U IVERSIDADE CA DIDO ME DES I STITUTO A VEZ DO MESTRE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SE SU``

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1 U IVERSIDADE CA DIDO ME DES I STITUTO A VEZ DO MESTRE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SE SU`` ASSESSORIA DE IMPRE SA EM EVE TO Aluna: Patrícia Diogo Campos Orientadora Prof: Ana Claudia Rio de Janeiro 2009

2 U IVERSIDADE CA DIDO ME DES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SE SU I STITUTO A VEZ DO MESTRE 2 ASSESSORIA DE IMPRE SA EM EVE TO Apresentação de monografia ao Instituto A Vez do Mestre Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção de grau de especialista em Comunicação Empresarial. Por:.Patrícia Diogo Campos

3 3 AGRADECIME TOS Na realização desse trabalho, agradeço a professora e orientadora Ana Claudia, pelo carinho e apoio que contribuiu para o crescimento do meu saber.

4 4 DEDICATÓRIA Minha eterna homenagem aos meus pais, Edgard e Ivone, pela dedicação e amor eterno.dedico este trabalho como forma de gratidão ao incentivo que eles me proporcionaram durante meu trajeto profissional.

5 5 RESUMO O trabalho contempla a área de comunicação social, com o tema Assessoria de Imprensa em Evento, explicando os conceitos básicos iniciando a prática do profissional jornalista- na realização de evento, do início ao fim. A análise que será abordada nesse tema mostrará como é feita os preparativos Pré, durante a realização do evento e o fechamento, ou seja, o Pós evento. Em cada capítulo da primeira etapa do trabalho são apresentadas as atividades da assessoria de imprensa.na segunda, é citado o evento, entrando em foco o evento social e suas atividades, benefícios que essa atividade traz no mercado de trabalho.

6 6 METODOLOGIA Teve como referências literárias livros de profissionais que possuem conhecimento em assessoria de imprensa teoria e prática, assim como material relacionado a evento teoria e prática, para que enriqueçam o conteúdo desse trabalho. Foi pesquisado em diversas livrarias, sebos, assim como artigos através de sites com materiais de profissionais da área. A procura foi um pouco árdua devido ao fato do material estar em falta ou pela ausência do mesmo. Mesmo assim, a pesquisa fez aumentar o interesse pelo assunto e fez crescer a vontade de saber mais sobre a área de assessoria que está sendo procurada cada vez mais no mercado de trabalho.

7 SUMÁRIO 7 INTRODUÇÃO 08 PARTE I ASSESSORIA DE IMPRENSA CAPÍTULO I- CONCEITOS BÁSICOS 09 CAPÍTULO II- TRABALHO DE ASSESSORIA DE IMPRENSA 12 CAPÍTULO III- PLANEJAMENTO 14 CAPÍTULO IV- PRESS RELEASE 18 CAPÍTULO V - RELEASE 21 CAPÍTULO VI- CHECK- LIST 23 CAPÍTULO VII MAILING- LIST 26 CAPÍTULO VIII- PRESS-KIT E OUTROS PRODUTOS E SERVIÇOS 29 PARTE II EVENTO CAPÍTULO I- DEFININDO EVENTOS 32 CAPÍTULO II- EVENTOS TRAZEM INÚMEROS BENEFÍCIOS 34 CAPÍTULO III- TIPOS DE EVENTOS 37 CAPÍTULO IV- CLIPPING 44 CONCLUSÃO 45 BIBLIOGRAFIA 46 ÍNDICE 47

8 I TRODUÇÃO 8 Este trabalho tem como objetivo mostrar a função de assessoria de imprensa em uma área de comunicação social que está em ascensão, o evento. Portanto são necessárias a existência e a contratação de profissionais capazes para planejar e executar, com eficácia e em curto espaço de tempo, as inúmeras e complexas tarefas inerentes a essa atividade essencial a grande parte das empresas. Na primeira parte do trabalho é colocado o conceito de assessoria de imprensa, assim como também as funções realizadas. Nos capítulos seguintes são mencionados tais atividades: release, press release,check-list, mailing-list, mostrando como funciona o pré (antes da realização do evento), durante e o pós evento. Na segunda parte é definido o evento social explicando a importância e a realização, enumerando as vantagens e desvantagens. Os exemplos são relevantes e estão inseridos no contexto do trabalho. Nessa mesma etapa é colocada o clipping e sua função na atividade após o evento.

