ANEXO XX Termo de referência para contratação de empresa para mapeamento de processos

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1 ANEXO XX Termo de referência para contratação de empresa para mapeamento de processos Status em junho/2013: Aguardando aprovação pelo Escritório Técnico da Reitoria 284

2 PROJETO BÁSICO OBJETO Contratação de empresa especializada para fornecimento de serviços de documentação de processos de negócio da UNIFESP, incluindo a estruturação, modelagem, redesenho dos processos, criação da Carta de Serviços ao cidadão, criação de modelo de excelência de processo organizacional, realização da análise de aderência de cada processo ao ERP (Sistema SIG/UFRN), a definição, instalação e a manutenção do Escritório de Processos, bem como apoio às iniciativas desse contexto, na modalidade Pregão Eletrônico, para Registro de Preços. JUSTIFICATIVA Em 2009 houve uma recomendação da CGU para melhoria da gestão administrativa na UNIFESP. Em maio desse ano foi contratada uma consultoria e na época foram desenhados 11 processos críticos da área administrativa. Em junho/2010 foi implantado o primeiro módulo do sistema Planejamento orçamentário, oriundo de um destes processos desenhados, como também outras várias melhorias puderam ser realizadas em diversos sistemas informatizados. Como não houve continuidade no trabalho para desenhar todos os demais processos da universidade, em agosto/2011 houve uma solicitação do Pró-Reitor de Administração para que o Departamento de Tecnologia da Informação (DTI) continuasse o trabalho de mapeamento de processos de toda a UNIFESP. Ainda no final de 2011 foram alocados dois servidores dentro do Departamento de Tecnologia da Informação para continuar este trabalho. Como a metodologia utilizada anteriormente era proprietária, chamada de Projeto de Mudança Organizacional (PMO), houve grande dificuldade no início desta atividade, e optouse em realizar as seguintes iniciativas durante o período de novembro/2011 a outubro/2012: novembro/2011: foi realizado um curso de capacitação de Analista de processos, ministrado por instrutor externo a fim de capacitar vários servidores. Dois servidores são alocados em tempo integral para realização desta atividade dentro do DTI; no 1º Semestre/2012: foram realizados dois projetos pilotos dentro do DTI: Setor de contratações de TI e Central de Serviços de TI, apenas a modelagem as is, com apenas alguns sub-processos destes setores. Durante este período foi iniciado o mapeamento da cadeia de valor da UNIFESP, com estimativa da realização de apenas 10% deste trabalho, como também foi construído um termo de referência para licitação do mapeamento dos processos da área financeira, escolhida pelo Pró-Reitor de 285

3 Administração como crítica e que serviria como piloto para uma futura e mais abrangente contratação. no 2º semestre/2012: é realizada a segunda turma do curso de Analista de processos, agora ministrado pelos dois servidores alocados no DTI, sendo apresentados apenas os conceitos básicos de análise e mapeamento de processos. Apesar de a UNIFESP ter dois profissionais capacitados para a realização de alguns dos serviços desta contratação, na linguagem de mercado, os mesmos poderiam ser considerados como júnior, pois somente a prática vivencial de vários anos de experiência habilitariam os mesmos a suportar o grau de dificuldades que a UNIFESP se encontra hoje. Existe uma profunda ausência de processos definidos, uma instituição que cresceu nos últimos 5 anos em ritmo exponencial cerca de 15 vezes que seu tamanho original, e com um paradoxo, uma redução do número de servidores, fora a necessidade dada em funções administrativas de descentralização gerencial de algumas de suas atividades nos diferentes campi, que antes não existiam. Com a comparação realizada no Hospital Universitário (HU) que tem um setor dedicado a isso (Escritório de Qualidade), com mais de doze anos de atividades, seis colaboradores exclusivos e que ainda não conseguiram concluir nem o mapeamento dos processos do tipo as is ; no caso da UNIFESP, seria necessário no mínimo quinze anos para realizar a atividade de mapeamento dos processos da instituição com o atual quadro dedicado, sem considerar a melhoria destes processos e que a atividade-fim da UNIFESP e do DTI não é realizar este tipo de atividade, sendo que o próprio HU tem um setor próprio para isso. Esta é a abrangência desta contratação que visa: Agilizar e continuar o trabalho de mapeamento dos processos da área administrativa e da área de recursos humanos; Iniciar o trabalho de mapeamento dos processos da área acadêmica, área-fim da instituição; Mapear os processos com uma análise de aderência dos processos da UNIFESP em relação ao novo sistema SIG/UFRN que será implantado a partir do próximo ano, como apoio de uma rede de cooperação de compartilhamento de problemas e de soluções comuns, em legislação, processos e boas práticas de gestão. Esta solução já é utilizada em mais de 27 instituições federais, entre estas a CGU, o MJ e o MPOG, além de 17 IFES, participando e está preparada para apoiar a descentralização orçamentária e é integrada com os sistemas estruturantes do Governo Federal, além de ser "multi-campi", customizável, 100% web, permitindo a adoção do fluxo eletrônico dos documentos diminuindo as pastas de processos. 286

4 Apoiar a instituição a estruturar o Escritório de processos UNIFESP que será responsável por planejar e gerenciar as atividades de mapeamento e melhoria dos processos (administrativos e acadêmicos) da UNIFESP, apoiando na definição de políticas, padronização e regras de negócios, além de implementar a base de conhecimento de processos institucionais para apoio na implantação de soluções de TI, como também a apoiar na implementação da Gestão por Processos no ambiente corporativo. A contratação baseia-se também no conceito de melhores práticas do mercado Best practices, propondo processos de melhoria comprovadamente bem sucedidos a partir da experiência de outras instituições, também chamado de benchmarking, conhecimento este que se encontra agregado por este tipo de consultoria especializada. Este é primeiro serviço a ser contratado seguindo os padrões estabelecidos pelo governo federal normatizados no Gespública e no padrão BPMN, especificação própria para modelagem de Processo de Negócio e que agiliza no processo de integração e modelagem dos sistemas. Benefícios esperados com a implementação dos temas propostos nesse trabalho Com a contratação dos serviços propostos neste trabalho, a UNIFESP espera obter, principalmente os seguintes resultados: A melhoria da eficiência e eficácia operacional administrativa e da economicidade dos gastos públicos; Atender as normativas dos órgãos de controle a fim de diminuir o número de inconformidades encontradas nos relatórios de auditoria (CGU, TCU, entre outros); Ter a documentação dos processos, envolvendo política, regras de negócio, procedimentos, instruções de trabalho e check lists; Reduzir a perda de conhecimento do negócio; Dar agilidade para a tomada de decisões sobre os processos; Melhorar a qualidade dos serviços; Promover melhorias no processo; Facilitar a automação dos processos; Facilitar análise de aderência na implementação de novos sistemas de informação; Aumentar o desempenho do processo (Book de Metas, Indicadores e Métricas para medição do desempenho dos processos); Mitigar risco operacional; 287

