Qpoint. Uma solução para a Gestão da Qualidade e Performance Empresarial. Novidades Novos Add-Ins para Excel

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1 EDIT 26 Qpoint Uma solução para a Gestão da Qualidade e Performance Empresarial Novidades Novos Add-Ins para Excel Zoom In Case Study Lagos Sports Soluções primavera certificadas Flash primavera lidera nos mercados português e africano

2 2 EDIT 26 Sumário 4 Novidades Novos Add-In s para as áreas de Vendas e de Recursos Humanos, FirstLine Support e FOCUS são as principais novidades da primavera 9 Em Foco Qpoint, a nova solução para a Qualidade e Performance será lançada no início de Outubro 18 Zoom In Case Study Lagos Sports primavera disponibiliza soluções certificadas Acções de formação da primavera Academy foram certificadas pela OTOC Parceiros primavera, 14 Dicas Como efectuar Encomendas a Fornecedores com o apoio do utilitário de Análises de Preços 26 Pontos de Vista Entrevista a Nigel Barlow, Coach Criativo e consultor em muitas das maiores empresas mundiais 16 Flash Soluções da primavera lideram nos mercados português e africano 28 High Tech Inovações tecnológicas que podem transformar rotinas 30 Tubo de Ensaio WebCentral CRM Número 26 Direcção José Dionísio Coordenação Editorial e Executiva Rosa Peixoto, Redacção Colaboração nesta Edição: Adriano Casanova, Angela Fonseca, Cristiana Freitas, David Afonso, Gloria Ugarte, Idalina Sousa, Natália Dias, Paula Mendes Rubrica Pontos de Vista Entrevista a Nigel Barlow, cortesia High Play Institute Design Paleta de Ideias Impressão Gráfica Vilaverdense Artes Gráficas Lda Propriedade PRIMAVERA Business Software Solutions, SA Sede Edifício Olympus II, Rua Cidade do Porto, 79, Braga Tel , Fax Delegação Edifício Miraflores Premium, Alameda Fernão Lopes, 16-13º Miraflores Algés Tel , Fax Tiragem exemplares Periodicidade Quadrimestral Distribuição Gratuita Depósito Legal /04 Esta publicação está associada à PRIMAVERA Business Software Solutions. É interdita a reprodução, total ou parcial, dos conteúdos, sob qualquer meios e quaisquer fins, sem a devida autorização da primavera BSS.

3 3 PRIMAVERA BSS Business Software Solutions Editorial Inovar com JORGE BATISTA Vice-Presidente responsabilidade Uma liderança sustentada requer um investimento contínuo na satisfação dos Clientes. Essa é a premissa que sustenta toda a acção da primavera, desde os produtos que desenvolvemos até às causas que apoiamos. N esta edição da Edit, a segunda do novo formato, optei por realçar temas que no seu conjunto evidenciam a dinâmica da primavera e os valores que lhe estão subjacentes. Liderança Segundo o relatório Mercado das Aplicações Empresariais de Gestão em Moçambique, Angola e Cabo Verde, realizado pela IDC, o software de gestão empresarial da primavera é a solução com maior número de clientes em cada um destes três países. Com quotas de mercado de 55,1% em Cabo Verde, 36,7% em Angola e 29,9% em Moçambique, a primavera lidera de forma destacada nestes países. A abertura recente da filial de Moçambique, insere-se no contexto da solidificação desta liderança, mas é, antes de mais, uma forma de estarmos mais próximos dos nossos Clientes e Parceiros e de potenciar a expansão da marca a toda a África Austral. Inovação Resultado do investimento contínuo em I&D, a primavera vai lançar durante o mês de Outubro o Qpoint, uma inovadora ferramenta de Gestão de Performance e Qualidade. Suportado em WebCentral, o Qpoint permite às organizações assegurar de forma extremamente flexível e simples a conformidade dos seus processos com diferentes referenciais de qualidade, como por exemplo, o ISO Também em Outubro a primavera disponibiliza o seu software certificado conforme as exigências da DGCI - Direcção Geral das Contribuições e Impostos, sendo mesmo o primeiro produtor de software em Portugal a fazê-lo. Como não podia deixar de ser, congratulamo-nos com esta iniciativa do Estado português, na esperança de que a mesma contribua para a diminuição da informalidade e da fraude fiscal, potenciando assim maior equidade e justiça fiscal. Até ao final do ano esperamos ainda disponibilizar um vasto conjunto de novidades para o sector da Construção Civil e Obras Públicas, prosseguindo a nossa política de co-criação (desenvolvimento de novas funcionalidades em regime de cooperação) com Clientes-Chave em cada sector de actividade. Satisfação Os níveis de satisfação dos nossos clientes estão a aumentar todos os meses, como atestam os recentes inquéritos de satisfação aos clientes com Contrato de Continuidade. A redução do custo de propriedade do software, a redução dos tempos de resposta no suporte, a envolvência dos clientes em acções de inovação e qualidade, a disponibilização de ferramentas de migração, a criação do grupo multi-disciplinar de apoio à adopção do SNC e a resposta atempada às alterações de índole fiscal, terão sido algumas das iniciativas que contribuíram para o aumento da satisfação dos nossos clientes. Responsabilidade Uma última referência para o CoRe, a plataforma electrónica de Responsabilidade Social Corporativa que temos vindo a promover e para a qual convidamos todos os Clientes e Parceiros a aderirem desde já em Boa leitura.

