O ROI QUE GERA A UTILIZAÇÃO DE UM BPMS EM QUALQUER TIPO DE EMPRESA

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1 White Paper, 10 de Maio de 2012 O ROI QUE GERA A UTILIZAÇÃO DE UM BPMS EM QUALQUER TIPO DE EMPRESA

2 Introdução Objetivo Este White Paper está orientado a oferecer uma visão geral das possibilidades de automatizar a Gestão por Processos mediante uma Suíte BPM de última geração. Isso supõe o máximo expoente da economia de tempos e custos e, ao mesmo tempo, a segurança na execução dos Processo Empresariais, gerando um ROI até então desconhecido nas aplicações de software de gestão empresarial. 1/44

3 Índice Esquema do White Paper 1 Situação Atual Os quatro fatores para determinar o ROI do BPMS Resultados obtidos ao implantar AuraPortal O que opinam os Analistas sobre AuraPortal? A projeção a nível internacional de AuraPortal 2/44

4 Objetivo Situação Atual Situação Atual Os quatro fatores para determinar o ROI do BPMS Resultados obtidos ao implantar AuraPortal O que opinam os especialistas sobre AuraPortal? A projeção a nível internacional de AuraPortal Veremos brevemente a situação que vivem as empresas diante do cenário econômico atual e como estão atuando para sobreviver a tais adversidades. Também descreveremos os conceitos do BPM e BPMS para que não haja lugar a erros conceituais. 3/44

5 Situação Atual Descrição do BPM BPM (Business Process Management) 1 Ainda que não existam definições oficiais, mais ou menos há um consenso em considerar BPM (Business Process Management) como a estratégia empresarial enfocada a gerenciar os processos de negócio. Um novo enfoque 2 Este enfoque de gerenciar os processos de negócio é relativamente novo. Por essa razão, o mundo BPM se está reinventando continuamente, dando possibilidades que há um ano atrás seriam impensáveis. A revolução que supôs os BPMS 3 Como ajuda a esta forma de gerenciar as organizações, começaram a utilizar-se ferramentas específicas que por evolução natural foram cada vez crescendo mais e sendo melhores. Assim, até a chegada do BPMS. 4/44

6 Situação Atual Descrição do BPMS BPMS (Business Process Management Suite) 1 Como o seu nome indica, é o software que suporta o BPM. Implantação de um BPMS é o mesmo que introduzir no sistema os fundamentos teóricos de BPM. O próprio sistema se encarrega de otimizá-los, automatizá-los (na medida do possível), controlar o cumprimento e proporcionar as análises para a sua melhora contínua. Como se introduzem no sistema os fundamentos teóricos de como deve funcionar a entidade? 2 Através da Modelagem dos Processos e as Regras de Negócio. Implantar BPM em uma entidade hoje em dia deveria ser sinônimo de implantar BPMS, já que como já dito é o software que suporta o BPM. A Implantação 3 Nesta etapa, a empresa melhorará toda a sua organização, identificará os pontos fracos e fortalecerá as atividades mais importantes. De fato será: MAIS EFICIENTE; MAIS EFICAZ e MAIS COMPETITIVA. 5/44

7 Situação Atual Mudança no ritmo do negócio As empresas começam a se dar conta de que o ritmo de negócio mudou. Inclusive as empresas mais tradicionais percebem que o ritmo nos negócios está cada vez mais acelerado até o ponto em que devem ser construídos modelos dinâmicos, para que possam se adaptar à nova competitividade, às novas ameaças e às novas oportunidades de negócio. Na atualidade há muitas empresas incapazes de se adaptar rapidamente aos novos modelos de negócio e isso faz com que estejam ameaçados pela competência, o que poderia levar ao desaparecimento.. Isso é um aviso do que poderia suceder em empresas que ignoram a tendência à mudança contínua em direção à realidade atual. 6/44

