Autora Karina de Oliveira

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1 Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Oliveira, Karina de Access 2007 : gerenciando dados / Karina de Oliveira. -- Santa Cruz do Rio Pardo, SP : Editora Viena, (Coleção standard) ISBN Microsoft Access (Programa de computador) I. Título. II. Série CDD Autora Karina de Oliveira Índices para catálogo sistemático: 1. Microsoft Access : Computadores : Programas : Processamento de dados Editora Viena Av. Dr. Pedro Camarinha, 31 - Centro - Santa Cruz do Rio Pardo - SP CEP Central de Atendimento: (14) Site na WEB: ISBN: Impressão e Fotolito Oficina Gráfica da VIENA GRÁFICA E EDITORA Todos os direitos reservados pela VIENA GRÁFICA E EDITORA. Lei 9.610/98 e atualizações. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida, guardada pelo sistema retrieval ou transmitida de qualquer modo ou por qualquer outro meio, seja este: eletrônico; mecânico; de fotocópia; de gravação; ou outros; sem prévia autorização por escrito da Editora. Todas as marcas e imagens de Softwares ou outros, utilizadas e/ou mencionadas nesta obra, são propriedades de seus respectivos fabricantes e/ou criadores.

2 Sumário Capítulo 1 - Introdução Introdução ao Access Iniciando o Access A Janela do Access A Janela de Ajuda Banco de Dados Utilizando um Banco de Dados Projetando um Banco de Dados Determine a Finalidade Defina as Tabelas Necessárias Especificando as Chaves Primárias Relacionamento de Tabelas Verificando Erros Aplicando Regras de Normalização Criando o Banco de Dados Objetos do Banco de Dados O Painel de Navegação... 7 Capítulo 2 Trabalhando com Tabelas O que são Tabelas? Como Criar Tabelas Criando Tabelas Manualmente Criando Tabela Baseada num Modelo Criando Tabela Vinculando ou Importando um Arquivo Determinando a Chave Primária Salvando uma Tabela Configurando Campos Criando Campos Nomeando Campos Regras de Nomenclatura A Descrição do Campo Configurar Campos Os Tipos de Dados Propriedades do Campo Propriedade Tamanho do Campo Propriedade Formato Máscara de Entrada Legenda Valor Padrão Regra e Texto de Validação Relacionamento entre Tabelas Tipos de Relacionamentos Relacionamentos Um-Para-Um Relacionamentos Um-Para-Muitos Relacionamentos Muitos-Para-Muitos Criando Relacionamentos Exclusão de Relacionamentos...17 Capítulo 3 - Consultas O que são Consultas? Criando uma Consulta Consultas Seleção Consultas Parâmetros Consultas de Tabelas de Referência Cruzada Consultas Ação Consulta Ação Exclusão Consulta Ação Atualização Consulta Ação Acréscimo Consulta Ação - Criar Tabela Critérios e Expressões na Consulta Inserir Critérios para Recuperar Registros Calculando Campos Associar Tabelas e Consultas...24 Capítulo 4 - Formulários O que são Formulários? Trabalhando com Formulários Folha de Propriedades Seções do Formulário Salvando o Formulário Alterando um Formulário Criando Formulários Criar um Formulário usando a Ferramenta Formulário Criar um Formulário usando a Ferramenta Formulário Dividido Criar um Formulário usando a Ferramenta Vários Itens Criar um Formulário usando a Ferramenta Formulário em Branco Criar um Formulário usando a Ferramenta Assistente de Formulário Adicionando Controles Rótulo Caixa de Texto Grupo de Opção Botão de Comando Caixa de Listagem Caixa de Combinação Imagem Subformulários...31 Capítulo 5 Relatórios O que são Relatórios? Seções de um Relatório Criando Relatórios Editando o Layout do Relatório Definindo Propriedades...33 Capítulo 6 Macros O que são Macros? A Estrutura das Macros Criando Macros Modificar Macros Executar Macros Segurança de Macros...35 Capítulo 7 Módulos O que são Módulos? Módulos do Tipo Classe Módulos do Tipo Padrão Sobre Procedimentos Procedimentos Sub Procedimentos Function Criando um Procedimento...37 Capítulo 8 Importar e Exportar Importar Preparando para a Importação Executando a Importação Salvando a Especificação de Importação Exportar Preparando a Exportação Executar o Assistente para Exportação Salvar a Especificação da Exportação...39 Glossário ACCESS 2007

3 Introdução CAPÍTULO Introdução ao Access 2007 O Microsoft Office Access 2007 é um programa de gerenciamento de banco de dados que proporciona de maneira rápida e fácil, trabalhar com informações. Com uma interface aprimorada e recursos interativos que não requerem conhecimento profundo sobre banco de dados, o Access 2007 aprimorou as formas de controlar e relatar informações. Nessa nova versão do Access 2007 o trabalho ficou mais fácil, ele traz aplicativos predefinidos que podem ser modificados ou adaptados às necessidades do usuário. Além de permitir coletar informações por meio de formulários em s, ou importar dados de aplicativos externos como planilhas do Microsoft Excel, criar e editar relatórios detalhados. Um banco de dados é um conjunto de informações relacionadas, detalhadas e organizadas coerentemente. Essas informações podem ser dadas sobre os mais diferentes assuntos e finalidades, como cadastro de clientes, controle de pedidos, dados de alguma coleção etc. Em um banco de dados eletrônico, quando alguma informação é alterada, ela é atualizada em todas as folhas de dados. No Access 2007 o gerenciamento das informações é feito em um arquivo, o qual é dividido em seções de armazenamento distintas, denominadas tabelas. A partir das tabelas podemos criar os formulários, relatórios e consultas que auxiliam na visualização dos dados. O Microsoft Office Access 2007 auxilia os analistas da informação a controlar e registrar rapidamente informações com facilidade, graças a uma interface melhorada e a recursos de design interativo que não exigem um profundo conhecimento de banco de dados. maneira: Iniciando o Access 2007 Para abrir o Access 2007 proceda da seguinte 1. Abra o menu Iniciar e clique em Todos os Programas; 2. Na lista exibida clique na pasta Microsoft Office e, em seguida, clique em Microsoft Office Access Ao abrir o Access 2007 a página Introdução ao Microsoft Office Access é exibida uma janela na qual devese informar como será criado o novo banco de dados: em branco ou usando um modelo A Janela do Access 2007 Essa página fornece acesso rápido a uma biblioteca de modelos de bancos de dados criados com estilo profissional, além dos bancos de dados abertos recentemente e links para artigos comuns do Office Online. A opção Banco de Dados em Branco é utilizada para criar manualmente todos os componentes do banco de dados, ou podemos utilizar modelos pré-existentes para criar o banco de dados. Após criar o banco de dados na página inicial, o Access 2007 exibe uma janela para esse banco de dados com todos os objetos que o compõem. Essa janela contém ferramentas que auxiliam na edição estrutural do banco, podendo criar, alterar e remover objetos. ACCESS

