Justiça Eleitoral Tribunal Regional Eleitoral do Pará

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1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Contabilização de Contratos e Convênios

2 Justiça Eleitoral Tribunal Regional Eleitoral do Pará Secretaria de Controle Interno e Auditoria Marcos Antônio Barreiros Leão Coordenadoria de Análise Contábil e Orientação à Gestão Samuel Marinho Seção de Análise Contábil e Informações sobre Custos Gabriel Arrais Fabrício Cordeiro Ingrid Virgulino 1

3 Justiça Eleitoral Tribunal Regional Eleitoral do Pará RELATÓRIO DE AUDITORIA Contabilização de Contratos e Convênios Ato originário: Plano Anual das Atividades da Secretaria de Controle Interno e Auditoria (protocolo 2011/2011), aprovado pela presidência deste Tribunal em 22 de fevereiro de Objetivo: Avaliar a segurança dos registros de contratos e convênios efetuados por meio do SIAFI e auxiliar a unidade gestora na correção de possíveis falhas que possam prejudicar a transparência das informações contidas nos demonstrativos contábeis. Período abrangido pela auditoria: contratos de 2004 a 2010 e convênios de 2008 e Período de realização da auditoria: planejamento de 01/03 a 01/04; execução de 04/04 a 10/04; relatório 13/06 a 30/06. Unidades auditadas: Seção de Contratos e Convênios SECON e Seção de Contabilidade - SCONT Belém,

4 APRESENTAÇÃO O objetivo da auditoria foi a verificação dos registros no SIAFI dos contratos e convênios celebrados por este Tribunal, bem como a avaliação dos suportes documentais que embasaram tais registros. No mês de março de 2011, os valores constantes nas contas de contratos e convênios totalizaram quase R$ 14 milhões, sendo que a maior parte desse montante encontrava-se alocado na conta de Contratos de Serviços, com um valor de R$ 10,1 milhões. A contabilização dos contratos no Tribunal sofreu importante mudança em fevereiro de Antes desse período, o suporte documental que embasava o registro contábil era o processo físico encaminhado pela SECON à SCONT. Buscando maior agilidade nesse fluxo, os gestores envolvidos entenderam ser melhor o envio de um para suportar documentalmente o registro contábil. Após essa mudança, detectou-se um aumento no tempo médio de registro contábil do contrato no SIAFI e na ausência de registro de termos aditivos aos contratos. Além disso, foram detectados achados relacionados à execução dos pagamentos de contratos no SIAFI e à gestão do arquivamento dos seus respectivos processos. Também foram analisados os registros no SIAFI de convênios celebrados pelo Tribunal que envolviam transferência de recursos da União. Ao analisar esses processos, detectou-se que houve ausência de registros no Portal SICONV, e que a prestação de contas desses convênios também não continham um parecer final sobre a análise das informações prestadas. Buscando sanar tais inconsistências, foram sugeridas algumas recomendações como a busca por uma certificação digital das informações, visando dar maior segurança à comunicação por meio eletrônico, padronização das inscrições dos contratos no SIAFI, acompanhamento dos processos com prazo de vigência a vencer através de uma planilha elaboradas para este fim e o treinamento de servidores para o efetivo uso do Portal SICONV no registro de convênios. Antes da validação das recomendações, foi realizada reunião com os gestores envolvidos para que os mesmos manifestassem suas impressões, sobretudo acerca do impacto no modus operandi de cada unidade. Com a aspiração de que uma Auditoria Interna se configura como uma construção coletiva entre auditores e auditados, a equipe de auditoria absorveu alguns dos comentários dos auditados, passando a considerá-los no Relatório Final, com o intuito de tornar as recomendações mais exequíveis possíveis do ponto de vista operacional. Com a adoção de tais medidas, acredita-se que os principiais benefícios palpáveis podem ser facilmente alcançados, dentre eles: maior fidedignidade nos registros contábeis de contratos, diminuição na quantidade de ajustes contábeis no SIAFI, o que impacta ao final na qualidade da informação contábil, arquivamento oportuno dos processos e registros de convênios no SIAFI feitos de forma automatizada com o uso do Portal SICONV. 3

5 LISTA DE SIGLAS CAC CCF COAUDI COLIC SACIC SCIA SCONT SECON SIAC SIAFI SICONV SOFC SPEF SPIUnet STN TCU TSE Coordenadoria de Análise Contábil e Orientação à Gestão Coordenadoria de Contabilidade e Finanças Coordenadoria de Auditoria Coordenadoria de Licitações e Contratos Seção de Análise Contábil e Informações sobre Custos Secretaria de Controle Interno e Auditoria Seção de Contabilidade Seção de Contratos e Convênios Sistema de Acompanhamento de Contratos Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade Seção de Programação e Execução Financeira Sistema de Gerenciamento do Patrimônio Imobiliário da União Secretaria do Tesouro Nacional Tribunal de Contas da União Tribunal Superior Eleitoral 4

6 SUMÁRIO Relatório de Auditoria 1 INTRODUÇÃO VISÃO GERAL ACHADOS DE AUDITORIA COMENTÁRIOS DOS GESTORES ÀS RECOMENDAÇÕES CONSOLIDAÇÃO DAS RECOMENDAÇÕES ANEXOS

