJAMENTO DE DEMANDA REDUZEM ESTOQUES E ESTIMULAM COLABORAÇÃO John Brandt Cortesia de

2 Os pacotes de software para planejamento de demanda podem ajudar os fabricantes a: Estabelecer previsões de linha de base para as vendas, incorporando múltiplas entradas; Realizar análises sofisticadas que melhoram o uso de recursos humanos e financeiros; Otimizar os recursos de precificação; e Entender melhor seus mercados e clientes. Mas para aproveitar ao máximo essas ferramentas ricas em funções, os fabricantes devem estar dispostos a reorganizar seus processos de planejamento e a compartilhar idéias e percepções resultantes com os parceiros e clientes da cadeia de abastecimento. PREVENDO O FUTURO Como a BMW sabe quantos Mini Coopers venderá na América do Norte? Quantos Prius a Toyota deve fabricar para atender a demanda nos EUA este ano? E no mundo? Quando chega a hora de ajustar a produção para cima ou para baixo para refletir uma mudança no mercado? A resposta mais curta a todas essas perguntas é: Ninguém tem certeza. A resposta longa é: Todos precisam e querem saber. É para isso que o planejamento de demanda existe. O planejamento de demanda não tem tido a mesma atenção que os sistemas de ERP (enterprise resource planning planejamento de recursos empresariais) ou o CRM (customer relationship management - gerenciamento de relacionamento com clientes) têm recebido nos últimos anos. Mas isso não significa que ele não é um assunto delicado para muitos nas comunidades de fabricação e distribuição. Quando falo diante de grupos industriais e pergunto quantas pessoas estão felizes com suas previsões de vendas, não vejo nenhuma mão sendo levantada, diz John Pavain, presidente da MaxQ Technology, uma parceira da Microsoft baseada em Norwalk, Connecticut, que desenvolve sistemas de gerenciamento de demanda. O planejamento de demanda é uma área em que a maioria das empresas precisa de ajuda. PREVISÃO INEFICIENTE = BAIXA LUCRATIVIDADE Seja para bens de consumo, fabricação industrial, alta tecnologia e eletrônicos, ou demanda automotiva, as previsões de vendas normalmente carecem da sofisticação necessária para otimizar tanto as operações como os lucros. Temos errado bastante nas previsões nas duas direções de nossos fornecedores e de nossos clientes, diz o CEO de um gigante de alta tecnologia. Na verdade, temos errado de forma generalizada. Na previsão de vendas é comum a pergunta "por que se incomodar"? As pessoas que fazem a previsão não sabem, pois os clientes não sabem. Fabricantes e distribuidores geralmente aceitam a idéia de que as previsões de vendas estarão erradas em até 10%, e normalmente em 20% ou mais. Em alguns casos, as empresas não só aceitaram o fato de que as previsões são frágeis, mas também começaram a usar ferramentas de software para acompanhar o nível de variação ao longo do tempo, ajustando sua aquisição de materiais, suas operações e seus planos de distribuição de acordo com essa variação. Acompanhamos a precisão de nossas previsões, para poder notar quando uma delas desvia da norma, diz o diretor de previsão e planejamento de produção de um grande fabricante de comida pronta. Queremos saber exatamente o número de semanas em que estamos acima ou abaixo de um determinado nível de precisão em nossa previsão. Assim estabelecemos uma tendência consistente de erro. Esse fabricante de comida tem uma necessidade especial em sua empresa minimizar a perda de produtos decorrente do vencimento em diferentes depósitos. O executivo acrescenta: o software que usamos nos fornece a habilidade de verificar a validade e o estoque de cada produto em diferentes depósitos. Sua empresa consegue ajustar os níveis dos produtos nos depósitos conforme o necessário, evitando assim as perdas decorrentes do vencimento. Esse recurso de feedback permite que a empresa ajuste tanto a produção quanto os estoques para obter a máxima lucratividade. Esses problemas são similares aos de outras indústrias, incluindo as de alta tecnologia e eletrônicos, onde chips, componentes e mesmo produtos prontos como computadores possuem vida curta em prateleiras. Aqui, também, os estoques devem ser gerenciados de modo a maximizar as vendas e minimizar a perda à medida que os produtos se tornam obsoletos ou indesejados. Em indústrias como a de aço, o estoque excessivo de produtos terminados resulta na necessidade de fundir refugos caros para atender novos pedidos. Enquanto isso, os produtores de aço perdem tempo de produção e desperdiçam trabalho fabricando e armazenando o estoque indesejado, parte do qual foi rejeitada porque sua produção estava atrasada demais em relação à demanda dos clientes. De fato, uma indústria inteira o centro de serviços em aço surgiu para satisfazer as necessidades dos clientes do setor de aço, que não podiam esperar até que seus pedidos fossem revestidos, fundidos, enviados e entregues.

