PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO

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1 PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL RELATÓRIO Nº : UCI : CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE SÃO PAULO EXERCÍCIO : 2005 PROCESSO Nº : UNIDADE AUDITADA : CEAGESP CIA DE ENTREPOSTOS E ARMAZÉNS GERAIS CÓDIGO : CIDADE : SÃO PAULO UF : SP RELATÓRIO DE AUDITORIA Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº , apresentamos os resultados dos exames realizados sobre os atos e conseqüentes fatos de gestão, ocorridos na Unidade supra-referida, no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de I - ESCOPO DO TRABALHO Os trabalhos foram realizados na Sede da Unidade Jurisdicionada, no período de 8 a 19 de maio de 2006, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Além das solicitações encaminhadas durante o trabalho de campo, foi remetida à Unidade Jurisdicionada em 06/06/2006, mediante Ofício nº 17415/2006 GAB/CGU-Regional-SP/CGU/PR, a versão preliminar do relatório para apresentação de esclarecimentos adicionais até 13/06/2006. Em 14/06/2006, mediante Ofício nº 101/2006/PRESD, de 12/06/2006, a Unidade apresentou novos esclarecimentos que foram devidamente registrados nos itens específicos do presente relatório. Foram incorporados a este trabalho as constatações relativas à Auditoria de Acompanhamento de Gestão, Relatório CGU nº Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames, que contemplaram as seguintes áreas: - GESTÃO OPERACIONAL - GESTÃO ORÇAMENTÁRIA - GESTÃO FINANCEIRA - GESTÃO PATRIMONIAL - GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS - GESTÃO DO SUPRIMENTO DE BENS/SERVIÇOS - CONTROLES DA GESTÃO II - RESULTADO DOS EXAMES 3 GESTÃO OPERACIONAL

2 3.1 SUBÁREA - PROGRAMAÇÃO DOS OBJETIVOS E METAS ASSUNTO - ADERÊNCIAS NORMATIVAS DA PROGRAMAÇÃO CONSTATAÇÃO: (038) REALIZAÇÃO DE ATOS QUE DEPENDEM DE AUTORIZAÇÃO DO CONSELHO NACIONAL DE DESESTATIZAÇÃO, SEM A DEVIDA ANUÊNCIA DESTE ÓRGÃO. A Ceagesp foi incluída no Programa Nacional de Desestatização PND, por força do Decreto nº 2.504, de 26/02/1998, nele permanecendo até o momento. Tal programa encontra-se regido pela Lei 9.491/1997, regulamentada pelo Decreto 2.594/98. Em decorrência dessa inclusão, o Ceagesp sofre as restrições impostas pelos normativos, destacando-se o disposto no art. 47 do Decreto 2.594/98, que assim dispõe: Art. 47. A partir de sua inclusão no PND, a sociedade não poderá: I - alienar elementos do seu ativo permanente ou adquirir bens que nele venham a ser registrados sem prévia autorização do CND, exceto os necessários à manutenção e operação da empresa; II - contrair obrigações financeiras sem prévia autorização do CND, exceto aquelas necessárias à manutenção e operação da empresa. Parágrafo único. A partir da fixação, pelo CND, do preço mínimo das ações ou bens objeto de alienação, a sociedade não poderá praticar atos que impliquem diminuição do seu patrimônio líquido, inclusive distribuição de dividendos e redução de capital mediante distribuição de reservas, sem prévia autorização do CND. Contrariando o disposto no citado artigo, a Ceagesp vem realizando atos previstos nos itens I e II do art. 47 do Decreto 2.594/98, sem a devida autorização do Conselho Nacional de Desestatização - CND. Foi efetuado, no ano de 2005, alienação de três imóveis integrantes do patrimônio da Ceagesp, localizados nos municípios de Bauru, Itápolis e Marília, respectivamente pelos montantes respectivos de R$ ,00, R$ ,00 e R$ ,50, a serem pagos parceladamente. Tais alienações foram efetuados sem a devida autorização do CND, contrariando o disposto no item I do art. 47, citado. Visando a implantação do denominado Projeto Mercado de Flores já foram realizadas despesas da ordem de R$ ,00, conforme detalhado abaixo. Despesas essas não relacionadas à manutenção ou operação da Ceagesp, e para as quais também são necessárias autorização do CND, conforme disposto no item II do art. 47 do Decreto 2.594/98. Contratado Objeto Valor PESSOA MD Apresentar à COFIEX - (Comissão R$ ,00 de Financiamento Externos) um pedido de empréstimo, no valor de US$ ,00.Cerca de metade do valor (US$ ,16) seria utilizada na construção do Mercado de Flores no ETSP. EMPRESA GP Contratação de empresa, para a R$ ,00 elaboração de Projeto Básico de um complexo de abastecimento, distribuição e venda de flores, plantas e produtos relacionados, com área a construir de aproximadamente m2 e apresentação de Projeto Legal junto a Prefeitura Municipal de São Paulo. EMPRESA ET Sondagem do terreno onde se R$16.875,00 2

3 pretende instalar o Mercado de Flores. EMPRESA PR Execução de estudo de viabilidade mercadológica, econômica e financeira para o empreendimento mercado atacadista de flores no ETSP. TOTAL R$38.000,00 R$ ,00 A apresentação de pedido de financiamento junto à COFIEX, objeto da contratação do Assessor PESSOA MD, relacionado acima, também contraria o disposto no art. 47, II do Decreto 2.594/98, tendo em vista que a destinação do financiamento solicitado não está relacionado com as atividades de manutenção e operação da empresa. O empreendimento final a que essas despesas estão vinculadas, o Mercado de Flores, também não foi aprovado pelo Conselho de Desestatização, bem como pelo Conselho de Administração da própria Ceagesp. O montante gasto não produziu qualquer benefício à Companhia e diverge da orientação estratégica estabelecida pelo Decreto 2.504/98, bem como das regras para autorização de investimentos descritos na Lei 9.491/97, regulamentada pelo Decreto 2.594/98. ATITUDE DO(S) GESTOR(ES): Realização de atos sem autorização do Conselho Nacional de Desestatização. CAUSA: Desobservância à Lei 9.491/97 e ao Decreto que a regulamentou, de nº 2.504/98, realizando despesas sem autorização do CND. JUSTIFICATIVA: Em 11/05/2006, através do Ofício nº 003/2006/AUDIN, houve a a CEAGESP informa que: Conforme Artigo 59 do Decreto nº de 15/05/98 (Inciso V do Parágrafo 1º.), é permitido à CEAGESP, alienar até 5% de seu Patrimônio Liquido de R$ mil, o que perfaz o montante de R$ mil, tomando-se como base o Patrimônio Liquido do último Balanço da Companhia,levantado em 31/12/2005.O valor residual das unidades alienadas, conforme quadro disponível na ASPLA Assessoria de Planejamento, é de R$ mil, o que representa 1,52% do total definido em Lei. Com relação ao Projeto Mercado de Flores, esclarecemos que o crescimento no setor nos últimos anos é real e nosso mercado atualmente opera em condições desfavoráveis, portanto, a modernização ocorrerá, por procedimento licitatório na modalidade concessão ou outros instrumentos legais cabíveis. Tal justificativa foi ainda complementada pela informação constante da Nota Técnica nº 009/005-PRESD, de 17/05/2006, abaixo transcrita: I - DA INCLUSÃO DA CEAGESP NO PROGRAMA DE DESESTATIZAÇÃO - DECRETO Nº 2.504/98: 01 - Desde 1997, quando foi vendida pelo Estado de São Paulo para a União, a CEAGESP está vinculada ao Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento e em 1998, através do Decreto nº 2.504/98, foi incluída no Programa de Desestatização. II - DAS DISPOSIÇÕES CONSTANTES NO ART. 47 DO DECRETO Nº2.594/98: 02 - Ante a inclusão da CEAGESP no Programa de Desestatização, se faz imperiosa a obediência ao Decreto nº2.594/98, que regulamenta a Lei nº9.461 de 9 de setembro de 1997, que dispõe sobre o Programa Nacional de Desestatização e dá outras providências, estabelece em seu artigo 47, I in verbis: Art. 47. A partir de sua inclusão no PND, a sociedade não poderá: 3

