Lisboa, 7 de Novembro de 2003

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1 Lisboa, 7 de Novembro de 2003 Realizado por: o Bruno Martins Nº o Cátia Chasqueira Nº o João Almeida Nº

2 Índice 1 Índice de Figuras Índice de Tabelas Versões Introdução Plano de Projecto Introdução ao projecto Breve descrição do tema subjacente Contexto Objectivos Resultados a obter Metodologia, Modelos, Técnicas a adoptar Principais Módulos, Requisitos e Especificações chave Estimativas Riscos Recursos Escolha das Tecnologias Calendarização Organização da equipa e mapa de responsabilidades Gestão e Controlo do Projecto Plano de Comunicação do projecto Necessidades de Formação Análise de Viabilidade Conclusão Glossário Bibliografia Anexos Anexo 1 Riscos (Conceitos e medidas) Anexo 2 Representação do processo Gestão de Projecto da Ace

3 1 Índice de Figuras Figura 1 Arquitectura da aplicação Figura 2 Diagrama 1 de use cases de negócio Figura 3 Diagrama 2 de use cases de negócio Figura 4 Calendarização (parte 1) Figura 5 Calendarização (parte 2) Figura 6 Calendarização (parte 3) Figura 7 Fases da Gestão de Projecto Figura 8 bologia dos fluxogramas representativos da Gestão de Projecto Figura 9 - Activação do Projecto (A1)(a) Figura 10 - Activação do Projecto (A1)(b) Figura 11 - Controlo/Execução do Projecto (A2) Figura 12 - Execução do Projecto (A3) Figura 13 - Controlo do Projecto (A4)(a) Figura 14 - Controlo do Projecto (A4)(b) Figura 15 - Conclusão do Projecto (A7) Índice de Tabelas Tabela 1 Funcionalidades do sistema a implementar Tabela 2 Riscos do projecto Tabela 3 Mitigação, Monitorização e Gestão do Risco do projecto Tabela 4 Escalas utilizadas na classificação dos Riscos do Projecto

4 3 Versões Versão Data Descrição 1.0 7/11/2003 Primeira Versão do documento Plano de Projecto 4

5 4 Introdução O presente documento, designado por Plano de Projecto, reflecte o trabalho desenvolvido no que respeita à fase de planeamento. A fase de Planeamento é a primeira de qualquer projecto, seja no desenvolvimento de software ou em qualquer outra área. Por representar o início de um projecto, é sempre uma fase complicada, onde é importante ganhar consciência sobre os pontos essenciais a tocar no decorrer do projecto. Pretende-se que se planeiem de forma (dentro do possível) realista, todas as restantes fases do projecto. Este documento Plano de Projecto foca questões como objectivos e resultados a obter com o projecto, estimativas e riscos do projecto, principais módulos e requisitos, afectação de recursos, calendarização, entre outros assuntos de importância extrema para o planeamento de todo o projecto. Há, no entanto, pontos que são relegados para uma segunda versão do documento, como por exemplo: análise de viabilidade e escolha das tecnologias, por razões enunciadas em cada um dos espaços reservados nesta versão do documento para esse efeito. No final do documento é possível encontrar um glossário que serve de auxílio à compreensão de alguns termos técnicos constantes no projecto em desenvolvimento. 5