9 PARTE I ASSESSORIA DE IMPRE SA 9 CAPÍTULO I 1.1 CO CEITOS BÁSICOS A ACS (Assessoria de Comunicação Social) presta um serviço especializado, coordenando as atividades de comunicação de um assessorado com seus públicos e estabelecendo políticas e estratégias que englobam iniciativas nas áreas de Jornalismo (assessoria de imprensa), Relações Públicas e Publicidade e Propaganda. Também é fundamental que os responsáveis pela ACS estejam em contato direto e permanente com a diretoria da organização, porque só assim terão condições de estabelecer as políticas e estratégias de comunicação necessárias, obtendo resultados melhores. Se o assessorado não permitir este contato, a assessoria deverá direcionar suas atividades de forma incerta e não poderá, portanto, garantir um bom desempenho. 1.2 DELIMITAÇÃO DA FU ÇÃO DE JOR ALISMO Jornalismo (assessoria de imprensa) O jornalista de AI é um intermediário entre as informações disponíveis em uma organização e os diversos públicos que ela atinge, realizando, desta forma, tarefas tão importantes e complexas quanto a dos profissionais atuantes nos veículos de comunicação. As atividades de AI não devem ser realizadas com base no improviso, e sim ter como norma a organização e a constante avaliação dos resultados. O planejamento assume, desta forma, uma importância fundamental, evitando que até mesmo as situações mais inesperadas peguem o assessor desprevenido. Todo jornalista que opta pelo trabalho em assessoria deve, portanto dominar perfeitamente as normas relativas a esta atividade e ter um amplo conhecimento a

10 10 respeito do jornalismo como um todo. Unindo a esta teoria e prática um comportamento ético, o assessor de imprensa terá condições de contribuir para que se estabeleça um fluxo de informações mais intenso e eficaz entre as instituições e seus públicos. Se um jornalista candidata-se a prestar assessoria a um evento concorrendo, para isso, com outros colegas-, deverá procurar, como diferencial, desenvolver um plano de trabalho e apresentá-lo aos organizadores. Isso fará com que fique claro o tipo de assessoria que pretende realizar, facilitando não só a seleção do profissional a ser contratado, como também a posterior execução das atividades. Segundo Kopplin e Ferraretto, as atividades de uma assessoria de imprensa podem ser descritas como: relacionamento com os veículos de Comunicação Social, abastecendo-os com informações relativas ao assessorado (através de releases, press-kits, sugestões de pautas e outros produtos), intermediando as relações entre ambos e atendendo às solicitações dos jornalistas de quaisquer órgãos de imprensa; controle e arquivo de informações sobre o assessorado divulgadas nos meios de comunicação, bem como avaliação de dados provenientes do exterior da organização e que possam interessar aos seus dirigentes; organização e constante atualização de um mailing-list (relação de veículos de comunicação, com nomes de diretores e editores, endereço, telefone e fax); edição dos periódicos destinados aos públicos externo e interno (boletins, revistas ou jornais); elaboração de outros produtos jornalísticos, como fotografias, vídeos, programas de rádio ou de televisão; participação na definição de estratégias de comunicação.

11 11 O release, por exemplo, deve ser redigido em uma linguagem particular aos diferentes veículos de comunicação, para ter mais chances de ser utilizado ou, ao menos, consultado por seus destinatários. Por outro lado, até mesmo os contatos do assessor de imprensa dependem de uma determinada técnica à qual o jornalista profissional está acostumado, não bastando que se estabeleça um relacionamento amistoso` entre eles. Como diz Palma (1994, p.77): O verdadeiro desempenho de um assessor de imprensa acabará por ser medido numa escala profissional que compreende referências tais como: fornecimento de notícias de real interesse, solicitude e rapidez, honestidade e ponderação. Os profissionais que trabalham na imprensa não são apenas instrumentos, canais úteis ao assessor de imprensa. a verdade constituem um de seus públicos``.