4 Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 2-Botão Office. 3-Faixa de Opções. 4-Barra de Mensagens. 5-Painel de Navegação. 6-Ajuda. 7-Objetos com Guias. A nova interface do Microsoft Office Access 2007 possibilita que comandos e recursos que geralmente ficavam escondidos em menus complexos e barras de ferramentas agora sejam encontrados facilmente em guias orientadas às tarefas que contêm grupos lógicos de comandos e recursos A Janela de Ajuda Diferente das versões anteriores, o Access 2007 oferece acesso fácil ao conteúdo da Ajuda. Assim é possível fazer uma pesquisa utilizando apenas um conteúdo específico. Independentemente das configurações definidas na janela Ajuda, todo o conteúdo da ajuda estará sempre disponível no Office Online. Para abrir a janela Ajuda: 1. Pressione a tecla <F1>; 2. Ou clique no ponto de interrogação à direita da faixa Banco de Dados Um banco de dados é uma ferramenta que armazena informações de forma organizada para aplicações multiusuário, onde é necessário haver coordenação entre os vários usuários que utilizam as informações. O Access 2007 é um Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD) e é responsável pelo gerenciamento de um banco de dados. O principal objetivo de um SGBD é gerenciar o acesso, manipulação e organização dos dados. E ainda, disponibilizar uma interface para que os usuários possam incluir, alterar ou consultar dados. Com o Access, você pode: Adicionar novos dados a um banco de dados. Editar dados existentes. Excluir informações. Organizar e exibir os dados de maneiras diferentes. Compartilhar os dados com outras pessoas através de relatórios, mensagens de , uma intranet ou a Internet. 4 ACCESS 2007

5 As informações contidas em um banco de dados são armazenadas em tabelas. Um banco de dados pode conter uma ou mais tabelas, um banco de dados do Access armazena suas tabelas em um único arquivo, junto com outros objetos do banco de dados, como formulários, relatórios, macros e módulos. A extensão dos bancos de dados criados pelo Access 2007 é.accdb, em versões anteriores do Access o banco de dados têm a extensão de arquivo.mdb Utilizando um Banco de Dados Os bancos de dados são formados por várias partes que juntas proporcionam o funcionamento correto do banco. Os componentes de um banco de dados do Microsoft Access 2007 são: tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e módulos. Acompanhe a seguir as descrições de cada parte de um banco de dados: Tabela... Uma tabela é um conjunto de dados sobre um tópico específico, como produtos ou fornecedores. Utilizar uma tabela separada para cada tópico, significa armazenar os dados somente uma vez. Isso resulta em um banco de dados mais eficiente e com menos índice de erros na entrada de dados. Consulta... As consultas são utilizadas para recuperar dados específicos das tabelas, para exibir, alterar e analisar dados de várias maneiras. Normalmente os dados estão espalhados em várias tabelas e as consultas permitem exibi-los em uma única folha de dados. Também é possível utilizá-las como fonte de registros para formulários, relatórios e páginas de acesso a dados. As consultas possuem dois tipos: Seleção e Ação. Formulários... Um formulário é um tipo de objeto de banco de dados, usado principalmente para inserir ou exibir dados, em um banco de dados. Você também pode usar um formulário como um menu de controle, que abre outros formulários e relatórios no banco de dados ou como uma caixa de diálogo personalizada, que aceita entrada de usuário e executa uma ação com base na entrada. Relatório... Um relatório é uma maneira eficaz de apresentar dados em um formato impresso. Como você controla o tamanho e a aparência de tudo em um relatório é possível exibir as informações da maneira como desejar. Macros... As macros são um conjunto de ações que você pode criar para ajudar a automatizar tarefas comuns. Os grupos de macros permitem realizar várias tarefas de uma vez. Módulos... Um módulo é, essencialmente, uma coleção de declarações, instruções e procedimentos armazenados, em conjunto, como uma unidade chamada para organizar seu código do Microsoft Visual Basic. O Access possui dois tipos básicos de módulos: módulos padrão e módulos classe. Relacionamentos... Depois de estabelecer diferentes tabelas para cada assunto em seu banco de dados do Access, você precisa encontrar uma maneira de informar ao Access como reunir novamente essas informações. A primeira etapa nesse processo é definir relacionamentos entre as suas tabelas. Feito isso, você pode criar consultas, formulários e relatórios para exibir informações provenientes de várias tabelas de uma vez Projetando um Banco de Dados Para o correto funcionamento de um banco de dados é necessário que ele seja muito bem estruturado. Só assim, será possível o armazenamento coerente e organizado das informações, possibilitando a execução de tudo que você espera, de maneira eficaz, precisa e eficiente. Para a estruturação de um banco de dados, devemos seguir alguns passos básicos. Estes passos são fundamentais para elaborar um banco com boa estrutura. Devemos definir sua finalidade, campos, relacionamentos, objetos, layout etc. Veja ao lado o que é importante para se projetar um banco de dados: Determine a Finalidade É importante definir, antecipadamente, a finalidade do banco de dados, analisar suas necessidades e o modo como deverá ser projetado. Devemos saber que tipo de informação ele irá manipular, os assuntos e os tipos de ocorrências que serão armazenadas. Faça um rascunho dos relatórios que serão fornecidos. Examine, detalhadamente, a estrutura de bancos de dados semelhantes ao de seu projeto Defina as Tabelas Necessárias Determinar a finalidade de um banco de dados. Definir as tabelas e suas informações. Especificar as chaves primárias. Configurar os relacionamentos entre as tabelas. Verificar os erros na estrutura da tabela. Aplicar as regras de normalização. A determinação das tabelas e os campos de armazenamento de cada uma, podem ser o passo mais complicado para a criação de um banco de dados. Isso se deve em razão de que, todos os outros componentes do banco, terão como ACCESS

