XVIII Congresso da Sociedade Brasileira de Radioterapia

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2 Prezado Expositor / Patrocinador O presente Manual do Expositor define o regulamento para a área dos estandes, montagem, equipamentos e serviços destinados à realização do XVIII Congresso da Sociedade Brasileira de Radioterapia, obrigando o EXPOSITOR, a MONTADORA OFICIAL e seus eventuais contratados a cumprirem fielmente as diretrizes aqui estabelecidas. Este Manual fornece ao EXPOSITOR, à MONTADORA OFICIAL, às pessoas e empresas por eles contratados as principais informações e normas necessárias ao bom funcionamento do evento. Nele está contido o Regulamento Geral dos procedimentos de participação, as informações técnicas e de segurança, o caderno de formulários e todos os serviços disponibilizados pela ORGANIZAÇÃO do evento. O EXPOSITOR, a MONTADORA OFICIAL e seus contratados deverão ler este Manual e repassar a todos os seus funcionários e demais pessoas envolvidas com o evento as normas nele contidas. O caderno de formulários deve ser lido com atenção e respondido nos prazos indicados. O desconhecimento das normas aqui estabelecidas não exime a MONTADORA OFICIAL, o EXPOSITOR e seus contratados (montadora e demais pessoas envolvidas) das penalidades, multas, sanções e responsabilidades que, ocorrendo, serão assumidas pelo EXPOSITOR, seja qual for a natureza, solidária e independentemente da ordem da nomeação. Os casos omissos e as dúvidas decorrentes da interpretação das normas e diretrizes relacionadas no Regulamento Geral serão dirimidas pelos membros da ORGANIZAÇÃO do evento. Atenciosamente, 2

3 SUMÁRIO Página...06 Datas de horários do evento Site do evento Local do evento Página...07 Organização Geral Montadora Oficial Cronograma de envio de formulários Montagem e desmontagem Página...08 Normas de trabalho para montadoras Montagem Página...09 Normas de Montagem Página...11 Desmontagem Normas de funcionamento Página...12 Estacionamento 3

4 Página...13 Extintores de Incêndio Área de carga e descarga Saídas de Emergência Página...14 Informações de montagem básica de estandes Página...15 Emissão sonora Água e deságue Serviços de comunicação Instalações hidráulicas / Ar condicionado Alimentação e Bebida Página...16 Providências legais Termo de responsabilidade Página...17 Limites de Altura Apresentação do projeto de estande Página...18 Limpeza dos estandes 4

5 Página...19 Energia elétrica Página...20 Tabela de referência para cálculo de KVA Página...21 Simpósio Satélite Credencial Expositor Página...22 Credencial de Montadores / Serviços Serviço de depósito (Materiais para estandes) Página...23 Material para encarte nas pastas dos congressistas Página...24 Normas de validade Crachá extra ou reposição de crachá Casos omissos Resolução da ANVISA Página...25 Formulários 5

6 DATAS E HORÁRIOS DO EVENTO 15/06 08h30 às 18h00 VII Encontro de Residentes em Radioterapia 20h00 às 22h00 Abertura Oficial 16/06 08h00 às 18h00 17/06 08h00 às 18h00 18/06 08h00 às 13h00 SITE DO EVENTO LOCAL DO EVENTO Centro de Convenções de João Pessoa Contato: Ferdinando Lucena Gestor do Centro de Convenções gestor.ceconjp@gmail.com Tel.: Endereço: PB 008 Km 05 Polo Turístico Cabo Branco CEP: João Pessoa Paraíba 6

7 ORGANIZAÇÃO GERAL RV Mais Promoção e Eventos Contato: Caroline Giannetti Comercial Tel.: 55 (11) atendimento@rvmais.com.br Endereço: Alameda Lorena, º and. Cj São Paulo SP MONTADORA OFICIAL BR Stands e Locações Contato: Alberto de Queiroga Tel: 55 (83) / / / comercial3@brstands.com.br CRONOGRAMA DE ENVIO DE FORMULÁRIOS Formulários Data limite 01 Termo de Responsabilidade 13/05/ Aprovação do projeto de estande 13/05/ Taxa de Limpeza 13/05/ Solicitação de energia elétrica 13/05/ Solicitação de crachás de expositor 20/05/ Solicitação de crachás de montador 20/05/ Controle de entrada e saída de materiais 20/05/2016 MONTAGEM e DESMONTAGEM Horários para montagem: 14/06, das 12h00 às 20h00 Horários para desmontagem: 18/06, das 14h00 às 20h00 7

