A Auditoria interna e sua importância nas micro e pequenas empresas

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1 8 A Auditoria interna e sua importância nas micro e pequenas empresas Celia Maria Barbosa Goethe Rommel Azevedo Góes Betina dos Santos Brito Resumo Este trabalho tem como objetivo verificar que a auditoria interna é importante nas Micro e Pequenas Empresas, bem como é ferramenta que auxilia nos procedimentos utilizados para determinar os mecanismos de controle econômico-financeiros utilizados para a obtenção da eficiência e eficácia dentro da organização. O trabalho apresenta a auditoria conceituando suas normas, a importância e os tipos de auditoria disponível e suas funções, e mostrando sobre a realidade das pequenas empresas. Define micro e pequenas empresas e demonstra a importância dos controles internos e, finalmente identificar as razões para utilização da auditoria interna. A fundamentação teórica abordou aspectos relacionando a importância da auditoria interna dentro do mercado atual. A pesquisa é bibliográfica, considerada descritiva, explicativa e documental. Para levantamento dos dados baseou-se em livros, revistas e artigos científicos. Conclui-se a real importância da auditoria interna e dos controles internos dentro das organizações. Palavras-chave: Auditoria Interna. Microempresas. Controle Interno. Abstract This paper aims to verify that internal audit is important in Micro and Small Enterprises, as well as tool that assists in the procedures used to determine the mechanisms of economic and financial control used to obtain the efficiency and effectiveness within the organization. The paper presents the audit conceptualizing their standards, the importance and types of audits available and their functions, and showing about the reality of small businesses. Define micro and small enterprises and demonstrates the importance of internal controls and finally identify the reasons for the use of internal audit. The theoretical framework discussed matters relating to the importance of internal audit within the current market. The research literature is considered descriptive, explanatory and documentary. For data collection was based on books, magazines and papers. We conclude the real importance of internal audit and internal controls within organizations. Keywords: Internal Audit. Microenterprises. Internal Control. Introdução A auditoria interna é de fundamental importância para as empresas, pois é através de uma auditoria que o empreendedor pode garantir um futuro maior para suas empresas. Uma das funções é assessorar os empreendedores analisando seus desempenhos diante dos

2 9 trabalhos realizados e fornecendo um parecer contábil sobre os seus relatórios, evitando assim, fraudes e erros. A auditoria interna é relevante porque permite que os processos administrativos adquiram maior confiabilidade, permitindo com isso que os relatórios emitidos tenham informações necessárias para uma melhor gestão e continuidade das empresas. Segundo Lisboa (2008, p. 8): A Auditoria Interna tem por finalidade desenvolver um plano de ação que auxilie a organização a alcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistêmica e disciplinada para a avaliação e melhora da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos com o objetivo de adicionar valor e melhorar as operações e resultados de uma organização. Em um mercado cada vez mais competitivo, torna-se indispensável para as grandes e médias empresas, um departamento que assegure e a garanta um melhor controle do patrimônio e atividades, ou seja, um departamento de auditoria interna. As microempresas e as empresas de pequeno porte têm demonstrado serem de extrema importância para a economia e sociedade brasileira, que vive em um ambiente organizacional e passa por modificações constantes num processo competitivo, onde inúmeros fatores influenciam seu desempenho. Conclui-se, portanto que com o crescimento econômico e o desenvolvimento do país e a alta do desemprego, elas foram crescendo, tanto no comércio como na indústria e na prestação de serviços. Assim, surge uma oportunidade para os contadores, a de oferecer algo mais do que os serviços típicos da profissão. Trabalhos que agreguem mais valor ao oficio do contador, através da união da contabilidade gerencial e da auditoria interna. Um sistema de auditoria interna compreende a estrutura e o processo dos controles. Esse processo opera-se com dinâmica da organização dos planejamentos e dos meios de execução das atividades planejadas e de uma avaliação periódica. Segundo Hoog e Carlin (2008, p. 53) a auditoria: [...] é a certificação dos elementos da contabilidade com o exercício da sociedade empresária, assegurando a credibilidade das informações das peças contábeis e a integridade do patrimônio, visando à minimização dos riscos operacionais, fiscais, societários, ambientais, trabalhistas, previdenciários, sistêmicos do mercado outros, através de técnicas específicas.