6 base as informações e dados descritos nas tabelas. Os relatórios, formulários e consultas processam suas informações de acordo com as informações armazenadas nas tabelas. Assim, se você não aplicar uma boa estrutura nas tabelas de seu banco de dados, certamente ele não corresponderá às suas expectativas. Para criar suas tabelas, podemos projetá-las em um rascunho e, posteriormente, gerá-las no Access Ao elaborar as tabelas, divida-as por categorias de informações Especificando as Chaves Primárias Após definir as tabelas do banco de dados, o próximo passo é determinar um ou mais campos da tabela que funcionará como chave primária. A chave primária de uma tabela é um campo, ou conjunto de campos, que identifica de forma exclusiva cada registro armazenado na tabela. Uma vez designada um campo como chave primária para uma tabela, os valores desses campos não podem ser duplicados Relacionamento de Tabelas Depois que você criar as tabelas, com seus campos e identificações de chave primária é necessário relacionar seus campos. Por meio de relacionamentos, o Access pode trabalhar com informações de relação mútua entre os campos Verificando Erros Após estruturar a tabela, seus campos e relacionamentos, verifique se não há falhas ou erros que possam comprometer os dados, pois, é mais fácil a correção de erros nessa fase do desenvolvimento das tabelas, do que depois de tê-la preenchido com informações. Para verificar se há erros na estrutura da tabela crie e preencha as tabelas com dados de exemplo e tente trabalhar com essas informações criando consultas, adicionando novos registros, entre outros Aplicando Regras de Normalização Essas regras são utilizadas para verificar se as tabelas estão corretamente estruturadas. A normalização é aplicada após a representação de todos os itens de informações e da obtenção de uma estrutura preliminar. A idéia é ajudar a assegurar que você distribua os itens de informações pelas tabelas corretas. A primeira forma normal declara que cada interseção de linha e coluna da tabela deve possuir um valor único e nunca uma lista de valores. A segunda forma normal determina que a tabela deve estar na primeira forma normal, e que cada coluna da tabela, que não seja chave primária, seja totalmente dependente de toda a chave primária, e não apenas de parte dela. Essa regra é aplicada apenas nas tabelas cuja chave primária é composta por mais de um campo. A terceira forma normal exige que a tabela esteja na segunda forma normal, e que as colunas que não são chaves primárias sejam independentes entre si. Isso quer dizer que cada coluna não-chave seja dependente da chave primária e somente da chave primária Criando o Banco de Dados No Access 2007 podemos criar um banco de dados de duas maneiras. A primeira, consiste em construir todos seus itens manualmente. Este modo é mais flexível, no entanto, muito mais trabalhoso. O segundo modo, consiste na utilização de um assistente, que constrói tabelas, consultas, formulários e relatórios com base em poucas informações e padrões predefinidos. Qualquer componente do banco de dados (tabelas, consultas etc.), pode ser editado novamente. Assim, é possível, por exemplo, criar uma tabela com o Assistente e modificá-la depois de pronta. Acompanhe a seguir como criar um banco de dados usando um modelo: 1. Abra o menu Iniciar, clique em Todos os Programas, na lista exibida clique na pasta Microsoft Office e, em seguida, clique em Microsoft Office Access 2007; 2. Feito isso será exibida a tela inicial do Access 2007; 3. Muitos modelos são exibidos em Modelos de Destaque Online, na página Introdução ao Microsoft Office Access, e outros serão disponibilizados ao clicar em uma das categorias em Categorias de Modelo, no lado esquerdo da janela. Clique no modelo que será utilizado; 4. No painel à direita aparecerá um nome de arquivo sugerido para o banco de dados na caixa Nome do Arquivo. É possível editar o nome do arquivo e especificar a pasta onde será salvo; 5. Clique em Criar, ou em Download, caso seja um modelo do online. Feito isso o Access cria e, em seguida, abre o banco de dados exibindo um formulário, no qual é possível começar a inserir dados. Se nenhum dos modelos satisfaz suas necessidades, talvez seja melhor criar um banco de dados em branco. 6 ACCESS 2007

7 Para criar um banco de dados em branco proceda da seguinte maneira: 1. Abra o Microsoft Office Access 2007; 2. Na página Introdução ao Microsoft Office Access, clique em Banco de Dados em Branco; 3. Será exibido um painel Banco de Dados em Branco no painel direito. Digite um nome de arquivo na caixa Nome do Arquivo e escolha a pasta que o banco será salvo; 4. Clique no botão Criar. Feito isso, o Access cria o banco de dados e abre uma tabela vazia chamada Tabela1, no modo de exibição Folha de Dados; 5. O Access posiciona o cursor na primeira célula vazia na coluna Adicionar Novo Campo. Para adicionar dados, comece a digitar - ou cole os dados de outra fonte, como de uma planilha eletrônica do Microsoft Office Excel Objetos do Banco de Dados O sistema de banco de dados do Access é formado por um grupo de objetos. Cada um deles, tem uma função diferente no gerenciamento das informações. Alguns dos objetos do banco de dados estão dispostos na guia Criar. A seguir, os objetos do banco de dados: Tabelas: As tabelas contém os campos e colunas, onde serão armazenados os dados de seu banco de dados. Consulta: As consultas permitem que você acesse seus dados de maneira rápida e eficiente. Formulários: Um formulário tem como finalidade a edição dos dados em um banco de dados. Sua principal característica é a exibição dos dados em quadros totalmente gráficos. Relatórios: Etapa final do Access 2003, onde será construído um layout personalizado, para que os registros sejam impressos no papel. Você pode utilizar um relatório para agrupar registros e exibir totais, para grupos, ou totais gerais, para todo o relatório. Páginas: As páginas são scripts que podem ser usados na exibição e edição das informações, no modo estrutura. Macros: É uma lista de ações que o Access executa. Quando você executa uma macro, o Access XP executa as ações da macro. A macro está sempre associada a um formulário. Módulo: Uma série de um ou mais procedimento, escritos na linguagem do VisualBasic O Painel de Navegação Ao abrir ou criar um banco de dados, os nomes dos objetos desse banco de dados aparecem no Painel de Navegação divididos em categorias. Esse painel substitui a antiga janela Banco de Dados usada nas versões anteriores ao Access Veja ao lado o Painel de Navegação. O Painel de Navegação é exibido do lado esquerdo da janela que exibe as informações do banco de dados. Caso seja necessário mais espaço para trabalhar na criação dos objetos, o Painel de Navegação pode ser minimizado para que ocupe menos espaço, mas continue disponível. Para isso, clique no botão Abrir/Fechar da Barra de Redimensionamento ou pressione a tecla <F11>. Para abrir ou aplicar um comando a um objeto de banco de dados, proceda da seguinte maneira: 1. Clique sobre o objeto com o botão direito do mouse; 2. No menu exibido selecione o comando desejado. Além de usar o menu também é possível abrir um objeto pelo Painel de Navegação das seguintes maneiras: clicando duas vezes no objeto ou selecionando-o e, em seguida, pressionando a tecla <Enter>. Por padrão, o Painel de Navegação aparece automaticamente ao abrir um banco de dados no Access 2007, inclusive aqueles criados em versões anteriores. Para evitar que o Painel de Navegação seja exibido por padrão é possível definir uma opção de programa. O conjunto de etapas a seguir explica como executar cada ação: 1. Clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opções do Access; 2. No painel esquerdo da caixa de diálogo Opções de Acesso, clique em Banco de Dados Atual; 3. Em Navegação, desmarque a caixa de seleção Exibir Painel de Navegação. Em seguida, clique em OK. ACCESS