8 Situação Atual Nova tendência à mudança contínua Outras empresas começam a reagir e implementar sistemas BPM. Outras companhias adoptam metodologias BPM, que conduzem ao processo de mudança rápida, um maior compromisso empresarial e melhoras na produtividade dos trabalhadores. Muitas das mais grandes e exitosas implantações de BPM de hoje possuem dezenas de milhares de usuários de negócio e cobrem numerosas divisões e linhas de negócio em todo o mundo. Ademais, as empresas se estão enfocando em diversas matérias; como a redução de custos, o aumento dos lucros, melhora na atenção ao clientes, aceleração na aquisição e fusão de empresas, etc. 7/44

9 Objetivo Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS 1 Situação Atual 2 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS 3 Resultados obtidos ao implantar AuraPortal Neste tema, veremos como as empresas devem objetivamente avaliar o impacto que pode provocar no seu negócio, a decisão de implantar um BPMS. 4 5 O que opinam os Analistas sobre AuraPortal? A projeção a nível internacional de AuraPortal Para tanto, haverá que ter em conta os seguintes quatro fatores. 8/44

10 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS Os benefícios, os custos, os riscos e a flexibilidade Os Riscos A incerteza que pode gerar o impacto da implantação de um BPMS na empresa. A Flexibilidade Como afetará este investimento nas mudanças futuras da empresa? 10/44

11 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS Os Benefícios Aumento na eficiência operacional Maior rapidez e adaptação às mudanças na empresa Melhora na produtividade dos trabalhadores Tudo isso leva à: Uma melhor e mais eficaz relação entre empresa-cliente, empresafornecedores, empresa-partners, empresa-distribuidores fazendo que aumentem os benefícios em todos os sentidos. 11/44

12 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS Os Custos O Custo por licença O Custo de manutenção e a aquisição do hardware Treinamento dos colaboradores Por tanto; As empresas que decidam implantar um BPMS, devem ter em conta uma série de custos iniciais de aquisição e também os custos que supõe manter operativo o BPMS. 12/44

13 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS Os Riscos Impossibilidade de estabelecer um contexto empresarial adequado A escassez de conhecimentos BPM nas empresas Falta de planificação para a mudança na gestão empresarial Por tanto; Nenhuma mudança no referente à gestão empresarial está livre de riscos. Quanta mais importância desde à gerência for dada à implantação, a chance de fracassos será menor. 13/44

14 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS A Flexibilidade Melhora na experiência do cliente Melhora na competitividade Acelera a integração de empresas em caso de aquisição O BPMS proporciona um grande valor às empresas: Ademais das vantagens táticas descritas no ponto A, as empresas podem aproveitar a flexibilidade que oferece um BPMS para adaptar-se às mudanças futuras da organização, mudanças nas leis, mudanças econômicas... 14/44

15 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS Principais fatores Que fatores foram os que conduziram a implantar um BPMS nas empresas? Otimização de Processos Aumentar a produtividade dos trabalhadores Garantir a execução de processos entre os diferentes escritórios internacionais A capacidade de ter visibilidade em tempo real dos processos chave A capacidade de modelar processos de negócio A capacidade de modificar os processos rápida e facilmente Apoio aos esforços de diferentes departamentos 15/44

16 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS Gráfico comparativo entre os diferentes sistemas As Suítes BPM oferecem uma maior adaptabilidade e flexibilidade em comparação com outras aplicações 16/44

17 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS Opinião dos nossos clientes Opinião de: Josu Mendívil Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade de Deusto. 1 A completa definição dos processos permite sua fácil avaliação, correção e melhora e ademais, ajuda aos usuários a desenvolver suas tarefas de rotina sem esquecimentos ou atrasos e sem que se necessite estar olhando toda hora a agenda. Opinião de: David Puente Traintic 2 Ganhamos muitíssimo em flexibilidade e rapidez na hora de implantar novas operativas na organização ou modificar as existentes, sem a necessidade de atualizar procedimentos escritos que logo na prática real do dia-a-dia poucos conhecem, dedicar grande esforço interno para difundi-las ou supervisão de pessoal da qualidade em verificar que realmente se estão utilizando. Opinião de: José Martín Martín Grupo Balfegó 3 O BPMS realiza o reporting automático captando a informação do ERP, elaborando os relatórios e enviando automaticamente aos responsáveis de departamento, cobrindo todas as necessidades dos mesmos. 17/44