7 1 INTRODUÇÃO A Auditoria de Contabilização de Contratos e Convênios foi idealizada e incluída no Plano de Atividades de Auditoria Interna, que faz parte do Plano Anual das Atividades da Secretaria de Controle Interno e Auditoria (protocolo 2011/2011) a ser desenvolvido no exercício 2011, aprovado pela Presidência deste Tribunal em 22 de fevereiro de A realização do presente trabalho foi justificada pela detecção, em testes de observância, de inconsistências nos registros contábeis efetuados pela unidade gestora no que se refere aos contratos e convênios firmados pelo Tribunal. 3. Levou-se em consideração também a materialidade dos valores envolvidos e a consequente relevância de tais registros para a fidedignidade da Contabilidade do órgão. A importância dessa verificação emerge da necessidade de prestar informações reais e transparentes aos usuários da informação contábil (sociedade, controle interno e externo, TSE, STN). 4. O trabalho foi balizado pelo arcabouço normativo do Tribunal de Contas da União TCU, sendo caracterizado como Auditoria de Conformidade 1. Entretanto, a equipe de auditoria não se absteve de avaliar aspectos operacionais quando considerou que a análise traria benefícios para o órgão, o que resultou inclusive em diversas recomendações de cunho operacional. 2 VISÃO GERAL 5 Uma das etapas da fase de Planejamento da Auditoria é a construção da visão geral do escopo da auditagem, com o propósito de melhor delinear os objetivos e técnicas a serem utilizadas durante a execução dos trabalhos. 6. A partir da visão geral, foram elencados dois objetivos centrais para nortear o trabalho de auditoria realizado: (a) avaliar a segurança dos registros de contratos e convênios efetuados por meio do SIAFI e (b) auxiliar a unidade gestora na correção de possíveis falhas que possam prejudicar a transparência das informações contidas nos demonstrativos contábeis. 1 Auditoria de Conformidade ou de legalidade, ou ainda, de regularidade: consiste na regularidade da análise da legalidade ou regularidade das atividades, funções, operações ou gestão de recursos, verificando se estão em conformidade com a legislação em vigor. 6

8 7. Tendo em vista o tipo de auditoria realizada, a lista de legislação utilizada como critério para a identificação dos achados é extensa. Seguem os principais normativos referenciados ao longo do trabalho: a) Lei 4.320/64 Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal; b) NBC T 16.5 Registro Contábil; c) Resolução CFC n 750/93 Dispõe sobre os Princípios Fundamentais de Contabilidade; d) Resolução CFC n 1.111/07 Interpretação dos princípios fundamentais de contabilidade sob a perspectiva do setor público e) Decreto n 6.170/ Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse, e dá outras providências; f) Portaria Interministerial n 127/ Estabelece normas para execução do disposto no Decreto nº 6.170, de 25 de julho de 2007, que dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse, e dá outras providências; g) Macrofunções do Manual SIAFI; h) Resolução TRE/PA n 4.875/ Institui o Regulamento da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do estado do Pará. i) Portaria nº CC TRE/PA, Anexo I Plano de Classificação de Documentos de Arquivo. 8. A estrutura organizacional das unidades auditadas apresenta-se da seguinte maneira: a Seção de Contratos e Convênios SECON está subordinada à Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios COLIC, unidade sob a direção da Secretaria de Administração. 9. A Seção de Contabilidade SCONT e a Seção de Programação e Execução Financeira SPEF subordinam-se hierarquicamente à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças CCF, que tem a Secretaria de Orçamento e Finanças e Contabilidade como dirigente. 10. Por fim, a SACIC Seção de Análise Contábil e Informações sobre Custos, responsável pela execução da auditoria, está sob a coordenação da CAC Coordenadoria de Análise Contábil e Orientação à Gestão, unidade pertencente à Secretaria de Controle Interno e Auditoria. Abaixo o desenho resumido da estrutura organizacional de cada uma das seções: 7

9 Figura 1: Estrutura organizacional das unidades envolvidas na auditoria SA SOF SCIA SECON SCONT SPEF SACIC Chefe de Seção Assistente Chefe de Seção Assistente Técnico Chefe de Seção 2 Assistentes 2 Analistas 2 Técnicos Chefe de Seção Assistente 11. Contas contábeis envolvidas e informações financeiras: o volume financeiro objeto da presente auditoria é de quase de R$ 14 milhões, dividido em contratos de serviços, aluguéis e fornecimento de bens. Sendo assim, a equipe de auditoria vislumbra o atendimento aos principais eixos de critério de seleção do objeto de auditoria, quais sejam: (i) grande potencial de agregação de valor com a correta contabilização desses contratos, (ii) materialidade do objeto selecionado devido ao grande volume financeiro movimentado e (iii) relevância, uma vez que o gasto público é assunto público e de grande interesse da sociedade. 12. Segue abaixo o quadro discriminativo dos valores envolvidos tendo como referência o mês base de fevereiro de 2011, bem como a quantidade de contratos existentes em cada modalidade: Tabela 1: Representatividade das Contas Auditadas Conta Descrição Valor Qntde de contratos* Contrato de Serviços R$ , Contrato de Aluguéis R$ , Contrato de Fornecimento de Bens R$ ,12 63 Somatório R$ , *Não inclui contratos com saldos zerados. Informações de março/2011. Fonte: SIAFI 8

10 13. Por sua vez, o volume financeiro na conta de convênios a aprovar ( ) apresentava em março do ano corrente um montante de R$1,1 milhão, referentes a dois convênios objeto da Auditoria, quais sejam: Polícia Militar/PA e Alfasol. 14. Grupos de interesse: para identificar de forma apropriada as partes interessadas no processo de registro e contabilização de contratos e convênios, bem como seus interesses na temática, utilizaremos a técnica de análise de atores (stakeholder). Segundo a Portaria TCU nº 05/2002, Stakeholder são pessoas, grupos ou instituições com interesse em algum programa ou projeto e inclui tanto aqueles envolvidos quanto os excluídos do processo de tomada de decisão. 15. A seguir é apresentado o quadro com a análise Stakeholder do processo de registro e contabilização de contratos e convênios: Tabela 2: Partes interessadas no objeto auditado STAKEHOLDER Interesse do Stakeholder no Processo Papel do Stakeholder no Processo Seção de Contratos e Convênios - SECON -Que não ocorra nenhuma problema na -Repassar as informações sobre contratos, seus contabilização dos contratos por falta de aditivos e apostilamentos à SCONT para fins de repasse se informações pela seção. registro Seção de Contabilidade - SCONT -Receber as informações sobre os contratos e suas alterações para fins de registro no SIAFI. -Que as contas de compensado possam servir efetivamente de controle para a seção com o correto registro contábil. -Registrar quaisquer alterações nos contratos mantendo-os atualizados, evitando problemas no momento do pagamento; - Verificar contas pendentes para dar baixa. -Que os dados dos contratos estejam Seção de Programação e atualizados no SIAFI, evitando casos de Execução Financeira - SPEF insuficiência de caixa para pagamento -Que a contabilização e pagamento reflitam o que consta no processo do Seção de Análise Contábil e contrato; Informações Sobre Custos - -Que não ocorram problemas no SACIC pagamento evitando desperdício de trabalho pela SPEF e SCONT. -Realizar a execução financeira com os dados fornecidos pela Contabilidade. -Acompanhar todo o fluxo do processo, auditando e sugerindo melhorias. 16. Para o levantamento dos dados a serem auditados, foi utilizada a técnica de amostragem do tipo não estatística (por julgamento), que é caracterizada pela determinação da amostra com base na experiência da equipe de auditoria e seu conhecimento do objeto auditado. 17. A definição da amostragem para a auditoria de contratos e convênios foi definida através dos seguintes critérios: pesquisa no SIAFI de contratos com 9