6 5 Plano de Projecto 5.1 Introdução ao projecto No âmbito do projecto final do curso de Informática e Gestão de Empresas, leccionado no ISCTE (Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa), constituiu-se o grupo de trabalho integrando as competências e disponibilidade de três finalistas. O grupo define-se pelas sinergias criadas pelos elementos: Bruno Martins, Cátia Chasqueira, João Almeida, convergindo para o objectivo de investir a máxima dedicação num projecto com características de trabalho sério, interesse visível e confirmado da entidade promotora no resultado final, envolvimento empenhado da mesma durante todo o processo, pedagógico, introdutor no mundo empresarial desejado. A construção do grupo de trabalho tem origem numa envolvente tendo como motivo essencial o local de residência: dois elementos Bruno e João, integraram, desde o primeiro ano do curso, e amiúde, um mesmo grupo de trabalho, com amplos proveitos. A Cátia inaugurou a sua participação no grupo desde logo estabilizando no número de três elementos, no quarto ano do curso, constituindo-se desde esse momento uma associação com provas reconhecidas na prossecução e alcance dos objectivos, sempre ambiciosos, propostos. A escolha do projecto foi a primeira tarefa abraçada pelo grupo de trabalho, tendo sido dispendido todo o esforço necessário no sentido de a decisão se basear numa análise consciente de todas as variáveis envolvidas no processo. Tendo presente que a escolha e incidência se fundiram no final do processo, apresenta-se como essencial que o projecto decorra segundo as altas expectativas criadas e alimentadas durante toda a fase de prelúdio. O projecto que origina o presente relatório caracteriza-se pelos seguintes pontos essenciais: - Instituição de acolhimento: Case, S.A. [vide Contexto] - Resultados esperados: Desenvolvimento de solução informática que constrói e integra as componentes de Gestão Documental, Arquivo de Documentos e Gestão de Processos de Negócio (vulgo Workflow). [vide Objectivos] - Coordenadores: - Nomeado pela Case, S.A.: Dr. José Costa, - Por parte do ISCTE: Dr. Pedro Ramos, - Pela cadeira P.I.G.E.: Dr. Mário Romão. Pelo percurso da empresa Case, S.A. reconhece-se o valor da base de conhecimento a que o grupo de trabalho pode aceder, com uma interessante perspectiva de resultar numa capacidade melhorada de estudo de alternativas a nível tecnológico. A participação do Dr. José Costa no projecto enquadra-se como uma grande mais-valia, pelo conhecimento e experiência de muitos anos a tratar conceitos como Gestão Documental e Workflow, assim como a participação do Dr. Pedro Ramos, que foi primeira escolha para coordenação, pela boa impressão causada no grupo de trabalho a nível pessoal e capacidade de auxílio no âmbito do projecto. O Dr. Mário Romão confia ao projecto o seu conhecimento sobre metodologias de projecto, concepção e desenvolvimento de software. Espera-se, portanto, que o apoio técnico e funcional não seja um risco para o projecto em execução. 6

7 Segundo uma perspectiva global, o âmbito do projecto divide-se em duas componentes: componente académica e componente profissional. Na primeira incluem-se todas as tarefas e objectivos com interesses pedagógico e de avaliação directos. Entenda-se, entre outros, pormenores descritivos do desenvolvimento que não sejam adoptados pela instituição de acolhimento, apresentações e reuniões de esclarecimento (pelo grupo de trabalho) sobre o trabalho desenvolvido para comissões académicas ou elementos avaliadores. Na componente profissional distinguem-se os objectivos propostos pela instituição de acolhimento, metodologias a seguir durante o desenvolvimento, restrições e garantias determinadas pelo meio envolvente (meio profissional como novidade e oposto ao experimentado mundo académico). Como meio de integração das componentes referidas anteriormente, encontra-se a definição de um claro e objectivo plano de Gestão de Projecto, concebendo-se a certeza dos objectivos a atingir, dos prazos a respeitar, dos recursos a afectar, quais os custos a respeitar e que nível de qualidade se pretende alcançar. Com este relatório pretende estabelecer-se princípios de actuação para as fases ulteriores, nomeadamente a execução e controlo do projecto, com noção de que o planeamento se estenderá enquanto se considerar pertinente e necessário. Sendo este um projecto que visa a concepção e desenvolvimento de software, deve atentar-se e respeitar-se convenientemente a Gestão do Projecto, devido ao facto de ser corrente o insucesso deste tipo de projectos, com responsabilidades reconhecidas para a negligência da fase de planeamento ou frequente desrespeito pelo resultado da mesma. O nome escolhido para o projecto foi idocument Sistema Integrado de Gestão Documental e Workflow, exactamente por ter como fundamento a integração, numa só solução, destes dois temas. Acrescente-se que se trata do nome do projecto e não do produto resultante do mesmo, que será um processo (demorado e sujeito a larga discussão) da responsabilidade do departamento de Marketing da Case. O logótipo foi bastante pensado e trabalhado, tendo sido eleito aquele que melhor poderia representar os conceitos abrangidos pelo tema do projecto. O site do projecto está disponível no seguinte endereço: Seguidamente, é apresentada uma análise ao tema, com o objectivo de integrar o leitor nos conceitos e assuntos tratados durante todo o documento Plano de Projecto. 7