4 I alienar elementos de seu ativo permanente ou adquirir bens que nele venham a ser registrados sem prévia autorização do CND, exceto os necessários à manutenção e operação da empresa. (grifos nossos) 03 - Conforme constou expressamente na Ata de Reunião do Conselho de Administração nº04/06, realizada em 13 de abril de 2006 foram priorizados para atender situações classificadas como emergenciais levando em conta os recursos disponíveis e que a destinação foi rigorosamente identificada e avaliada pelas áreas técnicas da Empresa, restando cabalmente demonstrado o caráter excepcional, constante no artigo retro mencionado. III - DO ART. 59, 1º, V DO DECRETO Nº 2.594/98 : 04 - Pedimos vênia para transcrever o art. 59, inc. V do referido Decreto: Art. 59. Sem prejuízo da vinculação técnica prevista no Decreto nº 1.361, de 1º de janeiro de 1995, as empresas incluídas no PND, bem como as empresas titulares de participações acionárias incluídas no referido programa ficarão administrativamente subordinadas ao Ministério da Fazenda que, no âmbito de sua competência, tomará as medidas necessárias à efetivação dos processos de desestatização: 1º. A partir de sua inclusão no PND, a sociedade não poderá praticar os seguintes atos, sem a autorização prévia do Ministro de Estado da Fazenda: V adquirir ou alienar ativos no montante igual ou superior a cinco por cento do Patrimônio Líquido da empresa Nos termos do artigo retro transcrito, é permitido a CEAGESP, alienar até 5% (cinco por cento) de seu patrimônio líquido. Conforme restou cabalmente demonstrado no Anexo à Ata da Reunião do Conselho de Administração nº04/2006, o Patrimônio Líquido da CEAGESP constante no último Balanço da Companhia em 31/12/2005 é de R$ ,02. Portanto, o valor residual das unidades alienadas representa 1,52 % do total definido em lei. IV - DA IMPRESCINDIBILIDADE DAS ALIENAÇÕES DA SANGRIA DOS RECURSOS FINANCEIROS E TECNOLÓGICOS E A EMERGENCIALIDADE DOS FATOS: 06 - O caráter emergencial das alienações consubstancia-se nos problemas financeiros e tecnológicos enfrentados pela CEAGESP, onde de uma maneira sintética, podemos elencar: - Passivo trabalhista suportado pela CEAGESP referente às complementações de aposentadoria e licença-prêmio, cuja responsabilidade pertence ao Estado de São Paulo, que causa diversos transtornos, por exemplo, bloqueios judiciais nas contas-correntes da CEAGESP. Valendo destacar que A Fazenda Nacional se nega a arcar com tais ônus, o que não impediu a atual gestão da CEAGESP de requerer providências junto a AGU Advocacia Geral da União para resolver a questão; - A atual receita da CEAGESP se presta tão somente para a sua subsistência, impossibilitando novos investimentos em suas estruturas, instalações, logística, manutenção, tornando-a tecnologicamente defasada, dentre outras medidas imprescindíveis para garantir os precípuos da CEAGESP na área de Armazenagem, Centrais de Abastecimento de Hortifrutícolas, afetando até mesmo as Ações Sociais. - Observamos que não ocorreu uma conduta efetiva por parte dos dirigentes antecessores desta Companhia, que estancasse ou minimizasse os problemas financeiros. V - DA APROVAÇÃO DAS ALIENAÇÕES PELO CONSAD: 07 - O assunto em tela foi amplamente debatido na Ata de Reunião do Conselho de Administração nº04/2006, realizada em 13 de abril de 2006, bem como em Atas anteriores do Conselho, conforme corrobora Relatório anexo. 4

5 VI - DA OBEDIÊNCIA A PRINCÍPIOS CONSTITUCIONAIS E ADMINISTRATIVOS FUNDAMENTANDO AS MENCIONADAS ALINEAÇÕES: 08 - O Princípio da Eficiência, constante no art. 37, caput da CF/88 reza que o Administrador deve buscar a consecução do melhor resultado possível, atentando-se aos padrões modernos de gestão, vencendo o peso burocrático, atualizando-se e modernizando-se. É patente no contexto da CEAGESP que a questão burocrática bloqueia determinadas ações administrativas para a subsistência da própria Companhia O Princípio da Supremacia do Interesse Público, onde no confronto entre o interesse público e o particular, prevalece o primeiro, no qual se concentra o interesse da coletividade, que é pressuposto lógico do convício social. A CEAGESP é de extrema importância no cenário estadual e nacional e sua inclusão no PND há mais de 8 (oito) anos é prejudicial, considerando as medidas impostas e os resultados necessários para a sua exclusão do Programa. O interesse da CEAGESP é o da coletividade O Princípio da Razoabilidade, segundo a professora Lúcia Valle Figueiredo, a razoabilidade vai se atrelar à congruência lógica entre as situações postas e as decisões administrativas. Vai se atrelar às necessidades da coletividade, à legitimidade, à economicidade. A situação mencionada é a encontrada pela atual administração da CEAGESP, ou seja, eminência de descumprir obrigações vitais para a manutenção da empresa assim como é enfrentado, quase diariamente, bloqueios judiciais em conta que causam prejuízos em manutenções e operações O Princípio da Proporcionalidade, onde o Administrador deve sacrificar o mínimo para preservar o máximo, segundo o doutrinador Juarez Freitas. Sacrificar o mínimo é alienar os imóveis para manter a operacionalidade da Companhia, valendo destacar que a CEAGESP na verdade não está sacrificando o mínimo. Os imóveis alienados só geram despesas e não receitas. E foi através do critério de despesas que foi feita a escolha dos imóveis, partindo da premissa do custo-benefício, bem como da utilização dos mesmos O Princípio da Continuidade, versa que a atividade administrativa não pode sofrer paralisações. Administrar corresponde a gerir os interesses da coletividade, da coisa pública e sentido amplo, buscando o atendimento das necessidades públicas e levando-se em conta que a atividade administrativa deve ser ininterrupta. Na medida em que é iminente a possibilidade de descumprimento de deveres vitais, estes poderão impactar na continuidade dos serviços prestados pela CEAGESP. Na medida que aumenta a defasagem tecnológica, diminui o ingresso de receita O Princípio da Segurança Jurídica pode ser entendido como o da estabilidade das relações jurídicas, sendo seu escopo certa perpetuidade nas relações jurídicas estabelecidas com ou pela Administração. Quando possível, dentro da legalidade e moralidade, deve convalidar atos (por meio de ratificação, seja por meio de confirmação) que, a despeito de irregularidades, cumpram ou atinjam a finalidade pública O Princípio da Boa-Fé, a segurança jurídica em grande parte da boa-fé, isto é, da lealdade da coerência, credibilidade, transparência. Salienta-se que com os recursos provenientes das alienações, a CEAGESP terá seu investimento direcionado para a sobrevivência, por ora, da empresa e poderão ser fiscalizados O Princípio da Economicidade, onde o vocábulo economicidade se vincula ao domínio das ciências econômicas e de gestão, à idéia fundamental de desempenho qualitativo. Trata-se de obtenção do melhor resultado estratégico possível de uma determinada alocação de recursos financeiros, econômicos e/ou patrimoniais em um dado cenário socioeconômico. CONCLUSÃO: Ante as alegações técnicas e jurídicas acima expostas, serve a presente para justificar e fundamentar as alienações de imóveis ocorridas após a inclusão da CEAGESP no Programa Nacional de Desestatização. 5