8 NORMAS DE TRABALHO PARA MONTADORAS Durante o período de montagem e desmontagem, todas as equipes das empresas contratadas deverão estar identificadas com uniformes ou crachás; Não é permitida a execução de serviços que provoquem barulho excessivo, odores desagradáveis ou sujeira, de forma a prejudicar as outras montadoras; O transporte de equipamentos ou produtos no interior das dependências do pavilhão que não for feito manualmente, somente poderá ser feito por veículos com rodas de borracha (pneus); É proibido fumar no interior do Centro de Congressos de João Pessoa, conforme o Decreto n 2018/96 e a Lei Federal n 92914/96 que preveem a proibição do uso de cigarros em ambiente coletivo, privado ou público, com a penalidade de multa; Os sanitários de serviço existentes no pavilhão estarão liberados para a higiene pessoal dos empregados das montadoras, estando terminantemente proibida sua utilização para a limpeza de equipamentos, materiais, lavagem de pincéis etc.; Qualquer pessoa, por quaisquer motivos, que venha a perturbar o ambiente de trabalho será retirada do Pavilhão; As vias de circulação e os estandes contíguos não poderão ser utilizados para deposição de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados no estande. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do Expositor; Caberá a montadora oficial do Evento prestar assistência técnica aos expositores no que se refere unicamente ao seu material de montagem e não material de terceiros. MONTAGEM Todo pessoal envolvido nas tarefas de montagem, funcionários ou contratados do estande deverão estar devidamente identificados através de credenciais. A decoração dos estandes poderá ser executada pela montadora oficial ou por empresa de livre escolha do Expositor, observando prazos, condições e limitações aqui estipuladas. 8

9 Normas de Montagem: É terminantemente proibido que o patrocinador ultrapasse a delimitação da área contratada para a montagem de seu estande. A organizadora se reserva o direito de barrar a montagem do projeto do estande, caso alguma montadora ultrapasse a área delimitada pela Montadora Oficial do Evento. Fica também proibida a remoção de paredes divisórias entre os estandes. Ratificamos que o patrocinador/expositor deve construir seu projeto considerando a delimitação de área especificada em contrato; Todo elemento decorativo ou testeira deverá ter acabamento de ambos os lados, seja na divisão com estandes contíguos, seja na divisão com ruas transversais; Os estandes com estruturas construídas deverão entrar no pavilhão semiprontos, faltando apenas os detalhes de acabamento final; Não será permitido lixar e/ou emassar as paredes dos estandes nas dependências do pavilhão; Todo o estande que possuir painéis de vidro na área externa deverá utilizar sinalização de alerta neles, a fim de facilitar a visualização do público, evitando possíveis acidentes; Todas as construções deverão estar acomodadas no piso sem danificá-lo, devendo ser providenciado forração total da área de montagem nas salas e estandes, com ou sem tablado, para a proteção do piso, e não deverão ultrapassar o limite de 450 kg/m²; Equipamentos pesados e cargas puntiformes deverão estar apoiados em placas de aço emborrachadas ou plataformas de madeira, respeitando-se o correto dimensionamento para cada tipo de carga; Quaisquer danos causados à estrutura do Centro de Congressos de João Pessoa, sendo comprovada sua autoria, serão de responsabilidade do Expositor e de seus fornecedores; Os salões possuem pisos especiais, portanto, a montagem dos estandes e estruturas deverá ser feita sobre uma proteção, não sendo permitida a utilização de cola. Em caso de utilização de fita para fixação de carpete no piso, é obrigatório o uso da fita indicada: CREMER, ADERE 462 (Toda fita utilizada deverá ser removida após o evento pelo EXPOSITOR, sem danificar o piso); Demarcar no piso a indicação para localização dos estandes, exclusivamente, com materiais facilmente removíveis, sendo terminantemente proibida a utilização de tintas, vernizes, colas ou similares, cuja remoção importe em dano ao local demarcado; 9