8 5.2 Breve descrição do tema subjacente Em todas as organizações, a qualidade dos seus serviços/produtos depende directamente da competência dos seus colaboradores, do rigor imposto nos processos e na qualidade da sua documentação e respectivo armazenamento. Assim, torna-se evidente que uma organização de sucesso prima por uma boa estrutura interna que favoreça a fluidez de informação tanto vertical como horizontalmente. Este é o primeiro passo para que a organização receba o símbolo de qualidade, atribuído pelas entidades competentes às melhores organizações. Este reconhecimento é fundamental para adquirir um lugar de destaque junto dos fornecedores, clientes e também dos rivais ou seja, de modo geral no mercado empresarial. A qualidade na definição dos processos é uma boa prática que permite, a posteriori, uma correcta percepção dos mesmos pelos colaboradores. Deste modo, colocá-los em prática torna mais fácil alcançar o principal objectivo das organizações: satisfação dos clientes. Estes processos requerem uma certa automatização, de forma a que a actividade diária se realize eficientemente e livre de atrasos e erros. Outro factor que assume vital importância é a documentação interna. Todas as actividades desenvolvidas, bem como as relações estabelecidas, são documentadas e necessitam de ser mantidas durante um determinado número de anos (por exemplo, os contratos laborais). Como facilmente se compreende, com o acumular dos anos o arquivo físico ganha proporções assoladoras. Outro aspecto a nível da gestão documental é o acesso aos documentos. Nos meios tradicionais, a passagem de documento via humana é lenta e susceptível de imprevistos - os documentos chegam tardiamente aos destinatários ou perdem-se no caminho e nunca chegam ao seu destino. Os sistemas de informação poderão ser uma mais valia para as organizações a estes níveis. A automatização informática tanto dos processos de negócio como da gestão documental apresenta mais valias. Esses ganhos são visíveis em termos de aperfeiçoamento, de eficiência e eficácia, bem como na redução de custo e do ciclo de trabalho. À automatização dos processos de negócio dá-se o nome de Workflow. Este género de ferramentas procuram optimizar os processos de negócio e respectivos fluxos de informação, através de uma solução electrónica que visa a modelação, automatização, rentabilização e gestão dos actuais processos. Associado à tecnologia de workflow surgiu um novo conceito de negócio, que é o BPM Business Process Management. O BPM representa uma evolução da tecnologia Workflow para uma plataforma de integração e colaboração, estando na sua origem os conceitos de integração de processos de negócio e partilha de conhecimentos entre diversos sectores da organização. 8

