GerNFe 1.0 Sistema de Gerenciador de Notas Fiscais Eletrônicas

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1 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 1/13 GerNFe 1.0 Sistema de Gerenciador de Notas Fiscais Eletrônicas O programa GerNFe 1.0 tem como objetivo armazenar em local seguro e de maneira prática para pesquisa, todos os arquivos XML referentes às notas fiscais eletrônicas recebidas e/ou emitidas pela sua empresa. Na figura acima é mostrada a tela principal do sistema, que consiste de um menu de opções e botões de atalho para as principais funções do sistema. Parâmetros do Sistema Antes de começar a usar o sistema é preciso fazer a sua configuração. Acesse o menu Cadastros/Parâmetros, ou clique no botão correspondente na barra de atalhos informações necessárias., para inserir as Na janela exibida, clique no botão ao lado do CNPJ para buscar o arquivo de ativação da sua empresa (este arquivo é fornecido pela JC Informática). Um técnico da JC Informática pode usar o botão de ativação manual para gerar estes dados, caso não haja acesso a internet. Através do botão de ativação online é possível fazer a busca das informações diretamente no site da nossa empresa. Clicando neste botão, será solicitado conectar a internet e fazer o download dos dados. Após o este processo, informe o CNPJ da sua empresa.

2 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 2/13 Se as informações de ativação já estiverem cadastradas em nosso banco de dados, o sistema mostrará uma janela com os dados de sua empresa, conforme a figura abaixo. Respondendo SIM a pergunta, estes dados serão inseridos no cadastro. No campo Prazo para guardar as NF-e, informe o período para guardar as notas fiscais eletrônicas. A legislação atual requer que estas fiquem guardadas por um prazo de 5 (cinco) anos, a contar da data de emissão da nota fiscal eletrônica. A localização do banco de dados pode ser modificada nesta janela, mas se você não tem conhecimentos mais detalhados sobre as configurações do sistema, deixe esta informação como está. A última opção desta janela é o local onde armazenar os arquivos XML. Novamente, se você não tem conhecimentos sobre essas configurações, deixe esta informação como está. Na guia seguinte, o GerNFe permite a integração com o E.R.P. NETZ da Relatar Sistemas, verificando no NETZ as notas que já foram cadastradas na entrada de notas. Para isso, basta fazer a configuração da localização do banco de dados do NETZ, conforme a figura a seguir. As configurações do banco de dados do NETZ geralmente são: servidor SERVER, porta 3021, na pasta C:\RELATAR\DADOS\NETZ.FDB. Também é possível informar a data em que começou a utilização do NETZ em sua empresa. Assim, notas fiscais mais antigas, das quais você possui o XML, não ficarão marcadas como não registradas, pois se tratam de notas fiscais anteriores a implantação do NETZ. O GerNFe permite enviar por os arquivos XML gravados em seu banco de dados. Para isto, basta fazer a configuração de um para enviar estes arquivos, conforme mostra a figura a seguir.

3 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 3/13 Para saber as informações de configuração do seu , faça uma pesquisa no Google sobre a configuração SMTP de seu , por exemplo, SMTP GMAIL. Surgirão vários links mostrando as configurações e exemplificando como proceder para o envio de s usando sua conta. Por exemplo, para configurar o endereço de digite o seu endereço de completo, digite sua senha, digite o servidor smtp.gmail.com, digite a porta 465 e marque as opções Requer autenticação e Requer conexão SSL. Para testar se as configurações estão corretas, clique no botão Enviar de teste. Um de teste será enviado para o seu . Se as configurações estiverem corretas, uma mensagem de aviso aparecerá nesta janela e você terá recebido o . Ao final das configurações, lembre-se de clicar no botão SALVAR.