8 Trabalhando com Tabelas CAPÍTULO 2 8 ACCESS O que são Tabelas? Uma tabela é um conjunto de dados sobre um tópico específico, como produtos ou fornecedores. Utilizar uma tabela separada para cada tópico significa armazenar os dados somente uma vez. Isso resulta em um banco de dados mais eficiente e com menos erros de entrada de dados. Por isso, a elaboração de uma tabela deve ser muito bem planejada, para que possa oferecer uma boa base de dados. Uma tabela é como uma grade, onde estão dispostas colunas (campos) e linhas (registros). Em cada registro são armazenadas todas as informações necessárias sobre um determinado assunto. Cada campo de um registro guarda, separadamente, cada informação a respeito do registro. Por exemplo, cada campo em uma tabela Produtos, contém o mesmo tipo de informação para cada produto, como o seu nome. Cada registro nessa tabela, contém todas as informações sobre um produto, como o nome do produto, o número de identificação do fornecedor, as unidades em estoque etc Como Criar Tabelas Linha ou Registro. As tabelas em bancos de dados relacionais, devem possuir uma chave primária. Uma chave primária é um campo ou um conjunto de campos, que diferencia cada registro de todos os outros. Em alguns bancos de dados simples, como uma lista de contatos, é preciso apenas uma única tabela para que o banco desempenhe sua função. Já em bancos mais complexos, são utilizadas várias tabelas para organizar as informações. Ao criar um novo banco de dados, um novo arquivo é criado no computador, que age como um recipiente para todos os objetos no seu banco de dados, incluindo as tabelas. Quando um novo banco de dados é criado uma tabela vazia é criada automaticamente. No Access 2007 você pode criar uma nova tabela em um banco de dados existente de três maneiras: criar uma tabela em branco e configurá-la manualmente, criar uma tabela baseada em um modelo já existente, importar ou vincular informações de outra fonte de dados para criar a tabela, como uma pasta de trabalho do Microsoft Office Excel 2007, um documento do Microsoft Office Word 2007, um arquivo de texto ou outro banco de dados Criando Tabelas Manualmente Para criar uma nova tabela em branco para um banco de dados já existente, siga os seguintes passos: 1. Clique na guia Criar; 2. No grupo Tabelas, clique em Tabela; 3. Uma nova tabela é inserida no banco de dados no modo Folha de Dados. Feito isso, já é possível inserir dados para iniciar a definição dos campos Criando Tabela Baseada num Modelo Coluna ou Campo. O Access 2007 possui alguns modelos de tabelas que podem ser utilizados para facilitar o processo de criação de novas tabelas: Contatos, Tarefas, Questões, Eventos e Ativos. Acompanhe a seguir como criar uma tabela a partir de um modelo: 1. Clique na guia Criar; 2. No grupo Tabelas, clique em Modelos de Tabela e, em seguida, selecione um dos modelos disponíveis na lista; 3. Uma nova tabela é inserida, com base no modelo selecionado. A nova tabela já vem com os campos definidos, estando pronta para receber as informações.

9 Criando Tabela Vinculando ou Importando um Arquivo Uma tabela pode ser criada utilizando informações armazenadas em outros arquivos. Para isso, é preciso importar ou vincular as informações que estão em arquivos do tipo planilha do Excel, lista do SharePoint, um arquivo XML, outro banco de dados do Access etc. Ao importar informações de outros arquivos para criar uma tabela, essas informações são copiadas e inseridas em uma nova tabela do banco de dados atual. Agora quando utilizamos a opção de vincular informações de outros arquivos, a tabela criada fica vinculada às informações existentes no arquivo original, e ao alterar dados em uma tabela vinculada, esses também são alterados em sua fonte original, e se as informações são alteradas na fonte original com a utilização de outro programa, essa alteração também é visível na tabela vinculada. Observação: Em alguns casos, não é possível fazer alterações na fonte de dados por meio de uma tabela vinculada, especialmente, quando a fonte de dados é uma planilha do Excel. Veja a seguir como criar uma nova tabela importando ou vinculando a dados externos: 1. Clique na guia Dados Externos; 2. No grupo Importar, clique em uma das fontes de dados disponíveis; 3. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos escolha entre: importar dados para uma nova tabela, importar dados em uma tabela já existente ou criar uma tabela vinculada; 4. Siga as instruções do assistente até concluir a criação da tabela. O Access cria a nova tabela e a exibe no Painel de Navegação Determinando a Chave Primária A chave primária de uma tabela consiste em um ou mais campos que identificam de modo exclusivo cada registro armazenado na tabela. O Access usa os campos de chave primária para reunir rapidamente os dados de várias tabelas. Para definir a chave primária de uma tabela é preciso verificar se o campo identifica cada linha de maneira exclusiva, nunca é vazio ou nulo e muda raramente (o ideal é nunca mudar). O Access cria automaticamente um índice para a chave primária, o que ajuda a tornar as consultas e outras operações mais rápidas. E ainda o Access garante que cada registro tenha um valor único no campo da chave primária. Quando uma nova tabela é criada no modo Folha de Dados, automaticamente é criada uma chave primária e atribui a ela um nome de campo de identificação e o tipo de dados Numeração Automática. O campo é oculto no modo Folha de Dados, mas pode ser visualizado alternando para o modo Design. Você pode alternar para o modo Design clicando com o botão direito do mouse na guia de documentos e, em seguida, clique em Modo Design; ou, então, clique com o botão direito do mouse no nome da tabela no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Modo Design. Acompanhe a seguir como definir ou alterar a chave primária: 1. Abra a tabela no modo Design; 2. Selecione um ou mais campos que serão utilizados como chave primária. Para selecionar um campo, clique no seletor de linha para o campo desejado e para selecionar mais de um campo, mantenha pressionada a tecla <Ctrl> e, em seguida, clique no seletor de linha para cada campo; 3. Selecione a guia Design e no grupo Ferramentas, clique em Chave Primária Salvando uma Tabela Após criar uma tabela é preciso salvá-la. Ao salvar uma tabela pela primeira vez, atribua a ela um nome que descreva as informações que a tabela contém, como, por exemplo, Clientes, Fornecedores ou Produtos. Veja a seguir como salvar uma tabela: 1. Clique no Botão Office e, em seguida, clique em Salvar ou em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido; 2. Se estiver salvando a tabela pela primeira vez, digite um nome para a tabela e, em seguida, clique em OK Configurando Campos Todos os campos de tabelas no Access 2007 são formados por três partes: Nome do campo, o Tipo de dados e sua Descrição. ACCESS