3 10 Toda entidade precisa de uma constante verificação sobre os recursos gerados e aplicados. Portanto, o auditor deve fazer um estudo minucioso e uma avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações das demonstrações financeiras das empresas para que elas busquem ferramentas que auxiliem no processo de otimização das suas atividades tendo em vista que esses pontos são considerados relevantes para a identificação dos procedimentos internos. O auditor interno, no exercício de suas funções, tem livre acesso a todas as dependências da empresa, assim como a documentos, valores e livros considerados indispensáveis ao cumprimento de suas atribuições, não lhe podendo ser sonegado, nenhum processo, documento ou informação. Diante do exposto e da importância da auditoria, o objetivo principal deste artigo é mostrar como são utilizados os procedimentos da auditoria interna nas micro e pequenas empresas. Esse artigo é um estudo bibliográfico, que traz como suportes teóricos como Crepaldi (2007), Perez (2004), Almeida (2007), Ferreira (2009), Franco (2001), Vergara (2007), Attie (1988) dentre outros. Auditoria Interna De acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade que tratam das atividades e dos procedimentos de auditoria interna contábil, a auditoria interna é exercida nas organizações jurídicas de direito público, interno ou externo, e de direito privado. De acordo com o Instituto de Auditores de New York, auditoria interna pode ser definida como uma atividade de avaliação independente dentro da organização, para a revisão da contabilidade, finanças e outras operações, como base para servir à administração. É um controle administrativo, que mede e avalia a eficiência de todos os controles. De acordo com a NBC T 12.1: A atividade da auditoria interna esta estruturada em procedimentos, com enfoque técnico, objetivo, sistemático e disciplinado, e tem por finalidade agregar valor do resultado da organização, apresentando subsídios para o aperfeiçoamento dos processos da gestão e dos controles internos por meio

4 11 da recomendação de soluções para não conformidade apontados nos relatórios. Por meio de auditoria interna podemos analisar a real situação econômico-financeira das empresas, tendo segurança no processo de gestão e dos controles internos apontados em relatórios contábeis. Em geral, percebe-se que as empresas que mais prosperam são as que têm maior conhecimento e organização financeira e operacional e também as empresas que fazem análises dos controles internos e dos sistemas contábeis através das verificações e dos registros contábeis. Para Crepaldi (2010), a auditoria interna é um conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a eficácia dos controles internos e das informações contábeis de uma empresa. A auditoria interna tem a obrigação de se manter sempre adjacente à evolução atual, mantendo-se atualizada para que realize seu papel de forma mais produtiva e competitiva para as empresas. Deste modo, os auditados devem entender e participar da auditoria como uma etapa do desenvolvimento dos seus trabalhos, pois como afirma Crepaldi (2010, p. 28) ela tem que fazer exames, análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes às atividades examinadas. A auditoria interna proporciona a verificação dos relatórios possibilitando, assim, que o auditor possa detectar erros e fraudes. Torna-se um diferencial nas atividades das empresas, pois proporciona um controle e avaliação dos procedimentos internos adotados. Constatou-se que um bom planejamento é a base para que se possa estabelecer um programa de trabalho eficiente. No entanto, não se pode um mesmo programa de planejamento para todos os casos, deve-se analisar cada caso, como afirma Franco e Marra (2001, p.224) (..) não é aconselhável elaborar um programa único, aplicável a todos os casos. O auditor deverá estudar acuradamente as condições da empresa e elaborar o programa adequado. Para que se possa conduzir uma auditoria, se faz necessário à existência de determinadas normas, regras ou procedimentos internos, pois a partir deles serão observados se as demonstrações estão dentro das normas aceitas em contabilidade e se seguem os princípios contábeis fidedignamente, pois corrobora-se com Crepaldi (2010) quando diz que é importante compatibilizar os métodos de trabalho nas questões de controle interno, ou seja,

