UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA Por: Annanda Baptista GESTÃO ORGANIZACIONAL: O ARQUIVISTA E AS NOVAS TECNOLOGIAS Rio de Janeiro 2011

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA GESTÃO ORGANIZACIONAL: O ARQUIVISTA E AS NOVAS TECNOLOGIAS Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em.gestão Empresarial. Por: Annanda Baptista

3 3 AGRADECIMENTOS Gostaria de agradecer a meus pais e minha amiga Patrícia que muito me ajudaram nesta etapa.

4 4 DEDICATÓRIA Gostaria de dedicar a minha Mãe e Meu pai por todo incentivo até hoje.

5 5 RESUMO Nos últimos 10 anos, tem se intensificado no panorama arquivistico brasileiro o foco na gestão da informação frente às novas tecnologias. Autores, pesquisadores e profissionais da área tem se unido cada vez mais para aprimorar os recursos e estratégias da gestão da informação nos ambientes coorporativos, educacionais e públicos, mas apesar do avanço tecnológico e de cursos de apoio tentando esclarecer a nova gestão informacional, ainda existem muitas dúvidas e questionamentos na prática desse gerenciamento. Nesse cenário, em que se tem predominado cada vez mais a produção da informação, sendo ela impressa ou virtual, não pode estar ausente a base da gestão da informação. Não podemos esquecer que a pronta-informação depende dos pilares da Arquivologia: organização, classificação, indexação e recuperação. Ao considerar que as ferramentas tecnológicas são cada vez mais renováveis, considera-se de suma importância a reciclagem do profissional da informação, interagindo e entendendo como disponibilizar a informação no formato adequado, porém sempre aplicando os conceitos arquivísticos. Este questionamento só se materializa no momento em que os alunos, professores e profissionais desta área do conhecimento vivenciam experiências no mercado de trabalho, sendo ele como profissional da área, consultor ou educador. Sendo assim, há a necessidade de reconstruir conhecimentos e saberes, e considerar sempre a interdiscipliniriedade entre a Ciência da Informação e a área Tecnológica. Palavras- Chaves: Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Gestão da Informação, Indexação

6 6 METODOLOGIA A abordagem metodológica utilizada nesta investigação baseou-se nas análises documental e de conteúdo de diversos documentos referentes ao assunto, tais como leis, artigos e análise de mercado mesmo, experiências práticas oriundas de empresas que utilizam o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos.) Observou-se no transcurso desta pesquisa a escassez de autores da área de Ciência da Informação que tratam o assunto como problema prático, problema de mercado de trabalho mesmo. Por conta disso, recorri a artigos e modelos práticos utilizados por empresas de médio e pequeno porte, tais como: Lookup Consultoria Ltda e Tecidos S/A. Pesquisas nesta área são necessárias para a geração de indicadores que permitirão uma melhor compreensão das especificidades e da complexidade envolvidas nesta questão que é pra lá de atual. Neste sentido, faz-se necessário que profissionais envolvidos diretamente com a gestão da informação comecem a escrever mais sobre o tema.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CAPÍTULO I - A Gestão da Informação CAPÍTULO II - GED Empresa Lookup Ltda CAPÍTULO III GED Recursos para pequenas empresas CONCLUSÃO BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

8 8 INTRODUÇÃO Segundo Lopes (2000, p ) Falar em Arquivologia seria falar de uma ciência dos arquivos pronta e acabada. Em um mundo onde se transpira a transdisciplinaridade, fica difícil aceitar tal designação. O edifício das ciências rigidamente separadas vem desabando e deixando de ser acreditado por toda parte. O conhecimento científico atual de ponta é construído a partir de várias influências, derivadas do exame dos objetos, e não da simples repetição dos cânones científicos. O simples uso do sufixo 'logia' não garante a cientificidade e a correição de qualquer pensamento. Neste contexto, seria mais lúcido entender a arquivística como uma técnica tributária de vários conhecimentos científicos. Ela estaria situada no conjunto das chamadas ciências da informação e da comunicação. Isto implica uma epistemologia aberta a múltiplas influências, que vão além dos princípios técnicos consagrados pelos arquivistas de todo o planeta. A história dos arquivos nos remete a uma visão muito mais apurada da questão, além da interdisciplinaridade que esta ciência sofreu, podemos entender o papel que o profissional da área tem se tornado com o passar do tempo. Vejamos abaixo as seguintes considerações: No princípio, um arquivo organizado certamente satisfazia às necessidades emergenciais de seus produtores e custódios. A revolução promovida pelo advento da tecnologia da informação desconstruiu essa visão de custódia e, atualmente, o arquivista precisa receber formação que o torne receptivo ao