5 Melhorar as competências necessárias das pessoas envolvidas com os processos; Visão única de todos os processos da instituição (Mapa de Processos); Simplificação na operação dos processos da UNIFESP, com eliminação de digitação/redigitação, trânsito de papel (digitalização), bem como da substituição de atividades burocráticas, por sistematizadas; Padronização na operação, afetando diretamente o componente: Qualidade; Melhoria da relação da UNIFESP, tanto entre áreas internas, como entidades externas e principalmente o cidadão; Fidelidade dos processos perante a estratégia da UNIFESP; Otimização e racionalização dos processos, permitindo a redução de tempo, custo, aumento da transparência, bem como flexibilidade na adequação dos processos a novos requisitos (legislação, políticas públicas, realinhamento estratégico, novas necessidades de clientes); Confiabilidade e conformidade - definição e estabelecimento de alçadas de atuação na execução do processo; Monitoramento em real-time do comportamento do processo (visão de gargalos), bem como grande histórico das execuções do processo, como informação para tomada de decisão pelos Gestores, resultando no provimento de um vasto conjunto de informações gerenciais, fundamentais para as tomadas de decisão do corpo gerencial. PROCEDIMENTOS E METODOLOGIAS A CONTRATADA deverá, mandatoriamente, adotar as metodologias definidas durante os trabalhos ou aquelas já existentes. São as seguintes metodologias que poderão ser utilizadas para fins de atendimento às ordens de serviços demandadas: As atividades do mapeamento e da modelagem de processos nos Modelos AS-IS e TO-BE deverão ser baseadas nas práticas, padrões, especificações, metodologias e guias, tais como: Gespública (Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão). Seguir as ferramentas de gestão elencadas no site: BPMN 2.0 ou superior Especificação para Modelagem de Processo de Negócio; Notação para diagramação dos processos: BPMN 2.0 ou superior; MEGP - Modelo de Excelência em Gestão Pública. 288

6 Utilização da ferramenta de Apoio para realizar as atividades de modelagem, documentação e publicação na web dos processos é a BizAgi (Software livre). A modelagem deverá resultar em uma base de conhecimento dos processos, a qual deverá estar no formato Wiki, bem como fazer a publicação dos modelos e das documentações dos processos no formato Web. Metodologia de Gestão de Projetos da UNIFESP, adaptadas das práticas do MGP- SISP (MPOG) e PMBOK (PMI), com o objetivo de apoiar as ações na camada gerencial, diminuindo os riscos e aumentando as chances de sucesso na execução de projetos. Metodologia de Modelagem e Redesenho de Processos, visando permitir a melhoria do desempenho do negócio, racionalizando processos e o uso de recursos. A UNIFESP poderá sugerir alterações nas políticas, normas, procedimentos, metodologias, ferramentas e técnicas discriminadas anteriormente, as quais após análise e validação da CONTRATADA deverão ser incorporadas ao acervo técnico da UNIFESP, sem ônus adicional, e adotadas na execução das novas OS, desde que sejam mantidas as condições deste Projeto Básico e o equilíbrio contratual. Desde que não sejam descumpridas as especificações deste Projeto Básico e as normas do Edital, a CONTRATADA poderá propor melhorias nos procedimentos, padrões, templates, metodologias, técnicas e ferramentas, que tenham por objetivo a melhoria na execução dos serviços e deverão ser disponibilizadas / repassadas para a equipe da UNIFESP, no início do Projeto. QUANTITATIVO DOS SERVIÇOS: Lote Único - Gestão de Processos de Negócio Ite Serviços Qtd Serviços m 1 Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de Negócio 1 2 Criação da Carta de Serviço a partir da Cadeia de Valor 1 3 Diagrama da Situação Atual 60 4 Diagrama da Situação Futura 60 5 Criação de Modelo de Excelência de Processo Organizacional 25 6 Realização da análise de aderência de cada processo ao ERP (Sistema SIG/UFRN)

7 7 Estruturação do Centro de Competências em Gestão de Processos (Escritório de Processos) 8 Manutenção / Gestão do Centro de Competências em Gestão de Processos (Escritório de Processos) 1 2 Cumpre esclarecer que a contratação em um único lote trata-se de obter junto a uma única contratada por conta da interdependência dos diversos serviços a serem executados. DIMENSIONAMENTO DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS: Para efeito de estimativa do esforço para desenvolvimento dos serviços do Lote Único, estão relacionados a seguir cada um dos produtos que compõem estes lotes, acompanhados da quantidade de horas prevista para elaboração de 1 (um) artefato (processo, elemento ou script). Vale ressaltar que as horas especificadas servem apenas para apoiar os licitantes na estimativa do projeto, porém, os serviços serão atestados e pagos quando da entrega dos artefatos constantes nas Ordens de Serviço. Com o intuito de manter um padrão para o cálculo do esforço necessário para a geração dos artefatos referentes a simplificação e documentação de processo, considera-se que um processo possui no máximo 15 atividades. Caso caracterize-se um processo que tenha um número maior de atividades, faz-se necessário que o mesmo seja subdividido para atender o quesito estipulado de 15 atividades. Essa referência deve ser considerada como parâmetro na elaboração das ordens de serviço. Lote Único Gestão de Processos de Negócio Ite Serviços Qtd Horas m Estimada por Serviço - (hs) 1 Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de Negócio Criação da Carta de Serviço a partir da Cadeia de Valor Diagrama da Situação Atual 32 4 Diagrama da Situação Futura 28 5 Criação de Modelo de Excelência de Processo Organizacional 40 6 Realização da análise de aderência de cada processo ao ERP 24 (Sistema SIG/UFRN) 7 Estruturação do Centro de Competências em Gestão de