10 Montar os estandes sobre piso removível, obrigatório quando houver instalações hidráulicas, ou com utilização de treliça que permita a distribuição das instalações elétricas, de forma protegida; Não é permitida a instalação de forno, forno de convecção, forno combinado, chapas de grelhagem, grelhas para churrasco sem exaustão apropriada dentro dos Pavilhões. Os fornos permitidos são os de pequeno porte (1000 w) para assar pães de queijo e similares. Qualquer instalação de exaustores deve ser apresentado projeto para ser validado pela Gestão do Cecon; Não é permitida a cocção através de óleo de fritura seja em tachos, fritadeiras ou panelas sobre chamas fora da cozinha; Não é permitida a utilização de produtos derivados de petróleo ou derivados químicos sobre o piso dos pavilhões; Não encostar ou apoiar qualquer tipo de material em paredes, portas, estruturas fixas ou móveis de alimentação, bebedouros e hidrantes, durante as etapas de montagem, desmontagem e realização do evento; Não furar, colar ou pregar quaisquer materiais nas paredes, portas, tetos e/ou chão do CCJP sem autorização prévia e por escrito do Cecon, obrigando-se a coibir qualquer tentativa contrária a esta disposição na(s) Área(s) cedida(s) durante o período de uso ora permitido; Responsabilizar-se por toda e qualquer arrumação e movimentação de mobiliário locado dentro dos Pavilhões; Responsabilizar-se por qualquer dano provocado no piso, pelo derrame de tintas, colas, combustíveis, óleos, graxas ou outras substâncias corrosivas; Nas salas MULTIUSOS E BALLROOM os pisos são forrados de carpete, portanto o CLIENTE deverá cuidar da integridade física dos mesmos, de modo que não ocorra nenhum dano às placas de carpete; Os estandes de ilha ou ponta de ilha não poderão, em hipótese alguma, ser totalmente fechados com paredes nas laterais que estejam voltadas para as vias de circulação, bem como para outras salas onde ocorrerão programações científicas do evento (Plenária ou salas paralelas); Deverão ser inseridas rampas de acesso para deficientes caso a altura do piso seja superior a 10 cm; O fechamento cego (parede com transparência zero) não deverá ultrapassar 50% do seu perímetro por face do estande; É proibida a utilização de dois pisos (Mezanino) nos estandes. 10

11 DESMONTAGEM Todo pessoal envolvido nas tarefas de desmontagem, funcionários ou contratados dos estandes deverão estar devidamente identificados através de credenciais. OBS* Não será permitido o encerramento das atividades nos estandes antes do término da programação científica, mesmo no último dia do evento. NORMAS DE FUNCIONAMENTO Shows é proibida a realização de qualquer espécie de show nos estandes. Os expositores que desejarem fazer show em volume elevado deverão construir salas com isolamento acústico em seus estandes. Qualquer demonstração em recinto aberto não poderá exceder o volume normal da voz humana, sendo vetado o uso de quaisquer aparelhos de amplificação para emissão de mensagens de venda ou divulgação de promoção. Técnicas de Promoção os organizadores permitirão técnicas de promoção e demonstrações, tipo painéis, tv, projeção de filmes, distribuição de brindes, sorteios, degustação e etc. Quaisquer destas manifestações deverão se limitar exclusivamente a área de cada estande, não sendo permitido o uso da área de circulação, nem mesmo a colocação de cartazes e adesivos em colunas, paredes, do local de realização da feira, inclusive logo da empresa que não está expondo, não poderá aparecer no recinto e a distribuição de brindes, amostras e folhetos deverá se limitar ao interior do estande e devem seguir as normas atuais da ANVISA. Durante as atividades científicas, não será permitido sorteios ou distribuição de brindes que possam provocar aglomerações ou que prejudiquem a boa circulação do Evento e nas atividades em andamento. Sorteios só poderão ser realizados nos intervalos das atividades cientificas. É expressamente proibido o uso e armazenagem de materiais inflamáveis, explosivos e outros que, de qualquer modo, ponham em risco a segurança dos congressistas e instalações em geral. 11

12 Seguro o Evento e a montadora oficial não serão responsáveis por quaisquer danos, avarias, prejuízos ou furtos de produtos e equipamentos expostos ou materiais empregados pelo Expositor ou por terceiro contratadas, em sua área ou estande, durante o período integral de realização do Evento. É responsabilidade e atribuição da empresa expositora providenciar seu próprio seguro contra quaisquer riscos, especialmente com relação ao seu pessoal em serviço no Evento, assim como o estande, bens produtos, equipamentos e materiais expostos ou utilizados em sua área. Por exigência do Regulamento Geral do Centro de Convenções, a MONTADORA OFICIAL, bem como as MONTADORAS CONTRATADAS e quaisquer outros prestadores de serviço que tenham acesso às dependências do Pavilhão, deverão portar EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL (EPis), tais como: Fardamento completo Calça, Camisa, Botas, Capacete, Luvas e Alicate Especial para os eletricistas. Não será permitido o acesso de trabalhadores, se não estiverem condizentes com esta norma. ESTACIONAMENTO O estacionamento possui aproximadamente vagas fixas, sendo que 20 vagas são destinadas a portadores de necessidades especiais; 22 vagas destinadas a ônibus de Turismo e 05 vagas para caminhões na área de carga e descarga. O estacionamento não oferece serviço de manobrista e não será permitida a reserva de vagas durante o período do evento. Deverá o Expositor ficar responsável pela contratação de segurança privada, uma vez que o Cecon e a empresa Organizadora não oferecem tal serviço. Os produtos e equipamentos exibidos deverão ser devidamente fiscalizados e protegidos pelo Expositor, uma vez que o Evento não se responsabilizará por danos ou furtos ocorridos dentro dos estandes. 12