9 9 comportamento da sociedade do conhecimento e da informação ( McGARRY, 1996, p.7) De acordo com a afirmativa dos autores Luis Carlos Lopes e Kevin McGarry é que tomamos como norte desta discussão que se apresenta de forma prática no mercado de trabalho como um todo. As informações disponíveis nos conjuntos de documentos que as organizações vêm produzindo e mantendo pode ser um diferencial competitivo, desde que se utilizem os recursos tecnológicos adequados para cada gestão. Falar dos conceitos da Arquivologia repetidamente sem sequer utilizar os recursos da interdisciplinaridade seria impossível para previsão de resultados práticos no que diz respeito ao gerenciamento da informação. Esbarramos sempre em conceituação x prática. Neste contexto, o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) tem se destacado como ferramenta estratégica para garantir a pronta-informação, ressaltando que, a maior parte dos documentos produzidos e acumulados no transcurso das atividades organizacionais são resultados de ações não estruturadas. Apesar da enorme preocupação das Organizações em como se devem estruturar seus documentos, a bem da verdade é que comprar um GED pronto, um produto já licenciado com todos os seus grandes recursos ultramoderno ainda custa muito caro e por conta disso, as pequenas e médias empresas ficam reféns de soluções práticas, por que desconhecem recursos já disponíveis em suas Empresas. Pensando nas alternativas simples e de fácil utilização, o trabalho em questão apresenta dois tipos de ferramentas práticas e econômica para o gerenciamento de

10 10 documentos eletrônicos: a Gestão de Conteúdo utilizado nas intranets das Empresas tendo como plataforma o SharePoint e num caso mais simples o Windows Explorer (Estruturação de Pastas). Conforme LOPES (2000, p.23) é de suma importância que o profissional da Informação esteja flexível quanto às novas frentes de trabalho e que a recuperação da informação depende de esforços múltiplos, resultado da interdisciplinaridade.

11 11 CAPÍTULO I A GESTÃO DA INFORMAÇÃO CONCEITUAÇÃO As funções desempenhadas pelos novos profissionais da área de Arquivologia tem se esbarrado em desafios enormes diante da demanda de informações que as Organizações produzem, elas se acumulam cada vez mais, resultando em novos depósitos de informações, sendo elas registradas ou não. Quando se fala de arquivos, associam-se a ele conceitos de documentos e de informação. Essa é a base para o entendimento de seu contexto. Não importa o tipo de informação que foi gerado e não se pode depreciar um dado informacional em detrimento de outro. No final, ter-se-á concebido um documento de arquivo, que deverá receber tratamento a partir dos mecanismos que lhe facilitem o acesso e a recuperação da informação guardada e por ele contextualizada. Transportamo-nos a algumas proposições epistemológicas abordadas por Silva e Ribeiro (1998), quando apontam para o fato de que o objeto da Arquivologia não é apenas o arquivo, nem só os documentos, mas também a informação social estruturada e dinamizada de forma sistêmica. Nessa abordagem, a caracterização sistêmica tem um valor instrumental, ou seja, visa à universalização científica do conhecimento arquivístico através de um conjunto variável e cumulativo de princípios gerais demonstráveis, dos específicos para os genéricos