8 Processos (Escritório de Processos) 8 Manutenção / Gestão do Centro de Competências em Gestão de Processos (Escritório de Processos) 240 DETALHAMENTO DO OBJETO (DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS) Todas as descrições de serviços referentes ao Lote Único estão detalhadas no ANEXO I Especificação Técnica Dos Produtos e Serviços. FORA DO ESCOPO Não faz parte do escopo do projeto: A implantação dos processos definidos; A construção ou automatização de processos em ferramentas de qualquer natureza; A aquisição, implantação, construção ou qualquer tipo de customização ou parametrização nos sistemas legados ou ERP; Construção de especificações funcionais ou técnicas de sistemas; Elaboração de Normas de Políticas, de Organização e de Procedimentos. SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS Os serviços e artefatos previstos serão executados conforme necessidades identificadas pela CONTRATANTE. A CONTRATADA deverá obedecer aos critérios, padrões e normas adotadas pela CONTRATANTE. Os serviços serão dimensionados conforme o período de prestação do serviço, a ser definido pela UNIFESP. As Ordens de Serviços deverão ser emitidas em duas vias, sendo uma via destinada a UNIFESP e a outra a CONTRATADA. Os serviços serão executados por meio da emissão de OS específica para cada necessidade, por exemplo, a cada demanda de modelagem de processo será emitida uma OS com a devida especificação de quais artefatos serão desenvolvidos, o quantitativo, prazo, cronograma físico e financeiro, conforme acordado previamente entre a UNIFESP e a CONTRATADA. Para execução dos serviços, deverão ser alocados, pela CONTRATADA, recursos com perfis técnicos compatíveis com as atividades contratadas. Havendo necessidade de alterações, em uma OS já emitida, decorrentes de avaliações realizadas em etapas posteriores, estas correções deverão ser objeto de 291

9 Apostilamento, seguindo os mesmos procedimentos de elaboração, emissão e aprovação acordados na OS. A critério da UNIFESP, o período de vigência da OS poderá ser prorrogado, podendo ultrapassar a data de vigência do Contrato. A UNIFESP devera efetuar o aceite dos serviços executados nos prazos estipulados nas OS, sendo vedada a recusa da aceitação sem a devida justificativa. Para comprovar a execução dos serviços, a CONTRATADA deverá apresentar um relatório de acompanhamento das atividades contendo a descrição da atividade realizada, serviço/artefatos disponibilizado, quantidade de horas e valor relativo para aprovação pela UNIFESP. A UNIFESP somente efetuará pagamentos de serviços efetivamente executados. O faturamento de cada etapa da OS esta condicionado ao aceite e homologação dos serviços, mediante atesto do Gestor da OS da UNIFESP. A CONTRATADA deverá estar organizada para a realização de até 4 (quatro) OS simultâneas. LOCAIS DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS Os serviços contratados serão prestados preferencialmente nas dependências da CONTRATANTE, localizado na cidade de São Paulo e externamente quando assim estabelecido na Ordem de Serviço. DA CONFIABILIDADE E DO DIREITO DE PROPRIEDADE Todos os serviços gerados/mantidos nas Ordens de Serviço pela CONTRATADA deverão ser entregues a CONTRATANTE, que tem direito de propriedade sobre os mesmos, sendo vedada qualquer comercialização por parte da CONTRATADA. Para consecução do repasse de conhecimentos técnicos, a CONTRATADA deverá garantir a entrega da documentação dos serviços em mídia, de acordo com os padrões da CONTRATANTE, especificado nas OSs e por meio de palestras expositivas a serem estipuladas nas Ordens de Serviço a qualquer tempo decorrente de solicitação da CONTRATANTE, bem como mediante o repasse de conhecimento aos empregados da CONTRATANTE que acompanharão a execução dos serviços. A CONTRATADA obriga-se a tratar como "segredos comerciais e confidenciais", quaisquer informações, dados, processos, fórmulas, códigos, documentos, formulários ou outro ativo qualquer utilizado nos processos da CONTRATANTE não 292

10 podendo revelá-los ou facilitar a revelação a terceiros. O descumprimento deste subitem implicará em sanções administrativas contra a CONTRATADA, previstas no contrato e na legislação vigente. CRITÉRIOS DE HABILITAÇÃO TÉCNICA DOS LICITANTES Os critérios de habilitação técnica levam em consideração as responsabilidades da CONTRATANTE/CONTRATADA, o nível de criticidade e complexidade das atividades a serem realizadas e serviços associados, o desempenho esperado da CONTRATADA, a utilização das melhores práticas de mercado (PMI / PMBOK, PMP), além da espera de um elevado grau de qualificação dos profissionais envolvidos na prestação dos serviços. A especificação dos critérios de habilitação técnica para cada um dos itens encontrase no ANEXO II deste Projeto Básico. QUALIFICAÇÃO DOS PROFISSIONAIS A equipe da contratada envolvida na prestação dos serviços deverá ser composta por profissionais qualificados segundo as descrições estabelecidas no ANEXO III. DIREITOS AUTORAIS E PROPRIEDADE INTELECTUAL A CONTRATADA deverá entregar a UNIFESP toda e qualquer documentação gerada em função da prestação de serviços, objeto deste Termo de Referência. A CONTRATADA cederá a UNIFESP, em caráter definitivo, o direito patrimonial e a propriedade intelectual e dos resultados produzidos durante a vigência do contrato, entendendo-se por resultados quaisquer estudos, relatórios, especificações, descrições técnicas, protótipos, dados, esquemas, plantas, desenhos, diagramas, fontes dos códigos dos programas em qualquer mídia, páginas na Intranet e Internet e documentação didática em papel ou em mídia eletrônica. A CONTRATADA fica proibida de veicular e comercializar os produtos e informações geradas, relativas ao objeto da prestação dos serviços, salvo se houver prévia autorização por escrito da UNIFESP. Serão respeitados os dispositivos sobre a proteção da propriedade intelectual de programa de computador, sua comercialização no País, assegurados pela LEI Nº 9.609, DE 19 DE FEVEREIRO DE TERMO DE COMPROMISSO SOBRE SIGILO E SEGURANÇA 293