4 4 EDIT 26 Novidades Novos Add-Ins para Excel facilitam análise dos dados do ERP Face ao sucesso alcançado pelo Add-In Financeiro, a primavera decidiu aumentar o investimento nesta área, desenvolvendo uma nova oferta assente em Add-Ins para Excel. Trata-se da oferta primavera Office Extensions, que surge com novas soluções para as áreas de Vendas e Recursos Humanos, potenciando a análise da informação presente no ERP com base nas funcionalidades do Excel. É uma novidade que irá, por certo, agradar aos utilizadores do Add-In Financeiro da primavera, uma solução que tem vindo a conquistar cada vez mais clientes, graças à sua grande capacidade de combinar as potencialidades do MS Excel com a facilidade de obtenção da informação presente no sistema de gestão. Sendo o Excel uma ferramenta que está presente na esmagadora maioria das organizações em todo o mundo, suportando um conjunto alargado de mapas de gestão, a primavera está neste momento a fazer uma forte aposta no desenvolvimento de novas ferramentas que permitem agilizar todo o processo de tratamento e análise da informação, de modo imediato e permanentemente actualizado. Com o primavera Office Extensions alarga-se o conceito às áreas de Vendas e de Recursos Humanos, permitindo obter directamente do MS Excel os valores derivados destes módulos do ERP, potenciando a capacidade de recolha e análise de informação destas áreas nucleares do ERP. Esta nova oferta estará disponível no início de Clientes satisfeitos com o Add-In Financeiro O Add-In Financeiro foi uma solução desenvolvida pela primavera que veio revolucionar os processos de análise da informação organizacional no Excel. O preenchimento e actualização de mapas era um processo extremamente moroso e sujeito ao erro humano, uma vez que requeria a obtenção dos dados na fonte (ERP), a sua compilação (muitas vezes envolvendo cálculos intermédios) e a cópia para as respectivas células. Com o Add-In Financeiro da primavera, todo o processo foi agilizado, juntando as inúmeras potencialidades de tratamento de informação do Excel à facilidade de acesso aos dados presentes nas listas do ERP. Esta é uma ferramenta que tem tido grande procura por parte dos clientes primavera que se mostram bastante satisfeitos com os resultados alcançados, nomeadamente ao nível da facilidade e rapidez do processo de reporting. Nesse sentido vai a opinião de António Fernandes, director da Teleservice, que explica um conjunto de mais-valias que o Add-In Financeiro trouxe à sua organização. O Add-In é uma ferramenta muito poderosa para empresas que necessitem de trabalhar a informação contabilística, elaborando relatórios intra-grupo, estudos sobre a empresa, KPI s, Indicadores, etc. Com esta ferramenta agilizamos o processo de reporting que demorava horas devido à constante necessidade de verificação e validação do mapeamento da informação. Agora em apenas uns segundos dispomos da informação actualizada pronta a usar e a analisar, sublinha o responsável. O ideal é de facto termos a nossa folha de cálculo com a informação actualizada automaticamente, o que só é possível graças ao Add-In Financeiro, que alia a flexibilidade do Excel com toda a informação contabilística do ERP, conclui.

5 PRIMAVERA BSS Business Software Solutions Novidades Com esta ferramenta agilizamos o processo de reporting que demorava horas devido à constante necessidade de verificação e validação do mapeamento da informação. Agora em apenas uns segundos dispomos da informação actualizada, pronta a usar e a analisar António Fernandes, director da Teleservice. Os Add-Ins do primavera Office Extensions disponibilizam um conjunto de fórmulas personalizáveis à medida das necessidades dos utilizadores Vantagens em utilizar Add-Ins para Excel Combinando as potencialidades do Excel com a facilidade de obtenção de informação de gestão, um Add-In permite a criação rápida de ferramentas de trabalho de grande valor acrescentado para a gestão e que não são disponibilizadas pelos sistemas de gestão. Os Add-Ins para Excel permitem às organizações ter uma visão multiempresa, uma vez que, facilitam o acesso a informação agregada, ou seja, informação de várias empresas. Estas ferramentas caracterizam-se pela facilidade de acesso aos dados do ERP, sendo que, todas as questões de segurança dos dados presentes no sistema de gestão estão salvaguardadas, na medida em que o acesso à informação é crivado de acordo com o perfil do utilizador. Nesta nova versão passa a ser possível, através de um conjunto de fórmulas disponíveis em qualquer um dos Add-Ins primavera, com a possibilidade de fazer a ligação entre o Excel e o ERP, sendo possível a personalização das fórmulas existentes por defeito, mantendo-se a actualização permanente da informação. Um dos grandes benefícios do primavera Office Extensions prende-se com o facto de os utilizadores terem acesso à informação presente nas Listas do ERP, uma vez que todas as listas, de todas as Categorias de Informação, passam a ser passíveis de pré-visualização no MS Excel. Recordamos que as listas representam um conceito de disposição da informação que permite a cada utilizador criar a sua própria forma de organizar a informação empresarial.

6 6 EDIT 26 Novidades Novo Add-In de Vendas O Add-In de Vendas que a primavera está a desenvolver apresenta um conjunto de fórmulas que permitirão manusear toda a informação sobre a área de vendas. Com esta ferramenta será possível, por exemplo, utilizar as folhas de cálculo do Excel, onde estão definidos os objectivos de vendas, e combinar essa informação com os dados reais das vendas, obtidos através de um vasto conjunto de fórmulas disponibilizadas pelo Add-In. Esta ferramenta vai permitir também a comparação do desempenho do ano corrente com os anos anteriores, facilitando o acompanhamento da evolução do negócio, apresentando também inúmeras vantagens para as organizações com equipas comerciais, que terão acesso a um conjunto de fórmulas que permitirão acompanhar de forma contínua os resultados das forças de vendas. Novo Add-In de Recursos Humanos A área de recursos humanos é por natureza um sector onde as folhas de cálculo em Excel são uma ferramenta muito utilizada no acompanhamento e controlo de gestão, nomeadamente, quando se trata de simulações e acompanhamento de orçamentos. Com o novo Add-In de Recursos Humanos será possível aceder facilmente à informação presente neste módulo, disponibilizada através de um conjunto alargado de fórmulas que permitem manusear facilmente um vasto leque de informação, tal como, Efectivos de Pessoal e Estado de Marcação de Férias; Resultados de Pagamentos e Encargos das Empresas; Resultados de Deduções e outros Tipos de Descontos, etc. Com o Add-In de Vendas é possível obter directamente para o Excel os valores derivados do módulo de Vendas do ERP, como sejam, dados de vendas por vendedor, análise de objectivos, etc. Vendas Mensais O Add-In de Recursos Humanos disponibiliza fórmulas que permitem a leitura instantânea de dados do módulo de Recursos Humanos, agilizando a construção e análise de relatórios de dados. Controlo de Orçamento em Excel