9 BPM está orientado para fornecer ferramentas que melhorem a qualidade e eficiência dos processos de negócio tais como as de desenho, desenvolvimento, instrumentação, direcção e análise. Assim, a junção entre as funções normais do workflow e funções de análise e acompanhamento do desempenho em todos os momentos do processo de negócio, esteve na origem de um novo conceito. Estas novas funções de análise e monitorização de todo o processo permitem ao gestor saber, em qualquer momento, qual o peso de qualquer variável no conjunto de processos. Em tempo real, o gestor pode jogar com as variáveis, obtendo assim as melhores informações que o irão apoiar na tomada de decisão. Os sistemas informáticos de gestão documental e arquivo representam outra variável no sucesso de qualquer organização. A gestão documental e o arquivo são vistos pelos profissionais da área como sistemas diferentes/autónomos. No entanto, a existência de um deles isolado não faz muito sentido. Durante o presente e os próximos documentos, estes temas serão abordados autónomamente, mas sempre conscientes da estreita relação existente entre ambos. Como já se referiu anteriormente, o trajecto de um documento internamente é muito atribulado. Estudos realizados comprovam que o sistema tradicional de gestão documental é ineficiente/ineficaz. Em certos casos, os documentos demoram dias para ir de um departamento para outro. Associado a este processo lento de transmissão de documento, encontra-se a falta de controlo sobre a localização no espaço e no tempo, bem como o histórico da vida do documento. A adopção de um sistema informático destes apresenta mais valias, tanto a nível de custos como de melhor gestão dos documentos internamente. A base destes sistemas é a imagem guardada digitalmente da informação presente nos documentos. Deste modo guarda-se a imagem do que é realmente importante informação que o documento contém e será em torno dessa imagem que todo o sistema irá funcionar, mantendo-se na mesma um apontador para a localização física do mesmo. Através do sistema os documentos chegarão mais rapidamente ao destinatário, praticamente no preciso momento em que foi enviado. O ciclo de vida do documento poderá ser facilmente controlado, sabendo a cada momento que são os destinatários do documento bem como os eventos resultantes do mesmo. O objectivo destes sistemas é a aperfeiçoar a gestão de documentos, o que implicitamente resulta numa redução de custos e numa partilha de conhecimento transversal à organização. Muito do conhecimento de uma organização está guardado em cada um dos seus colaboradores, e a adopção deste sistema visa uma transferência do conhecimento para o sistema partilhado e usado a todos os colaboradores. O arquivo é um complemento fundamental na gestão documental, visto representar o repositório informático de todos os documentos. Esta forma de armazenamento vem dar mais consistência ao recurso a soluções informáticas, visto permitirem guardar um histórico por muitas décadas, as quais nunca poderão ser apagadas. 9

10 5.3 Contexto O projecto idocument surge no âmbito de um projecto final de curso, proposto pela empresa Case ao ISCTE e, consequentemente, escolhido pelo grupo. A Case, uma empresa do grupo ACE, cujas principais actividades assentam na Consultoria e no Desenvolvimento de Software, concebeu a ideia de desenvolver um Sistema de Informação que visa suportar e integrar dois processos com crescente importância para as empresas - Gestão Documental e Workflow. Embora seja um sistema complexo e com algumas áreas críticas, a Case pensou que este poderia ser implementado no âmbito de um projecto de final de curso, mas com uma vertente mais profissional do que seria esperado de um projecto meramente académico. Foi essa exigência acrescida à exigência normal do projecto que impulsionou o grupo a escolher o projecto da Case. A possibilidade de integrar uma empresa com forte implantação no mercado das novas tecnologias aliada à motivação de desenvolver um projecto com estas características foram factores preponderantes para a escolha do projecto. O desenvolvimento deste projecto pretende criar uma alternativa fiável e eficaz aos tradicionais modelos de gestão documental. A gestão documental praticada hoje em dia pela maioria das organizações, isto é, sem apoio de sistemas de informação, é tão pouco eficiente que contribui fortemente para a perda de produtividade da organização. Pensando em todos os aspectos referidos anteriormente, associados ao processo tradicional de gerir a documentação - o tempo que demora um documento a viajar do remetente para o destinatário ou a impossibilidade de auditar as alterações realizadas sobre os documentos, entre outros é facilmente perceptível que, um sistema de informação que permita introduzir documentos de fontes externas, criar documentos internos, gerir o ciclo de vida de cada documento, auditar alterações e arquivar documentos de forma coerente, organizada e acessível a todos os elementos da organização, representa não apenas uma mais valia para a organização, como uma forma indiscutível de reduzir os seus custos e, consequentemente, aumentar a sua produtividade. É a este nível que o idocument pretende acrescentar valor nas organizações. 10