11 A CONTRATADA será expressamente responsabilizada quanto à manutenção de sigilo absoluto sobre quaisquer dados, informações, códigos-fonte e artefatos, contidos em quaisquer documentos e em quaisquer mídias, de que venha a ter conhecimento durante a execução dos trabalhos, não podendo, sob qualquer pretexto, divulgar, reproduzir ou utilizar, sob pena de lei, independentemente da classificação de sigilo conferida pela UNIFESP, tais documentos. A CONTRATADA não poderá divulgar quaisquer informações a que tenha acesso em virtude dos trabalhos a serem executados ou de que tenha tomado conhecimento em decorrência da execução do objeto sem autorização por escrito da UNIFESP, sob pena de aplicação das sanções cabíveis, além do pagamento de indenização por perdas e danos. Cada profissional deverá assinar termo de responsabilidade e sigilo, comprometendose a não divulgar nenhum assunto tratado nas dependências da UNIFESP ou a serviço dessa, salvo se expressamente autorizado. Cada profissional deverá assinar termo declarando estar ciente de que a estrutura computacional disponibilizada pela UNIFESP não poderá ser utilizada para fins particulares e que a navegação em sítios da Internet e as correspondências em meio eletrônico utilizando o endereço da UNIFESP ou acessadas a partir dos seus equipamentos, poderão ser auditadas. Cada profissional da CONTRATADA deverá assinar termo de compromisso declarando total obediência às normas de segurança vigentes ou que venham a ser implantadas, a qualquer tempo, na UNIFESP. PROPRIEDADE INTELECTUAL Obedecer às normas operacionais fornecidas pela UNIFESP. Manter seus funcionários devidamente informados das normas disciplinares da UNIFESP, bem como das normas de utilização e de segurança das instalações e do manuseio dos documentos. Responsabilizar-se pelos danos causados diretamente ou indiretamente a UNIFESP ou a terceiros decorrentes de sua culpa ou dolo na execução dos serviços. Reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, no todo ou em parte, o equipamento em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes de mau uso por parte de seus funcionários. Responsabilizar-se pelo comportamento dos seus empregados e por quaisquer danos que estes ou seus prepostos venham porventura ocasionar a UNIFESP ou a 294

12 terceiros, durante a execução dos serviços, podendo a UNIFESP descontar o valor correspondente ao dano dos pagamentos devidos. Guardar inteiro sigilo dos dados processados, reconhecendo serem estes, bem como todo e qualquer sistema desenvolvido, incluindo sua documentação técnica, de propriedade exclusiva da UNIFESP, sendo vedada à CONTRATADA sua cessão, locação ou venda a terceiros sem prévia autorização formal da UNIFESP. Responsabilizar-se, civil e criminalmente, pelo mau uso ou extravio dos documentos sob sua guarda. Comunicar, por escrito, qualquer anormalidade, prestando a UNIFESP os esclarecimentos julgados necessários. Assumir a responsabilidade por todas as providências e obrigações estabelecidas na legislação específica de acidentes do trabalho quando forem vítimas os seus técnicos no desempenho dos serviços ou em conexão com eles, ainda que acontecido nas dependências da UNIFESP. A ação ou omissão, total ou parcial da fiscalização da UNIFESP não eximirá a CONTRATADA de total responsabilidade quanto à execução dos serviços. Avocar para si os ônus decorrentes de todas as reclamações e/ou ações judiciais ou extrajudiciais, por culpa ou dolo, que possam eventualmente ser alegadas por terceiros, contra a UNIFESP, procedentes da prestação dos serviços do objeto desta Contratação. Manter um profissional responsável pelo gerenciamento dos serviços com poderes de representante legal ou preposto para tratar de todos os assuntos relacionados ao contrato junto a UNIFESP, sem ônus para a UNIFESP, durante a vigência das OSs que estiverem abertas. Atender de imediato às solicitações quanto à substituição de pessoal considerado inadequado para a prestação dos serviços, inconveniente à boa ordem ou que venha a transgredir normas disciplinares da UNIFESP. Prever e prover o pessoal necessário para garantir a execução dos serviços, nos regimes contratados, sem interrupção, seja por motivo de férias, descanso e licenças. Cumprir rigorosamente todas as programações e atividades constantes do objeto do contrato e que venham a ser estabelecidas nas Ordens de Serviço. Elaborar e apresentar a UNIFESP, nas datas estabelecidas nas Ordens de Serviço, todos os produtos e relatórios de acompanhamento e de final de execução de 295

13 serviços. Os relatórios deverão contemplar detalhamento das atividades desenvolvidas. A CONTRATADA não deverá se valer do contrato a ser celebrado para assumir obrigações perante terceiros, dando-o como garantia, nem utilizar os direitos de crédito, a serem auferidos em função dos serviços prestados, em quaisquer operações de desconto bancário, sem prévia autorização da UNIFESP. Atender às solicitações da UNIFESP, de acordo com as especificações técnicas, procedimentos de controle administrativo e cronogramas físicos que venham a ser estabelecidos. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA Obedecer às normas operacionais fornecidas pela CONTRATANTE. Disponibilizar profissionais qualificados e devidamente capacitados na execução dos serviços, conforme qualificações profissionais descritas neste Projeto Básico, bem como, disponibilizar recursos tecnológicos conforme especificados para a execução dos serviços. Todos os profissionais disponibilizados para o projeto devem possuir vínculo empregatício em regime CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) com a CONTRATADA (no ato da assinatura do contrato); Manter seus profissionais devidamente informados das normas disciplinares do CONTRATANTE, bem como das normas de utilização e de segurança das instalações e do manuseio dos documentos. Responsabilizar-se pelos danos causados diretamente ou indiretamente ao CONTRATANTE ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execução dos serviços. Reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, no todo ou em parte, o equipamento em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes de mau uso por parte de seus profissionais. Comunicar, por escrito, qualquer anormalidade, prestando ao CONTRATANTE os esclarecimentos julgados necessários. Prever e prover o pessoal necessário para garantir a execução dos serviços, conforme acordado nas ordens de serviços (OS). Manter as condições de qualificação exigidas para a realização do objeto durante todo o período de execução dos serviços. É vedada a participação de consórcio de empresas, qualquer que seja sua forma de 296