18 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS Resumo: Objetivos da gestão por processos 1 Maiores benefícios econômicos devido à redução de custos associados ao processo como o aumento do desempenho dos processos. 2 Maior satisfação do pessoal devido a uma melhor definição de processos e tarefas. 3 Maior satisfação do cliente devido à redução dos tempos de atendimento e melhora da qualidade do produto/serviço. 4 Maior conhecimento e controle dos processos. 5 Conseguir um melhor fluxo de informação e materiais. 6 Diminuição dos tempos de processamento do produto ou serviço. 7 Maior flexibilidade diante das necessidades dos clientes. 18/44

19 Objetivo Resultados obtidos ao implantar AuraPortal 1 Situação Atual 2 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS 3 Resultados obtidos ao implantar AuraPortal 4 O que opinam os Analistas sobre AuraPortal? 5 A projeção a nível internacional de AuraPortal Os valores apresentados são a média percentual da soma das mais de 200 empresas e organizações que participaram. Ademais, os valores em porcentagem são o fruto das mudanças ocasionadas pelos processos automatizados com AuraPortal. 19/44

20 Resultados obtidos ao implantar AuraPortal Fatores analisados 1 Análise de Custos 2 Análise de Receitas 3 Análise do tempo empregado na gestão dos processos 4 Análise dos erros na gestão dos processos 5 Análise da capacidade analítica e na tomada de decisão 6 Análise da eficiência 20/44

21 Resultados obtidos ao implantar AuraPortal Análise de Custos % Custos Diminuição dos Custos Anos Na seguinte figura pode-se observar que durante o primeiro ano a porcentagem dos custos teve um destacado impacto, com uma caída bastante acentuada e logo estabilizando-se, ainda que com uma tendência a baixar, no segundo ano. O resultado é que as empresas que utilizam AuraPortal BPMS experimentam uma redução de custos de 47%. 21/44

22 Resultados obtidos ao implantar AuraPortal Análise de receitas Aumento das Receitas % de Receitas Anos Podemos observar que durante o primeiro ano a porcentagem de receitas teve uma influência tímida com um desnível pouco acentuado, mas com tendência de aumento de forma progressiva durante o segundo ano. O resultado é que as empresas que utilizam AuraPortal BPMS experimentam um aumento médio de receitas de 19%. 22/44

23 Resultados obtidos ao implantar AuraPortal Análise do tempo empregado na gestão dos processos. % de economia de tempo Diminuição do Tempo empregado na gestão dos processos Nesta figura, observamos que tanto o primeiro como o segundo ano a diminuição do tempo foi continua. O resultado é que as empresas que utilizam AuraPortal BPMS experimentam uma redução média do tempo em 74%. 23/44

24 Resultados obtidos ao implantar AuraPortal Análise dos erros na gestão dos processos % de diminuição de Erros Diminuição de Erros na gestão dos processos Esta figura demonstra que durante os dois primeiro anos, a redução dos erros cometidos nos processos diminuiu de forma intensa. O resultado é que as empresas que implementam AuraPortal BPMS experimentam uma redução média dos erros em 88%. 24/44

25 Resultados obtidos ao implantar AuraPortal Análise da capacidade analítica e à tomada de decisões % de Cap. Anal. e Tomada de Decisões Aumento da Capacidade Analítica e de Tomada de Decisão O aumento gradativo da capacidade analítica, tanto no primeiro como no segundo ano é o mais destacável dessa figura. O resultado é que as empresas que utilizam AuraPortal BPMS experimentam um aumento médio da capacidade analítica e de tomada de decisão em 83%. 25/44

26 Resultados obtidos ao implantar AuraPortal Análise da eficiência Aumento da Eficiência % de Eficiência Pode-se observar que durante o primeiro ano, a porcentagem da eficiência teve uma grande influência, com uma subida bastante pronunciada e se estabilizando mais, ainda que com tendência a crescer, no segundo ano. O resultado é que as empresas que utilizam AuraPortal BPMS experimentam um aumento médio da sua eficiência em 60%. 26/44