12 12 A autora Heloisa Belotto faz a seguinte consideração: O arquivista hoje não pode esquecer que vive e atua profissionalmente na chamada "era da informação", na qual, as tecnologias da informação e da comunicação têm presença marcante. Os novos suportes documentais, com os quais tell de lidar, exigem conhecimento, competência, métodos e meios de produção, utilização e conservação física especiais. São fatores novos sobre os quais os arquivistas passam agora a serem instruídos e treinados, não obstante con - erem o risco de, em virtude do vertiginoso crescimento das possibilidades da eletrônica nas áreas documentais, nunca conseguirem abarcar a plenitude destes conhecimentos tão mutantes e dependentes de equipamentos tão rapidamente tornados obsoletos. (BELOTTO, 2000, p. 20) Gerir informação não é nada fácil, segundo o autor MARCHIORI (2002, p.47), a gestão da informação deve incluir, em dimensões estratégicas e operacionais, os mecanismos de utilização de recursos humanos, tecnológicos, financeiros, materiais e físicos para o gerenciamento da informação e, a partir disto, ela mesma ser disponibilizada como um insumo útil e estratégico para indivíduos, grupos e organizações. Para ilustrarmos melhor essa questão, segue abaixo a citação: Organizar um acervo documental é mais do que implementar um sistema de arquivo que atenda à necessidade dos pesquisadores e estudiosos de maneira geral. Na verdade, deparar-se com uma documentação exige do arquivista um estudo aprofundado a partir de

13 13 escavação cuidadosa, permitindo não somente a organização arquivística do acervo, mas, ao mesmo tempo, a análise temática representativa, interpretativa e precisa das peças. Assim, durante todo o tempo, esse profissional exerce, concomitantemente, o papel de arquivista e investigador. É com essa dimensão de seu trabalho que ele se projeta na realização de pesquisas e no âmbito social, compartilhando conhecimento com os demais pesquisadores. ( Belotto, Heloisa, 2007, p.8) É possível e pertinente a participação do arquivista no desenvolvimento das pesquisas em acervos e em sua avaliação, considerando essa atividade parte da sua formação e é sabido pela comunidade arquivista que uma boa avaliação gera excelente recuperação da informação. Segundo Belotto, para que haja uma recuperação eficiente e um retorno prático e eficaz, é necessária a aplicabilidade da gestão da informação (BELOTTO, 2006, p.30). Uma boa gestão de documentos deve se fazer uso de metadados baseados em princípios arquivisticos com a utilização dos recursos informáticos que estão sempre sendo renováveis. Considero que unir os conceitos arquivísticos e uma boa utilização dos recursos informáticos disponíveis em uma Organização é um grande desafio para o profissional da área da Ciência da Informação. Dentre as várias disciplinas que a Gestão da Informação engloba, são necessários três aspectos importantes neste cenário: a Arquivologia, a Gestão de Documentos e a Gestão do Conteúdo. Para isso, iremos conceituar nas próximas seções a definição dos termos: dado, informação e metadados.

14 Dado Dados são elementos que constituem uma informação, seja ela, estruturada ou não. Os dados são uma representação dos fatos, conceitos ou instruções de uma maneira normalizada que se adapte à comunicação, interpretação e processamento pelo ser humano ou através de computadores. Os dados são representados por símbolos como, por exemplo, as letras do alfabeto: a, b, c, etc... Dado pode ser entendido como material bruto, isto é, informação não formatada Informação LOPES (1996, p.30) define informação como qualquer atribuição de pensamento humano sobre natureza e sociedade, desde que verbalizada ou registrada de alguma forma. Para o autor, a interpretação das informações registradas depende das relações das mesmas com o contexto de sua produção. É a informação que possui a semântica. Então, a informação pode ser definida como dados processados. A informação precisa ser trabalhada, estruturada para gerar um fluxo, um resultado, sem isto, tornase um conjunto de dados sem sentido. A informação gerada em um ambiente organizacional possui sempre um objetivo, seja ele para tomada de decisão, ou não. Para isso, é necessário interpretá-las justamente no contexto de sua produção. O autor Carucci elucida bem essa questão nas frases a seguir: O documento em meio informático traz a possibilidade da densidade máxima da informação em um mínimo de suporte, do qual a mensagem, naturalmente, tem de passar por reconstrução legível por maquina para ser entendida. Entretanto, dentro da peculiaridade do documento arquivistico, os especialistas chamam a atenção dos arquivistas para o fato de que todo o processamento que se dé a informação arquivistica não pode se afastar dos princípios teóricos básicos da arquivistica, refletindo sempre o principia da proveniência e a organicidade na ordenação dos fundos.