10 As partes de um campo: Nome, Tipo e Descrição. Itens das propriedades do campo selecionado. Nome do campo... Em cada linha dessa coluna devem ser digitados os nomes dos campos que serão incluídos na tabela, como, por exemplo, Nome, Idade, Endereço etc. Tipo de dados... Nesta coluna deve-se especificar o tipo de informação que o campo irá armazenar. Por exemplo, para um campo que armazenará nomes utiliza-se o tipo Texto, um campo que armazenará datas utiliza-se o tipo Data/Hora. Descrição... O preenchimento deste campo é opcional e serve para descrever o campo. Assim, ao clicar no campo (no formulário), a barra de status exibe a descrição Criando Campos São nos campos, ou colunas, da tabela que as informações são armazenadas, por isso é importante escolher os campos com cuidado. As informações devem ser armazenadas em suas menores partes úteis. Tanto em tabelas já existentes quanto em tabelas novas, abertas no modo Folha de Dados, é possível adicionar um campo novo imediatamente digitando informações na coluna Adicionar Novo Campo. Veja como adicionar um novo campo a uma tabela existente: 1. Clique no Botão Office e, em seguida, clique em Abrir; 2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra o banco de dados; 3. No Painel de Navegação, clique duas vezes em uma das tabelas disponíveis para abri-la; 4. Digite seus dados na célula abaixo do cabeçalho da coluna Adicionar Novo Campo. Ao digitar os dados na nova coluna, o Access 2007 usa as informações digitadas para reconhecer o tipo de dados apropriado para o campo. Por exemplo, ao digitar uma data na coluna, como 13/10/2007, o Access 2007 reconhece essa informação como data e define o tipo de dados para o campo como Data/Hora. Em um banco de dados que contém várias tabelas, uma pode conter um campo de outra tabela, ficando assim relacionadas. O Access 2007 permite que você insira um novo campo usando o painel Lista de Campos, que mostra os campos disponíveis em outras tabelas do banco de dados. Veja ao lado o painel Lista de Campos. Para abri-lo: 1. Verifique se a tabela está no modo Folha de Dados; 2. Clique na guia Folha de Dados e no grupo Campos e Colunas, clique em Adicionar Campos Existentes; 3. O painel Lista de Campos aparece à direita da tabela atual. O painel Lista de Campos exibe as informações em duas categorias: Campos disponíveis nas tabelas relacionadas e Campos disponíveis em outras tabelas. 10 ACCESS 2007

11 Acompanhe a seguir como adicionar em uma tabela um campo do painel Lista de Campos: 1. Com o painel Lista de Campos aberto; 2. No painel Lista de Campos clique no sinal de adição (+) para exibir os campos das tabelas; 3. Arraste o campo desejado do painel Lista de Campos para a tabela no modo Folha de Dados. Quando a linha de inserção aparecer, solte o campo na posição desejada; 4. O Assistente de pesquisa será iniciado. Siga as instruções até finalizar o assistente e o campo aparecer na tabela. Ao arrastar e soltar um campo de uma tabela não relacionada e concluir o Assistente de pesquisa, uma nova relação um-para-muitos é criada automaticamente entre a tabela a qual o campo pertence e a tabela em que o campo foi adicionado Nomeando Campos Todos os campos que formam uma tabela possuem um nome, que é digitado em uma linha da coluna Nome do campo. Nesta coluna são inseridos os nomes que representarão os campos da tabela. O uso de palavras excessivas no nome do campo pode confundir. Embora você possa incluir espaços em nomes de campos, controles e objetos, a maioria dos exemplos na documentação do Access mostra nomes de campos e controles sem espaços, pois os espaços nos nomes podem gerar conflitos de nomenclatura. Por isso, procure nomear cada campo de acordo com sua função. Por exemplo, para um campo que armazenará o nome de um fornecedor, insira no nome do campo o texto NomeDoFornecedor, ou então, Fornecedor, apenas. Seguindo essas regras, a tabela também ficará mais organizada Regras de Nomenclatura Para o preenchimento correto dos campos da estrutura de uma tabela é necessário conhecer algumas regras. Elas são importantes, porque o Access restringe o uso de determinados caracteres nesses campos. Os nomes de campos devem ter no máximo 64 caracteres, sendo permitido qualquer combinação de letras, números, espaços e caracteres especiais, com exceção do ponto (.), ponto de exclamação (!), acento grave ( ) e colchetes ([ ]). Você não poderá utilizar espaços iniciais ou caracteres de controles (valores ASCII de 0 até 31). Procure evitar a inserção de espaços nos nomes dos objetos. Evite também nomes muito longos, por serem difíceis de lembrar e fazer referências A Descrição do Campo A descrição do campo é um item opcional disponível no modo Design. Nessa coluna é possível fazer uma breve descrição que será exibida na Barra de Status quando este campo for selecionado em um formulário. A descrição não interfere no funcionamento do campo, apenas traz informações adicionais. Se não houver descrição, a barra de status do formulário ficará vazia Configurar Campos Os Tipos de Dados Cada campo da tabela possui, especificado, o tipo de informação que armazena. Essa classificação permite utilizar as informações do campo em cálculos, restrições e outras operações. Os tipos de dados disponíveis estão na coluna: Tipo de dados. Podemos escolher entre as seguintes opções: Texto... Esta propriedade atribui ao campo a característica de armazenar informações formadas por caracteres e números. Nesse tipo de campo, não podemos executar cálculos matemáticos. Memorando... Permite armazenar informações mais extensas, como anotações e combinações de texto e números. O tipo Memorando pode armazenar até caracteres. Número... O tipo de dado Número, atribui ao campo características matemáticas e permite a realização de cálculos numéricos, exceto valores monetários. Data/Hora... O tipo de dados Data/Hora, armazena informações valores de data e hora, para os anos de 100 a Unidade Monetária... É atribuído a campo que armazenam valores monetários e dados numéricos utilizados em cálculos matemáticos, envolvendo dados contendo, de uma a quatro, casas decimais. Numeração Automática... Esse tipo de dado, permite o controle seqüencial ou aleatório exclusivo, inserido automaticamente quando um registro é adicionado. Sim/Não... Os campos, com este tipo de dado, permitem a variação da informação entre dois valores, Sim ou Não. Outros valores podem ser definidos, como Verdadeiro ou Falso, Ativado ou Desativado. ACCESS