6 ANALISE DA JUSTIFICATIVA: Acreditamos ter havido equívoco por parte da CEAGESP. Constatamos que foi desrespeitado o disposto no art. 47 do Decreto nº 2.594/98, já transcrito na constatação. Alertamos, entretanto que o art. 59 do citado normativo, sobre autorização de atos pelo Ministério da Fazenda,mencionado pela CEAGESP, também deve ser respeitado, haja visto o processo contínuo de alienação de imóveis. Até o encerramento do exercício de 2005 foi verificado, mediante demonstrativo apresentado pela CEAGESP, que não havia sido atingido o percentual de 5% mencionado no art. 59 do Decreto 2.594/98 o que não autoriza a desobservância do art. 47 do citado dispositivo. Em relação aos argumentos apresentados na Nota Técnica AT nº 009/2005- PRESD, e aos princípios invocados em tal documento, cabe ressaltar que: a) A Ata da 289º Reunião Ordinária do Conselho de Administração, realizada em 27/06/2002, informa sobre o recebimento do Ofício PRESD nº 075/02, de 17/06/2002, no qual o Diretor Presidente, da época, solicitava autorização para alienação de imóveis de unidades localizadas no interior do Estado de São Paulo. Na seqüência o Conselho de Administração autorizou a alienação pretendida desde que atendida a legislação vigente, inclusive a que dispõe sobre o Programa Nacional de Desestatização. b) Em ata da 123ª Reunião da Diretoria da Ceagesp, realizada em 02/12/2003, o assunto relativo a alienação de Unidades da Ceagesp sub-utilizadas foi novamente tratado. Assim, transcrevemos a deliberação daquele Colegiado: Aprovado nas seguintes instruções: a) os imóveis deverão ser avaliados, de preferência pela Caixa Econômica Federal; b) alienação deverá atender a legislação em vigor e o limite de 5% do patrimônio liquido, definido pelo Decreto nº 2594 de 15; e c)dar ciência ao Conselho de Administração. O Colegiado completou, que as alienações cogitadas dentre outras, foram autorizadas pelo CONSAD na reunião nº 289 de 27 de junho de Tais atas constam dos processos de alienação analisados e portanto as regras estabelecidas são de conhecimento dos setores competentes. Assim, não há que se justificar o caráter emergencial dos fatos que levaram a alienação de imóveis, uma vez que pelo menos desde 2002 já se encontrava nos planos da Ceagesp a alienação de tais ativos. Verificamos, inclusive, ter havido disposição expressa tanto do CONSAD quanto da Diretoria sobre a observância dos normativos relativos ao Programa Nacional de Desestatização. RECOMENDAÇÃO: a) Informar o Conselho Nacional de Desestatização-CND sobre os atos praticados, sem a sua devida autorização. b) Abster-se de realizar atos, previstos no art. 47 do Decreto nº 2.594/98, sem a devida autorização do Conselho Nacional de Desestatização. 3.2 SUBÁREA - AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS ASSUNTO - EFICÁCIA DOS RESULTADOS OPERACIONAIS CONSTATAÇÃO: (021) AUSÊNCIA DA DEFINIÇÃO DE METAS, INDICADORES DE DESEMPENHO E INSTRUMENTOS DE PRODUÇÃO DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS EFICAZES PARA AVALIAR O DESEMPENHO DA EMPRESA. Em nossa Solicitação de Auditoria nº 01/2005 requeremos à Ceagesp informar quais as metas estipuladas para o ano de 2005 e os respectivos documentos de aprovação, além de informar quais os indicadores de desempenho e os documentos que permitem realizar o seu acompanhamento. Em atendimento nos foi fornecido documento intitulado Indicadores de Desempenho e Metas Operacionais. O documento apresenta uma relação nominal de indicadores de desempenho, entretanto, sem a fixação de índices ou de um desempenho padrão previamente 6

7 estabelecido, não sendo possível efetuar qualquer comparação com o atual desempenho da Ceagesp. Em relação às metas definidas para o ano de 2005 verificamos que as mesmas encontram-se dividas por áreas, tal como os indicadores de desempenho, em: entrepostagem, armazenagem, manutenção e engenharia, administração e recursos humanos, contabilidade e finanças, tecnologia da informação, compra e gestão de contratos, planejamento, jurídico, comunicação e auditoria. Várias das metas definidas carecem de quantificação, consistindo apenas num conjunto de objetivos gerais a ser alcançado por uma ou outra área. As metas que apresentam quantificação para sua execução não definem qual o critério utilizado para a sua mensuração, não permitindo verificar a sua coerência. No geral, as metas, como definidas no documento, não permitam opinar sobre a eficiência ou eficácia da gestão. Ressaltamos, ainda, que não existe documento de aprovação das metas e dos indicadores de desempenho. No documento apresentado, é feita referência a inexistência de normas internas que defina indicadores de desempenho (setorial ou corporativo) e que os indicadores existentes foram sugeridos pelas próprias áreas. O Relatório Gerencial emitido mensalmente, do qual foi disponibilizado o relativo a julho/2005, não apresenta relação direta entre as informações dele constantes e os indicadores de desempenho ou metas estabelecidos. As informações são apresentadas sem qualquer comparação ou informação sobre a suficiência das realizações. Assim, o documento Indicadores de Desempenho e Metas Operacionais e o Relatório Gerencial, de emissão mensal, carecem de aperfeiçoamentos para servir como informações gerenciais, tanto para a tomada de decisões pelo gestor, como para que os órgãos de controle possam opinar sobre a eficiência e eficácia da gestão. Tais considerações, entretanto, já vêm sendo objeto de constatação da Controladoria-Geral da União/SP desde o Relatório de Avaliação de Gestão do exercício de 2003, encontrando-se, ainda, pendente de atendimento às recomendações emanadas. ATITUDE DO(S) GESTOR(ES): Desatendimento às recomendações da CGU, que recomendaram a fixação de metas a priori para a Unidade. CAUSA: Ausência de metas e indicadores de desempenho, bem como de mecanismos de acompanhamento, que contribuam na tomada de decisões e acompanhamento do desempenho da empresa. JUSTIFICATIVA: No documento Indicadores de Desempenho e Metas Operacionais a Ceagesp informa, em relação aos Indicadores de Desempenho que: A CEAGESP está reavaliando os indicadores existentes, de forma a readequá-los às reais necessidades setorial e corporativa; a partir de 2006 serão estabelecidos e aplicados os novos indicadores de desempenho. Em relação às metas o documento informa que: Tendo em vista a constatação, pelas áreas técnicas, da necessidade do estabelecimento de metas de resultado (financeira, operacional, técnicas ect) para melhor avaliar e acompanhar o desempenho setorial e corporativo (eficiência e eficácia), bem como recomendações dos órgãos fiscalizadores (CGU/TCU), a CEAGESP regulamentará o sistema de metas (metodologias, critérios et) a ser aplicado a partir de As metas atuais dos diversos setores da Empresa estão sendo analisadas e reavaliadas buscando-se melhorar a eficiência nos processos, no uso da infra-estrutura (instalações e eqptos.) e nos resultados, de forma a agregar valor e qualidade aos serviços disponibilizados aos clientes e à sociedade. Uma vez definidas e estabelecidas as metas para 2006, a Diretoria nomeará um setor competente que terá a atribuição de realizar o devido 7

8 acompanhamento, com freqüência pré-estabelecida, para fins de realinhamento de programas, projetos, ações e atividades com o planejamento estratégico. Em 11/05/2006, através do Ofício nº 003/2006/AUDIN, houve a complementação das justificativas, informando a CEAGESP que: O estabelecimento de metas da organização (corporativa ou setorial) tem vinculação estreita com as metas e diretrizes estabelecidas pelo PPA (Plano Pluri-Anual) e pelo MAPA (Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento). No caso específico da CEAGESP, que está inclusa no PND (Programa Nacional de Desestatização) e o fato de não ter havido definição pelos órgãos federais competentes quanto à sua exclusão ou não do PND, não foram estabelecidas diretrizes ou metas para a Companhia pelos órgãos superiores. Essa situação de indefinição perdura há anos, o que prejudica sensivelmente uma gestão eficaz da empresa na medida que limita, legalmente, investimentos necessários para o bom desempenho técnico-operacional e financeiro, o que prejudica sua performance e o cumprimento de sua missão institucional. Nesse sentido, fica prejudicado o desenvolvimento de Planejamento Estratégico, já que não se consegue estabelecer visão de futuro e, por conseqüência, não se consegue planejar no médio e longo prazos com segurança; da mesma forma, também não se consegue estabelecer metas financeiras e/ou técnicaoperacionais sem que haja investimentos necessários para recuperar a infraestrutura operacional que se encontra obsoleta, formando-se assim um círculo vicioso que traz prejuízos enormes para a sociedade na medida que impede o desenvolvimento da empresa que é a maior central de abastecimento da América Latina. O desenvolvimento do planejamento da empresa, no médio ou longo prazo fica prejudicado, em razão da meta mesma submetida a um processo de Privatização (CND). Em que pesem todas as dificuldades esplanadas, as metas (setoriais ou corporativas) tem como base a peça orçamentária apresentada pela CEAGESP e aprovada pelo DEST. Para a confecção do orçamento, todas as áreas da empresa participam entregando ao setor competente suas prioridades (quantitativas - em R$ e qualificadas por objeto) e após a compilação dos dados, efetuando-se os devidos ajustes, temos a base que dará sustentabilidade às nossas metas financeiras. Como indicadores de desempenho, é feito mensalmente um relatório denominado SIG Sistema de Informação Gerencial, o qual vem sendo desenvolvido desde 2003 e que hoje detém informações de valores e atividades (mês a mês) que permite o monitoramento de todas as áreas da empresa. Alem disso, a CEAGESP está reiniciando um processo de planejamento estratégico, no qual serão estabelecidos objetivos, estratégias e metas que permitirão a conseqüente avaliação de desempenho. A 1º semestre de 2006, estará sendo realizado para esta finalidade, um workshop envolvendo as diversas áreas da empresa. ANALISE DA JUSTIFICATIVA: Quando da realização dos trabalhos de Auditoria de Avaliação da Gestão 2005 verificamos que não haviam sido introduzidas alterações na definição de metas e indicadores de desempenho. Assim, além de não permitir uma adequada avaliação do desempenho da Unidade no ano de 2005, deverá comprometer a avaliação dos resultados para o exercício de 2006, em face a indefinição das mesmas. Registramos ainda a necessidade de aprovação prévia das metas e indicadores pelos setores competentes. RECOMENDAÇÃO: Relativos a esta matéria encontram pendentes de atendimento, recomendações emitidas pela CGU/SP em relatórios anteriores, já tratados acima, em outro item deste Relatório. 8