11 5.4 Objectivos Os objectivos a alcançar com a execução deste projecto fazem parte de uma estratégia de negócio definida pelos responsáveis da CASE. Os alunos, como núcleo da equipa de desenvolvimento, devem compreender os objectivos da entidade e colocar em prática todo o conhecimento adquirido ao longo de anos de formação para atingir com sucesso os objectivos propostos. Sendo a CASE uma empresa reconhecida na área da consultoria tecnológica e de sistemas de informação, e com forte conhecimento nos sistemas de Workflow e Gestão Documental, é natural que pretenda marcar forte presença neste mercado em franco crescimento. A evolução deste mercado tem merecido especial atenção por parte dos colaboradores da CASE, que perspectivam no mesmo uma excelente oportunidade de negócio. Assim, os objectivos passam pelo desenvolvimento de uma ferramenta de Gestão Documental capaz de competir com as melhores no mercado. Esta ferramenta estará adaptada a todo o tipo de negócios, exceptuando negócios que exijam o tratamento de uma quantidade avultada de documentos por dia. O sistema de informação a desenvolver deve permitir a integração com um motor de Workflow, que será o Ultimus. O Ultimus é dos motores de Workflow mais completos do mercado, sendo continuadamente desenvolvido por uma equipa exclusivamente dedicada ao desenvolvimento deste tipo de tecnologia. A CASE tem uma parceria com a empresa que desenvolve o Ultimus, o que torna a ligação entre as duas ferramentas muito mais concebível. A parceria existente possibilita a comercialização conjunta das duas ferramentas como uma só, mas em termos de implementação também representa uma mais valia, pois a formação necessária para trabalhar com a ferramenta Ultimus está mais acessível. O sistema de informação terá como base a tecnologia Microsoft SharePoint Server 2003, trazendo reconhecidos benefícios em termos de desenvolvimento, eficiência e potencial do sistema. Se, por um lado, a ferramenta terá por base a melhor tecnologia, por outro permite uma aproximação estratégica da CASE à Microsoft. A nível interno, a ferramenta visa apoiar os processos de negócio, fornecendo um meio capaz de gerir toda a documentação que circula na empresa. A nível externo permite marcar uma posição de destaque junto da Microsoft e da Ultimus, o que possibilita uma melhor penetração no mercado. Para além desses objectivos estratégicos, espera-se que os alunos possam vir a concluir que as opções iniciais tomadas pela CASE são de facto as melhores apostas. A apresentação de um estudo de viabilidade, análise de alternativas e desenho da solução servirão de base às conclusões apresentadas no final pelos alunos. 11

12 5.5 Resultados a obter Os resultados esperados neste projecto compreendem duas vertentes, a primeira relacionada com o software a produzir em si e outra relacionada com a aprendizagem decorrente do projecto. O software a desenvolver, em termos de arquitectura será composto por três módulos distintos: motor de Workflow, gestão documental e arquivo. Esta aplicação terá uma interface comum e será suportado por uma base dados SQL Server. Nem todas as funcionalidades serão implementadas no âmbito deste projecto, pelo que será apresentada uma lista de funcionalidades a implementar durante esta primeira fase e outras que serão implementadas à posterior. Em termos práticos os resultados a obter são: Caderno de Planeamento do Projecto Manual de Análise de Requisitos Manual de Desenho Manual de Utilização Estudo de Viabilidade Protótipo CD de Instalação Por outro lado, este projecto representa uma mais valia para os alunos, tanto a nível académico com a nível profissional. O contacto com as práticas de desenvolvimento de software e gestão de projectos na CASE são um complemento na formação académica, constituindo uma ponte para o mundo empresarial. No final do projecto os alunos irão possuir novas competências ao nível de: Domínio de tecnologia Microsoft Desenvolvimento sobre tecnologia SharePoint (também Microsoft) Integração de software EAI Integração entre hardware e software, nomeadamente sistema de fax e digitalização. Processamento de Imagem 12

