ORIGINAL. Programação, planejamento, preparação e execução da atividade de Auditoria Interna

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1 P C M N P - Q07 VSÃ 5 PÁGN 1 6 CN: NM / SSN: GN MSSÃ : 11/03/13 VGÊNC : 11/03/15 Programação, planejamento, preparação e execução da atividade de uditoria nterna CNÚ: 1. bjetivos da atividade de uditoria nterna 2. Programação das uditorias nternas 3. tividades de Pré-uditoria Formação da equipe de auditores internos Planejamento da auditoria ocumentação utilizada na auditoria - ista de Verificação 4. tividades de auditoria eunião de abertura Coleta de evidências objetivas eunião de encerramento com o auditado elatório de uditoria istribuição do elatório de uditoria companhamento de tomada de ação corretiva / preventiva 5. egistros 6. esponsabilidades / utoridades ( xecução das atividades) BJV: objetivo deste procedimento é descrever como se processa as atividades referentes à auditoria interna do sistema de gestão da qualidade na SG P GÍSC. BNGÊNC: ste procedimento se aplica a todos os auditores internos do sistema de gestão da qualidade da SG P GÍSC. SCÇÃ ÚM VSÃ lteração da logomarca da empresa B P : / CQ C ZÇÃ: epto. da Qualidade PV P : SSN partir do momento da impressão deste documento, o mesmo torna-se uma cópia não controlada

2 P C M N P - Q07 VSÃ 5 PÁGN bjetivos da atividade de uditoria nterna - eterminar a conformidade ou não-conformidade dos elementos do sistema de gestão da qualidade, em relação aos requisitos especificados na NB-S 9001:2008 e se estão implementados. - eterminar a eficácia do sistema de gestão da qualidade no atendimento aos objetivos da qualidade especificados. 2. Programação das uditorias nternas programação de auditorias é importante, pois funciona como um elemento de motivação para a manutenção, melhoria e correção do sistema de gestão da qualidade. equipe de auditores internos deve estabelecer uma programação de auditorias internas do sistema de gestão da qualidade para verificar a sua implementação, manutenção e eficácia. lém das auditorias internas do sistema de gestão da qualidade, na programação pode-se incluir a realização de auditorias internas menos abrangentes, tais como auditorias realizadas por setor, processo ou atividade. s auditorias da qualidade não precisam necessariamente ser realizadas em todo o sistema de gestão da qualidade, pode-se somente realizá-las nos setores mais críticos. Porém, no período do ano corrente, todo o sistema de gestão da qualidade deve ser auditado. odas estas auditorias devem constar de um documento denominado Programa de uditorias nternas e serem estabelecidas com freqüência adequada ao grau de qualidade e importância da atividade, processo ou sistema a ser auditado. Na programação das auditorias deve-se levar em consideração que as auditorias de sistema de gestão da qualidade devem ser realizadas a intervalos de 6 meses, no máximo. Programa de uditorias nternas deve estar sempre sendo revisado e suplementado com auditorias adicionais, quando houver necessidade. s auditorias suplementares ocorrem geralmente devido a uma das seguintes razões: - quando for considerada necessária uma avaliação, independente do sistema de gestão da qualidade; - quando forem efetuadas alterações significativas na administração, organização, políticas, técnicas ou tecnologias que possam afetar o sistema de gestão da qualidade; - quando o sistema de gestão da qualidade sofrer mudanças; - quando for necessário verificar a implementação de melhorias e ações corretivas / preventivas requeridas. programação deve ser realizada considerando, no mínimo, o período do ano corrente. Findado o ano e realizada a última auditoria, a equipe de auditores internos deve se reunir para realizar a programação de auditorias do ano subseqüente. 3. tividades de pré-auditoria Formação da equipe de auditores internos equipe de auditores internos deve ser composta por um auditor-líder e por mais um ou dois auditores internos. stes auditores devem ser eleitos pelo próprio grupo de auditores internos. Quando da formação da equipe que deverá auditar um determinado setor da empresa deve-se levar em consideração a regra de que os auditores internos não devem ser as mesmas pessoas que tem responsabilidade direta pelo setor. partir do momento da impressão deste documento, o mesmo torna-se uma cópia não controlada