11 registro de Notas de Lançamento NL de baixa de saldo nas contas de contratos e registros complementares aos pagamentos, contratos com saldos inalterados desde o encerramento do exercício de 2008 e materialidade dos valores dos contratos. 18. Após essa análise, chegou-se a um quantitativo de 33 contratos analisados, o que corresponde a um percentual de pouco mais de 29,4% sobre os totais de contratos em março de Tabela 3: Amostra selecionada por conta contábil Nº Ordem Tipo de Contrato Amostra %/ Total* 1 Seguros 2-2 Serviços 20 20,4% 3 Aluguéis 7 10,8% 4 Fornec. de Bens 4 57,1% Soma e Média 33 29,4% * Total de contratos levantado em maio/2011 (excetuados os saldos zerados) 19. Além da amostragem, durante a execução das análises de auditoria foram utilizadas, principalmente, as seguintes técnicas de auditoria: exame documental, conferência de cálculo, entrevista, análise de contas contábeis, mapeamento de processos, análise stakeholder, exame documental via sistemas informatizados e rastreamento. 20. A conclusão de todo o trabalho de planejamento, onde possa ser claramente visualizado o escopo da auditoria com suas questões, informações requeridas, fontes de informação, técnicas utilizadas e achados decorrentes podem ser resumidamente identificados na Matriz de Planejamento constante no Anexo I deste relatório. 10

12 3 ACHADOS DE AUDITORIA 21. Após a análise dos processos selecionados na amostragem e levando em consideração os requisitos básicos para a apresentação de um achado (relevância, fundamentação em evidências, objetividade e embasamento de propostas), a equipe de auditoria identificou 14 (quatorze) achados, sendo 11 (onze) destes relativos a contratos e o restante a convênios. 22. A seguir demonstraremos como a equipe de auditoria formulou suas conclusões iniciais acerca dos achados da auditoria, da forma como foram apresentados na reunião de apresentação dos resultados realizada com as unidades auditadas no dia 21 de junho de A Figura 2 ilustra como ocorre o processo de análise de um achado de auditoria. Figura 2: Processo de composição de um achado de auditoria Critério de auditoria o que deveria ser Situação encontrada o que é Achado decorre da comparação de o que é, com o que deveria ser, comprovado por evidências Conclusão sobre o achado Elaboração das Recomendações Proposta de encaminhamento seguida dos respectivos benefícios Fonte: Manual de Auditoria de Conformidade 24. Para um claro entendimento da apresentação dos achados, é necessário um esclarecimento acerca dos seguintes conceitos que permearão os tópicos seguintes: 11

13 a) Critério de auditoria: é o padrão de desempenho ou de aderência à norma, que o objeto auditado deveria alcançar. Em outras palavras, critério é o padrão no qual o objeto auditado deveria estar contido. b) Condição: é a situação existente, identificada e documentada durante a auditoria. c) Causa: é a razão da diferença entre a condição e o critério. A causa servirá de base para as deliberações propostas. d) Efeito: é a consequência da diferença constatada pela auditoria entre condição e critério. O efeito indica a gravidade da situação encontrada e determina a intensidade da ação corretiva. e) Evidências: são informações obtidas durante a auditoria e usadas para fundamentar os achados. O conjunto de achados irá respaldar as conclusões do trabalho. A equipe deve esforçar-se para obter evidências de diferentes fontes e de naturezas diversas, porque isso fortalecerá as conclusões. 25. Ressaltamos que as evidências foram extraídas de papéis de trabalho que estão devidamente organizados e arquivados em meio eletrônico na Seção de Análise Contábil e Informações Sobre Custos SACIC, conforme preceitua o item da NBCT 12, que normatiza o instituto da Auditoria Interna. 26. Em tópico posterior, serão expostos os comentários dos gestores no tocante às possíveis dificuldades operacionais em relação às recomendações propostas pela Auditoria. 27. Por fim, considerando os comentários dos gestores às propostas iniciais de recomendação, a Auditoria condensará em tópico conclusivo as recomendações reformuladas. 28. A lista dos principais achados de auditoria que serão discorridos no relatório é a que se segue: 28.1 Achados referente à análise de contratos: a) Tempo de registro de contrato no SIAFI tendo o como suporte é quase 5 vezes maior do que quando o suporte era o processo físico; b) Ausência de Registro de Termo Aditivo; 12

14 c) Ausência de registro de apostilamento referente a ajuste contratual; d) Execução de contratos no subsistema CPR por meio do documento hábil NP; e) Registros referentes a mais de um contrato em um mesmo conta-corrente; f) Registro por NL de valores complementares em contas de contrato, efetuados com base no saldo da NE para possibilitar a execução do pagamento; g) Baixa de saldo em contrato por meio de NL sem a indicação de suporte documental; h) Suporte documental de contrato encerrado não arquivado na Contabilidade; i) Arquivo na CCF de processo referente a contrato sem a baixa de saldo remanescente; j) Falhas nos controles internos referentes à disponibilização de informações sobre contratos e seus termos aditivos; k) Dificuldade em coletar assinatura de fornecedores de outros Estados, gerando maior lapso temporal da assinatura à publicação do contrato e, conseqüentemente, ao seu registro; 28.2 Achados referente à análise de convênios: l) Despesas com o convênio n 04/2009 vinculadas à ação orçamentária cuja finalidade não possui relação com o objeto do convênio; m) Registros em contas de convênios no SIAFI não refletidos por meio do SICONV; n) Arquivamento de processo de convênio pendente de análise de prestação de contas; 13