14 constituição. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE Permitir acesso aos profissionais disponibilizados pela CONTRATADA para os serviços, desde que identificados e incluídos na relação de técnicos autorizados, o acesso às unidades para a execução dos serviços, respeitadas as normas de segurança vigentes nas suas dependências. Fornecer todos os subsídios necessários à realização dos trabalhos, bem disponibilizar todos os recursos humanos e as informações indispensáveis à execução do projeto. Notificar a CONTRATADA quanto a defeitos ou irregularidades verificados no fornecimento de material e/ou na execução dos serviços, objeto deste Projeto Básico, bem como quanto a qualquer ocorrência relativa ao comportamento de seus profissionais, quando em atendimento, que venha a ser considerado prejudicial ou inconveniente para a UNIFESP. Informar à CONTRATADA as normas e procedimentos de acesso às instalações, e eventuais alterações. Acompanhar a execução do contrato, conferir os serviços executados e atestar os documentos fiscais pertinentes, quando comprovada a execução total, fiel e correta dos serviços. Sustar, recusar, mandar fazer ou desfazer qualquer procedimento que não esteja de acordo com os termos contratuais. Emitir, antes da execução de qualquer serviço, a competente OS, definindo claramente os requisitos técnicos, administrativos e financeiros relativos ao serviço objeto deste Projeto. Especificar e estabelecer normas, diretrizes e metodologias para a execução dos serviços ora contratados, definindo as prioridades, regras, bem com os prazos e etapas para cumprimento das obrigações. Indicar representante para acompanhar e fiscalizar a execução do contrato nas respectivas áreas de atuação. MULTAS E SANÇÕES ADMINISTRATIVAS A recusa injustificada da adjudicatária em assinar o futuro Contrato, aceitar ou retirar a Nota de Empenho, dentro do prazo estabelecido pela Administração, caracterizará 297

15 o descumprimento total das obrigações assumidas, sujeitando-a as penalidades previstas em lei. Pela inexecução total ou parcial das obrigações assumidas no futuro Contrato, a UNIFESP aplicará à Licitante Adjudicatária, garantido o contraditório e à prévia defesa, nos termos do art. 87, da Lei nº 8.666/93, com suas ulteriores alterações, as seguintes sanções: a) Advertência. b) Multa de 2% (dois por cento), do valor total do futuro Contrato, por dia de atraso injustificado na prestação dos serviços e/ou no descumprimento das demais obrigações contratuais assumidas, até o limite de 15 (quinze) dias, contados a partir da detecção da falta ou atraso verificado. c) Multa de 5% (cinco por cento), do valor total do futuro Contrato, a partir do 16º (décimo sexto) dia de atraso injustificado na prestação dos serviços e/ou no descumprimento das demais obrigações contratuais assumidas, até o 30º (trigésimo) dia, configurando-se, após o referido prazo, a inexecução total do Contrato. d) Multa de 10% (dez por cento) sobre o valor total atualizado do futuro Contrato, ou no caso de reincidência do descumprimento de quaisquer das cláusulas contratuais, aplicada cumulativamente com as demais sanções, ensejando, inclusive, a rescisão do futuro Contrato. e) Suspensão temporária do direito de participar em licitação e impedimento de contratar com a UNIFESP, por prazo de até 02 (dois) anos, conforme a autoridade ministerial competente fixar, em função da natureza e gravidade da falta cometida. f) Declaração de Inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação, perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que a Licitante Adjudicatária ressarcir a Administração pelos prejuízos resultantes, e depois de decorrido o prazo da sanção aplicada com base na alínea anterior. As multas, referidas no item acima, serão recolhidas diretamente a UNIFESP, no prazo de 05 (cinco) dias, ou descontada dos pagamentos eventualmente devidos à Licitante Adjudicatária, da garantia prestada, ou, ainda, cobrada judicialmente, nos termos dos 2º e 3º, do art. 86, da Lei nº 8.666/93, em sua versão atualizada. 298

16 Se qualquer um dos motivos ocorrer por comprovado impedimento ou reconhecida força maior, devidamente justificados e aceitos pela UNIFESP, a Licitante Adjudicatária ficará isenta das penalidades supramencionadas. As penalidades previstas neste item serão formalmente motivadas nos autos do respectivo processo e serão independentes entre si, podendo ser aplicadas isoladas ou cumulativamente, sem prejuízo de outras medidas cabíveis. As sanções aplicadas à Licitante Adjudicatária, relativas ao impedimento para contratar com a Administração Pública, conforme previsto na legislação própria, serão obrigatoriamente registradas no SICAF, nos termos dos 1º e 2º, do art. 1º, do Decreto nº 3.722/01, alterado pelo Decreto nº 4.485/02. As penalidades serão obrigatoriamente registradas no SICAF. ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO A gestão e fiscalização do contrato se darão mediante o estabelecimento e acompanhamento de indicadores de desempenho, disponibilidade e qualidade, que comporão o acordo de níveis de serviço entre a CONTRATANTE e a CONTRATADA. O ajuste no pagamento decorrente da composição dos diversos indicadores abaixo será limitado à redução máxima de 30% do valor da OS. Indicador de Ordens de Serviço executadas no prazo Item Finalidade IOSP Ordens de Serviço (OS) executadas no prazo Descrição Indicador de desempenho na execução das demandas dentro do prazo previsto Meta a cumprir Indicador deve ser igual a 0 Instrumento medição Forma de de acompanhamento Periodicidade Mecanismo Cálculo de Início de Vigência Faixas de ajuste no pagamento Relatório de Ordens de Serviço Executadas A CONTRATADA deverá gerar o relatório de ordens de serviço concluídas e homologadas, contendo o período previsto para a execução e o efetivamente executado, para avaliação pela CONTRATANTE Mensal Tempo além do estimado para execução da OS em dias úteis/ Tempo estimado para o execução da OS em dias úteis Data da assinatura do contrato De 0 até 0,10 100% do valor da OS De 0,11 a 0,30 95% do valor da OS 299