5 12 nas questões dos testes de observância e substantivos, integrando os trabalhos dos auditores com as regras de auditoria. Conforme Almeida (2007, p.271), o auditor executa os seguintes passos em sua avaliação de controle interno: Levanta o sistema de controle interno; Verifica se o sistema levantado é o que está sendo seguido na prática; Avalia a possibilidade de o sistema revelar de imediatos erros e irregularidades; Determina tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria. O contador, na função de auditor interno, deve manter o seu nível de competência profissional pelo conhecimento atualizado das Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC). Essas normas se classificam em Profissionais e Técnicas, sendo enumeradas sequencialmente. As normas profissionais estabelecem regras de exercício profissional, caracterizando-se pelo prefixo NBC-P, já as técnicas estabelecem conceitos doutrinários regras e procedimentos aplicados de contabilidade caracterizando-se pelo prefixo NBC-P. CREPALDI (2010, p. 228). Como cita Almeida (2007), a auditoria deve ser executada por profissional legalmente habilitado. Esse profissional, o Contador, deve possuir competência técnica, autonomia, ter conhecimento atualizado das NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE (2008), especialmente na área de auditoria, legislação fiscal e tributária. O auditor deve exercer seu ofício com prudência, imparcialidade, senso crítico. Deve manter sigilo profissional durante e depois de executados os seus trabalhos. Importância da Auditoria Interna como ferramenta de controle interno de gestão das micro e pequenas empresas Segundo a Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) n 94/2012, considera-se Microempresa, para efeito do Simples, a pessoa jurídica que tenha auferido, no ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ ,00 (trezentos e sessenta mil reais). E Empresa de Pequeno Porte, para efeito do Simples, a pessoa jurídica que tenha auferido, no ano-calendário, receita bruta superior a R$ ,00 (trezentos e sessenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 3,6 (três milhões e seiscentos mil reais).

6 13 A lei geral é o novo Estatuto Nacional das Microempresas (ME) e das Empresas de Pequeno Porte (EPP). Instituída pela Lei Complementar n. 123, de 14 de dezembro de 2006, veio estabelecer normas gerais relativas ao tratamento diferenciado e favorecido a ser dispensado às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, nos termos dos artigos 146, III, d, 170, IX e 179 da Constituição Federal. Esta lei sofreu importantes ajustes pela lei complementares 127/2007, 128/ 2008, 133/2009 e pela LC 139/2011 e ficou conhecida como a Lei Geral das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte ou, mais sucintamente, das Leis Gerais das Micro e Pequenas Empresa. Para essa categoria de empresas, deve ser implantado o sistema de controle interno para que as mesmas possam ter suporte na tomada de decisões. Esse controle interno deve ser implantado com cautela, pois estes trabalham interligando as informações dos diversos setores da empresa, fazendo com que um setor tenha conhecimento das informações ou operações do outro, dificultando assim, a fraude ou erro, trazendo desta forma benefícios às empresas. Para Araújo (2010) o controle interno: O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas adotados pela empresa, para salvaguardar seu patrimônio, conferir exatidão e fidedignidade dos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a obediência às diretrizes traçadas pela administração da companhia As empresas, mesmo as micro e pequenas, devem definir suas rotinas internas através do manual de organização das rotinas internas, as quais compreendem formulários internos e externos, pois estes darão maior agilidade aos controles internos da empresa, facilitando o controle das operações realizadas nos seus diversos setores, facilitando a tomada de decisões. No processo de tomada de decisões a maior dificuldade é a incerteza em relação ao futuro, mas esta pode ser reduzida com um bom modelo de decisão na sua concepção e implementação, alimentadas com informações fidedignas, adequadas e oportunas, a fim de oferecer um resultado favorável e aceitável acerca de uma decisão. Com o auxílio da auditoria interna a gestão alimenta o seu modelo de decisão com informações adequadas e fidedignas recolhidas e avaliadas diariamente, para que a sua tomada de decisão seja a mais tempestiva possível.