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8 8 EDIT 26 Novidades Suporte técnico todo o dia, todos os dias, a qualquer hora A disponibilidade dos técnicos e a sua eficácia merecem todo o nosso apreço e revelam que erros, dúvidas ou mesmo parametrizações são de fácil resolução e rapidamente resolvidas. Ana Pereira, Pereiras Lda. Novo serviço disponibilizado pela primavera aos parceiros, o FirstLine Support, oferece garantias de resolução rápida dos problemas reportados pelos clientes finais, 24 horas por dia, sete dias por semana. O FirstLine Support é um novo serviço que a primavera disponibiliza com o objectivo de contribuir para uma resolução mais rápida dos problemas reportados pelos utilizadores das suas soluções. O suporte de primeira linha consiste na assistência prestada por técnicos especializados a problemas reportados pelos clientes, que podem ser resolvidos à distância, não sendo necessária a deslocação de um técnico às instalações do cliente. Os incidentes podem ser colocados através do portal, por telefone ou por . A rapidez de resposta ao incidente estará sempre dependente do grau de severidade do problema reportado, estando garantidos níveis de serviço superiores a 80%. O FirstLine Support complementa o suporte de segunda linha, garantido pela rede de Parceiros junto dos clientes finais, criando as condições para a resolução célere de todos os problemas relacionados com o sistema de gestão, sejam eles de suporte a desenvolvimentos específicos, A resolução dos incidentes é efectuada quase sempre no primeiro contacto e para isso tem sido determinante as competências adequadas que os técnicos apresentam. Paulo de Almeida Vilar, Motorpress SA. actualização de versões, recuperação de bases de dados, serviços de reporting ou outras intervenções que possam requerer a presença física de um técnico. Segundo o responsável pelo FirstLine Support, Armindo Lobo, este é um serviço de extrema importância que dá garantias aos clientes de que os seus incidentes serão resolvidos rapidamente por uma equipa de técnicos altamente especializada e dá também garantias aos nossos Parceiros, que assim têm a certeza de que irão sempre poder dar resposta aos pedidos de suporte, independentemente da hora ou do número de técnicos disponíveis. A contratação deste serviço pode ser feita, de forma opcional, pelos Parceiros à primavera, sendo posteriormente disponibilizado pelo Parceiro ao cliente final, no âmbito dos habituais contratos de assistência. Opinião de Clientes O suporte técnico tem sido adequado e dentro do nível de serviço contratado. A utilização do Controlo Remoto com acesso seguro tem agilizado as intervenções e o tempo de resposta. Nos casos de nível de resposta mais baixo, existe habitualmente um contacto sobre o ponto de situação nas 24 horas seguintes à sua abertura. A resolução dos incidentes é efectuada quase sempre no primeiro contacto e para isso tem sido determinante as competências adequadas que os técnicos apresentam, destaca Paulo de Almeida Vilar, da Motorpress, SA. Opinião idêntica tem Ana Pereira, da empresa Pereiras Lda. A responsável salienta que desde 2007 que temos contacto com o primavera Support Center, sendo de referir o excelente nível de atendimento, bem como o apoio na resolução dos problemas, que nem sempre são de fácil resolução, dada a especificidade da aplicação nas diversas áreas de negócio onde se opera. A disponibilidade dos técnicos e a sua eficácia merecem todo o nosso apreço e revelam que erros, dúvidas ou mesmo parametrizações são de fácil resolução e rapidamente resolvidas.

9 9 PRIMAVERA BSS Business Software Solutions Novidades As novidades do produto ou dos serviços serão encaminhadas por via electrónica, em primeira mão, para os destinatários da FOCUS. A primavera aconselha, assim, uma leitura atenta desta comunicação, bem como, a constante actualização do endereço electrónico na sua ficha de cliente. Canal exclusivo para clientes com Contrato de Continuidade Novo canal de comunicação exclusivo para clientes com Continuity Service Agreement apresenta, em primeira mão, novidades ao nível do produto e do serviço, que se traduzam em benefícios exclusivos para os clientes em regime de Continuidade. A nova versão do ERP permite ainda a actualização de todo o ERP sempre que sejam disponibilizadas versões intermédias, à semelhança do que já acontecia com o módulo de Fiscal Reporting. Através do utilitário Auto-Update, os utilizadores podem fazer rapidamente a instalação automática das actualizações, de forma autónoma. Apenas as grandes versões do ERP primavera ficam excluídas da funcionalidade Auto-Update, uma vez que implicam mudanças mais significativas ao nível do ERP. Chama-se FOCUS e é o novo formato de comunicação da primavera, dirigido exclusivamente aos clientes com Continuity Service Agreement. Este novo meio de comunicação foi criado com o objectivo de proporcionar aos clientes com contrato de continuidade o acesso privilegiado a um conjunto de informação relacionada com desenvolvimentos ao nível do produto ou novidades no que respeita ao serviço prestado, que possam constituir uma mais-valia para a sua organização. A versão do ERP, disponibilizada em Julho a todos os clientes com Contrato de Continuidade, foi o tema escolhido para o lançamento do primeiro número da FOCUS, onde se evidenciaram os benefícios ao nível da produtividade e da autonomia para o utilizador. As vantagens desta versão Maior celeridade nas actualizações Uma das grandes vantagens que esta nova versão do ERP primavera incorpora para o utilizador final prende-se com a facilidade de actualização. Graças à nova funcionalidade Auto-Update Client, é possível proceder à actualização automática do software nos diversos postos de trabalho sem que seja necessária a intervenção de um técnico. Na prática, qualquer utilizador (sem permissões de administrador) pode aceder à aplicação e facilmente proceder à instalação das actualizações no seu posto de trabalho. Com o Auto-Update Client as organizações que utilizam o sistema de gestão empresarial da primavera conseguem obter ganhos de produtividade consideráveis, na medida em que, o utilizador deixa de necessitar da intervenção do responsável pelos sistemas de informação para actualizar o seu posto. Outra das vantagens desta aplicação prende-se com o facto de deixar de ser necessário encerrar a aplicação Windows a cada actualização, o que representa também ganhos acrescidos na produtividade dos utilizadores do ERP. Possibilidade de pesquisa dentro do ERP A versão disponibilizada em Junho apresenta outra grande novidade que se reflecte nos níveis de produtividade dos utilizadores. A possibilidade de pesquisa dentro do ERP permite ao utilizador executar uma operação da aplicação a partir da sua pesquisa, tal como acontece, por exemplo, no Start do Windows Vista e Windows 7. Com esta funcionalidade, deixa de ser necessário localizar a opção a executar com base na árvore do navegador, bastando para tal digitar a sua designação ou parte dela, facilitando o acesso a operações complementares ou relacionadas com as tarefas de cada utilizador. Tempo de arranque do ERP diminui para metade É a grande novidade ao nível da performance que se pode apontar à nova versão do ERP primavera. A Service Release 2 permite uma redução do tempo de arranque do ERP na ordem dos 50%.

