Como montar um escritório de contabilidade

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1 Como montar um escritório de contabilidade EMPREENDEDORISMO Especialistas em pequenos negócios / / sebrae.com.br

2 Expediente Presidente do Conselho Deliberativo Robson Braga de Andrade Presidente do CDN Diretor-Presidente Guilherme Afif Domingos Diretora Técnica Heloísa Regina Guimarães de Menezes Diretor de Administração e Finanças Vinícius Lages Unidade de Capacitação Empresarial e Cultura Empreendedora Mirela Malvestiti Coordenação Luciana Rodrigues Macedo Autor Paulo César Borges de Sousa Projeto Gráfico Staff Art Marketing e Comunicação Ltda.

3 TOKEN_HIDDEN_PAGE Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas / Sumário 1. Apresentação Mercado Localização Exigências Legais e Específicas Estrutura Pessoal Equipamentos Matéria Prima/Mercadoria Organização do Processo Produtivo Automação Canais de Distribuição Investimento Capital de Giro Custos Diversificação/Agregação de Valor Divulgação Informações Fiscais e Tributárias Eventos Entidades em Geral Normas Técnicas Glossário Dicas de Negócio Características Bibliografia Fonte Planejamento Financeiro... 21

4 Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas / Sumário 27. Soluções Sebrae Sites Úteis URL... 21

5 Os serviços de contador e assessoria fiscal e tributária são essenciais na gestão das empresas, sejam elas pequenas ou grandes. Apresentação / Apresentação 1. Apresentação Aviso: Antes de conhecer este negócio, vale ressaltar que os tópicos a seguir não fazem parte de um Plano de Negócio e sim do perfil do ambiente no qual o empreendedor irá vislumbrar uma oportunidade de negócio como a descrita a seguir. O objetivo de todos os tópicos a seguir é desmistificar e dar uma visão geral de como um negócio se posiciona no mercado. Quais as variáveis que mais afetam este tipo de negócio? Como se comportam essas variáveis de mercado? Como levantar as informações necessárias para se tomar a iniciativa de empreender A contabilidade tem uma história tão antiga quanto à da própria civilização humana. Desde o surgimento da civilização, das mais remotas até à atualidade, os humanos sempre tiveram necessidades de manter o controle da posse e propriedade, fosse de áreas determinadas para caça e coleta de raízes e frutas ou a quantidade de alimentos armazenados para passar certas temporadas, etc. Com a evolução da humanidade, os controles também foram sendo aprimorados. Na primeira parte, o processo contábil era feito com base numa previsão do líder do grupo de quantos animais eram necessários ser abatidos para alimentar o seu grupo. Na seqüência do processo evolutivo o homem incorporou outras atividades em sua capacidade produtiva, como exemplo o pastoreio na criação de ovelhas, sendo uma das formas adotadas para o controle de seu rebanho. O homem procedia diariamente à soltura de seu rebanho dos espaços fechados para os campos abertos. Então, nesse momento, o pastor depositava uma pedrinha para cada ovelha que saia para o campo e após a saída da última ovelha tinha-se então um monte de pedras que representava a quantidade de seu rebanho. No final do dia, ao reunir o seu rebanho aos espaços fechados, visando procurar proteger as ovelhas de predadores naturais, como lobos e outros, o pastor pegava aquele monte de pedras depositadas na saída do rebanho e passava a retirar uma pedra para cada ovelha que entrava no cercado. Assim, caso sobrasse pedra, significava que alguma ovelha não tinha retornado, fato 1

6 Apresentação / Apresentação que motivava o pastor a sair em busca de seu animal, pois o mesmo poderia ter se separado do rebanho ou devorada por um predador. Em contrapartida, caso faltasse pedras, significava que o rebanho havia aumentado, havendo então um aumento patrimonial. Esse processo continua a ser efetuado na atualidade, apenas diferindo a forma de controle, que sai de uma situação extremamente rude e empírica para um processo moderno, avançado e, acima de tudo, muito profissional, de forma que o controle patrimonial principal objetivo da contabilidade também apresenta evoluções no conceito de prospecção de resultados, controles de custos, dentre outros processos. A contabilidade, apesar de não apresentar um fato tão relevante quanto ao divulgado/publicado pelo Frei Italiano Luca Paciolo, que ocorreu em 1494, que é o Método das Partidas Dobradas, que diz que para cada débito sempre irá existir crédito de igual valor. Mas a contabilidade nunca parou de desenvolver-se, tanto assim que em meados na década de 1990 começa na Europa e nos Estados Unidos a contabilização do Capital Intelectual, ou seja, reconhecer a qualificação de seu quadro de funcionários como parte integrante de seus Bens Patrimoniais, sendo um elemento de difícil mensuração, contudo plenamente possível de valoração, tornando-se então um diferencial que uma empresa denota em relação à outra e etc. Normalmente as pessoas confundem a Ciência Contábil como sendo da Área de Exatas ou mesmo da Área de Humanas, no entanto deve ser ressaltado que o estudo da Contabilidade é parte integrante da área de Ciências Sociais Aplicadas. E, cita-se que, esta confusão ocorre até mesmo no meio acadêmico, mas o profissional da contabilidade deve denotar sempre a adequada classificação de tão importante ciência. Este documento não substitui o plano de negócio. Para elaboração deste plano consulte o SEBRAE mais próximo 2