4 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 4/13 Importando Notas Fiscais Eletrônicas Para começar a importar as notas fiscais, ou seja, os arquivos XML que você possui, Acesse o menu Cadastros/Importar XML, ou clique no botão correspondente na barra de atalhos. A janela a seguir será exibida. Nesta janela há a possibilidade de cadastrar pastas onde buscar os arquivos XML no disco do seu computador, e também s para fazer a leitura de arquivos XML enviados à você. Cada um das janelas tem uma barra de botões de controle, como mostra a figura a seguir. As setas servem para movimentar entre as pastas e s cadastrados, os botões de mais, menos e o botão de seta, servem para incluir, excluir e alterar registros, respectivamente. CADASTRO DAS PASTAS Para incluir uma nova pasta, clique no botão de incluir e a janela abaixo será exibida. Clicando no botão de pesquisa é possível procurar uma pasta no disco rígido (HD) do seu computador. Se desejar que a pesquisa seja realizada nas subpastas dentro da pasta escolhida, marque a opção Verificar subpastas. Se tiver arquivos XML compactados no formato ZIP, dentro da pasta escolhida, marque a opção Verificar arquivos compactados. Assim, os arquivos XML contidos nestes arquivos, serão descompactados para depois serem importados. Se deseja que os arquivos contidos nesta pasta sejam excluídos depois de importados e salvos no sistema GerNFe, marque a opção Apagar arquivos originais após gravar no sistema.

5 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 5/13 CADASTRO DOS S Para cadastrar um , basta clicar no botão de incluir da barra de controle abaixo dos e- mails, a janela a seguir será exibida. Digite as configurações do seu e clique em Salvar ao concluir. Alguns s, como os do Yahoo! não marcam as mensagem já lidas, sendo que toda vez que você aciona a pesquisa, estas mensagens são lidas novamente. Neste caso você pode marcar a opção Apagar s após a leitura, mas tome CUIDADO, esta opção APAGA todas mensagens depois lidas, e não somente as mensagens que contenham arquivos XML (esta opção geralmente é usado em s que são exclusivos para o recebimentos de XML de notas fiscais eletrônicas). IMPORTAR ARQUIVOS Para importar os arquivos, acesse o menu Arquivo/Importar arquivos, clique no botão da barra de atalhos ou pressione a tecla F5. Veja na figura a seguir que os arquivos serão lidos e uma janela de LOG é exibida com mensagens sobre quais procedimentos estão sendo realizados no momento da importação.

6 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 6/13 Após a importação os arquivos ainda não estão salvos no banco de dados do sistema, apenas estão à disposição para que você faça uma verificação. Na figura a seguir, é mostrada a janela de visualização dos arquivos, e no rodapé, uma legenda de cores que explica cada tipo de nota encontrada nas pastas e nos s pesquisados. O quadro logo acima da consulta, permite realizar uma filtragem dos registros, de acordo com as opções nele descritas, possibilitando visualizar apenas um tipo de nota por vez. Os botões a seguir, bem como suas opções no menu Arquivo, possibilitam a visualização da tela com os dados da nota fiscal eletrônica e a visualização das informações como foram importadas do arquivo XML, respectivamente. Desta forma, há como fazer uma consulta prévia da nota antes de salvá-la no banco de dados do GerNFe. Para gravar as notas importadas no banco de dados do GerNFe, acione o menu Arquivo/Gravar notas no banco ou clique no botão da barra de atalhos. O processo é rápido e você verá que a coluna Gravada ficará marcada nos arquivos que foram salvos no banco de dados. Arquivos de outros CNPJ, inválidos ou duplicados não são gravados. São realizadas duas perguntas ao acionar esta opção, Deseja gravar as notas importadas?, responda SIM para iniciar o processo. A outra pergunta, Regravar as notas que já estão no banco de dados?, serve apenas para reinserir novamente os dados de notas que estão sendo lidas novamente. Este procedimento só deve ser feito em casos especiais. Responda NÃO a esta pergunta e somente as novas notas encontradas serão incluídas no banco. Ao final da gravação, uma mensagem informará quantas notas foram incluídas no banco de dados do sistema, ou se todas as notas importadas já estavam gravadas no banco. Clique no botão fechar para voltar à janela principal do sistema.