15 29. Passa-se a discorrer agora sobre os achados da auditoria na ordem acima apresentada, buscando-se relatá-los na seguinte estrutura: 1) o(s) critério(s) de auditoria; 2) condição; 3) evidências; 4) causa; 5) efeito; 6) recomendações e propostas de encaminhamento; 7) benefícios esperados da proposta. a) ACHADO: Tempo de registro de contrato no SIAFI tendo o como suporte é quase 5 vezes maior do que quando o suporte era o processo físico. a.1) Critérios de Auditoria: 30. Resolução CFC nº 750/1993, Art. 6º e 9º (Princípios da Oportunidade e Competência). a.2) Condição: 31. O tempo médio de registro de contrato nos processos analisados onde o processo era o suporte foi de 1,5 dia enquanto por o tempo médio de registro é de 6,2 dias. a.3) Evidências de Auditoria: 32. Para que fosse possível determinar a condição do presente achado, foi realizado um trabalho estatístico sobre a análise dos papéis de trabalho de todos os contratos auditados. 33. Antes de detalhar a descrição das evidências, é importante analisar os gráficos a seguir que apresentam o comportamento da quantidade de dias gastos para os registros dos contratos tendo como suporte documental o contrato ou o . Gráfico 1: Dispersão do Registro - Processo Gráfico 2: Dispersão do Registro 14

16 25 Registro por Processo 25,0 Registro por por Mail 20 20, , ,0 Dias Registros Dias 5,0 0, Registros Fonte: Dados Estatísticos da Auditoria Fonte: Dados Estatísticos da Auditoria 34. Percebe-se com a análise dos gráficos que o registro tendo o processo como suporte documental ocorre de maneira mais equilibrada, sendo a linha de dispersão mais suave, o que nos remete à conclusão de que o registro é mais confiável e tempestivo. 35. Quando o é o meio de comunicação para a realização de registros a linha de registro é bem dispersa, com altos e baixos, demonstrando um desequilíbrio ocasionado pela fragilidade desse tipo de comunicação conforme será demonstrado ainda nessa seção de evidências. 36. Em cada papel de trabalho foi extraído a média de dias do(s) registro(s) usando o processo como suporte documental. A mesma estatística foi realizada com o como suporte documental. 37. De posse das médias de cada contrato, foi extraída a média das médias para que se pudesse chegar aos dados apresentados na condição. Importante ressaltar que foram desconsiderados os fins de semana, feriados e os períodos de recesso como forma de se obter a informação mais fidedigna possível. 38. A equipe de auditoria também realizou uma avaliação acerca da utilização do como instrumento de comunicação utilizado para fazer o registro de contrato ou termo aditivo no SIAFI. Detectou, além do aumento no lapso temporal destacado no achado, falhas que contribuem para a intempestividade do registro e que demonstram sua fragilidade enquanto suporte de registro contábil: a) ocorrência de s solicitando desconsideração de mensagens anteriores por erro no envio do anexo como nas mensagens para registro do contrato 015/2009, em 08/05/2009, registro do contrato 15

17 71/2008 em 14/01/2011 e registro do 5º termo aditivo do contrato 046/2006; b) envio de um mesmo termo aditivo para registro mais de uma vez em diferentes datas, como ocorreu com o 6º termo aditivo do contrato 010/2003, enviado para registro nos dias 12 e 14 de maio de 2009; c) envio de um mesmo termo aditivo por diferentes servidores para registro, situação encontrada também no exemplo anterior; d) encaminhamento de para registro de contrato sem o devido arquivo em anexo como ocorreu com as mensagens encaminhadas à SOFC no dia 07/01/2010 para registro do contrato 079/2009, dia 20/01/2010 para registro do 2º termo aditivo ao contrato 064/2007. e) o arquivo da intranet tem sido usado em alguns casos como suporte documental, mesmo quando esse arquivo não é enviado por , conforme pode-se extrair da mensagem encaminhada por servidor da SCONT à SECON em 30 de março de 2010 e mensagem enviada de servidor da SCONT para servidor da SECON em 14/01/2010. Corrobora essa informação mensagem originada da CCF; f) pela análise do banco de s disponibilizados à Equipe de Auditoria, não há uma padronização no de para das mensagens eletrônicas que comunicam assinatura de contratos e/ou termos aditivos para que os mesmos sejam registrados no SIAFI. Há uma diversidade de destinatários e remetentes que varia de mensagem para mensagem. Da mesma forma, não foi detectada uma determinação nítida de quem é o responsável pelo registro, quem deve ser informado de que esse registro foi realizado e quais as informações devem ser repassadas após efetuado o registro. a.4) Causa: 39. Fragilidade do como suporte documental. a.5) Efeitos 40. (1) aumento no tempo médio de registro de contratos no SIAFI e (2) maior incidência de erros nos registros, com maior incidência na utilização de registros complementares por meio de NL. 16

18 a.6) Recomendação e Proposta de Encaminhamento: 41. Recomendação 1: Adotar o processo físico como suporte documental hábil para a realização dos registros contábeis de contratos e seus termos aditivos. 42. A recomendação é direcionada À SECON para que passe a enviar o processo físico à SCONT com a finalidade de subsidiar o registro de contrato e seus termos aditivos no SIAFI. Ao efetuar os registros no SIAFI a SCONT deve fazê-lo por meio do processo físico como suporte documental, sem a necessidade, no entanto, de retirar cópias dos contratos ou termos aditivos para fins de compor a Conformidade de Registros de Gestão. a.7) Benefícios Esperados da Proposta: 43. (1) diminuição na quantidade de ajustes contábeis, (2) maior tempestividade no registro do contrato e TA, (3) diminuição de retrabalho na SPEF e SCONT, (4) facilita o trabalho da setorial contábil e do controle interno, na medida em que no processo fica um rastro auditável do registro efetuado, (5) diminui o risco de restrições contábeis e (6) atendimento à perspectiva de diminuição de consumo de papel, em sintonia com a política de preservação ambiental. b) ACHADO: Ausência de Registro de Termo Aditivo b.1) Critérios de Auditoria: 44. Res. CFC 750/1993, Art. 6º e 9º (Princípios da Oportunidade e Competência), Res. CFC nº 1.111/2007, Itens 1.3 e 1.6, Lei 4.320, Arts. 85, 87 e 89; Conformidade contábil: código de restrição 156. b.2) Condição: 45. Ausência de registro de termo aditivo na respectiva conta de ativo compensado. 17

