Código de Conduta Código de Conduta Daiichi Sankyo Brasil Janeiro de 2013

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1 Código de Conduta Código de Conduta Daiichi Sankyo Brasil Janeiro de 2013

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3 Palavra do Presidente Sabemos que uma companhia que tem como Missão Contribuir para a melhoria da qualidade de vida em todo o mundo através da criação e fornecimento de medicamentos inovadores orientados para as mais diversas necessidades médicas dos pacientes, impreterivelmente deve prezar por uma conduta clara e transparente não só quando nos referimos à qualidade de nossos produtos, mas também às decisões que tomamos. Na Daiichi Sankyo acreditamos que cada pequena ação ou decisão realizada no dia a dia reflete parte de quem somos. A confiança depositada em nossos colaboradores é o início da confiança em nossos produtos. Este código de conduta, portanto, é uma formalização dos princípios éticos e morais pelos quais prezamos e que sempre estiveram presentes em nossa organização, regendo e permeando cada uma dessas ações e decisões. Ele reflete a nossa identidade corporativa e representa as preocupações da Daiichi Sankyo com a sociedade e o meio no qual ela está inserida. É o conjunto de diretrizes que rege e permanecerá regendo os passos da organização, e por esse motivo, todos devemos conhecê-lo e compreender sua importância. Conto com o compromisso de todos os colaboradores para que, juntos, apresentemos sempre um trabalho inovador que esteja dentro dos mais altos padrões éticos e de qualidade. Eloi Bosio Presidente da Daiichi Sankyo Brasil

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5 1. Apresentação 1.1 Por que um Código de Conduta? Elegibilidade Divulgação 8

6 1.1 Por que um Código de Conduta? 6 Uma empresa é um organismo vivo composto por pessoas. Numa farmacêutica, além de serem o meio, as pessoas são o propósito do nosso trabalho. São pessoas que se envolvem em longas pesquisas no desenvolvimento de um novo medicamento e que trabalham para que, depois da descoberta, uma nova molécula se torne um medicamento eficaz e seguro para que pessoas do mundo todo desfrutem de um excelente tratamento para sua saúde. O Código de Conduta é uma ferramenta que a Daiichi Sankyo Brasil adotou para integrar seus valores inovação, integridade e responsabilidade às atividades desempenhadas diariamente por todos os colaboradores que compõem este organismo e dão vida à organização. Além disso, o Código de Conduta deve ser o norte para a tomada de decisões com base em nossos oito compromissos corporativos: 1. Criar medicamentos first-in-class e best-in-class. 2. Ter perspectiva global e respeitar os valores locais. 3. Promover curiosidade intelectual e visão estratégica. 4. Proporcionar informações médicas da mais alta qualidade. 5. Fornecer constantemente produtos farmacêuticos da mais alta qualidade. 6. Ser um parceiro ético, respeitável e confiável. 7. Estar comprometido em atingir nossos objetivos. 8. Agir profissionalmente, respeitar o próximo e ter espírito de equipe. Todos nós devemos compreender e seguir os padrões de comportamento estabelecidos neste Código de Conduta. Caso não o compreenda em algum momento, esclareça suas dúvidas com seu superior imediato ou com algum dos integrantes do Comitê Executivo.

7 1.2 Elegibilidade As diretrizes contidas neste Código de Conduta devem ser conhecidas e cumpridas por todos os colaboradores da Daiichi Sankyo Brasil. Para este Código de Conduta todos os departamentos da Daiichi Sankyo Brasil situam-se no mesmo contexto geral e, portanto, são igualmente responsáveis pelo seu cumprimento. 7

8 1.3 Divulgação É de responsabilidade do departamento de Recursos Humanos entregar uma cópia deste Código de Conduta aos novos colaboradores ao fim do processo de admissão. Este Código de Conduta deve estar disponível eletronicamente a todos os colaboradores, para que seja utilizado como fonte de consulta e de referência quanto aos temas aqui abordados. As áreas de Compliance e de Comunicação devem promover treinamentos periódicos para reforçar os princípios deste Código de Conduta e garantir sua adesão pela organização. 8