13 EXTINTORES DE INCÊNDIO É de obrigação do EXPOSITOR ter em seu estande extintor de incêndio com carga compatível aos produtos que serão expostos e com os materiais utilizados na montagem. Esta norma deve ser cumprida para os períodos de montagem, realização e desmontagem. ÁREA DE CARGA E DESCARGA A Carga e Descarga de material e mercadorias serão realizadas nas áreas determinadas pelo Cecon, das 8h00 às 18h00. A entrada de caminhões e automóveis nessa área se dará conforme ordem de chegada e é obrigatória a permanência do motorista no interior do veículo. O acesso de veículos ao interior da área locada somente será permitido mediante autorização expressa da gerência operacional. O Cecon não dispõe de carrinhos para transporte de carga. Em caso de grandes montagens, recomenda-se locação para evitar congestionamentos. O Cecon não se responsabiliza pela guarda ou quaisquer danos, perdas ou extravio de mercadorias, tanto nas áreas internas, quanto externas do Cecon, cabendo ao CLIENTE e seus prepostos manterem guarda adequada sobre as mesmas e assegurarem-se de sua efetiva entrada na área cedida. Não serão admitidos mercadorias ou produtos nas dependências do CCJP que sejam perigosas ou incômodas aos seus usuários e/ou frequentadores, especialmente inflamáveis, explosivos, nocivos à saúde, produtos de emanações desagradáveis ou corrosivos, além de outros que, a exclusivo juízo do CCJP, devam ser impedidas. Resíduos ou materiais deixados nas áreas comuns estarão sujeitos a apreensão. SAÍDAS DE EMERGÊNCIA O Pavilhão de Congressos possui 05 saídas de emergência. As saídas de emergência, hidrantes, extintores e acionadores manuais deverão permanecer livres e desimpedidos de pessoas e quaisquer objetos, bem como seus acessos, conforme normas do Corpo de Bombeiros. Atentar às saídas de emergência localizadas dentro dos pontos de alimentação, pois o acesso a estas portas não poderá ser obstruído. 13

14 INFORMAÇÕES DE MONTAGEM BÁSICA DE ESTANDES Descrição: Estandes básicos montados com divisórias de TS na cor branca; Carpete na cor cinza grafite aplicado diretamente no piso; Logo do expositor em policromia, em placa de TS, com dimensão de 0,98 X 0.61m; Iluminação através de spots (01 para cada 3m²); 02 duas tomadas com aterramento para cada estande 220 V; 01 balcão armário em TS com porta, prateleira e chave, medindo 1,00 x 1,00 x 0,50m; 01 Mesa de Reunião com tampo de vidro e 04 cadeiras de reunião. O material descrito acima, se não utilizado no total ou em parte pelo Expositor, não poderá ser transformado em créditos ou ressarcimentos financeiros. O expositor que optar por utilizar montagem básica não poderá apoiar, perfurar ou fixar nenhum componente nas estruturas e paredes do estande sem consultar a montadora oficial. 14