12 Objeto OLE... O tipo de dado Objeto OLE, permite que o campo armazene informações de outros programas por meio do protocolo OLE, como planilhas, figuras, sons etc. Hyperlink... Os campos que têm este tipo de dados podem armazenar hyperlinks. Assistente de Pesquisa... Campos com o tipo de dados Assistente de pesquisa, permitem a escolha de valores a partir de outra tabela ou a partir de lista de valores, utilizando uma caixa de combinação. Para definir o tipo de dados no modo Folha de Dados, proceda da seguinte maneira: 1. Abra ou crie uma tabela no modo Folha de Dados; 2. Selecione o campo que terá o tipo de dado alterado; 3. Clique na guia Folha de Dados e no grupo Tipo e Formatação de Dados, clique na seta na lista suspensa ao lado de Tipo de Dados; 4. Selecione um tipo de dados e o campo selecionado receberá o tipo de dados escolhido. Para definir o formato de um campo na guia Folha de Dados e no grupo Tipo e Formatação de Dados, clique na seta na lista suspensa ao lado de Formato, selecione o formato desejado Propriedades do Campo As propriedades de um campo são características que determinam seu desempenho. Cada tipo de campo possui um grupo próprio de características, disponibilizadas na parte inferior da janela da estrutura da tabela. Algumas dessas definições, não são necessárias ao banco de dados, porém sua especificação pode melhorar o funcionamento da tabela. Para definir as propriedades de campo de uma tabela, utilize a pasta Geral, na parte inferior da janela estrutura da tabela. As propriedades de um campo variam de acordo com o tipo de dado que ele armazena Propriedade Tamanho do Campo A propriedade Tamanho do campo, limita a quantidade de caracteres que pode ser inserido no campo. Ela está disponível para os tipos de dados Texto, Número e AutoNumeração. O limite máximo de caracteres é 255. Para um campo, com tipo de dado AutoNumeração, você poderá escolher entre duas opções para o tamanho do campo: Inteiro Longo... Armazena numeração que varia entre a , ocupando 2 bytes. Código de Replicação... Armazena informações de até 16 bytes no campo, permitindo estabelecer identificação exclusiva para replicação. Se o tipo de dados estiver definido como Número, pode-se escolher entre os seguintes tamanhos de campo: Byte... Permite armazenar números que variam de 0 a 255 (não-fracionários). Inteiro... Permite armazenar números entre a (não-fracionários). Inteiro Longo... Permite armazenar números entre a (não-fracionários). Simples... Armazena números que podem variar entre 3,402823E38 a 1,401298E 45 para valores negativos e de 1,401298E 45 a 3,402823E38 para valores positivos. Duplo... Armazena números que variam de 1, E308 a 4, E 324 para valores negativos e de 1, E308 a 4, E 324 para valores positivos. Código de Replicação... Armazena valores de 16 bytes, com a finalidade de identificar com exclusividade uma réplica da tabela, registros e outros objetos. São também conhecidos como GUIDs. Decimal... Armazena números de 0 a 255 (não-fracionários) Propriedade Formato A propriedade Formato permite ao usuário personalizar a disposição de texto, números, horas e datas para exibição e impressão. É possível usar um formato predefinido ou criar um formato a partir de símbolos de formatação. 12 ACCESS 2007

13 Essa propriedade interfere apenas na maneira como os dados são exibidos, sem alterar sua forma de armazenamento. Para a construção manual de um formato utilize os símbolos a seguir, independente do tipo de dados: (espaço)... Exibe espaços como caracteres literais. ABC... Exibe como caracteres literais o que estiver entre aspas.!... Força alinhamento à esquerda, em vez de à direita. *... Preenche o espaço disponível com o próximo caractere. \... Exibe o próximo caractere, como um caractere literal. É possível também exibir caracteres literais, colocando-os entre aspas. [cor]... Exibe os dados formatados, na cor especificada entre os colchetes. Cores disponíveis: Preto, Azul, Verde, Ciano, Vermelho, Magenta, Amarelo, Branco. Você não poderá misturar símbolos de formatação personalizados, para os tipos de dados Número e Moeda; com os símbolos de formatação de Data/Hora, Sim/Não ou Texto e Memorando. Quando estiver definido uma máscara de entrada e definir a propriedade Formato para os mesmos dados, a propriedade Formato tem precedência quando os dados são exibidos e a máscara de entrada é ignorada. Por exemplo, se você criar uma máscara de entrada Senha, no modo Estrutura de tabela e também definir a propriedade Formato para o mesmo campo, seja na tabela ou em um controle de um formulário, a máscara de entrada Senha será ignorada e os dados serão exibidos conforme a propriedade Formato Máscara de Entrada Uma máscara de entrada é um conjunto de caracteres literais e caracteres de máscara que controlam o que pode ou não ser inserido em um campo. É na propriedade Máscara de entrada que esses padrões são criados, definindo formas visuais de entrada de informações, facilitando o preenchimento do campo. Considere como exemplo um campo que armazena números de telefones. Para esse campo é possível inserir a seguinte máscara:!\(99 )!9900\-0000;0;_. Com isso o campo seria apresentado da seguinte forma: ( ) -. A propriedade Máscara de entrada possui três seções distintas, separadas por ponto-e-vírgula (;):Primeira Especifica a própria máscara de entrada; por exemplo,!(999) Primeira seção... Define a seqüência de caracteres da máscara e consiste nos caracteres de espaço reservado e literais. Segunda seção... Define o que será armazenado no banco de dados. Coloque 0 se desejar armazenar a máscara e seus dados, ou 1 se desejar armazenar apenas os dados. Terceira seção... Define o caractere que aparecerá para indicar as posições dos dados. Nessa seção, pode-se utilizar qualquer caractere. Para exibir uma seqüência vazia, utilize um espaço entre aspas ( ). Para definir uma máscara de entrada, podemos utilizar caracteres especiais que limitam e determinam o tipo de informação que será inserido no campo. Veja a seguir os caracteres especiais utilizados para definir uma máscara de entrada: 0... Dígito (de 0 a 9, entrada obrigatória, sinais de adição [+] e subtração [ ] não permitidos) Dígito ou espaço (entrada não obrigatória, sinais de adição e subtração não permitidos). #... Dígito ou espaço (entrada não obrigatória; os espaços são exibidos como vazios quando no modo Edição, mas os vazios são removidos quando os dados são salvos; sinais de adição e subtração permitidos). L... Letra (de A a Z, entrada obrigatória).?... Letra (de A a Z, entrada opcional). A... Letra ou dígito (entrada obrigatória). a... Letra ou dígito (entrada opcional). &... Qualquer caractere ou espaço. Obrigatório inserir um único caractere ou um espaço nesta posição. C... Letra ou dígito. Uma letra ou um dígito nessa posição é opcional.., : ; - /... Espaços reservados de decimais e milhares, separadores de data e hora. O caractere que você selecionar dependerá das configurações regionais do Microsoft Windows. >... Todos os caracteres a partir dele aparecerão em letras maiúsculas. <... Todos os caracteres seguintes são exibidos em mínusculas.!... Faz com que a máscara de entrada seja preenchida da esquerda para a direita e não da direita para a esquerda. \... Força o Access a exibir o caractere seguinte. Isso é o mesmo que envolver o caractere em aspas duplas. Texto literal... Envolve aspas duplas qualquer texto que os usuários devem visualizar. ACCESS