7 O mercado para escritório de contabilidade oferece condições propícias de instalação e manutenção com renda relativamente boa para aqueles profissionais que têm conhecimentos técnicos, tanto teóricos quanto práticos. Isto porque assumir a responsabilidade profissional da área contábil de uma empresa não é uma tarefa que permite falhas, já que qualquer erro ou não cumprimento de obrigações acessórias poderá ser refletido em apenação pecuniária contra aempresa. Esse elemento significa, normalmente, o fim da carreira de um profissional no que tange a trabalhar com empresas sérias e que cumprem suaresponsabilidade social, econômica, financeira e tributária. O mercado é crescente e carece bastante de contabilistas que agreguem valor à aplicação das técnicas e princípios contábeis no cotidiano das empresas, tanto na escrituração contábil quanto na orientação aos empresários, visando dotá-los de todas as informações necessárias para a tomada de decisão no dia-a-dia. Toda empresa precisa de um contabilista, seja de que ramo ou segmento empresarial for. Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização 2. Mercado 3. Localização A localização de um escritório de contabilidade, dependendo do tipo de serviço e venda de tal serviço às empresas e sociedade como um todo, não necessita prioritariamente ser montado em locais de grande visibilidade, conforme segue:1) Se a venda for direta, ou seja, o profissional de contabilidade irá em busca do cliente no domicílio destes, o escritório de contabilidade poderá ser instalado em galerias, bairros afastados, etc., sendo esses locais normalmente mais amplos e seguros.2) No entanto, se a prioridade do contabilista for esperar pela procura de seus serviços em seu escritório, nesse caso será necessário estruturar seu estabelecimento em um local amplamente visível, com grande circulação de pessoas, tanto pedestres quanto motorizadas. Qualquer que seja a opção do profissional de contabilidade, ressalta-se que a opção 2 não deverá ser a única, pois instalar-se em um local visível e ficar aguardando a clientela poderá ensejar em uma vida curta para o escritório e consequentemente para o contabilista. Sendo assim, a localização ideal para instalação de um escritório de contabilidade será 3

8 4. Exigências Legais e Específicas O empreendedor deverá cumprir algumas exigências iniciais e somente poderá se estabelecer depois de cumpridas. São elas: Etapas do Registro 1ª Etapa: a) Registro da empresa nos seguintes órgãos: - Junta Comercial; - Secretaria da Receita Federal (CNPJ); - Secretaria Estadual de Fazenda; - Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento; - Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano, a Contribuição Sindical Patronal); Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema Conectividade Social INSS/FGTS ; - Corpo de Bombeiros Militar;- Registro do escritório de contabilidade junto ao Conselho Regional de Contabilidade.b) Visita a prefeitura da cidade onde pretende montar o seu escritório de contabilidade para fazer a consulta de local e emissão das certidões de Uso do Solo e Número Oficial. Além de cumprir as exigências iniciais descritas acima, o empreendedor deverá atentar-se aos seguintes instrumentos legais:1) Decreto-Lei n , de 27 de maio de 1946 Cria o Conselho Federal de Contabilidade, define as atribuições do Contador e do Técnico em Contabilidade, e dá outras providências.2) Resolução CFC 803, de 10 de outubro de 1996 Aprova o Código de Ética do Profissional Contabilista.3) Resolução CFC 814, de 25 de julho de 1997 Constitui Infração ao Decreto-Lei nº /1946 a inadimplência de Contabilistas para com o Conselho Regional de Contabilidade.4) Resolução CFC 867, de 09 de dezembro de 1999 Dispõe sobre o Registro profissional dos Contabilistas.5) Resolução CFC 868, de 09 de dezembro de 1999 Dispõe sobre o Registro Cadastral das Organizações Contábeis nos Conselhos Regionais de Contabilidade.6) Resolução CFC 892, de 09 de novembro de Altera as Resoluções CFC nº. 867/1999 e nº. 868/1999, que dispõem sobre o Registro Profissional dos Contabilistas e Cadastral das Organizações Contábeis nos Conselhos Regionais de Contabilidade, e dá outras providências.7) Resolução 750, de 29 de dezembro de 1993 Dispõe sobre os Princípios Fundamentais de Contabilidade. Essa resolução é uma das mais importantes da área contábil. Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas a mescla das duas opções, considerando um local que tenha boa visibilidade, mas que ofereça também uma estrutura de segurança, já que os bens móveis e também a documentação de clientes que possa estar sob a responsabilidade do profissional de contabilidade são extremamente importantes, merecendo todo o cuidado e atenção. 4