19 b.3) Evidência de Auditoria: 46. Evidências: esse achado foi encontrado em 05 registros durante a análise de 04 contratos a saber: 046/2005, 021/2006, 040/2006 e 21/2009. As ausências identificadas se deram da seguinte maneira: 03 (três) ausências de registros ocorreram na fase do como suporte documental e 02 (duas) na época do processo físico como suporte. 47. As ausências de registros foram identificadas por meio do confronto das informações dos termos aditivos no processo com os registros realizados no SIAFI. b.4) Causa 48. O achado ocorreu por: a) processo que foi enviado à Contabilidade, onde não constou a informação do respectivo registro e b) ausência no banco de dados de s disponibilizados para a Auditoria do encaminhamento do instrumento da SECON à SCONT. b.5) Efeitos 49. (1) falta de fidedignidade na informação contábil, (2) ocorrência de registros complementares por insuficiência de saldo na conta de contrato, (3) gera dificuldades ao setor de pagamento que, ao tentar executar o pagamento verifica não existir saldo na conta de contrato e (4) inobservância ao Princípio da Oportunidade e Competência. b.6) Recomendação e Proposta de Encaminhamento 50. Recomendação 1: exposta no tópico 41, com a proposta de encaminhamento mencionada no tópico 42. b.7) Benefícios esperados da proposta 51. Os mesmos benefícios elencados no tópico

20 c) ACHADO: Ausência de registro de apostilamento referente a ajuste contratual c.1) Critérios de Auditoria: 52. Res. CFC 750/1993, Art. 6º e 9º (Princípios da Oportunidade e Competência), Res. CFC nº 1.111/2007, Itens 1.3 e 1.6,Lei 4.320, Arts. 85, 87 e 89 e c.2) Condição: Conformidade contábil: código de restrição Houve apostilamento envolvendo reajuste de contrato não registrado na Contabilidade. c.3) Evidência de Auditoria: 54. Foi detectada uma ocorrência de ausência de reajuste no universo da amostra selecionada, que foi o contrato de número 053/ A ausência de registro de apostilas, assim como nos termos aditivos, foi identificada por meio da comparação dos documentos constantes no processo com os registros realizados via SIAFI. 56. Apesar de apenas uma ocorrência, a equipe de auditoria considerou importante a inclusão desse achado para que se tome o devido cuidado também com a contabilização de apostilas, principalmente por se tratar de um registro mais simplificado, no intuito de evitar novas ausências. c.4) Causa 57. Considerando a sistemática atual, não constou no banco de dados de s dispobinilizados para a Auditoria o encaminhamento do instrumento de reajuste da SECON à SOF. c.5) Efeitos 58. (1) Inobservância ao Princípio da Oportunidade e Competência, (2) informação contábil prejudicada, (3) valor do contrato informado não corresponde ao fato contábil e (4) atraso para a execução do pagamento 19

21 c.6) Recomendação e Proposta de Encaminhamento 59. Recomendação 1: exposta no tópico 41, com a proposta de encaminhamento mencionada no tópico 42. c.7) Benefícios esperados da proposta 60. Os mesmos benefícios elencados no tópico 43. d) ACHADO: Execução de contratos no subsistema CPR por meio do documento hábil NP d.1) Critério de Auditoria: 61. Lei 4.320/64, Arts. 87 e 105, (2) Macrofunção SIAFI Contas a Pagar e a Receber - CPR, Item 3.2, (3) NBCT 16.5, Item 14 e (4) Manual SIAFI: Transação CONDOCHAB (NO exige contrato enquanto o NP não exige) d.2) Condição: 62. Ajuste em conta de contrato feito por meio de NL para gerar reflexo na conta contábil. d.3) Evidência de Auditoria: 63. A utilização de documento incorreto para a execução do pagamento foi situação encontrada em 06 (seis) contratos. No contrato nº 094/2006, por exemplo, houve baixa de saldo em conta de contrato através da 2011NL Isso ocorre por ter sido executado um pagamento através de NP quando deveria ser utilizado o documento NO, para que houvesse a baixa automática na conta de compensado. 64. Situações semelhantes foram registradas também nos contratos 021/2006, 040/2006, 025/2007, 022/2010 e 099/2010. d.4) Causa 20

22 65. Utilização no CPR de instrumento incorreto no momento de se realizar o pagamento dos serviços referentes ao contrato. Essa falha pode ser ocasionada por (1) ausência de registros de termos aditivos ou apostilamentos, (2) falta de padronização nas inscrições genéricas que individualizam os contratos e (3) falha na rotina de consulta prévia aos favorecidos com contrato no momento do pagamento. d.5) Efeitos 66. (1) saldos incorretos e inconsistentes nas contas contábeis, (2) aumento de demanda à SCONT, (3) fragiliza o controle do SIAFI, (4) restrição na conformidade contábil do órgão e (5) Aumento da incidência do uso de NL para baixa de saldo. d.6) Recomendações e Propostas de Encaminhamento 67. Para esse achado a Auditoria elaborou duas recomendações, que se complementam, cujas propostas de encaminhamento são às Seções da CCF: 68. Recomendação 2: Padronizar a individualização de contratos por meio de inscrições genéricas (IG), através da utilização do modelo RCPANNNAA, onde NNN= número e AA= ano do contrato, para facilitar a execução dos pagamento de contratos por meio do CPR. 69. Recomendação 3: Consultar, previamente à execução dos pagamentos de contratos no CPR, o controle de Inscrição Genérica padronizado pela SCONT (esse controle será apresentado na recomendação do próximo achado). 70. As propostas de encaminhamento são, respectivamente: 71. À SCONT para que padronize as inscrições genéricas, inicialmente dos novos contratos, de acordo com o formato proposto, e elabore cronograma de migração das inscrições genéricas dos contratos atuais para o novo formato a ser utilizado. 72. À SPEF para que realize uma consulta prévia ao controle das inscrições genéricas a ser alimentado pela SCONT para se certificar se existe ou não contrato cadastrado para o fornecedor em questão, de modo a garantir também, no nível de execução, a correta individualização dos contratos. d.7) Benefícios esperados das propostas 21