27 Objetivo O que opinam os Analistas sobre AuraPortal? 1 Situação Atual 2 Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS 3 Resultados obtidos ao implantar AuraPortal Neste tópico vamos conhecer as características que fazem com que AuraPortal se diferencie tanto da competência. 4 5 O que opinam os especialistas sobre AuraPortal? A projeção a nível internacional de AuraPortal Também veremos o que opinam os Analistas mais destacados a nível mundial sobre AuraPortal. 27/44

28 O que opinam os Analistas sobre AuraPortal? Opinião dos principais especialistas Decision Matrix on BPM 2011 AuraPortal alcançou uma presença mais que significativa entre as empresas com mais de 5000 colaboradores, algo que desde sempre foi o ponto fraco dos grandes fabricantes. BPM Suites Report 2010 AuraPortal é uma das mais completas e avançadas soluções BPMS do mercado, respaldada por uma empresa financeiramente sólida, com um amplo número de clientes satisfeitos de todos os tamanhos trabalhando desde há vários anos. A BPM Vendor Worth Checking Out, 2011 AuraPortal BPMS oferece muitas funcionalidades inovadoras que são comuns entre os fabricantes de sua dimensão. 28/44

29 O que opinam os Analistas sobre AuraPortal? Opinião dos principais analistas Business Process Platforms, 2011 Em base a referências de clientes, AuraPortal possui uma fácil e sólida implementação e é fácil de usar (tanto para TI como para pessoas de negócio). Ademais, possui uma ágil integração com SAP via Web Services e portal de SAP. Forrester Research Inc. As equipes visionárias de BPM e MDM possuem tendência a gerenciar os dados de processo, onde reconhecem a relação inerente da melhora de processos e qualidade dos dados". Magic Quadrant Report 2007 and 2009 AuraPortal é o exemplo da próxima geração de BPMS". 29/44

30 O que opinam os Analistas sobre AuraPortal? Tabela comparativa 30/44

31 Objetivo A projeção a nível internacional de AuraPortal 1 Situação Atual Os quatro fatores para determinar o ROI dos BPMS Resultados obtidos ao implantar AuraPortal O que opinam os Analistas sobre AuraPortal? No seguinte ponto veremos a evolução de AuraPortal desde a sua fundação até os dias atuais. 5 A projeção a nível internacional de AuraPortal 31/44

32 A projeção internacional de AuraPortal Produtos de AuraPortal Controle total da sua empresa AuraPortal é um software empresarial desenhado de origem 100% Internet e constituído por uma suíte (BPMS) que contém 6 produtos. 1 BPM : Business Process Management. Gestão por Processos. 2 Intranet: Rede de comunicação empresarial interna e externa. 3 Gestão Documental: Geração e administração de todos os documentos em todos os formatos Gestão de Conteúdos: Criação, administração e publicação de conteúdos e páginas Web. Comércio Online: Criação e administração automática de lojas virtuais para a vendas de produtos e serviços da empresa. Regras de Negócio: O mais potente sistema para definir as regras de negócio e colocá-las em execução através dos processos BPM. 32/44

33 A projeção a nível internacional de AuraPortal Características Gestão global da empresa 1 AuraPortal oferece uma plataforma desde a qual podem-se gerenciar praticamente todas as atividades de uma empresa ou organização com eficácia demonstrada. Potência e facilidade de uso 2 Cada um dos produtos mencionados foram desenhados com critérios exclusivos de nossa empresa que à dotam de potência e facilidade de uso claramente vantajosas sobre outros produtos da sua linha existentes no mercado. Sem nenhuma necessidade de programação 3 Destacamos por exemplo que todo tipo de processos podem-se modelar com AuraPortal e seu padrão BPMN. Uma vez modelados, os processos já são executáveis sem nenhuma necessidade de programação. 33/44