17 Observações De 0,31 a 0,50 90% do valor da OS Acima de 0,50 85% do valor da OS Os prazos originais da OS poderão ser revistos mediante a existência de mudanças devidamente aprovadas pela UNIFESP ou pelo aumento da quantidade de produtos. Neste último caso, o novo prazo será obtido a partir da proporcionalidade direta entre o prazo e quantidade de produtos antiga e o prazo e quantidade produtos novos. Havendo reincidência da menor faixa de ajuste por um período consecutivo de 90 dias a UNIFESP poderá proceder análise das ocorrências visando promover o destrato do contrato em vigor podendo ser convocado o segundo colocado Indicador de objetos recusados IORC Objetos recusados por vícios de qualidade Item Descrição Finalidade Indicador de qualidade sobre os objetos entregues pela CONTRATADA Meta a cumprir Indicador deve ser igual a 0 Instrumento de Relação dos objetos entregues pela contratada, contendo o número da OS, medição nome do sistema, objetos, se aceito ou não e o responsável da CONTRATANTE pela homologação Forma de A CONTRATADA deverá efetuar a entrega mensal dos objetos, e submeter a um acompanhamento responsável indicado pela CONTRATANTE pela avaliação e aprovação Periodicidade Mensal Mecanismo de Número de objetos recusados / Número de objetos entregues Cálculo Início de Vigência Data da assinatura do contrato Faixas de ajuste no pagamento De 0 até 0,10 100% do valor da OS De 0,11 a 0,30 95% do valor da OS De 0,31 a 0,50 90% do valor da OS Acima de 0,50 85% do valor da OS Observações As faixas de ajuste serão aplicadas quando da homologação da OS e após a aceitação de todos os objetos, ou seja, a mediação será realizada quando da primeira entrega e o mesmo objetos não poderá ser contado mais de uma vez. As partes, de acordo com as características e contexto dos vícios de qualidade, negociarão quais serão considerados como recusas, com o objetivo de evitar que simples erros de português, por exemplo, sejam tratados como recusa. 300

18 Havendo reincidência da menor faixa de ajuste por um período consecutivo de 90 dias a UNIFESP poderá proceder análise das ocorrências visando promover o destrato do contrato em vigor podendo ser convocado o segundo colocado Indicador de relatórios recusados IRRC Relatórios recusados por vícios de qualidade Item Descrição Finalidade Indicador de qualidade sobre os relatórios entregues pela CONTRATADA Meta a cumprir Indicador deve ser igual a 0 Instrumento de Relação dos relatórios entregues pela contratada, contendo o número da OS, medição nome do sistema, relatórios, se aceito ou não e o responsável da CONTRATANTE pela homologação Forma de A CONTRATADA deverá efetuar a entrega mensal dos relatórios, e submeter a acompanhamento um responsável indicado pela CONTRATANTE pela avaliação e aprovação Periodicidade Mensal Mecanismo de Número de relatórios recusados / Número de relatórios entregues Cálculo Início de Vigência Data da assinatura do contrato Faixas de ajuste no pagamento De 0 até 0,10 100% do valor da OS De 0,11 a 0,30 95% do valor da OS De 0,31 a 0,50 90% do valor da OS Acima de 0,50-85% do valor da OS Observações As faixas de ajuste serão aplicadas quando da homologação da OS e após a aceitação de todos os relatórios, ou seja, a mediação será realizada quando da primeira entrega e o mesmo relatórios não poderá ser contado mais de uma vez. As partes, de acordo com as características e contexto dos vícios de qualidade, negociarão quais serão considerados como recusas, com o objetivo de evitar que simples erros de português, por exemplo, sejam tratados como recusa. Havendo reincidência da menor faixa de ajuste por um período consecutivo de 90 dias a UNIFESP poderá proceder análise das ocorrências visando promover o destrato do contrato em vigor podendo ser convocado o segundo colocado Sobre uma entrega serão utilizados os indicadores de prazo e de qualidade, de forma não excludente, portanto a faixa máxima de ajuste no pagamento poderá atingir 30%. VIGÊNCIA E PRAZO O contrato de prestação de serviços, constantes no Lote Único terão vigência de

19 (doze) meses, contados a partir da data de sua assinatura, podendo este prazo ser prorrogado por até 60 (sessenta) meses, nos termos do inciso II, do art. 57, da Lei nº /93. Os itens 1, 2 e 7 acontecem uma única vez, portanto para fins de renovação do contrato, estes poderão ser suprimidos pela CONTRATANTE. MODELO DAS PLANILHAS DE PREÇO Lote Único - Gestão de Processos de Negócio Item Serviços Qtd Serviços 1 Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de 1 Negócio 2 Criação da Carta de Serviço a partir da 1 Cadeia de Valor 3 Diagrama da Situação Atual 60 4 Diagrama da Situação Futura 60 5 Criação de Modelo de Excelência de 25 Processo Organizacional 6 Realização da análise de aderência de 60 cada processo ao ERP (Sistema SIG/UFRN) 7 Estruturação do Centro de 1 Competências em Gestão de Processos (Escritório de Processos) 8 Manutenção / Gestão do Centro de 2 Competências em Gestão de Processos (Escritório de Processos) Valor Unitário Valor Total Forma de pagamento A ser especificado posteriormente no Edital. 302