3 A indústria automotiva enfrenta um problema ainda mais complexo. A General Motors, por exemplo, começou a adaptar a produção este ano em algumas fábricas, no fim do verão e início do outono, para sincronizar os estoques com o ritmo lento das cifras de vendas. No entanto, mesmo quando os comerciantes em todo o país se viram sobrecarregados com estoques excepcionalmente grandes em seus depósitos, a GM continuou enviando veículos porque a empresa registra receita e lucro à medida que fabrica e envia veículos, e não quando estes são comprados pelos consumidores. Esse sistema tem resultados previsíveis e dolorosos: Em julho, o tempo médio de venda para um veículo novo da GM chegou ao recorde de 91 dias, forçando a empresa a oferecer incentivos de vendas de até US$4.500 em rebates por veículo. Se, contudo, um processo eficiente de planejamento de demanda tivesse sido utilizado, análises oportunas de fatores fundamentais incluindo a alta acentuada dos preços da gasolina e as atitudes negativas dos consumidores com relação à segurança e à compatibilidade ambiental das SUVs teriam levado a GM a desacelerar a produção de Hummers e outras SUVs de grande porte, cujas vendas sofreram o pior golpe na primeira metade do ano. Agora, entretanto, com os modelos 2005 prontos para chegar às exposições, os comerciantes atolados em produtos estão, de forma compreensível, relutantes em aceitar estoques adicionais. Por sua vez, a redução nos pedidos de comerciantes finalmente levou à diminuição da produção. Porém os estoques atuais permanecem grandes e caros tanto para carregar como para descarregar a preços reduzidos. De acordo com um analista de valores, com relação ao impacto dessa situação nos lucros da GM: Cabe à empresa optar por pagar esse preço agora ou mais tarde. O planejamento ineficiente de demanda custa caro aos fabricantes e distribuidores também de outras formas. Um grande fabricante de produtos para armazenamento de dados que distribui por meio de varejistas eletrônicos descobriu que estava constantemente tentando alcançar seus comerciantes, perdendo com freqüência datas de remessas e pedidos. Embora passássemos mais de uma semana por mês planejando e prevendo, ainda recebíamos multas de nossos varejistas por perder datas de remessas, conta o diretor de planejamento de vendas. Mesmo com o planejamento de demanda, a previsão continua difícil; variáveis que vão de promoções a inaugurações de lojas e mudanças no canal de varejo devem ser incluídas na estimativa de demanda. Quando a Dell envia catálogos e s, diz MaxQ Pavain, eles têm que usar seu histórico como um guia para planejar o aumento esperado nas vendas. Ainda mais difícil de avaliar é a demanda por um novo produto. Você pode fazer pesquisa de mercado e observar produtos similares, mas para produtos que são manias ou sucessos temporários, é quase como tentar prever o futuro diz Pavain. Quem imaginaria que o ipod da Apple ia dar certo, ao passo que o Newton [um PDA portátil anterior] havia sido um fracasso. TECNOLOGIA DE PLANEJAMENTO DE DEMANDA Se há apenas cinco anos somente as grandes corporações podiam adquirir sistemas sofisticados de planejamento de demanda, os novos pacotes de software estão dentro do orçamento da maioria das empresas. Porém apesar da disponibilidade de novas tecnologias, muitos fabricantes e distribuidores de pequeno e médio porte continuam fazendo a previsão com simples planilhas. Segundo um analista de tecnologia, o [Microsoft] Excel é a ferramenta de planejamento de demanda mais amplamente usada. Infelizmente, as planilhas normalmente carecem de algoritmos de previsão sofisticados, não são construídas para acompanhar múltiplas entradas e deixam a desejar na realização de análises sofisticadas para vários grupos de usuários dentro de uma organização. As empresas interessadas em um gerenciamento mais eficaz de suas cadeias de abastecimento perceberam que os softwares de planejamento de demanda ricos em funções podem ser ferramentas valiosas para ajudar os gerentes a eliminar as conjeturas do processo de planejamento. Por quê? Porque o software de planejamento de demanda reconhece uma ampla série de variáveis que influenciam as projeções de vendas. Por exemplo, enquanto os representantes de vendas normalmente estabelecem a demanda em uma determinada região com base na receita total que ela produziu, os planejadores de operações na mesma firma entendem a Para resolver o problema, a empresa comprou um pacote de software para previsão de demanda. O software leva em conta o padrão de demanda de cada produto, permitindo aos tomadores de decisão ajustar as previsões e os estoques para cumprir as metas da empresa. Outras conseqüências do planejamento de demanda inadequado incluem baixa satisfação dos clientes, itens em falta e estoques grandes fatores que drenam o resultado final. Sempre que um cliente não encontra um item, vai a outra loja e compra o produto de um concorrente, tanto o fabricante quanto o varejista sofrem uma perda nas vendas.