7 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 7/13 Consultando as Notas Fiscais Eletrônicas Gravadas Na tela principal do sistema, acione o menu Cadastros/Notas Fiscais, ou clique no botão da barra de atalhos para abrir a janela de consulta, conforme a figura a seguir. Esta consulta permite a pesquisa das notas gravadas no banco de dados do GerNFe. Através dos menus Arquivo e Utilitários, e dos botões na barra de atalhos, uma série de opções são disponibilizadas e serão descritas a seguir. Visualização dos dados da nota fiscal eletrônica, conforme a figura a seguir. Nesta tela é possível ver todas as informações importantes da nota fiscal eletrônica, em um layout parecido com o do site de consulta da NF-e. As teclas PageUp e PageDown permitem a movimentação entre as guias desta janela e as teclas de setas permitem a movimentação entre os campos. Impressão do DANFe;

8 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 8/13 Uma janela como a da figura a seguir será exibida, permitindo ao usuário escolher a saída do relatório: Impressora, Vídeo ou Arquivo. Também é possível selecionar a quantidade de cópias desejadas, mas a impressão sempre irá para a impressora padrão selecionada no Windows. Se desejar imprimir para um impressora da rede ou para outra impressora em seu computador que não seja a impressora padrão, vá no Painel de Controle do Windows, opção Impressoras (Windows XP), ou Dispositivos e Impressoras (Windows 7), e altere a impressora padrão. Mesmo que a escolha seja o vídeo, na janela de visualização do DANFE é possível imprimi-lo posteriormente, bem como salvá-lo em formato PDF. Exportar/salvar o arquivo XML original da nota fiscal eletrônica. Com esta opção é possível salvar o arquivo XML gravado no banco de dados para um pasta ou pendrive. Exportar/salvar todos os arquivos XML das notas fiscais consultadas na tela. Com esta opção é possível salvar todos os arquivos XML gravados no banco de dados, mostrados na janela de consulta, para um pasta ou pendrive. Copiar o código da chave da nota fiscal eletrônica, com a possibilidade de já abrir o navegador da internet na página do portal nacional da nota fiscal eletrônica, bastando apenas usar as teclas Control+V para colar a chave e consultar a NF-e; Enviar o arquivo XML da nota fiscal selecionada para o do destinatário da nota, gravado dentro do XML, ou, se o XML não contiver um válido, enviar para um que você mesmo pode informar. Integração com o NETZ, buscando as notas de entrada cadastradas no ERP e verificando se os XML gravados no banco de dados do GerNFe já foram cadastrados no NETZ; Esta opção permite a visualização do arquivo XML assim como ele é construído, possibilitando que a fiscalização possa ver o conteúdo do arquivo, como mostra a próxima figura. Há dois modos de visualização das informações contidas no XML: Visualização em árvore (estruturado), facilitando a consulta às informações; ou Formato original do arquivo XML.

9 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 9/13 Pesquisas Há várias formas de realizar pesquisas nesta consulta, uma delas é selecionar apenas um tipo de nota para ser exibido, conforme mostra a figura acima: exibir todas as notas; somente as notas de entrada, somente as notas de saída, somente os XML de notas canceladas ou as notas não lançadas no sistema NETZ (caso tenha configurado a integração com o mesmo). Também é possível pesquisar por qualquer campo chave da nota fiscal eletrônica, bastando marcar a caixa de seleção Pesquisar no campo, escolher um campo para a pesquisar e digitar o valor desejado. Para visualizar os registro retornados pela pesquisa, é necessário clicar no botão Pesquisar. Para apagar o conteúdo do campo de pesquisa, basta clicar no botão Limpar. Se quiser incluir um filtro por período de datas, basta marcar a caixa de seleção Pesquisar período entre e informar as datas. Para cancelar a filtragem por data, basta desmarcar esta caixa de seleção. No rodapé da janela de consulta há uma legenda de cores para os registros sendo exibidos e também a quantidade de registros retornada pela pesquisa atual.