34 A projeção a nível internacional de AuraPortal Características Intranet Corporativa 1 AuraPortal oferece em sua Intranet Corporativa uma estrutura integrada que conecta áreas da gestão como Colaboradores, Contas (Clientes, Fornecedores, etc.), Itens (Produtos, Serviços, Estoques, Imobilizado, etc.), Projetos e Áreas da entidade. AuraPortal agrupa esses elementos em 'Famílias'. Automatização e otimização 2 A automatização e otimização de todo o corpo econômico da atividade empresarial fica englobada dentro do ERM, que abrange o Marketing, Vendas, Comércio Online, Abastecimento, Serviços, Logística, Compras, eprocurement, Planificação, Terceirização, etc. Controle total sobre a empresa 3 O mais importante é que todas essas capacidades estão totalmente integradas e permitem uma grande agilidade para desenvolver todo tipo de mudanças de forma imediata e sem perder a segurança e o controle. 34/44

35 A projeção a nível internacional de AuraPortal Resumo: Principais funcionalidades AuraPortal é um autêntico BPMS orientado aos usuários de negócio e 100% tecnologia Web Com AuraPortal, o usuário é capaz de automatizar processos verdadeiramente complexos e sem programação Regras de Negócio e Regras de Processo O Editor de Formulários de AuraPortal é um dos mais potentes do mercado Fichas Personalizáveis e janelas Interativas (WIP) Gestão de Conteúdos e Comércio Online integrado com o BPMS 100% tecnologia Web, incluindo a configuração, modelização y funcionalidades administrativas Gestão Documental com e sem SharePoint, Multi Calendários, Planning de Tarefas 35/44

36 O Projeção a nível internacional de AuraPortal Crescimento da base de clientes ano a ano Número de clientes em todo o mundo /44

37 A projeção a nível internacional de AuraPortal Cronologia Início do crescimento AuraPortal é o programa elegido por corporações globais como PEMEX. Empresas líderes nos elegem Entre elas: Coca-Cola, Toyota, Yamaha, ArcelorMittal, etc. Gartner seleciona AuraPortal entre os 22 melhores fabricantes do mundo. Presença em 40 países AuraPortal já dispõe de mais de 300 clientes em todo o mundo. Gartner AuraPortal é um exemplo da próxima geração de BPMS em seu Magic Quadrant. Escritório na China Abertura do escritório na China conjuntamente com um Partner. Relatório OVUM AuraPortal considerado como nº1 comparado com IBM, Oracle, Appian, Pegasystems o resto de fabricantes BPM. Objetivo: Conseguir mais de 550 clientes em todo o mundo antes que finalize o ano /44

38 A projeção a nível internacional de AuraPortal Presença Internacional Presença Internacional Com $30 Milhões de Capital Social, a companhia é financeiramente sólida. Mais de 100 colaboradores dedicados exclusivamente a AuraPortal. 400 Consultores Certificados distribuídos em mais de 100 partners. Mais de 400 clientes de BPMS, alguns deles utilizando AuraPortal para atender a milhares de usuários e milhares de processos concorrentes. Clientes relevantes: TOYOTA, YAMAHA, PEMEX (Petróleos Mexicanos), COCA-COLA, PEPSICO GROUP, ARCELOR MITTAL, BRISTOL-MYERS SQUIBB, CARREFOUR e outros. 38/44

39 A projeção a nível internacional de AuraPortal Escritórios 39/44

40 A projeção a nível internacional de AuraPortal Partners 40/44

41 A projeção a nível internacional de AuraPortal Clientes 41/44

42 A projeção a nível internacional de AuraPortal Clientes e Partners destacados Mais de 40 países, mais de 400 clientes, mais de 100 Partners e milhões de usuários distribuídos em todo o mundo em nossos clientes, entre os que destacamos: E muito mais! Até 430 clientes! 42/44

43 White Paper, 10 de Maio de 2012 Telefone: Web: blog.auraportal.com Redes Sociais: AuraPortal está qualificado atualmente O ROI pelas que firmas gera a de utilização analistas de como um BPMS o mais em moderno qualquer e tipo eficaz de empresa sistema de gestão BPM. BPM Intranet Veja Gestão um Documental resumo do relatório Gestão da de OVUM Conteúdos com Comércio a leitura do Online código Regras QR. de Negócio -