15 15 Ora, a informática vem mudar sensivelmente estas verdades, porque separa a informação do suporte reconhecível, ja que este é um sistema informático. Tratase, portanto, de documentos virtuais e assim sendo compreendidos e tratados. (CARUCCI, 1994, p.10) Com isso, indicamos o gerenciamento eletrônico de documentos como uma ferramenta ágil e precisa para estruturar as informações, de forma que ela devolva resultados práticos e objetivos para Organização Metadados Metadados são definidos corriqueiramente como dados sobre dados. Considerase a definição muito simplista diante do que nos propomos a definir. Para CORNWELL, 2001, p.6, metadados são, no contexto da gestão de documentos de arquivo, informação estruturada ou semi-estruturada, que permite a produção, gestão e utilização de documentos de arquivo ao longo do tempo, na medida em que for sendo produzido. Trata-se de um resumo das características de um conjunto de dados ou de outro recurso de informações, esteja ele em meio digital ou não. Reúnem as informações necessárias para que estes se tornem úteis. Metadados ajudam as tarefas de documentação e organização dos dados das organizações, facilitando seu compartilhamento, além de disciplinar a sua produção. A boa qualidade dos metadados permite que o usuário compreenda o conteúdo dos dados que está observando, seu potencial e suas limitações. Sua importância é expressa pela definição seguinte: metadados compõem uma das áreas de pesquisa da Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), que transforma dados brutos em conhecimento" (Ikematu, 2001) Para facilitar este intercambio de metadados e dados entre usuários e organizações, alguns padrões internacionais de metadados tem sido especificados e

16 16 implementados. O uso de um padrão comum de metadados possibilita o compartilhamento dos dados descritos segundo esse padrão, facilitando o acesso aos mesmos dentro de organizações e o intercambio de dados entre diferentes organizações. Os padrões estão conceituados e estruturados em seções com funções especificas (FREITAS, 2005, p.10) de: Identificar o produtor e a responsabilidade técnica da produção Padronizar a terminologia utilizada; Garantir o compartilhamento e a transferência de dados; Viabilizar a integração de informações; Possibilitar o controle de qualidade; Garantir os requisitos mínimos de disponibilização 1.2 A produção documental e os recursos arquivísticos Quando se fala da produção documental e os recursos arquivistícos, não podemos deixar de fora a postura em que este profissional deve ter com relação as suas atividades. É necessário que esperemos que o profissional da ciência da informação se assenhore às novas tecnologias para um eficiente desempenho de seu trabalho, não nos esqueçamos que nao se pode prescindir daquelas qualidades esperadas de tal profissional, em qualquer situação, tempo e lugar - com ou sem tecnologia. Alguns especialistas como (GRIMARD, 1993) assim as tem arrolado da seguinte forma: * capacidade de análise e síntese, juntamente com uma aptidão particular de esclarecer situações complexas; * habilidade de formular claramente suas idéias, tanto de forma escrita como verbal;

17 17 * capacidade de julgamento seguro; * aptidão para tomar decisões sobre questões ligadas a memória da sociedade; * abertura as novas tecnologias da informação; * bom senso para tomar resoluções; * adaptação a realidade, as condições de seu tempo e lugar. E, como se fosse tudo isso fosse pouco, fala-se, ainda, nas qualidades de adaptabilidade, pragmatismo, curiosidade intelectual, rigor, método, continuidade, capacidade de compreensão e de escuta relativamente ao produtor, ao pesquisador e ao cidadão. A verdade é que o arquivista, ademais de toda essa qualificação de cunho pessoal, deve ainda estar capacitado profissionalmente para intervir em toda a cadeia do tratamento documental, qualquer que seja o suporte. A respeitabilidade de que e revestida o seu trabalho vêm da segurança com que atue no seu métier. Para LOPES (1996, p.31), o coração da arquivistíca contemporânea está especialmente nas funções de classificação, avaliação e descrição. Estaremos apresentando ainda nesta seção a conceituação dessas atividades e a importância de cada uma delas. A classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituirse um referencial para a sua recuperação. Segundo SCHELLENBERG (apud SANTOS; CHARAO, FLORES, 2003, p.45), há três elementos essenciais a serem considerados na classificação:

