ANÁLISE DA ADEQUAÇÃO DE UM ERP LIVRE A UMA EMPRESA BRASILEIRA

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1 ANÁLIE DA ADEQUAÇÃO DE UM ERP LIVRE A UMA EMPREA BRAILEIRA Rafaela Mantovani Fontana (UFPR) Luis Claudio Moreira de Lima (UFPR) Fabio Pacheco Machado (UFPR) Anderson Fernando da Cruz Krainski (UFPR) Juliana Misugi (UFPR) A utilização de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) livres e de código aberto tem se tornado uma alternativa viável para micro e pequenas empresas, visto que eles possuem funcionalidades já implementadas que podem atender a suas neccessidades de negócio e apresentam facilidades como adaptabilidade crescente, dependência decrescente de um único fornecedor e custo reduzidos. Este estudo apresenta uma análise de um sistema ERP livre, o Tiny ERP, com base nas necessidades de uma pequena empresa de móveis. A partir dos requisitos levantados junto à empresa, os módulos do software foram analisados, do ponto de vista funcional, para identifição das funcionalidades atendidas. Como resultado, verificou-se que muitas das necessidades da empresa já são atendidas pelo software, o que pode tornar sua implantação viável, frente a outras soluções de sistemas ERP disponíveis atualmente. Palavras-chaves: istema ERP, software livre, UML

2 1. Introdução O projeto PRONUX, em desenvolvimento pela PUCPR e pela UFPR, com apoio do CNPQ, propõe o desenvolvimento de modelos de referência de processos de gestão para micro e pequenas empresas, bem como a criação de um sistema integrado de gestão da produção (ou, sistema ERP Enterprise Resource Planning) que contemple os conceitos observados por tais modelos. A base conceitual do projeto considera a organização como um sistema complexo e a caracterização do nível de maturidade como um elemento fundamental para a implantação do sistema de informação (FONTANA et. al., 2008). Tanto ERPs proprietários quanto de código aberto envolvem implementações complexas que geralmente requerem mudanças nos processos organizacionais e/ou adaptações das funcionalidades do ERP. Por isso, considerar-se a utilização de um software de código aberto pode trazer vantagens como adaptabilidade crescente, dependência decrescente de um único fornecedor e custo reduzidos (ERRANO & ARRIEGI, 2006). É significativa a quantidade de sistemas ERPs livres presentes no mercado atualmente. egundo errano & arriegi (2006), o ERP livre mais conhecido atualmente é o Compiere, criado em No entanto, outras grandes iniciativas existem na mesma área: o ERP5, o OpenBravoERP, Fisterra, OFBiz, WebERP, Tiny ERP, entre outros. O projeto Pronux adotou o software Tiny ERP como um sistema de referência, que será adaptado às necessidades de uma empresa de pequeno porte brasileira. e comparado ao Compiere e ao ERP5, o Tiny ERP é de pequeno porte, mas possui as funcionalidades essenciais nos módulos de gerenciamento com clientes, gerenciamento de vendas, compras, contabilidade e financeiro, gerenciamento de projetos, inventário, marketing, produtos, produção e manufatura e recursos humanos, entre outros (TINY, sd). Este artigo apresesenta a etapa inicial desta adaptação do software livre, em que é necessário se identificar quais das necessidades da empresa são contempladas no software para, em uma etapa posterior, planejar e realizar as alterações necessárias para adaptação. A empresa cujo processo produtivo foi analisado é uma pequena empresa de móveis de Curitiba (PR), que revende produtos prontos e manufaturados por fábrica própria. erão contemplados no sistema ERP os processos de vendas, controle de estoque, e ordens de fabricação. 2. Metodologia Este estudo pode ser classificado como uma pesquisa descritiva, por ter por objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno, ou então, o estabelecimento de relações entre variáveis (GIL, 2002), pois, procura-se, com ele, determinar a relação existente entre as necessidades da empesa e as funcionalidades providas pelo software Tiny ERP. A partir de um estudo de caso de uma empresa de móveis, utilizou-se a UML (Unified Modeling Language) para definição do processo de negócio atual e dos requisitos desejados do software. A UML é uma linguagem para especificação, visualização, construção e documentação de artefatos de sistemas de software. Ela define diagramas estruturais e dinâmicos. Entre os estruturais, pode-se citar o diagrama de classes, de objetos, de componentes, de pacotes, de implantação e de estrutura composta. Entre os dinâmicos estão o diagrama de casos de uso, os de interação, o de atividades e o de máquina de estados (MELO, 2