9 O tamanho da estrutura física de um escritório de contabilidade irá depender essencialmente da perspectiva profissional do contabilista. No entanto, entende-se que o ideal para o início é contar com espaço físico mínimo de 30 m², considerando a premissa de que, no início, praticamente todas as atividades profissionais sejam desempenhadas pelo próprio contabilista. No entanto, caso o empreendedor tenha interesse de iniciar seu escritório de contabilidade já de forma estruturada para atender uma grande demanda de empresas, será necessário ter espaço físico para os seguintes departamentos:1) Arquivo: local destinado ao arquivamento de todos os processos, documentos, contratos, dentre outros, tanto os de propriedade do escritório de contabilidade quanto de terceiros;2) Escrita Fiscal: espaço exclusivo para as pessoas que irão atuar com a parte fiscal das empresas para as quais o escritório de contabilidade preste serviço. Esse setor materializa a ligação entre empresas e o Fisco Municipal, Estadual e Federal;3) Departamento de Recursos Humanos: esse departamento compreenderá todas as atividades relacionadas à parte de recursos humanos das empresas, seja no que tange o registro inicial, demissão, folha de pagamento, dentre outros. Enfim, será o departamento responsável por toda a parte de pessoal das empresas, incluindo as obrigações acessórias, tais como: geração de CAGED, SEFIP, RAIS, DIRF, etc;4) Contabilidade: nesse departamento é que irá ocorrer as consolidações contábeis de todos os departamentos descritos acima, sendo então o departamento que irá finalizar e emitir os relatórios contábeis como um todo, tais como: Diário, Balancete, Razão, Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos, dentre outros relatórios financeiros ou econômicos requeridos em cada atividade das empresas sob a responsabilidade técnica do escritório de contabilidade;5) Sala do Contador: esse espaço, além de ser a sala para o profissional Responsável Técnico também deverá ser utilizada no recebimento de empresários ou outros visitantes que busquem o escritório de contabilidade;6) Banheiro: para uso dos funcionários e dos visitantes;7) Copa: para uso dos funcionários em seus lanches e também para preparação de café para oferecer aos visitantes. Apresentação / Apresentação / Mercado / Localização / Exigências Legais e Específicas / Estrutura 5. Estrutura Assim como demonstrado acima, a estruturação de um escritório contábil com a departamentalização irá requerer um espaço físico bem mais amplo do que aquele em que o Contabilista venha a atuar praticamente só ou, no máximo, com um auxiliar. Ressalta-se ainda que todos os espaços indicados acima devem ser dotados de layout adequado, respeitando a facilidade de movimentação, bem como ser parte 5

10 6. Pessoal O quantitativo e qualificação de pessoal irão variar de acordo com o tamanho do empreendimento e, também, da formatação que o empreendedor deseja dar ao seu escritório de contabilidade. Isto porque, se o início for baseado apenas no profissional de contabilidade (contabilista), será necessário no máximo mais um auxiliar, no entanto, caso a opção seja a estruturação de um escritório de contabilidade departamentalizado, de forma que contemple as diversas áreas requeridas em um empreendimento de porte médio, o empreendedor deverá então contratar profissionais que tenham conhecimentos sólidos em cada departamento, visando a execução dos trabalhos requeridos em cada departamento, conforme segue descrito abaixo. Com base na premissa acima, apresenta as necessidades e profissionais para estruturar um escritório de contabilidade de porte médio: 1 Secretária irá atuar na recepção dos clientes e público em geral, bem como poderá ser a pessoa responsável pelo arquivo de documentos; 1 - Encarregado de Escrita Fiscal profissional com conhecimento fiscal, tanto em nível municipal, estadual quanto federal; 1 - Encarregado de Departamento de Pessoal profissional com conhecimento em todas as aéreas de pessoal, tanto em contratação quanto demissão de funcionários, cálculos trabalhistas e demais verbas relacionadas a pessoas; 1 Contador que poderá ser o proprietário do escritório, caso tenha formação nesta aérea. Esse profissional será o responsável técnico por todas as atividades do escritório de contabilidade; 1 Auxiliar de serviços gerais interno será a pessoa encarregada de manter o escritório sempre limpo e bem organizado, incluindo fazer café, servir os clientes, etc; 1 Auxiliar de serviços gerais externo será a pessoa encarregada de levar e buscar documentos junto aos clientes e também atuar nos contatos com os órgãos do fisco e outras repartições municipais, estaduais e federais, como exemplo Prefeitura Municipal, Secretaria da Fazenda Estadual, Secretaria da Receita Federal, Junta Comercial, Cartórios, CRC, dentre outros. Pessoal integrante do processo integrado com a área de estoque dos materiais de escritório que funcionem como reposição das necessidades das diversas áreas, devendo ainda ser respeitada a integração entre a área de gestão da empresa, em todos os seus detalhes administrativos, financeiros, operacionais e comerciais. Ressalta-se que o proprietário do negócio deverá estar presente em todas as operações da empresa, principalmente acompanhando o desenvolvimento de todas as atividades inerentes ao escritório de contabilidade, bem como a parte de gestão administrativo-financeira da empresa. Será ideal que o empreendedor do escritório de contabilidade seja contabilista, pois isto irá simplificar bastante o desempenho das tarefas do escritório de contabilidade. 6

11 Os equipamentos necessários para a montagem de um escritório de contabilidade dependerão do tamanho e estilo de empreendimento que será concebido pelo empreendedor. No entanto, tanto os equipamentos quanto o nível tecnológico são indiferentes ao tamanho do escritório de contabilidade, havendo alteração exclusivamente no quantitativo de equipamentos e não na qualidade. Assim os principais equipamentos são: 1. Equipamentos e materiais para escritório: Mesa; Cadeira; Computador; Impre ssora: Matricial; Laser; Multifuncional ou escaner. Fax; Telefone; Armários para arquivo; Estantes estilo de biblioteca; Pastas AZ lombo largo; Pastas suspensas; Calculadora: Simples; Financeira HP 12C. Em relação à parte tecnológica, esse item se torna extremamente importante para um escritório de contabilidade, principalmente no que se refere ao processamento e registro de todas as informações e documentos inerentes às atividades de cada empresa que venham a ser processadas em tal escritório de contabilidade. 8. Matéria Prima/Mercadoria A gestão de estoques no varejo é a procura do constante equilíbrio entre a oferta e a demanda. Este equilíbrio deve ser sistematicamente aferido através de, entre outros, os seguintes três importantes indicadores de desempenho: Giro dos estoques: o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medido em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado. Obs.: Quanto maior for a freqüência de entregas dos fornecedores, logicamente em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice de rotação de estoques. Cobertura dos estoques: o índice de cobertura dos estoques é a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Nível de serviço ao cliente: o indicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega, Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria 7. Equipamentos 7