10 10 EDIT 26 Em Foco Qpoint Rumo à excelência empresarial A primavera BSS acaba de lançar o Qpoint, uma solução de Gestão para a Qualidade e Performance das organizações. Esta solução incorpora um conjunto de boas práticas de gestão baseadas em standards internacionais, que promovem a transparência das políticas empresariais, com o objectivo de aumentar a eficiência dos processos de negócio.

11 11 PRIMAVERA BSS Business Software Solutions Em Foco O Qpoint responde às necessidades das organizações que apostam na excelência dos seus processos organizacionais, promovendo um conjunto de mecanismos em linha com as boas práticas internacionais e em perfeita conformidade com os requisitos normativos vigentes. João Gonçalves, Product Manager É a mais recente solução da primavera BSS, desenvolvida para as organizações que procuram uma solução que permita gerir de forma sustentada todo o processo de gestão da conformidade dos seus processos de negócio. Suportada numa plataforma Web, esta solução destina-se às Médias e Grandes Empresas, de todos os sectores de actividade, que procuram monitorizar de forma contínua a conformidade dos seus processos de negócio. Esta solução incorpora um conjunto de ferramentas que permitem a implementação de boas práticas de gestão baseadas em standards internacionais que proporcionam às organizações uma nova abordagem no Controlo da Performance e da Conformidade dos seus processos de negócio, impulsionando a eficiência empresarial. De acordo com João Gonçalves, responsável por este novo produto, Esta é uma grande aposta da primavera que resulta de um elevado investimento numa área que consideramos fundamental e que responde às necessidades das organizações que apostam na excelência dos seus processos organizacionais, promovendo um conjunto de mecanismos, em linha com as boas práticas internacionais e em perfeita conformidade com os requisitos normativos vigentes, que promovem a melhoria da performance e eficácia dos processos de negócio. Planear auditorias, gerar inquéritos de satisfação, gerir fluxos documentais ou criar rankings de avaliação de fornecedores são algumas das principais funcionalidades desta solução assente na tecnologia WebCentral, uma tecnologia desenvolvida pela primavera que agrega um conjunto de ferramentas que conferem um elevado grau de configurabilidade aos processos definidos por cada organização. Graças a essa componente tecnológica, a solução disponibiliza um conjunto de mecanismos que permitem definir, implementar, organizar, encaminhar, suportar, controlar e automatizar processos de controlo da conformidade, de acordo com os requisitos estabelecidos interna e externamente, como sejam, as imposições normativas, legais, do mercado e da própria estratégia de gestão organizacional; apresentando uma série de indicadores que permitem acompanhar continuamente e avaliar a eficácia dos processos. O primavera Qpoint é uma solução que responde quer às necessidades das empresas certificadas ou em vias de certificação. Planear auditorias, gerar inquéritos de satisfação, gerir fluxos documentais ou criar rankings de avaliação de fornecedores são algumas das principais funcionalidades desta solução

12 EDIT Em Foco Áreas de abrangência do Qpoint Informação de apoio à decisão O primavera Qpoint apresenta uma estrutura que facilita a criação de repositórios de dados existentes nas organizações, seja no ERP ou através de conexões com fontes de dados externos, permitindo a definição de workflows de forma a facilitar o acesso, a consulta e análise da informação. Para além da facilidade de consulta e partilha de dados, a solução permite a definição de indicadores que apresentam informação de gestão de fácil leitura, sendo possível criar gráficos e definir correlações entre dados, de acordo com as necessidades de informação de cada utilizador (é possível, por exemplo, analisar dados relativos ao número de vendas por artigo e analisar se estão ou não em conformidade com os objectivos traçados pela organização). Esta é uma importante ferramenta de análise e avaliação da eficácia dos processos organizacionais, sendo simultaneamente um instrumento que apresenta dados estatísticos fundamentais à tomada de decisão, por parte dos gestores das empresas. Controlo dos processos de Gestão da Conformidade Esta é uma solução que suporta o processo de gestão de Não Conformidades Potenciais ou Efectivas e de Oportunidades de Melhoria, facilitando o encaminhamento de ocorrências e de acções pelos respectivos colaboradores, conforme o circuito criado por cada organização. É também possível associar prazos de execução que despoletam alertas automáticos, informando os intervenientes não só da existência de novas acções, como alertando para o fim do prazo definido para o encerramento da acção. O sistema permite o registo, caracterização e tipificação de ocorrências, definir e analisar as causas dessas ocorrências, planear acções (preventivas, correctivas ou de melhoria) e atribuir responsabilidades; gerir o ciclo da ocorrência desde o seu registo até ao seu encerramento e criar relatórios de histórico e análise das ocorrências. O mesmo processo é aplicável ao campo das acções, onde é possível definir e controlar todo o processo de gestão das acções desde o seu registo, até à sua execução, passando pela verificação da sua eficácia. No que respeita às auditorias, o primavera Qpoint apresenta mecanismos que permitem suportar o registo de toda a informação relacionada com o ciclo de vida de uma auditoria, desde o seu planeamento, aprovação e comunicação de resultados; sendo também possível definir um conjunto de parâmetros para a extracção de dados comparativos que permitam acompanhar a evolução de todo o processo de gestão da qualidade dentro das organizações. Criação de Rankings de Fornecedores e avaliação da Satisfação de Stakeholders Esta nova solução da primavera comporta um conjunto de funcionalidades que auxiliam o processo de Avaliação de Fornecedores, dando às organizações a possibilidade de definirem os seus próprios critérios de Avaliação de Fornecedores. Mediante a informação recolhida, é possível criar rankings de classificação, facilitando assim o processo de tomada de decisão. No que respeita à Avaliação da Satisfação de Stakeholders, esta nova solução apresenta também a possibilidade de criação de Inquéritos de Satisfação dos vários intervenientes nos processos, como sejam os colaboradores, accionistas, clientes, etc. Esta é uma ferramenta que pode ser utilizada pelas organizações para a recolha de inputs fundamentais à identificação de pontos de melhoria a implementar nos respectivos processos, contribuindo para uma maior conformidade com as expectativas criadas pelos diversos intervenientes nos processos organizacionais. Indicador Financeiro Dashboard de Ocorrências