12 CAPÍTULO II TRABALHO DA ASSESSORIA DE IMPRE SA Tem duas finalidades: primeiro divulgar, em mídia impressa, televisiva, de rádio e outras, o evento, garantindo maior visibilidade na imprensa e, segundo, convidar e garantir que os jornalistas representantes dos principais veículos participem do evento. O trabalho deve ser executado por um jornalista credenciado, do ramo (funcionário da empresa ou contratado por ela), ou por uma empresa especializada. O importante é que o profissional responsável possua bons contatos entre as principais mídias do setor de atuação da empresa. Segundo a autora Giacaglia (2003), para que sejam obtidos resultados expressivos e completos da ação, tem que estar atento não somente ao período pré-evento, mas também manter um trabalho durante os dias do evento e após o mesmo. Com relação ao convite à imprensa para participar do evento, a grande diferença entre as feiras e os demais tipos de eventos é que, no primeiro caso, a imprensa já se encontra no local onde se realiza o evento predisposta a gerar matérias sobre as empresas expositoras e com pautas em aberto, enquanto, quando se convida a imprensa para outro tipo de evento, deve-se envidar maiores esforços para convence-la a participar do evento e abrir espaço nos jornais ou meios de comunicação. Para isso, tanto o press release quanto o convite devem receber especial atenção da agencia responsável por sua criação. Quanto o evento ocorre fora do país ou da cidade onde reside o jornalista de interesse da empresa, deve-se prever todos os recursos, físicos ou financeiros, para que este possa se locomover até o local do evento sem nenhuma preocupação ou gasto pessoal. Um brinde ou uma promoção especial para os jornalistas pode também ser considerado, assim como um kit imprensa que lhes forneça todo o material necessário para desenvolverem suas matérias durante o evento. Durante e após o período do evento, é possível verificar a eficiência da assessoria, sendo necessário levantar todos os press releases enviados e todas as matérias publicadas referentes ao evento antes, durante e depois da sua realização- bem como

13 13 todos os contatos realizados com jornalistas.esse trabalho executado em geral pela assessoria de imprensa contratada, denomina-se clipping. A primeira análise refere-se à eficiência dos press releases enviados à mídia. E recomenda-se checar a quantidade de novos contatos estabelecidos durante o período do evento e que poderão, gerar novas matérias publicadas. É interessante solicitar à assessoria de imprensa que seja entregue nessa sala o mesmo press release elaborado e enviado com antecedência, pois é possível que os jornalistas ali presentes não sejam todos constantes do mailing da empresa. É importante que a assessoria permaneça na sala acompanhando o trabalho da imprensa e procurando incentivar os jornalistas a se dirigirem ao estande da empresa.

14 CAPÍTULO III PLA EJAME TO As atividades de AI não devem ser com base no improviso, e sim ter como norma a organização e a constante avaliação dos resultados. O planejamento assume, desta forma, uma importância fundamental, evitando que até mesmo as situações mais inesperadas peguem o assessor desprevenido. É fundamental que o assessor, dentro de uma AI, esteja acostumado ao processo permanente de planejamento, este instrumento também será útil ao jornalista que, seja a partir da solicitação de uma instituição, seja por sua própria iniciativa, se propõe a oferecer serviços nesta área. Por exemplo: se um jornalista se candidata a prestar assessoria a um evento concorrendo, para isso, com outros colegas-, deverá procurar, como diferencial, desenvolver um plano de trabalho e apresentá-lo aos organizadores.isso fará com que fique claro o tipo de assessoria que pretende realizar, facilitando não só a seleção do profissional a ser contratado, como também a posterior execução das atividades. 3.2 PLA EJAME TO, POLÍTICAS, PLA OS E ESTRATÉGIAS É necessário compreender as diferenças entre os termos planejamento, política, plano e estratégia, que designam diferentes etapas do processo de projeção das atividades de uma AI. Planejamento, segundo Rabaça e Barbosa (1), é o ato de relacionar e avaliar informações e atividades de forma ordenada e com lógico encadeamento entre elas a serem executadas num prazo definido, visando a consecução de objetos predeterminados``. É um processo abrangente que define metas, objetivos, públicosalvo da instituição e, acima de tudo, as políticas de comunicação a serem dotadas. Todo planejamento será constituído por diversos planos, que são providências a serem tomadas para se atingir as metas estabelecidas. Geralmente, indicam o onde, o como e o porquê`` (2). Os planos, em síntese, são documentos que, partindo daquilo que