3 2004). Através de entrevistas presenciais com o administrador da empresa, modelou-se o processo de negócio atual da empresa, através de um diagrama de atividades segundo proposto por Barbalho et al. (2002) e, em seguida, identificaram-se os requisitos do software através do diagrama de casos de uso. Cada funcionalidade descrita nos casos de uso foi pesquisada nos módulos ou telas do sistema Tiny ERP e classificada como: Atendida (A), Parcialmente Atendida (P) ou Não Atendida (N). Com base nesta análise, considerou-se a porcentagem de funcionalidades atendidas, em relação ao total das funcionalidades necessárias. As funcionalidades parcialmente atendidas, também foram consideradas parcialmente na porcentagem final. É importante salientar que esta análise contemplou apenas a quantidade de funcionalidades contempladas pelo software, e não a complexidade destas. A Figura 1 apresenta as etapas da pesquisa. Levantamento do Modelo de Negócio Atual Análise dos Requisitos do oftware Verificação das Funcionalidades Contempladas no Tiny ERP Consolidação do Resultado de Análise de Adequação Diagrama de Atividades (UML) Diagrama de Casos de Uso (UML) Quadro de An;alise de Adequação Formulário de An;alise de Adequação (Anexo A) 4. Modelo de Negócio da Empresa Figura 1 - Etapas da pesquisa A empresa objeto deste estudo é uma empresa de produção de móveis, localizada em Curitiba (PR), de pequeno porte, com 26 funcionários, 05 filiais e 04 lojas. Atualmente, as vendas são feitas nas lojas, que repassam os pedidos à administração, primeiramente através de e depois através de via manuscrita, onde são processadas as informações. Após o processo dessas informações, as mercadorias que devem ser entregues são repassadas ao depósito/fábrica, o que deverá ser fabricado ou o que deverá ser aguardado para entrega de fornecedores. Quando o produto estiver disponível, será então enviado ao cliente. A Figura 2 mostra a modelagem do processo. O processo de venda inicia quando o cliente vai até a loja e deseja adquirir um produto. O vendedor verifica o estoque do produto solicitado, a partir desse momento, dois processos diferentes podem ser seguidos: e houver o produto em estoque, é verificada a forma de pagamento com o cliente, se for venda a vista, o cliente poderá levar o produto ou pedir a sua entrega mediante o acréscimo de uma taxa de frete; se for venda a prazo, alguns dados serão repassados a administração para verificação de sua situação no mercado. E sendo aprovado o crédito, a venda será efetuada. e não houver o produto em estoque, será verificado com o cliente o seu interesse em aguardar a disponibilidade do produto, caso o cliente aceite aguardar, então será seguido os passos do item anterior, e será gerado um pedido para a administração para fabricação/compra do produto. Ao receber o pedido de fabricação/compra, a administração irá verificar se o produto será de revenda ou manufaturado. e for de revenda, será feito à compra junto ao fornecedor, quando o produto for recebido, será então feito o lançamento no estoque. 3

4 e o produto for manufaturado, ou seja, o produto será fabricado ou montado na fábrica da empresa, será verificado o estoque dos itens para montagem desse produto, na falta de algum desses itens, será então efetuada uma compra junto a um fornecedor. Quando o material requisitado for recebido, será então montado o produto e, após o término do processo de montagem, será feito o lançamento no estoque. Com o produto já em estoque, é então disponibilizado para entrega ao cliente, sendo emitida a nota fiscal do(s) produto(s). É efetuado o registro da venda e dado baixa no estoque. Após estes processos, é então efetivada a entrega ao cliente. 4

5 Figura 2 - Processo de Negócio da Empresa 5

6 5. Análise dos Requisitos do istema Integrado Devido o gerenciamento desta empresa ser complexo, existindo possibilidades de falhas, todas as partes da empresa necessitam estar em sintonia umas com as outras. A principal necessidade da empresa é manter um controle das atividades realizadas na empresa de uma maneira onde seja possível agilizar o processo como um todo, mantendo um controle efetivo de todas as atividades realizadas, com grande ênfase no controle da fabricação, pedidos e compras ao fornecedor. Dessa forma, os casos de uso identificados para o sistema a ser implementado na empresa compreendem os pacotes de vendas, de controle administrativo, de produtos e de compras. 5.1 Vendas Neste grupo estão relacionadas às funções relativas a vendas, como seu registro e seu controle. A Figura 3 mostra o diagrama de casos de uso de vendas, com seus respectivos objetivos: Figura 3 - Casos de Uso de Vendas a) Efetuar Vendas: Este caso de uso tem por objetivo registrar a venda do produto e fazer os devidos lançamentos relacionados a esta venda (informações do cliente, produtos, valores) automaticamente no sistema. b) Manter Pedido: Este caso de uso é responsável pelo primeiro contato com o cliente, onde serão informados os dados do cliente, relação dos produtos requeridos pelo cliente, os valores da venda, formas de pagamento e a forma de entrega, estes dados ficam armazenados no sistema como informações de pedidos realizados, independente da efetivação ou não do mesmo, ou seja, se a venda foi concluída ou não. c) Manter Clientes: Este caso de uso serve para manter o cadastro de clientes, ou seja, cadastrar, alterar, excluir informações sobre os clientes da empresa. Este caso de uso, obrigatoriamente, ativará o caso de uso Validar CPF/CNPJ. 5.2 Controle Administrativo Neste grupo estão os casos de uso que tratam de registros administrativos, com os controles de informações sobre Clientes, Fornecedores, Funcionários, etc. A Figura 4 apresenta o diagrama de casos de uso e suas respectivas descrições: 6