13 13 PRIMAVERA BSS Business Software Solutions Em Foco Mais-valias da solução O primavera Qpoint destaca-se pela sua grande capacidade de parametrização, costumização e interoperabilidade com os sistemas de dados existentes em cada organização, permitindo às empresas criar os seus próprios fluxos documentais, desenhar circuitos de acções, definir os indicadores de acordo com os seus processos, planear auditorias, gerar inquéritos de satisfação ou criar rankings de avaliação de fornecedores, num processo que envolve todos os colaboradores da instituição. Outra das características relevantes desta solução prende-se com a facilidade de monitorização contínua e sustentada da conformidade dos processos de negócio, Principais vantagens do Qpoint Monitorização contínua dos processos de negócio Grande versatilidade tecnológica Indicadores de apoio à gestão além da possibilidade de geração automática de alertas sobre o estado de cada uma das acções, sejam elas preventivas, correctivas ou de melhoria. Assim, para garantir o controlo e assegurar o cumprimento do plano de acções pré-estabelecido, o sistema vai enviando informação sobre o estado das tarefas para os intervenientes que estão definidos nos circuitos das respectivas Acções, Ocorrências ou Auditorias. Essa informação é despoletada automaticamente pelo sistema sob a forma de Notificações, Avisos e Alertas, com o objectivo de facilitar a monitorização contínua dos processos. Esta solução apresenta uma grande versatilidade tecnológica, na medida que, pode funcionar stand-alone ou integrada com qualquer sistema de gestão empresarial existente no mercado. Durante o mês de Outubro a primavera vai promover sessões teórico-práticas sobre esta solução, com a reedição das primavera Management Sessions, desta vez subordinadas ao tema A Inovação na Gestão de Processos, Qualidade e Performance. Estas sessões contarão com a presença do presidente do Instituto Português da Qualidade, Jorge Marques dos Santos. As inscrições podem ser feitas em são gratuitas e limitadas à lotação da sala. Eventos Porto Centro de Congressos da Alfândega 19 de Outubro, 14h30 17h30 Centro de Congressos de 21 de Outubro, 14h30 17h30 Avaliação de Stakeholders Tarefas no âmbito do planeamento de auditorias

14 14 EDIT 26 Dicas Compare e avalie facilmente Preços de Fornecedores Análise de preços A escolha de Fornecedores pode parecer complicada quando não existem bons instrumentos de comparação de preços. A primavera KnowledgeBase ajuda-o a encontrar uma solução fácil, recorrendo ao utilitário de Análise de Preços do módulo de Compras do ERP. Uma boa compra pressupõe uma análise detalhada dos pedidos de preço realizados aos fornecedores. A Análise de Preços é, por esse motivo, uma excelente ferramenta de apoio ao processo de Encomendas a Fornecedores. No caso do módulo de Compras, a Análise de Preços é uma das funcionalidades mais importantes para quem necessita periodicamente de analisar de forma fácil e rápida um conjunto de cotações que são resultado de uma consulta a vários fornecedores sobre um mesmo produto. Através deste utilitário os utilizadores, para além da escolha do melhor preço/fornecedor, poderão no imediato proceder à emissão das encomendas para os artigos indicados. Esta opção serve essencialmente como instrumento de apoio nas decisões a tomar aquando da análise dos vários pedidos de cotação. O processo inicia-se sempre com um Pedido de Cotação ou Pedido de Preços a Fornecedores em que, após a recepção e criação dos documentos de cotação (via transformação de documentos ou cópia de linhas), se pode proceder à análise com vista à tomada de decisão em função da sugestão da aplicação. Como gerir posteriormente as encomendas aos fornecedores? Realizada a análise de preços dos diversos fornecedores e definido o fornecedor com melhor preço para um determinado produto, na ficha do Artigo podem ser actualizadas as informações (no separador Fornecedores). Com base neste conjunto de dados, o assistente de Apoio à Encomenda, também disponível no módulo de Compras, auxilia depois o utilizador a tomar decisões sobre encomendas a fornecedores apoiando-se em critérios tais como: preços e condições de pagamento, prazos de entrega, fornecedor principal, stocks, entre outros. Este assistente serve essencialmente como instrumento de apoio ao utilizador nas decisões a tomar perante a indecisão de uma encomenda. E para que possa prestar um elevado grau de ajuda ao utilizador, existe informação que deve estar preenchida com dados correctos e coerentes com a realidade, nomeadamente, o fornecedor principal, preços, condições e prazos de entrega de cada artigo para cada fornecedor. O Apoio à Encomenda é igualmente uma excelente ferramenta a usar para definir a forma como devem ser calculados os artigos que se encontram em falta. Por exemplo, qual o fornecedor a ser sugerido na compra, ou o valor pelo qual deve ser comparado o valor a sugerir na compra (valor de ruptura ou stock de reposição). Extremamente úteis no quotidiano das empresas, estas duas funcionalidades permitem rentabilizar ao máximo a utilização do módulo de Compras. Consulte a PKB e conheça estas e outras funcionalidades em pormenor. Saiba mais na PKB em Como criar um Pedido de Preços. Como efectuar uma Análise de Preços. Como efectuar uma Encomenda a Fornecedor a partir da Análise de Preços. Apoio à Encomenda. Como utilizar o Assistente de Apoio à Encomenda.