15 15 foi estabelecido no planejamento, definem que tipo de atitudes será adotado normalmente para prestar os serviços de assessoria de imprensa à instituição. Por fim, as estratégias seriam táticas que precisam ser aplicadas inesperadamente, quando uma determinada situação envolve o assessorado e exige ações especiais por parte do jornalista. Como por exemplo, organizar uma entrevista coletiva no início da tarde para que o cliente responda a acusações feitas à instituição, detectadas na leitura dos jornais, pela manhã. Observa-se que, apesar destas características, as estratégias também fazem parte do processo global de planejamento e são norteadas pelas diretrizes nele indicadas: mesmo que o planejamento não preveja exatamente o caso mencionado no exemplo, ele certamente vai estabelecer que tipo de atitudes tomar em situações semelhantes a ele. PLANEJAMENTO Define políticas e se materializa em: PLANOS Documentos que descrevem as atitudes a serem tomadas corriqueiramente. ESTRATÉGIAS Ações adotadas extraordinariamente,mas sempre com base nas diretrizes do planejamento. Figura 1 Planejamento, Planos e Estratégias ETAPAS DO PLA EJAME TO Embora possam ser encontradas diversas etapas no processo de planejamento- sua divisão e nomenclatura variam de autor para autor, nas mais distintas áreas do

16 16 conhecimento-, elas podem ser sistematizadas em quatro fases, conforme propõe Richers (2): análise, adaptação, ativação e avaliação. A análise é aquela etapa onde o assessor de imprensa conhece a instituição, seus públicos e o contexto em que ela se insere. Também deve identificar os problemas e as falhas de comunicação da entidade. Em seguida, partirá para a adaptação, ajustando a realidade detectada anteriormente à projeção de ações necessárias. Nesta fase, serão definidas tanto as políticas quanto os planos. O próximo passo será a ativação, quando os planos serão colocados em prática, seguindo todas as determinações estipuladas. Por último, virá a avaliação, que estudará os resultados de todos os planos e estratégias empregados, a fim de constatar se foram ou não os mais adequados. As conclusões retiradas desta etapa levarão a uma nova análise, que vai gerar um processo de adaptação, e assim por diante. O trabalho de planejamento é permanente, além de dinâmico e integrado (as diferentes etapas podem ocorrer simultaneamente). No contexto do planejamento, a avaliação assume um papel fundamental já que, se ela não existir, todo o processo será estéril. Ou seja: se uma AI analisa a realidade institucional, adapta um plano a ela e o coloca em prática, mas em nenhum momento avalia este trabalho, não conhecerá ao certo seus resultados e, conseqüentemente, não terá condições de aprimorar seu trabalho nem de corrigir eventuais falhas. Enquanto o planejamento, como um todo, permite a visualização do futuro, a avaliação, particularmente, analisa o presente, para que possa haver uma nova projeção para o amanhã. (1) In: Dicionário de comunicação. São Paulo: Ática, p (2) WEY, Hebe. O processo de Relações Públicas. 2 ed.são Paulo: Summus, p. 52. (3)RICHERS, Raimar. O que é marketing. 5 ed. São Paulo: Brasiliense, p.22.

17 17 O autor emprega os termos análise, adaptação, ativação e avaliação para designar as quatro funções básicas de uma equipe de marketing. No entanto, elas podem ser perfeitamente adaptadas à definição das etapas do planejamento de assessoria de imprensa.

18 CAPÍTULO IV PRESS RELEASE O primeiro passo para desenvolver um trabalho eficaz de assessoria de imprensa (Kopplin e Ferraretto) é desenvolver um press release, isto é, um texto jornalístico, preparado pela empresa, já em formato e linguagem pronto para ser inserido em pautas de jornais, revistas ou demais mídias. Muitas vezes o press release é acompanhado de algum material fotográfico do produto, folhetos trazendo mais explicações técnicas e fotos do executivo da empresa responsável pelas informações prestadas. Para preparar um press release eficiente siga algumas regras básicas: O texto deve ser claro, objetivo e sucinto, não se estendendo por mais de duas folhas; As frases devem ser curtas e o conteúdo não pode ser exageradamente técnico, pois os clientes do release, isto é, os jornalistas, estão mais preocupados com os principais benefícios oferecidos pelo produto/ serviço e com a repercussão que a matéria irá gerar do que com suas especificações técnicas. Se o material for entregue já impresso, a cada palavra e a cada linha é importante deixar um espaçamento duplo. O mesmo se aplica ao espaçamento dos parágrafos. Essa regra é importante, pois permite ao jornalista que receber o press release incluir informações e observações de próprio punho, sem que necessite redigir todo o texto novamente. Além disso o texto fica mais fácil para leitura. A melhor fonte e tamanho de letra para o texto de um press release é o Arial 12.