7 a) Manter Frete: Necessário para que se tenha registrado possíveis formas de entrega de produtos ao cliente e de que forma deverá ser cobrado este serviço adicional. b) Manter Funcionários: Este caso de uso serve para cadastrar os funcionários da empresa. Este caso de uso, obrigatoriamente, ativará o caso de uso Validar CPF/CNPJ. Figura 4 - Casos de Uso de Controle Administrativo c) Manter Fornecedores: Este caso de uso serve para cadastrar fornecedores, necessário para controle de informações da empresa sobre os seus fornecedores e agilidade em eventual necessidade de compras. Este caso de uso, obrigatoriamente, ativará o caso de uso Validar CPF/CNPJ. d) Manter Terceirizados: O objetivo deste caso de uso é o cadastro de pessoas (físicas ou jurídicas) da empresa, que realizam prestação de serviços sem ter algum vínculo trabalhista. e) Manter Filiais: Este caso de uso serve para cadastrar filiais da empresa. f) Aprovar Crédito Cliente: No caso de vendas a prazo, será feito um levantamento da situação do cliente no mercado, para somente após essa aprovação, o cliente poder efetuar a sua compra. g) Emitir Relatórios: Emissão de relatórios programados ou esporádicos, conforme a necessidade do usuário, para levantamentos de informações de consulta ou tomadas de decisão. 5.3 Produtos Neste grupo estão todas as funcionalidades referente ao cadastro e produção produtos. A Figura 4 mostra o diagrama de casos de uso do grupo e suas respectivas descrições: 7

8 Figura 5 - Casos de Uso de Produtos a) Manter Produto Manufaturado: Manutenções nos registros dos produtos manufaturados. b) Manter Produto Revenda: Manutenções nos registros dos produtos de revenda. c) Administrar Catálogo de Produtos: Lista dos produtos comercializados pela empresa. d) Manter Itens: Caso de Uso para a inclusão no sistema de estoques de algum item utilizado na fabricação de produtos manufaturados. e) Analisar Estoque: Análise de produtos acabados ou itens para montagem de produtos manufaturados em estoque, e no caso de quantidade insuficiente poderá ser gerado uma ordem de compra (Caso de Uso Ordem de Compra) ou uma ordem de produção (Caso de Uso Ordem de Produção), ou os dois processos simultaneamente. f) Baixar ordem de produção: Processo executado após a conclusão de alguma ordem de produção passada anteriormente. Este processo incluirá automaticamente o produto fabricado no estoque de produtos. g) Gerar Ordem de produção: Pedido de produção de um ou mais itens que será usado na fabricação de algum produto ou de algum produto de revenda. Este processo é gerado logo após a verificação do estoque. 5.5 Compras Neste pacote estão contidas informações úteis para compra de itens para montagem/fabricação ou produtos de revenda. A Figura 6 mostra o diagrama de casos de uso e suas respectivas descrições: 8

9 Figura 6 - Casos de Uso de Compras a) Gerar Ordem Compra: Processo iniciado com a análise de estoque, que no caso da necessidade de repor produtos do estoque, é gerada e repassada ao departamento de compras. b) Efetuar Compra de Material: Processo executado após o recebimento da Ordem de compra de produtos de revenda ou para fabricação. 6. Análise de Adequação ao TinyERP A partir das funcionalidades identificadas como requisitos para o sistema solicitado pela empresa de móveis, o software Tiny ERP foi analisado para identificação das funcionalidades contempladas, ou não, em suas funcionalidades pré-existentes. O sistema Tiny ERP disponibiliza dezenas de módulos configuráveis, sendo que os principais deles são mostrados na Figura 7. Disponível nas versões web e cliente local, o sistema possui funcionalidades implementadas que contemplam fluxos de trabalho (workflows) integrados para controle do processo produtivo da empresa. CRM Produtos Produção & Manufatura Acompanhamento de olicitações Controle de Estoque Gerenciamento de Projetos Contabilidade & Financeiro Compras Marketing Recursos Humanos Gerenciamento de Vendas ecommerce Figura 7 - Principais módulos do Tiny ERP Conforme descrito na seção 2, cada funcionalidade descrita nos casos de uso foi pesquisada nos módulos ou telas do sistema Tiny ERP e classificada como: Atendida (A), Parcialmente Atendida (P) ou Não Atendida (N). O Quadro 1 apresenta esta análise de funcionalidades. 9