15 EMISSÃO SONORA Não será permitido o uso de som, música ou emissão de ruído de qualquer natureza que ultrapasse os limites do espaço, observando-se o limite máximo de 65 decibéis no interior do prédio. Respeito a toda legislação vigente no Ordenamento Jurídico Federal, Estadual e Municipal, em especial, mas não exclusivamente, a Lei de nº 3.268, que regula a poluição sonora e emissão de sons em área urbana. ÁGUA E DESÁGUE O Salão de Exposições possui diversos pontos de água e deságue distribuídos junto aos pilares, conforme sinalizado nas plantas do empreendimento. O valor para utilização da infraestrutura de água/desague não inclui a instalação de qualquer aparelho (pia, torneira, entre outros) ou sua tubulação de água e deságue. Não será permitida a instalação de bacias sanitárias em qualquer área do espaço. SERVIÇOS DE COMUNICAÇÃO Cabe ao Expositor a solicitação de serviços tais como locação de linhas e aparelhos telefônicos, bem como serviços de internet, diretamente com os fornecedores locais desse serviço. Essa contratação deve ser feita e informada ao Centro de Convenções com 20 dias de antecedência ao período de realização do evento. INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS / AR CONDICIONADO Não há possibilidade de instalação hidráulica nos stands. Toda área de exposição já possui ar condicionado em toda extensão, portanto é proibido o uso de aparelhos de ar condicionado trazidos de fora em qualquer área do centro de convenções. ALIMENTAÇÃO E BEBIDA O Centro de Convenções não possui exclusividade com nenhum serviço de alimentos e bebidas. Toda negociação deve ser feita diretamente com a empresa preferencial, porém será exigida pelo Centro de Convenções a Licença da Vigilância Sanitária para a liberação do serviço de buffet contratado. Essa documentação deve ser enviada ao Centro de Convenções para validação com antecedência mínima de 15 dias úteis. 15

16 É terminantemente proibida a entrada de bebida alcoólica de qualquer espécie no congresso, seja nos estandes, em reuniões ou até mesmo em Coquetéis. PROVIDÊNCIAS LEGAIS Produtos (nacionais e importados) estão sujeitos ao regime de VIGILÂNCIA SANITÁRIA (ANVISA) e devem ser aprovados pelo órgão do MINISTÉRIO DA SAÚDE para poderem ser fabricados, importados e comercializados e divulgados no país (LEI FEDERAL 6360/76 e DECRETO FEDERAL 79094/77). Fica estabelecido que é de exclusiva e única responsabilidade do expositor o cumprimento das normas estabelecidas, inclusive manter em refrigeração os produtos perecíveis ou de cuidados especiais. O Expositor deverá consultar a legislação do Estado da Paraíba para proceder ao envio dos equipamentos conforme a mesma. O XVIII Congresso da Sociedade Brasileira de Radioterapia está isento de qualquer responsabilidade neste sentido, sendo toda ela por conta e risco dos expositores. MUITO IMPORTANTE: Lembramos que é indispensável que o arquiteto responsável pelo projeto e montagem do estande esteja devidamente credenciado ao CAU do seu respectivo estado. TERMO DE RESPONSABILIDADE A data limite para envio do Formulário nº 01 - Termo de responsabilidade é até 13/05/2016. O expositor e o montador/decorador, independentemente da ordem de nomeação, assumem civil e criminalmente, através deste termo de responsabilidade, que a montagem do estande obedece e está absolutamente de acordo com as instruções e regras contidas no Manual do Expositor deste evento, que é parte integrante do Contrato de Participação, tendo sido lido, compreendido e aceito, concordando com todas as cláusulas e condições. Todos os estandes que dispensarem a montagem básica serão designados estandes Decorados. O expositor pode contratar uma empresa para montagem e desmontagem de seu estande DECORADO. A empresa abaixo deverá ser identificada como MONTADORA do estande. 16

17 A montadora ou o expositor é responsável pela R.R.T. ou A.R.T. A não observância implicará ao EXPOSITOR multa de 20% sobre o valor da área locada, conforme firmado no Contrato de Participação na Exposição. LIMITES DE ALTURA A medida abaixo determina as alturas máximas permitidas para construção dos estandes. Altura máxima (4,40 m) APRESENTAÇÃO DO PROJETO DO ESTANDE A data limite para envio do Formulário nº 02 Aprovação de Projetos de Estande é até 13/05/2016. O Expositor que não cumprir este prazo ficará sujeito a ter a montagem e decoração do estande suspensas pelos organizadores. É de responsabilidade do expositor certificar-se de que o projeto foi elaborado com a supervisão e participação de responsável técnico, engenheiro e/ou arquiteto. Limites Laterais: A projeção horizontal do estande, inclusive elementos decorativos ou produtos expostos, deverá estar totalmente compreendida na área demarcada no piso do pavilhão e conforme pé-direito informado no croqui. Não será permitida a fixação de qualquer elemento do estande na estrutura do pavilhão. As hastes para iluminação deverão ter no máximo 30cm de avanço. É obrigatória a aprovação do projeto do estande antes de sua montagem, sendo necessário para isto, que o Expositor ou a montadora enviem a planta baixa do estande e a elevação do estande com suas alturas para a montadora oficial do evento: BR Stands e Locações Contato: Alberto de Queiroga Tel: 55 (83) / 55 (83) comercial3@brstands.com.br C/c: atendimento@rvmais.com.br 17