12 9. Organização do Processo Produtivo Visando dinamizar e uniformizar os processos e procedimentos aplicados no escritório de contabilidade, será bastante interessante que se crie rotinas bem definidas e espaços específicos para as diversas áreas necessárias ao bom andamento no desenvolvimento das diversas atividades desse empreendimento. Como base informacional é importante que o espaço destinado ao escritório de contabilidade gere uma boa impressão a todos que visite o seu empreendimento e também para a satisfação dos funcionários. A organização do processo produtivo deve ser adotada independentemente do tamanho do dito escritório de contabilidade, já que organização é um forte fator definidor de sucesso ou fracasso de empresas. Assim, deve-se criar rotinas bem claras e objetivas, conforme segue:1) Protocolo deve-se protocolar todos os documentos que circulam entre Empresas versus Escritório de Contabilidade e vice-versa, além de protocolar todo e qualquer documento que saia do Escritório de Contabilidade para qualquer ato ou fato, tais como registro em Cartório, Junta Comercial, Secretaria da Fazenda Estadual, Secretaria da Fazenda Federal, Secretaria de Finanças Municipais, dentre outros. Esse processo tem a função de identificar com agilidade a localização de todo e qualquer documento sobre a responsabilidade do escritório, inclusive mantendo controle de prazos e etc.esse mesmo setor deverá se encarregar da distribuição interna da documentação junto aos diversos departamentos, da mesma forma deverá ser feito o protocolo para tal distribuição.2) Departamento de Escrita Fiscal nesse setor ocorre o início das operações das empresas no escritório de contabilidade. Sendo assim, nesse departamento será efetivado o registro de todas as NF tanto de Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo isto é, aquele segmento de negócio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou serviço, imediatamente após a escolha; demonstra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoque ou não se poder executar o serviço com prontidão. Portanto, o estoque dos produtos deve ser mínimo, visando gerar o menor impacto na alocação de capital de giro. O estoque mínimo deve ser calculado levando-se em conta o número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da empresa.a matéria-prima de um escritório de contabilidade é a prestação de serviços e seu produto será o resultado a ser apresentado para o empresário que tenha contratado seus serviços. 8

13 Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo entrada quanto de saída, preparando os diversos livros ficais exigidos pela legislação dos diversos poderes de Estado. Esse departamento se encarrega também de validar todas as retenções de impostos, contribuições e tributos que incidem sobre as NF, sejam elas de entrada ou saída, inclusive nos casos em que a empresa destinatária ou originária tenha que atuar com retenções na forma de Substituição Tributária.3) Departamento de Pessoal essa área será a responsável pelo registro de todos os funcionários contratadas pelas empresas, devendo cuidar para que nenhum elemento requerido seja esquecido ou deixado para ser realizado em segundo plano. Da mesma forma deverá ser dada total atenção aos processos de rescisão contratual de funcionários.além dos controles admissionais e demissionais, o Departamento de Pessoal também é o responsável pelo processamento da Folha de Pagamento mensal dos funcionários da empresa, folha de pro-labore, folha de terceirizados, cálculo de impostos incidentes sobre as verbas da folha (INSS, IRRF, dentre outros), da mesma forma deverá manter rigoroso controle das deduções incidentes sobre remuneração de funcionários, seja no âmbito sindical, órgãos fiscalizadores, etc..esse departamento também deverá apurar mensalmente todas as provisões relacionadas às Férias e 13º, devendo ainda refletir os encargos incidentes sobre tais provisões (INSS e FGTS).É também nesse departamento que será emitido os contracheques mensais e os mapas oficiais, tais como (CAGED, SEFIP, FGTS, GPS, DIRF, DCTF, INFORME DE RENDIMENTOS ANUAIS, etc.).4) Departamento Contábil é nesse departamento que ocorre a consolidação de todas as informações dos demais departamentos do escritório de contabilidade, além de inserir as demais informações que possam não vir dos dois departamentos indicados acima, como por exemplo, lançamentos inerentes a Atas Societárias (aumento de capital, distribuição de lucros, dentre outros).o Encarregado por esse departamento será também o responsável para apresentar ao empresário as diversas formas de tributação aplicável às empresas, como exemplo: Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional. Nesse momento é que o Contabilista será um autêntico vendedor, pois a escolha tributária por parte do empresário, segundo o que o contabilista irá apresentar, poderá criar uma cumplicidade ampla e irrestrita, desde que a opção seja a correta.também será a partir desse departamento que irá ocorrer a impressão dos livros contábeis DIÁRIO, BALANCETE, RAZÃO e outros.5) Departamento de Arquivo nesse departamento deverá ser arquivado toda a documentação que permanecerá sob os cuidados do escritório de contabilidade, portanto, é um dos departamentos mais importantes, já que tudo que pertence a terceiros deve ser resguardado, principalmente em se tratando de documentos fiscais, tributários dentre outros. O responsável técnico pelo escritório contábil (de preferência que seja um contabilista) deverá manter em seu espaço o menor número de documentos das empresas, inclusive orienta-se que seja adotado o processo de escaneamento da documentação que se faça necessário permanecer no escritório, mantendo assim um arquivo eletrônico e a documentação física deverá ser devolvida mediante protocolo às respectivas empresas. 9