9 2. Nossos Princípios 2.1 Criação de Valor Ética Profissional A Globalização e a Adesão a Leis e Regulamentações Locais e Internacionais Respeito pela Dignidade Humana e Combate à Discriminação Assédio Moral e Sexual Gestão Adequada da Informação Propriedade Intelectual Conflito de Interesses Relações Externas Relações com Fornecedores Presentes Suborno Relacionamentos, Parentes e Familiares Relações Proibidas Guia da Boa Convivência Fraudes Responsabilidade Socioambiental Utilização de Recursos Materiais e Financeiros Utilização das Redes Sociais 29

10 2.1 Criação de Valor Disponibilizamos produtos farmacêuticos e serviços eficazes, seguros, de confiança e com um elevado nível de qualidade. Dedicaremos esforços permanentes para endereçar necessidades médicas não atendidas e utilizar a tecnologia científica mais avançada na pesquisa, desenvolvimento e produção de medicamentos inovadores que melhorem a qualidade de vida da comunidade. Entendemos ser fundamental coletarmos e fornecermos informações cientificamente comprovadas sobre a utilização correta dos medicamentos e suas respectivas medidas de segurança aos profissionais da saúde e às autoridades regulatórias. Ao manter um sistema de controle de qualidade de acordo com a legislação e regulamentos relevantes, procuramos manter sempre um elevado padrão de qualidade dos nossos serviços e medicamentos e, consequentemente, aumentamos a satisfação dos nossos clientes e evitamos problemas e reclamações. Realizamos constantes pesquisas e, quando necessário, implementamos mudanças nos processos e estrutura de negócios da empresa, a fim de atender as necessidades dos consumidores. 10

11 2.2 Ética Profissional Desenvolvemos a nossa atividade institucional de forma justa e transparente, mantendo uma relação saudável e profissional com os nossos stakeholders. Assim, os colaboradores da Daiichi Sankyo Brasil devem agir profissionalmente e com ética, respeitando o próximo e com espírito de equipe, atuando sempre em defesa dos melhores interesses da Organização. Qualquer colaborador tem direito a um tratamento justo e cortês, de modo que respeite e seja respeitado por seus superiores, subordinados e colegas. Em qualquer atividade realizada devemos somente fornecer informações corretas, de alta qualidade e com fontes verídicas. Empenhamo-nos em manter um sistema interno de treinamento e conscientização dos colaboradores com o objetivo de prevenir atos ilegais ou não éticos. 11

12 2.3 A Globalização e a Adesão a Leis e Regulamentações Locais e Internacionais Como uma empresa global, com atividades institucionais que não tem fronteiras, devemos conhecer e cumprir: Leis e regulamentos locais e internacionais, incluídos os direitos humanos; Políticas e procedimentos internos relacionados às nossas atividades; Culturas, costumes e religiões locais, assim como quaisquer outras exigências que nos ajudem a respeitar nossas diferenças e conservar um alto nível de respeito por valores éticos, morais e sociais. 12

13 2.4 Respeito pela Dignidade Humana e Combate à Discriminação Respeitar o próximo é um dos nossos oito compromissos corporativos. Desta forma, nenhum tipo de discriminação com base em nacionalidade, raça, crença, idade, gênero, religião, orientação sexual, posição social ou de pessoas portadoras de necessidades especiais será tolerada. Em uma organização cuja operação afeta a vida das pessoas, nossa prioridade é respeitar a dignidade humana. Proporcionamos a oportunidade aos colaboradores de desenvolver suas habilidades para o desenvolvimento mútuo, tanto da empresa como do colaborador. 13