20 ANEXO I ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA DOS PRODUTOS E SERVIÇOS 1. Lote Único Gestão de Processos de Negócio Os serviços de Gestão de Processos BPM (Business Process Management) envolvem um conjunto de práticas, executadas por pessoas gestoras, - os Gestores de Processos, os quais, guiados por Metodologias de trabalho e suportados por Sistemas, promovem a melhoria constante de cada processo da organização Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de Processos Consiste na prestação de serviços técnicos especializados necessários e relacionados abaixo, para modelar ou revisar a estrutura macro de processos da UNIFESP, alinhados à estratégia organizacional, por meio de diagramas da Cadeia de Valor Agregado: Realização do entendimento da estratégia organizacional e seus impactos (atuais e futuros), bem como fatores críticos de sucessos. Modelar a estrutura de objetivos estratégicos, iniciativas, indicadores de desempenho e integrá-los à arquitetura de processos. Realização de reuniões específicas com os gestores da organização, com objetivo de modelar (AS IS), ou redesenhar (TO BE) a estrutura de processos da organização, em até 3 níveis. Pré-requisitos: A definição do Planejamento Estratégico da UNIFESP é por conta da CONTRATANTE, cabendo a CONTRATADA referente ao item 1.1 apenas a sua documentação / registro. Perfil Envolvido: Pela contratada: Analista de Processos; Analista de Negócio, Gerente de Projetos Pela contratante: Gestores de cada uma das Pró-Reitorias e dos campi Artefatos: Cadeia de Valor Agregado, alinhada à estratégia organizacional - Até o nível 3 303

21 1.2. Criação da Carta de Serviço a partir da Cadeia de Valor Consiste na prestação de serviços técnicos para a preparação e geração da Carta de Serviço da UNIFESP. Tal Carta de Serviço é um documento elaborado por uma organização pública que visa informar aos cidadãos quais os serviços prestados por ela, como acessar e obter esses serviços e quais os compromissos de atendimento estabelecidos. A Carta de Serviços tem por finalidade: Melhorar a relação da Administração Pública com os cidadãos; Divulgar os serviços prestados pelas organizações públicas com os seus compromissos de atendimento para que sejam amplamente conhecidos pela sociedade; Fortalecer a confiança e a credibilidade da sociedade na administração pública quando esta percebe uma melhora contínua em sua eficiência e eficácia; Garantir o direito do cidadão para receber serviços em conformidade com as suas necessidades. As principais informações desta carta são: Identificação do órgão; Processo (para cada serviço ofertado); Pré-requisitos (condições para atendimento ao cidadão); Benefícios ao cidadão; Ações do processo (passo a passo do processo); Compromissos de atendimento do órgão. Pré-requisitos: Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de Processos desenhado Perfil Envolvido: Pela contratada: Analista de Processos; Analista de Negócio, Gerente de Projetos Pela contratante: Gestores de cada uma das Pró-Reitorias e dos campi Artefatos: Carta de Serviço ao cidadão, a partir da Cadeia de Valor 304

22 1.3. Diagramação de processo na Situação Atual AS IS Consiste no serviço técnico especializado para aplicação de conceitos de levantamento a realidade de processos, preferencialmente em reuniões específicas (reuniões do tipo JAD), envolvendo pessoas da operação - executores dos processos, de forma a desenhar os processos de negócio da organização em ferramenta específica de gestão de processos, envolvendo as seguintes principais atividades: Levantamento e registro de diagrama de processos na situação atual; Levantamento e registro dos recursos que suportam as atividades do processo (sistemas, unidades organizacionais, documentos de entrada e saída, recursos, partes interessadas, interfaces, atividades, metas, custos atuais do processo e regras de negócio do processo); Publicação do processo para consulta em portal Web; Conexão do Processo detalhado à cadeia de valor da UNIFESP; Registro de pontos fracos (problemas) e propostas de melhorias do processo; Indicadores de Desempenho existentes para cada processo KPIs. Pré-requisitos: Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de Processos desenhado Perfil Envolvido: Pela contratada: Analista de Processos; Analista de Negócio, Gerente de Projetos Pela contratante: Usuários-chave envolvidos com o negócio / Executores do processo Artefatos: Documentação dos diagramas de processo, retrato da situação atual: Representação gráfica do desenho do processo; Registro de informações de recursos que suportam as atividades do processo; Apontamentos de pontos fracos e propostas de melhorias do processo; Publicação em ambiente WEB da documentação gerada; Mapas de Partes Interessadas; Documento de regras de negócio; Relação das políticas, Procedimentos e Instruções Normativas; Anotações das observações de campo; 305

23 Anotações das reuniões JAD/entrevistas; Registro de Indicadores (se eles existirem); Mapa de Risco, considerando impacto e probabilidade (se existir); Mapa de Interfaces atuais Diagrama de Contexto; Mapa de Sistemas atuais Diagrama de Contexto; Diagrama de Causa Efeito Diagramação de um processo na Situação Futura TO BE TO BE orientado pela visão de negócio Consiste na prestação de serviços técnicos especializados aplicando os conceitos de análise, e proposição de redesenho de processos, em reuniões específicas (reuniões do tipo JAD), envolvendo gestores e os executores dos processos, de forma a desenhar os processos de negócio da organização, na sua visão futura, em ferramenta específica de gestão de processos. Envolve as seguintes principais atividades: Levantamento e registro de diagrama detalhado de processos na situação futura; Proposição de indicadores chave de desempenho para avaliação do processo redesenhado; Validação das mudanças propostas para o processo; Publicação do processo para consulta em portal Web; Relação Benefícios e Custos das melhorias; Apoiar na definição estratégica para o futuro do negócio envolvido (diretrizes). Pré-requisitos: Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de Processos desenhado Artefatos da Diagramação de processo na Situação Atual AS IS (caso exista). Perfil Envolvido: Pela contratada: Analista de Processos; Analista de Negócio, Gerente de Projetos Pela contratante: Gestores de cada uma das Pró-Reitorias e dos campi (para aprovação) e Usuários-chave envolvidos com o negócio / Executores do processo Artefatos: 306