18 LIMPEZA DOS ESTANDES O pagamento da taxa de limpeza é obrigatório para todos os expositores e para efetuar o pagamento da mesma, o expositor deverá preencher e enviar à organização do evento o Formulário nº 03 - Taxa de Limpeza até 13/05/2016. O Valor de R$ 30,00 (trinta reais) por metro quadrado, corresponde à limpeza das áreas comuns do pavilhão durante o período de montagem, realização e desmontagem do evento. O pagamento deve ser feito através de depósito bancário, conforme dados abaixo: BANCO SAFRA nº 422 Ag C/C SOCIEDADE BRASILEIRA DE RADIOTERAPIA O Comprovante de depósito deve ser enviado para a organizadora do evento, impreterivelmente, até o dia 03/06/2016, aos cuidados de Caroline Giannetti (Telefone e atendimento@rvmais.com.br). Os expositores, que optarem por montagem básica, receberão os estandes limpos e em ordem. Caso optem por contratar serviços de decoração com outra empresa que não a montadora oficial, a empresa contratada deverá fazer a limpeza final do estande. É obrigação de cada expositor a contratação da empresa para limpeza diária dos estandes. Cada EXPOSITOR é responsável pela limpeza interna do seu estande durante o período do evento. Durante a montagem, não é permitido utilizar as vias de circulação para depósito de entulhos, materiais, embalagens, equipamentos, ferramentas e / ou produtos a serem instalados ou utilizados nos estandes. É obrigação do expositor acondicionar restos de lixos em sacos plásticos e depositar em áreas que os organizadores estabelecerão previamente. O lixo orgânico deverá ser separado do lixo reciclável e depositado em sacos plásticos distintos. É proibido o acúmulo de lixo nos corredores e partes do Centro de Convenções. 18

19 *Coleta de Resíduos Recicláveis e Comuns de acordo com a nova lei Municipal de 11 de setembro de As coletas de lixos recicláveis deverão ser realizadas de acordo com a tabela de cores, conforme CONAMA (Conselho Nacional do Meio Ambiente)275 de 2001: Papel em Geral Azul / Plástico em Geral Vermelho / Metal Amarelo / Vidro ( embalagens) Verde / Não reciclado Cinza. ENERGIA ELÉTRICA A solicitação de energia elétrica para o estande deverá ser feita por meio de preenchimento do Formulário nº 04 - Solicitação de Energia Elétrica e enviada à Organizadora do evento até 13/05/2016. A tensão elétrica do Pavilhão de Feiras é de 380 Volts Trifásico fase neutro 220 Volts e possui capacidade elétrica com 04 transformadores de 750 KVA + 01 Transformador de 500 KVA. Em caso de utilização de qualquer aparelho de 110 V, deverão ser providenciados transformadores adequados. As instalações elétricas dos estandes deverão atender integralmente ao disposto nas normas técnicas em vigor NBR 5410 e da ABNT. Serão contratados geradores para suprir a necessidade de energia do evento, porém esses geradores serão desligados todos os dias do evento às 19h00 hrs, permanecendo a noite e madrugada toda desligados. Sendo assim, os estandes que permanecerem ligados após as atividades diárias do evento serão desligados pela equipe do centro de convenções, a qual não se responsabiliza por perdas causadas por esta operação. A cobrança da utilização das instalações de energia elétrica será feita por período de utilização, através da potência disponibilizada. Será cobrado um valor fixo por KVA, considerando-se a potência total disponibilizada. Nesta edição do evento será liberado 1 (um) KVA para cada expositor. Para os expositores que ultrapassarem este limite, será cobrada uma taxa de R$ 180,00 para cada KVA extra, via depósito bancário, conforme dados abaixo: 19