3 P C M N P - Q07 VSÃ 5 PÁGN 3 6 Planejamento da auditoria planejamento da auditoria deve ser elaborado pela equipe de auditores internos com flexibilidade para permitir mudanças, caso sejam necessárias. cada auditoria interna deve ser elaborado um plano de auditoria. plano de auditoria deve incluir: - os objetivos da auditoria; - identificação dos indivíduos que têm responsabilidade direta em relação aos objetivos da auditoria; - identificação dos documentos de referência que serão utilizados na auditoria; - identificação da equipe auditora; - data e local em que auditoria deve ser realizada, incluindo a identificação das unidades organizacionais a serem auditadas (visitadas), o tempo de duração de cada uma das visitas e os itens da norma que serão verificados durante as visitas. - a programação de reuniões com gerência e ou alta direção. Plano de uditoria deve ser submetido ao auditado para verificar se este está de acordo, assim como para que ele possa tomar as devidas providências a fim de facilitar a realização da auditoria. Qualquer discordância por parte do auditado em relação ao Plano de uditoria deve ser resolvida entre ele e a equipe auditora. s detalhes específicos do plano de auditoria somente devem ser comunicados ao auditado no decorrer da auditoria se sua revelação prematura não comprometer a coleta de evidências objetivas. ocumentação utilizada na auditoria - ista de Verificação s documentos necessários para facilitar as verificações do auditor, documentar e relatar os resultados podem incluir: - listas de verificação usadas para avaliar os elementos do sistema de gestão da qualidade; - formulários para relatar observações e documentar as evidências objetivas, comprovando assim, as conclusões da auditoria. stes documentos devem ser preparados pela equipe auditora levando-se em consideração alguns aspectos, tais como: objetivos da auditoria, documentação de referência (norma NB S 9001:2008 e Manual da Qualidade) e processos / atividades a serem auditados. 4. tividades de auditoria eunião de abertura reunião de abertura deve ser realizada somente com a presença da equipe de auditores internos. propósito de uma reunião de abertura é ratificar os objetivos da auditoria, o plano de auditoria e a documentação utilizada na mesma, resolvendo qualquer eventuais duvidas que tenham surgido, bem como oficializar o início da auditoria. Pode-se, quando apropriado, convocar para a reunião de abertura os principais colaboradores envolvidos com a auditoria. Coleta de evidências objetivas urante a auditoria, os auditores devem analisar criticamente o sistema de gestão da qualidade sob dois aspectos: - a adequação dos métodos descritos (política da qualidade, procedimentos e instruções de serviço) para atender aos requisitos do sistema de gestão da qualidade; - a implantação efetiva dos métodos descritos. s evidências objetivas de conformidades e não-conformidades devem ser coletadas através de entrevistas, exame de documentos e observação de atividades e condições nas áreas de interesse. ndícios sugerindo não-conformidades devem ser anotados, se parecerem relevantes, mesmo não constando na lista de verificação, e devem ser examinados. partir do momento da impressão deste documento, o mesmo torna-se uma cópia não controlada