14 2.5 Assédio Moral e Sexual Não é tolerada qualquer ação que possa expor colaboradores a situações humilhantes ou constrangedoras assim como atos que configurem assédio moral ou sexual, tais como repetidas insinuações verbais ou gestuais. Qualquer ação suspeita de assédio moral ou sexual deve ser imediatamente comunicada de forma anônima para posterior investigação do Comitê Executivo. Estamos empenhados em promover um ambiente de trabalho saudável e equilibrado, livre de tais práticas, de modo a permitir tanto uma boa produtividade institucional, como a motivação dos colaboradores. 14

15 2.6 Gestão Adequada da Informação Temos como responsabilidade institucional uma comunicação ativa com nossos stakeholders (sócios, pacientes/consumidores, instituições médicas, profissionais da saúde, parceiros de negócios, entidades governamentais, colaboradores, comunidade local, órgãos de comunicação social, etc.) de modo que as informações possam ser divulgadas com transparência, fomentando o conhecimento, respeitados os limites legais. Empenhamos esforços para assegurar que os métodos de comunicação permitam que a informação seja compreendida pelos receptores. Qualquer informação privilegiada, importante ou confidencial obtida durante a execução de nossas atividades não pode ser publicada, passada a terceiros ou divulgadas abertamente na Organização sem autorização clara do responsável pela respectiva informação. Adicionalmente, também não devemos obter de forma ilícita informações de outras organizações. Devemos gerenciar cuidadosamente informações pessoais de colaboradores. de pacientes e relativas a outras empresas (obtidas no decurso da atividade empresarial) a fim de proteger a privacidade e a confidencialidade, bem como garantir que não sejam utilizadas para fins indevidos. Em qualquer atividade realizada devemos somente fornecer informações corretas, de alta qualidade e com fontes verídicas. 15

16 2.7 Propriedade Intelectual O produto do trabalho intelectual desenvolvido ou criado por qualquer colaborador durante o exercício de suas atividades profissionais é de propriedade da Daiichi Sankyo, mesmo após o término do vínculo empregatício ou contratual. 16

17 2.8 Conflito de Interesses Os melhores interesses da Daiichi Sankyo Brasil devem sempre ser colocados em primeiro lugar em relação aos interesses pessoais. Devemos conhecer as boas práticas relacionadas às nossas atividades e sempre que alguma prática específica não estiver clara ou não abranger determinado tópico, deve-se utilizar o bom senso e também discutir o tópico com o respectivo superior imediato ou com algum representante do Comitê Executivo. Atividades particulares que utilizem os recursos materiais da organização e que venham a conflitar com as responsabilidades do colaborador, conseqüentemente afetando seu desempenho, devem ser evitadas. O colaborador que possuir participação direta ou indireta em negócios que possam conflitar com os interesses da Daiichi Sankyo deve comunicar este fato ao departamento de Recursos Humanos. Alguns exemplos que podem gerar conflito de interesses são: Participação societária em fornecedores. Participação societária em concorrentes diretos ou indiretos. Prestação de serviços de qualquer natureza a empresas concorrentes. Ser cônjuge de pessoa que se encaixa nas situações acima. 17

18 2.9 Relações Externas Não devem ser divulgadas informações a respeito da Daiichi Sankyo Brasil a qualquer outra organização concorrente, exceto quando expressamente aprovado pela área de Comunicação e/ ou pela Presidência. Prezamos pela competição justa e ética, sempre evitando utilização de práticas como manipulação de preços, abuso da posição dominante no mercado, realização de acordos de venda que prejudiquem a concorrência saudável ou de práticas que firam o Código de Defesa do Consumidor vigente. Não é permitido aos colaboradores falar mal ou bem da concorrência na tentativa de beneficiar determinada empresa ou produto. Em todas as atividades destinadas a promover e anunciar nossos medicamentos, estamos comprometidos em agir de forma ética e utilizar material que atenda os pressupostos legais e regulamentares aplicáveis. Neste sentido, todos os colaboradores, e especialmente os colaboradores de marketing, eventos e força de vendas devem estar cientes de tais princípios contidos nas Diretrizes de Práticas Promocionais da Daiichi Sankyo Brasil (DSBR), que atendem integralmente o Código de Conduta da Interfarma. O Código de Conduta e as Diretrizes de Práticas Promocionais da DSBR devem estar disponíveis para consulta eletrônica. 18