14 A automação para esse tipo de empreendimento empresarial é fundamental, já que sem um processo automatizado o escritório de contabilidade estará fadado ao insucesso. Diante disto, o empreendedor deverá buscar no mercado um software de automação de escritório de contabilidade, se possível um ERP (Enterprise Resource Planning), ou simplesmente denominado sistema de gestão integrado de empresa, que possibilite a execução de todas as tarefas e atividades requeridas e exigidas para esse tipo de empresa. É importante salientar que o software que será adotado pelo escritório de contabilidade atenda as necessidades primordiais desse segmento de negócio, tais como: Possibilitar o registro de todas as NF de entradas e de saídas, contemplando o cálculo de todos os tributos e contribuições, seja de nível municipal, estadual ou federal. Ressalta-se que tais cálculos somente serão efetuados de forma correta caso a customização inicial do software tenha sido procedida adequadamente. Emissão dos livros e mapas requeridos pela fiscalização e de controle das empresas, por exemplo, SINTEGRA; Na área de Departamento de Pessoal o software terá que atender uma série de exigências legais, além de conseguir processar mensalmente, de forma ágil e segura, a folha de pagamento das empresas, realizandos os cálculos de retenção dos encargos sociais incidentes sobre a folha de pagamento e também as retenções de IRRF, dentre outros, bem como possibilitar a emissão de contracheques, informe de rendimentos anuais, DIRF, mapas de FGTS, SEFIP, CAGED, DIRF, INFORME DE RENDIMENTOS ANUAIS, RAIS, GPS e também guias para recolhimento financeiros em favor dos governos em todas as esferas. Em relação à parte contábil, esse software deverá, de preferência, ser totalmente integrado, possibilitando assim a integração de todos os departamentos com os registros contábeis. Tendo ainda a capacidade de possibilitar que todos os lançamentos contábeis sejam feitos de forma automatizada sem a interferência manual na contabilidade, simplificando assim a consolidação das informações advindas das diversas áreas componentes do escritório e ainda estar preparado para emissão de relatórios contábeis, tanto para prestação de contas perante o fisco quanto para o empresário que confiou a parte técnica da área contábil ao seu escritório de contabilidade. Pessoal / Equipamentos / Matéria Prima/Mercadoria / Organização do Processo Produtivo / Automação 10. Automação O empresário de um escritório de contabilidade tem atuar de forma pró-ativa em favor exclusivamente de outras empresas.é fundamental estar atento às atividades contábeis e de gestão de sua própria empresa, pois isto é uma ótima referência para os empresários que busquem o serviço de seu escritório ou mesmo para aqueles que 10

15 11. Canais de Distribuição O canal de distribuição adotado em um escritório de contabilidade será o relativo à busca e entrega de documentos junto às empresas que são clientes do escritório, além de execução de serviços direcionados aos órgãos oficiais, tais como: Cartórios, Junta Comercial, Secretaria da Fazenda Federal, Estadual e Municipal, dentre outros. Esse serviço deverá ser efetuado por um office boy. Essa atividade é fundamental, pois irá gerar comodidade e satisfação aos clientes do escritório de contabilidade. 12. Investimento O investimento irá variar de acordo com a expectativa e intenção do empreendedor, já que dependerá da estrutura que se deseje aplicar na implementação do escritório de contabilidade. Assim, caso a intenção do empreendedor seja iniciar o seu escritório de contabilidade apenas com seu próprio trabalho e contando, no máximo, com mais um auxiliar, o investimento nesse caso será bem reduzido. No entanto, caso a intenção seja instalar um escritório de contabilidade um pouco mais sofisticado, incluindo a instalação de departamentos específicos para o desenvolvimento dos serviços a serem prestados às diversas empresas que possam ser cliente de sua empresa, apresenta-se abaixo uma idéia básica de investimento para montar um escritório departamentalizado MOBILIÁRIO PARA A ÁREA ADMINISTRATIVO-OPERACIONAL E SOFTWARE1. Mesa 10 = R$ 2.400,002. Cadeira 16 = R$ 1.920,003. Microcomputador 10 = R$ ,004. Impressoras:a. Matricial 2 = R$ 1.800,00b. Laser 2 = R$ 1.200,00c. Multifuncional 1 = R$ 400,005. Fax 1 = R$ 450,006. Telefone 10 = R$ 500,007. Armários p/arquivo 4 = R$ 1.520,008. Prateleiras p/almoxarifado 5 = R$ 1.400,009. Estante para livros 3 = R$ 600,0010. Pasta AZ (Lombo Largo) 50 = R$ 250,0011. Pastas Suspensas 100 = R$ 100,0012. Calculadoras:a. Simples com bobina 7 = R$ 1.260,00b. Financeira HP 12C 3 = R$ 1.200,0013. Software 1 = R$ 2.500,00 (valor médio) Canais de Distribuição / Investimento você venha apresentar sua empresa. 11