13 5.6 Metodologia, Modelos, Técnicas a adoptar Metodologias: - RMMM Estratégia de gestão de risco baseada numa abordagem pró-activa, consistindo na identificação, monitorização e mitigação do risco. - Metodologia Case de Desenvolvimento de Soluções Web Esta metodologia enquadra-se numa adaptação pragmática e simplificada do R.U.P. (Rational Unified Process), compondo-se pelas fases de Análise, Desenho/Concepção, Instalação e Acompanhamento. É uma metodologia baseada em pressupostos de iteração e incrementação do processo de desenvolvimento, e que admite modelação orientada por objectos. - Metodologias de BPR (Business Process Redesign) Consistem nas diferentes abordagens possíveis ao processo de análise de como os processos de negócio são realizados e de como este pode ser reestruturado de forma a fornecer maior eficiência e utilidade. Modelos: - UML (Unified Modelling Language) Linguagem de modelação com origem na unificação das três principais linguagens de modelação orientadas por objectos (Booch, OMT e OOSE), criada em 1997, e que tem a vantagem de permitir demonstrar graficamente os modelos criados com base em objectos (e não em estruturas funcionais, que se considera uma abordagem ultrapassada). - CMM (Capacity Maturity Model) Descreve o nível de maturidade com que uma empresa se apercebe e constrói os seus processos de negócio. - BPM (Basic Process Management Model) Conjunto de procedimentos, práticas e serviços que fornecem as infra-estruturas de suporte à definição, execução, monitorização, gestão e análise dos modelos de processos de negócio. - Modelo Tripartido de Liderança de Kurt Lewin Modelo de liderança em grupos que se baseia no pressuposto de haver três estilos diferentes democrático, autoritário e laissez faire, que apresentam resultados diferentes dependendo das características do grupo. 13

14 Técnicas: - EAI (Enterprise Application Integration) Técnica que permite integrar/relacionar aplicações. Define como objectivo a homogeneização e consolidação dos sistemas. É uma integração realizada através de interfaces entre as aplicações da empresa, podendo ser realizada através de troca de ficheiros (tem a desvantagem de não haver uma interligação em tempo real), através de componentes de middleware, ou estendendo a interface de utilizador em conjunto com uso de A.P.I.s disponibilizadas pelas aplicações. 14

15 5.7 Principais Módulos, Requisitos e Especificações chave Figura 1 Arquitectura da aplicação. Em cor amarela estão representados os módulos a implementar. Genericamente, a aplicação será composta por 5 camadas. A camada inferior define-se pelo motor de B.D. SQL Server, que suportará o armazenamento de informação. A segunda camada existe apenas para suportar os componentes de Arquivo e D.M.S., pois a solução Ultimus trabalha directamente sobre SQL Server. Na terceira camada encontram-se, independentes, os módulos de Arquivo, Gestão Documental (D.M.S.) e Workflow. A quarta camada constitui a integração dos módulos da terceira camada. No cimo encontra-se a camada de interface com o utilizador, sendo que existe distinção entre a interface do motor de Workflow e a interface para Gestão e Arquivo de Documentos. Em cor amarela estão representados os módulos a implementar de raiz. Todos os outros são componentes disponíveis no mercado, que permitem a sua utilização em algumas funcionalidades do sistema. Use Cases Diagramas Os seguintes diagramas pretendem demonstrar o funcionamento genérico do sistema a implementar. Trata-se de uma representação dos use cases de negócio, ou seja, procura mostrar o funcionamento do negócio na sua interacção com o sistema. Posteriormente, no caderno de análise de requisitos, mostrar-se-á o sistema com mais detalhe e também do ponto de vista do funcionamento interno. 15

16 Figura 2 Diagrama 1 de use cases de negócio 16

17 Figura 3 Diagrama 2 de use cases de negócio Actores Descrição Actor1 Receptor de documentos Responsável pelo primeiro contacto com os documentos em papel ou documentos em formato digital sem destinatário específico. Actor2 Colaborador Trata-se de um actor que abrange todos os utilizadores do sistema, o que implica que os use cases associados a este actor podem ser realizados por qualquer colaborador da empresa onde o sistema esteja implementado (a única restrição é a política de permissões). Actor3 Sistema O sistema de Gestão Documental e Workflow. 17