15 15 PRIMAVERA BSS Business Software Solutions Dicas Como migrar Mapas de Utilizador sem dificuldade Não perca tempo e paciência a migrar os Mapas de Utilizador da sua empresa sempre que há actualizações ao ERP. Consulte a primavera KnowledgeBase e veja como esse pode ser um processo fácil e rápido com o Crystal Report Migrator. A migração dos mapas de utilizador a cada versão do ERP primavera deixou de ser uma dor de cabeça. Com o Crystal Report Migrator acabaram-se os mapas desactualizados e fora de uso. Esta é uma das funcionalidades que pode consultar na primavera KnowledgeBase, uma plataforma onde os utilizadores das soluções de gestão da primavera podem encontrar um conjunto de artigos sobre a melhor forma de potenciar o máximo desempenho das soluções de gestão da marca. Através do componente Crystal Reports, a primavera oferece a possibilidade das empresas criarem Mapas de Utilizador e, desta forma, explorar dados das soluções primavera de forma diferente da fornecida por omissão, além de permitir efectuar a exploração de dados de tabelas que não fazem parte da solução base. Outra opção é a modificação dos mapas de sistema, de modo a que também estes se ajustem às necessidades específicas das empresas e utilizadores. Apesar da grande flexibilidade existente, a cada nova versão do ERP a migração dos mapas de utilizador revelavase difícil e morosa devido às alterações realizadas, por vezes estruturais (por exemplo: novos campos visíveis, novas fórmulas, etc.). O assistente primavera Crystal Report Migrator foi criado para tornar simples e fácil o processo de migração dos mapas de cada organização. Disponibilizado com a Service Release 2 da versão 7.55, através deste assistente são identificados os mapas a actualizar e respectivos objectos (base de dados, fórmulas e/ou parâmetros). A actualização é realizada com suporte ao mapa base associado. Outra das mais-valias é a possibilidade de remover os mapas que deixaram de ser usados. A sua identificação é realizada tendo como auxílio informação sobre o total de impressões de cada mapa nos últimos seis meses. O que poderá encontar na PKB Na primavera KnowledgeBase os utilizadores das soluções primavera têm disponível um vasto conjunto de artigos sobre o Crystal Report Migrator, que respondem a questões relacionadas com a utilização desta ferramenta, como por exemplo, Como migrar mapas entre versões diferentes?. Esta plataforma, Crystal Report Migrator acessível em encontra-se em constante actualização, permitindo-lhe fazer uma viagem completa pelos diferentes módulos do ERP e esclarecer dúvidas sobre as suas funcionalidades do seu sistema de gestão. Sabia que... Através da ajuda ou da tecla F1, os utilizadores dos produtos primavera podem encontrar resposta a um conjunto de questões relacionadas com a melhor forma de tirar partido das funcionalidades do seu sistema de gestão.

16 16 EDIT 26 Flash Soluções da primavera conquistam mercado africano Estudo da IDC, líder mundial na área de market intelligence revela que as soluções de gestão da primavera lideram claramente o mercado de software de gestão empresarial em Cabo Verde, Angola e Moçambique. Em Portugal a primavera detém a liderança, com uma diferença de quase dois pontos percentuais face ao segundo player. Presentes no mercado africano desde 1996, as soluções de gestão empresarial da primavera BSS conquistam a preferência da grande maioria dos gestores das empresas de média e grande dimensão, nomeadamente em Cabo Verde, com uma quota de mercado de 55,1%, em Angola com 36,7% e em Moçambique com uma quota de mercado de 29,9%. Os números foram apurados pela IDC, empresa líder mundial na área de market intelligence e serviços de consultoria para os mercados das Tecnologias de Informação, Telecomunicações e Electrónica de Consumo, que elaborou um estudo de mercado sobre a realidade do mercado empresarial de Cabo Verde, Angola e Moçambique ao nível do desenvolvimento tecnológico e da adopção do software de gestão empresarial pelas médias e grandes empresas a operar nestes países. Para o Presidente da primavera BSS, José Dionísio, as conclusões deste estudo comprovam a validade da estratégia desenhada há doze anos. A primavera tem a partir de agora a missão de se afirmar no espaço geográfico correspondente à África Subsariana, acompanhando a evolução do negócio dos seus actuais clientes por um lado e, por outro, introduzindo parte da sua oferta de produtos em alguns dos países da África Austral através de novos canais de distribuição. O inquérito abrangeu mais de 450 responsáveis de médias e grandes empresas nestes três países. Para além da liderança das soluções da primavera, o estudo revela que os critérios de escolha do software de gestão empresarial se baseiam fundamentalmente na funcionalidade do produto e no factor marca. A primavera opera em África desde O projecto de expansão para o mercado africano começou com a criação de uma rede de parceiros locais, mas a partir de 2006 assistiu-se ao reforço desta estratégia com a abertura de subsidiárias em Angola, nesse ano, e em Moçambique, em Actualmente conta com uma rede de dezenas parceiros em Angola, Moçambique, Cabo Verde e Guiné-Bissau. Em Portugal a liderança da primavera no mercado do software de gestão empresarial tem sido consubstanciada ao longo dos tempos. Este é um mercado disputado por um maior número de players, onde a primavera lidera com uma quota de mercado de 16,9 %, seguida do segundo player com 14,5%. Os gestores africanos estão muito conscientes da importância destas ferramentas de gestão e encaram as soluções de software de gestão empresarial como peças fundamentais para garantir a performance financeira e operacional das suas organizações, contribuindo para o aumento quer da produtividade quer da competitividade empresarial. Gabriel Coimbra, Reserch & Consulting Director da IDC Portugal