16 ADEQUAÇÃO DO IMÓVELPara este segmento empresarial o ideal é que o espaço para funcionamento da empresa de escritório de contabilidade seja concebido a possibilitar a disponibilização do mobiliário e maquinário de forma harmônica e, acima de tudo, respeitando a individualidade de cada área/ departamento, pois cada trabalho elaborado em um escritório de contabilidade terá que ser com esmero e tranqüilidade, portanto, deverá distribuir os departamentos de forma que possa eliminar ao máximo todo e qualquer barulho. Assim, o ideal é que seja uma sala comercial que possibilite a instalação de divisórias ou paredes em gesso acartonado ou ainda uma casa residencial que poderá ser adaptada. A reforma deverá girar em torno de R$ 3.000,00 a R$ 8.000,00. Nesse custo de reforma já estão previstas as instalações elétricas, rede de computadores, hidráulicas e área administrativa. 13. Capital de Giro Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantia imobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilações de caixa. O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela empresa, são eles: prazos médios recebidos de fornecedores (PMF); prazos médios de estocagem (PME) e prazos médios concedidos a clientes (PMCC). Quanto maior o prazo concedido aos clientes e quanto maior o prazo de estocagem, maior será sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mínimos regulados e saber o limite de prazo a conceder ao cliente pode melhorar muito a necessidade de imobilização de dinheiro em caixa. Se o prazo médio recebido dos fornecedores de matéria-prima, mão-de-obra, aluguel, impostos e outros forem maiores que os prazos médios de estocagem somada ao prazo médio concedido ao cliente para pagamento dos produtos, a necessidade de capital de giro será positiva, ou seja, é necessária a manutenção de dinheiro disponível para suportar as oscilações de caixa. Neste caso um aumento de vendas implica também em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado da empresa deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar esta necessidade do caixa. Se ocorrer o contrário, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem maiores Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro Total... R$ ,00 12

17 Ressalta-se que se o empresário for um empreendedor pró-ativo, o tempo de retorno desse segmento empresarial estará sendo atingido no médio prazo, pois trata-se de uma empresa que atua na busca de clientes de forma direta. Sendo assim, o nível de capital de giro irá variar na ordem de 25% a 55% do investimento total. 14. Custos São todos os gastos realizados na produção de um bem ou serviço e que serão incorporados posteriormente no preço dos produtos ou serviços prestados, como: aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas comerciais, matériaprima e insumos consumidos no processo de produção e execução de serviços, depreciação de maquinário e instalações. O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos na compra, produção e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental a redução de desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas. Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio. Os custos para abrir um escritório de contabilidade devem ser estimados considerando os itens abaixo:1. Salários, comissões e encargos;2. Tributos, impostos, contribuições e taxas;3. Aluguel, taxa de condomínio, segurança;4. Água, Luz, Telefone e acesso à internet;5. Manutenção de software;6. Produtos para higiene e limpeza da empresa e funcionários;7. Recursos para manutenções corretivas de maquinários e instalações;8. Valores para quitar possíveis financiamentos de máquinas e construções;9. Propaganda e Publicidade da empresa;10. Aquisição de produtos para funcionamento do escritório de contabilidade;11. Despesas com vendas de serviços. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor que os prazos médios de estocagem e os prazos concedidos aos clientes para pagamento, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, deve-se atentar para quanto do dinheiro disponível em caixa é necessário para honrar compromissos de pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizações excessivas poderão fazer com que a empresa venha a ter problemas com seus pagamentos futuros. Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa deve ser implantado na empresa para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com precisão. 15. Diversificação/Agregação de Valor Nesse segmento, uma das formas de diversificação é o de buscar ser o mais profissional possível em todas as etapas de seu negócio, já que o produto de um escritório de contabilidade é qualificação técnica e uma boa rede de relacionamento, 13

18 É importante fazer visitas regulares a todos os clientes, independentemente de ter algum assunto específico ou não, pois tais visitas irão viabilizar uma contínua aproximação entre as partes escritório de contabilidade versus empresa, sendo esse um monte ímpar para discutir e apresentar novas possibilidades comerciais e melhorias nas rotinas da empresa, o que poderá ensejar possíveis aumentos de honorários. O empresário deverá se esmerar ao máximo para que o processo produtivo de sua empresa seja executado com refinamento de suas atividades, ou seja, procurar agregar o maior valor possível ao seu produto final, que, nesse caso, será apresentar relatórios de gestão operacional, administrativo-financeira, orçamentária e de controle de fluxo de caixa prospectivo. 16. Divulgação A divulgação de um escritório de contabilidade segue os mesmos conceitos tradicionais da propaganda existente no mercado, via dos meios de comunicação como, por exemplo: rádio, outdoors, jornais, internet e revistas especializadas. O empresário de um escritório de contabilidade deverá estar sempre atento às formas de divulgação, pois o Código de Ética do Contabilista é extremamente rígido no que tange a propaganda agressiva e que venha a ser entendida como desleal com seus pares.tal fato poderá ser denunciado ao CRC de sua jurisdição e o escritório de contabilidade, juntamente com o Contabilista, podem ser julgados e, em sendo condenado, perder o registro junto a esse órgão, fato que inviabilizará a continuidade da prestação de serviços contábeis. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação para que o mercado de uma forma geral fale de seu trabalho ou no mínimo lembre de sua empresa. Diante disto o empresário deverá buscar uma consultoria especializada, no sentido de divulgar sua empresa perante os meios de comunicação.um trabalho de divulgação bem feito acarretará na aceitabilidade da empresa perante a sociedade em geral. 14