9 A essas recomendações acrescentamos a necessidade de que haja prévia aprovação das metas e indicadores de desempenho, pela instância competente, ou seja o Conselho de Administração CONSAD, tendo em vista a sua atribuição estatutária de: fixar a orientação geral dos negócios e as prioridades da Companhia, acompanhando a sua execução. 4 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA 4.1 SUBÁREA - ANÁLISE DA EXECUÇÃO ASSUNTO - EXECUÇÃO DAS DESPESAS CORRENTES CONSTATAÇÃO: (032) FORTE DESEQUILÍBRIO ENTRE DESPESAS E RECEITAS CORRENTES. O orçamento para o exercício de 2005 estima uma receita total de R$ ,00. Desse montante, aproximadamente 17% ou seja, R$ ,00 teria origem na desmobilização de ativos, através da venda de imóveis. Uma vez que os recursos de tal desmobilização se destinam basicamente a cobrir despesas correntes temos como conseqüência um forte processo de descapitalização da Companhia, o que, em não sendo interrompido, comprometerá seriamente sua viabilidade econômica e, consequentemente sua sobrevivência, a longo prazo. Ainda assim, a empresa não está conseguindo, sequer, fazer face às suas necessidades correntes e vem recorrendo ao atraso no pagamento de tributos, sobretudo municipais, como forma de compensar o desequilíbrio Receita X Despesas. Com isso, o saldo da conta IMPOSTOS E TAXAS MUNICIPAIS saltou de R$ ,79 em para R$ ,93 em , não tendo sido previsto no orçamento em análise qualquer importância a título de amortização de dívida atrasada. Além disso, apesar de uma provisão para contingências basicamente trabalhistas da ordem de R$ ,91 no balanço de não foi feito qualquer previsão orçamentária para possíveis decisões judiciais que, certamente, impactariam financeiramente o exercício Essa falta de previsão tem inclusive causado sérios transtornos à Cia., uma vez que é constantemente surpreendida com o arresto de recursos, determinado pela justiça, junto aos bancos nos quais tem movimentação. Isso para garantir o cumprimento de sentenças julgadas desfavoravelmente a ela. Para tentar evitar ou, pelo menos, minimizar essa situação a CEAGESP utiliza o expediente da emissão de cheques administrativos para sumir com os recursos, antes que possam ser alcançados pela justiça. Ora, isso é uma completa anomalia administrativa que não pode perdurar em empresa alguma, pois cedo ou tarde, uma decisão mais volumosa pode simplesmente inviabilizá-la administrativamente. A propósito os saldos dessas provisões conta eram idênticos em e o que não poderia ocorrer, já que houve pagamentos por conta de tais provisões. Mesmo que não tivesse havido pagamentos haveria que se atualizá-lo monetariamente, de forma a refletir com mais precisão esse passivo. ATITUDE DO(S) GESTOR(ES): Não tomaram qualquer providência concreta no sentido regular corrigir o problema. CAUSA: Deficiência na gestão administrativa. JUSTIFICATIVA: Em 11/05/2006, através do Ofício nº 003/2006/AUDIN, houve a complementação das justificativas, na qual a CEAGESP informa que: A CEAGESP, de fato, ressente-se de uma equilibrada estrutura de capital, tal como identifica a CGU em seu relatório. Em razão disso, desde 2004, tem feito gestões junto ao Ministério da Agricultura e outros órgãos do Governo Federal, visando um aporte de capital da União em montante considerado adequado 9

10 a proporcionar o desejado reequilíbrio de suas finanças e do seu fluxo de caixa (Ofícios 05/2006 STN/COREF/GEAFE e 027/2006-SE-MAPA, são exemplos). Importante registrar, todavia, que este desequilíbrio é decorrente, em nosso entendimento, dos passivos trabalhistas que a empresa se vê forçada a incorrer por conta do Governo do Estado de São Paulo. Hoje, o valor que a Ceagesp tem a receber do Governo do Estado de SP, em valores originais, é da mesma grandeza que o valor do IPTU devido, por ela, à Prefeitura Municipal de São Paulo excluídos os encargos moratórios e juros acrescidos à dívida com a PMSP. Por esta razão, tem sido também este o montante que a Companhia pleiteia para o aporte de capital. Além de gestões pleiteando o aporte de capital, outras ações estão sendo desenvolvidas no sentido de propiciar uma melhor estrutura de capital, como por exemplo: através de Grupo de Trabalho multidisciplinar recentemente criado, a empresa está promovendo estudos relacionados ao sistema de tarifação de sua área de entrepostagem, notadamente - mas não exclusivamente - do ETSP, onde reside atualmente a maior geração de caixa da empresa, representando cerca de 65% das entradas operacionais de caixa (considerando o TPRU e o Reembolso das Despesas Operacionais pagas pelos permissionários). De outro lado, a Companhia também está desenvolvendo estudos no sentido de avaliar diferentes alternativas legais de geração de receita, através do uso de sua infraestrutura física instalada (de armazenagem e de entrepostagem). São exemplos de estudos em andamento: a viabilização do uso dos instrumentos de concessão (instrumento este não utilizado atualmente pela Companhia); o uso de espaços livres eventualmente existentes nos entrepostos da capital e interior (para colocação de painéis publicitários, ou outros usos); a prestação de serviços de armazenagem à empresas diretamente ligadas às comodities em expansão (açúcar, p. ex.) e, estudos relacionados à prestação de serviços de armazenagem para a Receita Federal, entre outros. Relativamente à constatação da CGU (item do relatório) cabe acrescentar: O orçamento para o exercício de 2005 previu, na rubrica demais dispêndios correntes, o pagamento de R$ 8,5 milhões cuja finalidade seria a de fazer frente ao pagamento de passivos em geral (tanto os vencidos, quanto, e, sobretudo, os trabalhistas decorrentes de acordos judiciais, depósitos judiciais e/ou arrestos promovidos pela Justiça Trabalhista); Previu ainda, o desembolso estimado de R$ 8,1 milhões na rubrica Investimentos ; Como contrapartida de ambos, e para fazer frente ao pagamento de ambos, ficando no campo das previsibilidades, foi prevista no orçamento uma entrada de caixa de R$ 17,5 milhões, na rubrica Alienação de imóveis ; Com isso, no campo das previsibilidades, ter-se-ia um equilíbrio entre as receitas operacionais e as saídas operacionais, assim como, também, um equilíbrio entre as saídas de caixa para investimento e passivos em geral e as entradas por alienação de imóveis. Todavia, na realidade agora observada do que ocorreu no exercício de 2005, temos o seguinte quadro: Os investimentos realizados, por força do apertado fluxo de caixa, ficaram em somente R$ 2,1 milhões, enquanto que o pagamento de passivos exclusivamente trabalhistas atingiu o montante de R$ R$ 6,8 milhões. A entrada de caixa, por alienação de imóveis, foi de R$ 4,3 milhões, não sendo, desse modo, suficiente para cobrir os desembolsos com as duas rubricas inicialmente previstas; No campo das receitas e despesas operacionais, verificou-se um superávit de R$ 5,1 milhões, que acabou absorvido pela necessidade de cobertura dos desembolsos citados no item anterior, e uma sobra de caixa, que não foi suficiente, porém, para a amortização do IPTU. ANALISE DA JUSTIFICATIVA: A questão relativa aos débitos trabalhistas, que em princípio seriam de responsabilidade do Governo do Estado de São Paulo já perdura por vários anos, sem que sejam tomadas as medidas necessárias para a sua solução. Tal fato tem 10