7 14 Beuren (2000, p.21) salienta que: A concepção de um sistema de informações que auxilie o gestor a melhorar as suas decisões não depende apenas da identificação dos modelos decisórios dos gestores e das suas necessidades informativas. Muitas vezes, torna-se necessário repensar o próprio modelo de decisão, além de utilizar informação adicional para determinar a probabilidade de ocorrência de cada estado da natureza, a fim de reduzir o problema da incerteza. A auditoria interna deve conhecer o modelo de gestão adotada pela empresa, a forma de organização, levando à gestão as informações úteis para o objetivo pretendido, para que com estas informações a tomada de decisão conduza a uma gestão eficaz. Podem ser criados modelos que ajudem essa gestão. Para Almeida (2009, p.65), existem alguns exemplos de formulários de controles internos que podem ser utilizados interna e externamente e que podem ser aplicados nas pequenas e médias empresas, tais como: Requisição de aquisição de material ou serviços; Formulário de cotação de preços (para solicitar preços aos fornecedores); Mapa de licitação (para selecionar o fornecedor que ofereceu as melhores condições comerciais); Ordem de compra (para formalizar a compra junto ao fornecedor); Aviso de recebimento de material (evidencia do recebimento de bens comprados); Mapa de controle de programação financeira; Fichas de lançamento contábil; Boletins de fundo fixo (para fins de prestação de contas dos valores pagos através do caixa); Carta de comunicação com os bancos; Formulário de devolução de material; Pedido de vendas; Adiantamento para viagem; Relatório de prestação de contas de adiantamento para viagem. Esse controle interno deve estar otimizado porque é instrumento indispensável ao planejamento do auditor interno, pois auditoria interna é conhecedora dos atos ocorridos no passado de uma organização, pode prognosticar o efeito com a escolha de determinada decisão e, portanto, cabe à auditoria interna desempenhar eficazmente as suas responsabilidades no que diz respeito ao processo de tomada de decisão, auxiliando os gestores com as informações disponíveis, sejam quantitativas ou qualitativas. E para tanto, ter um bom controle interno é o caminho para o desempenho de todo o processo. Quando os auditores internos têm motivos razoáveis para suspeitar de deturpações ou irregularidades intencionais, deve informar a quem de direito, na organização, sobre a situação. Além do mais, devem fazer recomendações para que se investigue o que for

8 15 necessário nas circunstâncias. Após tudo isso, requer-se o acompanhamento do desenrolar dos fatos para se certificar de que suas responsabilidades foram efetivamente cumpridas. Assim os auditores internos têm um grau de importância na avaliação do controle interno e nos cumprimentos de normas e procedimentos dentro de umas empresas no sentido de verificar a observância das normas de controles estabelecidas para todas as empresas para que os objetivos propostos sejam alcançados com eficiência e para isso o uso do controle interno que a empresa deve construir é essencial. Percebe-se, portanto, que todas as empresas sejam elas médias ou pequenas, devem sempre manter um bom sistema de controle interno, no qual seja confiável e adequado para cada setor, pois sem este, estas empresas estarão fadadas a um maior risco de ocorrência de fraudes e erros involuntários, nos quais proporcionarão prejuízos a estas empresas. Metodologia da Pesquisa Considerando as peculiaridades deste artigo e as atividades desenvolvidas através do emprego do processo científico, este trabalho optou por utilizar os critérios propostos por Vergara (2004, p.56), que qualifica a pesquisa sob dois aspectos: quantos aos fins e quantos aos meios. Quanto aos fins, a pesquisa é descritiva, pois descreve o conhecimento sistematizado relacionado às estratégias utilizadas nas organizações empresarias e explicativa, por que esclarece as razões, de forma genérica. A pesquisa também segue um método dedutivo, que possibilita o desenvolvimento do raciocínio, pois orienta e auxilia aos leitores sobre o auditor interno, controle interno e as micro e pequenas empresas nas tomadas de decisões. Está sustentada em fundamentos lógicos, levando em conta que seu objetivo é específico e visa descrever a importância da auditoria nas pequenas e medias empresas. Segundo Beuren (2000, p.54) a metodologia é a lógica dos procedimentos científicos em sua gênese e em seu desenvolvimento, não se reduz, portanto a uma metrologia ou tecnologia da medida dos fatos científicos. A pesquisa tem caráter qualitativo, pois segundo Cervo; Bervian (2002, p. 16) trata da busca de entendimento, em profundidade ao analisar um fenômeno por meio de descrições, comparações e interpretações, que ora realizados, intentam proporcionar uma nova perspectiva do tema.