19 O segmento de ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE, assim entendido pela CNAE/IBGE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) /01 como a atividade de serviços de registro contábil das transações comerciais, a elaboração de balanço anual, a preparação de declarações de imposto de renda de pessoas físicas e jurídicas e as atividades de assessoria e representação (não- jurídicas) exercidas ante a administração tributária em nome de seus clientes, poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas ME (Microempresas) e EPP (Empresas de Pequeno Porte), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, desde que a receita bruta anual de sua atividade não ultrapasse a R$ ,00 (trezentos e sessenta mil reais) para micro empresa R$ ,00 (três milhões e seiscentos mil reais) para empresa de pequeno porte e respeitando os demais requisitos previstos na Lei. Nesse regime, o empreendedor poderá recolher os seguintes tributos e contribuições, por meio de apenas um documento fiscal o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que é gerado no Portal do SIMPLES Nacional ( azenda.gov.br/simplesnacional/): IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica); CSLL (contribuição social sobre o lucro); PIS (programa de integração social); COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social); ISSQN (imposto sobre serviços de qualquer natureza); INSS (contribuição para a Seguridade Social relativa a parte patronal). Conforme a Lei Complementar nº 123/2006, as alíquotas do SIMPLES Nacional, para esse ramo de atividade, variam de 6% a 17,42%, dependendo da receita bruta auferida pelo negócio. No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da opção pelo SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no primeiro mês de atividade, os valores de receita bruta acumulada devem ser proporcionais ao número de meses de atividade no período. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias 17. Informações Fiscais e Tributárias Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade conceder benefícios tributários para o ICMS (desde que a atividade seja tributada por esse imposto), a alíquota poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal poderá ocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS. 15

20 I) Sem empregado 5% do salário mínimo vigente - a título de contribuição previdenciária do empreendedor; R$ 5,00 a título de ISS - Imposto sobre serviço de qualquer natureza. II) Com um empregado: (o MEI poderá ter um empregado, desde que o salário seja de um salário mínimo ou piso da categoria) O empreendedor recolherá mensalmente, além dos valores acima, os seguintes percentuais: Retém do empregado 8% de INSS sobre a remuneração; Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remuneração do empregado. Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o MEI terá seu empreendimento incluído no sistema SIMPLES NACIONAL. Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opção pelo SIMPLES Nacional sempre será muito vantajosa sob o aspecto tributário, bem como nas facilidades de abertura do estabelecimento e para cumprimento das obrigações acessórias. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias Se a receita bruta anual não ultrapassar a R$ ,00 (sessenta mil reais), o empreendedor, desde que não possua e não seja sócio de outra empresa, poderá optar pelo regime denominado de MEI (Microempreendedor Individual). Para se enquadrar no MEI o CNAE de sua atividade deve constar e ser tributado conforme a tabela da Resolução CGSN nº 94/ Anexo XIII ( ). Neste caso, os recolhimentos dos tributos e contribuições serão efetuados em valores fixos mensais conforme abaixo: Fundamentos Legais: Leis Complementares 123/2006 (com as alterações das Leis Complementares nºs 127/2007, 128/2008 e 139/2011) e Resolução CGSN - Comitê Gestor do Simples Nacional nº 94/

21 Existem vários eventos, com enfoques específicos, por isso é muito importante que o empreendedor esteja sempre atento aos conteúdos e informações que são disponibilizados nos sites dos seguintes órgãos: CFC Conselho Federal de Contabilidade CRC Conselho Regional de Contabilidade por exemplo: FENACON Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisa IBRACON Instituto dos Auditores Independentes do Brasil O principal evento da área contábil é o Congresso Brasileiro de Contabilidade que ocorre de quatro em quatro anos, sempre em um estado diferente. Os Conselhos Regionais de Contabilidade também realizam diversos eventos regionalizados, por isso a grande importância de estar sempre acessando o site desse órgão para manter se informado sobre os eventos que se realizam no decorrer de cada exercício social. O mesmo ocorre com os sites da FENACON e IBRACON. 19. Entidades em Geral CFC Conselho Federal de Contabilidade CRC Conselho Regional de Contabilidade por exemplo: FENACON Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisa IBRACON Instituto dos Auditores Independentes do Brasil SESCON Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas ressalta-se que esse site é direcionado para cada estado da federação. SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL MTE MINISTÉRIO DO TRABALHO E DO EMPREGO CAIXA ECONÔMICA FEDERAL MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral 18. Eventos 17