19 2.10 Relações com Fornecedores A escolha de fornecedores deve considerar apenas critérios técnicos, éticos e profissionais, nunca permitindo que qualquer outro tipo de pressão influencie nesta escolha. A aquisição de bens e de serviços deve seguir a política local do processo de Compras estabelecida na organização. Ninguém está autorizado a se utilizar de seu nível de autoridade ou cargo para exigir benefícios financeiros, bens, formas de entretenimento ou qualquer outro tipo de benefício de fornecedores, de clientes ou de subordinados. 19

20 2.11 Presentes Os colaboradores da Daiichi Sankyo Brasil podem aceitar presentes de terceiros, no entanto, tais presentes não poderão ser valor superior a um terço do salário mínimo vigente. Caso seja de algum fornecedor ou outra parte com quem a Daiichi Sankyo Brasil mantém relações comerciais, o presente deverá ser exclusivamente de caráter promocional identificado com a logomarca do fornecedor ou parte envolvida. Refeições também poderão ser aceitas, desde que sejam apenas de caráter eventual e não devem ser utilizadas para discussão de assuntos da Organização ou para rodadas de negociação com fornecedores. Presentes recebidos que estejam fora do esperado por este Código de Conduta devem ser comunicados pelo colaborador ao seu superior imediato e devolvidos ao remetente ou, se isto não for possível, encaminhá-los ao departamento de Recursos Humanos, para que seja doado ou sorteado em alguma ação do Grêmio de Colaboradores da Daiichi Sankyo Brasil. 20

21 2.12 Suborno Nenhum colaborador está autorizado a oferecer ou receber benefícios financeiros, presentes, serviços ou qualquer tipo de favor pessoal ou profissional em troca de informações confidenciais, informações sobre concorrências em andamento, defesa de interesses que não sejam os melhores da organização ou qualquer outro tipo de troca antiética e não condizente com nossos valores e compromissos corporativos. 21

22 2.13 Relacionamentos, Parentes e Familiares A contratação de parentes de qualquer grau é permitida desde que o mesmo não seja subordinado ou gestor de seu parente na organização e que a Diretoria e/ ou Gerência em que atuarão sejam distintas. Relacionamentos afetivos como, por exemplo, namoro ou noivado entre colaboradores também deverão obedecer ao princípio mencionado acima. É de responsabilidade do(a) colaborador(a) informar à Área de Compliance quando há grau de parentesco ou quando há relacionamento afetivo com um(a) colaborador(a) ou candidato(a). 22

23 2.14 Relações Proibidas Não apoiaremos nem estabeleceremos qualquer relacionamento com forças ou grupos anti-sociais (que atuem de forma fraudulenta, violenta ou ilegal) que possam comprometer a ordem ou a segurança tanto da empresa como da sociedade. Neste sentido, devemos estar empenhados em avaliar e identificar parceiros de negócios apropriados, que respeitem as políticas, normas e procedimentos locais. 23

24 2.15 Guia da Boa Convivência O Guia da Boa Convivência é um documento institucional complementar a este Código de Conduta e seu objetivo é assegurar um ambiente de trabalho harmonioso. O Guia estará no SharePoint e é dever de todos os colaboradores da Daiichi Sankyo Brasil respeitá-lo. 24

25 2.16 Fraudes A Daiichi Sankyo Brasil somente publicará informações financeiras verdadeiras e suportadas por uma estrutura de controles internos periodicamente revisados. É nosso compromisso assegurar que esses controles sejam cumpridos e disseminados na Organização. Constantemente devemos buscar oportunidades de melhoria em nossos processos organizacionais, aumentando sua confiabilidade, a segurança e a maturidade global da organização. 25