19 19 O título do release deve ser criado como se fosse uma chamada de um anúncio de propaganda, pois é ele que despertará ou não o interesse imediato do jornalista para a leitura. Informações quantitativas são o principal atrativo para jornalistas. Devese, sempre que possível, adicionar ao texto dados reais e quantitativos que justifiquem os resultados positivos da empresa, seu negócio e seus produtos. Mas atenção: não se deve citar dados que não tenham sido colhidos e divulgados por fontes conhecidas e de credibilidade. O release deve ser impresso em papel timbrado, com todas as informações como: endereço, telefone e razão social da empresa. Além disso devem constar na parte inferior do papel os dados da assessoria de imprensa, para futuros contatos e esclarecimentos. Caso queira que o jornalista procure diretamente a empresa e não a assessoria de imprensa, pode-se optar por inserir no release a pessoa responsável por quaisquer esclarecimentos ou informações adicionais. DICAS: O release deve ser sempre enviado com no mínimo uma semana de antecedência ao início do evento. Pode ser enviado por fax, correio ou . Mas, como sugestão, peça à assessoria de imprensa para entrega-lo pessoalmente, em uma visita rápida ao jornalista. Dessa maneira você estará se certificando de que as informações constantes no release chegarão ao jornalista, havendo ainda a possibilidade de mais explicação sobre elas. Caso seja optado pela entrega não pessoal,confirme o recebimento do release por meio de uma rápida ligação aos jornalistas constantes de seu mailing;

20 20 Anexe ao release todos os folhetos que descrevem, com mais detalhes, a sua empresa e seus produtos e os serviços que estarão sendo expostos no evento. Concentração nas novidades e lançamentos; Entregue o material com uma bela apresentação, em pasta timbrada e com programação visual bastante atraente.

21 CAPÍTULO V RELEASE Embora qualquer tipo de material informativo encaminhado à imprensa possa ser considerado release, segundo Jorge Duarte (2009), é tradição caracterizá-lo como o documento estruturado na forma de matéria jornalística. É material de divulgação produzido pela assessoria de imprensa para sugestão de pauta destinado aos veículos de comunicação. É escrito em linguagem e segundo critérios essencialmente jornalísticos, embora não tenha a pretensão de ser aproveitado na íntegra como texto pronto. De modo geral, o release tem por função básica levar às redações notícias que possam servir de apoio, atração ou pauta, propiciando solicitações de entrevistas ou de informações complementares. O release geralmente consta uma folha, com texto na estrutura jornalística padrão (título, lide e formato pirâmide invertida) com a indicação de um responsável pelas informações e é distribuído gratuitamente a veículos de comunicação e jornalistas que, supõe-se, podem interessar-se pelo assunto e transformá-lo em notícia. Importante: O release deve chamar a atenção pela sua qualidade, o que engloba o valor das informações, do texto e de sua apresentação visual. Dados ou opiniões irrelevantes, incorreções na utilização da Língua Portuguesa ou rasuras são, portanto, erros que devem ser evitados. 5.2 TIPOS DE RELEASE (PARA EVE TO) Convocação Espécie de carta informando à imprensa sobre como está organizada a cobertura jornalística de um determinado evento. Redigido em papel timbrado e não em laudas, é usado geralmente com o objetivo de chamar os veículos de comunicação para entrevistas coletivas ou abertura de eventos, podendo ser acompanhado de outros tipos de release ou fazer parte de um press-kit.