9 16 Considerações Finais De acordo com Attie (1988), percebe-se que a auditoria interna nas micros e pequenas empresas, como forma de controle interno, é uma ferramenta de grande importância para o controle e fiscalização dos diversos setores dessas empresas. A auditoria interna traz um novo tipo de gestão e faz com que os administradores possam tomar uma posição e aceitem o serviço continuo desse profissional de auditoria, pois os trabalhos executados por esse possuem procedimentos cabíveis e exercem controle prévio nas atividades desenvolvidas nas empresas facilitando a tomada de decisões e o fornecimento dos resultados através dos dados levantados e atualizados no processo contábil. Isso pôde ser verificado por autores abordados nessa pesquisa, tais como Crepaldi (2007), Almeida (2009) e Araújo (2010), que apontam a auditoria interna e o controle interno como ferramenta essencial que auxilia a administração das empresas, assegurando que os controles internos e as rotinas administrativas estejam habilmente executados com os resultados satisfatórios e isso deve ser aplicado para as micro e pequenas empresas. As pequenas e médias empresas correspondem a 98% do total das empresas brasileiras, tendo grande importância socioeconômica para o país, já que são grandes geradoras de renda e absorvedoras de mão de obra (SEBRAE, 2005). Esse viés demonstra a necessidade de controle cada vez maior nesse segmento empresarial e os gestores devem estar atentos a esse novo modelo abordado no trabalho dando ênfase na auditoria interna. Os gestores devem analisar como estão estruturados e organizados os processos para socialização das informações nessas empresas. As informações devem ser compartilhadas de forma clara e acessíveis, pois geram resultados para o negócio, inclusive com ganhos financeiros. Em seguida, aqueles devem investir tempo e dar uma atenção especial ao que auditores têm a dizer, para se anteciparem às mudanças e para que a empresa esteja preparada aos objetivos estratégicos do negócio. Portanto, acredita-se que diante do exposto, o trabalho contribua para ressaltar a relevância que a auditoria interna possui como ferramenta na tomada de decisões, pois a partir do controle interno usados pelos auditores, eles são capazes de reduzir custos, proporcionando para as micro e pequenas empresas uma permanência definitiva no mercado. Sendo então estes controles capazes de fiscalizar e controlar as empresas nos seus mais diversos setores,

10 17 fazendo com que o negócio cresça de forma sustentável e que os gestores reflitam e analisem como estão direcionando as ações de comunicação para o público interno e externo. Através deste trabalho, conclui-se que é de fundamental importância ter uma auditoria interna em funcionamento, fazendo que sejam cumpridos os seus procedimentos dentro das micro e pequenas empresas, pois a auditoria interna fornece informações que são úteis e oportunas para que a gestão tenha maior credibilidade, principalmente hoje, onde a carga de tributos do país é altíssima. Os procedimentos de auditoria devem ser direcionados para que as demonstrações contábeis sejam fidedignas em seus relatórios, fazendo com isso que empresa tome decisões mais corretas. REFERÊNCIAS ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria um curso moderno e completo. 6º Ed. São Paulo; Atlas, 2007; ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 1998; BEUREN, I. M.(Org.). Como Elaborar Trabalhos Monográficos em Contabilidade: teoria e pratica. 2. Ed. São Paulo: Atlas, 2000; BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF: Senado Federal: Centro Gráfico, 1988, p CERVO, Amado Luiz; BERVIAN, Pedro A. Metodologia Científica: para uso dos estudantes universitários. 5. ed.. São Paulo: Atlas, 2002; CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Resolução n 961. Aprova a NBC P 1 IT 02 Regulamentação dos itens 1.2 Independência, 1.6 Sigilo e 1.12 Manutenção dos Líderes de Equipe de Auditoria da NBC P 1 Normas Profissionais do Auditor Independente. Brasília, maio, 2003; CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: Teoria e Pratica. 7º Ed. São Paulo; Atlas, 2007; FERREIRA, Ricardo Junior. Manual de Auditoria: teoria e questões comentadas conforme MP:449/ ª Ed. Rio de Janeiro: Ed. Ferreira, 2009; FRANCO, Hilário. MARRA, Ernesto. Auditoria contábil. 4ª. ed. São Paulo: Atlas, 2001; HOOG, Wilson Alberto Zappa; CARLIN, Everson Luiz Breda. Manual de auditoria contábil das sociedades empresárias: de acordo com o novo Código Civil Lei / ed. Curitiba: Juruá, p LEI COMPLEMENTAR nº 123, de 14 de dezembro de 2006 e alterações posteriores. Lei das Micro e pequenas empresas; LISBOA, Ibraim. Auditoria Interna Operacional- Teoria e Prática para Execução Eficaz. Editora: Maph Editora Ltda, 2008;

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