10 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 10/13 Para navegar entre os registros da consulta pode-se usar as teclas de setas, Page Down, Page UP, Home, End, mas também há os botões no canto inferior esquerdo da janela de consulta. Para ordenar os registros da consulta, clique sobre o título da coluna. A coluna usada para ordenação fica com o título sublinhado e em negrito, conforme mostra a figura a seguir. Caso deseja combinar ordenações, como por exemplo, data de emissão e número da nota, clique no campo Emissão e, segurando a tecla Control, clique no campo Numero nota. Outras Opções da Consulta Há também outras opções na janela de consulta que podem ser acionadas clicando com o botão invertido do mouse (por padrão, ou botão direito). É possível copiar os dados mostrados na consulta para memória e cola-los, por exemplo, no Word ou no Excel, ou qualquer outro programa. Também é possível configurar quais colunasdevem ser exibidas na consulta, além de poder restaurar a consulta ao padrão do sistema. Os registros da consulta podem ser impressos em formato HTML, o que facilita para uma possível necessidade de conferência. Assim como são exibidos na consulta, os dados podem ser impressos.

11 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 11/13 Backup dos dados contidos no GerNFe 1.0 Na tela principal do sistema, acione a opção de menu Utilitários/Backup, ou clique no botão correspondente na barra de atalhos. A janela a seguir será exibida com as opções de backup. Observe que o banco de dados do sistema está dentro da pasta onde o programa encontra-se instalado. Também dentro desta mesma pasta, há uma subpasta chamada xml que contém todos os arquivos XML gravados no banco de dados, ou uma outra pasta, se você alterou nas configurações dos parâmetros do sistema. Porém, se houver um problema no seu disco rígido, todas essas informações se perderão, e não haverá justificativa que o livre de uma multa, caso a fiscalização lhe exija o arquivo XML de uma nota fiscal eletrônica emitida para sua empresa ou emitida pela sua empresa. O backup deve ser feito para um pendrive, HD Externo ou, conforme você verá a seguir, para um , onde você tem acesso e de onde poderá recuperar essas informações em caso de um problema no seu computador. Para salvar em um pendrive, por exemplo, selecione a opção [1] Salvar backup em disco, e na caixa Localização do arquivo, clique no botão de pesquisa e localize a unidade de disco referente ao seu pendrive ou HD externo. Em seguida, clique no botão Copiar do sistema. para realizar a cópia compactada do banco de dados

12 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 12/13 Enviar backup para Caso queira enviar o backup para um , seleciona a opção [2] Enviar backup para , e na caixa , digite o endereço de desejado. A seguir, clique no botão Copiar e aguarde a geração do backup e o envio do (este processo pode ser demora, dependendo da quantidade de notas fiscais gravadas no banco de dados) ATENÇÃO! Não é feita nenhuma verificação se o informado é válido, então digite cuidadosamente o endereço e certifique-se de que há espaço nesta caixa postal para receber o arquivo de backup. Atualização via Internet O GerNFe permite que você faça a atualização via internet, bastando somente acionar a opção do menu Ajuda/Procurar atualizações, ou clicar no botão correspondente na barra de atalhos. Todo processo é automático, e se houver uma atualização disponível, o sistema se encarregará de baixar os arquivos necessários e fazer a atualização. Menu Ajuda No menu Ajuda há ainda a opção de acionar o programa de suporte online, pelo qual é possível que os nossos técnicos resolvam problemas em seu computador, sem necessitar que seja feita uma visita à sua empresa. Na opção Abrir manual do sistema, tendo o Acrobat Reader instalado, ou qualquer outro programa de leitura de arquivos PDF, é possível abrir o manual do sistema para dirimir as dúvidas que possam surgir durante seu uso. A tecla F1 é o atalho para esta opção e funciona em qualquer parte do sistema. Dúvidas e Sugestões Em caso de dúvidas ou sugestões, não deixe de entrar em contato conosco pelos nossos telefones, MSNs, Skypes e s. Teremos prazer em atendê-lo! Equipe da JC Informática

13 GerNFe 1.0 Manual do usuário Página 13/13 Contatos Não deixe de visitar o nosso site:

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