18 Actor4 Sub-sistema de Sub-sistema que interage directamente com o sistema de Gestão Documental e Workflow, e é responsável pela gestão de s da empresa. Actor5 Sub-sistema de Fax Sub-sistema que interage directamente com o sistema de Gestão Documental e Workflow, e é responsável pela gestão de faxes da empresa. Actor6 Sub-sistema de Gestão de utilizadores Sub-sistema que interage directamente com o sistema de Gestão Documental e Workflow, e é responsável pela criação, gestão e remoção de registos de utilizadores. As permissões são garantidas com base na informação deste sub-sistema em conjunto com as informações sobre permissões do Sistema. Actor7 Administrador Actor responsável pela especificação e parametrização do sistema. Deve ter conhecimento profundo do negócio da empresa e do propósito do sistema. Use Cases Descrição UC1 Digitalizar Documento Acontece a digitalização de um documento em papel (por ex: uma carta, um fax, uma factura, etc) de forma a que o documento esteja acessível por via electrónica. UC2 Registar Documento O registo do documento é feito usando dois outros use cases classificar atributos básicos e classificar atributos detalhados e permite indexar o documento no âmbito do sistema. UC3 Criar Documento Criar um documento consiste em elaborar um documento, utilizando ou não um template do sistema, dentro do próprio sistema, ficando o documento automaticamente registado. UC4 Receber Documento Digitalmente Este use case representa a recepção de documentos de fontes externas à empresa, através do sistema (nomeadamente faxes e s) 18

19 UC5 Pesquisar Documento Pesquisar um documento consiste em procurar determinado documento no sistema através de uma chave de pesquisa e tendo em conta as permissões do utilizador. UC6 Polling de Documentos Recebidos Considera-se a hipótese de ter em funcionamento um mecanismo de polling ao servidor de para enviar para o sistema a informação associada a cada recebido. Servirá para que o destinatário do possa registar amigávelmente a informação no sistema como um novo documento. UC7 Classificar Atributos Básicos O utilizador do sistema classifica um documento, preenchendo os atributos básicos do documento, ou seja, os atributos comuns a todos os documentos, que não implicam conhecimento do assunto. UC8 Classificar Atributos Detalhados O utilizador classifica um documento, preenchendo os atributos detalhados do documento, ou seja, os atributos que dependem do tipo do documento. Para realizar esta operação é necessário um razoável conhecimento da estrutura de classificação de documentos no sistema, e do assunto constante no documento. UC9 Alterar Estado do Documento O utilizador ou o próprio sistema altera o estado de um documento, quando acontece uma qualquer acção que contribua para essa alteração. UC10 Versionar Documento Consiste em criar uma nova versão de um documento. UC11 Associar Documento a WorkFlow Um utilizador pode associar um documento a um caminho estruturado, pré-definido no sub-sistema de Workflow. UC12 Enviar Notificação Uma notificação pode ser de, pelo menos, dois tipos: o sistema recebe um documento e envia uma notificação ao destinatário para este classificar e registar o documento; ou o sistema notifica os membros de determinado grupo que um documento do seu interesse deu entrada no sistema ou foi realizada uma certa operação sobre ele. UC13 Iniciar Evento Um utilizador ou o próprio sistema efectua determinada acção sobre um documento que desencadeia um evento (um envio, uma notificação, uma alteração de estado, etc). 19

20 UC14 Enviar Documento Enviar um documento pode ser de dois tipos: envio interno, em que o documento não é propriamente enviado é enviada uma notificação a indicar a localização do documento no sistema; ou envio externo, em que uma cópia do documento sai do sistema, acontecendo o arquivo do documento. UC15 Emitir Nota/Parecer/Despacho O utilizador adiciona uma nota, um parecer ou um despacho a um documento, se tiver permissões para tal. UC16 Verificar Permissões O sistema verifica se um determinado utilizador tem permissões para realizar determinada acção sobre o documento. Este use case está presente em todas as acções relacionadas com documentos. UC17 Criar Tipo de Documento O tipo do documento é a característica que permite ao sistema indexá-lo e associar-lhe informação específica. Criar um tipo consiste em determinar um conjunto de atributos que deverão constar de um documento que pertença àquele tipo. UC18 Criar Estado Consiste em definir um conjunto de estados que o documento poderá ter. UC19 Criar Grupos Criação de grupos organizados de utilizadores com determinadas permissões sobre os tipos de documentos. UC20 Definir Grupo/Permissões Gerais do Tipo Cada tipo de documento terá associado um ou mais grupos, com permissões específicas para acesso e realização de acções. UC21 Definir Estados do Tipo Consiste em associar um percurso de estados associado a um tipo de documento. UC22 Definir Atributos do Tipo Consiste em criar os atributos que deverão ser comuns a todos os documentos daquele tipo. 20

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