22 22 Cobertura Resultado do acompanhamento de um evento durante a sua realização, distribuído aos veículos de comunicação que não estiveram presentes. Comunicado Contém uma informação para o jornalista e não para o veículo. Em geral, é a indicação das formas de contato com uma fonte: endereço e números de telefone e fax. Boletim de Pauta Conjunto de pautas enviadas a jornalistas para seleção de assuntos de interesse. Geralmente, apresenta um texto muito curto sobre cada pauta, com a identificação de fontes. Pode ser uma folha simples, com o conteúdo apresentado em parágrafos ou mesmo no formato de newsletter. O objetivo é que o jornalista entre em contato para obter mais informações e produza matéria. Costuma ser bem aproveitado por agências de notícias. Release Eletrônico A popularização de softwares de correio eletrônico fez proliferar o encaminhamento de releases por . É possível que, assim como aconteceu com os textos copiados em carbono ou enviados por telex, o fax perca sua importância. Se entre as vantagens desse release estão a praticidade, o menor custo e maior agilidade, a falta de certeza do recebimento e leitura acaba reduzindo a confiança no uso. Um bom procedimento é enviar o release apenas com o lide e um endereço eletrônico para acesso a informações mais detalhadas e fotos.

23 CAPÍTULO VI CHECK-LIST Para facilitar a constante avaliação, deve haver um efetivo controle do processo informativo da instituição. Ele pode ser feito com base em verificações diárias, semanais e mensais. Existe um instrumento que facilita esta atividade: o check-list, pela definição dos autores Kopplin e Ferraretto, é a relação completa e detalhada de providências a serem tomadas periodicamente para o acompanhamento das atividades do cliente. Os check-lists devem conter uma relação sintética das principais ações a serem tomadas ou pontos a verificar durante o dia, a semana e o mês. Afixados em locais onde o assessor tem circulação constante, acabam sendo consultados com grande freqüência e impedem, assim, que detalhes importantes sejam esquecidos. O conteúdo de cada check-list vai variar de acordo com as características da instituição assessorada, a partir de modelos básicos: 6.2 CHECK- LIST DIÁRIO Verificar: 1. Leitura de jornais, revistas e publicações dirigidas. 2. Escuta de rádio e televisão (se houver). 3. Notícias publicadas hoje podem gerar: - pauta - release de opinião - nota oficial - comunicado - nota para agenda - entrevistas em rádio e televisão - evento especial - informações para clientes

24 4. Existem notícias de interesse da empresa de assessoria? - subsídio para atividades futuras - pode gerar visitas para prospecção de clientes - merece alguma iniciativa especial de comunicação Atualização dos relatórios de atendimento. 6. Agenda dos clientes para o dia. 6.3 CHECK- LIST SEMA AL Verificar: 1. Agenda dos clientes para a semana 2. Que pautas podem ser realizadas para os diversos veículos? 3. Os clientes poderão ser fonte de alguma matéria pautada pela imprensa? 4. Que assuntos dos clientes podem render entrevistas em rádio ou televisão? 5. Que assuntos relacionados aos clientes podem render notas especiais para colunistas? Estabelecer: - Cronograma com as novas atividades que serão postas em execução. Marcar: - Reuniões com os clientes (para discussão, pauta, elaboração de matérias e avaliação de resultados). 6.4 CHECK- LIST ME SAL Verificar: 1. Relações de Imprensa (mailing). 2. Calendário de eventos e datas comemorativas do próximo mês. 3. Atividades realizadas atingiram os objetivos propostos?

25 Definir: 1. Objetivos para o próximo mês. 2. Cronograma básico mensal CHECK-LIST REU IÃO 1. Avaliação das atividades realizadas. Desempenho das atividades programadas no período. 2. O que pode ser produzido? - Pautas - Releases - Notas para colunistas - Artigos - Espaços em programas de rádio e televisão 3. Algum assunto merece tratamento especial? - Reunião-almoço - Coletiva - Coquetel - Palestras - Seminários - Debates - Outros 4. Algum assunto pode ser programado como tema de palestra em eventos de associações, sindicatos ou outras entidades? - Reunião-almoço - Seminários/congressos