17 17 PRIMAVERA BSS Business Software Solutions Flash SaaS começa a ganhar terreno O modelo de software como um serviço (SaaS), convence clientes de vários sectores de actividade. A ausência de investimento em infra-estrutura, o valor da mensalidade, a rapidez de acesso ao servidor e a segurança dos dados são as principais vantagens apontadas pelos utilizadores. Foi uma das primeiras organizações a optar pelo modelo Software as a Service da primavera. A Vialivre, uma empresa do grupo multinacional Cintra-Ferrovial, líder mundial na construção e gestão de infraestruturas, optou pelo modelo SaaS para dar uma resposta imediata às necessidades da organização, que recentemente mudou para instalações provisórias. Face às particularidades da sua área de negócio (prestação de serviços de cobrança de portagens na A28 para a Estradas de Portugal), a organização precisava de uma solução que permitisse o acesso imediato à solução de gestão empresarial, sem os habituais constrangimentos temporais associados à implementação da aplicação. Nunca tivemos qualquer constrangimento, temos acedido sempre com muita rapidez e até hoje nunca houve indisponibilidade do servidor; na verdade, é exactamente como se aplicação estivesse instalada localmente Margarida Maia, Directora Financeira da Vialivre A utilizar a solução primavera SaaS desde Junho deste ano, a Directora Financeira faz um balanço positivo. Margarida Maia destaca como benefícios deste modelo as questões económicas e de segurança. Segundo a responsável, a mensalidade é relativamente económica e considerando que a aplicação é sempre actualizada pelo prestador do serviço, sem qualquer custo para nós, é de facto uma óptima opção, não só no que respeita aos custos e à rapidez de acesso como à própria segurança. Estamos convencidos de que as questões da salvaguarda dos dados estão garantidas com medidas de protecção tão completas, que dificilmente uma organização, por si só, conseguiria implementar. A aposta em modelos de software como um serviço tem vindo a ganhar terreno, principalmente junto de pequenas organizações que não estão dispostas a fazer investimentos em infra-estruturas. Exemplo disso é a Fasefresca, uma empresa com sede em, que se dedica à venda de peixe congelado, com fábricas no Senegal, Gâmbia e Guiné- Conacri, distribuindo os seus produtos principalmente no mercado asiático. Face à dispersão dos mercados onde actua, a organização optou por abandonar o sistema de gestão empresarial com o qual trabalhava há vários anos, optando por um modelo que permitisse o acesso remoto a partir de qualquer lugar. José Correia, Director-Geral da Fasefresca sublinha que a possibilidade de acesso remoto ao ERP bem como as condições financeiras foram as principais razões que levaram a organização a optar pelo modelo SaaS. O responsável explica até agora o sistema estava instalado no meu PC, mas isso criava grandes dificuldades no pro- cessamento da contabilidade e o pessoal administrativo não tinha acesso aos dados de facturação. Este novo modelo traz-nos grande mobilidade. Uma das razões que nos levou à escolha do primavera SaaS prendese com o facto de ser uma solução multi-divisa. Não necessitamos de fazer investimentos em infra-estrutura nem de estar preocupados com actualizações ou questões de segurança, porque tudo é garantido pelo fornecedor do serviço José Correia, Director-Geral da Fasefresca Desde Junho deste ano que a primavera bss disponibiliza as suas soluções de gestão empresarial em modelo SaaS. No portal da primavera está disponível uma versão trial, através da qual os empresários poderão experimentar gratuitamente, pelo período de um mês, este novo modelo de acesso às soluções de gestão.

18 18 EDIT 26 Zoom In Case Study A elevada flexibilidade e a grande capacidade de adaptação à nossa realidade foi uma das principais razões que nos levaram a optar pelas soluções da primavera que apresentam elevada capacidade de customização. Nuno Pereira, Director Financeiro Lagos Sports SA Maiores eventos nacionais suportados no erp primavera Conhecido pela organização de eventos de renome internacional como o Estoril Open, o -Dakar, a Volta a Portugal em Bicicleta, ou a Audi MedCup, o grupo Lagos Sports decidiu unificar os sistemas de informação das várias empresas do grupo, com a solução de gestão da primavera. Constituído por empresas que se dedicam à organização de eventos nas mais variadas modalidades desportivas, o grupo João Lagos Sports optou por uniformizar os vários sistemas de informação de forma a ter um único ERP para todas as empresas, facilitando todo o processo de gestão. As necessidades A coabitação de vários sistemas de informação paralelos para as diferentes áreas de gestão do grupo levou à dispersão da informação, dificultando a organização dos dados e a consequente tomada de decisão. As particularidades desta área de negócio requeriam um sistema de gestão dotado de elevada capacidade de parametrização para cada um dos eventos organizados, integrando com o restante sistema de informação, de modo a permitir uma gestão independente de cada evento específico, mas com integração no sistema. Sendo esta uma área que exige a contratação de mão-de-obra temporária, a gestão de Recursos Humanos é uma das áreas que a empresa procurava agilizar, a par da gestão de contactos, alargando a informação a todas as empresas do grupo. De acordo com o director Financeiro, Nuno Pereira era imperativo unificar todo o sistema de forma a centralizar a informação e a transformar os dados dispersos dos sistemas transaccionais em informação de gestão com formatos de fácil leitura, de forma a sustentar e agilizar os processos de tomada de decisão nos vários níveis hierárquicos. A escolha do fornecedor A preferência pelo sistema de gestão empresarial da primavera partiu especialmente da possibilidade de se poder personalizar a solução, adaptando-a às necessidades do negócio de marketing de eventos desportivos, uma área que apresenta um conjunto de particularidades que requerem desenvolvimentos à medida. Nuno Pereira destaca que a elevada flexibilidade e a grande capacidade de adaptação à nossa realidade foi uma das principais razões que nos levaram a optar pelas soluções da PRIMAVERA que apresentam elevada capacidade de customização. A implementação Depois de um levantamento minucioso das características da organização, efectuado pela CC Contabilistas, primavera Certified Partner, optou-se pela implementação dos principais módulos do ERP primavera, de forma a responder eficazmente às necessidades da organização. De acordo com André Mota, responsável pela implementação, foram feitos vários desenvolvimentos de forma a colmatar as necessidades da organização inerentes às várias empresas do grupo. Com o módulo de Logística criamos os mecanismos necessários para a gestão dos fluxos documentais, gestão e análise da rentabilidade dos eventos, gestão de stocks e de localizações, quer na sede da empresa quer no local onde se realizam os eventos, sendo este um aspecto decisivo para a João Lagos Sports, que procurava uma gestão integrada destas