20 BANCO SAFRA nº 422 Ag C/C SOCIEDADE BRASILEIRA DE RADIOTERAPIA O Comprovante de depósito deve ser enviado para a organizadora do evento, impreterivelmente, até o dia 03/06/2016, aos cuidados de Caroline Giannetti (Telefone e atendimento@rvmais.com.br). À SBRT cabe o direito de não fornecer ou desligar o fornecimento de energia elétrica a qualquer EXPOSITOR que não observar os Regulamentos de Instalação de Energia Elétrica e/ou não comprovar o pagamento da taxa. ATENÇÃO: Qualquer problema com energia deverá ser reportado ao CAEX da SBRT e não à equipe de manutenção do Centro de Convenções. TABELA DE REFERÊNCIA PARA CÁLCULO DE KVA TABELA DE CONSUMO POR EQUIPAMENTO Circulador de ar 0,15 Dicróica 0,15 Frigobar 0,30 Freezer 0,50 Forno elétrico pequeno 1,00 Forno elétrico grande 2,40 Geladeira 0,50 Holofotes 300 W 0,30 Impressora PC 0,20 Lâmpada Fluorescente 20W 0,03 Lâmpada Fluorescente 40W 0,05 Lâmpada incandescente 100 W 0,10 Lâmpada incandescente150w 0,15 Micro computador com monitor 0,35 Microondas residencial 1,50 Microondas industrial 3,00 Neon por metro 0,03 Olho de boi 0,06 Raio Laser 11,00 Televisor 0,25 Ventilador grande 0,30 DVD 0,30 20

21 SIMPÓSIO SATÉLITE Será de responsabilidade de cada empresa que tenha Simpósio Satélite (café da manhã, almoço ou tarde) a contratação e entrega de Lunch Box aos participantes do simpósio. Para isso, a empresa deverá comunicar com antecedência à coordenadora de sala a entrega dos lanches (nome da empresa contratada e mínimo de 10 pessoas para entrega). Os lanches deverão estar prontos para entrega com 30 minutos de antecedência do início do simpósio. Imediatamente após o simpósio, a empresa patrocinadora deverá efetuar a limpeza da sala, com o recolhimento e ensacamento das sobras de lanches, para que a próxima atividade transcorra sem atraso. O manuseio de lixo orgânico deve ser feito por funcionário específico para esta tarefa que deverá estar trajado com avental plástico, luvas plásticas, touca e botas de borracha. Todo lixo produzido no preparo de alimentos, bem como as sobras ou lixo de qualquer natureza, deverá estar devidamente ensacado e hermeticamente fechado em sacos plásticos de boa qualidade (resistente), de forma que não se danifique no transporte ou quando depositado nas caçambas de lixo. É expressamente proibida a deposição, mesmo que temporária, de lixo ou qualquer material nos corredores de serviço do Centro de Convenções, devendo, portanto, o Expositor retirar o lixo diretamente para as caçambas de lixo, identificadas e posicionadas no local determinado pelo Centro de Convenções. O Centro de Convenções e a organização geral não se responsabilizam por serviços prestados por terceiros. Não é permitida a utilização de botijões de gás no interior da cozinha. A contratação de tradução simultânea, intérprete e votação interativa para os simpósios satélite em que tenha palestras de estrangeiros será de responsabilidade do patrocinador. CREDENCIAL DE EXPOSITOR Os nomes para as credenciais deverão ser enviados até o dia 20/05, através do Formulário nº 05 - Credenciais de Expositores. As credenciais estarão disponíveis a partir do dia 15/06, às 9h00, no CAEX - Central de Atendimento ao Expositor, localizado na área de exposição. A quantidade fornecida será no máximo de 15 (quinze) credenciais para a área de exposição por empresa. É obrigatório o uso de credencial em local visível por parte dos expositores. 21

22 CREDENCIAL DE MONTADORES / SERVIÇOS Os nomes para as credenciais deverão ser enviados até o dia 20/05, através do Formulário nº 06 - Credenciais de Montadores. As empresas expositoras deverão orientar suas montadoras de que é obrigatório o uso de credencial, em local visível, por parte dos montadores e pessoal à serviço no estande durante a montagem e desmontagem, bem como uniformes de sua empresa de origem. SERVIÇO DE DEPÓSITO (MATERIAIS PARA ESTANDES) Será instalado um depósito comum a todos os expositores, para guardar o material promocional a ser utilizado em seus estandes. O recebimento do material promocional acima referido não poderá ser feito por representante do Evento ou da empresa organizadora, só poderá ser feito por funcionário da empresa expositora ou seu preposto. A empresa patrocinadora deverá preencher o Formulário nº 07 Controle de Entrada e Saída de materiais, e entregá-lo ao Segurança do Depósito na data de chegada dos materiais, pois é obrigatória a entrega desse formulário para posterior retirada dos mesmos desse depósito. O Centro de Convenções não dispõe de carrinhos para transporte de materiais, assim o entregador deve estar preparado para tirar os itens do veículo e transportá-lo até o local indicado. É de responsabilidade do expositor observar os procedimentos legais para emissão de notas fiscais de qualquer natureza para entrega ou retirada de equipamentos, materiais duráveis ou de consumo, sendo de sua responsabilidade o recolhimento de qualquer encargo devido. O expositor deve emitir Nota Fiscal de Simples Remessa ou Declaração de Remessa em nome do próprio Expositor (estabelecimento remetente) com seu CNPJ e inscrição estadual. O período para envio desse material para o Centro de Convenções - Depósito do Expositor será exclusivamente nos dias 14 e 15 de Junho de 2016, das 09h00 às 17h00. As caixas enviadas devem conter uma etiqueta grande com as informações: 22