26 CAPÍTULO VII MAILI G-LIST O mailing-list é uma relação, a mais completa e abrangente possível, dos veículos de comunicação que interessam a uma assessoria e aos seus clientes. Os dados contidos no mailing vão orientar o trabalho diário do jornalista e AI, possibilitando que ele saiba exatamente a quem - dentro de um jornal, emissora de rádio ou de televisão - deve mandar cada tipo de release e outros produtos, segundo Kopplin e Ferraretto. Sem isso, a divulgação corre o risco de obter pouco ou nenhum resultado. Também é fundamental, portanto, que o mailing seja constantemente atualizado, principalmente porque a rotatividade de profissionais nos veículos de comunicação costuma ser grande. A listagem deve trazer informações básicas sobre cada empresa jornalística: nome, endereço, número de telefone, fax, nomes de proprietários, diretores, editores, repórteres, chefes de reportagem, pauteiros e setoristas. Cada tipo de veículo exige, ainda, o acréscimo de dados específicos. No caso do rádio e da televisão, uma relação completa dos programas, com horários, principais características (tipos de assuntos que costuma abordar), nomes de produtores, apresentadores e comentaristas; para jornais e revistas, as editorias, seções e colunas especiais, com os nomes de seus responsáveis. A organização do mailing deve ser prática, possibilitando que as informações sejam imediatamente identificadas e facilmente consultadas. A forma mais comum de estruturação é em um fichário, em que cada veículo de comunicação possui uma ficha própria. Outra alternativa nas AIs informatizadas- é utilizar os computadores para arquivar e acessar o mailing. 7.2 O PROCESSO DE DISTRIBUIÇÃO Com base no mailing, o assessor de imprensa vai selecionar os veículos e jornalistas que devem receber cada release, press-kit ou outros produtos de divulgação. Além do cuidado em enviar os materiais para as pessoas certas, a AI também precisa identificar as datas e horários mais adequados para isso.

27 27 O que estou divulgando? Quais os espaços que podem ser conquistados Conferir mailing Divulgação (distribuição de material e contatos com jornalistas) Acompanhamento do que é veiculado Taxação / Relatório Figura 2 - Processo de divulgação. A não ser em casos especiais, não é recomendável distribuir releases nas sextas, sábados e segundas, devido ao acúmulo de matérias na imprensa nestes dias. Os dias chave para envio de material de divulgação são as terças, quartas e quintas. O assessor precisa considerar, ainda, a pauta de cobertura da imprensa no dia em que o release está sendo distribuído, para projetar as possibilidades de aproveitamento. Para distribuir o material de divulgação aos veículos, a AI vai optar, entre os meios disponíveis, pelos mais adequados a cada situação: correio, Office-boy ou fax. 7.3 A DIVULGAÇÃO DE EVE TOS Os eventos exigem procedimentos mais abrangentes, que incluem a produção de vários releases, press-kits e outros materiais, além da organização de coletivas. Nestes casos, o processo ideal de divulgação inclui as seguintes etapas: 1- Um ou dois meses antes do evento: Planejar as formas de obtenção de espaços nos meios de comunicação, preparando inclusive o mailing que será utilizado em cada fase do processo.

28 28 2- Primeira quinzena: Envio de release padrão para os jornais (locais, estaduais e /ou sucursais, dependendo do porte e abrangência do evento). Uma semana depois, envio de releases para as emissoras de rádio e televisão. 3- Segunda quinzena: Seleção de seções e colunas que podem se interessar pelo evento. Envio de release dirigido para os responsáveis por esses espaços. Preparação de um press-kit preliminar para ser usado nos contatos com produtores de rádio e televisão, objetivando as entrevistas. O mesmo material pode ser enviado para os responsáveis pelas equipes de reportagem de jornais, emissoras de rádio e de televisão, acompanhando um release convocação. 4- Início da terceira quinzena: Entrevista coletiva do responsável pelo evento. Envio de release cobertura para jornais e revistas que não compareceram à entrevista e contato telefônico com as emissoras de rádio não presentes. 5- Terceira quinzena: Entrevistas em programas de rádio e televisão. Reforço em rádio com releases e, em jornais, com mensagens dirigidas a seções ou colunas específicas. 6- Terceira ou quarta quinzena: Envio de artigos para as editorias de opinião dos jornais e/ ou revistas, não esquecendo que cada texto deve ser diferente dos demais. 7- Quarta quinzena: Elaboração da programação jornalística do evento (coletivas com os principais painelistas, preparação de sugestões de pautas, minicurrículos e fotografias). Envio de um press-kit final acompanhado de todos os dados possíveis e incluindo um release convocação. 8- Durante o evento: Atendimento à imprensa em espaço próprio, fornecendo subsídios e preparando releases cobertura. 9- Após o evento: Envio de agradecimentos, por escrito, aos jornalistas que foram contactados em todas as fases do processo de divulgação.

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