14 Senha... No modo Design para tabelas e formulários, definir a propriedade Máscara de Entrada como Senha cria uma caixa de entrada para senha. Quando os usuários digitarem as senhas na caixa, o Access armazenará os caracteres, mas exibirá asteristicos (*). Em um banco de dados do Microsoft Access 2007, você pode criar uma máscara de entrada para uma tabela. Veja como proceder para criar uma máscara de entrada, para um campo no modo Design, de uma tabela: 1. Abra uma tabela no modo Design; 2. Na parte superior da janela, clique no campo para o qual será definida uma máscara de entrada; 3. Na parte Propriedades do campo, clique no botão Construir ( ), ao lado da caixa da propriedade Máscara de entrada; 4. O Assistente de máscara de entrada será iniciado; 5. Siga as instruções nas caixas de diálogo do assistente Legenda A propriedade Legenda permite apresentar informações sobre um determinado campo ao usuário. As legendas podem ser exibidas em vários modos de exibição: A propriedade Legenda é uma expressão de seqüência que pode ter até caracteres. Nos formulários e relatórios, as legendas não devem ser muito grandes, o que causaria danos a elas. Para definir legendas em campos, você pode utilizar a folha de propriedades, no modo Design ou na janela Consulta. Quando não se nomeia uma legenda para o campo da tabela, a definição da propriedade NomeDoCampo, do campo, será utilizada como rótulo anexado a um controle, ou como título de coluna no modo Folha de Dados. Inclua dois Es comerciais (&&) na configuração de uma legenda, se você desejar exibir o próprio E comercial no texto da legenda. Por exemplo, para exibir Salvar & Sair, você deve digitar Salvar && Sair, na caixa da propriedade Legenda Valor Padrão As Legendas de campo especificam o texto para rótulos anexados a controles criados ao se arrastar um campo da lista de campos e servem como títulos de coluna, no modo Folha De Dados. As Legendas de formulário especificam o texto que aparece na barra de título, no modo Formulário. As Legendas de relatório especificam o título do relatório em Visualizar Impressão. As Legendas de rótulo e de botão especificam o texto que aparece no controle. A propriedade Valor padrão define o valor que deve ser inserido automaticamente em um campo, quando um novo registro for criado. Um valor padrão pode ser configurado para os campos de tabela definidos como os tipos de dados Texto, Memorando, Número, Data/Hora, Moeda, Sim/Não e Hiperlink. Caso não seja fornecido um valor, o campo permanece em branco até que seja inserido um valor. Após definir um valor padrão para um campo, o Access sempre aplica esse valor para os novos registros que forem adicionados. Veja a seguir como definir um valor padrão: 1. Abra a tabela que será alterada no modo Design; 2. Selecione o campo que deseja alterar; 3. Na guia Geral do setor Propriedade do campo, digite um valor na caixa da propriedade Valor padrão. O valor a ser inserido depende do tipo de dados definido para o campo, por exemplo, ao digitar =Data() para inserir a data atual, o campo deve ser do tipo Data/Hora; 4. Salve as alterações Regra e Texto de Validação A regra de validação limita ou controla o que os usuários podem inserir em um campo de tabela ou em um controle de um formulário. O Microsoft Office Access 2007 possui vários recursos para validar dados, e muitas vezes são utilizados mais de um desses recursos para definir uma regra de validação. Na propriedade Regra de validação pode ser inserida uma expressão que limita ou exige a entrada de certos dados em um registro, controle ou campo. Quando os dados inseridos não concordam com as especificações da regra de validação, pode ser exibida uma mensagem, predefinida na caixa Texto de validação. Caso uma Regra de validação não possua um texto na propriedade Texto de validação, o Access 2007 exibe uma mensagem de erro padrão, se a Regra de validação for violada. 14 ACCESS 2007