11 contribuído com grande força para o desequilíbrio financeiro da empresa. É imperativo que se defina a responsabilidade real por tais débitos e, prevalecendo a responsabilidade do Governo de São Paulo, que a atual gestão busque junto aos setores competentes do Governo Federal o respaldo necessário para acionar a Fazenda do Estado de São Paulo, no que diz respeito a sua responsabilidade pelos débitos trabalhistas gerados no período anterior a transferência da companhia para o controle da União. RECOMENDAÇÃO: É necessário e urgente que a Ceagesp estabeleça ações e providências que busquem o equilíbrio financeiro e de seu fluxo de caixa, quer seja através de uma política de recomposição da receita e/ou redução de suas despesas correntes, quer por meio do aporte de recursos pelos controladores, de forma a equilibrar sua estrutura de capital. 5 GESTÃO FINANCEIRA 5.1 SUBÁREA - RECURSOS REALIZÁVEIS ASSUNTO - CONTAS A RECEBER CONSTATAÇÃO: (033) DESCONTROLE DAS CONTAS A RECEBER JUNTO AO GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO O balanço encerrado em apresenta um saldo desses créditos no montante de R$ ,50 sendo: R$ ,48 conta referentes aos processos em andamento, e R$ ,02 conta referentes aos processos encerrados. No balancete de o saldo referente aos processos em andamentos continua igual. Porém, o saldo referente aos processos encerrados passou para R$ ,84, sem que houvesse uma explicação para esse aumento. Isso representa uma clara inconsistência, uma vez que o processo encerrado deveria necessária e concomitantemente ser baixado da conta processos em andamento. Ou seja, se foi encerrado deveria ser porque estava em andamento. No relatório da auditoria interna nº.019 de Julho/05 são apontadas diversas incorreções na conta processos encerrados - bem como em outras, demonstrando, mais uma vez, a necessidade URGENTE de uma reconciliação dessa e outras contas contábeis, para que reflitam o real valor dos créditos e débitos. Por exemplo, são listados nesse relatório 225 processos não localizados, perfazendo o montante de R$ ,66, contabilizados na conta Processos Encerrados. A título de teste solicitamos uma pequena amostra de 10 desses 225 processos mencionados sendo que apenas 2 foram localizados. Isso demonstra que o problema ainda não foi solucionado. Parte do problema decorre, além de uma total falta de controles, do fato de ainda não ter, sequer, um sistema de arquivo minimamente organizado com um funcionário designado responsável. ATITUDE DO(S) GESTOR(ES): Não havia sido tomado providências efetivas no sentido de se equacionar o problema. CAUSA: Indefinição clara da responsabilidade sobre tais passivos no processo de transferência do controle do estado para a união e inação por parte da Ceagesp no sentido equacionar o problema junto aos órgãos competentes. 11

12 JUSTIFICATIVA: Em 11/05/2006, através do Ofício nº 003/2006/AUDIN, a CEAGESP informou que: 1) O balanço encerrado em apresenta, em relação ao Governo do Estado de São Paulo as seguintes contas ativas e passivas e respectivos saldos: Realizável à Longo Prazo: Depósitos Judiciais Outros Valores Exigível à Longo Prazo: Provisão para Contingência R$ mil R$ mil R$ mil Como já mencionado em resposta a outro item deste caderno de providências, durante a segunda metade do 2 o. semestre de 2005, a direção da empresa, em atendimento à recomendação da CGU, atribuiu à ASJUR e a um Grupo de Trabalho multidisciplinar, que foi criado internamente, o objetivo de realizar um trabalho de levantamento de todos os processos judiciais da empresa, tanto os encerrados relacionados ao Governo do Estado de São Paulo, quantos os em andamento, tendo em vista a organização documental e a conciliação dos saldos da conta a receber do Governo Paulista, da conta de provisões trabalhistas e da conta de depósitos judiciais. O resultado do trabalho deu-se com o levantamento e indicação de todos os processos judiciais - trabalhistas no caso - relacionados ao Governo do Estado de São Paulo. Integram a listagem de processos, tanto os processos em aberto/andamento quanto os encerrados, na data base de 31/12/2005, assim como, também, todos os depósitos judiciais existentes e relacionados a estes processos. O trabalho de conciliação contábil dos valores levantados pelo Grupo de Trabalho está tendo continuidade na esfera da DEFIN/SEACC. Do mesmo modo, a DEFIN/SEACC trabalha para manter permanentemente atualizado e conciliado o registro dos novos valores relacionados às contas envolvendo o Governo do Estado de São Paulo. 2) A partir do trabalho realizado pelo Grupo de Trabalho, a AUDIN está, independentemente das áreas diretamente envolvidas no assunto, tais como DEFIN/SEACC e ASJUR, também cuidando de preservar uma cópia da documentação relacionada a valores a receber envolvendo o Governo do Estado de São Paulo. Em atenção à citação sobre indefinição da responsabilidade sobre os passivos e inação da CEAGESP, esclarecemos abaixo algumas ações objetivando equacionar o problema: 1.) AGU distribuído processo administrativo ( //2006-8) junto à AGU, em 26/01/06 identificando que a dívida proveniente das reclamações trabalhistas de responsabilidade do Estado de São Paulo, suportada pela CEAGESP, indicam tratar-se de interesse da União, que merece ressarcimento por meio de ação junto ao STF. 2.) Impetração de MS em face da Secretaria da Fazenda Estadual, considerando as negativas de inclusão em folha das aposentadorias determinadas pelos Juízes 3.) Requerimento de inclusão no pólo passivo da Fazenda Estadual nos processos novos, haja vista que o enunciado do TST que não permitia tal pedido foi revogado. ANALISE DA JUSTIFICATIVA: Verificamos que de fato foi implantado Grupo de Trabalho para levantamento de informações relativas a processos judiciais, com vistas a identificação de documentos faltantes e identificação dos depósitos judiciais. Entretanto o trabalho desse grupo não se encontrava concluído, havendo necessidade de levantamento de documentos juntos às varas trabalhistas. A Unidade informa a adoção de medidas iniciais visando se ressarcir dos débitos trabalhistas decorrentes de responsabilidade do Governo do Estado de São 12

13 Paulo. Tais medidas devem ser acompanhadas com vistas a verificação de seus resultados. RECOMENDAÇÃO: Recomendamos à Ceagesp que: 1.Que a CEAGESP faça uma reconciliação de todas contas contábeis, mormente das mencionadas acima, identificando, caso a caso, sua a real situação. 2.Que seja criado um sistema organizado de arquivo para que se tenha um nível de controle adequado sobre esse e outros tipos de processos CONSTATAÇÃO: (034) FALHAS NA ORGANIZAÇÃO DO SISTEMA DE CONTAS A RECEBER, A PAGAR E TESOURARIA As duas primeiras áreas são agrupadas sob uma mesma supervisão, ficando a tesouraria com uma outra chefia. Todavia não há uma definição clara da responsabilidade de cada setor. Há uma certa confusão nas atribuições, fazendo o contas a pagar apenas a preparação dos processos para posterior execução do pagamento pela Tesouraria. É uma clara disfunção, uma vez que a atividade de Contas a Pagar deve incluir todo fluxo, desde a conferência e registros dos documentos a serem pagos até o pagamento em si, além das outras funções correlatas. Em não se justificando a existência de três setores distintos de Contas a Receber, Contas a Pagar e de Tesouraria, seria mais correto e funcional a Tesouraria englobar a área de Contas a pagar, uma vez que são atividades complementares. E não juntar-se o Contas a Pagar e Contas a Receber como é hoje. Até mesmo fisicamente essa estrutura gerou uma certa anomalia, haja vista o fato de funcionários do Contas a Pagar ficarem fisicamente na Tesouraria. Meramente porque, em termos práticos, seus trabalhos têm mais correlação com esse departamento. CONTAS A RECEBER Os problemas já apontados em auditorias anteriores continuam existindo. Notadamente a inexistência de Relatório de Localização e Cobrança; Controles na cessão de espaço deficientes; Cadastro de Permissionários não devidamente atualizado e unificado. Com isso fica comprometida a emissão e controle dos boletos de cobrança. Há um excessivo volume de Contas a Receber em Atraso. Somente os créditos vencidos há mais de 180 dias remontavam aproximadamente R$1.5 Milhão em , de um total de R$ ,93 de Contas a Receber de Clientes. Não há um critério definido para a baixa e provisão para devedores duvidosos, ou ainda sobre quais providências, procedimentos e prazos visando a uma possível cobrança judicial e/ou requisição da devolução do espaço, em função de eventual não pagamento. ATITUDE DO(S) GESTOR(ES): As atitudes tomadas têm sido pouco eficazes na correção dos problemas, e pouca importância tem sido, de fato, dada a essa falta de regras claras e definidas. CAUSA: Descontrole do sistema de contas a pagar/tesouraria. JUSTIFICATIVA: Em 11/05/2006, através do Ofício nº 003/2006/AUDIN, a CEAGESP informou que: A recomendação esta sendo acatada, inclusive no que se refere à reestruturação dos setores mencionados. A Empresa está revendo as Normas Internas que regulam esta matéria. Na resposta ao item mencionamos as Normas que estão atualmente em vigor e resumimos os principais procedimentos 13