10 Caso de Uso Principal Funcionalidade Módulo/Tela do TinyERP Atendida (, N, P) Manter Funcionários Manter Fornecedores Manter Terceirizados Ordem de Compra Ordem de Produção Manutenção de funcionários Manutenção de Fornecedores Manutenção de Terceirizados Geração de ordem de compra de produtos Geração de ordem de produção de produtos manufaturados Human Resources / Employees Partners / Partners Partners / Partners ales Management / ales Order Production Management / Production Order 6 Manter Filiais Manutenção de Filiais - N 7 Manter Produtos Revenda/ Manufaturados/ Itens 8 Manter Clientes 9 Manter Pedido 10 Efetuar Venda 11 Baixar ordem de produção 12 Emitir relatorios 13 Analisar estoque 14 Manter Frete 15 Aprovar Crédito Cliente Manutenção dos produtos de Revenda e de fabricação/montagem própria. Manutenção dos clientes da empresa olicitação de compras de clientes que são repassados a administração Registro efetivo das vendas realizadas Lançamento no sistema de conclusão de uma Ordem de Produção Gera informações com a possibilidade de impressão ou arquivo sobre determinada função Possibilidade de verificar a quantidade de itens em estoque para liberação de venda ou emissão de ordens de compra e produção Manutenção da tabela de fretes cobrados nas entregas dos produtos Análise da situação do cliente no mercado, e no caso de cliente antigo, verificação dos pagamentos. 16 Efetuar Compras Aquisição de material para montagem de produtos ou Products / Products Categories Partners / Partners ales Management / ales Order ales Management / ales Order Production Management / Production Order Print Products / Products by Category N - N - N Purchage Management / Purchage Order P 10

11 de produtos de revenda. 17 Administrar catálogo de produtos Lista de produtos à venda nas lojas Products / Products Categories Quadro 1 - Análise de Adequação do Tiny ERP Com base no formulário preenchido, considerou-se a porcentagem de funcionalidades atendidas, em relação ao total das funcionalidades necessárias. Como algumas funcionalidades são parcialmente atendidas, as seguintes medidas foram adotadas para o cálculo: Tiny ERP possui todas as funcionalidades: 1 ponto; Tiny ERP possui algumas partes das funcionalidades: 0,5 pontos; Tiny ERP não possui a funcionalidade: 0 pontos; No caso acima podemos verificar que de um total de 17 funcionalidades, identificou-se 12 funcionalidades completamente atendidas, 1 funcionalidade parcialmente atendida e 4 funcionalidades que não possuem módulo ou telas equivalentes no Tiny ERP. Dessa forma, tem-se uma pontuação de 12,5 pontos, o que representa 73,5% das funcionalidades. 7. Considerações Finais Este estudo apresentou uma análise da adequação de um software ERP livre, o Tiny ERP, às necessidades de uma empresa de móveis de Curitiba (PR). As funcionalidades do software foram analisadas com base nos casos de uso gerados a partir do levantamento de requisitos, pontuando-se as funcionalidades totalmente, parcialmente ou não atendidas. A análise mostrou que o software atende a 73,5% das necessidades da empresa, considerandose a funcionalidade macro. É importante ressaltar que, a partir da análise detalhada de cada uma dessas funcionalidades, customizações podem se tornar necessárias para ajuste do sistema às regras de negócio específicas da organização. Mesmo sendo uma análise macro, o estudo mostrou alta adequação do software à necessidade de uma pequena empresa brasileira, o que abre precedentes para a ampliação da utilização de ERPs livres no Brasil. O projeto PRONUX deve, ainda, proceder com a customização do software para esta empresa em específico e identificar, em um contexto mais amplo, diferentes formas de adequação dos processos do sistema, para os diversos níveis de maturidade das empresas brasileiras. Referências BARBALHO,.C.M.; ROZENFELD, H.; AMARAL, D. C. Modelando Processos de Negócio com UML. In: XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produção. Curitiba. Outubro, FONTANA, R. M; IAROZINKI NETO, A.; CUEL, M. PRONUX: Projeto de istema Integrado de Gestão Livre para Micro e Pequenas Empresas. In: 5. Congresso Internacional de Gestão de Tecnologia e istemas de Informação, 2008, ão Paulo. Aceito para publicação em anais, GIL, A. C. Como Elaborar Projetos de Pesquisa. 4. ed. - ão Paulo: Atlas, MELO, A. C. Desenvolvendo aplicações com UML 2.0: do conceitual à implantação. 2. ed. Rio de Janeiro: Brasport,

12 ERRANO, N; ARRIEGI, J. M. Open ource oftware ERPs: A New Alternative for an Old Need. IEEE oftware, mai-jun, p TINY (sd). ite oficial: Disponível em [30/04/2008]. 12

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