4 demanda por quantidades vendidas de cada produto. O software de planejamento de demanda leva em conta ambas as variáveis. Os sistemas de planejamento de demanda normalmente produzem uma previsão de linha de base de acordo com o histórico de remessas ou pedidos. Uma vez estabelecida, os usuários podem alterar a linha de base para incluir outros dados, como promoções, inserções de publicidade, sazonalidade, novos canais de vendas e outros fatores. Ao mesmo tempo, o software de planejamento de demanda inclui como fatores possíveis restrições como a disponibilidade de material e a capacidade da fábrica. Você pode programar o sistema para mudar da abordagem fabricar para comprar para uma determinada peça ou componente sempre que houver capacidade interna insuficiente. Esses sistemas freqüentemente produzem quatro ou cinco fluxos de dados, com previsões variáveis. Neste ponto, o gerenciamento participa do processo de planejamento, cobrindo metas estratégicas mais amplas, como a redução do estoque e a melhora do serviço ao consumidor. Além disso, esses sistemas geralmente oferecem funções de notificação, fornecendo aos planejadores atualizações automáticas quando certos eventos ocorrem, tais como uma alteração de mais de 30% com relação à previsão do mês anterior. A maioria dos pacotes de planejamento de demanda também oferece recursos de simulação para comparar múltiplas previsões e seus impactos na receita e na lucratividade. A fabricante e distribuidora automotiva Hyundai Motor America usa dados de pontos de venda para construir uma previsão de demanda para suas peças. A empresa usa um sistema de gerenciamento de demanda para digerir mais de três anos de dados das vendas de peças e calcular previsões de demanda por número de peça para quatro depósitos, levando a um plano de pedidos para cerca de peças. O pedido é então enviado para a Coréia, onde a empresa tem sua sede e onde estão localizados muitos de seus fornecedores de peças. Conseqüentemente, eles reduziram seu estoque e impulsionaram sua taxa de cumprimento de metas. COLABORAÇÃO DA CADEIA DE ABASTECIMENTO Fabricantes e distribuidores, procurando otimizar suas previsões, tentam incluir seus parceiros da cadeia de abastecimento no processo de planejamento. Mas de acordo com uma estimativa, apenas 10% dos fabricantes e distribuidores estão usando sistemas de planejamento colaborativos da cadeia de abastecimento. A realidade é que enquanto muitos fornecedores trabalham com clientes importantes para construir previsões, poucos fazem esse exercício online. Por quê? Duas razões: Primeiro, muitas empresas são relutantes em compartilhar dados, e segundo, mesmo quando dispostas, poucas firmas são capazes de empregar os recursos tecnológicos e gerenciais necessários para fazer esse tipo de trabalho de planejamento colaborativo. Segundo um fabricante, Você espera que seu cliente tenha o mesmo conhecimento que você, e nem sempre é assim. Outro obstáculo para a colaboração é a integração tecnológica (ou a falta dela) entre vários participantes da cadeia de abastecimento. Cedo ou tarde, empresas grandes e pequenas fabricantes, distribuidores e varejistas vão se conectar usando verdadeiras tecnologias de integração entre aplicações, tais como XML e a iniciativa.net da Microsoft. Enquanto isso, as empresas que desejam colaborar com relação às necessidades da cadeia de abastecimento e às previsões de demanda geralmente o fazem de modo personalizado e particular. Uma tecnologia que está mostrando uma vantagem no planejamento de demanda é o portal da Web. Muitos fabricantes e distribuidores mais modernos estão usando portais para conectar suas redes de comerciantes e varejistas tanto para pedidos de produtos como para previsões de vendas. Por exemplo, a Fleetwood Enterprises, líder em fabricação de veículos recreacionais e casas pré-fabricadas, está usando um portal da Web para carregar dados de vendas de comerciantes e assim melhorar a previsão. Para a Fleetwood e outras firmas, os ganhos decorrentes de um sistema de planejamento de demanda mais eficiente se propagam pela cadeia de abastecimento. Mas os fabricantes ou distribuidores individuais tendem a concentrar-se em benefícios financeiros importantes: Redução de estoques, Espaço reduzido nos depósitos, e Maior satisfação dos clientes, resultando