15 Veja a seguir como criar regras de validação para um campo: 1. Abra a tabela que será alterada no modo Design; 2. Na coluna Nome do campo, selecione o campo que deseja alterar; 3. Na guia Geral da seção inferior da janela, selecione a caixa de propriedades Regra de validação e digite a regra de validação, ou clique no botão Construir ( ) para iniciar o Construtor de expressões e criar a expressão; 4. Selecione a caixa de propriedades Texto de validação e digite uma mensagem de validação. A mensagem digitada dependerá de sua regra de validação. Mantenha a mensagem curta e tente explicar onde o usuário está errando; 5. Salve seu trabalho. Acompanhe agora como testar as regras de validação: 1. Abra a tabela que contém a regra de validação no modo Design; 2. Clique na guia Design e no grupo Ferramentas, clique em Testar Regras de Validação; 3. Será exibida uma mensagem de alerta, clique em Sim para fechar a caixa de diálogo e iniciar o teste; 4. Se for solicitado que salve a tabela, clique em Sim; 5. Várias outras mensagens de alerta poderão ser exibidas. Leia as instruções em cada mensagem e clique em Sim ou Não, conforme adequado, para concluir ou interromper o teste. É possível inserir regras de validação para todos os tipos de dados, exceto para Numeração Automática, Objeto OLE e tipos de dados de Anexo, e para os campos do tipo Número cuja propriedade Tamanho do campo esteja definida como Código de replicação Relacionamento entre Tabelas Os Relacionamentos são ligações entre campos de várias tabelas, que reúnem e unificam a informação. Os relacionamentos devem ser criados depois de geradas todas as tabelas do banco de dados. Os campos relacionados não precisam ter os mesmos nomes. Entretanto, devem ter o mesmo tipo de dados, a menos que o campo da chave primária seja um campo Numeração Automática. Os relacionamentos são criados colocando campos em comum nas tabelas que serão relacionadas. Os campos coincidentes são, na maioria das vezes, a chave-primária de uma das tabelas. Por exemplo, pode-se associar um funcionário a um pedido criando-se um relacionamento entre a tabela Funcionários e a tabela Pedidos, utilizando o campo CódigoDoFuncionário. Com os relacionamentos podemos criar consultas, formulários e relatórios que exibam informações de várias tabelas de uma só vez. No exemplo do formulário ao lado o nome do cliente é recuperado da tabela Clientes, o valor do campo Data do Pedido vem da tabela Pedidos, o nome do produto vem da tabela Produtos, os valores de Quantidade, Preço Unitário e Desconto vêm da tabela Detalhes do Pedido. Essas tabelas estão vinculadas umas as outras de várias formas para trazer as informações de todas elas para o formulário Tipos de Relacionamentos Os Relacionamentos podem ser realizados de várias maneiras entre as tabelas. Podemos coincidir (relacionar), um registro de uma tabela a vários outros registros em outras tabelas ou vice-versa. Os seguintes relacionamentos podem ocorrer: Relacionamento Um-Para-Um. Relacionamento Muitos-Para-Muitos. Relacionamento Um-Para-Muitos. A determinação das relações entre tabelas ajuda a assegurar que se tenham as tabelas e colunas corretas. Quando existe uma relação um-para-um ou um-para-muitos, as tabelas envolvidas exigem o compartilhamento de uma coluna ou colunas comuns. Quando existe uma relação muitos-para-muitos, uma terceira tabela é necessária para representar a relação. ACCESS

16 Relacionamentos Um-Para-Um Este tipo de relacionamento não é comum, pois a maioria das informações, assim relacionadas, estaria em uma só tabela. Nele, cada registro na Tabela A, pode ter somente um registro coincidente na Tabela B e, cada registro na Tabela B, pode ter somente um registro coincidente na Tabela A. Recomenda-se a utilização de um relacionamento um-para-um, para dividir uma tabela com muitos campos, isolar parte de uma tabela por motivos de segurança ou armazenar informações que se apliquem somente a um subconjunto da tabela principal. Por exemplo, considere uma escola que cadastra seus alunos na tabela Alunos e destes apenas uma pequena parte participa da banda da escola. Para armazenar apenas os alunos que participam da banda é criada uma tabela complementar chamada Alunos da Banda, a qual se relaciona com a tabela Alunos através de um relacionamento do tipo um-paraum. Assim, cada aluno é cadastrado apenas uma vez na tabela Alunos e uma única vez na tabela Alunos da Banda com o campo MatrículaDoAluno para relacionar as duas tabelas. Nota: Quando a necessidade de uma relação um-para-um é detectada no banco de dados, considere que as informações das duas tabelas serão colocadas juntas em uma só tabela. Caso isso não seja possível, talvez porque resulte em uma série de espaços vazios, ai sim justifica o uso de uma relação um-para-um Relacionamentos Um-Para-Muitos O relacionamento um-para-muitos é o tipo mais comum de relacionamento. Nele, um registro na Tabela A pode ter muitos registros coincidentes na Tabela B, mas um registro na Tabela B tem um só registro coincidente na Tabela A. Um exemplo desse tipo de relacionamento é a relação entre uma tabela Cliente e uma tabela Pedidos. Um cliente pode fazer mais de um pedido, então para qualquer cliente representado na tabela Cliente, pode haver vários pedidos representados na tabela Pedidos. A relação entre a tabela Clientes e a tabela Pedidos é, portanto, uma relação um-para-muitos. Veja ao lado a representação deste relacionamento: Para representar uma relação um-para-muitos em um banco de dados, tome a chave primária do lado um da relação e adicione-a como um campo ou campos adicionais à tabela no lado muitos da relação. No exemplo anterior, o campo CódigoDoCliente da tabela Cliente foi adicionado na tabela Pedidos com o nome CódigoDoCliente. O Access poderá então usar o número do CódigoDoCliente na tabela Pedidos para localizar o cliente correto para cada pedido. O campo CódigoDoCliente na tabela Pedidos é denominado chave estrangeira. A chave estrangeira é uma chave primária de outra tabela. As bases para a associação de tabelas relacionadas são fornecidas pelo estabelecimento da união de chaves primárias com chaves estrangeiras. Não se está certo sobre quais tabelas devem compartilhar uma coluna comum, identificar uma relação um-para-muitos assegura que as duas tabelas envolvidas exigirão verdadeiramente uma coluna compartilhada Relacionamentos Muitos-Para-Muitos Neste tipo de relacionamento, um registro de origem na tabela A pode ter muitos registros coincidentes na tabela B e, um registro na tabela B, pode apresentar muitos registros coincidentes na tabela A. Quando duas tabelas possuem um relacionamento muitos-para-muitos é preciso criar uma terceira tabela, geralmente chamada de tabela de associação, que divide a relação muitos-para-muitos em duas relações um-paramuitos. Nesse caso, a tabela de associação recebe a chave primária de cada uma das duas tabelas e passa a registrar cada ocorrência ou instância da relação. Como exemplo, considere a relação entre uma tabela Produtos e uma tabela Pedidos. Um único pedido pode incluir mais de um produto e um único produto pode constar em vários pedidos. Assim, para todos os registros da tabela Pedidos, pode haver vários registros na tabela Produtos, e para cada registro na tabela Produtos, pode haver muitos registros na tabela Pedidos. Então, para desfazer esse relacionamento muitos-para-muitos é criada a tabela Detalhes do Pedido que recebe as chaves primárias das tabelas Pedidos e Produtos, e estabelece uma relação um-para-muitos com cada uma delas. 16 ACCESS 2007

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