23 73. Para a Recomendação 2 apresenta-se os seguintes benefícios: (1) redução no uso de NLs para ajustes contábeis, (2) melhora o controle das contas de compensado no SIAFI, (3) facilita a verificação da existência de contrato para pagamento por parte da SPEF, (4) possibilidade de eliminação de realização de pagamentos por NP quando existir contrato que exija pagamento por NO, (5) diminui o risco de restrições contábeis e (6) aumento da fidedignidade dos registros contábeis. 74. Já para a Recomendação 3 podem ser elencados os seguintes benefícios: (1) evita o pagamento no CPR com o instrumento indevido (NP em vez de NO) e (2) agiliza a rotina de verificação de existência de contrato para a execução de pagamentos. e) ACHADO: Registros referentes a mais de um contrato em um mesmo conta-corrente. e.1) Critérios de Auditoria: 75. Macrofunção SIAFI Plano de Contas: Item e.2) Condição: 76. Ocorrência de registro no conta-corrente de um contrato referente a um contrato diverso. e.3) Evidência de Auditoria: 77. Foram detectadas evidências desse achado nos contratos 18/2004, 46/2005, 73/2006, 25/2007, 86/2008, 118/2008 e 017/ Em análise detida no movimento das contas dos contratos no SIAFI, foi detectado registro de mais de um contrato em um mesmo conta corrente, dificultando sensivelmente a análise dos contratos por não haver, nesses casos, um tratamento adequado da individualização desses contratos. 79. Como exemplo, no contrato 118/2008 (registrado através do conta corrente , na conta de contratos ) foram identificados registros dos contratos 122/2008, 20/2010 e 24/2010, através de lançamentos efetuados pela 2009NL000056, 2011NL e 2011NL

24 e.4) Causa 80. Individualização do contrato feito por CPF/CNPJ do contratado e não por e.5) Efeitos: inscrição individualizada. 81. (1) falta de individualização do conta corrente do SIAFI por contrato e (2) falta de padronização dos contas correntes e (3) aumento da incidência de erro no momento da execução do pagamento pela SPEF. e.6) Recomendação e Proposta de Encaminhamento 82. Recomendação 2 e Recomendação 3: expostas nos tópicos 68 e 69 com as propostas de encaminhamento citadas nos tópicos 71 e 72. e.7) Benefícios esperados da proposta 83. Os benefícios esperados são os mesmos elencados nos tópicos 73 e 74. f) ACHADO: Registro por NL de valores complementares em contas de contrato, efetuados com base no saldo da NE para possibilitar a execução do pagamento. f.1) Critérios de Auditoria: 84. (1) Res. CFC 750/1993, Art. 6º e 9º (Princípios da Oportunidade e Competência), (2) Res. CFC nº 1.111/2007, Itens 1.3 e 1.6, (3) Macrofunção SIAFI Contas a Pagar e a Receber - CPR, Item 3.2 e (4) NBCT 16.5, Item 10. f.2) Condição: 23

25 85. Registro de valores através de NL para reforçar o saldo em conta de contrato e possibilitar o pagamento de fornecedores. f.3) Evidência de Auditoria: 86. Os achados foram embasados em evidências encontradas nos contratos 46/2005, 21/2006, 40/2006, 74/2006, 12/2007 e 71/ Tomando como exemplo o contrato 71/2008, foi detectado através da 2010NL um registro de valor complementar às 14h58min do dia 02/09/2010, para compor um saldo de forma que fosse possível realizar o pagamento através da 2010NS4072 que ocorreu na mesma data às 15h17min. 88. Já no caso do contrato 12/2007, a diferença temporal entre o registro do valor complementar e o pagamento subsequente é de apenas 02 (dois) minutos, restando claro o ajuste feito exclusivamente em decorrência da inexistência de saldo suficiente para executar o pagamento devido. f.4) Causa 89. A principal causa se relaciona a falta de registro de TA ou apostilamento f.5) Efeitos referente a reajuste ou repactuação que, por sua vez, decorre de falha na comunicação do suporte documental entre a SECON e a SOF. 90. (1) gera registros complementares por insuficiência de saldo na conta do contrato, (2) atraso e retrabalho ao setor de pagamento que, ao executar o pagamento, verificou não existir saldo na conta do contrato e (3) retrabalho para a Seção de Contabilidade na análise de composição dos saldos das contas de contratos antes de fazer registro complementar f.6) Recomendação e Proposta de Encaminhamento 91. Recomendação 1 exposta no tópico 41 com a proposta de encaminhamento mencionada no tópico

26 f.7) Benefícios esperados da proposta 92. Os benefícios esperados são os constantes no tópico 43. g) ACHADO: Baixa de saldo em contrato por meio de NL sem a indicação de suporte documental. g.1) Critérios de Auditoria: 93. (1) NBCT 16.5, Item 10 e (2) Macrofunção SIAFI Transação NL - Nota de Lançamento por Evento, Item 1. g.2) Condição: 94. Ocorrência de registro por meio de NL sem a indicação de suporte documental devido. g.3) Evidência de Auditoria: 95. Foram encontradas evidências do uso de NL para realizar baixa de saldo em contratos sem que o operador estivesse munido do suporte documental devido para realizar a transação. Foi o que se identificou nos contratos 018/2004, 046/2005, 080/2006, 011/2008, 096/2008, 048/2009 e 116/ Os saldos desses contratos foram baixados pelo término do prazo de vigência contratual. No entanto, como no contrato 120/2008, o saldo de 25

27 contrato foi baixado sem a devida observância do processo, uma vez que segundo o Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos SADP, o contrato estava em tramitação da COLIC para a SENGE, sendo encaminhado para a SOFC com vista à anulação de empenho apenas em 03/12/2010, quando o saldo já tinha sido baixado no SIAFI. g.4) Causa 97. Ausência de sistemática prévia para acompanhamento do prazo de vigência e baixa de saldos de contratos, de forma a permitir que a Contabilidade tenha acesso ao suporte documental no momento do registro de baixa g.5) Efeitos 98. Fragilidade do serviço contábil que passa a ser efetivado com base em outras informações que não o devido suporte documental. g.6) Recomendação e Proposta de Encaminhamento 99. Recomendação 4: Efetuar baixa de saldo em contas de contrato somente munido do devido suporte documental À SCONT para que gerencie a planilha de controle de inscrições genéricas e vigência de contratos de maneira proativa, sempre acompanhando os contratos com validade próxima do fim. Com esse controle a seção poderá solicitar os processos tempestivamente para realizar baixa de saldo quando necessário. g.7) Benefícios esperados da proposta 101. (1) Aumenta a segurança do registro contábil, evitando baixa de saldos indevidos, (2) possibilita a verificação de possíveis pendências no processo e (3) auxilia no trâmite de arquivamento do processo após a baixa. h) ACHADO: Suporte documental de contrato encerrado não arquivado na Contabilidade 26