19 19 PRIMAVERA BSS Business Software Solutions Zoom In localizações esporádicas com a sede do grupo, descreve o responsável da CC Contabilistas. Na área financeira procedeu-se à centralização da informação referente às contas correntes dos clientes, fornecedores, consultores, Estado e outras entidades e foram criados mecanismos de Gestão e Aprovação de Documentos de vários tipos de Contas Correntes. O sistema permite agora a Gestão Bancária, Rubricas e Itens de Tesouraria para cada evento específico. Durante o processo de implementação foram incluídos novos campos e tabelas, alterando os reports no Crystal Report de forma a disponibilizar no ERP a informação que estava em diversos locais e de difícil acesso a todos os utilizadores. André Mota frisa que os reports do módulo de Projectos / Obra foram redesenhados de modo a poderem retirar toda a informação introduzida no ERP. Na Tesouraria, actualmente os utilizadores conseguem, com as alterações introduzidas, obter inúmeros mapas com filtros específicos e fundamentais para o seu planeamento financeiro. Principais benefícios do ERP primavera A facilidade de integração e acesso à informação é uma das mais-valias destacadas pela João Lagos Sports SA. O responsável financeiro pelo grupo, Nuno Pereira, aponta na área de Recursos Humanos conseguimos uma gestão mais eficaz da informação graças à possibilidade do sistema reunir toda a informação sobre os quadros da empresa bem como os independentes e colaboradores que contratamos temporariamente para a realização de eventos. Com o módulo de Projectos/Obras conseguimos de uma forma mais eficiente gerir cada um dos eventos e facilmente fazer reportings dos Desvios e Rentabilidade dos mesmos, facilitando o processo de tomada de decisão, remata. Expectativas Ainda no decorrer deste ano a CC Contabilistas irá proceder à implementação do módulo de ERM para facilitar a gestão de Contactos e Oportunidades. Neste momento não existe uma partilha de informação sobre clientes e oportunidades de negócio entre todas as empresas do grupo. Face à actual estratégia de exploração de outros targets que possam rentabilizar a aposta na organização de eventos, o director financeiro admite grande expectativa em relação às funcionalidades deste módulo que irá permitir uma gestão dos contactos e dos potenciais clientes. O grupo Lagos Sports Foi em pleno período pós 25 de Abril, que se lançou a primeira pedra de um projecto que viria a inserir Portugal no mapa dos grandes eventos desportivos internacionais. O grupo iniciou a actividade de ténis, tendo como principal objectivo desenvolver a modalidade e promover a imagem de Portugal além-fronteiras. Em 1977 criou a Soténis, empresa através da qual organizou os primeiros circuitos regulares de ténis em Portugal ligados à ATP & WTA. A partir da década de 90 alargou o seu leque de acção, passando a organizar eventos de várias modalidades que têm vindo a conquistar cada vez mais notoriedade a nível internacional. Exemplos disso são eventos como o Estoril Open, o Open de Portugal (golf), a Audi MedCup, a Volta a Portugal em Bicicleta, o Dakar, entre vários outros. O Volume de negócios da João Lagos Sports, SA em 2009 foi de 13, 5 milhões de euros. Actualmente o grupo está a alargar a sua oferta de marketing à área de eventos empresariais.

20 20 EDIT 26 Zoom In primavera disponibiliza soluções certificadas Antecipando a entrada em vigor da norma que determina a obrigatoriedade de certificação dos sistemas informáticos de facturação, a primavera irá disponibilizar brevemente as suas soluções certificadas. A norma que regulamenta a certificação prévia dos programas informáticos de facturação entra em vigor em Janeiro de 2011, mas ainda no decorrer do mês de Outubro a primavera irá disponibilizar versões certificadas das suas soluções de gestão empresarial, garantindo aos seus clientes a disponibilização de soluções em total conformidade com esta exigência legal. Assim, todos os produtos da marca utilizados no processo de facturação passam a estar certificados pela Direcção- Geral de Impostos (DGCI), num processo que abrange as seguintes soluções: Módulo de Vendas (Logística) do ERP, primavera Mobile Business e primavera Fashion Retail. A entrada em vigor deste novo dispositivo legal será faseada: a certificação será obrigatória a partir de 1 de Janeiro de 2011 para os sujeitos passivos que no ano anterior obtiveram um volume de negócios superior a e a partir de 1 de Janeiro de 2012 para os sujeitos passivos cujo volume de negócios no ano anterior tenha ultrapassado um volume de negócios superior a É importante destacar que, de acordo com o que está previsto no DR, Portaria Nº 363/2010 de 23 de Junho, cabe ao Sujeito Passivo garantir que o seu software cumpre com as novas exigências legais impostas.

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