26 2.17 Responsabilidade Socioambiental A Daiichi Sankyo Brasil é uma organização ética, íntegra e ciente das necessidades da sociedade a sua volta. Nenhuma prática que possa ferir os valores morais e éticos da sociedade será promovida ou apoiada. Incentivamos nossos colaboradores a participarem da sociedade facilitando seu acesso a eventos culturais, artísticos, científicos, esportivos, entre outros. O desenvolvimento da sociedade conduz também ao desenvolvimento da nossa empresa e, por isso, apoiamos as atividades destinadas à contribuição social e à participação voluntária dos nossos colaboradores na sociedade. Procuramos tomar medidas de proteção ambiental, visto que é uma questão indissociável da nossa própria atividade e mesmo da nossa sobrevivência. Todos os resíduos da nossa produção são devidamente tratados para que não haja impacto ao meio ambiente e, sempre que possível, trabalharemos com fornecedores que contribuam para conservação e melhoria do meio ambiente e da sociedade. Como premissa, ajudamos entidades sem fins lucrativos que busquem auxiliar em causas sociais, promovam o intercâmbio de conhecimento e a curiosidade intelectual ou ainda tenham como objetivo melhorar a qualidade de vida das pessoas. 26

27 2.17 Responsabilidade Socioambiental Nesse sentido, doações, contribuições, devem respeitar os princípios das Diretrizes de Práticas Promocionais da DSBR e serem avaliadas pela área de Responsabilidade Social juntamente com a Presidência. As entidades alvo das doações devem fornecer relatórios que apresentem a destinação, ou a utilização dos recursos recebidos. 27

28 2.18 Utilização de Recursos Materiais e Financeiros Todos os recursos disponibilizados pela Organização para realização do nosso trabalho sejam eles financeiros ou materiais, devem ser utilizados racionalmente e efetivamente, focando no alcance de nossos objetivos de forma eficiente. A preservação do patrimônio da Daiichi Sankyo é dever de todos os colaboradores. 28

29 2.19 Utilização das Redes Sociais O uso correto das redes sociais, bem como a participação nas mesmas, é incentivado pela Daiichi Sankyo Brasil. É importante, no entanto, respeitar a postura e a política da Organização quanto a divulgar ao público apenas informações confiáveis e de fonte segura, não divulgando qualquer tipo de informação estratégica sem permissão. Notícias já veiculadas na imprensa podem ser replicadas somente na íntegra e com citação da devida fonte jornalística. Não devem ser criados perfis ou comunidades com o nome da empresa em qualquer rede social sem prévia autorização da área de Comunicação. Tanto o nome da marca institucional, quanto produtos, programas e projetos da organização estão inclusos. Quando a criação do perfil ou comunidade for autorizada, essa deverá ser administrada pela área de Comunicação. Qualquer tipo de imagem de eventos (vídeos ou fotos, por exemplo) da Daiichi Sankyo Brasil não deve ser divulgado sem prévia autorização da área de Comunicação. Os colaboradores não devem responder a comentários, provocações, críticas ou qualquer postagem realizada em fóruns de discussão, blogs ou micro blogs que esteja relacionada à Daiichi Sankyo Brasil. É dever dos colaboradores reportar postagens encontradas à área de Comunicação, para que esta defina a ação a ser tomada. A troca de informações da organização em sistemas de compartilhamento de arquivos online, como documentos, apresentações eletrônicas, planilhas e etc., deve ser realizada de modo privativo, ou seja, o acesso deverá ser protegido por meio de senha. 29

30 2.19 Utilização das Redes Sociais Os comunicados internos contendo informações estratégicas apresentam uma tarja alertando a confidencialidade dos mesmos, portanto, esses não devem ser encaminhados ou divulgados àqueles que não são colaboradores da Daiichi Sankyo, dessa forma, também não devem ser postados em qualquer canal de comunicação ou comunidade na internet. 30