28 h.1) Critérios de Auditoria: 102. Portaria nº CC TRE-PA, Anexo I, Classe 071 Despesa (Tabela de temporalidade. h.2) Condição: 103. Falta de verificação de processo referente a contrato não vigente não arquivado na seção de contabilidade. h.3) Evidência de Auditoria: 104. Foram identificados dois tipos de evidências: (1) contratos não vigentes e não arquivados e (2) contratos arquivados fora da CCF. O primeiro caso engloba 50% dos contratos analisados com vigência encerrada. O segundo caso, por seu turno, abrange 21% dos contratos, e 29% dos contratos, a título de informação, foram devidamente arquivados na CCF. A visualização dessa evidência pode ser acompanhada no gráfico abaixo: Gráfico 3: Evidências de Auditoria do Achado h 29% 21% 50% Contratos não-vig. e não arquivados Contratos arquivados fora da CCF Contratos devidamente arquivados 105. Representam o primeiro grupo os contratos 007/2005, 046/2005, 008/2006, 118/2008, 120/2008, 041/2009, 049/2009, 081/2009, 017/2010, 057/2010, 099/2010 e 116/2010. As evidências do segundo grupo foram encontradas nos contratos 053/2010, 027/2008, 086/2008, 094/2008 e 096/2008. h.4) Causa 106. Falta de etapa no processo de contabilização de contrato que permita a identificação de contratos não vigentes. 27

29 h.5) Efeitos 107. (1) suporte documental gerenciado de forma incorreta e (2) dificulta a realização de baixa de registros contratuais de contratos não vigente de forma tempestiva. h.6) Recomendação e Proposta de Encaminhamento 108. Recomendação 5: Criar mecanismo de controle que possibilite o acompanhamento dos prazos de vigência dos contratos, com vistas a otimizar o resguardo da informação contábil e obediência à tabela de temporalidade 109. À SCONT para que implemente controles internos que permitam a visualização das vigências contratuais, visando ao aperfeiçoamento do controle contábil no que se refere à verificação e baixa de possíveis saldos remanescentes, bem como o aumento do índice de processos arquivados na forma exigida pela tabela de temporalidade vigente no Tribunal. h.7) Benefícios esperados da proposta 110. (1) possibilita registros contábeis oportunos e realizados na competência devida, (2) oportuniza um acompanhamento da vigência dos contratos para arquivamento de acordo com a tabela de temporalidade adotada pelo Tribunal e (3) possibilita a eliminação de contratos não vigentes arquivados em local diverso da CCF. i) ACHADO: Arquivo na CCF de processo referente a contrato sem a baixa de saldo remanescente i.1) Critérios de Auditoria: 111. Res. CFC 750/1993, Art. 6º e 9º (Princípios da Oportunidade e Competência), (2) Res. CFC nº 1.111/2007, Itens 1.3 e 1.6 e (3) NBCT 16.5, Item

30 i.2) Condição: 112. Arquivamento provisório de processo de contrato não vigente sem a verificação prévia de existência de saldo remanescente i.3) Evidência de Auditoria: 113. A manutenção de saldos alongados em contas de contrato foi evidência encontrada nos contratos 007/2005, 046/2005, 073/2006, 011/2008, 017/2010 e 099/ A título de exemplo, o contrato 073/2006 teve sua vigência encerrada em fevereiro de 2007, foi arquivado em junho de 2008 e até 17 de maio de 2011, quando foi analisado pela Auditoria, ainda existia um saldo residual de R$ 2.779,77 em seu conta corrente. i.4) Causa 115. Pode-se elencar duas causas principais que são: (1) arquivamento do processo sem uma análise do saldo contábil referente ao contrato e (2) ausência no mapa de processo de rotina para verificação de saldo contábil remanescente antes do arquivamento. i.5) Efeitos 116. (1) Inobservância ao Princípio da Oportunidade e Competência, (2) informação contábil prejudicada, informando contratos que na realidade não mais existem e (3) saldo alongado em conta de contrato já encerrada. i.6) Recomendações e Propostas de Encaminhamento 117. Para esse achado a Auditoria relaciona duas recomendações que se complementam: 29

31 118. Recomendação 5: exposta no tópico 108 com a proposta de encaminhamento mencionada no tópico Recomendação 6: Implementar rotina prévia ao arquivamento dos processos de contratos, que possibilite a verificação e baixa de possíveis saldos residuais, conforme sugerido pela Equipe de Auditoria por meio do Mapa de Processos (Anexos III e IV) À SCONT para adoção do fluxo processual sugerido pela equipe da Auditoria. i.7) Benefícios esperados das propostas 121. (1) Possibilita registros contábeis oportunos e realizados na competência devida, (2) oportuniza um acompanhamento da vigência dos contratos para arquivamento de acordo com a tabela de temporalidade adotada pelo Tribunal, (3) possibilidade de eliminação de contratos não vigentes arquivados em local diverso da CCF, (4) possibilidade de eliminação de saldos alongados em contas de contratos e (5) aumento da fidedignidade dos registros contábeis. j) ACHADO: Falhas nos controles internos referentes à disponibilização de informações sobre contratos j.1) Critérios de Auditoria: 122. Objetivo nº 3 do Projeto Aperfeiçoamento da Fiscalização de Contratos da Secretaria de Administração do TRE-PA. j.2) Condição: 123. Contratos analisados não cadastrados no Sistema de Acompanhamento de Contratos SIAC e informações disponibilizadas pela consulta de contratos vigentes e não vigentes na intranet não apresentadas em sua totalidade. 30