18 18 A ação ou a função: reflete as ações do órgão que gerou o documento, sendo usada como referência a todas as responsabilidades atribuídas a um órgão a fim de atingir os amplos objetivos para os quais foi criado; A estrutura: reflete a estrutura orgânica (linha e staff) da entidade que é determinada pelos objetivos ou função a que se destina O assunto: resulta da análise da estrutura do documento, isto é, os assuntos que são tratados. Os instrumentos utilizados no processo da classificação são: Plano de Classificação (utilizado para arquivos correntes e intermediários) e o Quadro de Arranjo, no caso dos arquivos permanentes. Ambos são representados hierarquicamente, através das divisões dos conjuntos, dos níveis e sub-níveis (classes, subclasses, grupos, subgrupos...) partindo-se sempre do geral para o específico. A Avaliação é a atividade de definir os prazos de guarda e destinação dos documentos nos arquivos correntes, intermediários e permanentes, com a finalidade de garantir o acesso à informação aos usuários. O instrumento de pesquisa utilizado nesta atividade é a tabela de temporalidade. Acredito que tenha esclarecido neste capítulo, o que é exatamente a Gestão da Informação, a ciência arquivistica e todas as atividades envolvidas neste processo. No próximo capítulo, falaremos sobre o gerenciamento eletrônico de documentos e o exemplo de gerenciamento eletrônico de documentos da Empresa Lookup Consultoria Ltda.

19 19 CAPÍTULO II GERENCIAMENTO ELETRÔNICOS DE DOCUMENTOS EMPRESA LOOKUP CONSULTORIA LTDA 2.1. GED - Conceituação A Gestão Eletrônica de Documentos significa possuir de forma eletrônica, informações sobre os documentos indepente da forma ou do suporte em que estes se encontram. Além de ser uma ferramenta para redução do espaço físico e acesso simultâneo a documentos, o GED, tem o foco principal a agilidade na obtenção de informações, auxiliando na tomada de decisões. Para ANDRADE (2002, p.16), é ao mesmo tempo um método, um sistema e uma tecnologia para conversão e processamento de documentos como informação eletrônica digital. Segundo o CONARQ (Brasil, 2006, p.29) GED é um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não-estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. O GED engloba tecnologias de Gestão de Documentos além de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, repositórios, entre outras. Portanto, GED é muito mais que digitalizar documentos, ou do que possuir uma imagem dos arquivos a fim de preservação é a solução para busca de informação, racionalização da produção documental e racionalização dos arquivos.

20 20 É importante ressaltar que o GED por si só não organiza de forma adequada a sua documentação, para CAVALCANTI (2002) quem informatiza uma bagunça terá como resultado uma bagunça informatizada. É nesse contexto que a Arquivologia assume um papel importante dentro deste processo GED O caso da Empresa Lookup Consultoria Ltda A Empresa Lookup Consultoria Ltda tem apenas 03 anos de existência. Tratase de uma Empresa de Soluções Arquivísticas que atua no mercado de trabalho em diversos ramos: petróleo e gás, entretenimento, construção civil e empresas públicas. Sua preocupação constante consiste na qualidade do serviço prestado e na ética, acima de tudo. As maiores solicitações dos seus clientes dizem respeito às seguintes áreas: Gestão do Conhecimento: O conhecimento tácito da Empresa deve ser compartilhado, para tanto, nós profissionais da informação, deve permitir que a Empresa tenha acesso às informações contidas nos arquivos e centros de documentação. Utilizamos ferramentas da Arquivistica, como classificação, indexação e tratamento informacional para expandir melhor as tarefas produzidas pela empresa, tanto na web (cliente externo), como intranet (cliente interno). Classificação: Todos os documentos estejam eles em meio físico ou eletrônico devem ser devidamente classificados dentro das suas classes pré-determinadas dentro de um Plano de Classificação. Cada Empresa possui seu produto/serviço diferenciado e é necessário que se faça um plano específico, que atenda as suas necessidades. Tabela de Temporalidade: É ferramenta que estabelece os prazos de guarda dos documentos (tanto para meio físico como para eletrônico)