em aumento nas vendas. Por exemplo, apenas por usar um pacote de planejamento de demanda, um fabricante de produtos para pneus conseguiu cortar os pedidos de abastecimento pela metade e reduzir os picos de estoque em 25% no primeiro ano. Esses benefícios podem ser tão significativos, de fato, que alguns fabricantes e distribuidores estão superando as expectativas no que diz respeito aos clientes, oferecendo estoques gerenciados por fornecedores. Você faz o reabastecimento para os clientes e gerencia o estoque de seus produtos para eles, explica Pavain da MaxQ. Os distribuidores oferecem o mesmo serviço quando abastecem as prateleiras dos varejistas. Os clientes gostam dessa atenção extra, e os fabricantes e distribuidores obtêm sinais diretos de demanda provenientes do mercado eliminando boa parte da incerteza do processo de planejamento. Uma empresa que usa estoques gerenciados pelo fornecedor é a GM do Brasil. Usando dados da demanda de clientes fornecidos por sua rede de comerciantes, o sistema de estoque gerenciado pelo fornecedor da empresa orienta as previsões de vendas

5 para mais de peças. Com o novo sistema, a precisão das previsões iniciais foi de mais de 90%. A RECOMPENSA Um planejamento de demanda eficiente pode proporcionar benefícios significativos, incluindo: Ligação mais lucrativa entre preços, promoções e outros incentivos de vendas; Decisões mais bem fundamentadas na cadeia de abastecimento em conseqüência de dados mais precisos em relação à demanda de clientes; Uso mais eficiente e previsível da capacidade, dos equipamentos e do trabalho da fábrica; e Melhor compreensão das necessidades dos clientes, de modo que os fabricantes e distribuidores podem melhorar os produtos, as entregas e a satisfação. no fornecimento ao cliente e um aumento nas vendas. RESUMO Fabricantes em diversas indústrias têm melhorado radicalmente a exatidão de suas previsões com pacotes de software para planejamento de demanda. Mas para transformar suas bolas de cristal em resultados finais melhores, as organizações devem: Desenvolver os produtos e serviços com base na demanda de clientes, não em conjecturas; Estabelecer preços de acordo com o feedback dinâmico do mercado; Gerenciar com eficiência as previsões, otimizando assim o desempenho das instalações, do pessoal, dos estoques e dos fornecedores; e Estender seus recursos de previsão a toda a cadeia de abastecimento por meio do planejamento colaborativo. Os fabricantes e distribuidores que investiram em novos sistemas de planejamento de demanda se beneficiaram não apenas com melhorias nas operações internas, mas também com uma maior colaboração promovida por essas tecnologias. Os resultados finais são cadeias de abastecimento mais rigorosas, mais eficientes e com maior capacidade de reação e clientes mais felizes. A previsão colaborativa oferece mais informações ao fornecedor, diz Pavain, e quanto mais informações [o fornecedor] tem, melhor será o seu atendimento [aos clientes]. Os benefícios são reduções significativas no estoque e no espaço dos depósitos, uma maior habilidade O Microsoft Business Solutions oferece aplicações de negócios e serviços integrados que permitem a pequenas e médias organizações e divisões de grandes empresas conectar funcionários, clientes e fornecedores a fim de melhorar a eficiência. O gerenciamento financeiro, o gerenciamento do relacionamento com clientes, o gerenciamento da cadeia de abastecimento e as aplicações analíticas trabalham com os produtos da Microsoft como o Microsoft Office e o Windows para dinamizar processos em toda uma organização, proporcionando às empresas o discernimento necessário para reagir rapidamente, planejar de forma estratégica e executar com rapidez. As soluções Microsoft Business Solutions são fornecidas através de uma rede mundial de parceiros do canal que fornecem serviços especializados e suporte local, ajustados às necessidades da empresa. Brasil Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados. Microsoft e Windows são marcas ou marcas registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e/ou em outros países. Os nomes de empresas e produtos reais mencionados aqui podem ser as marcas de seus respectivos proprietários. LOWP-0000-CC00000 (9/04)

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