24 Atualização dos artefatos gerados em AS IS, em nova versão, referentes ao redesenho do processo; Representação gráfica do diagrama do processo TO BE; Plano de implantação do novo cenário do processo; Mapa de Riscos; Relação de Indicadores; Registro de informações de recursos que suportam as atividades do processo; Publicação em ambiente WEB da documentação gerada; Relatório dos benefícios visualizados com as melhorias; Manual de Processos de Negócios, que consiste na confecção da documentação detalhada de como se realiza cada atividade do processo, na situação proposta, modelados em formato de manual, extraído da documentação dos processos. Descrição da competência da função desempenhada em cada atividade, orientada pelo dicionário de cargos, provido pelo RH; Matriz RACI TO BE orientado pela visão do ERP (Sistema SIG/UFRN) Consiste na prestação de serviços técnicos especializados aplicando os conceitos de análise, e proposição de redesenho de processos, em reuniões específicas (reuniões do tipo JAD), envolvendo gestores, os executores dos processos e especialista no ERP (Sistema SIG/UFRN), de forma a desenhar os processos de negócio da organização na sua visão futura, em ferramenta específica de gestão de processos, orientando a sua execução e consequentemente desenho, para atender o formato de trabalho sugerido pelo ERP. Envolve as seguintes principais atividades: Levantamento e registro de diagrama detalhado de processos na situação futura; Proposição de indicador chave de desempenho para avaliação do processo redesenhado; Validação das mudanças propostas para o processo; Publicação do processo para consulta em portal Web; Relação Benefícios e Custos das melhorias; Apoiar na definição estratégica para o futuro do negócio envolvido (diretrizes). 307

25 Neste trabalho será identificado: Atividades não aderentes neste caso há a necessidade de decisão: o se haverá customizações por conta da UFRN; o se haverá customizações por conta da UNIFESP. Pré-requisitos: Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de Processos desenhado Artefatos da Diagramação de processo na Situação Atual AS IS (caso exista) Perfil Envolvido: Pela contratada: Analista de Processos; Analista de Negócio, Gerente de Projetos Pela contratante: Gestores de cada uma das Pró-Reitorias e dos campi (para aprovação) e Usuários-chave envolvidos com o negócio / Executores do processo, Profissionais com conhecimento funcional do ERP (Sistema SIG/UFRN) especialista, a ser disponibilizado pela contratante. Artefatos: Atualização dos artefatos gerados em AS IS, em nova versão, referentes ao redesenho do processo; Diagrama representando o Modelo TO-BE, com adequações requeridas pelo ERP e acordadas (Sistema SIG/UFRN); Plano de implantação do novo cenário do processo; Mapa de Riscos; Relação de Indicadores; Registro de informações de recursos que suportam as atividades do processo; Publicação em ambiente WEB da documentação gerada; Relatório dos benefícios visualizados com as melhorias; Manual de Processos de Negócios, que consiste na confecção da documentação detalhada de como se realiza cada atividade do processo, na situação proposta, modelados em formato de manual, extraído da documentação dos processos. Descrição da competência da função desempenhada em cada atividade, orientada pelo dicionário de cargos, provido pelo RH; Matriz RACI; Relação das customizações definidas; 308

26 o se haverá customizações por conta da UFRN; o se haverá customizações por conta da UNIFESP Criação de Modelo de Excelência de Processo Organizacional Consiste em reuniões específicas (reuniões do tipo JAD), para aplicação dos conceitos de análise, comparação (benchmarking), avaliação de métricas, recursos de correção de variação de desempenho, recursos de identificação e eliminação de perdas, para a proposição do redesenho do processo envolvendo gestores, especialista no negócio envolvido, e os executores dos processos e quando necessário, realizar entrevistas complementares, de forma a definir e desenhar os processos de negócio da organização, visão futura, em ferramenta específica de gestão de processos. Representação dos objetivos, premissas e fatores críticos de sucesso do desafio organizacional proposto para o processo envolvido; Realização de Benchmarking e/ou disponibilização de especialista no negócio envolvido; Elaboração do diagnóstico dos processos, que consiste na confecção de relatório, com análise e proposição de solução baseada em processos para o desafio organizacional identificado; Apoiar na definição estratégica para o futuro do negócio envolvido (diretrizes) Diagrama representando a realidade proposta para o processo; Levantamento e registro dos recursos que suportam as atividades do processo (sistemas, unidades organizacionais, documentos de entrada e saída, regras, normas, e outros previstos no padrão de trabalho); Para cada atividade de cada processo, descreve-se um nível de detalhamento textual que torne possível entender com detalhe, como a mesma é realizada; Levantamento do custo-benefício envolvido na melhoria proposta; Proposição de indicadores chave de desempenho (KPI) para avaliação do processo redesenhado; Elaboração do plano de implementação das melhorias propostas; Criação do Manual de Processos de Negócios, que consiste na confecção da documentação dos processos da situação proposta modelados em formato de manual; Publicação do conteúdo da base de processos para disponibilização em portal de intranet ou internet da organização; Conformidade com frameworks e modelos de referência de processos. 309

27 Pré-requisitos: Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de Processos desenhado Artefatos da Diagramação de processo na Situação Atual AS IS (caso exista) Perfil Envolvido: Pela contratada: Analista de Processos; Analista de Negócio, Gerente de Projetos e Especialista de negócio Pela contratante: Gestores de cada uma das Pró-Reitorias e dos campi (para aprovação) e Usuários-chave envolvidos com o negócio / Executores do processo. Artefatos: Atualização dos artefatos gerados em AS IS, em nova versão, referentes ao redesenho do processo; Diagrama representando o Modelo TO-BE; Plano de implantação das propostas de melhoria dos processos redesenhados. Mapa de Riscos; Relação de Indicadores; Registro de informações de recursos que suportam as atividades do processo; Publicação em ambiente WEB da documentação gerada; Relatório dos benefícios visualizados com as melhorias; Manual de Processos de Negócios, que consiste na confecção da documentação detalhada de como se realiza cada atividade do processo, na situação proposta, modelados em formato de manual, extraído da documentação dos processos. Descrição da competência da função desempenhada em cada atividade, orientada pelo dicionário de cargos, provido pelo RH; Matriz RACI; Representação gráfica dos objetivos e fatores críticos de sucesso para o desafio organizacional. Representação gráfica do diagrama ou desenho do processo contendo as atividades, os eventos resultantes, os caminhos lógicos do processo e as interfaces com outros processos de negócios, modelados em ferramenta de gestão de processos. Detalhamento das atividades contendo elementos necessários para o atendimento dos objetivos da iniciativa de processos proposta, modeladas em ferramenta de gestão de processos. 310