21 21 Indexação/ Palavras Chaves: Para acessar o conteúdo rede/banco de dados/ web é necessário que se defina os termos de entrada ou palavras-chaves. A definição desses termos é chamada de indexação, para cada área/ serviços definem-se termos diferentes, o que realmente os clientes precisam. Para tanto, busca-se conceitos arquivísticos para definição dos termos e então, a pesquisa junto aos clientes. Feito isto, está definido os termos de indexação, podendo ou não se transformar num glossário. Realização de Projetos: As grandes empresas possuem várias gerências e cada um na sua área específica. Geralmente, prestamos consultoria interna, mapeando processos, definindo tarefas, tratando da documentação física e eletrônica e proporcionando treinamento. Treinamento e Supervisão: Sendo um trabalho continuado ou não, costumamos supervisionar os projetos já concluídos e proporcionamos treinamento às equipes e funcionários que lidam diariamente com os arquivos e centros de documentação. Como estamos na era da informação, é muito comum a solicitação de organização de documentos eletrônicos. Ressalta-se que também organizamos, treinamos e proporcionamos manutenção desses arquivos, que chamamos de gerenciamento de documentos eletrônicos. Apresentação e Palestras: É comum que as empresas incluam m em suas solicitações palestras e apresentações sobre a Gestão da Informação, portanto, estamos aptos a efetuar este tipo de trabalho. A Empresa Lookup Consultoria Ltda utiliza as intranets das Empresas para gerenciar seus documentos. Os recursos informáticos são a plataforma Sharepoint e o Banco de Dados Oracle. Os profissionais da informação e da área tecnológica se unem neste sentido para disponiblizar os documentos virtuais e agilizar os processos de trabalho. Sabemos que o grande sucesso de uma empresa de consultoria na área da Ciência da Informação é justamente o capital intelectual que ela possuiu, portanto,

22 22 a Empresa Lookup possui arquivistas habilitados a lidar com qualquer tipo de documento, independente do seu suporte e gestão. Em alguns casos, precisamos contratar profissionais habilitados em outras área do conhecimento para que se possa ter um resultado positivo na conclusão do projeto. Como foi dito anteriormente, é essencial o saber interdisciplinar. O arquivista do século XXI deve ser cada vez mais preocupado com as evoluções tecnológicas, como diz a citação abaixo: Ante a instalação acelerada da indústria da informação, a Arquivologia surge com mais vigor e possibilidade de atingir o seu objetivo enquanto área do saber. Esse aspecto estimula e promove o seu estado de arte, mas passa a incomodar os que ainda consideram a possibilidade de, além do arquivista, outro profissional da informação ser capaz de planejar e administrar projetos em instituições arquivísticas (BELOTTO,2007, p.6) Visto isto, é importante considerarmos a importância da contratação dos profissionais de Arquivo para projetos de gestão da informação e gerenciamento eletrônico de documentos. Quando se têm alguém com a expertise de um profissional da Ciência da Informação o projeto flui de outra forma. No caso que apresentaremos a seguir, nota-se que o gerenciamento eletrônico de documentos utilizando a plataforma Sharepoint deve ser criado pelo profissional de Arquivo, utilizando sempre recursos informáticos disponíveis. Cada vez esses recursos tem ajudado aos profissionais da Ciência da Informação, pois sabemos que muitas Empresas não possui recursos financeiros para a compra de GED pronto. Para implantar um gerenciamento de documentos utilizando o SharePoint é necessário que a Empresa tenha a licença e que esteja disposta a investir neste