32 j.3) Evidência de Auditoria: 124. Os contratos não cadastrados no SIAC no momento de sua análise foram: 021/2006, 073/2006, 094/2006, 053/2007, 011/2008, 027/2008, 086/2008, 094/2008, 096/2008, 118/2008, 120/2008, 041/2009, 048/2009, 053/2009, 081/2009 e 116/ Vale ressaltar que a SECON adotou como política inicial de uso do SIAC o cadastramento dos contratos vigentes no referido sistema, conforme informado no Relatório de Auditoria de Gestão. Dos contratos acima elencados, apenas o contrato nº 053/2009 não tinha sido cadastrado no SIAC até a conclusão de sua análise em 17/05/ Outra evidência que reforça o achado é que as informações dos contratos cadastrados no SIAC são apresentadas de maneira incompleta, uma vez que os termos aditivos e apostilamentos não estão sendo cadastrados no sistema O mesmo problema de dados incompletos ocorre com os contratos vigentes e não vigentes disponibilizados na intranet. Apesar de ser apresentado um breve relato do histórico dos contratos e termo(s) aditivo(s), o usuário só consegue realizar o download integral do último termo aditivo ao contrato, ou do contrato, caso não haja termo aditivo. j.4) Causa 128. Duplicidade de controles (SIAC e intranet) e (2) dificuldades no uso do SIAC j.5) Efeitos relatado em entrevista pela COLIC 129. (1) insuficiência de informações para considerar o SIAC e intranet como suporte documental possível para registros contábeis, (2) mesma informação em fontes diversas, (3) contratos não informados via SIAC ou informados com dados incompletos e (4) limitação no acesso às informações através da consulta de contratos vigentes e não vigentes da intranet. j.6) Recomendação e Proposta de Encaminhamento 31

33 130. Recomendação 7: Definir o modelo de controle de contratos a ser utilizado no Tribunal, disponibilizando todas as informações do contrato de forma integral (contratos, TA s e Apostilas de Reajuste e Repactuação) À COLIC para que determine, preferencialmente, um controle interno para gestão contratual a ser alimentado pela seção, disponibilizando todos os termos aditivos e apostilamentos tal qual constam no processo físico Segundo informação da COLIC, colhida por meio de entrevista, o SIAC não é um sistema de uso obrigatório. No entanto, caso de opte pelo SIAC, recomenda-se que sejam disponibilizados todos os arquivos de termos aditivos e apostilamentos de cada contrato no sistema Caso se opte pela utilização da consulta dos contratos vigentes e não vigentes disponibilizados na intranet, recomenda-se que seja tomada a mesma providência de disponibilizar para acesso todas as informações referentes aos contratos. j.7) Benefícios esperados da proposta 134. (1) Evita duplicidade de informações, (2) diminui possibilidade de erro nas informações prestadas, (3) facilita a consulta e acesso aos dados constantes no processo e (4) cumpre um dos requisitos (acessibilidade) para que as informações possam ser consideradas documentos eletrônicos hábeis para o uso da Contabilidade k) ACHADO: Dificuldade em coletar assinatura de fornecedores de outros Estados, gerando maior lapso temporal da assinatura à publicação do contrato e, consequentemente, ao seu registro k.1) Critérios de Auditoria: 135. (1) Res. CFC 750/1993, Art. 6º e 9º (Princípios da Oportunidade e Competência) k.2) Condição: 32

34 136. Contratos enviados para publicação em média 6,7 dias após a sua assinatura. k.3) Evidência de Auditoria: 137. A evidência desse achado está subsidiada pelo extrato da entrevista realizada com o Coordenador de Licitações, Contratos e Compras, onde foi informado da dificuldade de se coletar assinatura não só de fornecedores de outros Estados, como inclusive de fornecedores locais. Tal informação foi confirmada pelo levantamento estatístico realizado sobre os registros dos contratos analisados Segundo as estatísticas, o tempo médio da assinatura ao registro contábil do contrato é de 14,8 dias, e da publicação ao registro no SIAFI de 8,1 dias. Com a subtração desses dois dados, chegamos à informação de que o tempo médio da assinatura do contrato è sua publicação é de 6,7 dias. k.4) Causa 139. (1) Fornecedores situados em diferentes Estados e (2) inexistência de uma k.5) Efeitos sistemática de certificação e assinatura digital no gerenciamento dos contratos 140. (1) Relevante lapso temporal da assinatura à publicação do contrato e (2) perda de eficiência na gestão de contratos. k.6) Recomendação e Proposta de Encaminhamento 141. Recomendação 8: Buscar em conjunto com a STI, e verificando o uso prático em outros tribunais, de soluções de assinatura e certificação digital para ganho de eficiência na gestão de contratos À Secretaria de Administração SA para que realize um levantamento em conjunto com a Secretaria de Tecnologia da Informação STI visando 33

35 identificar a existência de práticas de certificação digital no aceite de contratos Caso não seja identificada tal prática em outros tribunais, sugere-se à STI que inicie um projeto piloto acerca do tema levantado como forma de discutir a recomendação que é de grande valia não apenas para a gestão de contratos, como também pode ser aplicado em inúmeros outros procedimentos no Tribunal. k.7) Benefícios esperados da proposta 144. (1) Diminui o lapso temporal da assinatura à publicação do contrato, (2) libera o processo para a Contabilidade/Fiscais mais rapidamente, (3) facilita a gestão de contratos com o aceite online do instrumento e (4) cumpre outros dois requisitos (segurança e consistência) para que o arquivo possa ser considerado um documento eletrônico válido. l) ACHADO: Despesas com o convênio n 04/2009 vinculadas à ação orçamentária cuja finalidade não possui relação com o objeto do convênio l.1) Critérios de Auditoria: 145. Lei 4.320/64, art. 5 (Princípio da Especificação); Decreto nº 2.829/98, art. 1º, único; Lei nº /08 (PPA ), art. 4º, I, a; Lei n /09 (LOA2009), volume III; Portaria MP n 42/99, art.1º, 1, 3,4 e anexo. l.2) Condição: 146. Despesas com o programa "Eleitor Alfabetizado Formando Cidadãos, Transformando a Sociedade" vinculadas à ação orçamentária "2272 Gestão e Administração do Programa". O programa visa a fortalecer a democracia e a cidadania através da educação de jovens e adultos, enquanto que a ação orçamentária em questão tem por objetivo constituir um centro de custos administrativos, agregando as despesas que não são passíveis de apropriação em ações finalísticas. 34