14 adotados, os quais estão sendo revisados, se necessários, inclusive os prazos atualmente praticados. Além disso, ajustes de procedimentos foram previstos e estão sendo incorporados nos novos Sistemas Compiere e EMPRESA ST que estarão sendo implantados em breve, em substiuição aos Sistemas Prolan e SGA, tais como cadastro único e o controle unificado do contas de receber. Por oportuno, já que a constatação da CGU faz referência a existência de débitos vencidos há mais de 180 dias em 31/08/05, permitimo-nos esclarecer: Apesar da existência dos procedimentos descritos na resposta ao item , que são os praticados pela Empresa, há que se registrar a existência de débitos acima de 6 meses no Contas a Receber de Clientes, não tendo, ainda, sido transferidos para a cobrança judicial. Tais débitos, no valor arredondado de R$ mil, em 31/12/05, são oriundos de exercícios (muito) anteriores, ainda decorrentes da implantação do sistema contábil Prolan, o qual, desde sua implantação, e ao longo de toda a sua utilização, têm apresentado inúmeros problemas e falhas. Tais valores, todavia, continuam sendo, na medida do possível, analisados pela Empresa, visando identificar sua origem e exatidão de modo a permitir uma correta tomada de decisão administrativa. ANALISE DA JUSTIFICATIVA: Reafirmamos a necessidade de que seja dada solução quanto à correta distribuição das competências das áreas envolvidas. Em relação aos débitos existentes no Contas a Receber, que a empresa proceda a esforços para identificação da sua origem e posterior cobrança. RECOMENDAÇÃO: É urgente que a Companhia melhore os controles dos recursos a receber, estabelecendo um sistema eficiente de identificação e cobrança dos devedores, e ainda quais providências deverão ser tomadas após determinados prazos, em caso de insucesso. Vale ressaltar que estas e outras providências já foram objeto de recomendações de auditorias anteriores e ainda da Auditoria Externa. 5.2 SUBÁREA - RECURSOS EXIGÍVEIS ASSUNTO - CONTAS A PAGAR CONSTATAÇÃO: (035) ORGANIZAÇÃO CONFUSA DO SISTEMA DE CONTAS A PAGAR/TESOURARIA Esse setor, que como visto, se divide em duas áreas distintas, não possui um manual de normas e procedimentos, sobretudo que defina claramente qual a rotina que deve ser seguida antes de qualquer pagamento; que identifique clara e objetivamente quais níveis ou pessoas podem autorizar pagamentos, quais são as assinaturas necessárias ou obrigatórias e qual documentação mínima exigida. A rigor, no caso de compras, cada departamento responsável pela despesa/compra solicita o pagamento através do Formulário de AUTORIZAÇÃO DE COMPRA E PAGAMENTO, devendo este, em tese, ser também assinado por outras áreas, inclusive a financeira. Em tese porque não há nem uma definição formal de quem tem autoridade para autorizar, nem na prática sequer os procedimentos definidos informalmente ou pelo conjunto de normas e procedimentos, são seguidos. Ora não se apresenta documento essencial como Nota Fiscal e certidões, ora não tem todas assinaturas que deveriam ser exigidas. É o próprio funcionário do Departamento de Contas a pagar, encarregado de fazer a programação dos pagamentos que faz uma avaliação se a documentação que lhe chega às mãos é suficiente ou não. Normalmente exige a NF e a Autorização de Compra e Pagamento e, com base na sua experiência e conhecimento de cada área conclui se a pessoa que autorizou teria poderes para tal ou se é necessário alguma outra assinatura. Quando a compra é feita via SECOM (setor de Compras) o pagamento é feito com base na ficha de Compra Direta e entrada de material. 14

15 É crítico pois, que se estabeleça urgente um procedimento mínimo a ser seguido antes que qualquer pagamento seja efetuado e, sobretudo, que este tal procedimento seja obedecido. Por exemplo que nível hierárquico deve ser exigido acima de determinado valor et, e quem, além do próprio departamento interessado precisa também autorizar. No tocante aos pagamentos de Compras existe um formulário denominado Autorização de Compra e Pagamento ficando, pois, o pagamento automaticamente autorizado no momento que se autoriza a compra. Esse procedimento não representa uma forma segura de controle e deve ser modificado. É recomendável que sejam feitos dois processos distintos: um autorizando a compra e outro autorizando o pagamento, para que se tenha um melhor controle sobre o que se está pagando efetivamente. Isso porque nem sempre a autorização da compra tem um valor definido. Irá depender das tomadas de preço o que obriga que a autorização do pagamento seja sempre pelo valor máximo previsto. Por exemplo, no processo de pagamento nº a autorização de compra e pagamento previa o valor de R$2.040,00. Porém, a compra foi feita por R$1.540,00. Selecionamos uma pequena amostra de 30 (trinta) processos de pagamento efetuados durante o período examinado (01.01 a ). Desse total mais de 50% apresentou algum tipo de falha, demonstrando a precariedade e falta de critérios, sobretudo de respaldo documental, com que os pagamentos são feitos. A título de exemplo: Processo nº Falha Não tem original da NF; Não tem carimbo de pago na cópia (2ª.vIa) que o compõe; Falta autorizações de pagamento Não tem carimbo de pago na NF Idem Não tem NF nem formulário de Autorização de Pgto Só tem NF e empenho Só tem a 4ª.via da NF Não tem NF ou qualquer autorização de pagamento. Só declaração do responsável da área atestando o serviço Só 3ª.via da NF (falta 1ª.via) Os valores a serem pagos estão preenchidos a lápis Autorização não tem assinatura da unidade demandante do serviço Falta autorização de pagamento Não tem NF Não tem qualquer autorização de pagamento. Só o empenho Não tem NF. Nem autorização de pagamento. Além disso o processo de nº que compunha a amostra simplesmente não foi localizado. É importante ressaltar que tais sugestões não significam burocratizar os processos, mas sim, a introdução de procedimentos mínimos de controle que podem evitar graves falhas. Embora exista um departamento fiscal, é o próprio funcionário do Contas a Pagar que calcula os tributos de cada nota fiscal ( sobretudo ISS e INSS e principalmente nos pagamentos feitos via SIAFI). O controle é feito de forma extremamente precária, sendo apenas grampeada a fita da máquina calculadora com os respectivos valores dos tributos na nota fiscal correspondente. Sequer um carimbo com esses valores é colocado na respectiva nota. Esse procedimento é totalmente deficiente, pois basta tal fita se desprender da nota para que não se saiba se os tributos foram ou não calculados e teve o respectivo pagamento programado. É pois, uma fragilidade no controle. Não há também um do roteiro pré-estabelecido que as Notas Fiscais devem e precisam seguir. Como, por exemplo, quanto tempo pode se passar entre a entrada 15