4 P C M N P - Q07 VSÃ 5 PÁGN 4 6 s informações obtidas através de entrevistas devem ser comprovadas com informações relativas ao mesmo assunto de outras fontes independentes, tais como, observação física, medições e registros. s observações feitas durante a auditoria devem ser documentadas. epois de auditar todas as atividades, a equipe auditora deve analisar criticamente todas as observações para determinar quais devem ser registradas como não-conformidades. equipe auditora então deve certificar-se de que tudo está documentado de modo claro e conciso, além de comprovado por evidências. s não-conformidades devem ser identificadas em relação aos requisitos específicos da norma ou de outros documentos relacionados, segundo os quais a auditoria foi conduzida. s observações devem ser reavaliadas pela equipe de auditores, juntamente com os gerentes responsáveis do auditado. odas as observações e não-conformidades devem ser reconhecidas pela administração do auditado. elatório de uditoria relatório de auditoria deve ser preparado pela equipe de auditores sob a orientação do auditorlíder. relatório deve refletir fielmente o conteúdo da auditoria, ou seja, ele deve conter os seguintes itens: - os objetivos da auditoria; - identificação da equipe auditora; - identificação dos documentos de referência, segundo os quais a auditoria foi conduzida; - data da auditoria e setores / locais auditados; - observações de não-conformidades; - avaliação da equipe auditora sobre a extensão da conformidade do auditado com a norma NB S 9001:2008 e a documentação relacionada. eunião de encerramento com o auditado No final da auditoria, depois de preparar o relatório final, a equipe auditora deve reunir-se com a administração superior do auditado e com as pessoas responsáveis pelas funções envolvidas. principal objetivo desta reunião é apresentar as observações da auditoria da qualidade à administração superior, de maneira tal que garanta uma compreensão clara dos resultados obtidos na auditoria. auditor-líder deve apresentar as observações da auditoria da qualidade, levando em consideração o grau de relevância destas. auditor-líder deve apresentar as conclusões da equipe auditora relativas à eficácia do sistema de gestão da qualidade para assegurar que os objetivos da qualidade sejam atendidos. istribuição do elatório de uditoria relatório de auditoria deve ser enviado para a administração superior pelo auditor-líder. companhamento de tomada de ação-corretiva / preventiva auditado é responsável pela determinação e iniciação de ação corretiva necessária para corrigir ou prevenir uma não-conformidade ou a causa de uma não-conformidade. auditor é responsável apenas pela identificação das não-conformidades. equipe de auditores internos pode, se achar necessário, acompanhar e manter a administração superior informada a respeito da implementação das ações-corretivas / preventivas. Quando necessário, pode-se, efetuar auditorias de acompanhamento para as tomadas de açãocorretiva / preventiva. Neste caso estas auditorias devem seguir o mesmo procedimento aqui descrito. 5. egistros registro das atividades de programação, planejamento, preparação e execução de auditorias internas são: partir do momento da impressão deste documento, o mesmo torna-se uma cópia não controlada

5 P C M N P - Q07 VSÃ 5 PÁGN Programa de uditorias nternas - Plano de uditoria nterna - ista de Verificação - elatório de uditoria odos os documentos acima relacionados devem ser arquivados juntos, em uma pasta Z, com a seguinte descrição no rótulo: uditorias nternas da Qualidade. arquivamento deve ocorrer por um período de 3 anos, separados por ano. Programa de uditorias nternas deve ser a 1 a folha da pasta; os 3 outros tipos de documentos (Plano de uditoria nterna, ista de Verificação e elatório de uditoria) devem ser separados por auditoria, sendo que o arquivamento deve ocorrer na ordem determinada pelo Programa de uditorias nternas. pasta uditorias nternas da Qualidade deve ficar sob a guarda do coordenador da qualidade. B C N G S P GS CZÇÃ M QVMN NXÇÃ MP QVMN CSS S GSS MÉ C PC C SPSÇÃ NFCÇÃ uditorias nternas da Qualidade epto. da Qualidade Pasta Z rdem numérica de datas 3 anos Coordenador da Qualidade nviado / emitido pelos próprios auditores Conforme programa de auditoria liminado Programa de ud.nternas, Plano de ud.nternas, elat. de ud.nternas, ista de Verificação de ud.nternas partir do momento da impressão deste documento, o mesmo torna-se uma cópia não controlada

6 P C M N P - Q07 VSÃ 5 PÁGN 6 6 partir do momento da impressão deste documento, o mesmo torna-se uma cópia não controlada 6. esponsabilidades e autoridades (xecução das atividades) SPNSÁV Z Ç Õ Í S C N Q Ç Ã Í S C N Q PGMÇÃ S NNS X X X FMÇÃ QP S NNS X X X X ÇÃ Í X X PNJMN BÇÃ PN NN X X X X PPÇÃ CMNÇÃ Z N - S VFCÇÃ X X X X NÃ B X X X X C VÊNCS BJVS - NFCÇÃ S NÃ CNFMS X X X X NÃ NCMN X X X X PPÇÃ Ó X X X SBÇ Ó X X X X CNÇÃ M ÇÃ - CV / PVNV X X CMPNH MN MNSÇÃ NFM SP ÇÕS CVS / PVNVS X X X X CN S GSS Q X X FNÇÕS VS