23 23 aspecto disponibilizando pessoas e recursos materiais para que o projeto seja desenvolvido e continuado. Um dos clientes da Empresa Lookup decidiu investir neste gerenciamento e contratou os nossos serviços. A primeira experiência desta empresa que é do ramo de petróleo e gás foi a de implantar o gerenciamento na área financeira, visto que o volume de documentos é muito grande e de difícil gestão. Para tanto, elaborou-se um fluxo de trabalho dividido nas seguintes etapas: Recolhimento dos documentos no Setor Financeiro Organização das pastas, conforme listagem em anexo Digitalização dos documentos organizados Indexação dos documentos em pdf Cadastro dos documentos eletrônicos no GED Para atender tais expectativas, o Setor Tecnológico da Empresa apenas liberou o acesso para que pudessemos desenhar o GED. Vale ressaltar que toda a arquitetura da Informação foi feita por profissionais da área de Arquivologia. Segue abaixo o print da tela do GED para que possamos entender o trabalho realizado pela Empresa Lookup Consultoria Ltda:

24 24 Nota-se que os documentos eletrônicos no formato pdf são classificados por sua tipologia. As pastas oriundas do Setor Financeiro são separadas por dois tipos de classificação: Borderô e Cheque. Essa classificação se dá como é realizado o pagamento. Essas pastas constam diversas tipologias documentais, tais como:

25 25 Autorização de Pagamento Contrato Cópia de Cheque Correspondências Fatura Nota de Crédito Nota de Débito Nota de Despacho Nota de Locação Nota Fiscal Recibo Relatório Relatório de Despesa Solicitação de Providência Solicitação Numerária Solicitação de Serviço Transporte Tributos Nota de Serviço Todas as tipologias documentais são cadastradas no GED, para tanto, deve-se preencher os seguintes campos do software: Departamento Classificação Empresa Fornecedor Número do Documento Data PO Centro de Custo

26 26 Projeto Descrição Palavra-Chave Localização Data de Descarte Na interface da tela principal foram criadas listas com os nomes dos fornecedores cadastrados, os projetos em andamento, os centros de custos e a classificação (borderô ou cheque). A implantação deste gerenciamento eletrônico resultou na criação de um departamento de arquivo com intuito de gerenciar outros acervos dentro do Grupo. Os profissionais contratados pela empresa se transformaram em gestores da informação, com a missão de atender os clientes internos de acordo com a demanda da Empresa. Hoje, cada cliente acessa os seus documentos em suas bases. Vale ressaltar que existe restrição nesta consulta, e o acesso é concedido pelo Responsável do Departamento de Arquivo, mediante a autorização do gestor de cada área.

27 27 CAPÍTULO III GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS RECURSOS PARA PEQUENAS EMPRESAS Provavelmente existem diversas formas de armazenar informações digitais. A mais simples delas é salvar os arquivos de documentos, planilhas, imagens e versões na rede corporativa da Empresa à medida que são criados. E o mais simples processo de preservação é gravar tudo em CDs e empilhá-los dentro de caixas ou armários. Porém, nem sempre a solução mais simples é a mais adequada. As áreas funcionais desejam mais que simplesmente armazenar informações: têm a necessidade de identificar, acessar e preservar documentos de uma forma ágil e com segurança. É sabido que existem soluções mais complexas que adotam sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) que exigem um investimento. Mas, também não pode ser ignorado o fato que a Empresa já possui um conjunto de ferramentas e técnicas que, quando bem utilizadas, podem suprir as necessidades básicas de documentação e arquivo de informação. E é exatamente sobre ferramentas e métodos que esse capítulo trata. A sua elaboração foi realizada na direção de ser o mais amigável e colaborativa possível, de forma a ter procedimentos que requeiram o mínimo de treinamento possível e contar com grande autonomia da área funcional sobre a sua Biblioteca, ou Gestão de Documentos