16 na Ceagesp até chegada destas aos departamentos fiscal e/ou contas a pagar, para que se possa fazer as devidas programações; quais as conferências obrigatórias, et. Freqüentemente chegam ao Departamento Fiscal sem o devido tempo hábil para este fazer o cálculo e recolhimento dos tributos tempestivamente. Com isso é comum o recolhimento fora do prazo, gerando multas e penalidades. ATITUDE DO(S) GESTOR(ES): As atitudes tomadas têm sido pouco eficazes na correção dos problemas, e pouca importância tem sido, de fato, dada a essa falta de regras claras e definidas. CAUSA: Descontrole do sistema de contas a pagar/tesouraria. JUSTIFICATIVA: Em 11/05/2006, através do Ofício nº 003/2006/AUDIN, a CEAGESP informou as providências relativas às recomendações efetuadas no relatório : 1. Nunca foi pago e continuará não sendo pago compras ou serviços sem a devida via original da NF. Por oportuno, convêm esclarecer que a NF original, que contempla RETENÇÃO/RECOLHIMENTO DE IMPOSTOS, fica arquivado na Seção Fiscal 2. Está sendo criada através de normativo interno. 3. Também está sendo definida a responsabilidade através de normativo interno. 4. Atendido. Já providenciado. 5. Está sendo criada através de normativo interno. 6. Atendido. Já providenciado ANALISE DA JUSTIFICATIVA: Quando dos trabalhos de Avaliação da Gestão de 2005 solicitamos alguns pagamentos realizados no ano de 2006 onde verificamos que a inexistência dos carimbos recomendados nos itens 4 e 5, os quais são informados como atendidos pela CEAGESP. Assim mantemos a recomendação efetuada a Unidade. RECOMENDAÇÃO: Recomendamos à Ceagesp que: 1.Que, em hipótese alguma, se efetue o pagamento de compras e serviços sem a via original da NF 2.Que seja criada uma rotina e definida a responsabilidade pelo cálculo dos tributos 3.Que tal responsabilidade não seja de quem irá efetuar a programação dos pagamentos. 4.Que se que coloque um carimbo na NF com o valor calculado de cada tributo, bem com a assinatura do funcionário responsável por este cálculo. 5.Que seja criada uma rotina e sistemática que leve ao conhecimento do departamento fiscal e financeiro a existência de qualquer NF, no momento que esta dê entrada na CEAGESP.. 6.Que quando do pagamento seja colocado um carimbo de Pago em na NF INFORMAÇÃO: (036) Em a conta Provisão para Contingências Trabalhistas de Terceiros apresentava saldo de R$ ,81, saldo este referente a passivo trabalhista de empresas contratadas para prestar serviços e que não honraram, parcial ou totalmente, suas obrigações para com seus empregados. Por sua vez estes acionaram a CEAGESP já que ela é, por lei, co-responsável. Isso demonstra não só a falta de cuidados na escolha destes prestadores mas também uma enorme falha no acompanhamento do cumprimento por estes fornecedores para com suas obrigações empregatícias; acompanhamento este que deveria ser obrigatório e constante, para se evitar tais prejuízos. Segundo nos foi informado os valores acima referem-se basicamente a passivos com as empresas EMPRESA CP e EMPRESA CL, as quais entraram em processo 16

17 de falência, sendo, pois, as possibilidades de ressarcimentos dos prejuízos pela CEAGESP praticamente nulas. 6 GESTÃO PATRIMONIAL 6.1 SUBÁREA - INVENTÁRIO FÍSICO E FINANCEIRO ASSUNTO - EXISTÊNCIAS FÍSICAS CONSTATAÇÃO: (011) INEXISTÊNCIA DE INVENTÁRIO FÍSICO DOS BENS PATRIMONIAIS. O último inventário patrimonial, realizado na Ceagesp, ocorreu no ano de 2002, conforme informado pela empresa. Durante o ano de 2004, foram realizados levantamentos físicos dos bens móveis existentes em cada setor/unidade, para o qual foram dispensadas várias formalidades exigidas para a caracterização de um inventário de bens. Quando da realização dos trabalhos de levantamento, foram solicitados que cada responsável pelo patrimônio dos setores/unidades da capital e interior, apresentasse relação dos bens sob sua guarda. Não houve nomeação de comissão de inventariante e portanto não existe relatório conclusivo sobre a localização ou não dos bens registrados contabilmente. Ressaltamos, ainda, que neste processo não foi observado o princípio da segregação de funções, entre o responsável pelo patrimônio e as pessoas incumbidas da realização de sua conferência e nem se procedeu, na ocasião, à conferência com os registros contábeis, procedimento este que só foi realizado posteriormente pelo Departamento Financeiro - DEFIN e não concluído até a realização dos trabalhos de auditoria. Em relação aos bens imóveis, verificou-se que a Assessoria Jurídica ASJUR realiza acompanhamento quanto à situação jurídica dos imóveis da Ceagesp. Entretanto, registramos a inexistência de inventários de bens imóveis. A Ceagesp não possuí normativo que discipline a realização de inventário físico de bens móveis e imóveis. Após a realização dos trabalhos de Acompanhamento da Gestão 2005 a CEAGESP ATITUDE DO(S) GESTOR(ES): Não realização de inventário de bens. CAUSA: Ausência de normativo que discipline a realização de inventário de bens móveis e imóveis. JUSTIFICATIVA: Neste exercício, já solicitamos ao Departamento de Armazenagem DEPAR e Seção de Atendimento e Expediente dos Entrepostos do Interior SAEXI, responsáveis pelos Ceasas do interior, que nos enviem relação de funcionários para serem os inventariantes, os quais serão responsáveis pelo levantamento físico dos bens, a ser encaminhado à Matriz e posterior assinatura dos gerentes responsáveis. Com estas medidas, teremos o inventário físico dos bens no encerramento deste exercício. Na matiz já estamos solicitando aos Departamentos indicação de nomes para inventariantes. Em 11/05/2006, através do Ofício nº 003/2006/AUDIN, a CEAGESP apresentou as seguintes informações relativas às recomendações efetuadas por ocasião da Auditoria de Acompanhamento do ano de 2005: a) A Norma está sendo elaborada pelo setor competente da Companhia, prevendo, entre outras coisas, a realização de um inventário físico anual. Quanto ao controle de transferência de bens, encontra-se em fase de estudos para execução eletrônica via sistema Workflow. 17

18 b) Ver resposta ao item Os casos de baixa, eventualmente existentes, serão submetidos à Diretoria/Conselho para as providências que couberem. c) Já foi encaminhado e os novos termos de responsabilidade estão chegando de volta à Seção de Controle Patrimonial, faltando ainda alguns. d) Estará sendo observado, até que a nova Norma, em fase de elaboração, seja implementada. ANALISE DA JUSTIFICATIVA: As informações apresentadas apontam para a busca de solução para o problema relatado. Entretanto, tendo em vista o andamento dos trabalhos, deverá ter acompanhamento futuro para verificar a sua implementação. Mantemos a recomendação. RECOMENDAÇÃO: Recomendamos que: a) baixe normativo relativo à realização de inventário de bens patrimoniais na empresa; b) realize inventário de bens moveis e imóveis, procedendo aos acertos necessários, sem prejuízo da apuração da responsabilidade por eventuais desaparecimentos de bens; c) após o término do inventário sejam expedidos novos termos de responsabilidade, devidamente atualizados; d) se observe fielmente a Norma nº AD-0013 que orienta sobre a transferência de bens. 6.2 SUBÁREA - BENS IMOBILIÁRIOS ASSUNTO - BAIXAS DE IMOBILIÁRIOS CONSTATAÇÃO: (012) DESCUMPRIMENTO DE CLÁUSULA CONTRATUAL DE VENDA DE IMÓVEL Encontram-se nos planos da Ceagesp a alienação de vária unidades, classificadas como deficitárias e/ou desativas. Na Reunião do Conselho de Administração, de 24/09/2004 foram aprovadas a alienação de vinte e quatro imóveis a saber: armazém de Adamantina/SP; armazém da Barra Funda (São Paulo); armazém/silo vertical de Barretos/SP; armazém/silo metálico de Itápolis/SP; armazém da Móoca (São Paulo); Armazém de Paraguaçú Paulista/SP; armazém/coliseu de Santos/SP; armazém/silo de São Manuel/SP; armazém/silo de Taquarituba/SP; armazém de Vila Anastácio (São Paulo); frigorífico de Araçatuba/SP; frigorífico de Bauru/SP; frigorífico de Botucatu/SP; frigorífico de Ribeirão Preto/SP; terreno de Campinas/SP; armazém/silo vertical de Assis/SP; armazém de Itirapina/SP; armazém/silo vertical de Ituverava/SP; armazém de Pirajuí/SP; armazém de Franca/SP; armazém Cruzeiro de Santos/SP; frigorífico de Catanduva/SP; frigorífico de Sorocaba/SP. Durante o decorrer do ano de 2005, até o início dos trabalhos de auditoria, a Ceagesp havia procedido à licitação com vistas à alienação de dezesseis imóveis. Destas apenas duas foram concluídas e uma após a sua revogação foi alienada por venda direta. As demais licitações foram declaradas desertas (doze) e uma fracassada. As alienações, realizadas mediante licitação na modalidade Concorrência, foram precedidas de avaliação realizada pela Caixa Econômica Federal-CEF. Conforme relatado no item a contratação a alienação de imóveis, não foi precedida de autorização do Conselho Nacional de Desestatização. Não obstante, realizaremos análise da execução desses procedimentos. Os imóveis alienados, no ano de 2005, e respetivas impropriedades observadas foram: I) Frigorífico localizado no município de Bauru/SP. 18