23 Nome do evento: XVIII Congresso Brasileiro da Sociedade de Radioterapia Nome da empresa Patrocinadora / Expositora: Número do estande: Nome do Responsável: Descrição de material: Quantidade: MATERIAL PARA ENCARTE NAS PASTAS DOS CONGRESSISTAS É de responsabilidade do expositor, observar os procedimentos legais para emissão de notas fiscais de qualquer natureza para entrega ou retirada de equipamentos, materiais duráveis ou de consumo, sendo de sua responsabilidade o recolhimento de qualquer encargo devido. O expositor deve emitir Nota Fiscal de Simples Remessa ou Declaração de Remessa em nome do próprio Expositor (estabelecimento remetente) com seu CNPJ e inscrição estadual. A empresa Organizadora receberá o material para a montagem das pastas somente no dia 14/06/2016, até às 14h00, impreterivelmente. Deverá ser inserida na caixa desse material uma etiqueta grande e visível com as seguintes informações: Centro de Convenções de João Pessoa A/C: Caroline Giannetti RV MAIS Endereço: PB 008 Km 05 Polo Turístico Cabo Branco CEP: João Pessoa Paraíba REF. MATERIAL PARA PASTA OFICIAL Nome do evento: XVIII Congresso Brasileiro da Sociedade de Radioterapia Nome da empresa Patrocinadora / Expositora: Número do estande: Nome do Responsável: Descrição de material: Quantidade: 23

24 OBS* Esse item é válido apenas para as empresas que adquiriram cota de patrocínio com este benefício e caso os materiais cheguem após o dia e horário mencionado, os mesmos não serão encartados. A organizadora do evento não se responsabilizará por materiais que cheguem sem as devidas identificações / informações solicitadas acima. NORMAS DE VALIDADE Não serão fornecidas credenciais para os serviços de segurança, limpeza e buffet para os elementos avulsos. O pessoal da segurança em nenhuma hipótese poderá portar armas. As identificações são pessoais e intransferíveis, válidas apenas quando preenchidas como o nome da empresa do portador e/ou cédula de identidade. Caberá à empresa expositora identificar e solicitar credencial de apoio ou expositor para o montador responsável pela montagem do seu estande, que permanecerá dando assistência durante o evento. CRACHÁ EXTRA OU REPOSIÇÃO DE CRACHÁ A cada emissão de crachá extra ou reposição de crachá, a empresa expositora deverá efetuar o pagamento da taxa no valor de R$ 50,00 (cinquenta reais). A solicitação de crachás extras ou de reposição da categoria expositor deverá ser realizada no CAEX - Central de Atendimento ao Expositor, localizado na área de exposição. CASOS OMISSOS A Comissão Organizadora do Congresso poderá arbitrar sobre os casos omissos neste Manual, para que sejam garantidas as condições de segurança e o perfeito funcionamento do evento. RESOLUÇÃO DA ANVISA De acordo com a RDC 102/00, as empresas farmacêuticas que possuem produtos com venda sob prescrição médica não podem entregar brindes ou amostras para os participantes inscritos nas categorias ACADÊMICO DE MEDICINA e ACOMPANHANTE. Para facilitar a identificação dos congressistas, a empresa 24

25 ORGANIZADORA providenciará crachás com a identificação PRESCRITOR / NÃO PRESCRITOR. Sendo que, no caso dos NÃO PRESCRITORES, esta informação também está no verso do crachá. FORMULÁRIOS O EXPOSITOR é o responsável pelo preenchimento dos formulários e o envio de todos. Lembramos que o correto preenchimento e o envio dos formulários nos prazos que antecedem a montagem do evento são fundamentais para o bom êxito da administração. Em nenhuma hipótese a empresa ORGANIZADORA assumirá a responsabilidade pela execução de serviços de empresas que não enviarem os formulários ou enviarem após o prazo determinado. Os formulários a serem preenchidos encontram-se em anexo no mesmo em que recebeu o Manual do Expositor. 25

26 Gerenciamento e Produção 26