22 20. Normas Técnicas O empresário de um escritório de contabilidade deverá estar sempre atento às diversas NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABALIDADE, que são as normas que orientam e disciplinam todos os procedimentos contábeis a serem aplicados no cotidiano dos contabilistas. Como existe uma grande quantidade de NBC, não é possível transcrever todas nesse material, por isso é importante que o contabilista pesquise no site do CFC buscando pelos mais diversos assuntos contábeis. Ressalta-se que todas as NBC são instituídas via Resolução emanada pelo CFC Conselho Federal de Contabilidade e são disponibilizadas no site do CFC e também publicadas no Diário Oficial da União. 21. Glossário CAGED Cadastro Geral de Empregados e DesempregadosFGTS Fundo de Garantia do Tempo de ServiçoGPS Guia da Previdência SocialSEFIP Sistema Empresa de Recolhimento do FGTSRAIS Relação Anual de Informações SociaisDIRF Declaração do Imposto de Renda Retido na FonteDCTF Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais 22. Dicas de Negócio Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas / JUNTA COMERCIAL esses são alguns exemplos de endereço de sites de Junta Comercial. O candidato a empresário no segmento de escritório de contabilidade deve entrar neste negócio consciente de que terá que estar presente tempo integral, principalmente no início das atividades do novo empreendimento, tanto na parte comercial, quanto operacional e na gestão financeira do negócio. 18

23 Assim, o empreendedor de um escritório de contabilidade deverá vincular sua empresa ao respeito de todos os princípios de contabilidade e as normas que traduzam a execução dos serviços contábeis em algo extremamente sério e ético, aliado a qualificação técnica. 23. Características O empreendedor que tender a iniciar um escritório de contabilidade, deve ter algumas características básicas, tais como:1. Ter conhecimento específico sobre contabilidade e suas diversas variações tecnológicas e de tipos de serviços a serem oferecidos e prestados para seus diversos clientes. Esse conhecimento poderá ser adquirido por intermédio de serviços prestados em empresas do segmento ou via participação em cursos e eventos sobre contabilidade. Mas será fundamental que tenha formação superior em Ciências Contábeis; 2. Este conhecimento requer habilidades para analisar as diversas formas tributárias e fiscais a serem aplicadas às empresas, entendendo perfeitamente a melhor opção para uma ou outra empresa; 3. Estar amparado nas tendências de mercado, ser capaz de elaborar e até mesmo alterar o viés de sua empresa na busca de atingir o que as empresas e empresários esperam de um escritório de contabilidade e de seu responsável técnico; Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas / Com a grande tendência mundial do fortalecimento da escrita fiscal das empresas em geral, o empreendedor deverá inserir-se nesse mercado visando à valorização da profissão contábil e, por conseqüência, do profissional e também do escritório de contabilidade. Consegue-se atingir esse estágio sendo um profissional ético, qualificado, que respeite e cumpra as leis que regulamentam tanto o processo fiscal, tributária e também as normas e resoluções que orientam a profissão contábil. 4. Ser uma pessoa que sempre busca melhorar o nível de seu negócio, com a participação em cursos específicos sobre os mais diversos assuntos e temas contábeis, pois somente assim será possível manter-se atualizado com as mais novas tendências e procedimentos contábeis para prestar um serviço qualificado e de alta precisão a todas as empresas sob sua responsabilidade; 19

24 6. Ser empreendedor com visão prospectiva, atuando com antecipação de tendências, ter visão de futuro no que tange o interesse e expectativa dos empresários dos mais diversos segmentos de mercado, além de estar sempre antenado com as inovações tecnológicas e de mercado; 7. Manter bom relacionamento com seus pares (concorrentes), já que a troca de informação entre profissionais da área contábil poderá ensejar em aprendizado, seja na qualidade de questionador quanto na condição de transmissor de conhecimento. Isto significa aprendizado contínuo; 8. Além destas características acima listadas, o empresário de um escritório de contabilidade tem que ser uma pessoa extremamente criativa, sempre com capacidade de sugerir ou mesmo criar formas inovadoras de aplicação de seus conhecimentos técnicos em prol do bem das empresas e consequentemente dos empresários. As características indicadas são apenas direcionamentos, isto não quer dizer que um empreendedor que talvez não se sinta com tais características tenha que desistir de investir neste novo negócio, contudo esse empresário terá que se esforçar um pouco mais do que aqueles que já contam com tais habilidades, no entanto será fundamental que se tenha formação na área contábil. Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas / 5. Ter habilidade no tratamento com pessoas, tanto com seus colaboradores quanto com clientes, fornecedores, enfim, com todos que de forma direta ou indireta tenham ligação com o escritório de contabilidade; 24. Bibliografia CFC Conselho Federal de Contabilidade Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisa Instituto dos Auditores Independentes do Brasil Sérgio de e 20

25 25. Fonte Não há informações disponíveis para este campo. 26. Planejamento Financeiro Não há informações disponíveis para este campo. 27. Soluções Sebrae Não há informações disponíveis para este campo. 28. Sites Úteis Não há informações disponíveis para este campo. 29. URL Canais de Distribuição / Investimento / Capital de Giro / Custos / Diversificação/Agregação de Valor / Divulgação / Informações Fiscais e Tributárias / Eventos / Entidades em Geral / Normas Técnicas / MARION, José Carlos. Introdução à teoria da contabilidade: para o nível de graduação. 4. ed., São Paulo, Atlas.IUDÍCIBUS, Sério de et all. Contabilidade introdutória. 10. ed., São Paulo, Atlas.MARION, José Carlos. Contabilidade empresarial. 13. ed., São Paulo, Atlas. 21