19 Imóvel avaliado pela CEF, por R$ ,09, em 23/07/2004. O edital de Concorrência nº 38/04 previa o valor mínimo de alienação de R$ ,09. Foi alienado à pessoa física PESSOA JV, pelo valor proposto de R$ ,00 a ser pago com sinal de 30% a vista e o restante em 30 parcelas, com correção anual pelo Índice Nacional de Preços ao Consumidor - INPC. O sinal foi pago em 22/03/2004. O contrato firmado com o adquirente, em 23/03/2005, previa a entrega do imóvel livre e desocupado, no prazo de 60 dias a partir da data de assinatura do contrato. Entretanto, no local, além da empresa que operava o frigorífico e que procedeu à desocupação do imóvel, há no local um trailler para venda de lanches, cujo o proprietário se recusou a se retirar do imóvel. A Auditoria Interna AUDIN da Ceagesp realizou trabalho de apuração, tendo como objetivo verificar a situação em que se encontra o trailler instalado no frigorífico e levantamento dos pagamentos efetuados a título de Termo de Permissão Remunerada de Uso TPRU, consubstanciado em Relatório de 17/08/2005. Da leitura do Relatório, extraímos as seguintes informações: a) através de concorrência pública 003/97, a permissão de uso da unidade frigorífica de Bauru foi concedida a EMPRESA SP, contrato datado de 24/10/1997, com vigência de 12 meses, com remuneração mensal de R$ 5.151,51, prevendo para a permissionária a obrigação de não transferir, ceder ou emprestar, no todo ou em parte, o local objeto da permissão remunerada de uso à terceiro ; b) em 01/02/1998 foi firmado termo aditivo assegurando à permissionária o direito em subcontratar com terceiros, com finalidade exclusiva de cessão de usos temporários do espaço físico objetos da presente contratação. c) a permissão de uso cessou em 23/10/1998, havendo a informação de que a permissionária devia vários meses de remuneração, entretanto, de fato, a extinção do contrato somente teria se concretizado em março de 1999, após cinco meses do prazo estipulado em contrato; d) foi determinada a abertura de processo emergencial para a unidade frigorífica de Bauru, aprovado em Ata de Reunião de 02/02/1999, pela remuneração mensal de R$ 1.200,00, para a EMPRESA JF, com data retroativa para 24/10/1998. Tal medida teria sido ratificada pela 15ª Reunião da CEPAAV Comissão Especial para Atribuição de Áreas Vagas, em 02/07/1999, autorizando a empresa a explorar a área do frigorífico apenas mediante TPRU, desconsiderando o processo emergencial e posterior processo licitatório para atribuição da área. e) Anteriormente a realização do processo licitatório, em 13/05/1997, a Unidade Frigorífica de Bauru, por autorização do Sr. FUNCIONÁRIO GV Gerente de Departamento de Entrepostos, na época, permitiu a instalação do trailler (lanchonete) instalado em 03/10/1997, pela EMPRESA VB, pelo valor de locação de R$ 300,00. A cessão da área teria sido realizada em desconformidade as normas e procedimentos da Ceagesp, sem a realização de contrato de TPRU, apenas com a emissão de recibo para pagamento; f) Durante os trabalhos da AUDIN, em pesquisa junto a Seção de Contas a Pagar e Cobranças SECOT, teria sido localizado um único pagamento, referente ao mês de outubro/1997, realizado em 03/11/1997, inexistindo registros de outros pagamentos relativos a área ocupada pelo trailler. g) Não teria sido localizada qualquer solicitação, realizada pela Ceagesp, para que a EMPRESA VB desocupasse o local, quando da permissão de uso do frigorífico, em novembro de 1997; h) Em data não informada do Relatório, a EMPRESA VB teria repassado a exploração da atividade comercial para EMPRESA SD, a qual permanece ocupando a área e se recusa a deixar a área. i) O Sr. PESSOA JV já teria ocupado o imóvel, mas diante da recusa da empresa que explora o trailler em deixar o local não teria outorgado a carta de ocupação do imóvel, permanecendo a Ceagesp como responsável pelo imóvel. j) A AUDIN alerta, em seu Relatório, para a possibilidade de conseqüências graves para a Ceagesp diante ao descumprimento de clausula contratual de 19

20 entrega do imóvel livre e desocupado, cujo prazo de 60 dias já se expirou, emitindo a seguinte recomendação: Recomendamos que seja providenciada o mais breve possível a retirada da EMPRESA SD (Trailler), da área ocupada sobre as dependências da unidade frigorífica de Bauru, uma vez que a mesma já foi vendida e o proprietário já efetuou o pagamento da primeira parcela estipulada em contrato, tendo o direito, portanto, a posse por completa da unidade. Essa demora para a retirada do referido Trailler, poderá acarretar ônus para a CEAGESP, visto que já tiveram algumas ocorrências de furto de materiais, que lá se encontravam, podendo recair a responsabilidade sobre a CEAGESP, com uma possível restituição dos valores referentes aos materiais furtados. k) Quanto à instalação irregular do trailler a AUDIN emitiu a seguinte recomendação: Ademais, recomendamos ainda, que sejam apuradas pelas áreas responsáveis as eventuais irregularidade e responsabilidades a respeito dos procedimentos adotados para a disponibilidade da forma que foram utilizadas para o aluguel da referida área (instalação do Trailler) para a EMPRESA VB, posteriormente repassada para a EMPRESA SD. l) A AUDIN recomendou, ainda, a apuração dos motivos que levaram a redução do valor cobrado a título de remuneração pela unidade frigorífica de Bauru, de R$ 5.151,51, na primeira permissão de uso, para R$ 1.200,00 na segunda permissão, resultando redução em um percentual de mais de 300% do valor da remuneração. m) O Relatório da AUDIN foi encaminhado a Assessoria Jurídica ASJUR que em Parecer, emitido em 22/09/20005, afastou eventual responsabilidade da Ceagesp sobre eventuais furtos ocorridos no imóvel, tendo em vista que embora não lavrado o respectivo termo de posse do imóvel, o adquirente já se encontra de fato na posse do imóvel. n) A ASJUR solicita em seu Parecer que a Seção de Atendimento e Expediente dos Entrepostos do Interior SAEXI, demonstre a inexistência de meios administrativos para remoção do Trailler para que se possa providenciar a propositura de ação de reintegração de posse. No Parecer emitido pela ASJUR é apresentado, ainda, o seguinte entendimento a cerca de eventual apuração de responsabilidades: Todavia, é de se ressaltar que, o lapso de tempo decorrido, isto é, entre a ocorrência dos fatos e a sua apuração, representa uma dificuldade aos trabalhos do Colegiado, além de prejudicar a aplicação de qualquer medida punitiva aos responsáveis, porquanto, poder-se-á invocar a prescrição, sem prejuízo, é claro, do ressarcimento aos cofres da CEAGESP, pelo prejuízo causado e que deve ser devidamente apurado. (grifo nosso) Entendemos que a alegação de prescrição, aludida pela ASJUR, é inoportuna, diante se quer da determinação de instauração de procedimento apuratório. A decisão sobre a eventual ocorrência de prescrição compete a autoridade julgadora, que orientado pela Assessoria Jurídica, deverá declarar a ocorrência quando de seu julgamento. Entretanto, não deve tal argumento interferir no procedimento apuratório e nem na formação de juízo pela Comissão designada para os trabalhos. II) Unidade Armazenadora de Itápolis/SP Imóvel avaliado pela CEF, por R$ ,00, em 12/08/2004. Foi alienado à Prefeitura Municipal de Itápolis/SP. A Ceagesp editou o Edital de Concorrência nº 045/04, prevendo o recebimento e abertura das propostas para o dia 08/04/2005. Tal Edital estipulava como valor mínimo de alienação R$ ,09. Em 25/02/2005 a Prefeitura de Itápolis editou o Decreto nº 3.414, declarando de utilidade 20

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