31 3. Responsabilidades e Disposições Finais 3.1 Monitoramento deste Código Relato de Ações Incompatíveis com este Código Consequências da Não Adesão a este Código Responsabilidade da Administração na Aprovação e Implementação do Código Termo de Adesão a este Código 37

32 3.1 Monitoramento deste Código É de importante responsabilidade o monitoramento deste Código de Conduta por parte dos membros do Comitê Executivo e da área de Compliance, no entanto, todos os colaboradores da Daiichi Sankyo Brasil também devem zelar pelo seu cumprimento e denunciar práticas não compatíveis com nossos valores e compromissos corporativos. 32

33 3.2 Relato de Ações Incompatíveis com este Código Os colaboradores da Daiichi Sankyo Brasil devem reportar qualquer prática incompatível com as diretrizes deste código ou qualquer outra prática suspeita de ação antiética ou anti-profissional. Este relato pode ser realizado de forma anônima ao Hotline Daiichi Sankyo Brasil, pelo telefone Todos os relatos serão enviados diretamente à Presidência que irá definir um comitê de três colaboradores pertencentes ao Comitê Executivo, com o intuito de investigar sigilosamente o relato. Estes terão o compromisso de determinar a causa da infração. O resultado desta investigação deve ser apresentado à Presidência para que sejam tomadas decisões cabíveis com o intuito de preservar as diretrizes deste Código de Conduta. Qualquer decisão nesse sentido somente poderá ser tomada com base em provas claras de que o relato é verídico. Em caso de dúvida é aconselhável a consulta ao superior imediato ou a algum membro do Comitê Executivo. Os colaboradores também podem utilizar os canais a seguir: Formulário de Sugestões na intranet. Assumimos o compromisso de, uma vez apurada a violação, tomar as medidas corretivas e disciplinares necessárias e envidar todos os esforços no sentido de evitar futuras violações. Quando considerarmos necessário, a fim de evitar críticas ou mal entendidos, prestaremos os esclarecimentos necessários aos stakeholders de acordo com as políticas internas vigentes. 33

34 3.3 Consequências da Não Adesão a este Código Como dito anteriormente, este Código de Conduta é uma ferramenta adotada pela Daiichi Sankyo Brasil para integrar seus valores e compromissos corporativos no dia-a-dia da organização. A falta de adesão a qualquer diretriz deste Código de Conduta será analisada cuidadosamente pelo Comitê Executivo para aplicação das sanções disciplinares previstas em lei, que podem variar de advertência verbal ao colaborador até sua demissão por justa causa. 34

35 3.4 Responsabilidade da Administração na Aprovação e Implementação do Código Os membros do Comitê Executivo concordam com as diretrizes estabelecidas neste código de conduta e se comprometem a manter um sistema eficaz a implementação e a manutenção das práticas aqui descritas, bem como para assegurar que o Código de Conduta seja compreendido por todos. 35

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37 3.5 Modelo do Termo de Adesão a este Código Eu,, portador do RG, e registrado sob a matrícula nº, declaro ter recebido, lido e compreendido uma Cópia do Código de conduta da Daiichi Sankyo e me comprometo a seguir os princípios estabelecidos por ele. Declaro também que estou ciente de que caso qualquer conduta não compatível com este código torne-se de meu conhecimento, devo reportá-la por meio dos canais de comunicação disponíveis e que isto pode ser realizado de forma anônima. Atualmente, ( )existem ( )não existem situações nas quais estou envolvido que possam gerar conflito de interesses com os princípios estabelecidos neste código de conduta. Descrevo abaixo as situações de conflito de interesses nas quais estou envolvido (preencher somente se afirmou que EXISTEM tais situações) Cidade, dia de mês de ano. Nome completo do colaborador 37

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39 Expediente Elaborado por: Compliance Criação, projeto e produção: Núcleo de Interações Humanas Contatos: Hotline DSBR - Tel

40 Código de Conduta Daiichi Sankyo Brasil Janeiro de 2013

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